JP2006252001A - ドキュメント処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 利便性を向上できるドキュメント処理装置を提供する。
【解決手段】 データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、サーバ装置２側等に配備されたストレージに格納するドキュメント処理装置１であって、データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面が提示されるドキュメント処理装置１である。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子的なドキュメント等に基づいて、所定フォーマットのデータファイルを生成するドキュメント処理装置に関する。

近年のコンピュータ装置では、ドキュメントに係る印刷指示を行うと、プリンタドライバが印刷に係るパラメータを設定するための画面を表示し、当該画面上で印刷パラメータを設定させるようにしている。ここで印刷パラメータとは例えば、用紙設定、印刷の部数、印刷を行うプリンタ、印刷対象のページ等である。そしてこれらの設定された印刷パラメータが印刷処理を行う際に利用される。

一方、プリンタドライバの設定画面を利用して、ドキュメントからデータファイルを生成するソフトウエアもある。例えばＰＤＦ（Portable Document Format）を生成するアドビ社のアクロバット（登録商標）は、ドキュメントの印刷指示を受けたときに、プリンタドライバの設定画面として、各種設定のためのユーザインタフェースを表示する。そして、当該設定画面での設定内容に従ってＰＤＦファイルを生成して出力する。

なお、プリンタドライバの設定画面を利用して、ドキュメントからデータファイルを生成するとともに、ドキュメントからキーワードを抽出して、生成したデータファイルに当該キーワードを関連付けてデータベースに登録するという技術が、特許文献１に開示されている。
特開平８−１４７４４６号公報

しかしながら、上記従来の特許文献１に開示の技術では、キーワードがドキュメントからソフトウエア処理によって抽出されるので、こうしたキーワードなど、データファイルに関連付けるべき属性情報が、利用者の意図した通りに設定されるとは限らない。一方で、利用者が予めドキュメントに対してキーワードなどを設定できるようにしておいたり、生成したデータファイルに関連付けてキーワードなどを後から設定できるようにしておいてもよいが、そのようにすると、利用者が設定を忘れたり、設定の操作を別途行わなければならないなど、利便性が低い。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上できるドキュメント処理装置を提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置であって、前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面が提示されることを特徴としている。

また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置であって、前記データファイルの生成指示を受けて、前記ファイルの生成に係るパラメータの設定を受け入れるパラメータ設定画面を表示するとともに、前記生成したファイルに関連付けられて保持されるべき属性情報の設定を受け入れる属性設定画面を表示することを特徴としている。

ここで前記パラメータ設定画面と前記属性設定画面とは、互いに切り替えて表示可能となっていることとしてもよい。

また、本発明の一態様は、データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置の制御方法であって、前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面が提示されることを特徴としている。

さらに、本発明の別の態様は、プログラムであって、データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理プログラムであって、当該ドキュメント処理装置に、前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面を提示させることを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置について図１を参照しながら説明する。本発明の実施の形態のドキュメント処理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、操作部１３と、表示部１４と、通信部１５とを含んで構成されている。また、このドキュメント処理装置１は、ネットワークを介してサーバ装置２に接続されている。本実施の形態では、ドキュメント処理装置１が生成したデータファイルが、サーバ装置２上に設定された複数の格納先のいずれかにアップロードされて管理されるものとする。

ドキュメント処理装置１の制御部１１は、ＣＰＵ等であり、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態の制御部１１は、処理対象となったドキュメントについて利用者からデータファイルの生成指示（ここでは、印刷指示によるものとする）を受けると、当該処理対象となったドキュメントに基づいてデータファイルを生成する。この際に、制御部１１は、データファイルの生成に係る処理パラメータを受け入れる処理を実行するとともに、ドキュメントに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を受け入れる処理を実行する。

記憶部１２は、例えばメモリやハードディスク等であり、制御部１１によって実行されるプログラムを保持している。また、この記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。ここで記憶部１２は、図２に示すように、ドキュメントに基づいて生成されるデータファイルが格納され得る格納先を表す情報（Ａ）ごとに、デフォルトの属性情報を規定する情報（Ｂ）である属性情報スキーマを関連付けて保持していることとする。なお、実際には、格納先はＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等によって示し、インタフェース画面において提示する表示名については別途関連付けることとしてもよいが、ここでは基本的な例を示している。詳しい例については後に述べる。

