JP2004357305A - ドキュメント管理保存システム、方法及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】関連しているドキュメントであっても、ドキュメント処理部内ではそれぞれ独立して分割されているため、検索するユーザの負担が大きかった。
【解決手段】 前記ドキュメントプロセスに応じて受け取られたドキュメントを処理するドキュメント処理部３０と、前記ドキュメント処理部により処理されるドキュメントによる処理結果を出力するドキュメントドキュメント出力部４０とを備えたドキュメント管理保存システムであって、前記ドキュメント処理部は、前記ドキュメント管理保存システムによって実行された各ドキュメントプロセスを評価する情報を記録するジョブログ３１と、前記ドキュメント管理保存システムのユーザを識別する情報を含むユーザ管理情報テーブル３２と、前記ドキュメント処理部によって処理されたドキュメントプロセスに関する前記ジョブログおよび前記ユーザ管理情報テーブルから選択された情報を収集および保管するドキュメント入出力実行記録管理部３４を有する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、一般のプロセスの入出力に関し、より詳細には、ドキュメント入出力実行記録情報を管理するためのシステム，方法及びそのプログラムに関する。

従来のドキュメント処理および管理システムでは、ユーザはさまざまなドキュメント処理を実行できた。ドキュメント処理は、ジョブとして参照されるものとして、例えばドキュメントをファックスで送受信する、ドキュメントをEメールで送受信する、ドキュメントをコピーする、ドキュメントをスキャンする、ドキュメントを印刷する、ドキュメントを作成・編集する等がある。このドキュメントの記録および管理は、上述のさまざまなドキュメント処理を実行すると同時に、多機能周辺装置のようなドキュメント処理装置により操作されていた。

ドキュメント処理を実行する際、ドキュメント処理の実行を評価する情報は、ジョブログに記憶できる。このジョブログは、実行が完了した時間、ドキュメント工程の状況、およびユーザにより作成されたドキュメント処理のセット名等のさまざまな情報を記録できる。

このジョブログに加えて、ドキュメント処理装置は、氏名、Eメールアドレスおよび電話番号などのドキュメント処理装置のユーザを評価する情報を記憶するアドレス帳のような、ユーザ管理情報テーブルを含む。ドキュメント処理装置に記憶される他の情報としては、予め決められた方法で、少なくとも１以上のドキュメント処理を実行するための情報を含むジョブテンプレートテーブルがある。そのドキュメント処理装置は、内部記憶領域に記憶されたドキュメントを記憶・管理できる。

ドキュメント処理装置に記憶された全ての情報は、ドキュメント処理装置のパフォーマンスおよび処理を回析するネットワーク管理者のようなユーザによりレビュー可能である。例えば、ネットワーク管理者は、問題が発生した場所を確認してジョブログをレビューできる。またあるユーザが、他のユーザに連絡する方法が決定されているユーザ管理情報テーブルを参照できる。

たいてい、ドキュメント処理装置内の１つのテーブル、例えばジョブログ、ユーザ管理情報テーブル、またはジョブテンプレートテーブル、に記憶される情報は、もう１つのテーブル内の情報を参照する。例えば、ジョブログは、ドキュメント処理を作成したユーザを確認する特定値を含み、ユーザ管理情報テーブルの参照が必要なユーザの名前を確認できる。さらに、このさまざまなテーブルは、ドキュメント処理装置のパフォーマンスおよび処理についてレビューおよび解析を容易にするため分離されたテーブルと接続されていることが好ましい。
特開平１１−２５００３８号公報

しかしながら、従来のジョブプロセスは、例え関連していても、ドキュメント処理部内ではそれぞれ独立して分割されているため、検索するユーザの負担が大きかった。

本発明は、以上の点に鑑みなされたもので、その目的は、類似度の高いジョブプロセスを解析することにより、ユーザの検索を支援するドキュメント管理保存システム，方法および機能させるためのプログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明は、
ドキュメントプロセスによって処理されるドキュメントを受け取るドキュメント入力部と、前記ドキュメントプロセスに応じて受け取られたドキュメントを処理するドキュメント処理部と、前記ドキュメント処理部により処理されるドキュメントによる処理結果を出力するドキュメント出力部とを備えたドキュメント管理保存システムであって、前記ドキュメント処理部は、前記ドキュメント管理保存システムによって実行された各ドキュメントプロセスを評価する情報を記録するジョブ記録部と、前記ドキュメント管理保存システムのユーザを識別する情報を含むユーザ管理情報テーブルと、前記ドキュメント処理部によって処理されたドキュメントプロセスに関する前記ジョブ記録部および前記ユーザ管理情報テーブルから選択された情報を収集および保管するドキュメント入出力実行記録管理部を有する。

