JP2006023935A - ネットワークシステム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子メールに大容量の添付ファイルが含まれていても、添付ファイルの印刷処理を簡単にかつ迅速に行うことができるようにする。
【解決手段】 メール配信及び受信機能を含むプリントサーバでは、添付ファイルを含む電子メールを受信すると、添付ファイルを抽出して、印刷ジョブを記憶するＨＤＤに格納すると共に、この添付ファイルの印刷指示をクライアントＰＣに送信するメール本文に記述する（ステップ１００〜１１６）。クライアントＰＣからメール本文の記述に基づいて印刷指示がなされると、指定された添付ファイルをプリンタへ送信して、印刷処理が実行されるようにする（ステップ１２０〜１３２）。該当する添付ファイルをＨＤＤから読み出して、印刷処理を実行する（ステップ１２０〜１２４）。これにより、クライアントＰＣから添付ファイルを送信することなく、簡単にかつ迅速に印刷処理を行うことができる。
【選択図】 図１０

Description

本発明は、印刷出力装置を用いた印刷処理及び、電子メールの受配信機能を備えたネットワークシステムに関する。

近年、情報伝達手段として電子メール（electronic mail：ｅ−mail）が多用されている。電子メールは、メール本文となるテキストデータに加えて、画像データやドキュメントなどを添付ファイルとして送信することができる。

メール受信者は、添付ファイルを開くことにより、添付ファイル内の画像データやドキュメント等を確認することができる。また、ネットワークプリンタを用いることにより、添付ファイル内の画像データやドキュメント等を印刷出力することができる。

ところで、電子メールに添付される画像データなどは、大容量となることがあり、このような添付ファイルの送信には時間がかかり、メール受信者は、受信するのに時間がかかると共に、添付ファイルを保存するためのメモリ容量の大きくなってしまう。

ここから、添付ファイルを何れかのサーバに格納し、添付ファイルの格納場所を示すＵＲＬを電子メールで送信して通知する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。

これにより、電子メールのデータ量が極めて少なくてすみ、メール受信者は、通知されたＵＲＬから添付ファイルの中身を確認することが可能となる。
特開２００２−９１８８２号公報

しかしながら、添付ファイルの格納場所を示すＵＲＬから添付ファイル内の画像（画像データ）やドキュメント等を確認することができるが、添付ファイルの印刷出力を行うときには、添付ファイルをダウンロードして、さらに、ネットワーク接続されているプリントサーバなどへ印刷ジョブとして送信しなければならない。すなわち、添付ファイルのダウンロードやプリントサーバへの転送操作を行う必要があり、添付ファイルの印刷出力を簡単に行うことができず、また、操作に時間がかかるという問題がある。

本発明は上記事実に鑑みてなされたものであり、受信する電子メールのデータ量を削減したときに、簡単な操作で添付ファイルの印刷出力が可能となるようにするネットワークシステムを提案することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明は、情報処理端末と、前記情報処理端末から送信される電子メールを配信するメール配信手段と、前記情報処理端末宛の電子メールを受信して転送するメール受信手段と、前記情報処理端末から送信される印刷ジョブに基づいた印刷処理を行う印刷出力装置と、前記印刷出力装置の印刷処理を制御する印刷制御手段と、を含むネットワークシステムであって、前記印刷制御手段に設けられて印刷処理を行う前記印刷ジョブを記憶する記憶手段と、前記メール受信手段で受信した電子メールに添付ファイルが含まれているときに、メール本文から抽出した添付ファイルを前記記憶手段に格納するファイル抽出手段と、前記ファイル抽出手段によって抽出した後に前記情報処理端末へ転送する前記メール本文に前記記憶手段に格納した前記添付ファイルに対する印刷指示を記述する記述手段と、を含むことを特徴とする。

この発明によれば、メール受信手段が、ネットワークに接続されている情報処理端末宛の電子メールに添付ファイルが含まれていると、この添付ファイルを抽出して、印刷制御手段に設けている記憶手段に、印刷用のファイルとして格納する。

