JP2007249551A - 情報管理方法、プログラム、情報管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子ファイルの保管方式として、無階層・無区分の構造を採用しながら、電子ファイルの検索性能を向上することができる。
【解決手段】電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理方法であって、電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成する。前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群には共通の情報が記録される。
【選択図】図２

Description

本発明は電子記事及び電子ファイルの管理技術に関するものである。

各職場にサーバを設置して電子ファイルを職場の共有資産として保管する活動が行われている。しかし、電子ファイルの保管量が増大するにつれて、サーバの中で眠る電子ファイルも増加する。これでは、共有資産として有効活用するという本来の目的が果たせない。保管した電子ファイルが有効に活用できない問題の主因は、一義的には検索機能の低さにあるが、その根底には紙ファイルの保管方式である「ファイル背表紙による保管場所の区分け」という、場所の概念を電子ファイルの保管に継承したことにある。その顕著な例はフォルダと呼ばれる保管場所を階層構造で管理している方式などに見られる。その結果この継承が逆に制約となり、サーバの中に保管した電子ファイルを検索する際、フォルダ名やファイル名を人が記憶していることが前提条件となった。

しかし、人の記憶は時間が経るにつれて曖昧になり、やがては電子ファイルを作成した事柄に関する用語の断片や時期、季節などしか出てこなくなる。しかもやっかいなことに、時が経った時点での検索になるほど、探し出したい電子ファイル数は一つの場合よりも、あるプロジェクトに関連する全ての電子ファイルの場合が多い傾向にある。このような場合、正確な記憶を手がかりに検索するシステムでは極めて効率が悪く、他人が保管した電子ファイルともなると探し出すのは困難である。

特開２００１−５６８２１号公報 特開２００２−１４０３５６号公報 特開２００４−１５７９６５号公報

電子ファイルの保管方式として、階層構造を採用せず、無階層・無区分の構造を採用した場合にはプログラムの中で複雑なパスを必要とせず、様々な属性も容易に付加でき、電子ファイル検索の自由度が増す。しかし、無階層・無区分の構造を採用した場合には、電子ファイル検索は主としてキーワード検索となる。キーワード検索はより曖昧な条件での検索が可能であるという利点があるが、キーワードの選択の仕方に応じて検索結果に大きな差が生じる。また、個々の電子ファイルを検索する場合は便利であるが、あるプロジェクトに関連する全ての電子ファイルを包括的に検索するには不向きである。

従って、本発明の目的は、電子ファイルの保管方式として、無階層・無区分の構造を採用しながら、電子ファイルの検索性能を向上することにある。

本発明によれば、電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理方法であって、電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成工程と、前記レコード生成工程で生成された前記レコードをレコード記憶手段に格納する一方、前記登録要求のされた前記電子ファイルをファイル記憶手段に格納する格納工程と、検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索工程と、を備え、前記レコード生成工程では、前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群には共通の情報が記録されることを特徴とする情報管理方法が提供される。

本発明の情報管理方法によれば、前記電子ファイルは前記電子記事毎のグループを形成し、前記電子記事は前記電子ファイルの要約的な情報として位置付けることが可能となる。そして、前記レコードが前記記事フィールド群と前記ファイルフィールド群とを有し、検索要求に対してこれらのフィールド群の中から選択されるフィールドを参照してレコードが検索されることで、前記電子ファイルの検索は同時に前記電子記事の検索となり、当該電子記事は検索しようとする前記電子ファイルを絞り込む上での有益な指標となる。また、前記電子記事に関連する全ての前記電子ファイル、つまり、あるプロジェクト等に関連する全ての電子ファイルを包括的に検索し易くなる。更に、前記電子記事と前記電子ファイルとを管理することで、これらが有益な一群の資料となる。

一方、一つの前記電子ファイルに対して前記レコードを一つ割当て、対応する前記電子記事が共通する複数の前記電子ファイルのレコードについては、前記記事フィールド群に共通の情報が記録される。これにより、電子ファイルの検索性能を向上しながら、無階層・無区分のファイル保管構造を実現することができる。

以下、本発明の好ましい構成を列挙する。

本発明においては、前記登録要求が、前記電子記事のタイトルと、前記電子記事の内容と、前記電子ファイルの説明文と、を含み、前記記事フィールド群は、前記電子記事のタイトルが記録されるフィールドと前記電子記事の内容が記録されるフィールドとを含み、前記ファイルフィールド群は、前記説明文が記録されるフィールドを含み、前記検索工程では、少なくとも、前記電子記事のタイトルが記録されるフィールドと前記電子記事の内容が記録されるフィールドと前記説明文が記録されるフィールドとを参照して前記検索要求に該当する前記レコードを検索する構成が採用できる。

この構成によれば、前記電子記事のタイトル及び内容並びに前記電子ファイルの説明文が参照されて前記レコードの検索を行われるので、これらを単なる情報としてではなく、検索にも活用できる。また、前記電子ファイル単位でその説明文を付与できるというユニークな構成を採用することで、前記電子ファイルを開くことなくその概要が把握でき、また、検索性能を向上することができる。

また、本発明においては、前記ファイルフィールド群は、前記ファイル記憶手段に格納される前記電子ファイル毎のファイル識別子が記録されるフィールドを含み、前記格納工程では、前記電子ファイルのファイル名に前記ファイル識別子を付して当該電子ファイルをファイル記憶手段に格納する構成を採用できる。

この構成によれば、前記電子ファイルを前記ファイル記憶手段に格納するに際し、ファイル名が重複することを防止し、より簡易な格納処理を実現することができる。

また、本発明においては、更に、電子記事及び電子ファイルの一時登録要求に対して、前記レコードを生成し、前記レコード記憶手段に格納する工程を備え、前記検索工程では、前記一時登録要求をしたユーザ以外のユーザによる検索要求に対して、前記一時登録要求に対して生成された前記レコードは検索しない構成を採用できる。

この構成によれば、前記電子記事等の登録にあたり、ユーザの利便性を向上すると共に、不完全な情報の提供を防止することができる。

また、本発明においては、更に、既登録の前記電子記事に対する電子ファイルの追加要求に対して、前記記事フィールド群の情報が前記既登録の前記電子記事の前記レコードと共通する前記レコードを新たに生成し、生成した前記レコードを前記レコード記憶手段に格納する一方、前記追加要求のされた前記電子ファイルを前記ファイル記憶手段に格納する工程を備えた構成を採用できる。

この構成によれば、無階層・無区分のファイル保管構造を維持しながら前記電子ファイルの追加が実現され、また、前記電子記事及び前記電子ファイルの一群の資料としての有益性を高められる。

また、本発明によれば、電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成工程と、前記レコード生成工程で生成された前記レコードをレコード記憶手段に格納する一方、前記登録要求のされた前記電子ファイルをファイル記憶手段に格納する格納工程と、検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索工程と、をコンピュータに実行させ、前記レコード生成工程では、前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群には共通の情報が記録されることを特徴とするプログラムが提供される。

また、本発明によれば、電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理装置であって、電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成手段と、前記レコード生成手段により生成された前記レコードを格納するレコード記憶手段と、前記登録要求のされた前記電子ファイルを格納するファイル記憶手段と、検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索手段と、を備え、前記レコード生成手段は、前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群に共通の情報を記録することを特徴とする情報管理装置が提供される。