この発明は、類似度の高いジョブプロセスを解析することにより、ユーザの検索の負担を軽減できる。

図１は、本発明の一実施の形態によるドキュメント管理保存システムのブロック図である。図１に示される通り、ドキュメント管理保存システムは、少なくとも一つ以上のユーザ機器１０と、ドキュメント入力部２０と、ドキュメント処理部３０と、ドキュメント出力部４０を含む。これらの構成要件はそれぞれ、ネットワーク接続あるいは直接通信接続により結合されている。このネットワーク接続としては、例えばＬＡＮのようなローカルネットワーク、あるいはインターネットのような公衆ネットワークが利用できる。

ユーザ機器１０は、ＰＣ、携帯電話、ＰＤＡ、磁気カード、またはこれらの組み合わせ、あるいは他の演算装置を含む。これらＰＣ、携帯電話、ＰＤＡ、磁気カード等は、それぞれが、バスを介して結合されているＣＰＵ、メインメモリ、ＲＯＭ、記憶装置、および接続インターフェース等を含んでいることが好ましい。ＣＰＵとしては、１つのマイクロプロセッサーあるいは多重処理システムを実行可能な多重プロセッサーが利用できる。メインメモリとしては、ＲＡＭや、小型キャッシュが好ましい。ＲＯＭとしては、例えばＥＰＲＯＭやＮＶＲＡＭ等の不揮発性記憶装置が利用できる。記憶装置としては、ハードディスク装置や、不揮発性装置の他のタイプのもの、書き込み可能な記憶装置が利用できる。

通信インターフェースは、ネットワークのような双方向データ通信結合を備える。例えば、通信インターフェースが、統合サービスデジタル通信網（ＩＳＤＮ）カードもしくはモデムであるならば、通信インターフェースは、電話線のタイプに対応するデータ通信接続を備える。また、通信インターフェースがローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）カードであるならば、通信インターフェースは、ＬＡＮと互換性のあるデータ通信接続を備える。さらにワイヤレスリンクも可能である。これらの実施においては、通信インターフェースは、電気的、電磁気的、あるいは光学的信号を送受信する。これら信号は、情報タイプが異なるデジタルデータストリームを運ぶ。

ドキュメント入力部２０、ドキュメント処理部３０およびドキュメント出力部４０は、多機能周辺機器（ＭＦＰ）のような１つのドキュメント処理装置の一部を構成し、あるいは、分離独立している装置であってもよい。加えて、ドキュメント入力部２０、ドキュメント処理部３０およびドキュメント出力部４０は、それぞれ１つの装置あるいは２以上が結合されている装置であってもよい。ドキュメント入力部２０は、処理されるドキュメントとともに、ユーザからのさまざまなドキュメントプロセス要求のうちいくつかを受け取る。この（ユーザから要求される）ドキュメントプロセスとしては、例えば、保管されているドキュメントをスキャンする、ファックスされたドキュメントを受信する、ドキュメントをコピーする、ファックスされたドキュメントをスキャンする、Ｅメールメッセージを受信する、ドキュメントを印刷する等のがある。そのドキュメントプロセス（処理）は、ユーザ機器１０（例えばＰＣ）からドキュメント入力部２０に、直接、ドキュメントを印刷するような実行依頼を要求できる。一方、そのドキュメントプロセスは、ドキュメント入力部２０がＭＦＰの一部であれば、ドキュメントをコピーするドキュメントプロセスの実行依頼を、直接ドキュメント入力部２０に要求できる。

そのドキュメント入力部２０によって受信されたドキュメントプロセス要求は、ドキュメント処理部３０に送られる。そのドキュメント処理部３０は、ドキュメントプロセス要求を受け取り、ドキュメントプロセスのタイプ、およびそのドキュメントプロセスに関連するいくつかのセッティング（設定）に従って要求されているドキュメントプロセスを処理する。例えば、ドキュメントプロセスがドキュメントをコピーする処理であれば、ドキュメント処理部３０は、コピー枚数、用紙サイズ、ステープル等のような、コピーに関連するいくつかの設定とともに、そのドキュメントのコピーを準備する。

そのドキュメント処理部３０により処理された結果は、ドキュメント出力部４０に提供される。ドキュメントプロセスが完了したという結果は、例えば記憶装置にファイルに保管されたり、Ｅメールで送信されたり、ファックスあるいはインターネットファックスで送信されたり、ボックスにファイルで保管されたり、ドキュメントで印刷されたりする。インターネットファックスは、インターネット基板ファクシミリサービスである。ここでいうインターネットファックスの一例として、図には「ｉＦＡＸ」（登録商標４５３９３５０号）を示す。

