JP2006059075A - 文書処理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 紙文書を電子化して保存する際に、ユーザに何ら負担をかけることなく、その紙文書の記載内容に応じた名称を付与して電子化することを可能にする。
【解決手段】 文書を電子化して保存する文書処理装置に、文書の各ページの画像に対応するページ画像データが入力された場合に、該ページ画像データを解析し、該ページ画像データに対応する文書に記載されている項目毎にその記載内容を特定し、その記載内容を表す文字列である項目データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された項目データを連結し、前記文書に付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成手段と、前記生成手段により生成された名称データと前記入力手段へ入力された各ページ画像データとを対応付けて記憶する記憶手段を設ける。
【選択図】 図３

Description

紙文書を電子化して蓄積する技術に関し、特に、紙文書毎に固有の名称を付与して電子化し蓄積する技術に関する。

紙文書（以下、単に「文書」ともいう）は、情報の伝達や記録を行うための媒体として優れたものであるが、これを保存するために書庫などのスペースが必要になる、といった問題点がある。また、情報を紙文書に記録して保存している場合、後にその紙文書に記録された情報が必要になったときには、書庫などに収納されている多くの紙文書のなかから目的とする情報が記録された紙文書を探し出さなければならない。つまり、情報を紙文書に記録して保存するという形態は、業務の効率化の観点からも好ましくない。

このような背景の下、紙文書を電子化して保存することが行われるようになってきている。具体的には、スキャナ装置などによって紙文書の各ページに対応する画像を読み取り、その画像に対応する画像データ（以下、「ページ画像データ」と呼ぶ）を紙文書毎にファイル化してハードディスクなどの記憶装置に記憶させることが行われるよになってきている。

ところで、上記ファイルをハードディスクなどに書き込む場合には、各ファイル毎に固有の名称（以下、「ファイル名」とも呼ぶ）を付与する必要があり、このようなことは以下のようにして為されることが一般的であった。すなわち、予めユーザによって指定された情報(例えば、キーボード等を用いて入力された情報や手書き入力された情報)を元に上記ファイル名を決定することや、"Scan1、Scan2…"のようにデフォルト文字列＋連続数字でファイル名を生成すること、スキャンした日付や時刻を表す文字列を用いることなどである（例えば、特許文献１参照）。
特開２００２−７４３２１号公報

しかしながら、ファイル名を予めユーザに指定させる場合には、大量の紙文書を一括して電子化する場合に、ユーザに非常に重い負担をかけてしまうといった問題点がある。一方、連続数字や、日付等を用いて自動的にファイル名を生成する場合には、大量の紙文書を電子化する場合であっても、このような問題が発生することはない。しかしながら、このようにして付与されたファイル名は、そのファイルに対応する紙文書の内容などを表していないため、後日、必要な情報が含まれているファイルを探し出す際に、ファイルの内容を一々確認しなければならず、甚だ不便である。

本発明は、上記課題に鑑みて為されたものであり、紙文書を電子化して保存する際に、ユーザに何ら負担をかけることなく、その紙文書の内容に応じた名称を付与して電子化することを可能にする技術を提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明は、文書の各ページの画像に対応するページ画像データが入力される入力手段と、前記入力手段へ入力されたページ画像データを解析し、該ページ画像データに対応する文書に記載されている項目毎にその記載内容を特定し、その記載内容を表す文字列である項目データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された項目データを連結し、前記文書に付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成手段と、前記生成手段により生成された名称データと前記入力手段へ入力された各ページ画像データとを対応付けて記憶装置へ書き込む書き込み手段とを有する文書処理装置を提供する。

このような文書処理装置によれば、文書の各ページの画像に対応するページ画像データと、その文書の記載内容に応じた名称データとが互いに対応付けられて上記記憶装置へ書き込まれる。