また、添付ファイルを抽出した後の電子メールのメール本文に対しては、記憶手段に格納した添付ファイルに対する印刷指示を記述する。

これにより、情報処理端末で表示するメール本文から記憶手段に記憶している添付ファイルに対する印刷指示が可能となり、このときに、添付ファイルが既に記憶手段に格納されているので、情報処理端末から添付ファイルを送信する必要がない。

このような本発明においては、情報処理端末と、前記情報処理端末から送信される電子メールを配信するメール配信手段と、前記情報処理端末宛の電子メールを受信して転送するメール受信手段と、前記情報処理端末から送信される印刷ジョブに基づいた印刷処理を行う印刷出力装置と、前記印刷出力装置の印刷処理を制御する印刷制御手段と、を含むネットワークシステムであって、前記印刷制御手段に設けられて印刷処理を行う前記印刷ジョブを記憶する記憶手段と、前記メール受信手段で受信した電子メールに添付ファイルが含まれているときに、メール本文から分離した添付ファイルを前記記憶手段に格納するファイル分離手段と、前記ファイル分離手段によって分離して前記情報処理端末へ転送する前記メール本文に前記記憶手段に格納した前記添付ファイルに対する印刷指示を記述する記述手段と、を含むものであっても良い。

この発明によれば、電子メールのメール本文から添付ファイルを分離して、個の後に、添付ファイルの印刷指示を記述して、情報処理端末に送信する。これにより、情報処理端末に送信する電子メールのデータ量（容量）が少なくなるので、情報処理端末では、短時間での送受信が可能となる。

また、本発明は、前記記述手段が、前記メール本文からの前記添付ファイルに対する印刷指示と共に、前記記憶手段上で前記添付ファイルを特定する情報を前記メール本文に記述することを特徴とする。

この発明によれば、印刷指示と共に記憶手段上での添付ファイルを特定する情報を記述しているので、情報処理端末上で、簡単にかつ的確に、添付ファイルに対する印刷指示を行うことができる。

このような本発明においては、前記記述手段が、前記メール本文にＵＲＬを記述することができる。また、本発明は、前記記述手段が、前記添付ファイルに対する印刷オプションを含めて記述することができる。

さらに、本発明においては、ＵＲＬに限らず、印刷制御手段にメールアドレスが設定されているときには、メールアドレスを用いて印刷指示や添付ファイルの指定を記述してもよく、また、ＨＴＭＬ形式などで印刷設定を情報処理端末上に表示するプログラムをメール本文に記述するなどの任意の方法を適用することができる。

以上説明したように本発明によれば、電子メールに添付ファイルが含まれるときに、メール本文から添付ファイルを抽出して、印刷処理可能となるように記憶すると共に、メール本文に、添付ファイルに対する印刷指示が可能となる情報を記述する。これにより、メール本文を受信した情報処理端末上で、簡単に添付ファイルの印刷指示を行うことができるという優れた効果が得られる。

以下に図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。図１には、本実施の形態に適用したネットワーク１０の概略構成を示している。このネットワーク１０には、プリントサーバ１２と共に、複数のネットワークプリンタ（以下、「プリンタ１４」とする）が接続されている。

また、ネットワーク１０には、個々のネットワークユーザーが利用するパーソナルコンピュータ、ワークステーションなどの多数のクライアントＰＣ１６が接続されている。

ネットワーク１０では、例えば約１０台のクライアントＰＣ１６に対して少なくとも１台のプリンタ１４が割り当てられるように形成されている。なお、プリントサーバ１２には、複数台のプリンタ１４が割り当てられていても良く、１台ないし複数台のローカルプリンタが接続されていても良い。

これにより、例えば、図２に示すように、ネットワーク１０は、複数のフロアや区画のそれぞれに設けられる複数のクライアントＰＣ１６に対して、それぞれのフロアや区画にプリンタ１４が設けられる。

図１に示すように、プリントサーバ１２には、各種のデータを記憶する記憶手段としてＨＤＤ１８と共に、ＨＤＤ１８に記憶するデータの書き込み及び読み出しを制御するデータ制御部２０が設けられている。また、プリントサーバ１２には、印刷制御部２２が設けられている。