ドキュメント処理部３０は、ジョブ記録部であるジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２、ジョブテンプレートテーブル３３、ドキュメント入出力実行記録管理部３４、およびドキュメント記憶装置３５を含む。ジョブログ３１は、ドキュメントプロセスを処理中のハードコピー装置により実行された各操作を評価する情報を記憶する。より詳細には、ジョブログ３１は、ＭＦＰのようなドキュメントプロセス装置を使用するユーザの操作により作成された一連のドキュメントの流れでの入力／出力記録であって、例えばスキャンジョブ、印刷ジョブおよびコピージョブを含む。ジョブログ３１における各入力としては、そのジョブが作成された日付と時間、例えば正常あるいは故障であるそのジョブの状態、ジョブを作成した人、ドキュメントを受け取った人、ジョブの種類、および任意のジョブ属性が含まれる。

ユーザ管理情報テーブル３２は、例えばアドレステーブルに含まれ、ハードコピー装置のユーザの識別情報を含む。

ジョブテンプレートテーブル３３は、所定のドキュメントプロセスを実行する方法を特定するジョブテンプレート情報を格納する。ジョブテンプレートは、複数のジョブの属性を含む。ユーザは、設定を再入力せずに同じ属性で、その後のジョブを実行できるようにジョブの属性をテンプレートに設定できる。ジョブテンプレートは、テンプレートグループ属性、テンプレート属性、およびジョブ属性を含むことができる。テンプレートグループ属性は、グループＩＤ、グループ名、グループ長およびグループパスワードを含むことができる。そのグループは、１人もしくは複数のユーザを含むことができる。テンプレート属性は、テンプレートＩＤ、テンプレート名、テンプレートオーナーおよびテンプレートパスワードを含むことができる。ジョブ属性は、エージェントＩＤ、名前および設定を含むエージェント情報はもちろん、特定のスキャンジョブの設定のようなコピー、印刷、スキャン情報も含むことができる。

ドキュメント入出力実行記録管理部３４は、ドキュメント処理部３０によって処理されるドキュメントプロセスと関係しているジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２およびジョブテンプレートテーブル３３から選ばれた情報を収集および保管する。

図２は、本発明の一実施の形態によるジョブログ３１の一例である。図２に示すとおり、ジョブログ３１は、ハードコピー装置によって実行された処理と対応付けられる複数のフィールドを含む。このハードコピー装置は、それぞれのジョブを識別するためのナンバー、グループ名、テンプレート、エージェント、状態、処理されたページ数、処理時間、および詳細な情報を含む。特定のアプリケーションでは、フィールドナンバーがジョブログ３１に含まれている。例えば、ジョブログ３１は、ユーザが実行依頼するジョブのＩＤ番号、フィールド名あるいはそのジョブログにアクセス可能な情報を有する他のフィールドを含むことができる。

図３は、本発明の一実施の形態によるユーザ管理情報テーブル３２の一例である。図３に示すとおり、ユーザ管理情報テーブルは、ユーザＩＤナンバー、ユーザ氏名、Ｅメールアドレス、および電話番号を含む。ジョブログ３１のように、ユーザ管理情報テーブル３２には、いくつかのフィールドが含まれている。

図４、５、６は、それぞれ、本発明の一実施の形態によるスキャンジョブテンプレートテーブル３６、エージェント情報テーブル３７、スキャン設定テーブル３８の一例である。ここで説明する一例は全てスキャン処理に関係するものであるが、コピー、印刷、ファックス、Ｅメールのような他のドキュメントプロセスのテーブルとしても適用可能である。スキャンジョブテンプレートは、例えばＭＦＰのようなハードコピー装置に適用される特定のドキュメントプロセスの設定であって、この設定は、ユーザがドキュメントプロセスを開始する前に設定される。例えば、ユーザは、特定の設定を使用して、所定のユーザ設定でスキャンされたドキュメントを送信するドキュメントをスキャンするテンプレートを有する。そのテンプレートは、ユーザ機器１０、またはドキュメントプロセスが実行されるドキュメントプロセス装置において、ユーザによりセットアップされる。このテンプレートをセットアップするため、プログラミング構造は、ドキュメントプロセスが実行依頼されることにより、ユーザに今後使用するためのテンプレートに保管される設定を入力するように指示する構成である。

図４に示すとおり、ジョブテンプレートテーブルであるスキャンジョブテンプレートテーブル３６は、グループＩＤナンバー、テンプレートＩＤナンバー、テンプレート名、テンプレートパスワード、（ユーザＩＤナンバーに対応する）テンプレートオーナー、エージェント情報ＩＤナンバーおよびスキャン設定ＩＤナンバーを含む複数のフィールドを有する。

図５に示すとおり、エージェント情報テーブル３７は、エージェント情報ＩＤナンバー、エージェント名、宛先およびエージェント情報を含む複数のフィールドを有する。宛先は、ドキュメントプロセスの結果を送る場所を特定している。例えば、送られて来たＥメールを送る宛先としては、００２、００３、００４の３つのユーザＩＤナンバーを含んでいる。エージェント情報テーブル３７には、多数のフィールドも、また、少数のフィールドも、含まれている。

