JP2006350627A

JP2006350627A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2006350627A
Application number: JP2005175133A
Authority: JP
Inventors: Toshimasa Mitsuyoshi; 利昌三吉
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 2005-06-15
Filing date: 2005-06-15
Publication date: 2006-12-28

Abstract

【課題】予め定義された権限に基づき、起票者や回付ルートに係わる全ての業務担当者にて文章毎に容易に回付ルートの定義および変更が行える。
【解決手段】ユーザ端末１１，１２，１３と、ユーザ情報を各権限グループごとに記憶するユーザ権限情報記憶装置２と、回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶する回付ルート規則情報記憶装置４とを備えている。ユーザ端末１１においては、テンプレート作成の際に、回付ルート情報を、ユーザ情報および回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する。文書管理サーバ１は、回付ルート情報が付加された文書データを、回付ルート情報に従って回付する。このようにして回付される文書データをユーザ端末１１，１２，１３が受信したときに、ユーザ端末１１，１２，１３においては、ユーザ情報および回付ルート規則の範囲内で、回付ルート情報の変更を行うことができる。
【選択図】図１

Description

この発明は、文書（ワークフロー）管理システムに関し、特に、企業等の組織内で回付される電子データから構成された電子化文書を管理するための文書管理システムに関する。

例えば複数の業務用計算機で結合されたネットワークシステムで構成された従来の文書（ワークフロー）管理システムでは、書類を完成、もしくは、承認手続きを行う回付ルートについては書類毎に予め定義された所定のルートに限定されていた。従って、異動その他の理由により関連する業務担当者が変更となる場合は、管理者もしくは起票者による回付ルート自体の再設定が必要であった。また、あるシステムでは承認者が不在であるが緊急で書類の完成が必要な場合等に備え、緊急時用の回付ルートを予め定義しておくなどの対応を採っていた（例えば、特許文献１参照）。

また、ワークフローに乗せる書類の種類、様式が増えた場合には、その都度、管理者による定義追加が必要になるか、あるいは、システム自体の改造を行うことで対応する必要があった。

特開平１０−３０１９９８号公報

従来の文書（ワークフロー）管理システムにおいては、上記のような構成であるため、承認者や代理者が欠席、もしくは、最終承認者の省略（中間承認者による最終承認行為の代行）等が必要になった場合、あるいは、書類記載程度による承認手続きの簡略化等を行う場合に、必要となった柔軟な回付ルートの変更や回付ルート途中の業務担当者の判断による回付ルートの変更を行うことができないという問題点があった。

また、非定型業務が多い業種など、書類の種類が多く、かつ、回付ルートがそれぞれで異なるような場合などには対応できないという問題点があった。

この発明はかかる問題点を解決するためになされたものであり、予め定義された権限に基づき、システム管理者の介在無しに、起票者や回付ルートに係わる全ての業務担当者（承認者も含む）にて文章毎に容易に回付ルートの定義および変更が行える書類管理システムを得ることを目的とする。

この発明は、文書データの回付先に指定され得る回付先端末と、上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段とを備えた文書管理システムである。

この発明は、文書データの回付先に指定され得る回付先端末と、上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段とを備えた文書管理システムであるので、予め定義された権限および規則に基づき、システム管理者の介在無しに、起票者や回付ルートに係わる全ての業務担当者（承認者も含む）にて文書毎に容易に回付ルートの定義および変更が行える。

実施の形態１．
この発明に係る文書（ワークフロー）管理システムは、文書（ワークフロー）管理システムにおける書類（電子化された文書ファイル）の流れを、関連する業務担当者（回付ルート途中の業務担当者を含む）がある規定された範囲内で柔軟に変更可能であり、また、その文章毎に回付ルートを容易に定義できるものである。

以下、この発明の実施の形態１に係る文書（ワークフロー）管理システムを図１に基づいて説明する。図１は、この発明の文書（ワークフロー）管理システムの処理の流れを示す説明図である。図１に示すように、文書（ワークフロー）管理システムは、文書作成のためのテンプレートの登録受付や文書の回付処理等を行う文書（ワークフロー）管理サーバ１と、それに接続されて、回付するための文書の作成を行うとともに、回付先端末として回付された文書を受け取るための複数のユーザ端末１１，１２，１３，・・・とから構成されている。