より好ましい態様においては、文書の種類を表す文字列であるカテゴリデータが予め記憶されている記憶手段を備え、前記生成手段は、前記抽出手段により抽出された項目データのうち、前記記憶手段に記憶されているカテゴリデータと一致するものを除いて、前記名称データを生成することを特徴とする。このような態様にあっては、同種の文書に共通して記載されている項目であって、これら文書を他の種類の文書と分類する際に用いられる項目についての項目データであるカテゴリデータを除いて上記名称データが生成される。これにより、同種の文書に共通して含まれている項目についての項目データを上記名称データから排除すること、すなわち、これら同種の文書については識別性のない項目データを排除して名称データを生成することが可能になる、といった効果を奏する。

より好ましい態様においては、文書の各ページに記載されている項目の重要度を表す重要度データが項目毎に記憶されている記憶手段を備え、前記生成手段は、前記抽出手段により抽出された項目データを連結して前記名称データを生成する際に、各項目データに対応する項目の重要度を前記記憶手段の記憶内容を参照して特定し、重要度の降順或いは昇順に所定の数だけ連結して前記名称データを生成することを特徴とする。このような態様にあっては、各文書に含まれている項目の重要度を反映した名称データが生成される。これにより、各ページ画像データに対応付けて記憶されている名称データを参照することで、そのページ画像データに対応する文書に記載内容の重要度を把握することが可能になるとともに、その名称データのデータ長が増加することを抑止することが可能になる、といった効果を奏する。

より好ましい態様においては、文書の各ページに対応するページ画像データに対応付けて該文書について前記生成手段により生成された名称データと該文書の各ページに記載されている項目の一覧を表す項目リストとが記憶されている記憶手段を備え、前記入力手段へ入力された各ページ画像データに基づいて生成した名称データが、前記記憶手段に記憶されている他の名称データと一致する場合に、前記抽出手段により抽出された項目データのうちで該他の名称データの生成の際に用いられていない項目である未使用項目の記載内容を表す項目データを該他の名称データに対応付けて前記記憶手段に記憶されている項目リストに基づいて特定し、該未使用項目に対応する項目データを用いて名称データを生成し直すことを特徴とする。このような態様にあっては、文書の各ページに対応するページ画像データが既に上記記憶手段に記憶されている場合であっても、その文書に付与されている名称データとは異なる名称データを付与して新たなページ画像データを記憶すること、すなわち、各文書に付与される名称データに重複が発生することを確実に回避することが可能になるといった効果を奏する。

より好ましい態様においては、文書の各ページに対応するページ画像データに対応付けて該文書について前記生成手段により生成された名称データと該文書の各ページに記載されている項目の一覧を表す項目リストとが記憶されている記憶手段を備え、前記記憶手段に記憶されている名称データの各々について、前記生成手段により生成された名称データと一致する重複名称データであるか否かを判別する判別手段と、前記重複名称データであると前記判別手段により判別された名称データについて、該名称データの生成に用いられていない項目である未使用項目を該名称データに対応付けて前記記憶手段に記憶されている項目リストに基づいて特定する特定手段と、前記重複名称データであると前記判別手段により判別された名称データを、前記特定手段により特定された未使用項目の項目データを用いて生成される新たな名称データで書き換える書換え手段とを有することを特徴とする。このような態様も、各文書に付与される名称データに重複が発生することを確実に回避することが可能になるといった効果を奏する。

また、上記課題を解決するために、本発明は、コンピュータ装置を、文書の各ページの画像に対応するページ画像データが入力された場合に、該ページ画像データを解析し、該ページ画像データに対応する文書に記載されている項目毎にその記載内容を特定し、その記載内容を表す文字列である項目データを抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された項目データを連結し、前記文書に付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成手段と、前記生成手段により生成された名称データと前記入力手段へ入力された各ページ画像データとを対応付けて記憶装置へ書き込む書き込み手段として機能させるプログラムを提供する。また、本発明の別の態様にあっては、コンピュータ装置読取可能な記録媒体に上記プログラムを記録して提供するとしても良い。

このようなプログラムによれば、文書の各ページの画像に対応するページ画像データとその文書の記載内容に応じた名称データとが互いに対応付けられて上記記憶装置へ書き込まれる。

本発明によれば、紙文書を電子化して保存する際に、繁雑な操作を行うことをユーザに強いることなく、各文書にその内容に応じた名称を付与して電子化することが可能になるといった効果を奏する。

