JP2005280890A - Materials management system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、保存・保管期間が設定された資料を管理する資料管理システムに関する。 The present invention relates to a material management system for managing materials for which a retention / storage period is set.
職場には、保存・保管期間が設定された資料が多く存在し、その資料が年々増えている。資料には電子化による管理が可能なものがあるが、契約文書或は行政文書などの資料の場合は、現物そのままの状態で保管する必要がある。このような資料が増えると、その資料整理の事務に多大な時間を要することがある。また事務管理の統一した規格として例えばISO規格があり、この規格によると、例えば保存資料は10分以内に提出するように事務管理することが要求されている。このように、職場における資料の管理は重要なものとなっている。 In the workplace, there are many materials with a set storage and storage period, and these materials are increasing year by year. Some materials can be managed electronically, but in the case of materials such as contract documents or administrative documents, it is necessary to store them as they are. When such materials increase, it may take a long time to organize the materials. For example, there is an ISO standard as a standard for office management. According to this standard, for example, it is required to manage an office so that stored materials are submitted within 10 minutes. In this way, management of materials in the workplace has become important.
従来、資料を管理するシステムとして、特許文献1〜特許文献3に開示されたようなシステムが存在する。 Conventionally, there are systems as disclosed in Patent Documents 1 to 3 as systems for managing materials.
特許文献1に開示された保管物の管理システムは、書類等の保管物を整理保管するための整理用品に、RFIDデータキャリアを取り付け、上記整理用品の保管場所に、RFIDアンテナを配置し、上記RFIDデータキャリアは、上記保管物の管理データを書き換え可能に記憶し、上記RFIDアンテナに接続されているRFIDコントローラが、上記保管場所からの整理用品の出入時に、上記RFIDアンテナを介して、該整理用品に取り付けられているRFIDデータキャリアに対しての管理データの読出しと書込みを行う構成としたものである。 The storage management system disclosed in Patent Document 1 has an RFID data carrier attached to an organizing article for organizing and storing documents such as documents, an RFID antenna is disposed at the storage area of the organizing article, and The RFID data carrier stores the management data of the stored items in a rewritable manner, and the RFID controller connected to the RFID antenna receives the organizing data via the RFID antenna when the organizing article enters / exits from the storage location. The management data is read and written to the RFID data carrier attached to the product.
また特許文献2に開示された物品探索支援システムは、一意的な識別情報を保持するデータキャリアが取り付けられた物品を配列して保管可能な物品保管手段と、前記物品保管手段内に存在する物品に取り付けられた前記データキャリアから前記識別情報を読み取る読取手段と、前記読取手段の読取結果に基づき前記物品保管手段内に保管されている物品群を求める保管物品検出手段と、ユーザから探索対象の物品の識別情報の指定を受け付ける探索対象指定手段と、指定された探索対象物品が前記物品保管手段内に保管されているか否かを前記保管物品検出手段の検出結果から判定し、前記ユーザに対してその判定結果を回答する物品有無判定手段とを有する構成としたものである。
In addition, the article search support system disclosed in
特許文献3に開示された保管物の管理システムは、紙文書を管理するための文書情報に基づいて、不要となった紙文書を廃棄する支援を行うためのサーバ装置を有する文書管理支援システムであって、前記サーバ装置は、紙文書を特定する情報及び該紙文書の廃棄時期に関する情報を含む文書情報を格納する文書情報データベースにアクセス可能とし、当該サーバ装置にネットワークを介して接続されたユーザが使用するユーザ側クライアント装置から、前記文書情報を前記文書情報データベースへ登録させる文書情報登録手段と、ユーザ側クライアント装置に、前記文書情報登録手段で登録された文書情報を提示する文書情報提示手段とを有する構成としたものである。 The storage management system disclosed in Patent Document 3 is a document management support system having a server device for supporting disposal of paper documents that are no longer needed based on document information for managing paper documents. The server device can access a document information database storing document information including information for identifying a paper document and information regarding the disposal time of the paper document, and a user connected to the server device via a network. Document information registration means for registering the document information in the document information database from the user side client device used by the user, and document information presentation means for presenting the document information registered by the document information registration means to the user side client device It is set as the structure which has these.
しかしながら、特許文献1の技術は、書類を綴じる書類ファイルを単位として管理するものであるため、その書類ファイルに異種の文書が綴じ込まれている場合、その文書を一枚ずつ人為的に捲って該当する文書を探し出す必要がある。この技術をもって事務の効率化を実現すことは困難であると思われる。 However, since the technique of Patent Document 1 manages a document file that binds a document as a unit, if different types of documents are bound in the document file, the documents are artificially wound one by one. It is necessary to find the corresponding document. It seems difficult to improve the efficiency of office work with this technology.