また、文書（ワークフロー）管理システムには、書類の回付進捗状態を管理するデータや回付履歴情報を管理するデータが記憶されている進捗管理履歴情報記憶装置２と、一般担当者、承認権限保有担当者、最終権限保有担当者などの各権限グループごとに、ユーザ端末１１，１２，１３にログインする業務担当者のユーザ情報が定義されて記憶されているユーザ・権限情報記憶装置３（ユーザ権限情報記憶手段）と、書類管理規定等に従うための回付する際の制限事項（最低回付回数など）を定義する回付ルート規制情報記憶装置４（回付ルート規則情報記憶手段）と、回付する書類の流用元（雛形）となる文書データファイルであるテンプレート群を記憶しているテンプレート群記憶装置５とが設けられている。

文書（ワークフロー）管理サーバ１は、複数のユーザ端末１１，１２，１３，・・・からアクセス（使用）することができ、各業務担当者はこれらのユーザ端末１１，１２，１３，・・・において、書類の作成、回付情報の付加、回付、書類の確認、承認などの一連の業務を行う。なお、ユーザ端末１２，１３は、ユーザ端末１１と同様の使い方が可能であり、同等の構成を有しているため、図の簡略化のため、図１においてブロック内の記載を省略している。また、文書（ワークフロー）管理サーバ１には、ユーザ端末で作成されるテンプレートをテンプレート群記憶装置５に登録するためのテンプレート管理処理部２１と、テンプレートを用いて作成された書類（文書データ）を指定された回付先に回付するための書類管理回付処理部２５とが設けられている。

次に、本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。まず、最初に、テンプレートの作成処理について説明する。図１において、起票する業務担当者は、まず、ユーザ端末１１において、回付する書類の雛形とする文書データ（回付する書類を作成する際に雛形とする文書ファイル（xxxxxx.txt、xxxxxx.doc、など））を作成し、その弘張子、あるいは、プロパティ、または、文章中の特定非印刷領域に、予め決められた照査（チェック）レビューなどを行う業務担当者コード、承認を受ける業務担当者コード等の回付先端末を指定する回付ルート情報をユーザ・権限情報記憶装置３のユーザ情報を用いて付加して（回付ルート情報付加手段）、テンプレートとしてテンプレート管理処理部２１によりテンプレート群記憶装置５に追加登録する。

テンプレート管理処理部２１の上記の処理についてさらに詳細に説明する。まず、起票する業務担当者によってユーザ端末１１で作成されたテンプレート（文書データ）は、テンプレート登録受付処理ステップ２２にて受け付けられた後、テンプレート有意性チェックステップ２３にて、テンプレートに付加されている回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ・権限情報記憶装置３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされ、規則を満たしていると判定された場合に、テンプレート管理ステップ２４にて、テンプレート群記憶装置５に追加され管理される。一方、規則を満たしていないと判定された場合には、当該テンプレートは、作成した業務担当者のユーザ端末１１に返送され、修正するように要求される。

次に、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述のようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられ、回付を実行することにより回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合に、回付処理ステップ２８（回付処理手段）により、回付ルート情報に基づいて、回付先に指定された業務担当者のユーザ端末（の受付箱等）に文書データが送信され受け付けられる（回付先の回付受付処理ステップ２６により受信）。具体的には、例えば各業務担当者専用の領域（フォルダ、ディレクトリなど）を受付箱として、回付されている文書データが保管（移動）される。一方、規則を満たしていないと判定された場合には、現業務担当者のユーザ端末に当該文書データが突き返される。

なお、本実施の形態においては、回付受付処理ステップ２６にて回付を実行する前であれば、文書データの文章内容の確認、差し戻しの要否判断、必要に応じた回付ルートの見なおしを行うことが可能である。また、承認権限のある業務担当者である場合は、最終承認者が不在の場合などに、ここで手続きを終了させ一連の業務を終わらせることもできる。このようにして、これらの流れを繰り返すことで文書データを回付ルートに沿って流していく。なお、この一連の業務の流れは進捗管理履歴情報記憶装置２により管理され、本データには回付の実行により登録された、起票日時、文章名、回付ルート情報（起票者、回付先業務担当者、回付状況（回付日時、保有担当者、回付済みおよび回付中の別、回付ルート上でどこまで回付が進んだか（現時点で最後に回付された業務担当者）など））などが保持されており、回付処理ステップ２８においては文書データに付加された回付ルート情報とこの進捗管理履歴情報記憶装置２のデータとから次の回付先を決定している。また、このデータを閲覧することにより回付状況を確認することができると同時に、履歴情報として蓄積し、業務分析等に使用することもできるようにしている。