以下、図面を参照しつつ本発明を実施する際の最良の形態について説明する。
［Ａ：構成］
図１は、本発明の１実施形態に係る文書処理装置１１０を有する文書電子化システム１０の構成例を示すブロック図である。図１の画像読取装置１２０は、例えばＡＤＦ（Auto Document Feeder）などの自動給紙機構を備えたスキャナ装置であり、ＡＤＦにセットされた紙文書を１ページずつ読み取り、読み取った画像に対応するページ画像データをＬＡＮ（Local Area Network）などの通信線１３０を介して文書処理装置１１０へ引渡すものである。なお、本実施形態では、通信線１３０がＬＡＮである場合について説明するが、ＷＡＮ（Wide Area Network）やインターネットなどを含んでいても良いことは勿論である。また、本実施形態では、文書処理装置１１０と画像読取装置１２０とを夫々個別のハ
ードウェアとして構成する場合について説明するが、両者を一体のハードウェアで構成するとしても良いことは勿論である。このような態様にあっては、通信線１３０は、係るハードウェア内で文書処理装置１１０と画像読取装置１２０とを接続する内部バスである。

図１の文書処理装置１１０は、画像読取装置１２０から引渡されたページ画像データをファイル化し、固有の名称を付与して記憶し蓄積するものであり、図２に示す構成を有している。図２に示されているように、文書処理装置１１０は、制御部２００と、通信インターフェイス（以下、ＩＦ）部２１０と、記憶部２２０と、これら各構成要素間のデータ授受を仲介するバス２３０と、を備えている。

制御部２００は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）であり、後述する記憶部２２０に記憶されている各種ソフトウェアを実行することによって、文書処理装置１１０の各部を制御するものである。通信ＩＦ部２１０は、通信線１３０を介して画像読取装置１２０に接続されており、この通信線１３０を介して画像読取装置１２０から送られてくるページ画像データを受取り、制御部２００へ引渡すものである。つまり、この通信ＩＦ部２１０は、画像読取装置１２０から送られてくるページ画像データが入力される入力手段として機能する。

記憶部２２０は、図２に示されているように、揮発性記憶部２２０ａと不揮発性記憶部２２０ｂとを含んでいる。揮発性記憶部２２０ａは、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）であり、後述する各種ソフトウェアにしたがって作動している制御部２００によってワークエリアとして利用されたり、通信ＩＦ部２１０から引渡されたページ画像データを一時的に蓄積するバッファとして機能する。一方、不揮発性記憶部２２０ｂは、例えば、ハードディスクであり、上記ページ画像データをファイル化して記憶し蓄積するためのものである。なお、本実施形態では、文書処理装置１１０へ入力されたページ画像データをその文書処理装置１１０に備えられている記憶部へ書き込む場合について説明するが、この文書処理装置１１０とは別体の記憶装置に上記ページ画像データを文書毎にファイル化して書き込むようにしても良い。また、この不揮発性記憶部２２０ｂには、本実施形態に係る文書処理装置１１０に特有な機能を制御部２００に実現させるためのソフトウェアが格納されている。不揮発性記憶部２２０ｂに格納されているソフトウェアの一例としては、オペレーティングシステム（Operating System 以下、「ＯＳ」）を制御部２００に実現させるためのＯＳソフトウェアや、紙文書電子化ソフトウェアとが挙げられる。ここで、紙文書電子化ソフトウェアとは、上記ページ画像データの内容に基づいてそのページ画像データに対応するページで構成される紙文書に付与する名称を表す名称データを生成し、その名称データと上記ページ画像データとを対応付けて不揮発性記憶部２２０ｂへ書き込む処理を制御部２００に行わせるためのソフトウェアである。以下、これらソフトウェアを実行することによって制御部２００に付与される機能について説明する。