また特許文献2の技術は、特許文献1と同様に複数の文書を束ねた書類を単位として管理するものであり、その書類に含まれている個々の文書を管理することは行われていない。したがって、特許文献2の技術は、特許文献1と同様に事務の効率化を実現すことは困難であると思われる。
The technique of
また特許文献3の技術は、不要になった紙文書を即座に廃棄することを意図したものであり、不要になる前の文書を個々に短時間内に検索することは困難を極めるものと思われる。 The technique of Patent Document 3 is intended to immediately dispose of paper documents that are no longer needed, and it seems extremely difficult to individually search for documents before they are no longer needed. It is.
本発明の目的は、必要とする資料を短時間内に検索し、かつ管理が必要な資料のみを整理して管理する資料管理システムを提供することにある。 An object of the present invention is to provide a material management system that retrieves necessary materials within a short time and organizes and manages only materials that need to be managed.
前記目的を達成するため、本発明に係る資料管理システムは、管理対象である資料と、前記資料を整理するための資料フォルダと、前記資料毎に貼付され、当該資料の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ICタグと、前記資料フォルダに貼付され、当該資料フォルダの管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ICタグと、前記管理情報を前記ICタグにリード/ライトするIC登録器と、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベースに格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダの保管を管理するための管理コントローラとを有することを特徴とするものである。 In order to achieve the above object, a material management system according to the present invention stores a material to be managed, a material folder for organizing the material, and pasted for each material, and stores management information of the material An IC tag for material having a function of transmitting the management information; an IC tag for material folder having a function of storing management information of the material folder and transmitting the management information while being affixed to the material folder; An IC register that reads / writes the management information to / from the IC tag, the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag, and the management information of the material and the material folder stored in the database; And a management controller for managing the storage of the material and the material folder based on the collation result.
前記管理コントローラは、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報をアンテナにより受信することが可能である。 The management controller can receive management information of materials and material folders transmitted from the IC tag by an antenna.
前記IC登録器は、前記管理コントローラにLANを介して接続され、前記IC登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をLANを介して受け、当該管理情報をICタグにリード/ライトするようにしてもよいものである。 The IC register is connected to the management controller via a LAN, and the IC register receives management information stored in the database of the management controller via the LAN, and reads the management information to the IC tag. You may make it write.
さらに、携帯可能な探知器を有し、前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索するようにしてもよいものである。この場合、前記探知器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をアンテナにより受け、当該管理情報を記憶するようにすることが望ましいものである。 In addition, the detector has a portable detector, the detector stores management information of the material and the material folder, and collates the management information with the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag, The stored material / material folder may be searched. In this case, it is desirable that the detector receives management information stored in the database of the management controller via an antenna and stores the management information.
さらに、収納ボックスを有し、前記収納ボックスは、前記資料フォルダを収納し、かつICタグを備えており、前記ICタグは、前記収納ボックスを管理する情報を記憶し、その管理情報を送信するようにしてもよいものである。 And a storage box that stores the material folder and includes an IC tag. The IC tag stores information for managing the storage box and transmits the management information. You may do it.
さらに前記IC登録器,前記探知器は、ICタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにしてもよいものである。 Furthermore, the IC register and the detector may have a function of deleting management information stored in the IC tag.
さらに前記資料用ICタグは、管理情報の1つに通報先の情報を含み、前記管理コントローラは、前記ICタグから送信される通報先に管理情報を送信するようにしてもよいものである。 Further, the document IC tag may include information of the report destination in one of the management information, and the management controller may transmit the management information to the report destination transmitted from the IC tag.
以上ように本発明によれば、管理対象である資料と、前記資料を整理するための資料フォルダとにそれぞれICタグを貼付し、ICタグ毎に資料と資料フォルダとの管理情報を送信するため、その送信される管理情報に基いて資料フォルダを検索し、次いで前記検索した資料フォルダに綴じ込まれた資料を探し出すことができる。しかも検索した資料フォルダに綴じ込まれた資料についても管理情報に基いて検索をすることができ、目的とする資料を短時間内に探し出して入手することができる。しかも、管理対象、例えば保存・保管期間が設定された資料のみを管理するため、管理対象でない資料を不必要な資料として廃棄することができ、資料整理によって限られた収納スペースを有効に利用することができる。 As described above, according to the present invention, the IC tag is affixed to the material to be managed and the material folder for organizing the material, and the management information of the material and the material folder is transmitted for each IC tag. The material folder is searched based on the transmitted management information, and then the material bound in the searched material folder can be found. In addition, the material bound in the retrieved material folder can be searched based on the management information, and the target material can be found and obtained within a short time. In addition, since only the management targets, for example, the materials for which the retention / storage period is set, are managed, the materials that are not the management targets can be discarded as unnecessary materials, and the limited storage space is effectively used by organizing the materials. be able to.
