JP2006135498A

JP2006135498A - 文書配信システム

Info

Publication number: JP2006135498A
Application number: JP2004320564A
Authority: JP
Inventors: Atsushi Kashioka; 敦之柏岡
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2004-11-04
Filing date: 2004-11-04
Publication date: 2006-05-25

Abstract

【課題】インターネットを介してＭＦＰデバイスと電子倉庫サーバが接続された環境下において、ユーザがＭＦＰデバイス上の操作パネルを用いて設定した処理内容に従い、スキャンして得られた画像データをジョブとして管理し、また電子倉庫サーバにアップロードする際にエラーが発生した際にも自動的に再度アップロードし、ユーザ操作を軽減することを目的とする。
【解決手段】インターネットを介してＭＦＰデバイスと電子倉庫サーバが接続された環境下において、ユーザが文書をＭＦＰデバイスで読み取った画像に対し行う処理を設定する手段と、ユーザが設定した処理内容に従い画像データを処理する手段と、画像及び設定内容をジョブとして管理する手段と、インターネットを介して電子倉庫サーバにアップロードする手段と、エラーが発生した際に自動的に再度アップロードする手段とを具備している。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書配信システムに関し、特にインターネットを介して接続する電子倉庫サーバにＭＦＰデバイスで読み取った文書を直接格納することができる文書配信システムに関する。

近年、オフィスに溢れるドキュメント情報を整理し、データベースとして蓄積し、検索を容易にしようとするドキュメント・マネージメント・システム（以下、ＤＭＳと記述する。）と言われるサービス概念が話題に上がる機会が増えてきている。

これは、昨今迄は紙媒体での情報（ドキュメント）のやり取りが行われてきたが、これらのドキュメントは溜まる一方であり、いざ必要となる情報を探す場合に、多くのドキュメントの中から探す作業は大変煩雑であり、且つ多くの人間の間で、そのドキュメントを共有化することは難しいことから、このようなサービス概念が考えられるようになった。

従来、このようなＤＭＳの一例として、様々なファイルサーバやドキュメント管理（データベース）サーバ等の提案が行われてきており、スキャナデバイスとの連携や融合性を考慮したコンピュータアプリケーションを各クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）にインストールし、実行していた。

また、近年ではＷｅｂサービスと呼ばれるインターネット上に存在する各種サービスが増えてきており、上述したようなドキュメント管理サーバのＷｅｂサービス化も進んできている。このインターネット上にＷｅｂサービスとして存在するドキュメント管理サーバを利用することのユーザメリットは、ユーザ環境内においてドキュメント管理サーバを構築する必要がないため導入コストを削減でき、また、その管理自体もサービス提供者により行われるため、ユーザの手を煩わせることがないと言う利点もある。（特許文献１参照）
特開２００２−２５９５９０号公報

しかしながら、このような（特にＷｅｂサービスとして提供される）ドキュメント管理サーバにおいて、その利点でもあるサービス提供者により管理／メンテナンスが、ユーザが文書を登録しようとする際に行われている場合があるため、ユーザは文書を登録しようとしてエラーが発生し、初めて文書を登録できない原因を知り、何度も登録ができるまで繰り返して同じ操作を行うことになり、非効率的な作業が発生していた。

また、文書の登録の原因をユーザに通知したとしても、それに対するリカバリー処理をユーザが判断することは難しく、たとえばメモリやハードディスクの空き容量不足が原因であった場合、繰り返し登録処理を行おうとした場合、ユーザ環境にあるＰＣやデバイス、及びＷｅｂサービスを含むシステム全体が不安定になってしまう可能性があった。

本発明は、上述した問題点を解消するためになされたもので、ユーザがＭＦＰデバイス上の操作パネルを用いて設定した処理内容に従い、スキャンして得られた画像データをジョブとして管理し、また電子倉庫サーバにアップロードする際にエラーが発生した際にも自動的に再度アップロードし、ユーザ操作を軽減することを可能とする文書配信システムを提供することである。