文書処理装置１１０の電源（図示省略）が投入されると、制御部２００は、まず、ＯＳソフトウェアを不揮発性記憶部２２０ｂから読み出し実行する。ＯＳソフトウェアにしたがって作動しＯＳを実現している状態の制御部２００には、文書処理装置１１０の各部を制御する機能や、他のソフトウェアを不揮発性記憶部２２０ｂから読み出し実行する機能が付与される。本実施形態では、上記ＯＳソフトウェアの実行を完了し、ＯＳを実現している状態の制御部２００は、即座に、上記紙文書電子化ソフトウェアを不揮発性記憶部２２０ｂから読み出し、これを実行する。図３は、紙文書電子化ソフトウェアにしたがって作動している制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。図３に示されているように、上記紙文書電子化ソフトウェアにしたがって作動している制御部２００には、以下に述べる３つの機能が付与される。

第１に、通信ＩＦ部２１０を介して入力され揮発性記憶部２２０ａに蓄積されたページ画像データの内容を解析し、該ページ画像データに対応するページに記載されている項目毎にその記載内容を表す文字列である項目データを抽出する抽出機能である。第２に、上記抽出機能により抽出された項目データを連結し、上記ページ画像データに付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成機能である。そして、第３に、上記生成機能により生成された名称データと上記ページ画像データとを対応付けて不揮発性記憶部２２０ｂへ書き込み記憶する記憶機能である。

以上に説明したように、本実施形態に係る文書処理装置１１０のハードウェア構成は一般的なコンピュータ装置と同一であり、不揮発性記憶部２２０ｂに格納されている各種ソフトウェアにしたがって制御部２００を作動させることによって、本発明に係る文書処理装置に特有な機能が実現される。このように、本実施形態では、本発明に係る文書処理装置に特有な機能をソフトウェアモジュールで実現する場合について説明したが、これらの機能を担っているハードウェアモジュールで本発明に係る文書処理装置を構成するとしても良いことは勿論である。具体的には、画像読取装置１２０からページ画像データが入力される入力手段と、上記抽出機能を担っている抽出手段と、上記生成機能を担っている生成手段と、この生成手段により生成された名称データと上記入力手段へ入力されたページ画像データとを対応付けてハードディスクなどの記憶装置へ書き込む書き込み手段とを夫々ハードウェアモジュールで実現し、これらハードウェアモジュールを図３に示すフローチャートにしたがって連携作動させるように組み合わせて、本発明に係る文書処理装置を構成するとしても良い。

［Ｂ：動作］
次いで、文書処理装置１１０が行う動作のうち、その特徴を顕著に示す動作について図面を参照しつつ説明する。

まず、ユーザが画像読取装置１２０のＡＤＦに紙文書をセットし、所定の操作（例えば、画像読取装置１２０の操作部に設けられている起動ボタンの押下など）を行うと、その紙文書の各ページに対応する画像が画像読取装置１２０によって読み取られ、各ページの画像に対応するページ画像データが通信線１３０を介して画像読取装置１２０から文書処理装置１１０へ送られる。

一方、文書処理装置１１０の制御部２００は、通信ＩＦ部２１０を介して上記ページ画像データが入力されると、上記紙文書の全てのページについてのページ画像データが入力されるまでそのページ画像データをその入力順に揮発性記憶部２２０ａへ書き込み蓄積する。そして、全てのページについてのページ画像データが入力されると、制御部２００は図３に示すフローチャートにしたがって、上記紙文書に付与する名称を表す名称データを生成し、その名称データと上記揮発性記憶部２２０ａに蓄積されているページ画像データとを対応付けて不揮発性記憶部２２０ｂへ書き込み、上記紙文書を電子化する。以下、制御部２００が行う動作について、図３を参照しつつ説明する。

図３は、制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。図３に示されているように、制御部２００は、まず、揮発性記憶部２２０ａに蓄積されているページ画像データの各々に対して言語解析やレイアウト解析などの処理を施してその内容を解析し、そのページ画像データに対応するページに記載されている項目毎にその記載内容を表す項目データを抽出する（ステップＳＡ１）。以下では、外出旅費精算のための１ページの紙文書（以下、「文書Ａ」）に対応するページ画像データ（以下、「ページ画像データＡ」と呼ぶ）が入力され、図４（ａ）に示す項目データが抽出された場合について説明する。