なお、非定型業務などの場合には、業務担当者は、ユーザ端末１１において、テンプレートをテンプレート群記憶装置５に登録せずに、テンプレートを用いずに回付すべき文書データを作成し、ユーザ・権限情報記憶装置３のユーザ情報に基づいて回付先を示す回付ルート情報を当該文書データに付加する。この場合にも、作成された文書データは、文書（ワークフロー）管理サーバ１の回付受付処理ステップ２６によって受け付けられ、以下、上記で説明した書類管理回付処理部２５の動作を上記と同様に行う。

図２は、この発明の本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムにおける回付文章の流れ（ワークフロー）および回付先変更の方法の一例を示す図である。ユーザ・権限情報記憶装置３には、承認権限を保有しない一般担当者のグループである一般担当者グループ３１と、承認権限を保有する業務担当者のグループである承認権限保有担当者グループ３２と、最終承認権限を保有する業務担当者のグループである最終承認権限保有担当者グループ３３とが記憶されている。このとき、テンプレート作成の際（図１参照）に、マスターデータとして、ユーザ・権限情報記憶装置３に予め定義されている権限毎の担当者グループ３１（例：一般担当者グループ（承認権限無し））、３２（例：承認権限保有担当者グループ），３３（例：最終承認権限保有担当者グループ）から、照査（チェック）者および承認者が選定されて、回付ルート情報として文書データ自体に付加されるが、回付ルート上の各業務担当者のいずれもが、ユーザ端末１１，１２，１３，・・・で、回付ルート選択ステップ３４，３５（回付ルート情報変更手段）により、この回付ルート情報を直接変更することができるようになっている。回付ルート選択ステップ３４，３５は、ユーザ端末１１，１２，１３に設けられている機能であり、各業務担当者は、自身がログインしているユーザ端末１１に文書ファイルが回付されてきたときに、自分の次に回付する回付先の担当者が不在等の理由により回付ルート順に回付できない場合等に、回付ルート情報をユーザ端末１１，１２，１３，・・・を操作することにより、直接、変更することができるという機能である。但し、変更先の指定は、セキュリティ性を考慮して、ユーザ・権限情報記憶装置３に登録されているユーザ情報および回付ルート規則情報記憶装置４に設定されている回付ルート規則の範囲に限定される。変更例としては、例えば、図２に示すように、一般担当者グループ３１に所属しているＣ担当者が、自身のユーザ端末を操作して、回付ルート選択ステップ３４により、次の回付先を、承認権限保有担当者グループ３２に所属しているＨグループリーダから、最終承認権限保有担当者グループ３３に所属しているＪ課長に変更して、回付ルートからＨグループリーダを削除する。また、他の変更例としては、同じく、図２に示すように、承認権限保有担当者グループ３２に所属しているＨグループリーダが、自身のユーザ端末を操作して、回付ルート選択ステップ３５により、次の回付先を、から、最終承認権限保有担当者グループ３３に所属しているＪ課長からＫ部長に変更する。これにより、回付ルート上の各業務担当者が容易にそして柔軟に回付ルートの見直しをすることができる。

このように、定型業務における帳票については、テンプレートを用いて文書データを作成するだけで、容易に承認手続きを行うことができ、承認者が不在である、または、緊急に回付する必要があるなどの例外事項が発生した場合にも、回付ルートを容易に変更できる利点がある。

また、非定型業務においては、帳票毎の回付ルートの定義が容易に行えるため、柔軟なシステムを構築することが可能となる。

以上のように、本実施の形態においては、起票者、あるいは回付ルート上のその文章を保有する業務担当者において、例えば最終承認者が不在である場合等に、回付する文書データに付加されている回付情報を文章管理規定の範囲内で変更することにより、臨機応変に代理者、もしくは他の最終承認権限者へ回付することができる。あるいは、非定型業務にて新規導入した書類に対し承認を受けるために回付する際、文書データに回付ルート情報を付加してテンプレートとして登録することで、作成した文書データ毎に回付ルートの定義を行うことができ、かつ、容易に回付を行うことができるようになる。