本発明に係る第一の発明は、インターネットを介してＭＦＰデバイスと電子倉庫サーバが接続された環境下において、ユーザが文書をＭＦＰデバイスで読み取った画像に対し行う処理を設定する手段と、ユーザが設定した処理内容に従い画像データを処理する手段と、画像及び設定内容をジョブとして管理する手段と、電子倉庫サーバにアップロード可能か否かを判断する手段と、インターネットを介して電子倉庫サーバにアップロードする手段と、エラーが発生した際に自動的に再度アップロードする手段とを有するものである。

本実施形態に係る文書配信システムによれば、ＰＣを介すことなく、ＭＦＰデバイスを用いて原稿をスキャン、もしくはファクス受信した画像データを、インターネットを介して電子倉庫サーバに格納する際に、画像データ及び格納設定情報をジョブとして管理することで、ユーザが操作した順番を保ち、電子倉庫サーバにアップロードすることができる。

また、電子倉庫サーバにアップロードする際に発生したエラーの内容を判断し、そのエラー内容に応じて自動的にアップロード処理をリトライするため、ユーザの手を煩わせる作業を軽減することができる。

また、ユーザの操作によりエラーを回避することでしか対応できないエラーが発生した場合には、自動的にリトライは行わないため、システムとして安定性を保つことができる。

以下、本発明の各実施の形態を図面に基づき説明する。

（第１実施の形態）
まず、本発明の第１実施の形態を図1乃至図１１に基づき説明する。

図１は、本実施の形態に係る文書配信システムのシステム構成図であり、本実施形態に係る文書配信システムが入った文書を送信するＭＦＰデバイス１０と、電子倉庫サーバ２０とがインターネットを介して接続されている。

図２及び図３は、ＭＦＰデバイス１０における本文書配信システムの機能を示すブロック図である。本文書配信システムは、ＭＦＰデバイス１０にあるタッチパネル部を用いてユーザが操作をすることによりユーザが所望の動作をさせるための設定を行うユーザ操作部と、図３において示したようなユーザ操作部においてユーザが設定した内容に応じて、文書を自動的に電子倉庫サーバ２０に送信するサーバ部に分けられる。

以下、本実施の形態に係る文書配信システムの処理の流れの概要について、図１乃至図５を用いて説明する。

図４及び図５は、本実施の形態に係る文書配信システムの処理動作の流れを示すフローチャートである。図４は、ユーザ操作部においてユーザが文書を電子倉庫サーバ２０に送信するための設定を行う流れを示しており、図５は、サーバ部において文書を読み取った、もしくはファクス受信した画像データを電子倉庫サーバ２０にアップロードするまでの処理動作の流れを示している。まず、図２及び図４を用いて、ユーザ操作部に関して述べる。

まず、ステップＳ１０１において、ユーザは図示しないＭＦＰデバイス１０上にあるタッチパネル操作部に表示されるユーザインターフェースメイン部１００を用いて、スキャン画像のアップロードを選択する。

次に、ステップＳ１０２において、ユーザは前記ステップＳ１０１よりスキャン画像のアップロードを選択することで、読取設定部１０１がデバイス制御部１０２より図示しないＭＦＰデバイス１０に存在すスキャナデバイスを用いて選択可能な読取条件をユーザに提示し、ユーザは原稿を読み取る際の詳細な設定を行う。

次に、ステップＳ１０３において、プロトコルインターフェース部１０３より原稿を読み取った画像データを電子倉庫サーバ２０のどのフォルダに格納すべきか指定する。

なお、この際、前記電子倉庫サーバ２０に格納した際のファイル名やインデックス情報など、ユーザが格納後に文書検索や管理に有益となる情報を付加するような指定をしても良い。これら格納設定内容は、ログ管理部１１１により情報管理部１１３において保存される。

次に、ステップＳ１０４において、ユーザがユーザインターフェース部１００にあるスキャンボタンを押下すると、デバイス制御部１０２を介してＭＦＰデバイス１０にある図示しないスキャナデバイスに読取命令を発行する。スキャナデバイスは読取命令を受けて、ユーザ所望の読取設定に従いスキャンした画像データをイメージ格納部１０５に保存する。