次いで、制御部２００は、上記ステップＳＡ１にて抽出した項目データを連結して、上記文書Ａに付与する名称を表す名称データを生成する（ステップＳＡ２）。本実施形態では、上記文書Ａに対しては、図４（ａ）に示す項目データが上記ステップＳＡ１にて抽出されているのであるから、上記ステップＳＡ２にて図４（ｂ）に示す名称データが生成されることになる。

そして、制御部２００は、上記ページ画像データＡと上記ステップＳＡ２にて生成した名称データとを対応付けて、不揮発性記憶部２２０ｂへ書き込み記憶する（ステップＳＡ３）。具体的には、制御部２００は、ページ画像データＡを不揮発性記憶部２２０ｂの空き領域へ書き込むとともに、そのページ画像データＡを書き込んだ領域の先頭アドレスやその先頭アドレスを表すデータ（例えば、ｉノード番号など）と上記名称データとを対応付けて所定の管理ファイル（例えば、ディレクトリファイルやｉノードリストなど）へ書き込み、そのページ画像データを記憶する。なお、本動作例では、電子化対象の紙文書が１ページで構成されている場合について説明したが、電子化対象の紙文書が複数ページで構成されている場合には、それら各ページに対応するページ画像データをファイル化した後に上記空き領域へ書き込むようにすれば良い。

以上に説明したように、本実施形態に係る文書処理装置１１０によれば、ユーザが特別な操作を行わなくても、紙文書の各ページに対応するページ画像データとその紙文書の記載内容に応じた名称データとが対応付けて記憶される。このように、本実施形態に係る文書処理装置１１０によれば、紙文書を電子化して保存する際に、ユーザに係る負担を軽減しつつ、その紙文書の記載内容に応じた名称を付与して電子化することが可能になる、といった効果を奏する。

［Ｃ．変形］
以上、本発明を実施する際の最良の形態について説明したが、以下に述べるような変形を加えても良いことは勿論である。
（Ｃ−１：変形例１）
上述した実施形態では、１つの紙文書が画像読取装置１２０のＡＤＦにセットされる場合について説明した。しかしながら、複数の紙文書を上記ＡＤＦにセットし、これら複数の紙文書の各々についてその記載内容に応じた名称を付与して電子化することも可能である。このようなことは、各紙文書の区切りを文書処理装置１１０に検出させ、その区切りが検出されるまでに揮発性記憶部２２０ａに蓄積させたページ画像データに対して上記紙文書電子化処理（図３参照）を施すようにすることで実現される。なお、文書処理装置１１０に、上記文書の区切りを検出させる手法としては、例えば、各文書間に文書の区切りを表す所定の用紙（以下、「区切り用紙」と呼ぶ）を挿入しておき、その区切り用紙の画像に対応するページ画像データに基づいて、文書の区切りを検出させる手法や、各文書の最終ページの余白に最終ページであることを表すマークなどを付与しておき、そのマークに対応する画像を検出させることで、文書の区切りを検出させる手法などが挙げられる。

（Ｃ−２：変形例２）
上述した実施形態では、ページ画像データを解析して得られる項目データを全て連結してそのページ画像データに付与する名称を表す名称データを生成する場合について説明した。しかしながら、ページ画像データを解析して得られる項目データのうち、そのページ画像データに対応する文書の種類を表す項目の記載内容を表す項目データ（以下、「カテゴリデータ」）を除いて上記名称データを生成するとしても良い。このようなことは、上記カテゴリデータを予め記憶部２２０に記憶させておくとともに、図３に示す紙文書電子化処理に代えて、図５に示す紙文書電子化処理を制御部２００に実行させるようにすることで実現される。

図５に示す紙文書電子化処理が図３に示す紙文書電子化処理と異なっている点は、ステップＳＡ１にて抽出された項目データのうち、上記カテゴリデータに一致する項目データをステップＳＢ１にて削除した後に、ステップＳＡ２の処理を実行し名称データを生成する点である。より詳細に説明すると、図５のステップＳＢ１においては、制御部２００は、ステップＳＡ１にて抽出された項目データの各々について不揮発性記憶部２２０ｂに記憶されているカテゴリデータと一致するか否かを判定し、一致すると判定したものを削除する。これにより、上記カテゴリデータに一致する項目データを除いて上記名称データを生成することが可能になる。

