JP2010039837A - メーラプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールにファイルを添付して送信する場合、十分確認できていないファイルを添付したメールを送信してしまうことがあった。
【解決手段】電子メールの送信要求を監視し、送信する電子メールに添付されたファイルが予め設定したキーワードを含んでいる場合、ユーザにメール確認を促すメッセージを表示する。かつユーザが送信を許可した場合、予め設定した管理者アドレスにも電子メールを送信する。
【選択図】図８

Description

本発明は、ファイルを添付した電子メールの送信を監視し、添付されたファイルが予め設定したキーワードを含む場合は、添付ファイルの内容確認をユーザに促すメーラプログラムに関する。

電子メールは、今日のオフィスにとって欠くことのできないビジネスツールとなっている。しかし、便利さの反面、電子メールによって企業が損害を被る機会が増えたのも事実である。この損害は、内部からは情報漏えい、外部からはウイルスメールやスパムメールがその典型である。

内部からの情報漏えいは、送信先アドレスの入力ミス、メール本文への記載内容誤りなどが起因すると考えられる。このような、電子メールの誤送信を防止するための方法として、特許文献１で提案されている、予め登録したキーワードにより送信可能なメールアドレス、および電子メール本文の内容のチェックを行い、登録した内容に合致しないメール送信であればユーザに確認を促す方法がある。また、特許文献２または特許文献３に記載のように、送信先として選択可能なアドレスを限定する方法がある。

特開２００３−１４１０３３号公報 特開２００２−００９８４５号公報 特開２００２−３２４０２９号公報

しかし、電子メールにファイルを添付して送信する場合、送信先アドレスの入力ミス、本文への記載内容誤り以外でも、ユーザが十分確認できていないファイルを添付したメールを送信してしまうことがあった。

例えば、添付したファイルが別のファイルをコピーした場合、コピーが必要なのは一部のみであるにも関わらず、ファイル編集ミスにより不要な部分も含めてコピーしてしまい、機密情報であり開示してはならない情報を含んだファイルを送信してしまう原因となっていた。また、意図的にコピーした場合でも編集するアプリケーションの設定により必要な部分のみ表示するようにしており、表示していない部分の確認が漏れてしまうケースもある。

本発明では、別ファイルをコピーした際に自動的に書き込まれる制御コードをキーワードとして予め登録しておき、電子メールの添付ファイルがキーワードを含んでいる場合、ユーザに送信確認メッセージを表示することにより、添付ファイルの誤った送信を防止する。また、キーワードを含んでいるにも関らずユーザが送信を許可した場合は、予め登録された管理者アドレスにも電子メールを送信し、キーワードを含むファイルを添付した電子メールの送信履歴を管理する。

上述した課題は、コンピュータを、電子メールをネットワークに送信するメール送信処理部、送信する電子メールにファイルが添付されているかをチェックするメール解析処理部、検索するキーワードと検索対象拡張子とを登録する検索情報テーブル記憶部、前記ファイルが前記検索対象拡張子を有するとき、前記キーワードが含まれているかをチェックするファイル解析処理部、ユーザに前記ファイルの確認を促すメッセージ出力処理部、前記ユーザの確認入力を受付け、メール送信要否を判断する確認結果入力処理部として機能させるためのメーラプログラムにより、達成できる。

本発明によって、予め設定したキーワードを含むファイルを添付した電子メールの送信確認をユーザに促すことで、内容を十分に確認できていない可能性のあるファイルを外部に送信することを防止することができる。

以下、本発明の実施形態について、実施例を用い図面を参照しながら詳細に説明する。なお、実質同一部位には同じ参照番号を振り、説明は繰り返さない。

図１を参照して、別ファイルをさらに参照したファイルを添付した電子メールの構成を説明する。ここで、図１はファイルを添付した電子メールの構成を説明する図である。電子メールに添付したファイルが別のファイルをコピーした形式の場合、別ファイルの一部のみではなく全てをコピーしていて内容確認が漏れてしまうことがある。

図１において、電子メール１００は、ヘッダ情報１０１、メール本文１０２、添付ファイルｆｉｌｅ−ａ１０３で構成されている。添付ファイルｆｉｌｅ−ａ１０３には、コピーした別ファイルｆｉｌｅ−ｂ１０４、別ファイルｆｉｌｅ−ｂ１０４をコピーした際にアプリケーションが自動的に書き込む制御コード１０６が含まれている。添付ファイルｆｉｌｅ−ａ１０１は、アプリケーションの設定により、コピーした別ファイルｆｉｌｅ−ｂの一部１０５のみ表示しており、別ファイルｆｉｌｅ−ｂの全体１０４は表示していない。そのため、添付ファイルｆｉｌｅ−ａ１０１にコピーした別ファイルｆｉｌｅ−ｂ１０４の一部１０５は視覚的に確認可能である。しかし、別ファイルｆｉｌｅ−ｂ１０４の全体は、視覚的に確認ができない。このため、確認が漏れてしまい、別ファイルｆｉｌｅ−ｂ１０４の全体に外部へ提供してはならない情報が含まれている場合、情報の漏洩につながってしまう。