プリントサーバ１２では、クライアントＰＣ１６から送信される印刷ジョブを受信すると、この印刷ジョブを順にＨＤＤ１８に蓄積するスプーリングを行うと共に、蓄積された印刷ジョブをプリンタ１４の動作状況に応じて順次出力する。

これにより、クライアントＰＣ１６から出力された印刷ジョブに応じた印刷処理がプリンタ１４で実行される。すなわち、プリントサーバ１２は、印刷処理時のクライアントＰＣ１６の負荷を軽減することが可能となるようにしている。

ところで、図２に示すように、ネットワーク１０は、外部ネットワークと接続している。また、ネットワーク１０に設けているプリントサーバ１２は、メールサーバ機能を備えている。すなわち、図１に示すように、プリントサーバ１２には、例えば、メール配信するＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバ機能を備えたメール配信部２４と、メール受信用とするＰＯＰ（Post Office protocol）サーバ機能を備えたメール受信部２６が設けられている。

メール受信部２６には、メールボックス２８が形成され、メール受信部２６は、ネットワーク１０に接続しているクライアントＰＣ１６宛のアドレス（メールアドレス）の電子メールをスプールし、クライアントＰＣ１６からの要求に応じて、メールボックス２８内の受信メールを、該当クライアントＰＣ１６へ転送する。なお、電子メールの自動転送機能を備えていても良い。

また、メール配信部２４は、クライアントＰＣ１６から送信された電子メールを、宛先として指定されているメールアドレスあるいは他のメールサーバへ転送する。

これにより、クライアントＰＣ１６は、ネットワーク１０内での電子メールの交換（送受信）は勿論、インターネット等やネットワーク１０が接続される外部ネットワークとの間で電子メールの利用が可能となっている。

一方、プリントサーバ１２には、添付ファイル処理部３０が設けられている。この添付ファイル処理部３０は、受信した電子メールに添付ファイルが付加されているか否かを確認し、添付ファイルが付加され、かつ、添付ファイル内のデータが、画像データや文書データなどの印刷処理が可能な形式のデータであるときには、その添付ファイルを電子メールのメール本文から抽出して、データ制御部２０へ受け渡す。

データ制御部２０は、添付ファイルを受け取ると、ＨＤＤ１８に格納する。このとき、データ制御部２０は、添付ファイルの格納位置を示す保存先情報を生成して添付ファイル処理部３０へ送る。

添付ファイル処理部３０は、ＨＤＤ１８上で添付ファイルを特定可能な情報（保存先情報）をデータ制御部２０から読み込み、この保存先情報によって特定されるＨＤＤ１８に保存した添付ファイルに対する印刷処理の実行を指示する記述をメール本文に付加する。

このようなメール本文への記述は、ＵＲＬ（Uniform Resource locators）を用いることができる。また、プリントサーバ１２にメールアドレスが設定されているときには、そのメールアドレスを用いることができる。さらに、ＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）形式などのプログラムを付加するようにしても良い。

これにより、クライアントＰＣ１６が受信メールの転送を要求したときに、メール受信部２６は、添付ファイルの印刷指示が記述されたメール本文を転送し、このメール本文を受信したクライアントＰＣ１６では、メール本文から添付ファイルに対する印刷指示が可能となるようにしている。

一方、プリントサーバ１２に設けている印刷制御部２２は、ＨＤＤ１８に格納されているファイル（添付ファイルを含む）が指定されることにより、指定されたファイルに対する印刷処理、削除等が可能となっている。

これにより、添付ファイルの印刷指示が記述された電子メール（メール本文）を受信したクライアントＰＣ１６から、メール本文の記述に基づいて印刷指示を行うことにより、印刷制御部２０は、ＨＤＤ１８に保存している添付ファイルに対する印刷処理を行う。

このように構成されているネットワーク１０では、クライアントＰＣ１６から送信した印刷ジョブをプリントサーバ１２で受信する。プリントサーバ１２では、受信した印刷ジョブをスプールし、プリンタ１４に振り分けて順次出力する。なお、複数のプリンタ１４へ出力するときには、同時に出力する機能を備えていてもよい。

