JP2012085008A - Conference system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、会議システムなどに関し、特に、会議参加者が資料を柔軟に閲覧することのできる会議システムなどに関する。 The present invention relates to a conference system and the like, and more particularly to a conference system that allows conference participants to flexibly browse materials.
複数の拠点から複数人が同時に参加可能な電話会議システムが種々提案されている。電話会議システムは、電話回線、専用回線、インターネット等の通信回線を用いて１対多、もしくは多対多の通信を確立し、ネットワーク上において電話会議を開催するものである。 Various telephone conference systems in which a plurality of people can participate simultaneously from a plurality of bases have been proposed. The telephone conference system establishes one-to-many or many-to-many communication using a communication line such as a telephone line, a dedicated line, or the Internet, and holds a telephone conference on the network.
ところで、従来の電話会議では、会議の参加者が資料を閲覧しながら会議を進めていくような場合、会議参加者に対して、電子メール等を利用して事前に資料を配布することがある。このとき、参加者は会議の進行状況に合わせながら、各自で配布資料の該当ページを表示・閲覧する。そのため、一旦会議の進行状況を見失ってしまうと、どの資料のどのページの議論をしているのかを参加者がフォローすることは難しい。 By the way, in a conventional conference call, when a conference participant proceeds with a conference while viewing the document, the conference participant may be distributed in advance using e-mail or the like. . At this time, each participant displays / views the corresponding page of the distributed material by himself / herself according to the progress of the conference. For this reason, once the conference progress is lost, it is difficult for participants to follow which page of which material is being discussed.
これに対し、近年ウェブ上で会議資料を共有しながら会議を行うことができるシステムが提案されている（非特許文献１参照）。このシステムでは、会議の主催者側で表示している画面と同じ画面を、全ての参加者が共有することができる。しかし、会議の参加者側の端末装置には、主催者側で表示している画面と同じものしか表示されないため、資料を先読みしたり、前のページを読み返したりすることはできない。そのため、現実の会議と比較すると、参加者の使い良いとは言えなかった。また、会議主催者以外のユーザの表示画面を共有することもできないため、複数人が交代で発表するような場合に対応できなかった。 On the other hand, in recent years, a system that can hold a conference while sharing conference materials on the web has been proposed (see Non-Patent Document 1). In this system, all participants can share the same screen displayed on the conference organizer side. However, since only the same screen as that displayed on the organizer side is displayed on the terminal device on the participant side of the conference, it is not possible to pre-read materials or read back the previous page. Therefore, compared with the actual meeting, it could not be said that the participants were easy to use. In addition, since the display screens of users other than the meeting organizer cannot be shared, it has not been possible to deal with a case where a plurality of people make presentations in turn.
本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、会議参加者が資料を柔軟に閲覧することのできる会議システムなどを提供することを目的とする。また、任意の参加者の表示画面を他の参加者が共有可能な会議システムなどを提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of such circumstances, and an object of the present invention is to provide a conference system or the like that allows conference participants to flexibly browse materials. It is another object of the present invention to provide a conference system that allows other participants to share a display screen of an arbitrary participant.
本発明の一実施形態に係る会議システムは、進行役の通信端末から、当該通信端末に表示されている資料に関連する情報を共有情報として受信し、共有情報を、進行役が参加している会議の会議識別ＩＤと対応付けて記録する共有情報収集手段と、会議識別ＩＤが付与された会議に参加している他の参加者の通信端末の少なくとも一つに対して、会議識別ＩＤに対応付けて記録された共有情報を送信する共有情報送信手段と、を備える。かかる発明によれば、共有情報を会議識別ＩＤと対応付けて管理するため、複数の仮想会議室で同時に会議が開催されている場合でも、仮想会議室毎に共有情報を管理することができる。 The conference system according to an embodiment of the present invention receives information related to the material displayed on the communication terminal as shared information from the communication terminal of the facilitator, and the facilitator participates in the shared information. Corresponding to the conference identification ID for at least one of the shared information collecting means for recording in association with the conference identification ID of the conference and the communication terminals of other participants participating in the conference to which the conference identification ID is assigned And shared information transmitting means for transmitting the shared information recorded therewith. According to this invention, since the shared information is managed in association with the conference identification ID, the shared information can be managed for each virtual conference room even when a conference is simultaneously held in a plurality of virtual conference rooms.
好適には、共有情報は、通信端末に表示されている資料及び表示されているページを特定可能な情報を含み、他の参加者の通信端末は、情報を会議システムから受信すると、共有情報によって特定される資料及びページを表示する。かかる発明によれば、進行役と同じ資料の同じページを、他の参加者が同期表示することができる。 Preferably, the shared information includes information displayed on the communication terminal and information that can identify the displayed page. When the communication terminal of another participant receives the information from the conference system, Display the identified material and page. According to this invention, other participants can synchronously display the same page of the same material as the facilitator.
また、共有資料は、会議識別ＩＤが付与された会議の参加者の通信端末にダウンロードされたものであることが好ましい。かかる発明によれば、複数の参加者間で資料の共有表示を行う際に、資料全体を毎回送受信する必要がなく、効率的に回線を利用できる。 Moreover, it is preferable that the shared material is downloaded to the communication terminal of the conference participant to whom the conference identification ID is assigned. According to this invention, when sharing and displaying a document among a plurality of participants, it is not necessary to transmit and receive the entire document every time, and the line can be used efficiently.
さらに、他の参加者の通信端末において、共有情報とは無関係に、ダウンロードされた資料の任意のページの表示を許容することが好ましい。かかる発明によれば、利用者が資料を先読みしたり、前のページを読み返したりすることができるため、配布資料の閲覧という観点で現実の会議と同等の使い勝手を実現できる。 Furthermore, it is preferable that display of an arbitrary page of the downloaded material is permitted in the communication terminals of other participants regardless of the shared information. According to this invention, since the user can pre-read the material or read back the previous page, the same usability as an actual meeting can be realized from the viewpoint of browsing the distributed material.
また、他の参加者は、進行役の通信端末の表示と同期させる表示方式と、進行役の通信端末の表示とは非同期に任意のページを表示させる表示方式とを選択できることが好ましい。かかる発明によれば、会議参加者が資料を自分のペースで読むか、進行役に合わせて読むかを、各自で選択できるため、会議資料を柔軟に閲覧できるシステムを提供できる。 Further, it is preferable that the other participants can select a display method that is synchronized with the display of the facilitating communication terminal and a display method that displays an arbitrary page asynchronously with the display of the facilitating communication terminal. According to this invention, since each participant can select whether the conference participants read the material at their own pace or according to the facilitator, it is possible to provide a system that can flexibly browse the conference material.
好適には、資料と会議識別ＩＤとを対応付けて管理する資料データベースと、会議の参加者又は参加予定者の通信端末に、当該会議の会議識別ＩＤが対応付けられた資料を資料データベースから取得し、取得された資料の少なくとも一つを会議の参加者又は参加予定者の通信端末に送信する資料送信手段と、をさらに備える。かかる発明によれば、ユーザが参加する会議の資料のみを、当該ユーザに配布できる。 Preferably, a material database in which materials and conference identification IDs are managed in association with each other, and a material in which the conference identification ID of the conference is associated with a communication terminal of a conference participant or a participant is acquired from the material database. And a material transmitting means for transmitting at least one of the acquired materials to a communication terminal of a conference participant or a prospective participant. According to this invention, only the materials of the conference in which the user participates can be distributed to the user.