次に、図３及び図５を用いて、サーバ部に関して述べる。

まず、ステップＳ２０１において、サーバメイン部２００がイメージ取得部１０６よりイメージ格納部１０５にある画像データを取得する。

次に、ステップＳ２０２において、前記ステップＳ２０１で取得した画像データに対し、ログ管理部２０５を介して情報管理部１１３に保存されたユーザ操作部によりユーザが設定した格納設定内容に従い、画像処理部２０１より画像変換処理を行う。

次に、ステップＳ２０３において、前記ステップＳ２０２において得られた画像データ、及び格納設定内容を一つのジョブとしてジョブキュー部２０２に登録する。

次に、ステップＳ２０４において、前記ジョブキュー部２０２に登録されたジョブを、概格納設定内容に従いプロトコルインターフェース部１０３を介して電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードする。

次に、ステップＳ２０５において、前記ステップＳ２０４において電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードした結果を判定する。

次に、ステップＳ２０６において、前記ステップＳ２０５において判定したアップロードの結果を、ログ管理部２０５を介して情報管理部１１３に格納する。

以下、各処理について、図１乃至図１１を用いて具体的に説明する。まず、ユーザ操作部について述べる
［スキャン画像のアップロードを選択］
ステップＳ１０１において、ユーザは、本実施形態のあらゆる設定を行うユーザ操作部を表示する。図６は、前記ＭＦＰデバイス１０の操作部を示す一例であり、モニタ部はタッチパネルになっており、タッチパネル上を操作することで前記ユーザインターフェースメイン部１００が持つＵＩを表示することができる。

［スキャン読取設定］
ステップＳ１０２において、ユーザは、ユーザインターフェースメイン部１００を用いて、原稿を読み取る際の詳細な設定を行う。

該ユーザインターフェースメイン部１００より、デバイス制御部１０２より図示しない前記ＭＦＰデバイス１０にあるスキャナデバイスの機能を取得し、前記読取設定部１０１が持つユーザインターフェースに選択可能な読取設定を表示する。

読取設定においては、前記電子倉庫サーバ２０に画像を格納した際のファイルフォーマットを含んでいても良い。これにより、スキャナデバイスが文書を読み取った際の画像フォーマットがどのような形式であっても、前記サーバ部の画像処理部２０１において画像変換処理を行うことで、ユーザ所望の画像フォーマットに変換することが可能となる。

また、読取設定のみでなく、このスキャン動作により前記電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードするまでの処理結果をユーザにメール通知するために、メール送信設定部１１０が持つユーザインターフェースを用いて、メールアドレスを指定しても良い。これにより、ユーザはアップロードまでの過程、もしくは結果を前記ＭＦＰデバイス１０の前で待つ必要が無くなる。

［アップロード先選択］
ステップＳ１０３において、ユーザは、ユーザインターフェースメイン部１００を用いて、原稿を読み取った画像データの格納場所を指定する。図７は、前記ＭＦＰデバイス１０が前記電子倉庫サーバ２０の格納場所を指定するまでの処理の流れを示すフローチャートである。以下、図７を用いて説明する。

ユーザは、ステップＳ１００１において、前記電子倉庫サーバ２０のアドレスを指定する。この際、ユーザは毎回アドレスを入力するのではなく、一度入力したアドレスを保管し、履歴を表示する方が望ましい。

次に、ステップＳ１００２において、該Ｓ１００１で指定した該電子倉庫サーバ２０のアドレスにアクセスし、該電子倉庫サーバ２０より返答があるか否かを確認する。なお、該電子倉庫サーバ２０へのアクセスは、インターネットを介して接続しており、本実施形態においては、そのプロトコルに関して言及しない。できれば、ｈｔｔｐｓなどのセキュリティを考慮したプロトコルであることが望ましい。

次に、ステップＳ１００３において、該電子倉庫サーバ２０にアクセスするためのユーザ名とパスワードを入力し、送信する。

次に、ステップＳ１００４において、該Ｓ１００３において入力したユーザ名とパスワードが該電子倉庫サーバ２０に認証されたか否かを確認する。

次に、ステップＳ１００５において、該電子倉庫サーバ２０より該Ｓ１００３において入力したユーザ名とパスワードでアクセス可能な最上位のフォルダ一覧を取得し、表示する。