このとき、クライアントＰＣ１６で印刷出力するプリンタ１４を指定することにより、プリントサーバ１２では、印刷ジョブで指定されたプリンタ１４で印刷ジョブが実行されるようにする。なお、クライアントＰＣ１６ごとに使用するプリンタ１４を設定、記憶し、クライアントＰＣ１６のそれぞれに対して、最適なプリンタ１４に自動的に出力される機能を備えていても良い。

一方、ネットワーク１０では、プリントサーバ１２にメールサーバ機能を合わせ持たせており、ネットワーク１０に接続されているクライアントＰＣ１６では、電子メールの利用が可能となっている。

すなわち、プリントサーバ１２に設けているメール配信部２４は、クライアントＰＣ１６から電子メールが送信されると、この電子メールの宛て先として指定されているアドレス（クライアント）のへ配信する。

メール受信部２６では、ネットワーク１０に接続されてメールアドレスが設定されているクライアントＰＣ１６宛の電子メールを受信すると、受信した電子メールをスプールする。また、メール受信部２６では、クライアントＰＣ１６から受信メールの転送が要求されたときに、該当するメールアドレスの電子メールをスプールしているときには、該当電子メールをクライアントＰＣ１６へ転送する。

ところで、電子メールには、各種のファイルが添付ファイルとして付加することができるが、大容量のファイルが添付されることがある。大容量の添付ファイルを印刷処理するときには、クライアントＰＣ１６からプリントサーバ１２へ印刷ジョブとして送信しなければならず、転送時間もかかり、クライアントＰＣ１６の稼動効率が低下することがある。

ここから、プリントサーバ１２では、添付ファイル処理部３０を設け、添付ファイルがあるときには、電子メールのメール本文から添付ファイルを抽出して、抽出した添付ファイルをＨＤＤ１８に印刷ジョブ用のファイルとして格納する。これと共に、添付ファイル処理部３０では、この添付ファイルの印刷指示をメール本文に記述する。

これにより、メールボックス２８には、電子メールとして添付ファイルの印刷指示が記述されたメール本文が格納され、このメール本文がクライアントＰＣ１６に転送される。

このような電子メールのメール本文に記述する添付ファイルの印刷指示としては、ＵＲＬを用いることができる。図３には、添付ファイルの印刷指示としてＵＲＬを用いたメール本文の記述の一例を示しており、ＵＲＬでＨＤＤ１８上の添付ファイルを指定して印刷処理の実行を指示することができる。

このようなメール本文の記述には、「カラー印刷」か「白黒印刷」かなどの印刷オプションを含ませることができる。図４（Ａ）には、印刷オプションとして「カラー印刷」と「白黒印刷」に分けたＵＲＬをメール本文に記述した例を示している。

また、図４（Ｂ）に示すように、パスワードを設定し、設定したパスワードをＵＲＬに記述して、電子メールの受信者のみが、添付ファイルに対する操作（印刷指示）が可能となるようにしても良い。これにより、ＨＤＤ１８の保存している添付ファイルに対してのセキュリティ性の向上を図ることができる。

さらに、添付ファイルの印刷指示を行うためのメール本文の記述としては、プリントサーバ１２に設定している電子メールアドレス（電子メール）を用いることができる。

図５（Ａ）には、印刷指示として電子メールアドレスを用いたメール本文の記述の一例を示しており、メールアドレスに続いて、メール本文としてプリントサーバ１２上で添付ファイルを印刷する印刷指示を含めている。このメールアドレスを用いて、プリントサーバ１２にメール送信（返信）を行うことにより、プリントサーバ１２は、指定されている添付ファイルに対する印刷指示が入力される。このときにおいても、図５（Ｂ）に示すように、「カラー印刷」か「白黒印刷」かの印刷オプションを含めることができる。

一方、メール本文上で印刷指示を可能とするためには、例えばＨＴＭＬ形式のプログラムをメール本文に記述し、メール本文を受信したクライアントＰＣ１６上で、メール本文を表示した時に、添付ファイルに対する印刷指示の表示がなされると共に、該表示に基づいて添付ファイルに対する印刷処理を設定することにより、プリントサーバ１２でプリンタ１４を用いた印刷処理が実行されるようにしても良い。