図２を参照して、メール送信ネットワークの構成を説明する。ここで、図２はメール送信ネットワークのブロック図である。図２において、社内ネットワーク内８００のＬＡＮ８５０に接続されているメールクライアント端末４００−１、４００−２が社内のメールサーバ６００を介して、インターネット９００宛ての電子メールを送信する。社内のメールサーバ６００は、ルータ７００を介してインターネット９００と接続する。また、ＬＡＮ８５０には、管理サーバ６５０が接続されている。管理サーバ６５０は、後述する検索情報テーブルを作成する。管理サーバ６５０は、また、検索情報テーブルをメールクライアント端末４００に配布する。本実施例は、メールクライアント端末４００−１、４００−２がメールサーバ６００へメールを送信する際にメール送信方法に関する。

図３を参照して、メールクライアント装置の構成を説明する。ここで、図３はメールクライアント装置のハードウェアブロック図である。図３において、メールクライアント装置４００は、内部接続線５２０によって、相互接続されたプロセッサ５０１と回線インタフェース５００とメモリ５１０と入出力部５３０とから構成される。メモリ５１０は、いずれもプログラムであるメール送信処理部５０３、メール解析処理部５０４、ファイル解析処理部５０５、検索情報設定処理部５０６、メッセージ表示処理部５０７、確認結果受付処理部５０８、メール編集処理部５０９と、検索情報テーブル３００とを保持する。回線インタフェース５００は、メール送信処理部５０３から受信した所定のパケットを入出力回線上の通信プロトコルであるイーサネット（登録商標）に従った通信フレーム形式に変換して、インターネットに送出する。また、入出力信号の断等、送受信される信号の異常や障害も検出する。入出力部５３０は、キーボード、ディスプレイ等である。

メール送信処理部５０３は、回線インタフェース５００から各プロトコルの制御メッセージの送受信などメール送信に必要な処理を行なう。メール送信処理部５０３は、また、送受信される信号の異常や障害も検出する。メール送信処理部処理部５０３は、ＳＭＴＰプロトコルを電子メール送信装置とメールサーバとの間で終端する。検索情報テーブル３００は、キーワード、管理者アドレス、検索対象ファイル拡張子を保持する。メール解析処理部５０４は、メールを解析しファイルが添付されているか解析する
ファイル解析処理部５０５は、メールに添付されたファイルが予め設定したキーワードを含んでいるか解析する。検索情報設定処理部５０６は、キーワード、管理者アドレス、検索対象ファイル拡張子を検索情報テーブルに設定する。メッセージ表示処理部５０７は、添付ファイルの確認をユーザに促すためにメッセージを表示する。確認結果入力処理部５０８は、添付ファイルの確認結果を受付け、メール送信の送信可否を判断する。メール編集処理部５０９は、キーワードを含むファイルを送信する際に電子メール宛先に予め設定した管理者アドレスをＢＣＣで追加する。

図３から明らかなように、メールクライアント装置４００は、コンピュータである。各処理部５０３〜５０９は、メモリ５１０上に保持されたプログラムであり、プロセッサ５０１が実行することによって各処理部５０３〜５０９の処理を実現する。なお、各処理部５０３〜５０９を総称してメーラプログラムと呼ぶ。

図４を参照して、管理サーバの検索情報を設定する画面を説明する。ここで、図４は検索情報設定画面である。図４において、検索情報設定画面２００は、検索情報を追加で設定する場合は、検索するためのキーワード２０６、管理者アドレス２０１、検索対象拡張子２０２に検索対象となる情報を入力し、ａｄｄボタン２０３を押下すると追加登録される。検索情報を削除する場合は、削除対象となるデータを一覧２０５から選択し、ｄｅｌボタン２０４を押下すると選択したデータが削除される。既に設定済みであるデータを修正する場合は、修正対象となるデータをデータ一覧２０５から選択し、Ｋｅｙｗｏｒｄ２０６、Ａｄｄｒｅｓｓ２０１、Ｅｘｔｅｎｔｉｏｎ２０２に表示されたデータを修正し、ａｄｄボタン２０３を押下すると修正した内容で登録される。キーワード２０６は、図１における制御コード１０６のことであり、添付ファイルを検索する際の検索情報である。