さらに、必要な資料は必ず管理されることなり、必要な書類を誤って廃棄することを防止することができる。また、必要な資料の紛失を防止することができる。 In addition, necessary materials are always managed, and necessary documents can be prevented from being accidentally discarded. In addition, loss of necessary materials can be prevented.
資料を資料フォルダに綴じ込み、資料及び資料フォルダをそれぞれ管理するため、例えば保存期間が過ぎた資料を資料フォルダから取り出して集め、これらを廃棄処分する前に保管期間だけ廃棄用の資料フォルダに移し変え、その保管期間が過ぎた時点で資料フォルダ単位、或は廃棄用資料フォルダから廃棄資料を取り出して廃棄することができる。これら一連の資料整理を逐次行うだけで結果として資料の整理整頓を行うことができる。 In order to manage materials and material folders by binding them into the material folder, for example, materials that have been stored for a long time have been collected from the material folder and transferred to the material folder for disposal for the storage period before disposal. When the storage period expires, the discarded material can be taken out from the material folder unit or the discarded material folder and discarded. As a result, it is possible to organize and organize the materials simply by sequentially arranging these materials.
また管理コントローラは、ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報をアンテナにより受信することにすれば、管理コントローラのデータベースを使って資料の収納位置を検索し、その検索情報に基いて短時間内に目的の資料を探し出すことができる。 Further, if the management controller receives the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag by the antenna, the management controller searches the storage location of the material using the database of the management controller, and based on the search information, You can find the target material in time.
前記IC登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をLANを介して受け、当該管理情報をICタグにリード/ライトすることにより、ICタグに記憶させる管理情報と管理コントローラのデータベースの管理情報とを一致させることができる。これにより、必要な資料を廃棄してしまうことを未然に防止することができる。 The IC register receives management information stored in the management controller database via the LAN, and reads / writes the management information to / from the IC tag, thereby storing the management information and the management controller database in the IC tag. The management information can be matched. As a result, it is possible to prevent the necessary materials from being discarded.
さらに、携帯可能な探知器を有し、前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索することにより、この探知器を使って目的の資料を直接検索することができる。さらに、探知器による資料の検索と、データベースを使った資料の検索との2通りを併用することができ、資料を検索する目的に併せて検索方法を選択することができる。 In addition, the detector has a portable detector, the detector stores management information of the material and the material folder, and collates the management information with the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag, By searching the stored material / the material folder, the target material can be directly searched using this detector. Furthermore, two types of search of materials using a detector and search of materials using a database can be used together, and a search method can be selected according to the purpose of searching for materials.
さらに、収納ボックスを有し、前記収納ボックスに前記資料フォルダを収納するようにすれば、管理対象の資料と、管理対象から外れた資料とを資料フォルダ単位で振る分けることに加えて、収納ボックス単位で振り分けることができる。さらに、管理期間の異なる資料を収納ボックス単位で管理することもできる。さらには、収納ボックス自体も管理されているため、不要となった収納ボックスを収納位置から取り出したとき、その収納ボックスの位置に新しい収納ボックスをセットし、複数の収納ボックス間の順番が順不同になったとしても、確実に資料を管理することができる。 Furthermore, if a storage box is provided and the material folder is stored in the storage box, in addition to distributing the management target material and the material excluded from the management target in units of the data folder, the storage box Can be sorted by unit. Furthermore, materials with different management periods can be managed in units of storage boxes. Furthermore, because the storage box itself is also managed, when a storage box that is no longer needed is taken out of the storage position, a new storage box is set at the storage box position, and the order between the storage boxes is in random order. Even if it becomes, we can manage document surely.
さらに前記探知器に、ICタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにすれば、資料を廃棄する現場においてICタグを資料から剥して回収し、その現場でICタグの記憶内容をクリアすることができる。またIC登録器に、ICタグに記憶された管理情報を消去する機能を備えるようにすれば、回収したICタグの記憶内容のクリアを現場以外の場所で行うことができる。 Furthermore, if the detector has a function of erasing the management information stored in the IC tag, the IC tag is peeled off from the material at the site where the material is discarded, and the stored contents of the IC tag are stored at the site. It can be cleared. Further, if the IC register is provided with a function of deleting the management information stored in the IC tag, the stored contents of the collected IC tag can be cleared at a place other than the site.
さらに前記資料用ICタグは、管理情報の1つに通報先の情報を含み、前記管理コントローラは、前記ICタグから送信される通報先に管理情報を送信するようにすれば、ユーザの端末などに管理情報を逐次送ることができ、ユーザは送られた管理情報により資料の整理時期を知ることができる。 Further, the document IC tag includes the information of the report destination in one of the management information, and the management controller transmits the management information to the report destination transmitted from the IC tag. Management information can be sent sequentially to the user, and the user can know the time for organizing the material from the sent management information.