実施の形態２．
この発明の実施の形態２に係る文書（ワークフロー）管理システムを図３により説明する。図３において、上述の図１と同一の構成については同一の機能を有しているため、同一符号を付して示し、ここではその説明を省略する。

本実施の形態においては、図３に示すように、図１の構成におけるユーザ・権限情報記憶装置３の代わりに、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａが設けられている。これは、図１のユーザ・権限情報記憶装置３の情報に、さらに、優先順位の情報を付加したものである。この優先順位とは、図２に示す各業務担当者グループ内における各業務担当者に割り当てられた優先順位であり、予め、設定されてユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａに記憶される。

さらに、本実施の形態においては、図３に示すように、担当者在席管理テーブル４３（在席管理記憶手段）および担当者在席チェック処理部４４（在席チェック処理手段）が設けられている。担当者在席管理テーブル４３は、図２に示す各担当者グループの各業務担当者の在席の有無を示す情報（すなわち、ユーザ端末へのログイン状態）を管理しているものである（例えば、在席（ログインしている）＝１、欠席（ログインしていない）＝０の情報を業務担当者毎に管理）。担当者在席チェック処理部４４が、各業務担当者のログイン状態をチェックし、その情報（在席結果）を、担当者在席管理テーブル４３に記憶する。

また、本実施の形態においては、図３に示すように、書類回付管理処理部２５の処理において、ステップ２７とステップ２８との間に、優先順位チェックステップ４１と、回付先決定処理ステップ４２とが、設けられている。書類回付管理処理部２５に、後述の“優先順位判定ロジック”による優先順位チェックステップ４１および回付先決定処理ステップ４２を追加することにより、回付する文書データに付加する回付ルート情報において、業務担当者個人指定では無く、図２に示す各担当者グループ単位で指定することができるようになる（但し、回付ルート規則情報４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限、優先順位情報記憶装置３Ａで定義された承認権限者、最終承認権限者グループの指定有無、回付順番には従う必要があり、回付ルート情報有意性チェックステップ２７でチェックが行われる。）。

これにより、例えばログインしている業務担当者の中から優先順位が最も高い業務担当者を自動で割り当てし回付させることが可能となり、回付の流れを極力停滞させない（緊急回付時等）ようにすることができる。

“優先順位判定ロジック”は、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。当該業務担当者が在席（ログイン）していれば、回付先決定処理ステップ４２が、この業務担当者を次ぎの回付先に指定するが、在席（ログイン）していない場合は、再度、優先順位チェックステップ４１にて、次に優先順位の高い業務担当者を抽出し、再度、在席（ログイン）の有無をチェックし、・・・というように処理を繰り返して、在席（ログイン）している業務担当者の中から最も優先順位が高い業務担当者を次の回付先に指定する（回付ルート情報変更手段）。

本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。テンプレートの作成処理については、実施の形態１と同じであるため、説明を省略する。従って、ここでは、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述の実施の形態１で示したようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。

これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられ、回付を実行することにより回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合で、かつ、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。

当該業務担当者が在席（ログイン）していれば、回付先決定処理ステップ４２が、この業務担当者を次ぎの回付先に指定するが、在席（ログイン）していない場合は、再度、優先順位チェックステップ４１にて、次に優先順位の高い業務担当者を抽出し、再度、在席（ログイン）の有無をチェックし、・・・というように処理を繰り返して、在席（ログイン）している業務担当者の中から最も優先順位が高い業務担当者を次の回付先に指定する。次に、回付処理ステップ２８により回付先に指定された業務担当者（の受付箱等）に回付された文書データが受け付けられる（回付受付処理ステップ２６）。具体的には、例えば各業務担当者専用の領域（フォルダ、ディレクトリなど）を受付箱として、回付されている文書データが保管（移動）される。一方、ステップ２７の判定で、規則を満たしていないと判定された場合には、現業務担当者のユーザ端末に当該文書データが突き返される。