次に、ステップＳ１００６において、ユーザがフォルダの移動を命令した場合、移動先のフォルダ一覧を該電子倉庫サーバ２０より取得する。なお、フォルダ移動毎に該電子倉庫サーバ２０にアクセスすると時間を要するため、ステップＳ１００５において、アクセス可能なフォルダ情報を一度に取得する方が望ましい。

なお、この際、前記電子倉庫サーバ２０に格納した際のファイル名やインデックス情報などをユーザが格納後に文書検索や管理に有益となる情報を付加することが可能とするため、指定した格納場所のＤＢにおいて指定可能な情報テーブルを取得し、ユーザに提示する方が望ましい。これにより、ユーザが指定した情報が破棄されることなく、必ず概電子倉庫サーバ２０に格納した際に、文書データとともに付加情報を保存することができる。

次に、ステップＳ１００７において、ユーザは画像データの格納場所を指定する。

このようにして、ユーザにより指定されたスキャン読取設定とアップロード先の選択場所を、格納設定内容として情報保存部１１３に格納する。

［スキャン実行］
ステップＳ１０４において、ユーザは、該電子倉庫サーバ２０に格納したい原稿を前記ＭＦＰデバイス１０の原稿台若しくはＡＤＦ（原稿自動給送装置）にセットし、スキャン処理を実行する。図８は、前記ＭＦＰデバイス１０におけるスキャン処理が終了するまでの処理の流れを示すフローチャートである。以下、図８を用いて説明する。

ステップＳ１１０１において、ユーザは前記ユーザインターフェースメイン部１００にあるスキャンボタンを押下したか確認する。

次に、ステップＳ１１０２において、該Ｓ１１０１よりスキャナボタンの押下を確認すると、前記スキャナデバイス部にスキャン命令を発行する。

次に、ステップＳ１１０３において、該Ｓ１１０２より原稿のスキャンが実行されると、スキャンごとに前記イメージ格納部１０５にユニークなフォルダ名が作成され、そのフォルダ以下に画像データが保存される。これにより、多くのスキャンが繰り返されても、ユニークなフォルダ以下に画像データのファイルが作成するため、スキャンごとの画像データの管理が可能となる。

次に、ステップＳ１１０４において、該Ｓ１１０３より画像データが得られることを、前記イメージ取得部１０６に通知する。

［ファクス自動転送設定］
前記ユーザ操作部では、以上の述べたようなユーザ操作に伴い原稿をスキャンした画像データを前記電子倉庫サーバ２０にアップロードするための設定を行うこと以外にも、前記ユーザインターフェースメイン部１００を介してファクス自動転送設定部１１２より前記ＭＦＰデバイス１０が受信したファクス画像を自動的に該電子倉庫サーバ２０にアップロードするための設定を行うこともできる。

該ファクス自動転送設定部１１２では、送信元のファクス番号、該ＭＦＰデバイス１０が複数の受信番号を持っている場合にはその受信ファクス番号、Ｆコードなどのファクス情報に関する条件を入力し、かつ、該入力した条件に該ＭＦＰデバイス１０が受信したファクス情報がマッチした際に該電子倉庫サーバ２０に自動転送するために前記プロトコルインターフェース部１０３を介して格納場所を指定する。

なお、ユーザが該ＭＦＰデバイス１０の前でスキャン画像データを該電子倉庫サーバ２０にアップロードするのに比べ、ファクス自動転送設定に伴い該電子倉庫サーバ２０に自動的に転送される処理においては、該転送処理を行ったことをユーザに通知するべきである。よって、該ファクス自動転送設定においても、該電子倉庫サーバ２０へのアップロード処理結果をメールにより通知するように設定することが望ましい。