さらに管理コントローラが通報先への管理情報の通知機能を備えることにより、複数のユーザが必要とする資料を管理情報に基いて一元的に管理することができる。 Furthermore, since the management controller has a function of notifying management information to the report destination, it is possible to centrally manage materials required by a plurality of users based on the management information.
以下、本発明の実施形態を図により詳細に説明する。
図1(a)に示すように本発明の実施形態に係る資料管理システムは、管理対象である資料107と、資料107を整理するための資料フォルダ106と、資料107毎に貼付され当該資料107の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ICタグ105aと、資料フォルダ106に貼付され当該資料フォルダ106の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ICタグ105bと、前記管理情報をICタグ105a,105bにリード/ライトするIC登録器103と、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベース101に格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダを管理するための管理コントローラ100とを有している。
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
As shown in FIG. 1A, the material management system according to the embodiment of the present invention includes a
また端末102とアンテナ109とを備えている。この端末102と管理コントローラ100とはパソコンから構成されている。端末102は、資料107及び資料フォルダ106並びに収納ボックス108を管理するために必要な管理情報を管理コントローラ100に入力し、さらに管理コントローラ100に指令を入力するためにユーザが用いるものである。
A terminal 102 and an
アンテナ109は、ICタグ105a,105b,105cから送信される管理情報を受信し、この受信した管理情報をLAN110を介して管理コントローラ100に伝送するようになっている。さらにアンテナ109は、検索対象の資料107,資料フォルダ106,収納ボックス108にそれぞれ対応する管理情報を探知器104に向けて送信するようになっている。
The
管理コントローラ100,端末102,アンテナ109はLAN110を介して相互に接続されている。
The
また携帯可能なハンディタイプの探知器104と、収納ボックス108とを備えている。この探知器104は、アンテナ109から送信される資料107,資料フォルダ106,収納ボックス108のそれぞれの管理情報を記憶し、当該管理情報と、ICタグ105a,105b、105cから送信される資料107,資料フォルダ106,収納ボックス108の管理情報とを照合し、保管されている資料107,資料フォルダ106,収納ボックス108を検索するようになっている。
A portable
この実施形態においては、資料107として文書を用い、資料フォルダ106として文書ファイルを用い、収納ボックス108として文書箱を用いている。この実施形態において、文書107を保管する際には、ICタグ105aが貼付された文書107を、ICタグ105bが貼付された文書ファイル106に綴じ込み、これらの文書ファイル106を文書箱108に収納し、この収納ボックス108を倉庫の棚などに保管するようになっている。
In this embodiment, a document is used as the
ICタグ105a,105b,105cは、超小型のIC(集積回路)チップと、無線通信用のアンテナを組み合わせた小型装置であり、RFIDと呼ばれている。この実施形態においては、探知器104としてRFIDスキャナ104を用いている。このRFIDスキャナ104は、ユーザが携帯して保管されている文書箱108の近くまで接近すると、音などの報知手段を使ってユーザに文書107の位置を知らせるようになっている。またIC登録器103,RFIDスキャナ104は、ICタグ105a,105b,105cに記憶された管理情報を消去する機能を備えている。
The IC tags 105a, 105b, and 105c are small devices that combine an ultra-small IC (integrated circuit) chip and an antenna for wireless communication, and are called RFID. In this embodiment, an
次に、本発明の実施形態に係る資料管理システムの動作について説明する。 Next, the operation of the material management system according to the embodiment of the present invention will be described.
先ず、ユーザが新たな資料を本発明の実施形態に係る資料管理システムに管理させる場合について説明する。 First, a case will be described in which the user manages a new material in the material management system according to the embodiment of the present invention.
ユーザが本発明の実施形態に係る資料管理システムを起動させると、端末102の画面に図3に示すログインの画面が表示される。ユーザは、ログインするためにパスワード(×××××)を入力する(図2ステップF200)。そして、キーボードのエンタキーを押下すると、端末102の画面が図4に示すメニュー画面に切替る。 When the user activates the material management system according to the embodiment of the present invention, a login screen shown in FIG. The user inputs a password (xxxxxx) to log in (step F200 in FIG. 2). When the enter key on the keyboard is pressed, the screen of the terminal 102 is switched to the menu screen shown in FIG.
ユーザは管理すべき文書の管理情報を新規に登録するものであるから、「1」を入力する。すると、端末102の画面が図5に示す登録画面に切替る(図2のステップF201)。 Since the user registers new management information of the document to be managed, the user inputs “1”. Then, the screen of the terminal 102 is switched to the registration screen shown in FIG. 5 (step F201 in FIG. 2).