本発明の上記プログラム及び前記情報管理装置においても、上記情報管理方法と同様の効果が得られる。また、上記情報管理方法について説明した好ましい構成と同様の構成を採用できる。

以上述べた通り、本発明によれば、電子ファイルの保管方式として、無階層・無区分の構造を採用しながら、電子ファイルの検索性能を向上することができる。

＜システムの構成＞
図１は本発明の情報管理方法を実施可能な情報管理システムＡのブロック図である。情報管理システムＡは、情報管理装置であるサーバ１００と、複数のクライアントコンピュータ２００（同図では１つのみ例示）と、を備え、サーバ１００とクライアントコンピュータ２００は通信回線（ここではＬＡＮ）を介して通信可能に接続されている。

本実施形態ではクライアントコンピュータ２００のユーザから提供される記事（電子記事）と、記事に関連付けられるファイル（電子ファイル）とに関する情報をサーバ１００により管理し、記事及びファイルを各ユーザに提供しようとするものであり、特に、本実施形態では記事及びファイルを企業内の技術資料として活用しようとするものである。記事に関連付けられるファイルは、例えば、各種のアプリケーションソフトや電子機器で生成した文書、画像、図形等のファイルが挙げられる。

なお、本実施形態ではこのようなサーバ−クライアント型のネットワークシステムに本発明を適用した場合を例示するが、本発明はユーザの個人的な情報管理ツールとして活用することができ、本発明はユーザ個人の端末（パーソナルコンピュータ）に適用できることは言うまでもない。この場合、ネットワークシステム上で要求される通信処理を除き、サーバ１００が実行する処理をユーザ個人の端末に実行させる構成を採用できる。

サーバ１００は、後述する情報管理プログラムを実行するＣＰＵ１０１と、ＣＰＵ１０１が処理するデータやプログラムを一時的に記憶するＲＡＭ１０２と、ＣＰＵ１０１が実行するデータやプログラムを記憶するＲＯＭ１０３と、ＯＳ（オペレーションシステム）や後述する情報管理プログラム等のプログラムが格納されるハードディスク１０４と、を備える。なお、これらの記憶手段は他の種類の記憶手段を採用可能であることは言うまでもない。

ハードディスク１０４にはユーザ情報記憶部１０４ａ、レコード記憶部１０４ｂ、及び、ファイル記憶部１０４ｃの各記憶部を構成する記憶領域が設定されている。ユーザ情報記憶部１０４ａには後述する情報管理プログラムの実行により提供されるサービスを受けることができるユーザの情報が格納されている。レコード記憶部１０４ｂには記事及びファイルに関する情報が記録されたレコード群が格納されている。ファイル記憶部１０４ｃにはファイルの実体となるデータ群が格納されている。本実施形態ではこれらの記憶部を１つのハードディスク１０４上に構成しているが複数のハードディスクやその他の記憶装置に分けて構成するようにしてもよい。

入力インターフェース（以下、Ｉ／Ｆ）１０５は、マウス、キーボードといった入力デバイスが接続されるインターフェースである。通信インターフェース（以下、Ｉ／Ｆ）１０８はサーバ１００がクライアントコンピュータ２００との間でＬＡＮを介してデータの送受信を行なうためのインターフェースである。ディスプレイＩ／Ｆ１０６はディスプレイ１０７へ情報を表示するためのインタフェースである。サーバ１００の入力デバイス、ディスプレイ１０７は例えばサーバ１００のメンテナンス時に用いられ、後述する情報管理プログラムを実行する上では特段必要とされない。このようなサーバ１００のハードウエア構成は、汎用的なサーバコンピュータと特に異なるところはない。

クライアントコンピュータ２００は、各種の処理を実行するＣＰＵ２０１と、ＣＰＵ２０１が処理するデータやプログラムを一時的に記憶するＲＡＭ２０２と、ＣＰＵ２０１が実行するデータやプログラムを記憶するＲＯＭ２０３と、ＯＳ（オペレーションシステム）やサーバ１００の処理に応じた処理を実行するためのプログラム等が格納されるハードディスク２０４と、を備える。なお、これらの記憶手段は他の種類の記憶手段を採用可能であることは言うまでもない。

入力Ｉ／Ｆ２０５は、マウス、キーボードといった、クライアントコンピュータ２００に対するユーザのデータ入力、処理の指示等を受け付けるための入力デバイスが接続されるインターフェースである。通信Ｉ／Ｆ２０８はクライアントコンピュータ２００がサーバ１００との間でＬＡＮを介してデータの送受信を行なうためのインターフェースである。ディスプレイＩ／Ｆ２０６はディスプレイ２０７へ情報を表示するためのインタフェースである。ディスプレイ２０７には記事のリストや内容、ファイルのリストや内容が表示されることになる。このようなクライアントコンピュータ２００のハードウエア構成は、汎用的なパーソナルコンピュータと特に異なるところはない。

＜レコードの構成＞
図２（ａ）及び（ｂ）はレコード記憶部１０４ｂに格納されるレコードの説明図である。１つのレコードは複数種類のフィールドから構成される。図２（ａ）に示すように、１つのレコードは概念的にファイルフィールド群と記事フィールド群とに分かれる。ファイルフィールド群と記事フィールド群との区分けは概念的なものであって、両者を区分けする情報自体はレコードには記録されておらず、各レコードは主従関係（階層構造）のない、同格のレコードである。記事フィールド群は記事に関する情報が記録されるフィールド群であり、ファイルフィールド群は記事に関連するファイルに関する情報が記録されるフィールド群である。

本実施形態の場合、ファイルフィールド群には以下のフィールドが含まれる。「レコードＮｏ．」は各レコードの識別子が記録されるフィールドであり、本実施形態の場合はファイルの識別子（ファイル番号）を兼用する。レコードを区別することができればＮｏ．（番号）以外の他の形態の識別子でもよい。「オリジナルファイル名」はクライアントコンピュータ２００に格納されていた時のファイル名が記録されるフィールドである。「ファイル説明文」はファイルの説明文が記録されるフィールドである。ファイルの説明文はユーザが作成する。

「登録者」はファイルの登録者を特定する情報（ここでは名前）が記録されるフィールドである。「登録日」はファイルの登録日が記録されるフィールドである。「最新版」とはそのファイルが最新版か否かを示す最新版情報が記録されるフィールドであり、ユーザが指定する。「表示順序」は、ある記事に複数のファイルが関連付けられている場合であって、その複数のファイルに関する情報をリスト表示する際、その表示順序を規定する表示順序情報が記録されるフィールドである。本実施形態では表示順序をフィールドの記録事項として管理することができる。

記事フィールド群には以下のフィールドが含まれる。「記事Ｎｏ．」は共通の記事に対して共通に付される識別子が記録されるフィールドである。「記事Ｎｏ．」は記事を区別するための識別子がであり、記事を区別することができればＮｏ．（番号）以外の他の形態の識別子でもよい。「タイトル」はその記事に付されるタイトルが記録されるフィールドである。「記事の内容」はその記事の内容（本文）が記録されるフィールドである。「タイトル」及び「記事の内容」はユーザが作成する。