また好適には、資料送信手段は、他の参加者の通信端末に、共有情報によって特定される資料がダウンロードされていない場合に、当該資料を当該通信端末に送信する。かかる発明によれば、会議参加者が資料をダウンロードし忘れていた場合に、参加者が容易に資料を入手できる。 Preferably, the material transmitting means transmits the material to the communication terminal when the material specified by the shared information is not downloaded to the communication terminal of another participant. According to this invention, when the conference participant forgets to download the material, the participant can easily obtain the material.
さらに好適には、進行役は、会議参加者のうち一人が選択されるものであり、会議システムは、現在の進行役を管理するための手段を備える。かかる発明によれば、任意の参加者が進行役になれるため、任意の参加者の表示画面を他の参加者が共有することができる。 More preferably, the facilitator is one selected from the conference participants, and the conference system includes means for managing the current facilitator. According to this invention, since any participant can be a facilitator, the display screen of any participant can be shared by other participants.
また、本発明の一実施形態に係る制御方法は、所定の処理を実行するための処理装置を備える会議システムにおいて、処理装置が、参加者間での資料の共有を制御する方法である。ここで、処理装置は、進行役の通信端末から、当該通信端末に表示されている資料に関連する情報を受信し、情報を、進行役が参加している会議の会議識別ＩＤと対応付けて記録するステップと、会議識別ＩＤが付与された会議に参加している他の参加者の通信端末の少なくとも一つに対して、会議識別ＩＤに対応付けて記録された情報を送信するステップと、を実施する。 A control method according to an embodiment of the present invention is a method in which a processing device controls sharing of materials among participants in a conference system including a processing device for executing predetermined processing. Here, the processing device receives information related to the material displayed on the communication terminal from the communication terminal of the facilitator, and associates the information with the conference identification ID of the conference in which the facilitator participates. A step of recording, and a step of transmitting information recorded in association with the conference identification ID to at least one of communication terminals of other participants participating in the conference to which the conference identification ID is assigned, To implement.
本発明の所定の実施形態によれば、会議参加者が資料を柔軟に閲覧することのできる会議システムなどを提供することが可能となるという優れた効果を奏し得る。また、任意の参加者の表示画面を他の参加者が共有可能な会議システムなどを提供することができるという優れた効果を奏し得る。 According to the predetermined embodiment of the present invention, it is possible to provide an excellent effect that it is possible to provide a conference system or the like in which conference participants can browse materials flexibly. In addition, it is possible to provide an excellent effect that it is possible to provide a conference system that allows other participants to share the display screen of an arbitrary participant.
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。また、以下の実施の形態は、本発明を説明するための例示であり、本発明をその実施の形態のみに限定する趣旨ではない。さらに、本発明は、その要旨を逸脱しない限り、さまざまな変形が可能である。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. In addition, the same code | symbol is attached | subjected to the same element and the overlapping description is abbreviate | omitted. Further, the following embodiments are exemplifications for explaining the present invention, and are not intended to limit the present invention only to the embodiments. Furthermore, the present invention can be variously modified without departing from the gist thereof.
図１は、本実施形態に係る電話会議システム（会議システム）１００のアーキテクチャを示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing the architecture of a telephone conference system (conference system) 100 according to the present embodiment.
電話会議システム１００は、Ｗｅｂ上に設けられた会議コントロールシステム２００と、通信ネットワークＮＷを介して会議コントロールシステム２００にアクセス可能な複数の通信端末３００−ｋ（ｋ≧２）とを備えて構成される。なお、以下の説明では、各通信端末を特に区別する必要がない場合には、単に通信端末３００と呼ぶ。 The teleconference system 100 includes a conference control system 200 provided on the Web and a plurality of communication terminals 300-k (k ≧ 2) that can access the conference control system 200 via the communication network NW. The In the following description, when it is not necessary to distinguish each communication terminal, the communication terminal 300 is simply referred to.
通信ネットワークＮＷは、インターネット、無線通信網、公衆電話通信網、一般電話回線網などのほか、各通信網間を接続するためのゲートウェイや各種基地局、交換機などによって構成される。 The communication network NW includes the Internet, a wireless communication network, a public telephone communication network, a general telephone line network, and the like, as well as gateways, various base stations, and exchanges for connecting the communication networks.
通信端末３００は、メール機能や、インターネット接続機能等を備えた携帯電話、ＰＨＳ（Personal Handy phone System）、ＰＤＡ（Personal Digital Assistance）、ネットブックコンピュータ等であり、ＣＰＵ、メモリ、通信装置、操作ボタンなどの入力装置、ＬＣＤなどの表示装置といったハードウェア資源を備えている。 The communication terminal 300 is a mobile phone, a PHS (Personal Handy phone System), a PDA (Personal Digital Assistance), a netbook computer or the like having a mail function, an Internet connection function, etc., CPU, memory, communication device, operation buttons Hardware resources such as an input device such as an LCD and a display device such as an LCD.
通信端末３００は、通信ネットワークＮＷに接続された会議コントロールシステム２００にアクセスすることで、電話会議に関わる各種サービス（詳細は後述）を利用することが可能となっている。また、通信端末３００のメモリ３１０には、本電話会議システム１００を利用するために必要なソフトウェア（以下、「電話会議アプリ」と略称）のほか、当該端末の製造出荷時などに設定される端末ＩＤ、電話番号など当該端末を識別するための情報や、電話帳が保存されている。この電話帳には、当該端末を所持するユーザ（すなわちオーナー）自身の個人情報のほか、家族や友人、会社の同僚や付き合いのある顧客など、他人の個人情報も登録されている。個人情報としては、名前、性別、年齢、電話番号、住所など、個人を特定する情報が挙げられるが、これらに限定されるものではない。 The communication terminal 300 can use various services (details will be described later) related to the telephone conference by accessing the conference control system 200 connected to the communication network NW. In addition, in the memory 310 of the communication terminal 300, in addition to software necessary for using the telephone conference system 100 (hereinafter abbreviated as “telephone conference application”), a terminal set when the terminal is manufactured and shipped, etc. Information for identifying the terminal, such as an ID and a telephone number, and a telephone book are stored. In addition to personal information of the user (that is, the owner) owning the terminal, personal information of other people such as family members, friends, company colleagues, and customers with whom the user is associated is also registered in the telephone directory. Examples of personal information include, but are not limited to, information that identifies an individual such as name, gender, age, telephone number, and address.
また、本実施形態では、通信端末として携帯電話などを想定するが、通信ネットワークＮＷを介して会議コントロールシステム２００にアクセス可能なパーソナルコンピュータなどにも適用可能である。 In the present embodiment, a mobile phone or the like is assumed as the communication terminal, but the present invention can also be applied to a personal computer that can access the conference control system 200 via the communication network NW.
会議コントロールシステム２００は、会議用データサーバ２１０と会議用音声サーバ２２０とを備えている。 The conference control system 200 includes a conference data server 210 and a conference audio server 220.