操作部１３は、キーボードやマウス等であり、利用者の指示操作を受け入れて、当該指示操作の内容を制御部１１に出力する。表示部１４は、例えばディスプレイ等であり、制御部１１から入力される指示に従って、情報を表示する。

通信部１５は、ネットワークインタフェース等であり、制御部１１から入力される指示に従って、ネットワークを介して、例えばサーバ装置２へとデータファイルをアップロードする。また、この通信部１５は、ネットワークを介して到来するデータを受信して、制御部１１に出力する。

サーバ装置２は、例えばＷｅｂＤＡＶ（ウェブダブ）等、データファイルのアップロードを受け入れることのできるサーバとして動作している。このサーバ装置２は、データファイルとともにそれに関連付けられるべき属性情報を受信して、図示しないストレージ上の指定された格納先に当該受信したデータファイル、及び属性情報を関連付けて格納する。

また、このサーバ装置２は、データファイルの読み出し指示に応答して、当該指示されたデータファイルをストレージから読み出して、ネットワークを介して配信する。

次に、制御部１１の動作について説明する。本実施の形態の制御部１１が実行するプログラムは、機能的には図３に示すように、データファイル生成部２１と、インタフェース画面提示部２２と、アップロード部２３とを含んで構成されている。本実施の形態では、制御部１１がこのプログラムを実行することで、ドキュメント処理装置としての機能が実現される。

データファイル生成部２１は、アプリケーション・プログラムの実行中に、データファイルの作成指示としての印刷指示を受けて、当該実行中のアプリケーション・プログラムにて作業中のドキュメントに係るデータファイルを生成する。ここでは、データファイル生成部２１は、印刷指示を受けたときに、インタフェース画面提示部２２に対して、インタフェース画面を提示するよう指示する。そして、インタフェース画面提示部２２から、利用者が入力した設定の内容を表す情報を受けて、データファイルの生成を行う。ここで生成されるデータファイルの具体的な例については、後に述べる。

インタフェース画面提示部２２は、データファイル生成部２１から入力される指示に従ってインタフェース画面を提示する。このインタフェース画面では、図４に示すようなプリンタドライバのパラメータ設定画面と同様の画面を提示する。すなわち、このインタフェース画面は、図４に示すように、データファイルとして出力するドキュメントのページ範囲の設定などを含む。また、ここではデータファイルの格納先を選択させるインタフェース（Ｐ）を含む。ここで選択のために提示される格納先の候補は、予め列挙されて設定されているものとし、このインタフェース（Ｐ）は、図４の例ではプルダウンメニューによって実現されている。このインタフェース画面が、本発明のパラメータ設定画面に相当する。

さらに、このインタフェース画面では、属性情報が入力可能となっている。図４の例では、タブ（Ｑ）をクリックすることで、属性情報の入力画面が提示されるようになる（図５）。この入力画面が、本発明の属性設定画面に相当する。

本実施の形態のインタフェース画面提示部２２では、選択されたデータファイルの格納先の情報を取得し、当該選択された格納先を表す情報に関連付けて、記憶部１２に格納されているデフォルトの属性情報を規定する情報を取得する。そして、属性情報の入力画面を表示するときに、当該取得した情報によって規定される属性情報をデフォルトとして提示する。

この属性情報の入力画面では、図５に示したように、属性情報の名称（Ｎ）と、その値（Ｖ）とを関連付けて入力できるようになっている。なお、ここではデフォルトの入力欄のほか、任意の値を入力可能な欄をさらに設けており、利用者は、この欄に任意の属性情報の名称とその値とを入力して、データファイルに関連付けることができるようになっている。