次に、ユーザは、「1.登録」の欄に一連の番号「00000001」を入力する。「(1)資料名称」の欄に、例えば「メンテナンスレポート」を入力する。「(2)資料の種類」の欄から「1.保管」,「2.保存」,「3.重要」,「4.秘密」,を選択し、その該当番号を入力する。ここで、「保管」は通常の環境下で管理する場合、「保存」は物理的変化を防ぐ処置を施して管理する場合を意味する。「(3)保存、保存期間」の欄に、その期間を入力する。この入力情報に基いて管理コントローラ100は、保存開始日と保存満了日とを演算し、そのデータをデータベースに記憶させる。「(4)棚位置」の欄に、文書を綴じ込む文書ファイル106を収納した文書箱108が保管される場所を入力する。例えば、この場所の情報は、「第一倉庫:101号:2―6−3」のように入力する。「(5)通報先」の欄に、情報を入力しているユーザのメールアドレスなどの通報先情報を入力する。「(6)一括登録」の欄に、「1.する」,「2.しない」を選択して、その該当番号を入力する。「(7)登録者ID」の欄に、登録者を識別するためのIDを入力する。最後の「1.登録完了」の該当番号を入力し、キーボードのエンターキーを押下する。これにより、図2の情報入力のステップF202が完了する。
Next, the user inputs a series of numbers “00000001” in the “1. Registration” field. For example, “Maintenance Report” is entered in the “(1) Material Name” field. Select "1. Storage", "2. Save", "3. Important", "4. Secret" from the "(2) Material type" column, and enter the corresponding number. Here, “storage” means management in a normal environment, and “storage” means management by taking measures to prevent physical change. Enter the period in the “(3) Storage, Storage Period” field. Based on this input information, the
端末102から登録情報の入力が完了すると、その文書管理用の管理情報がLAN110を介して管理コントローラ100に入力し、その管理情報が管理コントローラ110のデータベース101に記憶される。また端末102から入力した文書の管理情報がIC登録器103に入力する。また、ユーザは、上述した登録に関する情報を文書を検索する際の情報として端末102に登録しておく。
When the registration information input from the terminal 102 is completed, the management information for document management is input to the
ユーザが資料用ICタグ105aをIC登録器103に差込むと、IC登録器103はICタグ105aに文書の管理情報を書き込む(図2のステップF203)。これのより、管理用のICタグ105aが作成される。ユーザは図1(b)に示すように、IC登録器103で文書の管理情報が書き込まれたICタグ105aを文書107に貼付する(図2のステップF204)。ICタグ105aが貼付された文書107は、ユーザによって該当する文書ファイル106に綴じ込まれる。これにより登録ステップが完了する(図2のステップF205)。
When the user inserts the
次に、ユーザが取り出したい文書107の場所を検索する場合について説明する(図2の検索ステップF206)。ユーザは図2に示す端末102の画面から「2.検索」を選択し、その該当番号を入力する。すると、端末102の画面が図6に示す検索画面に切替る。この画面を使って検索項目を入力する。
Next, the case where the user searches for the location of the
ユーザは、端末102に登録しておいた情報を参照して、「(1)期間満了日」の欄に、期間満了日の情報を入力する。「(2)登録日」の欄に、文書の管理情報を入力した登録日の情報を入力する。「(3)資料名称」の欄に、資料名称の情報、例えば「メンテナンスレポート」の情報を入力する。「(4)一連番号」の欄に、文書を入力した連番、例えば「00000001」を入力する。「(5)資料の種類」の欄から「1.保管」,「2.保存」,「3.重要」,「4.秘密」を選択し、その該当番号を入力する。「(6)保存、保存期間」の欄に、その期間を入力する。「(7)棚位置」の欄に、文書を綴じ込む文書ファイル106を収納した文書箱108が保管される場所を入力する。例えば、この場所の情報は。「第一倉庫:101号:2―6−3」のように入力する。「(8)登録者ID」の欄に、登録者を識別するためのIDを入力する。「(9)通報先」の欄に、入力しているユーザのメールアドレスなどの通知先情報を入力する。最後の「1.検索開始」の該当番号を入力し、キーボードのエンターキーを押下する(図2ステップF207)。
The user refers to the information registered in the terminal 102 and inputs information on the period expiration date in the “(1) period expiration date” field. In the “(2) Registration date” field, information on the registration date when the management information of the document is input is input. In the “(3) Material Name” field, information on the material name, for example, information on “Maintenance Report” is entered. In the “(4) serial number” column, the serial number in which the document is input, for example, “00000001” is input. Select "1. Storage", "2. Save", "3. Important", "4. Secret" from the "(5) Material type" column and enter the corresponding number. In the “(6) Storage, storage period” field, enter the period. In the “(7) shelf position” field, a location where the
この検索入力情報が端末102からLAN110を介して管理コントローラ100に入力すると、管理コントローラ100はデータベース101に記憶されている管理情報から該当する管理情報を検索する。そして、該当する管理情報が存在すると、この管理情報をLAN110を介して端末102に出力する。したがって、端末102の画面は図7に示す検索情報の表示画面に切替る(図2のステップF208)。なお、この場合、検索の文書を特定するための検索項目を絞り、図7に示す検索後の情報を出力するようにしてもよいものである。