会議用データサーバ２１０は、各通信端末３００との間でデータ通信を行うとともに、各通信端末３００を所持するユーザによって設定される会議の詳細情報（例えば、開催予定の会議の日程や参加者をあらわす会議詳細情報、過去に開催された会議の履歴をあらわす会議履歴情報など）や会議に用いる資料を記憶・更新するとともに、会議に関する各種の処理を制御するサーバであり、サーバコンピュータなどによって構成されている。 The conference data server 210 performs data communication with each communication terminal 300, and details of the conference set by the user who owns each communication terminal 300 (for example, the schedule and participants of the scheduled conference) This is a server that stores and updates the conference detailed information, conference history information that represents the history of conferences held in the past, and materials used for the conference, and controls various processes related to the conference. ing.
会議用音声サーバ２２０は、各通信端末３００との間で音声通信を行うとともに、会議用データサーバ２１０から供給される会議予定情報を記憶・更新するサーバであり、サーバコンピュータなどによって構成される。 The conference voice server 220 is a server that performs voice communication with each communication terminal 300 and stores / updates conference schedule information supplied from the conference data server 210, and is configured by a server computer or the like.
図２は、会議用データサーバ２１０の機能構成を示すブロック図であり、図３は、会議用音声サーバ２２０の機能構成を示すブロック図である。 FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration of the conference data server 210, and FIG. 3 is a block diagram showing a functional configuration of the conference audio server 220.
＜会議用データサーバ２１０＞
会議用データサーバ２１０は、当該サーバを構成する各ハードウェア資源がメモリに格納されたソフトウェアと協働して動作することにより、資料登録手段２１１、資料送信手段２１２、進行役管理手段２１３、共有情報収集手段２１４、共有情報送信手段２１５、会議情報データベース（会議情報ＤＢ）２１６、ユーザデータベース（ユーザＤＢ）２１７、資料データベース（資料ＤＢ）２１８、及び、共有情報記憶手段２１９の機能を実現する。
<Conference data server 210>
The conference data server 210 operates in cooperation with software in which each hardware resource constituting the server is stored in the memory, so that the material registration unit 211, the material transmission unit 212, the facilitator management unit 213, the sharing The functions of the information collection unit 214, shared information transmission unit 215, conference information database (conference information DB) 216, user database (user DB) 217, material database (material DB) 218, and shared information storage unit 219 are realized.
資料登録手段２１１は、会議で使用する資料を参加者の通信端末３００等から受け取り、当該会議を一意に識別する会議識別ＩＤと対応付けて資料データベース２１８に登録する。資料送信手段２１２は、会議の参加者又は参加予定者に対して、当該会議の会議識別ＩＤに関連する資料を資料データベース２１８から取得して、当該会議の参加者又は参加予定者の通信端末３００に送信する。なお、会議識別ＩＤは、開催される会議ごとに付与され、会議コントロールシステム２００内で各会議を一意に特定するための識別子である。つまり、開催される一つ一つの会議ごとに異なる会議識別ＩＤが割り当てられるようになっている。 The material registration unit 211 receives material used in the conference from the communication terminal 300 of the participant, and registers it in the material database 218 in association with the conference identification ID that uniquely identifies the conference. The material transmitting unit 212 acquires a material related to the conference identification ID of the conference from the material database 218 for the conference participant or the scheduled participant, and the communication terminal 300 of the conference participant or the planned participant. Send to. The conference identification ID is assigned for each conference to be held, and is an identifier for uniquely identifying each conference within the conference control system 200. That is, a different conference identification ID is assigned to each conference that is held.
進行役管理手段２１３は、各会議の参加者のうち、現在どの参加者が進行役であるかを管理する。会議用データサーバ２１０側で、進行役の参加者にフラグを立てるなどしてもよいし、通信端末３００側で進行役を識別するためのフラグ等を備え、通信端末３００から受信した情報にそのようなフラグが含まれているかを判断することによって進行役を管理してもよい。 The facilitator management means 213 manages which participant is currently a facilitator among the participants in each conference. The conference data server 210 side may set a flag for the facilitating participant, or the communication terminal 300 side may include a flag for identifying the facilitating member, and the information received from the communication terminal 300 The facilitator may be managed by determining whether such a flag is included.
共有情報収集手段２１４は、進行役の通信端末３００から、当該通信端末３００に表示されている資料に関連する情報（以下「共有情報」という。）を受信し、会議識別ＩＤと対応付けて共有情報記憶手段２１９に登録する。既に、同一の会議識別ＩＤに関する共有情報が共有情報記憶手段２１９に登録されている場合には、新たに受信した共有情報を上書きして、登録されている情報を変更する。この共有情報は、進行役と他の参加者との間で、画面表示を共有させるために使用される情報である。好適には、共有情報は、進行役の通信端末に表示されている資料とそのページとを特定可能な情報を含む。 The shared information collection unit 214 receives information related to the material displayed on the communication terminal 300 (hereinafter referred to as “shared information”) from the facilitating communication terminal 300 and shares it in association with the conference identification ID. Register in the information storage means 219. If shared information related to the same conference identification ID has already been registered in the shared information storage unit 219, the newly received shared information is overwritten to change the registered information. This shared information is information used to share the screen display between the facilitator and other participants. Preferably, the shared information includes information that can specify the material displayed on the facilitating communication terminal and its page.
共有情報送信手段２１５は、会議に参加している他の参加者に対して、当該会議の共有情報を送信する。例えば、他の参加者の通信端末３００からの依頼に応じて、共有情報を返送する。通信端末３００からの依頼には、会議識別ＩＤ、ユーザＩＤ、又は端末ＩＤを含む。会議識別ＩＤが含まれている場合には、当該会議識別ＩＤをもとに共有情報記憶手段２１９を検索して、当該会議識別ＩＤに対応する共有情報を取得、送信する。通信端末３００からの依頼にユーザＩＤや端末ＩＤが含まれている場合には、ユーザＩＤや端末ＩＤをもとに会議情報ＤＢ２１６を検索すれば、現在参加者が参加している会議の会議識別ＩＤが得られるので、これをもとに共有情報を取得、送信する。 The shared information transmitting unit 215 transmits the shared information of the conference to other participants participating in the conference. For example, the shared information is returned in response to a request from the communication terminal 300 of another participant. The request from the communication terminal 300 includes a conference identification ID, a user ID, or a terminal ID. If the conference identification ID is included, the shared information storage unit 219 is searched based on the conference identification ID, and the shared information corresponding to the conference identification ID is acquired and transmitted. If the request from the communication terminal 300 includes a user ID or a terminal ID, the conference identification of the conference in which the participant is currently participating can be obtained by searching the conference information DB 216 based on the user ID or the terminal ID. Since the ID is obtained, the shared information is acquired and transmitted based on the ID.
会議情報ＤＢ２１６には、会議の日程や参加者をあらわす会議情報が登録・管理される。ユーザＤＢ２１７には、会議コントロールシステム２００を利用するユーザに関する情報が登録・管理される。資料ＤＢ２１８には、会議に使用する資料に関する情報が登録・管理される。共有情報記憶手段２１９には、共有情報が登録・管理される。 The conference information DB 216 registers and manages conference information representing conference schedules and participants. In the user DB 217, information regarding users who use the conference control system 200 is registered and managed. In the material DB 218, information related to materials used for the conference is registered and managed. Shared information is registered and managed in the shared information storage unit 219.