図５を参照して、検索情報テーブルの登録を説明する。ここで、図５は管理サーバの検索情報テーブル登録処理のフローチャートである。検索情報テーブル登録プログラムは、ユーザがボタン押下したことを受付ける（Ｓ２０１）。検索情報テーブル登録プログラムは、押下されたボタンがＡｄｄボタンであるか判定する（Ｓ２０２）。押下されたのがＡｄｄボタンであった場合（ＹＥＳ）、検索情報テーブル登録プログラムは、Ｋｅｙｗｏｒｄ、Ａｄｄｒｅｓｓ、Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎが入力されているか判定する（Ｓ２０３）。全て入力されている場合（ＹＥＳ）、検索情報テーブル登録プログラムは、入力されたキーワードが検索情報テーブルに登録されているか検索する（Ｓ２０４）。検索情報テーブルに登録されていない場合（ＮＯ）、検索情報テーブル登録プログラムは、入力されたデータを検索情報テーブルに追加登録して（Ｓ２０６）、終了する。

ステップ２０５で入力されたキーワードが検索情報テーブルに登録されている場合（ＹＥＳ）、検索情報テーブル登録プログラムは、入力されたＡｄｄｒｅｓｓ、Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎを上書きして検索情報テーブルに登録して（Ｓ２０９）、終了する。ステップ２０２で押下されたボタンがＡｄｄでない場合（ＮＯ）、検索情報テーブル登録プログラムは、データを選択しているか判定する（Ｓ２０７）。データが選択されている場合（ＹＥＳ）、検索情報テーブル登録プログラムは、選択されたデータを検索情報テーブルより削除して（Ｓ２０８）、終了する。ステップ２０７でデータが選択されていない場合（ＮＯ）、検索情報テーブル登録プログラムは、そのまま処理を終了する。

図６を参照して、検索情報テーブルを説明する。ここで、図６は検索情報テーブルを説明する図である。図６において、検索情報テーブル３００は、図４に示す検索情報を設定する画面より検索情報を入力し、設定されたテーブルである。添付ファイルに含まれているか検索するキーワード３０３、および添付ファイルにキーワードが含まれているにも関わらず送信する場合にメール宛先にＢＣＣとして追加する管理者メールアドレス３０１、およびキーワード検索対象とするファイル拡張子３０２により構成する。システム管理者は、図４の検索情報設定画面で、予めキーワード２０６、管理者メールアドレス２０１、検索対象ファイル拡張子２０２を設定しておく必要がある。検索情報テーブル３００は、またメールクライアント端末４００に配布し、メーラアプリケーションプログラムから参照される。

図７を参照して、メール送信確認メッセージ画面を説明する。ここで、図７はメール送信確認メッセージを説明する図である。電子メールに添付されたファイルが検索情報テーブルに登録された拡張子のファイルでしかもキーワードを含む場合、メーラプログラムは、メール送信確認メッセージ４５０を表示し、ユーザに送信するメールの再確認および送信を許可するかの判断を促す。前記メッセージ画面にて、メールの送信を許可する場合、ユーザにＹｅｓボタン４５２を押下させる。また、メールの送信を許可しない場合、ユーザにＮｏボタン４５３を押下させる。

図８を参照して、メール送信処理の動作を説明する。ここで、図８はメールクライアント端末のメーラプログラムによるメール送信処理のフローチャートである。メーラプログラムは、まず送信する電子メールにファイルが添付されているか否か解析する（Ｓ１）。解析した結果、電子メールにファイルが添付されている場合（ＹＥＳ）、メーラプログラムは、添付されているファイルの拡張子が予め登録された検索対象ファイル拡張子と一致するか否か解析する（Ｓ２）。解析した結果、ファイルの拡張子が予め登録された検索対象外ファイル拡張子と一致する場合（ＹＥＳ）、メーラプログラムは、ファイル検索処理を実行する（Ｓ３）。ファイル検索処理を実行した結果、登録されたキーワードが含まれているか否かの結果（Ｓ４）によらず、メーラプログラムは、さらに他のファイルが添付されているか解析する（Ｓ１）。添付ファイルがない場合、メーラプログラムは、キーワードを含むファイルが添付されているか判断する（Ｓ５）。キーワードを含むファイルが添付されている場合（ＹＥＳ）、メーラプログラムは、送信可能なファイルか否かの確認を促すために送信確認メッセージを表示する（Ｓ６）。メーラプログラムは、ユーザが送信を許可したか判定する（Ｓ７)。ユーザが送信確認メッセージを確認し、ファイルを添付した電子メールの送信を許可した場合（ＹＥＳ）、メーラプログラムは、予め設定した管理者アドレスをメール送信宛先としてＢＣＣで追加し（Ｓ８）、電子メールをネットワークに送信する（Ｓ９）。