ここで、上記カテゴリデータに一致する項目データを除いて上記名称データを生成する理由は以下の通りである。すなわち、同種の文書については必ず同一のカテゴリデータが含まれており、そのようなカテゴリデータを名称データに含めたとしても、その識別性に寄与しないからである。また、このようなカテゴリデータは、図６に示すように各文書をその種類毎に分類して蓄積する際に、係る分類を行うためのフォルダ名として利用されることが一般的であり、そのようなカテゴリデータを上記名称データに含ませることは冗長だからである。このように、本変形例によれば、同種の文書間での識別性に寄与しない項目データを除外し、冗長性のない名称データを生成することが可能になるといった効果を奏する。

（Ｃ−３：変形例３）
上述した実施形態では、ページ画像データを解析して得られる項目データを全て連結してそのページ画像データに付与する名称を表す名称データを生成する場合について説明した。しかしながら、ファイルに付与することができる名称の文字数（バイト数）については、各ＯＳ毎に予め上限値が設けられていることが一般的であるから、上記項目データを連結して名称データを生成する際に、連結する項目データの個数を予め定めておくとして勿論良い。より詳細には、各文書に記載されている項目毎にその重要度を定めておき、ページ画像データを解析して得た項目データのうちで重要度の降順或いは昇順に所定の数だけ連結して上記名称データを生成するとしても良い。このようなことは、以下のようにして実現される。

まず、図７に示す重要度テーブルを文書処理装置の不揮発性記憶部２２０ｂに格納しておく。この重要度テーブルには、各文書に記載されている項目の重要度を表す重要度データが項目毎に格納されており、重要度データの値が大きい程重要な項目であることを表している。なお、本変形例では、不揮発性記憶部２２０ｂに１つの重要度テーブルを予め格納しておく場合について説明するが、文書の種類毎に異なる重要度テーブルを格納しておくとしても勿論良い。その理由は、同一の項目であっても、文書の種類毎にその重要度が異なることがありえるからである。

そして、図３に示す紙文書電子化処理に代えて図８に示す紙文書電子化処理を制御部２００に実行させるようにすれば、ページ画像データを解析して得た項目データをその重要度の降順に所定の数だけ連結して上記名称データを生成することが達成される。この図８に示すフローチャートと図３に示すフローチャートとが異なっている点は、ステップＳＡ１にて抽出した項目データのうちから、重要度の高い項目の記載内容を表す項目データを所定の数だけ選択するステップＳＣ１を設け、このステップＳＣ１にて選択された項目データを前述したステップＳＡ２にて連結し名称データを生成するようにした点である。より詳細に説明すると、図７のステップＳＣ１においては、制御部２００は、ステップＳＡ１にて抽出した項目データの各々について、その項目データに対応する項目の重要度を上記重要度テーブル（図７参照）の格納内容を参照して特定し、その重要度が高いものから順に所定の数だけ抽出する。例えば、上記所定の数が３である場合には、重要度が高いものから順に３つの項目データが連結されて名称データが生成されるのであるから、図４（ａ）に示す項目データが抽出されている場合には、図７（ｂ）に示す名称データが生成されることになる。なお、本変形例では、ステップＳＡ１にて抽出した項目データのうちから、対応する項目の重要度が高いものから順に所定の数だけ抽出する場合について説明したが、対応する項目の重要度が低いものから順に所定の数だけ抽出するようにしても勿論良い。このようにすると、上記ステップＳＡ１にて抽出した項目データをその重要度が低い順に所定の数だけ連結して名称データを生成することが可能になる。

（Ｃ−４：変形例４）
上述した実施形態では、文書処理装置１１０の不揮発性記憶部２２０ｂに予めページ画像データが格納されていない場合について説明した。しかしながら、既にページ画像データが書き込まれている不揮発性記憶部２２０ｂに対してページ画像データの追加書き込みを行うようにしても勿論良い。ただし、このような場合には、既に不揮発性記憶部２２０ｂに格納されているページ画像データと新たに格納するページ画像データとで名称が重複しないようにする必要があり、このようなことは、上記実施形態にて説明した文書処理装置を以下に説明するように変形することで実現される。