「登録者」は記事の登録者を特定する情報（ここでは名前）が記録されるフィールドである。「登録日」は記事の登録日が記録されるフィールドである。「固定キーワード」は予め定められた検索用のキーワードが記録されるフィールドであり、記事の登録時に当該キーワードの中からユーザが選択したキーワードが記録される。

「変更権限ランク」は登録済みの記事及びファイルの変更権限に関する情報が記録されるフィールドである。後述するように、本実施形態では登録済みの記事に対してファイルの追加や内容の変更をすることができる。「変更権限ランク」は登録済みの記事に対するファイルの追加や内容の変更を許容する主体を規定するものであり、ユーザ（記事の登録者）が設定する。「変更権限ランク」の例としては例えば以下の通り定めることができる。
・Ａランク：記事の登録者以外変更できない。
・Ｂランク：既登録の記事、ファイルの一部の情報（例えば、タイトル、記事の内容、ファイル説明文）の変更及びファイルの追加を誰でも行なうことができる。

「一時登録」は記事を登録しようとしているユーザが、正式な登録の前に一時的に記事等の内容の保存を選択していることを示す情報が記録されるフィールドである。本実施形態の場合、例えば、記事の登録準備中に急用が生じて作業を中止せざる得なくなった場合に、ユーザは一時登録を選択でき、これによりレコードが一旦生成される。但し、このレコードの情報は不完全なものであり、他のユーザが閲覧することができないようにすることが望ましい。そこで、この「一時登録」フィールドに一時登録中である旨が記録されている場合、そのレコードは他のユーザがアクセスできないようにされる。このような一時登録機能を付加することでユーザの利便性を向上すると共に、不完全な情報の他のユーザへの提供を防止することができる。

次に、このような構成からなるレコードは１つのファイルに対して１つ割当てられる。つまり、ファイルレコード群には１つのファイルの情報のみ記録される。例えば、図２（ｂ）に示すように、ユーザが３つのファイル（添付ファイル１乃至３）が関連付けられる記事を登録した場合、各添付ファイル単位で３つのレコードが生成される。３つのレコードはファイルフィールド群の各フィールドに記録される情報については少なくとも一部が異なるものとなるが、記事フィールド群の各フィールドに記録される情報については共通の情報が記録される。本実施形態ではこのようなレコードの構成により記事とファイルとを対応させる。

本実施形態では、レコードが記事フィールド群とファイルフィールド群とを有する構成とし、記事とファイルとを対応させる。これにより、ファイルは記事毎のグループを形成し、記事はファイルの要約的な情報として位置付けられ、これらが有益な一群の資料となる。一方、一つのファイルに対してレコードが一つ割当てられるので無階層・無区分のファイル保管構造を実現することができる。

＜ファイルの保管方式＞
本実施形態ではファイル記憶部１０４ｃにはファイルが無階層・無区分の構造にて格納される。図３はファイル記憶部１０４ｃに格納されたファイルとレコードとの対応関係を示す説明図である。ファイル記憶部１０４ｃにおいてファイルはそのファイル名でのみ区別され、階層構造等は有しない。上記の通り、１つのファイルに１つのレコードを割当てることで無階層・無区分の構造にてファイルを格納することができる。

ファイル記憶部１０４ｃに格納されたファイルのファイル名は「ファイル番号」＋「オリジナルファイル名」としている。つまり、ファイルフィールド群の「オリジナルファイル名」フィールドのファイル名に、「レコードＮｏ．」フィールドのレコードＮｏ．を付加したファイル名としている。こうすることで、「オリジナルファイル名」が共通する複数のファイルをファイル名が重複することなく格納でき、無階層・無区分の構造にて格納することができる。また、このようなファイル名とすることでユーザはファイル名の重複を気にすることなく（ファイル名を付け替えることなく）、ファイルの登録が行なえる。

なお、本実施形態ではファイルの添付の無い、記事のみの場合も許容される。この場合、その記事のレコードのファイルフィールド群は「レコードＮｏ．」フィールドを除き、情報が記録されていないレコードとなる。記事のみの場合も許容したのは、記事自体がそもそも技術情報として有益となることと、記事の登録後にファイルが添付されていくことも想定したものである。

＜サーバ１００の処理＞
次に、サーバ１００のＣＰＵ１０１が実行する情報管理プログラムについて説明する。図４は情報管理プログラムのフローチャートである。クライアントコンピュータ２００からアクセス要求があると、Ｓ１において認証処理を行なう。ここではクライアントコンピュータ２００のユーザがアクセス権限を有しているか否かを判定する処理を行なう。詳細には、例えば、そのユーザのＩＤの送信を要求し、受信したＩＤとユーザ情報記憶部１０４ａに記憶された情報とに基づき、そのユーザがアクセス権限を有しているか否かを判定する。

Ｓ２ではＳ１の認証処理の結果、認証に成功したか否かを判定する。認証に成功した場合、クライアントコンピュータ２００のローカルアドレスとユーザのＩＤをＲＡＭ１０２に格納し、Ｓ３へ進み、ユーザはＳ６以下の処理によるサービスの提供を受けることになる。認証に失敗した場合はＳ４へ進み、クライアントコンピュータ２００へアクセス不可である通知を行い、一単位の処理が終了する。

Ｓ３では初期画面表示処理を行なう。ここではクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示させる初期画面のデータを生成し、クライアントコンピュータ２００へ送信する。データを受信したクライアントコンピュータ２００はディスプレイ２０７に初期画面を表示することになる。

図１０はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される初期画面の例を示す図である。同図の例において、リスト表示エリア１０には記事の情報（記事情報）が記事単位でリストが表示されている。同図の例の場合、記事情報として、同図左から順に記事Ｎｏ．（図２の「記事Ｎｏ．」フィールドの内容）、タイトル（図２の「タイトル」フィールドの内容）、登録日と登録者（図２の記事フィールド群中の「登録日」フィールド及び「登録者」フィールドの内容）が表示されている。記事情報は記事Ｎｏ．順に最新のものから順番に表示されている。

サーバ１００はリスト表示エリア１０の表示データを生成するにあたり、例えば、予め定めた記事の数分だけレコード記憶部１０４ｂから記事フィールド群の情報を抽出する。なお、「一時登録」フィールドに一時登録であることを示す情報が記録されているレコードの記事フィールド群の情報については、その記事の登録者以外の者がアクセスした場合には抽出しない。そして、抽出された情報をクライアントコンピュータ２００へ送信することになる。

登録ボタン１１は新規の記事の登録を要求するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は登録処理の要求コマンドをサーバ１００に送信する。検索ボタン１２は記事及びファイルの検索を要求するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は検索処理の要求コマンドをサーバ１００に送信する。また、記事情報のいずれかが選択されると（例えばマウスでダブルクリックされると）、クライアントコンピュータ２００はその記事Ｎｏ．と共に詳細表示処理の要求コマンド（記事の選択要求コマンド）をサーバ１００に送信する。