すなわち、データファイル生成部２１は、ここでインタフェース画面提示部２２によって提示されたインタフェース画面で設定された内容（ページ範囲や用紙設定等）に従って、データファイルを生成する。このデータファイルの生成処理は、従来ＰＤＦの生成などで行われる方法と同様であるので、その説明を省略するが、本実施の形態において特徴的なことの一つとして、データファイル生成部２１は、属性情報の入力画面を通じて入力された属性情報（それぞれ名称と値とを含む）を、データファイルに関連付けて、アップロード部２３に出力することである。また、このデータファイル生成部２１は、インタフェース画面において選択された格納先の情報をアップロード部２３に出力する。

アップロード部２３は、データファイル生成部２１から、生成されたデータファイルと、それに関連付けられるべき属性情報と、格納先の情報との入力を受けて、当該入力された格納先の情報で特定されるサーバ装置２に対して、当該格納先にデータファイルと属性情報とを関連付けて格納するよう要求を送信する。

このアップロード部２３は、サーバ装置２がＷｅｂＤＡＶサーバである場合、ＷｅｂＤＡＶクライアントとして動作する。そして、ＷｅｂＤＡＶのコレクション（collection）として指定される格納先にデータファイルを格納させる。また、そのデータファイルに関連付けて属性情報（プロパティ；property）を格納させる。このようにデータファイルと属性情報とを関連付けて格納することができるのは、ＷｅｂＤＡＶサーバの一つの特徴である。もし、このように関連付けて格納する機能がデータファイルを保持するサーバ側にない場合は、サーバ装置２側にデータファイルを特定する情報と属性情報とを関連付けて保持するデータベースを生成しておく。そしてアップロード部２３がデータファイルをサーバ装置２に保持させるとともに、そのデータファイルを特定する情報と属性情報とをデータベースに関連付けて保持させる。

このように本実施の形態によると、ドキュメントの印刷指示を受けた後、当該ドキュメントに係るデータファイルが生成されて、ストレージであるサーバ装置２側に格納されるまでの間に、当該データファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面（図５）が提示される。

また、本実施の形態では、この属性情報の入力を促す画面である属性設定画面が、データファイルの生成に係るパラメータの設定を受け入れるパラメータ設定画面とともに、相互に切り替え可能に表示される。

このようにしたことで、検索用のキーワードなど、データファイルに関連付けるべき属性情報が、利用者の意図した通りに設定でき、かつ、データファイルの生成に係る処理の間に、例えば当該データファイルの生成に係るパラメータ設定の受け入れに同期するなど、データファイルの生成の一連の作業の中に属性情報の入力工程が組み込まれているので、利用者が設定を忘れたり、設定の操作を別途行わなければならないなどということがなく、利便性を向上できる。

なお、ここでは図４，５に示したようにデータファイルの生成に係るパラメータ設定の画面と、属性情報の入力に係る属性設定画面とが切り替えて表示されるようになっているが、これらは、一つの画面内に一斉に表示されてもよい。また、パラメータ設定画面と属性情報画面とを順次、一方を表示して次に他方を表示するというように表示してもよい。

次に、本実施の形態のドキュメント処理装置の動作について説明する。以下の説明では、記憶部１２に予め、図６に示すように、格納先を特定する情報と、属性情報スキーマを特定する情報とが関連付けて格納されているものとする。また、図６の例では、各格納先を識別するための名称がさらに関連づけられている。そして図６の例では、「売上情報」の格納先と、「販促情報」の格納先とで、互いに異なる属性情報スキーマが関連づけられているものとする。

また記憶部１２には、図７に示すように、各属性情報スキーマとして、デフォルトの属性情報が、識別子（ＩＤ）と、属性名（ネームスペースとローカル名の組合せで指定してもよい）と、文書内属性名と、表示名と、そのデータ型とを関連付けた情報として列挙されている。

利用者が、ドキュメント処理装置１を操作して、例えばスプレッドシートアプリケーションを用いて、処理の対象となるドキュメントを表示させ、印刷を指示する。すると、スプレッドシートアプリケーションが印刷の設定画面として、データファイルの生成に係るパラメータ設定画面（図４）を表示する。なお、ここではデータファイルの生成を行うプリンタドライバがデフォルトのプリンタとして設定されていたものとする。