図６には、このときのメール本文に対するＨＴＭＬ形式の記述の一例を示している。また、図７には、このメール本文を受信したときのクライアントＰＣ１６上でのメール本文の表示例を示している。なお、図７では、添付ファイルを特定する情報及びパスワードの表示が省略されている。

一方、添付ファイルの印刷処理を行うときには、プリントサーバ１２上又はクライアントＰＣ１６上で予め設定されているデフォルトの印刷設定に基づいて行うことになる。また、ＨＤＤ１８に添付ファイルを保存するときには、保存した添付ファイルの管理が必要となる。

ここから、プリントサーバ１２では、登録しているクライアントＰＣ１６ごと（ユーザーごと）に、印刷出力するプリンタ１４の設定やＨＤＤ１８にスプールした添付ファイルの管理用の設定が可能となっている。

このような設定は、プリントサーバ１２上又はクライアントＰＣ１６上で所定のユーザーインターフェイス（ＵＩ）を用いて行うことができる。

図８（Ａ）には、ユーザー（クライアント、クライアントＰＣ１６の使用者）登録に用いるＵＩの一例を示している。このダイアログ４０では、プリントサーバ１２に登録されているユーザー名（クライアント名）を表示し、クライアント名を選択して指定することにより、指定したクライアントに対する名前（名称）の変更、設定の変更、削除が可能となる。また、このＵＩからクライアントの新規登録（追加）が可能となる。

図８（Ｂ）には、クライアントごとの設定変更（ユーザー設定変更）に用いるＵＩの一例を示している。このダイアログ４２では、添付ファイルの印刷出力に用いるデフォルトプリンタの設定（選択）と共に、添付ファイルの削除タイミングの設定が可能となっている。

また、クライアントごとのデータ管理が可能となっており、図９（Ａ）には、データ管理に用いるＵＩの一例を示している。個のダイアログ４４では、保存されえちるデータ量がクライアント（ユーザー）ごとに表示され、クライアントを選択してデータ削除を指示（指定）することより、クライアントごとにデータ削除又はデータ削除の設定が可能となる。

図９（Ｂ）には、図９（Ａ）のダイアログ４４でデータ削除が指定されることにより表示されるＵＩの一例を示している。個のダイアログ４６では、データの削除方法の選択設定が可能となっている。

このように、電子メールに添付されていた添付ファイルの管理には、任意のＵＩを用いることができる。

ここで、電子メールに添付された添付ファイルに対するプリントサーバ１２での処理の概略を説明する。図１０（Ａ）及び図１０（Ｂ）には、印刷指示としてＵＲＬを用いたときの一例を示している。なお、ＵＲＬを用いるときには、プリントサーバ１２では、Ｗｅｂプロトコルの処理が可能となっている。また、このときには、印刷指示としてＨＴＭＬコードを用いたときにも適用可能である。

図１０（Ａ）には、受信メールに対する処理の流れを示している。このフローチャートは、電子メールを受信することにより実行され、最初のステップ１００では、受信した電子メールが、プリントサーバ１２で管理しているアドレス（クライアント、クライアントＰＣ１６）宛のものであるか否かを確認する。このときに、他のメールサーバなどで管理されているアドレス（ドメイン名）であれば、ステップ１００で否定判定してステップ１０２へ移行し、受信した電子メールを他のメールサーバへ送信する。

ここで、受信した電子メールがプリントサーバ１２で管理しているアドレスに対するものであるときには、ステップ１００で肯定判定してステップ１０４へ移行する。このステップ１０４では、アドレスが登録されているクライアントのものであるか否かを確認する。

このときに、該当するアドレス（メールアカウント）がないと、ステップ１０４で否定判定してステップ１０６へ移行し、エラーメールを、メール発信者に送信する。

また、登録されているクライアントに対する電子メールであるときには、ステップ１０４で肯定判定してステップ１０８へ移行する。このステップ１０８では、受信した電子メールが添付ファイルを含むか否かを確認する。