図４に戻り、クライアントコンピュータ２００からコマンドを受信するとＳ５においてコマンドの種類を判定し、対応する処理（Ｓ６乃至Ｓ８）を実行することになる。Ｓ６は登録ボタン１１が操作された場合にクライアントコンピュータ２００から送信されるコマンドを受信した場合に実行される登録処理であり、Ｓ７は登録ボタン１２が操作された場合にクライアントコンピュータ２００から送信されるコマンドを受信した場合に実行される検索処理である。また、Ｓ８は記事情報のいずれかが選択された場合にクライアントコンピュータ２００から送信されるコマンドを受信した場合に実行される詳細表示処理である。

＜登録処理＞
図５はＳ６の登録処理を示すフローチャートである。Ｓ１１では登録事項をユーザが入力するための入力フォームをクライアントコンピュータ２００へ送信する。入力フォームのデータは例えばハードディスク１０４に予め格納される。クライアントコンピュータ２００は受信した入力フォームをディスプレイ２０７に表示し、ユーザからの入力を受け付ける。図１１はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、入力フォームの表示例を示す図である。

同図の例において、タイトル入力欄２１は記事のタイトル（図２の「タイトル」フィールドの内容）を入力する欄である。記事の内容入力欄２２は記事の内容（図２の「記事の内容」フィールドの内容）を入力する欄である。固定キーワードの設定欄２３は予め定められた固定キーワード（図２の「固定キーワード」フィールドの内容）を記事に付与するかを選択する欄である。同図の例では、「車種」、「仕向地」、「開発段階」、「部品名」が「固定キーワード」の種別として用意されている。これらはデフォルトでは「指定しない」となっており、プルダウンボタンをクリックすると選択肢が表れる。いずれかの選択肢を選択すると、固定キーワードとして選択されることになる。

変更権限選択欄２４は記事及びファイルの変更権限（図２の「変更権限ランク」フィールドの内容）を入力する欄である。デフォルトでは「Ａ」ランクとなっており、プルダウンボタンをクリックすると選択肢（Ｂランク）が表れる。これらの選択肢を選択すると、変更権限ランクとして選択されることになる。

ファイル入力欄２５は記事に添付するファイル名（図２の「オリジナルファイル名」フィールドの内容）及びその格納先のアドレスを入力する欄である。参照ボタン２５ａをクリックすると、クライアントコンピュータ２００のハードディスク２０４等に格納されたファイルのディレクトリが表示され、ユーザは所望のファイルを選択することもできる。

説明文入力欄２６は添付するファイルに対するユーザのコメント（図２の「ファイル説明文」フィールドの内容）を入力する欄である。チェックボックス２７は添付ファイルが最新版であること（図２の「最新版」フィールドの内容）をユーザが示したい場合にチェックする。

添付ファイルの追加ボタン２８は登録しようとする記事に複数のファイルを添付する場合にユーザが操作するボタンであり、このボタンが操作されると、上述したファイル入力欄２５、説明文入力欄２６及びチェックボックス２７の組が複数組表示され、ユーザは別の添付ファイルについて順次入力することができる。なお、追加の添付ファイルのための入力フォームは、Ｓ２１で送信される入力フォームと共にクライアントコンピュータ２００へ予め送信しておいてもよいし、追加ボタン２８が操作された時にクライアントコンピュータ２００へサーバ１００が送信するようにしてもよい。

登録ボタン２９はユーザが入力した事項の登録を要求するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は登録要求コマンドと共に、入力された記事の情報、及び、添付ファイルがある場合には添付ファイルの情報と実体とをサーバ１００に送信する。一時登録ボタン３０はユーザが入力した事項の一時登録を要求するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は一時登録要求コマンドと共に、入力された記事の情報、及び、添付ファイルがある場合には添付ファイルの情報と実体とをサーバ１００に送信する。戻るボタン３１は記事の登録を中止して前画面（図１０の初期画面）に戻るためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は戻るボタン３１が操作された旨を示すコマンドをサーバ１００に送信する。

図５に戻り、クライアントコンピュータ２００からコマンドを受信するとＳ１２でコマンドの種類を判別し、Ｓ１３又はＳ１９へ進む。受信したコマンドが登録要求コマンド又は一時登録要求コマンドである場合、Ｓ１３へ進む。

Ｓ１３では登録要求コマンド又は一時登録要求コマンドに付随する、記事の情報、及び、添付ファイルがある場合には添付ファイルの情報と実体とを受信する。Ｓ１４では受信したデータに添付ファイルがあるか否かを判定する。該当する場合はＳ１５へ進み、該当しない場合はＳ１７へ進む。Ｓ１５ではレコード生成処理を実行する。

Ｓ１５のレコード生成処理では、まず、添付ファイルの数に応じたレコードＮｏ．（図２の「レコードＮｏ．」フィールドの内容）を発番する。添付ファイルが１つの場合は１つ発番し、４つの場合は４つ発番する。発番したレコードの格納領域をレコード記憶部１０４ｂ上に設定する。設定した各レコードの格納領域のうち、記事フィールド群の全ての格納領域に、受信した記事の情報を共通に記録する。この際、「記事Ｎｏ．」フィールドについては既登録の記事及び一時登録の記事の記事Ｎｏ．のうち、最大のＮｏ．に１を加算したＮｏ．を発番して記録する。また、「登録者」フィールド及び「登録日」フィールドを自動的に記録する。更に、一時登録要求の場合は「一時登録」フィールドにその旨を自動的に記録する。

このように本実施形態では、一つのファイルに対してレコードを一つ割当て、関連付けられる記事が共通する複数のレコードについては、記事フィールド群に共通の情報が記録される。これにより、ファイルの検索性能を向上しながら、無階層・無区分のファイル保管構造を実現することができる。

次に、各添付ファイルの情報については、設定した各レコードの格納領域のうち、記事フィールド群の格納領域に個別に順次情報を記録する。「登録者」フィールド及び「登録日」フィールドは自動的に記録する。また、「表示順序」フィールドは、添付ファイルの情報の入力順にして自動的に記録する。以上により、Ｓ１５のレコード生成処理が終了する。

Ｓ１６ではファイル格納処理を実行する。ここでは、Ｓ１５で生成した各レコードに対応するファイル（実体）のファイル名として、各レコードの「オリジナルファイル名」フィールドに記録された情報に「レコードＮｏ．」フィールドに記録されたレコードＮｏ．を付加したファイル名を付与し、ファイル記憶部１０４ｃにファイル（実体）を格納する。その後、Ｓ１８へ進む。

Ｓ１７ではＳ１５と同様のレコード生成処理を行なう。但し、Ｓ１７のレコード生成処理は、添付ファイルが無い、記事のみの登録であるので、レコードＮｏ．の発番は１つ行なって、１つのレコードを生成し、また、ファイルフィールド群には情報が記録されない。Ｓ１７のレコード生成処理が終了するとＳ１８へ進む。

Ｓ１８では処理終了の通知処理を行なう。ここでは、記事の登録又は一時登録が正常に行なわれたことを示す情報をクライアントコンピュータ２００に送信する。クライアントコンピュータ２００はディスプレイ２０７に受信した情報を表示し、ユーザに対して記事の登録又は一時登録が正常に行なわれたことを報知する。

ディスプレイ２０７に表示される情報としては、例えば、記事Ｎｏ．を含む、登録された記事、添付ファイルの情報の内容が挙げられる。ユーザが登録内容を確認したことを示す情報をクライアントコンピュータ２００から受信すると、サーバ１００は登録処理を終了する。