ドキュメント処理装置１は、記憶部１２に格納されている格納先を特定する情報の一覧を、この画面で表示して、利用者に格納先を選択させる。ここでは利用者が「売上情報」の格納先を選択したとする。そして利用者が属性情報のタブをクリックすると、ドキュメント処理装置１は、属性設定画面を表示する（図５）。

ここでドキュメント処理装置１は、選択された「売上情報」の格納先に関連づけられている、属性情報スキーマ、「属性情報スキーマ１」を記憶部１２から取得する。そして、当該属性情報スキーマ１を参照しながら、デフォルトの属性情報をこの属性設定画面上に表示する。

ここでは、図７に示したように、表示名「タイトル」と、表示名「作成者」との２つの文字列型データの情報と、表示名「部門コード」の整数型データとをデフォルトの属性情報として取得し、属性設定画面上に表示する。

利用者が、この属性設定画面で、例えばタイトルに「上期実績値」、作成者に「山田太郎」、部門コードに「1234」と入力したとする。ここで「ＯＫ」のボタンをクリックすると、データファイルの生成処理が開始される。すなわち、スプレッドシートのアプリケーションプログラムは、データファイルの生成を行うプログラムに対してプリンタへデータを出力するのと同様の要領で（つまりは、一般にオペレーティングシステムを介して）、文字や図形の描画指示を送信する。

そしてドキュメント処理装置１は、この描画指示に従ってデータファイルを生成する。このとき、プリンタドライバのパラメータ設定画面にて設定された内容に従ってデータファイルの生成を行う。また、ここでデータファイル内に属性情報を埋め込むことができる場合（データファイルのフォーマットとして属性情報を設定できる場合）は、生成されるデータファイル内に属性情報を含める。ここでは、文書内属性名として、データファイル内に設定する際の属性情報の名称が設定されているので、上述の例の場合、文書内属性名「タイトル」として「上記実績値」、「作成者」として「山田太郎」が設定される。なお、データファイルのフォーマットとして、例えば「部門コード」に設定する属性情報が設定できない場合、図７に例示したように属性情報スキーマにおいて、「部門コード」については文書内属性名を設定していないようにし、ドキュメント処理装置１は、文書内属性名を設定されていない属性情報については、データファイルに含めないよう処理してもよい。つまり、データファイル内に含める属性情報とデータファイル内に含めない属性情報とを区別可能に設定できるようにしておき、データファイル内に含める属性情報については、制御部１１がデータファイルの生成時に、当該データファイル内に含めるようにする。

ここで生成したデータファイルは、一時的に記憶部１２に格納される。次に、ドキュメント処理装置１は、選択された格納先のサーバ装置２にアクセスする。ここでは、「売上情報」に関連付けられた格納先「http://foo.bar.aaa.bbb/reports」で特定されるサーバ装置２（ＷｅｂＤＡＶサーバであるとする）に対して、ＷｅｂＤＡＶのＰＵＴメソッドを用いて、データファイルを送信する。

また、入力された属性情報については、ＷｅｂＤＡＶのＰＲＯＰＡＴＣＨメソッドを用いて、送信したデータファイルに関連付けて格納させる。ここでは、例えば、次のような形式で属性情報を送信する。
PROPPATCH /reports/上期実績値.dat
HOST: foo.bar.aaa.bbb
Content-Type: text/xml;charset="utf-8"
Content-Length:xxxx
<?xml version=1.0" encoding="utf-8" ?>
<D:propertyupdate xmlns:D="DAV:" xmlns:ns1="uri://aaaa/" xmlns:ns2="uri://bbbb/">
<D:set>
<D:prop>
<D:displayname>上期実績値</D:displayname>
<ns1:author>山田太郎</ns1:author>
<ns2:部門コード>1234</ns2:部門コード>
</D:prop>
</D:set>
</D:propertyupdate>
この属性情報では、属性情報スキーマにおける「属性名」に対応する文字列によって、各属性情報が区別可能に表されている。また、ここではＸＭＬを用いて属性情報を表現している。