ここで、図４は、会議情報ＤＢ２１６に登録される会議情報を例示した図である。会議情報は、開催される会議ごとに付与され各会議ごとにユニークな会議識別ＩＤと、電話会議へ参加が予定されたユーザを示す参加予定者と、開催日時をあらわす日時情報とが対応付けて登録される。ユーザＤＢ２１７に登録されているユーザであれば、誰でも新たな会議情報を設定し、登録できることが好ましい。なお、会議情報ＤＢ２１６には、これから開催される予定の会議のみでなく、以前に開催された会議の情報も保存されることが好ましい。このとき、参加予定者の欄は、実際に会議に出席した参加者と、会議に欠席した参加者とが、識別可能に管理されることが好ましい。 Here, FIG. 4 is a diagram illustrating conference information registered in the conference information DB 216. The conference information is assigned to each conference to be held and is associated with a unique conference identification ID for each conference, a prospective participant indicating a user who is scheduled to participate in the conference call, and date / time information indicating the date / time of the conference. be registered. Any user registered in the user DB 217 can preferably set and register new conference information. The conference information DB 216 preferably stores not only the conference scheduled to be held in the future, but also information on conferences held previously. At this time, it is preferable that the participant who is scheduled to participate is managed so that a participant who actually attended the conference and a participant who was absent from the conference can be identified.
図５は、ユーザＤＢ２１７に登録されるユーザ情報を例示した図である。ユーザ情報は、ユーザごとに、各ユーザの氏名や所属を示すプロパティと、各ユーザごとにユニークなユーザＩＤと、各ユーザが利用する通信端末３００の電話番号と、通信端末３００ごとにユニークな端末ＩＤとが対応付けて登録される。ユーザＩＤとしては、例えば、社員番号や会員ＩＤなどを利用できる。登録される電話番号としては、ユーザが使用する携帯電話機の電話番号、スマートフォンの電話番号、固定電話機の電話番号等、複数の電話番号を、１つのユーザＩＤに対応付けて登録できることが好ましい。 FIG. 5 is a diagram illustrating user information registered in the user DB 217. The user information includes, for each user, a property indicating the name and affiliation of each user, a unique user ID for each user, a telephone number of the communication terminal 300 used by each user, and a unique terminal for each communication terminal 300 The ID is registered in association with each other. For example, an employee number or a member ID can be used as the user ID. As registered telephone numbers, it is preferable that a plurality of telephone numbers such as a cellular phone number used by a user, a smartphone telephone number, and a fixed telephone number can be registered in association with one user ID.
なお、会議用データサーバ２１０は、会議情報ＤＢ２１６に登録されている会議情報とユーザＤＢ２１７に登録されているユーザ情報とに基づいて、会議識別ＩＤと会議の日時情報と会議参加予定者が利用する通信端末の電話番号とを含む会議予定情報を生成し、会議用音声サーバ２２０に通知するとともに、会議情報に変更があった場合にはこの変更内容をあらわす変更情報を会議用音声サーバ２２０に通知する。 The conference data server 210 uses the conference identification ID, the conference date and time information, and the conference participants based on the conference information registered in the conference information DB 216 and the user information registered in the user DB 217. The conference schedule information including the telephone number of the communication terminal is generated and notified to the conference voice server 220. When the conference information is changed, the conference voice server 220 is notified of the change information indicating the change contents. To do.
図６は、資料ＤＢ２１８に登録される情報を例示した図である。同図に示すように、資料ＤＢ２１８は、会議の参加者又は参加予定者からアップロードされた資料と、当該資料を使用する会議の会議識別ＩＤとが対応付けて登録される。つまり、会議用データサーバ２１０は、資料に会議識別ＩＤを紐付けてセットで管理する。 FIG. 6 is a diagram illustrating information registered in the material DB 218. As shown in the figure, in the material DB 218, a material uploaded from a conference participant or a prospective participant and a conference identification ID of a conference that uses the material are registered in association with each other. That is, the conference data server 210 manages a set by associating the conference identification ID with the material.
図７は、共有情報記憶手段２１９に登録される情報を例示した図である。同図に示すように、共有情報記憶手段２１９は、現在進行中の会議ごとに、会議識別ＩＤと、進行役から受信した共有情報とが対応付けて登録される。共有情報としては、例えば、進行役の通信端末３００で表示されている資料の名称とそのページ数が登録される。 FIG. 7 is a diagram illustrating information registered in the shared information storage unit 219. As shown in the figure, the shared information storage unit 219 registers a conference identification ID and the shared information received from the facilitator in association with each ongoing conference. As the shared information, for example, the name of the material and the number of pages displayed on the facilitating communication terminal 300 are registered.
＜会議用音声サーバ２２０＞
会議用音声サーバ２２０は、当該サーバを構成する各ハードウェア資源がメモリに格納されたソフトウェアと協働して動作することにより、会議開催制御手段２２１、コールイン・コールアウト制御手段２２２、会議予定情報データベース２２３の機能を実現する。
<Conference Voice Server 220>
The conference voice server 220 operates in cooperation with software in which each hardware resource constituting the server is stored in the memory, thereby the conference holding control unit 221, the call-in / call-out control unit 222, the conference schedule The function of the information database 223 is realized.
会議開催制御手段２２１は、会議用データサーバ２１０から通知される会議予定情報や変更情報を会議予定情報データベース（会議予定情報ＤＢ）２２３に登録・更新し、管理する。コールイン・コールアウト制御手段２２２は、各ユーザの通信端末３００から会議コントロールシステム２００の所定の電話番号に電話（コールイン）があると、コールイン・コールアウト制御手段２２２は、当該ユーザの電話番号と、会議予定情報ＤＢ２２３に登録された電話番号とを比較することで、そのユーザが参加予定者であるか否かを判断する。会議予定情報ＤＢ２２３には、今後開催される会議の会議識別ＩＤと、日時情報と、会議参加予定者が利用する通信端末の電話番号とが対応付けて登録される。 The meeting holding control means 221 registers and updates the meeting schedule information and change information notified from the meeting data server 210 in the meeting schedule information database (conference schedule information DB) 223 and manages them. When there is a call (call-in) from the communication terminal 300 of each user to a predetermined telephone number of the conference control system 200, the call-in / call-out control means 222 By comparing the number with the telephone number registered in the conference schedule information DB 223, it is determined whether or not the user is a prospective participant. In the meeting schedule information DB 223, a meeting identification ID of a meeting to be held in the future, date and time information, and a telephone number of a communication terminal used by a person who intends to participate in the meeting are registered in association with each other.
以下、会議コントロールシステム２００を利用して電話会議を行う場合の動作について、場合をわけて説明する。なお、本実施例において、電話会議の音声交換は会議用音声サーバ２２０によって制御され、資料のダウンロードや同期表示処理は会議用データサーバ２１０によって制御される。 Hereinafter, the operation when a conference call is performed using the conference control system 200 will be described separately. In the present embodiment, the voice exchange of the conference call is controlled by the conference voice server 220, and the download of materials and the synchronous display process are controlled by the conference data server 210.