Ｓ１９ではその他の処理を実行する。ここでは例えば戻るボタン３１の操作コマンドを受信した場合にはＳ３の処理（初期画面表示処理）を実行する。

＜検索処理＞
まず、本実施形態におけるファイル検索について概説する。本実施形態ではまず、検索要求に該当するレコードが検索される。この検索はファイルの検索であると同時に記事の検索でもあることになる。レコードの検索結果は、まず、記事の情報を記事単位でディスプレイ２０７にリスト表示することにより提供される。これは、検索しようとする電子ファイルを絞り込む上での有益な指標となる。

そして、記事のユーザ選択に対して、後述する詳細表示処理により、ファイルの情報をファイル単位でディスプレイ２０７にリスト表示する。これによりユーザは所望の電子ファイルを探し出すことができる。こうして本実施形態では無階層・無区分のファイル保管構造を実現しつつ、ファイルの検索性能を向上することができる。また、記事に対応する全てのファイル、つまり、あるプロジェクト等に関連する全てのファイルを包括的に検索し易くなる。

図６はＳ７の検索処理を示すフローチャートである。Ｓ２１では検索条件をユーザが入力するための入力フォームをクライアントコンピュータ２００へ送信する。入力フォームのデータは例えばハードディスク１０４に予め格納される。クライアントコンピュータ２００は受信した入力フォームをディスプレイ２０７に表示し、ユーザからの入力を受け付ける。図１２はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、入力フォームの表示例を示す図である。

同図の例において、入力フォームには検索条件を入力する入力領域４０と、検索結果が表示される結果表示領域５０と、が含まれる。入力領域４０には以下の欄が表示されている。フリーキーワード入力欄４１はユーザが任意のフリーキーワードを入力する欄である。固定キーワードの設定欄４２は記事の登録時の固定キーワードの設定欄２３で設定可能な固定キーワードと同じキーワードをユーザが選択する欄である。登録者入力欄４３は記事又はファイルの登録者を検索キーワードとして入力するための欄である。プルダウンボタンをクリックすると登録者の選択肢が表れ、ユーザはいずれかの選択肢（登録者）を選択することができる。

記事Ｎｏ．の入力欄４４は記事Ｎｏ．を検索キーワードとして入力するための欄である。ユーザが検索したい記事自体或いはファイルが関連付けられている記事の記事Ｎｏ．を既に知っている場合の検索に用いられることを想定したものである。記事Ｎｏ．は範囲指定としてもよい。登録時期の入力欄４５は記事又はファイルの登録時期を検索キーワードとして入力するための欄である。同図の例では登録年と登録月を指定して、その年月から任意の月の範囲を指定できる。登録時期の指定の仕方にはこの他にも、年と季節単位での指定も挙げられる。

実行ボタン４６は入力領域４０に入力された検索条件による検索をユーザが指示するためのボタンである。このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は検索要求コマンドと共に、入力された検索条件をサーバ１００に送信する。リセットボタン４７は入力領域４０に入力された検索条件のリセットをユーザが指示するためのボタンである。このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は入力領域４０の各欄への入力内容をクリアする。戻るボタン４８は検索を中止して前画面（図１０の初期画面）に戻るためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は戻るボタン４８が操作された旨を示すコマンドをサーバ１００に送信する。

図６に戻り、クライアントコンピュータ２００からコマンドを受信するとＳ２２でコマンドの種類を判定し、Ｓ２３又はＳ２８へ進む。受信したコマンドが検索要求コマンドである場合、Ｓ２３へ進む。

Ｓ２３では検索要求コマンドに付随する検索条件を受信する。Ｓ２４では受信した検索条件に該当するレコードを検索するレコード検索処理を実行する。以下、検索例について説明する。検索条件は入力領域４０の各入力欄に入力されたキーワードは論理積（ＡＮＤ）を取るものとすることができる。

検索条件としてフリーキーワードが指定されている場合（フリーキーワード入力欄４１にキーワードが入力されている場合）には、例えば、記事フィールド群の「タイトル」フィールド、「記事の内容」フィールド、「登録者」フィールド、「固定キーワード」フィールド、ファイルフィールド群の「オリジナルファイル名」フィールド、「ファイル説明文」フィールド、「登録者」フィールド、を参照し、これらのフィールドに記録された情報がフリーキーワードを含むレコードを抽出する。「タイトル」フィールド、「記事の内容」フィールド及び「ファイル説明文」を参照して検索することは、これらのを単なる情報としてだけではなく、検索にも活用するという利点がある。

検索条件として固定キーワードが指定されている場合（固定キーワードの設定欄４２で固定キーワードが選択されている場合）には、例えば、記事フィールド群の「固定キーワード」フィールドのみを参照し、指定された固定キーワードが記録されているレコードを抽出する。「固定キーワード」フィールドのみを参照することで検索速度を向上でき、検索性能を向上できる。また、固定キーワードを設定しておくことは、内容が関連する記事、ファイルを統括的に検索可能にすることに寄与する。

検索条件として登録者が指定されている場合（登録者入力欄４３で登録者が選択されている場合）には、例えば、記事フィールド群及びファイルフィールド群の「登録者」フィールドのみを参照し、選択された登録者が記録されているレコードを抽出する。

検索条件として記事Ｎｏ．が指定されている場合（記事Ｎｏ．の入力欄４４で記事Ｎｏ．が入力されている場合）には、例えば、記事フィールド群の「記事Ｎｏ．」フィールドのみを参照し、入力された記事Ｎｏ．が記録されているレコードを抽出する。「記事Ｎｏ．」フィールドのみを参照することで検索速度を大幅に向上でき、検索性能を向上できる。

検索条件として登録時期が指定されている場合（登録時期の入力欄４５で登録時期の範囲が入力されている場合）には、例えば、記事フィールド群及びファイルフィールド群の「登録日」フィールドのみを参照し、入力された登録時期の範囲に該当する登録日が記録されているレコードを抽出する。

なお、「一時登録」フィールドに一時登録の記事であることが記録されているレコードについては、その登録者からの検索要求に対しては抽出対象とするが、その登録者以外のユーザからの検索要求に対しては抽出対象としない。

次に、Ｓ２５ではＳ２４で検索したレコードについて記事リストの表示データを生成する記事リスト表示データ生成処理を実行する。ここでは、Ｓ２４のレコード検索処理で検索されたレコードの記事フィールド群の中から選択されるフィールドに記録された情報を、記事情報として記事単位でディスプレイにリスト表示するためのデータを生成する。

記事情報は本実施形態では初期画面（図１０）の場合と同様に、「記事Ｎｏ．」フィールドに記録された記事Ｎｏ．、「タイトル」フィールドに記録されたタイトル、記事フィールド群中の「登録日」フィールド及び「登録者」フィールドに記録された登録日及び登録者である。Ｓ２４のレコード検索処理で検索されたレコードには、同じ記事であるが添付ファイルが異なるレコードが同時に抽出される場合がある。本実施形態では記事情報を記事単位で表示するため、同じ記事については検索されたレコードの数に関わらず１つの記事情報が生成される。