ここで、受信した電子メールに添付ファイルを含むときには、ステップ１０８で肯定判定してステップ１１０へ移行し、添付ファイルが、印刷処理が可能な形式であるか否かを確認する。このときに、画像データや文書データによって形成された印刷可能な形式のファイルであるときには、ステップ１１０で肯定判定してステップ１１２へ移行する。

このステップ１１２では、電子メールから添付ファイルを抽出し、ＨＤＤ１８に保存する。プリントサーバ１２では、電子メールの添付ファイルをＨＤＤ１８を印刷データ（印刷ジョブ）として格納するようにしており、このときの添付ファイルの格納位置やファイル名などを設定する。

次のステップ１１４では、添付ファイルに対する印刷指示をメール本文に記述し、ステップ１１６でこのメール本文を含む電子メールを、宛先として設定されているクライアントのスプールに保持する。

このようにしてプリントサーバ１２にスプールされた電子メールは、クライアントＰＣ１６からの転送要求によってクライアントＰＣ１６へ送信され、クライアントＰＣでは、受信した電子メールの閲覧が可能となる。

このとき、受信した電子メールに添付ファイルが添付されているときには、メール本文に、添付ファイルの印刷指示が記述されている。また、プリントサーバ１２では、添付ファイルを印刷用のファイルとしてＨＤＤ１８に保存している。

これにより、クライアントＰＣ１６では、メール（メール本文）に付加された印刷指示に基づいた処理を行うことにより、添付ファイルに対する印刷指示が可能となっている。

すなわち、メール本文に印刷指示としてＵＲＬが記述されているときには、このＵＲＬをクリック操作することにより、印刷指示を行うことになる。

図１０（Ｂ）には、ＵＲＬを用いた印刷指示に基づいた印刷処理を行うときに実行するＷｅｂ処理の概略を示している。このフローチャートは、電子メール（メール本文）に印刷指示として記述しているＵＲＬがクリック操作されることにより実行され、最初のステップ１２０では、印刷制御情報を取得し、次のステップ１２２では、取得した印刷制御情報に応じた印刷データ、すなわち、添付ファイルが保存されているか否かを確認する。

このときに、添付ファイルが保存されていなければ、ステップ１２２で否定判定してステップ１２４へ移行し、エラー情報を送信する。すなわち、印刷指示を行ったクライアントに、印刷処理が実行できないことを通知する。

また、ステップ１２６では、例えばパスワードなどの確認コードが設定されているときに、確認コードが一致しているか否かを確認し、確認コードが一致していないとき（ステップ１２６で否定判定）にも、ステップ１２４へ移行して、エラー情報を送信する。

これに対して、指定された添付ファイルがスプールされており、確認コードが一致したときには、ステップ１２２、１２６で肯定判定されてステップ１２８へ移行する。すなわち、メール本文に記述しているＵＲＬには、印刷指示と共に、印刷処理を行うＨＤＤ１８上の添付ファイルを特定する情報等が含まれており、このＵＲＬを用いることにより、メール本文から簡単に添付ファイルの印刷指示を行うことができる。

このステップ１２８では、印刷指示を行ったクライアントに対して、印刷出力を行うプリンタ１４が登録されて設定されているか否かを確認し、設定されているときには、ステップ１２８で肯定判定してステップ１３０へ移行し、設定されているプリンタ情報を取得する。

このようにして印刷指示及び設定の確認を行うとステップ１３２へ移行し、添付ファイルを印刷ジョブとしてプリンタ１４へ送信する。これにより、添付ファイルに基づいた印刷処理がプリンタ１４で実行されて、添付ファイルのデータに応じた印刷出力が得られる。

このように、プリントサーバ１２では、ＨＤＤ１８に添付ファイルを格納しているので、印刷指示上で添付ファイルが指定されることにより、該当する添付ファイルの印刷処理を行うことができる。

これにより、ネットワーク１０では、電子メールに大容量の添付ファイルが含まれていても、クライアントＰＣ１６上の簡単な操作で、添付ファイルの送受信を行うことなく印刷処理を行うことができる。