他の動作については、実施の形態１と同様であるため、説明を省略する。

以上のように、本実施の形態においては、実施の形態１と同様の効果が得られるとともに、さらに、各業務担当者グループ内で優先順位を設定しておき、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合には、回付先に指定されている業務担当者が不在の場合には、優先順位の最も高い業務担当者を抽出して、その業務担当者に回付するようにしたので、臨機応変に回付処理を行うことができ、業務担当者不在のための回付処理の遅延を防止する事ができる。

実施の形態３．
この発明の実施の形態３に係る文書（ワークフロー）管理システムを図４により説明する。図４において、図１および図３と同一の構成については、同一符号を付して示し、ここでは説明を省略する。図４に示すように、本実施の形態においては、図３の構成に対して、書類回付管理処理部２５内に、回付情報自動付加処理ステップ２９（回付ルート情報付加手段）が追加されている。他の構成については、図３と同じである。

本実施の形態においては、回付情報自動付加処理ステップ２９を追加したので、起票する業務担当者が回付先の業務担当者をピックアップして文書データに回付ルート情報として付加していない場合に、固定の回付ルート情報を付加することができ、さらに、優先順位チェックステップ４１により、回付先に指定された業務担当者が在席していない場合には、それぞれの各担当者グループ内の在席している業務担当者の中で最も優先順位の高い業務担当者を自動で割り当て回付させることができる。すなわち、この回付情報自動付加処理ステップ２９は、回付ルート情報を持たない文書データの場合に、自動的に固定の回付ルート情報を付加するステップである。固定の回付ルート情報として、例えば、図２に示す一般担当者グループ３１、承認権限保有担当者グループ３２、最終承認権限保有担当者グループ３３が設定されているとすると、実施の形態２で説明した優先順位チェックステップ４１にて、各担当者グループの中から在席している業務担当者の中で最も優先順位の高い業務担当者が自動的に割り当てられ回付が行われる。これにより、テンプレート登録時の手間削減、ヒューマンエラー防止、回付情報付加時の手間を削減できる。

次に、本実施の形態に係る文書（ワークフロー）管理システムの動作について説明する。テンプレートの作成処理については、実施の形態１と同じであるため、説明を省略する。従って、ここでは、テンプレートを用いて作成した書類（文書データ）の回付処理について説明する。書類の回付を行う業務担当者は、上述の実施の形態１で示したようにして作成したテンプレートを用いて、回付すべき文書データをユーザ端末１１において作成する。ここで、既に、回付する書類のテンプレートが予め登録されている場合はテンプレート群記憶装置５から目的に合ったテンプレートを選択し用いて（ベースにして）文章を作成することもできる。この場合には、ユーザ端末１１からの要求信号に基づいて、テンプレート管理ステップ２４において、テンプレート群記憶装置５から要求信号に合ったテンプレートを取り出す。テンプレートを用いて作成した文書データは、回付を行うために、ユーザ端末１１から文書（ワークフロー）管理サーバ１の書類管理回付処理部２５に登録される。

これにより、回付される文書データは、回付受付処理ステップ２６にて受け付けられる。当該文書データが、回付ルート情報を持たない文書データであった場合には、回付情報自動付加処理ステップ２９により、自動的に、回付ルート情報として、図２に示す担当者グループ単位（一般担当者グループ３１、承認権限保有担当者グループ３２、最終承認権限保有担当者グループ３３）が指定される。これにより、回付を実行することにより、回付ルート情報有意性チェックステップ２７にて、ステップ２９で指定された回付ルート情報が、予め決められた規則（回付ルート規則情報記憶装置４に定義されている最低回付回数、ユーザ、権限情報３で定義された承認権限者、最終承認権限者の指定有無、回付順番）で付加されているかどうかがチェックされた後、規則を満たしていると判定された場合で、かつ、回付ルート情報に担当者グループ単位の指定がある場合、優先順位チェックステップ４１にて、ユーザ・権限・優先順位情報記憶装置３Ａから、この担当者グループに属する中で最も優先順位の高い業務担当者を抽出し、回付先決定処理ステップ４２にて、担当者在席管理テーブル４３にて管理されている情報に基づいて、業務担当者の在席（ログイン）の有無をチェックする。