Ｓ２６ではＳ２５で生成した記事リスト表示データをクライアントコンピュータ２００に送信する。記事リスト表示データを受信したクライアントコンピュータ２００は、検索結果として受信した記事リスト表示データに基づく記事リストをディスプレイ２０７に表示する（Ｓ１０１）。

図１３はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される記事リストの表示例を示す図である。記事リストは検索条件の入力フォームの結果表示領域５０に表示される。入力領域４０には、表示されている記事リストを検索した検索条件が示されている。

記事リストは記事情報を記事単位でリスト表示したものであり、図１０の初期画面の場合と同様に、記事情報は左から順に記事Ｎｏ．、タイトル、登録日と登録者から構成されている。記事情報は記事Ｎｏ．順に最新のものから順番に表示されている。

記事リストの中の記事情報のいずれかが選択されると（例えばマウスでダブルクリックされると）、クライアントコンピュータ２００はその記事Ｎｏ．と共に詳細表示処理の要求コマンド（記事の選択要求コマンド）をサーバ１００に送信する。また、ユーザが検索条件を変えて再度検索を行なう場合にはリセットボタン４７を操作して、入力領域４０に検索条件を入力することになる。

図６に戻り、図１３の記事リストを表示しているクライアントコンピュータ２００からコマンドを受信するとＳ２７でコマンドの種類を判定し、コマンドの種類に応じてＳ２３以下の処理、Ｓ８又はＳ２８の処理を実行する。

コマンドが再検索要求コマンド（図１３において実行ボタン４６が操作された場合）である場合はＳ２３以下の処理を再度実行する。コマンドが上記の詳細表示処理の要求コマンドである場合はＳ８の詳細表示処理を実行する。

Ｓ２８ではその他の処理を実行する。ここでは例えば戻るボタン４８の操作コマンドを受信した場合には前画面を表示する処理を実行する。

＜詳細表示処理＞
図７はＳ８の詳細表示処理を示すフローチャートである。Ｓ３１では詳細表示要求コマンドに付随する記事Ｎｏ．を受信する。Ｓ３２では受信した記事Ｎｏ．に該当するレコードを検索するレコード検索処理を実行する。ここでは、記事フィールド群の「記事Ｎｏ．」フィールドを参照し、受信した記事Ｎｏ．が記録されているレコードを抽出する。このレコード検索処理により、ユーザが選択した記事に関連する全てのファイルのファイル情報を提供でき、ファイルの検索性能を向上することができる。

Ｓ３３ではＳ３２で検索したレコードについて詳細リストの表示データを生成する詳細リスト表示データ生成処理を実行する。ここでは、検索したレコードのファイルフィールド群の中から選択されるフィールドに記録された情報を、ファイル情報としてファイル単位でディスプレイ２０７にリスト表示するためのデータを生成する。本実施形態ではファイル情報に加えて「記事の内容」フィールドに記録された情報を含む記事の詳細情報も表示するためのデータを生成する。

ファイル情報には、本実施形態の場合、ファイルフィールド群のうち、「レコードＮｏ．」フィールド、「オリジナルファイル名」フィールド、「ファイル説明文」フィールド、「登録者」フィールド、「登録日」フィールドに記録された情報が含まれる。ファイル単位でその説明文を付与できるというユニークな構成を採用し、ファイル情報にファイル説明文が含まれることで、ファイルを開くことなくその概要が把握でき、また、検索性能（特にユーザ自身による絞り込み）を向上することができる。

「最新版」フィールドに最新版であることが記録されている場合にはこれもファイル情報に含まれる。ファイル情報の表示順序は「表示順序」フィールドに記録された情報に従い、設定される。

また、ファイルが画像ファイルである場合、そのサムネイル画像（原画像に対する縮小画像）も詳細リストの表示データに含まれる。ファイルが画像ファイルであるか否かは「オリジナルファイル名」フィールドに記録されたファイル名の拡張子を参照することにより判断する。サムネイル画像のデータは、そのレコードに対応するファイルをファイル記憶部１０４ｃから読み出し、生成する。

Ｓ３４ではＳ３３で生成した詳細リストの表示データをクライアントコンピュータ２００に送信する。詳細リストの表示データを受信したクライアントコンピュータ２００は、受信した表示データに基づく詳細リストをディスプレイ２０７に表示する（Ｓ１０２）。

図１４はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される詳細リストの表示例を示す図である。詳細リスト６０は記事詳細情報６１と、複数のファイル情報６２ａ乃至６２ｃと、がリスト表示されて構成されている。

記事詳細情報６１は、記事Ｎｏ．、タイトル、登録日、登録者及び記事の内容（６１ａ）から構成されている。ファイル情報６２ａ乃至６２ｃは、オリジナルファイル名、ファイル番号、登録日、登録者及びファイルの説明文から構成されている。ファイル情報６１ａ及び６２ｃは画像ファイルに関するものであるため、サムネイル画像６２ａ”、６２ｃ”が併せて表示されている。サムネイル画像を表示することで、ユーザが画像ファイルの内容を容易に把握でき、所望の電子ファイルを探し出すための有益な情報を提供できる。また、詳細リストで示された一連の経過を把握することを容易化させる。

また、ファイル情報６２ｃはファイル番号の隣に”最新版”と表示されている。これは「最新版」フィールドの記録内容が反映されたものである。車等の開発では試作段階から量産段階に至るまでに、同一部品を幾度に渡って改造する。従って、部品仕様書等には時系列的な管理と表示が必要となる。本実施形態では「最新版」フィールドを設けたことにより、例えば、段階的にバージョンアップされた多数の前記電子ファイルの中から最新の電子ファイルをユーザが探し出す際に、有益な情報を提供できる。

ユーザがオリジナルファイル名の部分をダブルクリックすると、クライアントコンピュータ２００はそのオリジナルファイル名及びファイル番号と共にファイル表示要求コマンドをサーバ１００に送信する。また、各ファイル情報６２ａ乃至６２ｃはＤＬ（ダウンロード）ボタン６２ａ’乃至６２ｃ’が表示されている。ユーザがＤＬボタン６２ａ’乃至６２ｃ’のいずれかを操作すると、クライアントコンピュータ２００はそのオリジナルファイル名及びファイル番号と共にファイルダウンロード要求コマンドをサーバ１００に送信する。

並べ替えボタン６３はファイル情報６２ａ乃至６２ｃの表示順序の変更をユーザが指示するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は表示順序の並べ替え要求コマンドをサーバ１００へ送信する。変更ボタン６４は既登録の記事、ファイルの情報（一時登録の記事、ファイルの情報を含む）の変更をユーザが指示するためのボタンである。このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は登録内容の変更要求コマンドをサーバ１００に送信する。

変換ボタン６５はディスプレイ２０７に表示されている詳細リスト６０を特定のアプリケーションソフトのファイルに変換することをユーザが指示するためのボタンである。このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は予め定められたアプリケーションソフトを起動して詳細リスト６０のデータを転送し、詳細リスト６０のファイルを生成する。アプリケーションソフトは例えば表計算ソフトである。生成されたファイルは例えばハードディスク２０４に格納され、ユーザの個人的なファイルとして活用される。

戻るボタン６６は前画面（図１３）に戻ることをユーザが指示するためのボタンである。このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は戻るボタン６６が操作された旨を示すコマンドをサーバ１００に送信する。