このようにして設定した内容は、ファクス転送設定内容として情報管理部１１３において保存される。

以下に、本実施形態のサーバ部に関して述べる。

［スキャン／ファクス画像を取得］
ステップＳ２０１において、前記サーバメイン部２００は、前記イメージ格納部１０５に画像データが格納されると、前記イメージ取得部１０６より画像データの取得の通知を受ける。図９は、該サーバ部が画像データを取得し、前記ユーザ操作部において設定した内容に応じて処理を開始するまでの流れを示すフローチャートである。以下、図９を用いて説明する。

まず、ステップＳ２００１において、該サーバメイン部２００が、前記イメージ取得部１０６より画像データ取得の通知を受けると、該イメージ格納部１０５より画像データと、該画像データが格納されていたパス名（ドライブ名＋フォルダ名）を取得する。

次に、ステップＳ２００２において、該Ｓ２００１において該イメージ格納部１０５より得たパス名より、該画像データがスキャンして得られた画像データなのか、ファクス受信して得られた画像データなのか判定する。該イメージ格納部１０５では、スキャンして得られた画像データと、ファクス受信して得られた画像データは、異なるドライブに格納されている。

次に、ステップＳ２００３において、該Ｓ２００２において該画像データがスキャンして得られたものであると判定された場合、ログ管理部２０５を介して前記情報管理部１１３より前記格納設定内容を取得する。この際、該イメージ格納部１０５において該画像データが格納されていたフォルダ名と、該格納設定内容にあるフォルダ名と一致した設定内容を取得する。

次に、ステップＳ２００４において、該Ｓ２００２において該画像データがファクス受信して得られたものであると判定された場合、ファクス自動転送判定部において、ファクス受信した際の情報と、該情報管理部１１３にある前記ファクス自動転送内容にある転送条件とが一致した設定内容を取得する。

［画像データを処理］
ステップＳ２０２において、該サーバメイン部２００が取得した該格納該設定内容、もしくは該ファクス自動転送内容に従い、該電子倉庫サーバ２０に格納する際のフォーマットに該画像データを変換する。ここでは、再度前記ＯＣＲ処理部１０８より文書原稿全面に対してＯＣＲ処理を施し、そのＯＣＲ結果をテキストとして含むＰＤＦファイルを作成したりしても良い。

なお、該ステップＳ２０２において、エッジ強調、コントラスト強調など画質の向上に関する一般的な処理が施されても構わない。

［画像データと格納設定内容をジョブキュー部に登録］
ステップＳ２０３において、前記ステップＳ２０２において得られた画像データ、及び格納設定内容を一つのジョブとしてジョブキュー部２０２に登録する。既に他のジョブが登録されている場合、新規に登録するジョブは最後に登録される。これにより、ユーザがスキャン、もしくはファクス受信して得られた画像データが、ユーザが操作した順番に電子倉庫サーバ２０にアップロードされることになる。

［画像データを電子倉庫サーバにアップロード］
ステップＳ２０４において、プロトコルインターフェース部１０３が前記ジョブキュー部２０２に登録された最も古いジョブ（画像データ及び格納設定内容）を取り出し、概格納設定内容に従い電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードする。図１０は、概プロトコルインターフェース部１０３が概ジョブキュー部２０２からジョブを取り出し、アップロードを開始するまでの流れを示すフローチャートである。以下、図１０を用いて説明する。

まず、ステップＳ２１０１において、電子倉庫サーバ２０がメンテナンス中であるなど、正常にアップロードできる状態であるか否かを確認する。メンテナンス中である場合、メンテナンスのスケジュールを取得する。

次に、ステップＳ２１０２において、概Ｓ２１０１において電子倉庫サーバ２０がメンテナンス中であった場合、取得したメンテナンスのスケジュールに従い、その指定された間スリープして、アップロード処理を待つ。

次に、ステップＳ２１０３において、概ジョブキュー部２０２よりジョブを取り出し、格納設定内容に従い電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードする。

［アップロード結果を判定］
ステップＳ２０５において、前記ステップＳ２０４において電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードした結果を判定する。図１１は、概プロトコルインターフェース部１０３が、電子倉庫サーバ２０に画像データをアップロードした結果を判定するまでの処理の流れを示すフローチャートである。以下、図１１を用いて説明する。