他の動作については、実施の形態１及び２と同様であるため、説明を省略する。

以上のように、本実施の形態においては、実施の形態１および２と同様の効果が得られるとともに、さらに、回付ルート情報を持たない文書データの場合に、自動的に、予め設定されている固定の回付ルートとして担当者グループ単位の指定を付加するようにしたので、テンプレート登録時の手間の削減、ヒューマンエラーの防止、回付情報付加時の手間を削減することができるとともに、回付先に指定されている業務担当者が不在の場合には、優先順位の最も高い業務担当者を抽出して、その業務担当者に回付するようにしたので、臨機応変に回付処理を行うことができ、業務担当者不在のための回付処理の遅延を防止する事ができる。

実施の形態４．
上記実施の形態１〜３における回付処理において、回付ルートに沿って文書データを回付させるのでは無く、本実施の形態においては、図５に示すように、文書（ワークフロー）管理サーバ１に、文書データ管理用の保管装置３０（文書データ保管手段）を接続し、保管装置３０の所定の領域に、ユーザ端末１１，１２，１３で作成された文書データ６１を保存しておき、各業務担当者に回付するのは“保有権限”情報としてのパスワード６２のみとすることもできる。なお、保管装置３０は、例えば、ハードディスクなどの記憶媒体から構成される。

具体的には、例えば、ユーザ端末１１，１２，１３で作成された文書データに対し、文書（ワークフロー）管理サーバ１は、回付受付処理ステップ２６により当該文書データが登録されたときに、自動で、パスワード６２の設定を行うとともに、当該文書データ６１をパスワード６２に対応させて保管装置３０に記憶させる。なお、当該パスワード６２は、各文書データごとに異なるものであり、他と重複しない固有のものである。

文書データを回付させる代わりに、このパスワード６２（“保有権限”）を回付することで、パスワード６２（“保有権限”）を有している業務担当者のユーザ端末１１，１２，１３でのみ、文書データ６１の内容の変更等が行え、他の業務担当者のユーザ端末１１，１２，１３からは閲覧のみと設定する。すなわち、文書データ６１の内容の変更を行いたい業務担当者は、ユーザ端末１１，１２，１３で受信したパスワード６２を、文書（ワークフロー）管理サーバ１に対して送信する。文書（ワークフロー）管理サーバ１は、パスワード６２を受信すると、それの信憑性（正または偽）を判断し、正規のものであると判定した場合に、当該パスワードを検索キーにして、保管装置３０に保管されている文書データ６１をユーザ端末１１，１２，１３に送信し、その内容の変更を許可する。なお、変更された箇所および変更した業務担当者を後で確認することができるように変更履歴を文書データ６１に付加するようにしてもよい。これにより、リモートアクセス環境からの書類管理も容易に行うことができ、また、保有権限を持たない各業務担当者（必要に応じ、回付ルートに入らない他の業務担当者にも閲覧させることが可能となる）も文章の閲覧を可能とすることができる。なお、パスワードの回付方法は、上記の実施の形態１〜３で説明した文書データの回付方法と同じである。

また、文書（ワークフロー）管理サーバ１を例えば多重化する、あるいは、ハードディスクなどの記億媒体を多重化（ＲＡＩＤ装置等）するなどにより補強すれば、たとえ文章保有権限を持つ各業務担当者の使用端末が故障しても文書データが損なわれることなく、代替え端末にて再び運用を開始することができる。

他の構成および動作については、上記の実施の形態１〜３と同様であるため、ここでは、その説明を省略する。また、図５においては、図１の構成に本実施の形態の構成を適用させた例が記載されているが、この場合に限らず、本実施の形態の構成は、図３および図４の構成にも適用できることは言うまでもない。

以上のように、本実施の形態によれば、上記の実施の形態１〜３と同様の効果が得られるとともに、文書データ６１そのものは保管装置３０に保管させておいて、文書データ６１に対して生成されたパスワード６２のみを回付するようにして、パスワード６２（“保有権限”）を有している業務担当者のみ文書データ６１の内容の変更等が行え、他の業務担当者は閲覧のみと設定する。これにより、リモートアクセス環境からの書類管理も容易に行うことができ、また、パスワード６２を持たない各業務担当者も文書データの閲覧が可能となって、利便性が向上する。