まず、図９に示す項目リストテーブルを各ページ画像データに対応付けて不揮発性記憶部２２０ｂへ格納しておく。この項目リストテーブルには、その項目リストテーブルに対応付けられているページ画像データに対応する文書に記載されている項目を表すデータ（例えば、その項目の名称を表す文字列：以下、項目識別子と呼ぶ）に対応付けて、その項目識別子で示される項目の記載内容を表す項目データが名称データの生成に利用されているか否かを表すデータ（例えば、“０”または“１”の何れかの値を有するフラグ：以下、使用状況フラグ）が格納されている。例えば、図９に示す項目リストテーブルでは、使用状況フラグの値が“０”である項目識別子は、その項目識別子の記載内容に対応する項目データが名称データの生成に利用されていないことを表している。つまり、項目リストテーブルの格納内容を参照することにより、その項目リストテーブルに対応付けられているページ画像データに対応する文書に記載されている項目や、それら項目のうち、何れの項目の記載内容がそのページ画像データの名称に反映されているかを把握することができる。

図１０は、本変形例に係る文書処理装置の制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。図１０に示す紙文書電子化処理が図３に示す紙文書電子化処理と異なっている点は、ステップＳＡ２にて生成した名称データが、不揮発性記憶部２２０ｂに既に格納されている名称データと一致するか否かを判定する処理（図１０：ステップＳＤ１）と、ステップＳＤ１の判定結果が“Ｙｅｓ”である場合に、ステップＳＡ２にて生成した名称データを生成し直す処理（図１０：ステップＳＤ２）とを行うようにした点とである。

より詳細に説明すると、図１０のステップＳＤ２においては、制御部２００は、ステップＳＤ１にて一致すると判定された名称データに対応付けて不揮発性記憶部２２０ｂに格納されている項目リストテーブルを参照し、その名称データの生成に使用されていない項目（以下、「未使用項目」と呼ぶ）を特定する。次いで、制御部２００は、ステップＳＡ１にて抽出した項目データのうち、上記未使用項目の記載内容を表す項目データのみを連結して名称データを生成し直す。これにより、不揮発性記憶部２２０ｂに既にページ画像データが格納されている場合であっても、同一の名所が重複して付与されることを回避することが可能になる。なお、本変形例では、上記未使用項目に対応する項目データのみを用いて名称データを生成し直す場合について説明したが、生成済みの名称データに上記未使用項目に対応する項目データを付加してその名称データを生成し直すとしても良く、また、名称データの生成に用いられている項目データの一部を上記未使用項目に対応する個目データの一部と入れ替えてその名称データを生成し直すとしても良い。要は、上記未使用項目に対応する項目データを用いて名称データを生成し直し、既存の名称データと異なる名称データを生成する態様であれば何れであっても良い。また、本変形例では、新たに格納するページ画像データに付与する名称を表す名称データを生成し直す場合について説明したが、不揮発性記憶部２２０ｂに格納されている名称データ（すなわち、既に不揮発性記憶部２２０ｂに格納済みのページ画像データに付与されている名称を表す名称データ）の方を更新するとしても勿論良い。

（Ｃ−５：変形例５）
上述した実施形態では、本発明に係る文書処理装置に特有な機能を制御部２００に実現させるためのソフトウェアを不揮発性記憶部２２０ｂに予め記憶させておく場合について説明した。しかしながら、例えばＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk- Read Only Memory）やＤＶＤ（Digital Versatile Disk）などのコンピュータ装置読み取り可能な記録媒体に、上記ソフトウェアを記録しておき、このような記録媒体を用いて一般的なコンピュータ装置に上記ソフトウェアをインストールするとしても良いことは勿論である。このようにすると、一般的なコンピュータ装置を本発明に係る文書処理装置として機能させることが可能になるといった効果を奏する。