＜会議予約＞
会議主催者は、自身の通信端末３００を操作して会議コントロールシステム２００へアクセスし、新規会議の開催予約に必要な会議開催要求情報を入力する。会議コントロールシステム２００は、会議開催要求情報に基づいて、会議の参加予定者の日程を調整した後、会議の予約処理、すなわち新たに開催される会議の会議情報を会議情報ＤＢ２１６に登録する。このとき、会議識別ＩＤが新規に付与され、会議の参加予定者及び日時情報と対応付けて登録される。
<Conference reservation>
The meeting organizer operates his / her communication terminal 300 to access the meeting control system 200 and inputs meeting holding request information necessary for holding a new meeting. The conference control system 200 adjusts the schedule of the prospective participants of the conference based on the conference holding request information, and then registers the conference reservation processing, that is, the conference information of the newly held conference in the conference information DB 216. At this time, a conference identification ID is newly assigned and registered in association with the prospective participant and date / time information of the conference.
＜会議一覧表示＞
図８は、ユーザの通信端末３００に表示される会議一覧画面を例示した図である。ユーザが会議用データサーバ２１０にアクセスすると、通信端末３００には、図８に示すような会議一覧が表示される。この会議一覧には、ユーザが今後参加する予定の会議と以前に出席した会議とがリストアップされる。例えば、会議用データサーバ２１０は、ユーザＩＤの入力を求め、入力されたユーザＩＤをもとに会議情報ＤＢ２１６を検索する。あるいは、会議用データサーバ２１０はアクセスしてきた通信端末３００の端末ＩＤまたは電話番号をバックグラウンドで受信して、これに基づいて会議情報ＤＢ２１６を検索してもよい。そして、当該ユーザが参加予定の会議及び出席した会議をピックアップして会議一覧を生成し、通信端末３００に送信する。ただし、会議一覧にどのような会議を一覧表示させるかは、ユーザまたは会議用データサーバ２１０の管理者の設定により、任意に変更可能とすることが好ましい。
<Conference list display>
FIG. 8 is a diagram illustrating a conference list screen displayed on the user communication terminal 300. When the user accesses the conference data server 210, a conference list as shown in FIG. 8 is displayed on the communication terminal 300. In this conference list, conferences that the user plans to participate in and conferences attended previously are listed. For example, the conference data server 210 requests input of a user ID and searches the conference information DB 216 based on the input user ID. Alternatively, the conference data server 210 may receive the terminal ID or telephone number of the accessed communication terminal 300 in the background, and search the conference information DB 216 based on this. Then, the conference that the user is scheduled to attend and the conference attended are picked up, a conference list is generated, and transmitted to the communication terminal 300. However, it is preferable that what conferences are displayed in the conference list can be arbitrarily changed according to the setting of the user or the administrator of the conference data server 210.
＜会議参加＞
会議に参加するとき、ユーザは自己が使用する通信端末３００を使用して、会議用に設けられた所定の電話番号に電話する。会議用音声サーバ２２０はユーザからのコールを受けると、受信した電話番号と受信した日時をもとに会議予定情報ＤＢ２２３を検索し、電話を掛けてきた相手が参加を予定されている会議の会議識別ＩＤを取得する。そして、この会議識別ＩＤに基づいて、コールインしてきたユーザの電話を、開催される会議ごとに用意された仮想的な会議室につなぐことによって、参加すべき会議にユーザが参加できるようになる。
<Meetings>
When participating in the conference, the user uses the communication terminal 300 used by the user to call a predetermined telephone number provided for the conference. When the conference voice server 220 receives a call from the user, the conference voice server 220 searches the conference schedule information DB 223 based on the received telephone number and the received date and time, and the conference of the conference in which the party who made the call is scheduled to participate An identification ID is acquired. Based on the conference identification ID, the user's incoming call is connected to a virtual conference room prepared for each conference to be held, so that the user can participate in the conference to be joined. .
ユーザから受信した電話番号が会議予定情報ＤＢ２２３に登録されていない場合、会議用音声サーバ２２０は、会議識別ＩＤまたは会議用に事前に設定されたＰＩＮコードの入力をユーザに求めてもよい。この場合、ユーザは事前に通知された、当該会議用の会議識別ＩＤまたはＰＩＮコードを直接入力することによって、当該会議識別ＩＤの仮想会議室に入ることができる。 When the telephone number received from the user is not registered in the conference schedule information DB 223, the conference voice server 220 may request the user to input a conference identification ID or a PIN code set in advance for the conference. In this case, the user can enter the virtual conference room of the conference identification ID by directly inputting the conference identification ID or PIN code for the conference notified in advance.
一方、コールインしてきたユーザが参加可能な会議がなかった場合には、ユーザにエラー通知を行い、通話を終了する。 On the other hand, when there is no conference in which the user who has called in can join, the user is notified of an error and the call is terminated.
＜資料アップロード処理＞
会議に参加するユーザは、当該会議に使用する資料を会議用データサーバ２１０にアップロードすることができる。
<Document upload process>
A user who participates in the conference can upload materials used for the conference to the conference data server 210.
図９は、資料をアップロードする処理のフローチャートである。まず、ユーザは会議用データサーバ２１０にアクセスして、会議一覧を通信端末３００に表示させる（Ｓ９１）。この会議一覧の中から、アップロードする資料を使用する会議を選択する（Ｓ９２）。すると、選択した会議の詳細情報が表示されるので、この詳細情報のメニューの中から「資料のアップロード」を選択し、表示されるウィザードに従ってアップロードしようとする資料を選択することによって、その資料が会議用データサーバ２１０にアップロードされる（Ｓ９３）。会議用データサーバ２１０が資料を受信すると、資料登録手段２１１は、アップロードされた資料と、ユーザがＳ９２で選択した会議の会議識別ＩＤとを対応付けて、資料ＤＢ２１８に登録する（Ｓ９４）。 FIG. 9 is a flowchart of a process for uploading materials. First, the user accesses the conference data server 210 to display a conference list on the communication terminal 300 (S91). From the conference list, a conference that uses the material to be uploaded is selected (S92). Then, the detailed information of the selected meeting will be displayed. Select "Upload Material" from the detailed information menu and select the material to be uploaded according to the displayed wizard. The data is uploaded to the conference data server 210 (S93). When the conference data server 210 receives the material, the material registration unit 211 associates the uploaded material with the conference identification ID of the conference selected by the user in S92 and registers it in the material DB 218 (S94).
なお、会議資料のアップロード処理は、会議開始前または会議実施中に行うことができる。会議終了後には、議事録または追加資料という形で、資料をアップロード可能である。また、データ通信が可能な任意の端末装置を利用して、アップロード処理が可能であることが好ましい。 Note that the process of uploading the conference material can be performed before the conference starts or during the conference. After the meeting, you can upload materials in the form of minutes or additional materials. Moreover, it is preferable that upload processing is possible using any terminal device capable of data communication.