図７に戻り、図１４の詳細リストを表示中のクライアントコンピュータ２００からコマンドを受信すると、Ｓ３５でコマンドの種類を判定し、Ｓ３６乃至Ｓ３７のいずれかの処理を実行する。受信したコマンドが並べ替え要求コマンドの場合、Ｓ３６へ進み並べ替え処理を実行する。受信したコマンドが登録内容の変更要求コマンドの場合、Ｓ３７へ進み変更処理を実行する。

Ｓ３８ではその他の処理を実行する。ここでは例えば戻るボタン６６の操作コマンドを受信した場合には前画面を表示する処理を行なう。その他、例えば、ファイル表示要求コマンドやファイルダウンロード要求コマンドを受信した場合は対応するファイルをファイル記憶部１０４ｃから読み出してクライアントコンピュータ２００へ転送する。

＜並べ替え処理＞
図８はＳ３６の並べ替え処理を示すフローチャートである。Ｓ４１では表示順序の変更操作画面の表示データをクライアントコンピュータ２００に送信する。クライアントコンピュータ２００は受信した表示データに基づきディスプレイ２０７に表示順序の変更操作画面を表示する。図１５はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される表示順序の変更操作画面の表示例を示す図である。

ファイル情報リスト７０は図１４のファイル情報６２ａ乃至６２ｃを簡略化してリスト表示したものである。ユーザは表示順序を並べ替えたいファイル情報を選択する。ボタン７１は選択されたファイル情報を上へ移動することをユーザが指示するためのボタンである。ボタン７２は選択されたファイル情報を下へ移動することをユーザが指示するためのボタンである。ボタン７１及び７２に対する操作により、クライアントコンピュータ２００はファイル情報リスト７０の各ファイル情報の表示順序を並べ替える。

確定ボタン７３は表示順序の並べ替えを確定したことをユーザが指示するボタンである。確定ボタン７３が操作されると、クライアントコンピュータ２００は各ファイル情報の表示順序の並べ替え結果を示す表示順序情報と共に表示順序の変更要求コマンドをサーバ１００に送信する。戻るボタン７４は前画面（図１４）へ戻ることをユーザが指示するためのボタンである。

図８に戻り、図１５の変更操作画面を表示中のクライアントコンピュータ２００からコマンドを受信すると、Ｓ４２でコマンドの種類を判定し、Ｓ４３又はＳ４６の処理を実行する。受信したコマンドが表示順序の変更要求コマンド（変更の確定）の場合はＳ４３へ進む。

Ｓ４３ではクライアントコンピュータ２００から送信された表示順序情報を受信する。Ｓ４４では受信した表示順序情報に基づき、Ｓ３２で検索した各レコードの「表示順序」フィールドに記録された情報を更新する。以降、これらのレコードのファイル情報がリスト表示される場合は更新された表示順序が反映されることになる。

Ｓ４５では処理終了の通知処理を行なう。ここでは、表示順序の並べ替えが正常に行なわれたことを示す情報をクライアントコンピュータ２００に送信する。クライアントコンピュータ２００はディスプレイ２０７に受信した情報を表示し、ユーザに対して表示順序の並べ替えが正常に行なわれたことを報知する。ユーザが確認したことを示す情報をクライアントコンピュータ２００から受信すると、サーバ１００は並べ替え処理を終了する。

Ｓ４６ではその他の処理を実行する。ここでは例えば戻るボタン７４の操作コマンドを受信した場合には前画面を表示する処理を行なう。

このような並べ替え機能はファイル情報の見易さを向上し、ひいて検索性能を向上することができる。つまり、全ファイル情報を無造作に一度に表示すると、ファイル情報の並び順によって読みづらさが生じる場合がある。これは各添付ファイルに説明文を付加できる本実施形態の構成からくるものでもあり、説明文を読む順番は書籍と同様に非常に重要な要素である。並べ替え機能を設けて序論−本論−結論などに該当する順にすると、それまで無機質な個々の存在にしか過ぎなかった各ファイル情報が、一つの記事詳細情報をもとにまとまった資料となり、詳細リストの資料としての有益性も高められる。

＜変更処理＞
図９はＳ３７の変更処理を示すフローチャートである。Ｓ５１では変更事項をユーザが入力するための入力フォームをクライアントコンピュータ２００へ送信する。この入力フォームはＳ６の登録処理においてＳ１１で送信される入力フォームと同様のフォームであるが、既登録の情報が各入力欄に入力済みのデータとして送信する。

クライアントコンピュータ２００は受信した入力フォームをディスプレイ２０７に表示し、ユーザからの入力を受け付ける。図１６はクライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、既登録の記事・ファイルの変更時の入力フォームの表示例を示す図である。既登録の記事・ファイルの情報の内容を変更したいユーザは、一時登録されている記事・ファイルの情報の内容を変更したユーザは、この画面から変更内容を入力することになる。

上述した通り、変更時の入力フォームは図１１に示した当初の登録時の入力フォームと同様の構成であり、対応する構成については同じ符号を付して説明を省略する。異なるのは以下の通りである。

まず、タイトル入力欄２１等には既登録の情報が既に入力されている。ユーザはこれを適宜変更することで登録内容を変更することになる。また、機能ボタンとして、既添付ファイルの変更ボタン８１、添付ファイルの追加ボタン８２及び実行ボタン８３が用意されている。

既添付ファイルの変更ボタン８１をユーザが操作するとクライアントコンピュータ２００は登録済みのファイルの情報の入力フォームの送信要求をサーバ１００に送信する。サーバ１００は折り返し入力フォームをクライアントコンピュータ２００に送信し、クライアントコンピュータ２００は受信した入力フォームをディスプレイ２０７に表示する。この入力フォームは、既登録の情報が入力された、図１１に示したファイル入力欄２５、説明文入力欄２６及びチェックボックス２７の組が添付ファイルの数だけリスト形式で表示される。ユーザはこれを適宜変更することで登録内容を変更することになる。

添付ファイルの追加ボタン８２はユーザが記事に添付ファイルを追加する場合に操作するボタンであり、これが操作されるとクライアントコンピュータ２００はファイルの情報の入力フォームの送信要求をサーバ１００に送信する。サーバ１００は折り返し入力フォームをクライアントコンピュータ２００に送信し、クライアントコンピュータ２００は受信した入力フォームをディスプレイ２０７に表示する。この入力フォームは、図１１に示したファイル入力欄２５、説明文入力欄２６及びチェックボックス２７の組が複数組表示するもので、ユーザは追加の添付ファイルについて順次入力することができる。

なお、このような既登録の記事、ファイルに関する情報の変更は「変更権限ランク」フィールドに記録された変更権限ランクに応じて規制される。この規制は、例えば、入力欄の編集禁止、機能ボタンの操作を受け付けないことによって行われ、変更登録者が誰であるかによって規制されることになる。

実行ボタン８３は変更内容を確定し、登録することをユーザが指示するためのボタンであり、このボタンが操作されるとクライアントコンピュータ２００は変更要求コマンドと共に、入力フォームに入力されている記事の情報、及び、添付ファイルがある場合には添付ファイルの情報と実体とをサーバ１００に送信する。