When this search input information is input from the terminal 102 to the
次にユーザは図7に示す画面にて、検索した管理情報をRFIDスキャナ104に出力させるか否かを選択する(図2ステップF209,F210)。RFIDスキャナ104に検索した管理情報を転送しない場合(NO)、例えば文書107の情報を確認などする場合には、以上のステップで検索ステップが完了する(F211)。
Next, the user selects whether or not to output the searched management information to the
一方、ユーザが検索管理情報をRFIDスキャナ104に転送することを決定した場合(図2のステップF210,YES)、「1.データ転送」の該当番号を入力する。この指令が管理コントローラ100に入力し、この指令を受けて管理コントローラ100は、ユーザが検索した文書の管理情報をLAN110を介してアンテナ109に転送する。アンテナ109は、管理コントローラ100からの管理情報を電波によりRFIDスキャナ104に向けて送信する。アンテナ109からの管理情報を受取ると、RFIDスキャナ104は、アンテナ109から送信された文書の管理情報を記憶する(図2のステップF212)。これにより、図2の検索ステップは完了し(図2のステップF213)、図12に示す検索終了時の画面に切替る。
On the other hand, when the user decides to transfer the search management information to the RFID scanner 104 (step F210 in FIG. 2, YES), the corresponding number of “1. Data transfer” is input. This command is input to the
ここで、ユーザが直接文書を検索する場合について説明する。ユーザは、管理コントローラ100からの文書の管理情報を記憶したRFIDスキャナ104を携帯して、文書が保管されている倉庫に入庫する。そして、ユーザがRFIDスキャナ104から記憶している文書の管理情報を文書に向けて送信する。なお、以上の説明は、管理コントローラ100のデータベース101を利用して文書の収納場所を検索し、その検索情報をRFIDスキャナ104に入力した後、検索を介する場合の例である。これに限られるものではなく、予め文書の収納場所の情報をRFIDスキャナ104に登録しておき、文書の検索が必要な場合にRFIDスキャナ104を携帯して直接文書を検索するようにしてもよいものである。これらの方法は、いずれもRFIDスキャナの特性を利用して文書を検索している。
Here, a case where the user directly searches for a document will be described. The user carries the
ユーザが携帯しているRFIDスキャナ104からの電磁界の範囲内に該当文書107が位置すると、この文書107に貼付されたICタグ105aがRFIDスキャナから生じる電磁力によりICタグ105aに誘導起電力が発生する。この誘導起電力によりICタグ105aが起動し、記憶している文書の管理情報をRFIDスキャナ104に向けて送信する。このICタグ105aから送信された管理情報をRFIDスキャナ104が受信すると、RFIDスキャナ104が記憶している文書の管理情報と照合する。RFIDスキャナ104は、受信した文書の管理情報と記憶している文書の管理情報とが一致したときに、検索対象の文書が近くにあることをユーザに音などの報知手段により知らせる。ユーザは、RFIDスキャナ104からの報知信号を頼りに目的とする文書107を探し出す。
When the
ユーザは、RFIDスキャナ104から報知された文書107が綴じ込まれている文書ファイル106を収納した文書箱108を棚から下し、前記文書ファイル106を文書箱108から取出し、その文書ファイル106から該当する文書107を取り出す(図2のステップF213)。
The user drops the
次にユーザが文書を廃棄する方法について説明する。ユーザは図4に示す画面から「3.廃棄」を選択する。すると、端末102の画面が図8に示す画面に切替る(図2ステップF214)。ユーザは、廃棄する文書107に添付されたICタグ105aをIC登録器103又はRFIDスキャナ104にセットする(図2ステップF215)。ICタグ105aをRFIDスキャナ104にセットすると、RFIDスキャナ104はICタグ105aの記憶情報をクリアするとともに、記憶情報のクリア信号をアンテナ109に送信する。アンテナ109に受信されたRFIDスキャナ104からのクリア信号は、管理コントローラ100に入力する。またICタグ105aをIC登録器103にセットした場合には、そのクリア信号は端末102からLAN110を介して管理コントローラ100に入力する。管理コントローラ100は、クリア信号に基いて該当する文書の管理情報に廃棄される旨の情報を付加する、又は廃棄文書に関する管理情報を消去する。
Next, a method for discarding a document by the user will be described. The user selects “3. Discard” from the screen shown in FIG. Then, the screen of the terminal 102 is switched to the screen shown in FIG. 8 (step F214 in FIG. 2). The user sets the
その後、端末102の画面は図9に示す廃棄後の表示画面に切替る。そして廃棄文書の内容確認が必要な場合には、「1.確認する」の情報を入力する。すると、図10に示す廃棄後の表示画面に切替る。ユーザは、図10に示す表示画面の内容を確認後に「1.削除」の情報を入力する。すると。図12に示す終了画面に切替る(図2ステップF216)。 Thereafter, the screen of the terminal 102 is switched to the display screen after disposal shown in FIG. If it is necessary to confirm the contents of the discarded document, the information “1. Confirm” is input. Then, the screen is switched to the display screen after disposal shown in FIG. The user inputs the information “1. Delete” after confirming the contents of the display screen shown in FIG. Then. The screen is switched to the end screen shown in FIG. 12 (step F216 in FIG. 2).