＜資料のダウンロード処理＞
ユーザは、会議用データサーバ２１０から会議資料を各自でダウンロードすることによって、会議資料を閲覧できる。本実施例では、開催される会議ごとに参加予定者が管理され、かつ、会議で使用される資料は、それぞれの会議に対応付けられている。そのため、会議開始前であれば会議に参加予定のユーザ、会議実施中であれば会議に参加しているユーザ、会議終了後であれば会議に出席したユーザが、当該会議に関連する資料をダウンロードして閲覧できる。なお、会議終了後については、会議に参加予定であったが欠席したユーザも資料を閲覧できるように設定してもよい。
<Document download process>
Each user can view the conference material by downloading the conference material from the conference data server 210. In the present embodiment, the prospective participants are managed for each conference to be held, and the materials used in the conference are associated with each conference. Therefore, users who are scheduled to participate in the conference before the start of the conference, users who are participating in the conference if the conference is in progress, and users who attend the conference after the conference are finished downloading the materials related to the conference Can be viewed. In addition, after the conference is ended, the user who is scheduled to participate in the conference but who is absent may view the document.
図１０は資料をダウンロードする処理のフローチャートである。 FIG. 10 is a flowchart of the process of downloading the material.
会議開始前または会議終了後に資料をダウンロードする場合（Ｓ１０１：Ｎｏ）、ユーザはまず会議用データサーバ２１０にアクセスし、会議一覧を通信端末３００に表示させる（Ｓ１０２）。会議一覧画面に表示されている複数の会議の中から、資料をダウンロードしたい会議を選択し（Ｓ１０３）、続いて、メニューの中から「資料一覧」を選択する。すると、会議用データサーバ２１０では、ユーザの選択した会議の会議識別ＩＤをもとに資料ＤＢ２１８を検索し、当該会議識別ＩＤに紐付けられて登録されている資料を全て取得する。そして、資料一覧を生成し、通信端末３００に提供する。こうして、通信端末３００に、当該会議に関連する資料の一覧が表示される（Ｓ１０４）。その資料一覧の中から、ユーザは所望の資料を選択し、各自の通信端末３００にダウンロードする（Ｓ１０５）。 When downloading materials before the start of the conference or after the end of the conference (S101: No), the user first accesses the conference data server 210 and displays the conference list on the communication terminal 300 (S102). From among a plurality of conferences displayed on the conference list screen, a conference for which a material is to be downloaded is selected (S103), and then “material list” is selected from the menu. Then, the conference data server 210 searches the material DB 218 based on the conference identification ID of the conference selected by the user, and acquires all the materials registered in association with the conference identification ID. Then, a material list is generated and provided to the communication terminal 300. Thus, a list of materials related to the conference is displayed on the communication terminal 300 (S104). From the list of materials, the user selects a desired material and downloads it to his / her communication terminal 300 (S105).
一方、会議を実施している最中に資料をダウンロードする場合（Ｓ１０１：Ｙｅｓ）、まずユーザは会議画面のメニューの中から「資料一覧」を選択する。すると、会議用データサーバ２１０は、当該ユーザが現在参加している会議の会議識別ＩＤをもとに資料データベースを検索し、当該会議識別ＩＤに紐付けられている資料を取得して、資料一覧を生成し、通信端末３００に送信する。こうして、通信端末３００に、現在実施中の会議に関連する資料一覧が表示される（Ｓ１０４）。ユーザはその資料一覧の中から所望の資料を選択し、ダウンロードする（Ｓ１０５）。 On the other hand, when downloading a material during a meeting (S101: Yes), first, the user selects “material list” from the menu on the meeting screen. Then, the conference data server 210 searches the material database based on the conference identification ID of the conference in which the user is currently participating, acquires the material associated with the conference identification ID, and obtains the material list. Is transmitted to the communication terminal 300. In this way, a list of materials related to the conference currently being held is displayed on the communication terminal 300 (S104). The user selects and downloads a desired material from the material list (S105).
＜資料の閲覧＞
ダウンロードした資料は、会議開始前、会議実施中、会議終了後、いずれの時点でも、ユーザは各自の通信端末３００上で自由に閲覧できる。
<Browsing materials>
The downloaded material can be freely browsed on each communication terminal 300 by the user at any time before the conference starts, during the conference, or after the conference ends.
＜資料の同期表示＞
本実施例では、電話会議を実施している最中に、資料を閲覧しながら会議を進めることができる。このとき、各ユーザは、各自の通信端末３００で資料を自由に表示・閲覧することができるが、あるユーザの通信端末３００上で表示されている画面と同じものを、他のユーザの通信端末３００上でも共有して表示することもできる。本実施例では、会議参加者の中から進行役が一人選ばれる。そして、この進行役が、自身の通信端末３００上で表示している資料とそのページに合わせて、進行役以外の参加者の通信端末３００上でも、進行役と同じ資料の同じページを同期して表示する。
<Synchronized display of materials>
In the present embodiment, the conference can be advanced while browsing the materials while the conference call is being performed. At this time, each user can freely display / browse the document on his / her own communication terminal 300, but the same screen as that displayed on the communication terminal 300 of a certain user is displayed on the communication terminal of another user. It can also be shared and displayed on 300. In this embodiment, one facilitator is selected from the conference participants. The facilitator synchronizes the same page of the same material as the facilitator on the communication terminal 300 of the participant other than the facilitator in accordance with the material displayed on the communication terminal 300 of the facilitator and the page. To display.
図１１は、資料の同期表示処理のフローチャートである。まず、参加者の中から進行役が一人決定される（Ｓ１１１）。例えば、会議中の通信端末３００に表示される会議画面に、進行役ボタンを設置しておき、この進行役ボタンを押した参加者が以後の進行役に選ばれる。会議用データサーバ２１０の進行役管理手段２１３は、進行役ボタンを押した参加者にフラグを立てるなどして、現在どの参加者が進行役なのかを管理する。なお、進行役は、会議の途中で適宜変更可能であることが好ましい。例えば、上記の進行役ボタンをトグル型のボタンとしておき、複数の参加者のうち一人だけが選択できるものとしておけば、新たに進行役として選ばれたユーザが、自分の通信端末３００上で進行役ボタンを押すことによって、進行役を変更することができる。進行役管理手段２１３は、新たに選択された進行役にフラグを移し替えるなどすることによって、現在の進行役を管理する。 FIG. 11 is a flowchart of the document synchronous display process. First, one facilitator is determined from the participants (S111). For example, a facilitator button is installed on a conference screen displayed on the communication terminal 300 during a conference, and a participant who presses this facilitator button is selected as a subsequent facilitator. The facilitator management unit 213 of the conference data server 210 manages which participant is currently a facilitator, for example, by setting a flag for the participant who pressed the facilitator button. In addition, it is preferable that the facilitator can be appropriately changed during the meeting. For example, if the above facilitator button is a toggle button and only one of a plurality of participants can select, the user newly selected as the facilitator will proceed on his / her communication terminal 300. By pressing the combination button, the advance combination can be changed. The facilitator management unit 213 manages the current facilitator by, for example, transferring the flag to the newly selected facilitator.