ステップ５でキーワードを含むファイルが添付されていない場合、メーラプログラムは、ステップ９に遷移する。ステップ７でファイルを添付した電子メールの送信を拒否した場合（ＮＯ）、メーラプログラムは、そのまま終了する。

図９を参照して、ファイル検索の動作を説明する。ここで、図９はメールクライアント端末のメーラプログラムによるファイル検索のフローチャートである。メーラプログラムは、検索情報テーブルより検索すべきキーワードを読み取る（Ｓ１００）。メーラプログラムは、読み取ったキーワードがファイルに含まれているかｂｉｎａｒｙコード検索を行なう（Ｓ１０１）。検索の結果、登録されたキーワードが見つかった場合（ＹＥＳ）、メーラプログラムは、関連付けされたアプリケーションにて添付ファイルをオープンする（Ｓ１０３）。メーラプログラムは、ユーザに確認を促すための送信確認メッセージを表示する（Ｓ１０４）。メーラプログラムは、ユーザが送信を許可したか判定する（Ｓ１０６）。ＹＥＳのとき、メーラプログラムは、管理者アドレスをＢＣＣにて追加する（Ｓ１０７）。メーラプログラムは、メールを送信し（Ｓ１０８）、終了する。

ステップ１０２で、登録されたキーワードが見つからなかった場合は、メーラプログラムは、ステップ１０８に遷移する。ステップ１０６で許可がなかったとき、そのまま終了する。

なお、メーラプログラムは、ステップ１０１でｂｉｎａｒｙコード検索を行なうので、アプリを開けずに検索できる。ステップ１０３のファイルオープンは、ユーザの便利のためである。

本実施例に拠れば、予め設定したキーワードを含むファイルを添付した電子メールの送信確認をユーザに促すことで、内容を十分に確認できていない可能性のあるファイルを外部に送信することを防止することができる。

ファイルを添付した電子メールの構成を説明する図である。 メール送信ネットワークのブロック図である。 メールクライアント装置のハードウェアブロック図である。 検索情報設定画面である。 管理サーバの検索情報テーブル登録処理のフローチャートである。 検索情報テーブルを説明する図である。 メール送信確認メッセージを説明する図である。 メールクライアント端末のメーラプログラムによるメール送信処理のフローチャートである。 メールクライアント端末のメーラプログラムによるファイル検索のフローチャートである。

符号の説明

１００…電子メール、１０１…ヘッダ情報、１０２…メール本文、１０３…添付ファイル、１０４…添付ファイルにコピーした別ファイル全体、１０５…添付ファイルにコピーした別ファイル一部、１０６…制御コード、２００…検索情報設定画面、２０１…管理者アドレス、２０２…拡張子、２０３…Ａｄｄボタン、２０４…Ｄｅｌボタン、２０５…登録データ、２０６…キーワード、３００…検索情報テーブル、３０１…管理者アドレス、３０２…ファイル拡張子、３０３…キーワード、４００…クライアント端末、４５２…Ｙｅｓボタン、４５３…Ｎｏボタン、５００…回線インタフェース、５０１…プロセッサ、５０３…メール送信処理部、５０４…メール解析処理部、５０５…ファイル解析処理部、５０６…検索情報設定処理部、５０７…メッセージ表示処理部、５０８…確認結果受付け処理部、５０９…メール編集処理部、５１０…メモリ、６００…メールサーバ、７００…ルータ、８００…社内ネットワーク、９００…インターネット。

Claims (2)

1. コンピュータを、
   電子メールをネットワークに送信するメール送信処理部、
   送信する電子メールにファイルが添付されているかをチェックするメール解析処理部、
   検索するキーワードと検索対象拡張子とを登録する検索情報テーブル記憶部、
   前記ファイルが前記検索対象拡張子を有するとき、前記キーワードが含まれているかをチェックするファイル解析処理部、
   ユーザに前記ファイルの確認を促すメッセージ出力処理部、
   前記ユーザの確認入力を受付け、メール送信要否を判断する確認結果入力処理部として機能させるためのメーラプログラム。
2. 請求項１に記載のメーラプログラムであって、
   前記コンピュータを、
   さらに管理者アドレスを登録する前記検索情報テーブル記憶部、
   前記キーワードを含む前記ファイルを送信するとき、メール送信先に前記管理者アドレスを追加する電子メール編集処理部として機能させるためのメーラプログラム。

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