次に管理コントローラ100による自動通報方法について説明する。図4のメニュー画面で「4.自動通報」を選択すると、図11に示す自動通報の画面に切替る(F217)。この自動通報画面にて、「1.開始」を選択すると、自動通報による監視に切替る。この自動通報は、アンテナ109を介して管理コントローラ100とデータベース101において監視される。
Next, an automatic notification method by the
この自動通報監視において、管理コントローラ100はコンピュータで構成されているから、内蔵しているタイマにより計時し、マイクロプロセッサにより文書の保存・保管期間を管理する。
In this automatic report monitoring, since the
ICタグ105aは、図5に示す登録項目にて入力された保管・保存期間の満了日に近ずくと、保管・保存期間が満了日に近くなったことをアンテナ109に向けて送信する。ICタグ105aからの信号を受信すると、アンテナ109はICタグ105aからの信号をLAN110を介して管理コントローラ100に伝送する。管理コントローラ100は、ICタグ105aからの信号を受けてデータベース101により期限管理を行い、保管・保存期間が満了した日に至ったときに、管理コントローラ100は、図5の画面で入力された通報先に、文書107の保管・保存期間が満了したことをメール送信する。
When the
これに伴い、期日指定文書を効率よく管理し、必要のないものは即座に廃棄できるようになり、無駄なスペースをなくし、文書の整理整頓を行うことができる。また必要な資料をスピーディに探し出すことも可能となる。 Along with this, it is possible to efficiently manage due date-designated documents and to immediately discard unnecessary ones, eliminating wasted space and organizing documents. In addition, necessary materials can be quickly searched.
以上の説明では、保管・保存期間が満了した文書について廃棄する場合について説明したが、これに限られるものではない。すなわち、保存期間が指定された文書は、廃棄する前に保管期間を設定し、その保管期間が満了した場合に廃棄処分をする場合にもある。この場合には、保損期間が満了した文書のICタグに図5の画面を使って、保存期間に代えて保管期間の情報を入力し、保存期間が満了した文書の管理を保管管理に移行させ、その保管期間で文書を管理するようにしてもよいものである。 In the above description, a case where a document whose storage / retention period has expired is discarded is not limited to this. That is, there is a case in which a document with a designated retention period is set to a retention period before being discarded and discarded when the retention period has expired. In this case, use the screen shown in FIG. 5 for the IC tag of the document whose retention period has expired, and enter storage period information instead of the retention period, and shift the management of the document whose retention period has expired to storage management. The document may be managed during the storage period.
また、図5に示す端末102の登録画面を使って、文書ファイル106及び文書箱108の管理に必要な管理情報を作成し、これらの管理情報をIC登録器103を使ってICタグ105b,105cに記憶させ、これらのICタグ105b,105cを文書ファイル106,文書箱108にそれぞれ貼付し、文書ファイル106,文書箱10を管理するようにしてもよいものである。
Further, management information necessary for managing the
また文書ファイル106として、保存・保管期間が異なる文書を綴じるためのICタグ105bを貼付したものと、保存・保管期間が同一期間の文書を綴じるためのICタグ105bを貼付したものとを用意する。同様に文書箱108として、保存・保管期間が異なる文書ファイル106を収納するためのICタグ105cを貼付したものと、保存・保管期間が同一期間の文書ファイル106を収納するためのICタグ105cを貼付したものとを用意する。そして、保管・保存期間が満了した文書107を纏め、これらを、保存・保管期間が同一期間の文書ファイル106に移し変えて綴じ込む。そして、保管・保存期間が同一の文書ファイル106を纏めて、保管・保存期間の同一の文書箱108に纏めて収納し、文書ファイル単位、あるいは文書箱単位で文書を管理するようにすることも可能である。このような管理を行うことにより、管理する文書,文書ファイル,文書箱を整理整頓することができる。
Also, as the
また、資料107として文書を用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料であれば、いずれのものでもよいものである。また、資料フォルダ106として文書ファイルを用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料107を整理して管理することが可能な資料フォルダであれば、いずれのものでもよいものである。また、収納ボックス108として文書箱を用いたが、これに限られるものではなく、期間を管理する資料フォルダ106を整理して管理することが可能な収納ボックス108であれば、いずれのものでもよいものである。また、収納ボックス108を用いて資料フォルダ106を整理するようにしたが、必要に応じて収納ボックス108を用いずに資料フォルダ106を棚などに直接並べてもよいものである。
Further, although a document is used as the
さらに資料によっては、持出し禁止の資料も存在する。この資料についても、ICタグに持出し禁止の管理情報を入力することにより、一般の検索方法では、資料の収納場所などの持ち出すのに必要な情報を提供しないようにして、持出し禁止の資料を管理することができる。 In addition, some materials are prohibited from being taken out. For this material, management information prohibiting export is managed by entering the management information prohibiting export to the IC tag, so that the general search method does not provide information necessary for taking out the storage location of the material, etc. can do.