進行役の共有情報、すなわち、進行役の通信端末３００に表示されている資料とそのページを特定可能な情報は、会議用データサーバ２１０に送信される（Ｓ１１２）。共有情報は、進行役の通信端末３００から所定の間隔で定期的に会議用データサーバ２１０に送信されるものとしてもよいし、共有情報に変更があったときなど、所定のトリガに応じて、会議用データサーバ２１０に送信されるものとしてもよい。共有情報に変更があったときとは、例えば、進行役が自身の通信端末３００に表示している資料のページを捲った、すなわち、表示ページを異なるページに変更した場合や、進行役が表示している資料を他の資料に変えた場合、進行役が他の人に変わった場合などがある。会議用データサーバ２１０の共有情報収集手段２１４は進行役の通信端末３００から受信した共有情報を、共有情報記憶手段２１９に登録・保管する（Ｓ１１３）。 The shared information of the facilitator, that is, the information displayed on the facilitating communication terminal 300 and the information that can identify the page are transmitted to the conference data server 210 (S112). The shared information may be periodically transmitted from the facilitating communication terminal 300 to the conference data server 210 at predetermined intervals, or in response to a predetermined trigger such as when the shared information is changed, It may be transmitted to the conference data server 210. When the shared information has been changed, for example, the facilitator hits a page of the material displayed on his / her communication terminal 300, that is, the facilitator displays There are cases where the facilitator has been changed to another person, when the current material is changed to another material. The shared information collection unit 214 of the conference data server 210 registers and stores the shared information received from the facilitating communication terminal 300 in the shared information storage unit 219 (S113).
進行役以外の会議参加者の通信端末３００は、定期的に会議用データサーバ２１０にアクセスして、共有情報を取得する（Ｓ１１４）。そして、取得した共有情報に基づいて表示する資料とそのページを制御する。つまり、共有情報によって特定される資料及びページと同じ資料及び同じページを通信端末３００に表示する（Ｓ１１５）。したがって、表示している資料が共有情報と異なっていれば、共有情報に含まれるものと同じ資料に切り替える。また、表示しているページが共有情報と異なっていれば、共有情報に含まるものと同じページに切り替える。その後、進行役が変わるときには、Ｓ１１１から処理を行い、進行役が変わらなければ、Ｓ１１２からＳ１１５までの処理を繰り返す。こうして、進行役とそれ以外の会議参加者との間で、閲覧する資料とそのページを同期させて表示することが可能となる。なお、参加者の通信端末３００に、共有情報によって特定される資料がまだダウンロードされていない場合、会議用データサーバ２１０は、当該資料を当該通信端末３００に送信する。 The communication terminal 300 of the conference participant other than the facilitator periodically accesses the conference data server 210 and acquires the shared information (S114). Then, it controls the material to be displayed and its page based on the acquired shared information. That is, the same material and the same page as the material and page specified by the shared information are displayed on the communication terminal 300 (S115). Therefore, if the displayed material is different from the shared information, the material is switched to the same material included in the shared information. If the displayed page is different from the shared information, the page is switched to the same page as that included in the shared information. Thereafter, when the facilitating role is changed, the processing from S111 is performed, and when the facilitating role is not changed, the processing from S112 to S115 is repeated. In this way, it is possible to display the material to be browsed and its page in synchronization between the facilitator and the other conference participants. Note that if the material specified by the shared information has not yet been downloaded to the participant's communication terminal 300, the conference data server 210 transmits the material to the communication terminal 300.
また、進行役以外の会議参加者は、閲覧する資料を進行役と同期表示させる同期表示モードと、進行役と同期表示させることなく、共有情報とは無関係に、各自が自由に資料を表示・閲覧できる非同期表示モードとの両者を利用でき、これらを適宜切り換えられることが好ましい。例えば、資料閲覧画面上にモード切り替えボタンを設置して、参加者が必要に応じて自由に表示モードを切り替えられるようにしてもよい。 In addition, the conference participants other than facilitators can display the materials to be browsed freely regardless of the shared information without displaying the materials to be browsed synchronously with the facilitators, It is preferable that both the asynchronous display mode which can be browsed can be used, and these can be switched appropriately. For example, a mode switching button may be provided on the document browsing screen so that the participant can freely switch the display mode as necessary.
図１２は、進行役以外の参加者の通信端末３００における表示モードの切替処理の一例を示すフローチャートである。本実施例では、デフォルトでは同期表示モードに設定されている（Ｓ１２１）。しかし、参加者が自分で資料をページ捲りして、進行役と異なるページになった場合には（Ｓ１２２）、同期表示モードから非同期表示モードに自動的に切り替わる（Ｓ１２３）。非同期表示モードに切り替わったときには、資料閲覧画面上に、同期表示モードに戻るためのボタンが設置される。そして、参加者がこのボタンを押すと（Ｓ１２４）、会議用データサーバ２１０から共有情報を取得して、進行役と同じ資料の同じページを表示させるとともに、同期表示モードに切り替わる（Ｓ１２１）。こうして、会議参加者は、通常の会議と同様に、進行役の話に合わせて資料を同期表示させることができると同時に、資料の後ろの方のページを先読みしたり、前の方のページを再度見直したりといったことを、進行役の画面表示とは無関係に、会議進行中に自由に行うことができる。 FIG. 12 is a flowchart illustrating an example of display mode switching processing in the communication terminal 300 of a participant other than the facilitator. In this embodiment, the synchronous display mode is set by default (S121). However, when the participant turns the page by himself and becomes a page different from the facilitator (S122), the mode is automatically switched from the synchronous display mode to the asynchronous display mode (S123). When switching to the asynchronous display mode, a button for returning to the synchronous display mode is provided on the document browsing screen. When the participant presses this button (S124), the shared information is acquired from the conference data server 210, the same page of the same material as the facilitator is displayed, and the mode is switched to the synchronous display mode (S121). In this way, the conference participants can synchronize and display the material according to the story of the facilitator, as in a normal conference, and at the same time, look ahead at the page behind the material, Regardless of the screen display of the facilitator, the review can be performed freely during the conference.
図１３は、会議参加者の通信端末３００に表示される資料同期表示画面を例示した図である。進行役と同期表示モードを選択している参加者には、同じ画面が同期して表示されるので、共通の資料・ページを見ながら会議を進めることができる。 FIG. 13 is a diagram illustrating a material synchronization display screen displayed on the communication terminal 300 of the conference participant. Since the same screen is displayed synchronously for the participant who has selected the facilitator and the synchronous display mode, the conference can be advanced while viewing the common document / page.
なお、同期表示モードの場合、参加者のページ捲り処理等をキャンセルして、参加者の自由な閲覧を禁止するように制御してもよいし、参加者の自由な閲覧を認め、参加者が好きなページを閲覧できるようにしつつ、通信端末３００が定期的に会議用データサーバ２１０の共有情報記憶部にアクセスするタイミングで、強制的に進行役と同じ資料の同じページに表示を戻すように制御してもよい。 In the case of the synchronous display mode, it may be controlled to cancel the page turning process of the participant and prohibit the participant's free browsing. The communication terminal 300 is forced to return to the same page of the same material as the facilitator at a timing when the communication terminal 300 periodically accesses the shared information storage unit of the conference data server 210 while allowing a favorite page to be browsed. You may control.