一方、印刷指示としては、ＵＲＬ（ＨＴＭＬ形式）に限らず、メール（電子メール）を用いて行うことができる。

図１１には、電子メールを用いた印刷指示の概略を示している。なお、電子メールを用いるときの基本的処理の流れは、ＵＲＬを用いたとき（図１０（Ａ）及び図１０（Ｂ））と同じであり、図１１のフローチャートにおいて、図１０（Ａ）又は図１０（Ｂ）と同等の処理に対しては、同一のステップ番号を付与している。

電子メール用いて印刷指示を行うときには、自機管理の電子メールを受信してステップ１００で肯定判定するとステップ１４０へ移行し、印刷制御用に設定されているアドレス（メールアカウント）であるか否かを確認する。

ここで、印刷制御用に設定しているアドレスでないときには、ステップ１４０で否定判定し、次のステップ１０４移行を実行する。

このときに、ステップ１１２で電子メールから添付ファイルを抽出して保存すると、ステップ１４２へ移行して、印刷指示を可能とするメールアドレスをメール本文に記述する。これにより、クライアントＰＣ１６から、メール本文に記述されたメールアドレスへ電子メールを送信することにより印刷指示が可能となる。

この印刷指示を行う電子メールが受信したときには、ステップ１４０で肯定判定してステップ１４４へ移行する。このステップ１４４では、受信した電子メールから印刷制御情報を取得し、取得した印刷制御情報に基づいた処理が実行され、添付ファイルのデータがプリンタ１４から印刷出力される。

このように、添付ファイルが付加された電子メールを受信したときに、添付ファイルを印刷用のファイルとしてプリントサーバ１２のＨＤＤ１８に格納すると共に、添付ファイルに対する印刷処理の実行を指示可能とする情報を、メール本文に記述するか、クライアントＰＣ１６でメール本文を表示したときに現れるようにすることにより、プリントサーバ１２とクライアントＰＣ１６の間で、添付ファイルの送受信を行うことなく、簡単にかつ迅速に、添付ファイルに対する印刷処理を実行することができる。

なお、以上説明した本実施の形態は本発明の一例を示すものであり、本発明の構成を限定するものではない。

例えば、本実施の形態では、電子メールから添付ファイルを分離せずに、クライアントＰＣ１６へメール本文と共に添付ファイルを送信したが、これに限らず、電子メールから添付ファイルを分離し、分離した添付ファイルをＨＤＤ１８に保存して、メール本文をクライアントＰＣ１６へ送信するようにしても良い。

これにより、クライアントＰＣからプリントサーバ１２への添付ファイルの送信のみならず、クライアントＰＣ１６で電子メールを受信するときに、添付ファイルを受信しなくて済むので、電子メールの受信時間の短縮が可能となる。

すなわち、プリントサーバ１２とクライアントＰＣ１６との間で、大容量の添付ファイルの交換（送受信）を省きながら、添付ファイルの印刷処理を簡単に実行することが可能となる。

このときには、メール本文に印刷指示を可能とする記述に加えて、添付ファイル内の画像のサムネイル（Thumbnail）を作成し、サムネイルをメール本文に添付するようにしても良い。

これにより、クライアントＰＣ１６へ転送する電子メール（メール本文）の容量を大きくすることなく、クライアントＰＣ１６で、添付ファイル内の画像等の確認を可能とすることができる。

また、本実施の形態では、添付ファイルをＨＤＤ１８に格納するまでの処理を行って、印刷指示がなされることにより印刷処理を実行するようにしているが、例えば、印刷処理の画像処理やＲＩＰ処理等を先行して行うようにしてもよく、これにより、クライアントＰＣ１６から印刷処理を要求したときに、迅速に印刷出力することが可能となる。

さらに、本実施の形態では、メールサーバ機能を合わせ持つプリントサーバ１２を例に説明したが、本発明はこれに限らず、プリントサーバとメールサーバを別々に設置したネットワークに適用することができる。