以上説明したように本発明のよれば、不必要な資料保管をする必要がなくなり、資料整理を行うことにより保管スペースを確保できる。また、資料管理ができ、必要な資料を誤って廃棄することがなく、資料の紛失を防止することができる。さらに、必要な際に、資料をスムーズに探すことができる。 As described above, according to the present invention, it is not necessary to store unnecessary materials, and a storage space can be secured by organizing the materials. In addition, it is possible to manage the material, and it is possible to prevent the material from being lost without accidentally discarding the necessary material. In addition, you can search for materials smoothly when you need them.
100 管理コントローラ
101 データベース
102 端末
103 IC登録器
104 RFIDスキャナ(探知器)
105a,105b,105c ICタグ
106 文書ファイル(資料フォルダ)
107 文書(資料)
108 文書箱(資料ボックス)
109 アンテナ
110 LAN
100
105a, 105b,
107 Document (Material)
108 Document box
109
Claims (8)
前記資料を整理するための資料フォルダと、
前記資料毎に貼付され、当該資料の管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料用ICタグと、
前記資料フォルダに貼付され、当該資料フォルダの管理情報を記憶すると共に当該管理情報を送信する機能を備えた資料フォルダ用ICタグと、
前記管理情報を前記ICタグにリード/ライトするIC登録器と、
前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報と、データベースに格納された資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、その照合結果に基いて、資料及び資料フォルダの保管を管理するための管理コントローラとを有することを特徴とする資料管理システム。 Managed materials, and
A material folder for organizing the materials;
An IC tag for a material that is affixed to each material and has a function of storing management information of the material and transmitting the management information;
A document folder IC tag attached to the material folder and having a function of storing management information of the material folder and transmitting the management information;
An IC register for reading / writing the management information to / from the IC tag;
In order to collate the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag with the management information of the material and the material folder stored in the database, and manage the storage of the material and the material folder based on the collation result And a management controller.
前記IC登録器は、前記管理コントローラのデータベースに記憶される管理情報をLANを介して受け、当該管理情報をICタグにリード/ライトすることを特徴とする請求項1に記載の資料管理システム。 The IC register is connected to the management controller via a LAN,
2. The material management system according to claim 1, wherein the IC register receives management information stored in a database of the management controller via a LAN, and reads / writes the management information to / from an IC tag.
前記探知器は資料及び資料フォルダの管理情報を記憶し、当該管理情報と、前記ICタグから送信される資料及び資料フォルダの管理情報とを照合し、保管されている前記資料・前記資料フォルダを検索することを特徴とする請求項1に記載の資料管理システム。 In addition, it has a portable detector,
The detector stores management information of the material and the material folder, collates the management information with the management information of the material and the material folder transmitted from the IC tag, and stores the stored material / the material folder. The material management system according to claim 1, wherein retrieval is performed.
前記収納ボックスは、前記資料フォルダを収納し、かつICタグを備えており、
前記ICタグは、前記収納ボックスを管理する情報を記憶し、その管理情報を送信することを特徴とする請求項1に記載の資料管理システム。 In addition, it has a storage box,
The storage box stores the material folder and includes an IC tag.
The material management system according to claim 1, wherein the IC tag stores information for managing the storage box and transmits the management information.
前記管理コントローラは、前記ICタグから送信される通報先に管理情報を送信することを特徴とする請求項1に記載の資料管理システム。
Further, the document IC tag includes information of a report destination as one of management information,
The material management system according to claim 1, wherein the management controller transmits management information to a report destination transmitted from the IC tag.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2004095867A JP2005280890A (en) | 2004-03-29 | 2004-03-29 | Materials management system |
Applications Claiming Priority (1)
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JP2004095867A JP2005280890A (en) | 2004-03-29 | 2004-03-29 | Materials management system |
Publications (1)
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Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
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JP (1) | JP2005280890A (en) |
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2009181222A (en) * | 2008-01-29 | 2009-08-13 | Toshiba Corp | Object search apparatus and method |
CN113626378A (en) * | 2020-05-09 | 2021-11-09 | 浙江智加信息科技有限公司 | Data library management system and data optimization device thereof |
-
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- 2004-03-29 JP JP2004095867A patent/JP2005280890A/en not_active Withdrawn
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