この発明の実施の形態１に係る文書（ワークフロー）管理システムの構成および処理の流れを示す説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書（ワークフロー）管理システムにおける回付文書の流れおよび回付先変更の方法を示す説明図である。この発明の実施の形態２に係る文書（ワークフロー）管理システムの構成および処理の流れを示す説明図である。この発明の実施の形態３に係る文書（ワークフロー）管理システムの構成および処理の流れを示す説明図である。この発明の実施の形態４に係る文書（ワークフロー）管理システムの構成および処理の流れを示す説明図である。

符号の説明

１文書（ワークフロー）管理サーバ、２進捗管理履歴情報記憶装置、３ユーザ・権限情報記憶装置、３Ａユーザ・権限・優先順位情報記憶装置、４回付ルート規則情報記憶装置、５テンプレート群記憶装置、１１，１２，１３ユーザ端末、２１テンプレート管理処理部、２２テンプレート登録受付処理ステップ、２３テンプレート有意性チェックステップ、２４テンプレート管理ステップ、２５書類管理回付処理部、２６回付受付処理ステップ、２７回付ルート情報有意性チェックステップ、２８回付処理ステップ、２９回付情報自動付加処理ステップ、３０保管装置、３１一般担当者グループ、３２承認権限保有担当者グループ、３３最終承認権限保有担当者グループ、３４，３５回付ルート選択ステップ、４１優先順位チェックステップ、４２回付先決定処理ステップ、４３担当者在席管理テーブル、４４担当者在席チェック処理部、６１文書データ。

Claims

文書データの回付先に指定され得る回付先端末と、
上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、
回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則情報記憶手段と、
回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート情報を用いて、回付する文書データに付加する回付ルート情報付加手段と、
上記回付ルート情報が付加された上記文書データを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、
上記回付処理手段によって回付されている上記文書データを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。
上記回付ルート情報変更手段は、上記回付先端末に設けられているものであって、上記回付先端末を操作することによって入力される信号に基づいて上記回付ルート情報の変更を行うことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
上記回付ルート情報付加手段は、上記回付先端末に設けられているものであって、上記回付先端末を操作することによって入力される信号に基づいて上記回付ルート情報の付加を行うことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
上記ユーザ情報は、上記権限グループ内で優先順位が付加されているものであって、
上記文書管理システムは、
各上記回付先端末に対するログインの有無を確認する在席チェック処理手段と、
上記在席チェック処理手段によって確認された在席結果を記憶する在席管理記憶手段と
をさらに備え、
上記回付ルート情報変更手段は、上記回付ルート情報によって指定されている次の回付先の回付先端末のユーザがログインしているか否かを上記在席管理記憶手段の上記在席結果を用いて判定し、ログインしていなかった場合に、上記次の回付先の回付先端末のユーザが所属している上記権限グループ内で、かつ、現在ログインしている、最も優先順位の高いユーザの回付先端末を次の回付先に指定するように、上記回付ルート情報の変更を行う
ことを特徴とする請求項１または３に記載の文書管理システム。
上記回付ルート情報付加手段は、回付ルート情報が付加されていない上記文書データに対して、予め用意されている所定の回付ルート情報を付加することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
固有のパスワードを付された文書データを格納している文書データ保管手段と、
上記パスワードの回付先に指定され得る回付先端末と、
上記回付先端末のユーザ情報を各権限グループごとに記憶しているユーザ権限情報記憶手段と、
回付ルートを制限する回付ルート規則を記憶している回付ルート規則記憶手段と、
回付先端末を指定する回付ルート情報を、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則を用いて、回付するパスワードに付加する回付ルート情報付加手段と、
上記回付ルート情報が付加された上記パスワードを、上記回付ルート情報に従って回付する回付処理手段と、
上記回付処理手段によって回付されている上記パスワードを上記回付先端末が受信したときに、上記ユーザ情報および上記回付ルート規則の範囲内で上記回付ルート情報の変更を行う回付ルート情報変更手段と、
上記パスワードを用いて上記文書データ保管手段の上記文書データをアクセスするアクセス手段と
を備えたことを特徴とする文書管理システム。