図９に戻り、図１６の入力フォームを表示中のクライアントコンピュータ２００からコマンドを受信すると、Ｓ５２においてコマンドの種類を判定し、Ｓ５３又はＳ５９へ進む。受信したコマンドが変更要求コマンドであればＳ５３へ進む。

Ｓ５３では変更要求コマンドに付随する、記事の情報、及び、添付ファイルがある場合には添付ファイルの情報と実体とを受信する。Ｓ５４では受信したデータに追加の添付ファイルがあるか否かを判定する。該当する場合はＳ５５へ進み、該当しない場合はＳ５７へ進む。

Ｓ５５では追加された添付ファイルについて新たにレコードを生成すべく、レコード生成処理を実行する。処理の内容は図５のＳ１５のレコード生成処理と同様である。このような処理により、無階層・無区分のファイル保管構造を維持しながらファイルの追加が実現され、また、記事及びファイルの一群の資料としての有益性を高められる。

Ｓ５６ではファイル格納処理を実行する。処理の内容は図５のＳ１６のファイル格納処理と同様である。Ｓ５７ではＳ５３で受信したデータに基づき、既登録のレコードに記録された情報、ファイル記憶部１０４ｃに格納されたファイルを更新する。更新の際、一時登録中のレコードについては「一時登録」フィールドの情報を更新して正規登録とする。つまり、本実施形態では一時登録は１回限りのものであるが、回数に制限を加えない方式でもよい。ファイルの実体が変更される場合には変更後のファイルに同じファイル名を付してファイル記憶部１０４ｃに上書きする。また、ファイルの削除がされる場合にはそのファイルをファイル記憶部１０４ｃから削除することになる。

Ｓ５８では処理終了の通知処理を行なう。ここでは、記事等の変更が正常に行なわれたことを示す情報をクライアントコンピュータ２００に送信する。クライアントコンピュータ２００はディスプレイ２０７に受信した情報を表示し、ユーザに対して記事等の変更が正常に行なわれたことを報知する。ユーザが登録内容を確認したことを示す情報をクライアントコンピュータ２００から受信すると、サーバ１００は変更処理を終了する。

Ｓ５９ではその他の処理を実行する。ここでは例えば戻るボタン３１の操作コマンドを受信した場合には前画面を表示する処理を行なう。その他、受信したコマンドに応じて処理を実行する。例えば、既添付ファイルの変更ボタン８１や添付ファイルの追加ボタン８２が操作された時の処理である。

本発明の情報管理方法を実施可能な情報管理システムＡのブロック図である。 （ａ）及び（ｂ）はレコード記憶部１０４ｂに格納されるレコードの説明図である。 ファイル記憶部１０４ｃに保管されたファイルとレコードとの対応関係を示す説明図である。 情報管理プログラムのフローチャートである。 Ｓ６の登録処理を示すフローチャートである。 Ｓ７の検索処理を示すフローチャートである。 Ｓ８の詳細表示処理を示すフローチャートである。 Ｓ３６の並べ替え処理を示すフローチャートである。 Ｓ３７の変更処理を示すフローチャートである。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される初期画面の例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、登録時の入力フォームの表示例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、検索時の入力フォームの表示例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される記事リストの表示例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される詳細リストの表示例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される表示順序の変更操作画面の表示例を示す図である。 クライアントコンピュータ２００のディスプレイ２０７に表示される、既登録の記事・ファイルの変更時の入力フォームの表示例を示す図である。

符号の説明

Ａ 情報管理システムＡ
１００ サーバ
１０４ｂ レコード記憶部
１０４ｃ ファイル記憶部
２００ クライアントコンピュータ
１０７、２０７ ディスプレイ

Claims (7)

1. 電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理方法であって、
   電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成工程と、
   前記レコード生成工程で生成された前記レコードをレコード記憶手段に格納する一方、前記登録要求のされた前記電子ファイルをファイル記憶手段に格納する格納工程と、
   検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索工程と、
   を備え、
   前記レコード生成工程では、
   前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群には共通の情報が記録されることを特徴とする情報管理方法。
2. 前記登録要求が、
   前記電子記事のタイトルと、前記電子記事の内容と、前記電子ファイルの説明文と、を含み、
   前記記事フィールド群は、
   前記電子記事のタイトルが記録されるフィールドと前記電子記事の内容が記録されるフィールドとを含み、
   前記ファイルフィールド群は、
   前記説明文が記録されるフィールドを含み、
   前記検索工程では、
   少なくとも、前記電子記事のタイトルが記録されるフィールドと前記電子記事の内容が記録されるフィールドと前記説明文が記録されるフィールドとを参照して前記検索要求に該当する前記レコードを検索することを特徴とする請求項１に記載の情報管理方法。
3. 前記ファイルフィールド群は、
   前記ファイル記憶手段に格納される前記電子ファイル毎のファイル識別子が記録されるフィールドを含み、
   前記格納工程では、前記電子ファイルのファイル名に前記ファイル識別子を付して当該電子ファイルをファイル記憶手段に格納することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報管理方法。
4. 更に、電子記事及び電子ファイルの一時登録要求に対して、前記レコードを生成し、前記レコード記憶手段に格納する工程を備え、
   前記検索工程では、
   前記一時登録要求をしたユーザ以外のユーザによる検索要求に対して、前記一時登録要求に対して生成された前記レコードは検索しないことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の情報管理方法。
5. 更に、
   既登録の前記電子記事に対する電子ファイルの追加要求に対して、前記記事フィールド群の情報が前記既登録の前記電子記事の前記レコードと共通する前記レコードを新たに生成し、生成した前記レコードを前記レコード記憶手段に格納する一方、前記追加要求のされた前記電子ファイルを前記ファイル記憶手段に格納する工程を備えたことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の情報管理方法。
6. 電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、
   電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成工程と、
   前記レコード生成工程で生成された前記レコードをレコード記憶手段に格納する一方、前記登録要求のされた前記電子ファイルをファイル記憶手段に格納する格納工程と、
   検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索工程と、
   をコンピュータに実行させ、
   前記レコード生成工程では、
   前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群には共通の情報が記録されることを特徴とするプログラム。
7. 電子記事と、電子ファイルとを管理する情報管理装置であって、
   電子記事及び電子ファイルの登録要求に対して、前記電子記事に関する情報が記録される記事フィールド群と、前記電子ファイルに関する情報が記録されるファイルフィールド群と、を有し、一つの前記電子ファイルに対して一つ割当てられるレコードを前記電子ファイルの数に応じて生成するレコード生成手段と、
   前記レコード生成手段により生成された前記レコードを格納するレコード記憶手段と、
   前記登録要求のされた前記電子ファイルを格納するファイル記憶手段と、
   検索要求に対して、前記レコード記憶手段に格納された前記レコードの前記記事フィールド群の中から選択されるフィールド及び前記ファイルフィールド群の中から選択されるフィールドを参照して、当該検索要求に該当するレコードを検索する検索手段と、
   を備え、
   前記レコード生成手段は、
   前記電子ファイルの数に応じて複数の前記レコードを生成する場合、複数の前記レコードの前記記事フィールド群に共通の情報を記録することを特徴とする情報管理装置。

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