まず、ステップＳ２２０１において、アップロード処理が正常に終了したか否かを確認する。この際、アップロード処理が正常に終了した場合、成功した旨を前記サーバメイン部２００に通知する。また、アップロードに失敗した場合、そのエラー内容を確認する。

次に、ステップＳ２２０２において、前記Ｓ２２０１でアップロード処理に失敗した際のエラー内容を確認し、自動リトライ可能なエラーか否かを判定する。自動リトライ可能なエラーとは、例えば電子倉庫サーバ２０に対してネットワークソケットをオープンできないなど、時間を置く事で復帰することが可能となる場合である。一方で、自動リトライ不可能なエラーとは、電子倉庫サーバ２０、もしくはユーザ環境における本実施形態が提供する装置において、メモリやハードディスク不足などシステムとして安定を保てない場合や、電子倉庫サーバ２０にアクセスするためのユーザ情報が不正であるなど、ユーザの設定内容に不備があり、ユーザ操作により設定内容の変更を要する場合である。

次に、ステップＳ２２０３において、前記Ｓ２２０２において自動リトライ可能なエラーと判定された場合、再度前記ジョブキュー部２０２にジョブとして再登録を行う。この際、正常なネットワーク環境が復帰することを待つため、一定期間スリープした後、該ジョブキュー部２０２にジョブを再登録しても良い。また、自動リトライの回数をカウントするカウンタを設けても良い。これにより、数回自動リトライを行ってもアップロードに失敗する場合、後述するエラージョブキュー部２０３に登録し、ユーザにエラーへの対応を取ることができる手段を与える。

次に、ステップＳ２２０４において、前記Ｓ２２０２において自動リトライ不可能なエラーと判定された場合、エラージョブキュー部２０３に登録し、ユーザにエラーへの対応を取ることができる手段を与える。

次に、ステップＳ２２０５において、アップロード処理の結果を前記サーバメイン部２００に通知する。

［後処理］
ステップＳ２０６において、該サーバメイン部２００が取得した該格納該設定内容、もしくは該ファクス自動転送内容に従い、該画像データを該電子倉庫サーバ２０に格納した処理結果を、メール送信部２０４を介してメールにてユーザに通知する。

また、該ログ管理部２０５において、該処理結果をログとして出力し、該情報管理部１１３に保存する。

なお、格納処理が成功した場合、該イメージ格納部１０５よりスキャン／ファクス画像データを削除するが、失敗した場合、画像データの保障のため、エラージョブキュー部２０３に登録、保存しておき、ユーザが前記ユーザインターフェース１００より再度アップロード処理を実行できるように管理する。

本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムの構成を示すブロック図である。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムにおけるユーザ操作部のシステム構成を示す図である。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムにおけるサーバ部のシステム構成を示す図である。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムにおけるユーザ操作部の処理動作の流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムにおけるサーバ部の処理動作の流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムにおけるＭＦＰデバイスの操作部の一例を示す図である。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムのユーザ操作部において、格納場所を指定するまでの処理の流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムのＭＦＰデバイスにおけるスキャン処理の流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムのサーバ部において、画像データ及び設定内容を取得するまでの処理の流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムのサーバ部において、プロトコルインターフェース部がジョブキュー部からジョブを取り出し、アップロードを開始するまでの流れを示すフローチャートである。本発明の第１実施の形態に係る文書配信システムのサーバ部において、プロトコルインターフェース部が、電子倉庫サーバに画像データをアップロードした結果を判定するまでの処理の流れを示すフローチャートである。

Claims

インターネットを介してＭＦＰデバイスと電子倉庫サーバが接続された環境下において、ユーザが文書をＭＦＰデバイスで読み取った画像に対し行う処理を設定する手段と、ユーザが設定した処理内容に従い画像データを処理する手段と、画像及び設定内容をジョブとして管理する手段と、電子倉庫サーバにアップロード可能か否かを判断する手段と、インターネットを介して電子倉庫サーバにアップロードする手段と、エラーが発生した際に自動的に再度アップロードする文書配信システム。