本発明の１実施形態に係る文書処理装置１１０を有する文書電子化システムの全体構成の一例を示す図である。 同文書処理装置１１０のハードウェア構成の一例を示す図である。 同文書処理装置１１０の制御部２００が紙文書電子化ソフトウェアにしたがって行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。 同文書処理装置１１０によって抽出される項目データと、その項目データに基づいて生成される名称データとの関係を示す図である。 変形例２に係る文書処理装置の制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。 同変形例２に係る文書処理装置の不揮発性記憶部２２０ｂ内のディレクトリ構成の一例を示す図である。 変形例３に係る文書処理装置の記憶部２２０に格納されている重要度テーブルの一例を示す図である。 同変形例３に係る文書処理装置の制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。 変形例４に係る文書処理装置の記憶部２２０に格納されている項目リストテーブルの一例を示す図である。 同変形例４に係る文書処理装置の制御部２００が行う紙文書電子化処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１０…文書電子化システム、１１０…文書処理装置、１２０…画像読取装置、１３０…通信線、２００…制御部、２１０…通信ＩＦ部、２２０…記憶部、２２０ａ…揮発性記憶部、２２０ｂ…不揮発性記憶部。

Claims (6)

1. 文書の各ページの画像に対応するページ画像データが入力される入力手段と、
   前記入力手段へ入力されたページ画像データを解析し、該ページ画像データに対応する文書に記載されている項目毎にその記載内容を特定し、その記載内容を表す文字列である
   項目データを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された項目データを連結し、前記文書に付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成手段と、
   前記生成手段により生成された名称データと前記入力手段へ入力された各ページ画像データとを対応付けて記憶装置へ書き込む書き込み手段と
   を有する文書処理装置。
2. 文書の種類を表す文字列であるカテゴリデータが記憶されている記憶手段を備え、
   前記生成手段は、
   前記抽出手段により抽出された項目データのうち、前記記憶手段に記憶されているカテゴリデータと一致するものを除いて、前記名称データを生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 文書に記載されている項目の重要度を表す重要度データがその項目毎に記憶されている
   記憶手段を備え、
   前記生成手段は、
   前記抽出手段により抽出された項目データを連結して前記名称データを生成する際に、
   各項目データに対応する項目の重要度を前記記憶手段の記憶内容を参照して特定し、重要度の降順或いは昇順に所定の数だけ連結して前記名称データを生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
4. 文書の各ページに対応するページ画像データに対応付けて該文書について前記生成手段により生成された名称データと該文書の各ページに記載されている項目の一覧を表す項目リストとが記憶されている記憶手段を備え、
   前記生成手段は、
   前記入力手段へ入力された各ページ画像データに基づいて生成した名称データが、前記記憶手段に記憶されている他の名称データと一致する場合に、前記抽出手段により抽出された項目データのうちで該他の名称データの生成の際に用いられていない項目である未使用項目の記載内容を表す項目データを該他の名称データに対応付けて前記記憶手段に記憶されている項目リストに基づいて特定し、該未使用項目に対応する項目データを用いて名称データを生成し直す
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
5. 文書の各ページに対応するページ画像データに対応付けて該文書について前記生成手段により生成された名称データと該文書の各ページに記載されている項目の一覧を表す項目リストとが記憶されている記憶手段を備え、
   前記記憶手段に記憶されている名称データの各々について、前記生成手段により生成された名称データと一致する重複名称データであるか否かを判別する判別手段と、
   前記重複名称データであると前記判別手段により判別された名称データについて、該名称データの生成に用いられていない項目である未使用項目を該名称データに対応付けて前記記憶手段に記憶されている項目リストに基づいて特定する特定手段と、
   前記重複名称データであると前記判別手段により判別された名称データを、前記特定手段により特定された未使用項目の項目データを用いて生成される新たな名称データで書き換える書換え手段と
   を有することを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
6. コンピュータ装置を、
   文書の各ページの画像に対応するページ画像データが入力された場合に、該ページ画像データを解析し、該ページ画像データに対応する文書に記載されている項目毎にその記載内容を特定し、その記載内容を表す文字列である項目データを抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された項目データを連結し、前記文書に付与する名称を表す文字列である名称データを生成する生成手段と、
   前記生成手段により生成された名称データと前記入力手段へ入力された各ページ画像データとを対応付けて記憶装置へ書き込む書き込み手段
   として機能させるプログラム。

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