ドキュメント処理装置１は、データファイルの送信が完了すると、記憶部１２に一時的に保持していたデータファイルを削除するようにしてもよい。

なお、ここでの動作例の説明では、属性情報スキーマ内において、各属性情報について、それぞれのデータ型を設定させることとしたが、さらには、入力可能な値の範囲や文字列パターンの指定を含めてもよいし、属性情報の値の初期値を、当該初期値そのものを設定することで、あるいは、その生成方法を設定することで、定義してもよい。さらに、各属性情報の入力を必須とするか、あるいは省略可能であるかを指定してもよい。そして、ドキュメント処理装置１では、これらの指定に従って、例えば入力された値が、設定された範囲内であるか否か、また、必須として設定された属性情報の入力がされているか否かなどを確認し、設定された条件を満足しない場合は、データファイルを生成する前、あるいは送信をする前に利用者に対してエラーを報知してもよい。さらにまた、例えばすべての属性情報が文字列であると規定するなどすれば、データ型の指定は必ずしも必要ではない。

さらに、ＷｅｂＤＡＶではなく、別途データベースを用いてデータファイルと属性情報とを関連付ける場合、このデータベースは、例えばリレーショナルデータベースとして設定することとしてもよい。すなわち、その一例として、図８に示すように、データファイルを特定する情報（ＩＤ及び格納されている場所を表すパス）と予め定めた属性情報とを関連付けて格納する第１テーブル（Ａ）と、データファイルを特定する情報（ここでは第１テーブル上のＩＤ）と利用者が任意的に定めた属性情報とを関連付けて格納する第２テーブル（Ｂ）とを保持させればよい。

ここで利用者が任意的に定めた属性情報とは、属性情報スキーマにデフォルトの属性情報として規定されていないのに、利用者が入力した情報（例えば上記図７の属性情報スキーマ１において、「連絡先電話番号」として「123-456-7890」とした情報など）である。また、予め定めた属性情報とは、属性情報スキーマにデフォルトの属性情報として規定された情報である。

また、この場合、ドキュメント処理装置１は、データベースのサーバに対して、ＳＱＬコマンドを送信して、属性情報を設定させることとなる。

本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置の構成例及びそのネットワーク接続例を表すブロック図である。 入力すべき属性情報の設定例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置の一例を表す機能ブロック図である。 本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置によって提示されるパラメータ設定画面の例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係るドキュメント処理装置によって提示される属性情報設定画面の例を表す説明図である。 入力すべき属性情報の設定のための第１の情報の例を表す説明図である。 入力すべき属性情報の設定のための第２の情報の例を表す説明図である。 属性情報を保持する別の例を表す説明図である。

符号の説明

１ ドキュメント処理装置、２ サーバ装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 操作部、１４ 表示部、１５ 通信部、２１ データファイル生成部、２２ インタフェース画面提示部、２３ アップロード部。

Claims (5)

1. データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置であって、
   前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面が提示されることを特徴とするドキュメント処理装置。
2. データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置であって、
   前記データファイルの生成指示を受けて、前記ファイルの生成に係るパラメータの設定を受け入れるパラメータ設定画面を表示するとともに、前記生成したファイルに関連付けられて保持されるべき属性情報の設定を受け入れる属性設定画面を表示することを特徴とするドキュメント処理装置。
3. 請求項２に記載のドキュメント処理装置であって、
   前記パラメータ設定画面と前記属性設定画面とは、互いに切り替えて表示可能となっていることを特徴とするドキュメント処理装置。
4. データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理装置の制御方法であって、
   前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面が提示されることを特徴とするドキュメント処理装置の制御方法。
5. データファイルの生成指示を受けて、処理対象となったドキュメントに係る所定フォーマットのデータファイルを生成し、ストレージに格納するドキュメント処理プログラムであって、
   当該ドキュメント処理装置に、前記データファイルの生成指示を受けた後、当該ドキュメントに係るファイルが生成されて、ストレージに格納されるまでの間に、当該ファイルに関連付けて保持されるべき属性情報の入力を促す画面を提示させることを特徴とするプログラム。
   

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