＜会議の終了＞
全ての会議参加者が電話を切る、すなわち、会議用音声サーバ２２０との接続を切断することによって、会議は終了する。会議終了時刻を予め設定していた場合には、会議終了時刻が近付いてきたときに、その旨を知らせる警告が、一部又は全ての会議参加者の通信端末３００に表示される。例えば、会議終了時刻の５分前になっても会議が終了していない場合に、会議参加者の通信端末３００に、「あと５分で終了時刻です。延長しますか？」などの警告と、「延長する」および「延長しない」という選択ボタンを表示させる。参加者の一人、例えば会議主催者などが、会議を「延長する」ボタンを押すと、所定時間だけ会議終了時間が延長される。この場合、延長後の終了時刻が近付くと、再度その旨を知らせる警告が表示される。一方、「延長しない」ボタンを押すと、会議終了時刻になると、強制的に参加者の電話接続が切断されて、電話会議が終了される。このように、会議終了時刻が近付くたびに警告通知を行うことによって、会議の終了が促されるため、効率的な会議運営が期待できる。
<End of meeting>
The conference ends when all conference participants hang up, that is, disconnect from the conference voice server 220. If the conference end time has been set in advance, when the conference end time approaches, a warning notifying that effect is displayed on the communication terminals 300 of some or all conference participants. For example, if the conference has not ended even 5 minutes before the conference end time, a warning message such as “End time in 5 minutes. Do you want to extend?” Is displayed on the communication terminal 300 of the conference participant. , Selection buttons “extend” and “do not extend” are displayed. When one of the participants, for example, the conference organizer, presses the “extend” button for the conference, the conference end time is extended by a predetermined time. In this case, when the end time after extension approaches, a warning notifying that effect is displayed again. On the other hand, when the “do not extend” button is pressed, when the conference end time is reached, the participant's telephone connection is forcibly disconnected and the conference call is terminated. Thus, since the end of the conference is promoted by giving a warning notification each time the conference end time approaches, efficient conference management can be expected.
なお、本実施形態および各変形例において示した各処理のステップは処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。さらに本明細書等において、手段とは、単に物理的手段を意味するものではなく、その手段が有する機能をソフトウェアによって実現する場合も含む。さらにまた、１つの手段が有する機能が２つ以上の物理的手段により実現されても、２つ以上の手段の機能が１つの物理的手段により実現されてもよい。また、本発明に係るソフトウェアの開発支援プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の光学ディスク、磁気ディスク、半導体メモリなどの各種の記録媒体を通じて、又は通信ネットワークなどを介してダウンロードすることにより、コンピュータにインストール又はロードすることができる。 Note that the steps of the processes shown in the present embodiment and each modification can be executed in any order or in parallel within a range in which there is no contradiction in the processing contents. Furthermore, in this specification and the like, the term “means” does not simply mean a physical means, but includes a case where the functions of the means are realized by software. Furthermore, the function of one means may be realized by two or more physical means, or the functions of two or more means may be realized by one physical means. In addition, the software development support program according to the present invention is downloaded through various recording media such as an optical disk such as a CD-ROM and a DVD-ROM, a magnetic disk, and a semiconductor memory, or via a communication network. Can be installed or loaded on a computer.
１００…電話会議システム、２００…会議コントロールシステム、２１０…会議用データサーバ、２１１…資料登録手段、２１２…資料送信手段、２１３…進行役管理手段、２１４…共有情報収集手段、２１５…共有情報送信手段、２１６…会議情報データベース、２１７…ユーザデータベース、２１８…資料データベース、２１９…共有情報記憶手段、２２０…会議用音声サーバ、２２１…会議開催制御手段、２２２…コールイン・コールアウト制御手段、２２３…会議予定情報データベース、３００…通信端末、ＮＷ… 通信ネットワーク DESCRIPTION OF SYMBOLS 100 ... Telephone conference system, 200 ... Conference control system, 210 ... Conference data server, 211 ... Material registration means, 212 ... Material transmission means, 213 ... Facilitator management means, 214 ... Shared information collection means, 215 ... Shared information transmission Means, 216 ... Conference information database, 217 ... User database, 218 ... Document database, 219 ... Shared information storage means, 220 ... Conference voice server, 221 ... Conference holding control means, 222 ... Call-in / call-out control means, 223 ... Conference schedule information database, 300 ... Communication terminal, NW ... Communication network
Claims (11)
前記会議識別ＩＤが付与された会議に参加している他の参加者の通信端末の少なくとも一つに対して、前記会議識別ＩＤに対応付けて記録された前記情報を送信する共有情報送信手段と、
を備える会議システム。 Shared information collection for receiving information related to the material displayed on the communication terminal from the communication terminal of the facilitator and recording the information in association with the conference identification ID of the conference in which the facilitator participates Means,
Shared information transmitting means for transmitting the information recorded in association with the conference identification ID to at least one of communication terminals of other participants participating in the conference to which the conference identification ID is assigned; ,
A conference system comprising:
前記他の参加者の通信端末は、前記情報を前記会議システムから受信すると、前記情報によって特定される資料及びページを表示する、
ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。 The information includes information displayed on the communication terminal and information that can identify the displayed page,
When the communication terminal of the other participant receives the information from the conference system, it displays the material and page specified by the information.
The conference system according to claim 1.
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の会議システム。 The material is downloaded to a communication terminal of a conference participant assigned with the conference identification ID.
The conference system according to claim 1 or 2, characterized in that
ことを特徴とする請求項３に記載の会議システム。 In the communication terminal of the other participant, display of an arbitrary page of the downloaded material is allowed regardless of the information.
The conference system according to claim 3.
ことを特徴とする請求項４に記載の会議システム。 The other participants can select a display method that is synchronized with the display of the facilitating communication terminal and a display method that displays an arbitrary page asynchronously with the display of the facilitating communication terminal.
The conference system according to claim 4.
会議の参加者又は参加予定者の通信端末に、当該会議の会議識別ＩＤが対応付けられた資料を前記資料データベースから取得し、取得された資料の少なくとも一つを前記会議の参加者又は参加予定者の通信端末に送信する資料送信手段と、
をさらに備えることを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の会議システム。 A material database for managing the material and the meeting identification ID in association with each other;
A material in which a conference identification ID of the conference is associated with a communication terminal of a conference participant or a prospective participant is acquired from the material database, and at least one of the acquired materials is a participant or planned to participate in the conference Material transmitting means for transmitting to the communication terminal of the person,
The conference system according to claim 1, further comprising:
ことを特徴とする請求項６に記載の会議システム。 The material transmitting means transmits the material to the communication terminal when the material specified by the information is not downloaded to the communication terminal of the other participant.
The conference system according to claim 6.
前記会議システムは、現在の進行役を管理するための手段を備える、
ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の会議システム。 The facilitator is one selected from conference participants,
The conference system comprises means for managing a current facilitator;
The conference system according to claim 1, wherein
前記処理装置が、
進行役の通信端末から、当該通信端末に表示されている資料に関連する情報を受信し、前記情報を、前記進行役が参加している会議の会議識別ＩＤと対応付けて記録するステップと、
前記会議識別ＩＤが付与された会議に参加している他の参加者の通信端末の少なくとも一つに対して、前記会議識別ＩＤに対応付けて記録された前記情報を送信するステップと、
を実施する制御方法。 In a conference system including a processing device for executing a predetermined process, the processing device is a method for controlling sharing of materials between participants,
The processing device is
Receiving information related to the material displayed on the communication terminal from the communication terminal of the facilitator, and recording the information in association with the conference identification ID of the conference in which the facilitator participates;
Transmitting the information recorded in association with the conference identification ID to at least one of the communication terminals of other participants participating in the conference with the conference identification ID;
Control method to implement.
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