本実施の形態に適用したプリントサーバの概略構成図である。 プリントサーバが設けられるネットワークの一例を示す概略図である。 ＵＲＬが記述されたメール本文の表示の一例を示す概略図である。 （Ａ）及び（Ｂ）はＵＲＬが記述されたメール本文の表示の他の例を示す概略図であり、（Ａ）は印刷オプションを含む記述例を示し、（Ｂ）はパスワードを含む記述例を示している。 （Ａ）はメールアドレスが記述されたメール本文の表示の一例を示す概略図であり、（Ｂ）はさらに印刷オプションを含むメールアドレスが記述されたメール本文の表示の一例を示す概略図である。 印刷指示を表示するＨＴＭＬ形式のプログラムを含むメール本文の一例を示す文字列である。 図６の記述に基づいたメール本文の表示を示す概略図である。 （Ａ）は登録ユーザーの編集に用いるＵＩの一例を示す概略図、（Ｂ）はユーザごとの設定変更に用いるＵＩの一例を示す概略図ダル。 ユーザごとのデータ管理に適用するＵＩの一例を示す概略図、（Ｂ）はユーザーごとのデータの処理に用いるＵＩの一例を示す概略図である。 （Ａ）は電子メール（受信メール）に対する処理の一例の概略を示す流れ図であり、（Ｂ）は（Ａ）の処理に基づいた添付ファイルの印刷指示に対する処理の概略を示す流れ図である。 電子メールに対する処理の他の一例の概略を示す流れ図である。

符号の説明

１０ ネットワーク
１２ プリントサーバ
１４ プリンタ
１６ クライアントＰＣ
１８ ＨＤＤ
２０ データ制御部
２２ 印刷制御部
２４ メール配信部
２６ メール受信部
２８ メールボックス
３０ 添付ファイル処理部

Claims (5)

1. 情報処理端末と、前記情報処理端末から送信される電子メールを配信するメール配信手段と、前記情報処理端末宛の電子メールを受信して転送するメール受信手段と、前記情報処理端末から送信される印刷ジョブに基づいた印刷処理を行う印刷出力装置と、前記印刷出力装置の印刷処理を制御する印刷制御手段と、を含むネットワークシステムであって、
   前記印刷制御手段に設けられて印刷処理を行う前記印刷ジョブを記憶する記憶手段と、
   前記メール受信手段で受信した電子メールに添付ファイルが含まれているときに、メール本文から抽出した添付ファイルを前記記憶手段に格納するファイル抽出手段と、
   前記ファイル抽出手段によって抽出した後に前記情報処理端末へ転送する前記メール本文に前記記憶手段に格納した前記添付ファイルに対する印刷指示を記述する記述手段と、
   を含むことを特徴とするネットワークシステム。
2. 情報処理端末と、前記情報処理端末から送信される電子メールを配信するメール配信手段と、前記情報処理端末宛の電子メールを受信して転送するメール受信手段と、前記情報処理端末から送信される印刷ジョブに基づいた印刷処理を行う印刷出力装置と、前記印刷出力装置の印刷処理を制御する印刷制御手段と、を含むネットワークシステムであって、
   前記印刷制御手段に設けられて印刷処理を行う前記印刷ジョブを記憶する記憶手段と、
   前記メール受信手段で受信した電子メールに添付ファイルが含まれているときに、メール本文から分離した添付ファイルを前記記憶手段に格納するファイル分離手段と、
   前記ファイル分離手段によって分離して前記情報処理端末へ転送する前記メール本文に前記記憶手段に格納した前記添付ファイルに対する印刷指示を記述する記述手段と、
   を含むことを特徴とするネットワークシステム。
3. 前記記述手段が、前記メール本文からの前記添付ファイルに対する印刷指示と共に、前記記憶手段上で前記添付ファイルを特定する情報を前記メール本文に記述することを特徴とする請求項１又は請求項２に記載のネットワークシステム。
4. 前記記述手段が、前記メール本文にＵＲＬを記述することを特徴とする請求項１から請求項３の何れか１項に記載のネットワークシステム。
5. 前記記述手段が、前記添付ファイルに対する印刷オプションを含めて記述することを特徴とする請求項１から請求項４の何れか１項に記載のネットワークシステム。

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