図６に示すとおり、スキャン設定テーブル３８は、スキャン設定ＩＤナンバー、デュプレックスモード（両面モード）、解像度、露光、用紙サイズ、およびスキャンモードを含む複数のフィールドを有する。その設定テーブルがコピーのためのものである場合、テーブルは、コピー枚数、ステープル、用紙サイズ、拡大率等のフィールドを含むことができる。他の全てのテーブルのように、スキャン設定テーブル３８も、図６に示す以外に他のフィールドを構成要件に含むことができる。この他のフィールドでスキャン設定テーブル３８に含むものとしては、非回転、右９０度回転、左９０度回転、あるいは１８０度回転のようなスキャン回転モードがある。

エージェント情報テーブル３７およびスキャン設定テーブル３８は、スキャンジョブテンプレートテーブル３６の一部として扱われることができ、一方で、スキャンジョブテンプレートテーブル３６を主テーブルとするサブテーブルである。スキャンジョブテンプレートテーブル３６内の情報は、スキャンジョブの処理を実行するための設定および処理を決定するため、エージェント情報テーブル３７およびスキャン設定テーブル３８を参照する。図４に示すとおり、エージェント情報ＩＤナンバーおよびスキャン設定ＩＤナンバーのそれぞれのテンプレートを含む。これらのＩＤナンバーは、図５に示すエージェント情報テーブル３７および図６に示すスキャン設定テーブル３８に対応付けられた索引として使用される。例えば、テンプレートＩＤナンバー００１は、エージェント情報ＩＤナンバー００１およびスキャン設定ＩＤナンバー００１を参照する。エージェント情報テーブル３７でのエージェント情報ＩＤナンバー００１は、スキャンジョブの結果が、各ＩＤナンバーにより識別されて、３人のユーザにＥメールによって送られることを意味している。スキャン設定テーブル３８でのスキャン設定ＩＤナンバー００１は、複数の他の情報がある中の１つとして、スキャンジョブが６００ｄｐｉの解像度でスキャンされることを意味している。

スキャンジョブテンプレートテーブル３６、エージェント情報テーブル３７およびスキャン設定テーブル３８間を参照することに加えて、これらのテーブルからジョブログ３１およびユーザ管理情報テーブル３２を参照することや、あるいはその逆方向に参照してもよい。例えば、上述のとおり、エージェント情報ＩＤナンバー００１は、スキャンされたドキュメントが、Ｅメールによって、宛先００２、００３、００４へ送信されることを意味する。宛先００２、００３、００４は、ユーザ管理情報テーブル３２内のユーザＩＤナンバーに相当する。エージェント情報テーブル３７でのナンバー００２、００３、００４は、ユーザのＥメールアドレスおよび名前を決定するため、ユーザ管理情報テーブル３２のインデックスとして使用される。

図７は、本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録管理部３４の一例である。上述のとおり、ドキュメント入出力実行記録管理部３４は、ドキュメント処理部３０によって処理されるドキュメントプロセスと関連しているジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２およびジョブテンプレートテーブル３３から選択された情報を、収集および保管する。図７に示すとおり、ドキュメント入出力実行記録管理部３４は、ジョブの種類、操作の種類、ドキュメント名、日付、ユーザ名、受取名、およびジョブ状況を含む複数のフィールドを有する。ドキュメント入出力実行記録管理部３４は、いくつかのフィ−ルド番号を含む。フィールド番号は、ジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２、およびジョブテンプレートテーブル３３内に含まれるいくつかのフィールドや、あるいは、エージェント情報テーブルおよび設定テーブルと関連付けられたフィールドをいくつか含む。なお、ドキュメント入出力実行記録管理部３４内のフィールドは、ネットワークの管理人のようなユーザによって、変更および選択可能である。

図８は、本発明の一実施の形態によるドキュメントプロセスの出力を実行するためのフローチャートである。図８に示すとおり、ユーザによってドキュメントプロセスを作成されるドキュメントプロセスは、ドキュメントをプリント、コピー、ファックス、スキャンまたはＥメールすることができる。ドキュメントプロセスは、ドキュメントをプリントするようなユーザ機器１０、あるいはドキュメントをスキャンするようなドキュメントプロセス装置で、ユーザにより作成されることができる。ドキュメントプロセス装置は、ドキュメントプロセスを作成および開始するため、ユーザにより起動されるタッチパネルあるいはボタン式の表示部を有することができる。

ユーザによって作成されたドキュメントプロセスは、ドキュメント入力部２０に受け取られ（ステップ５０４）、ドキュメント処理部３０によって処理される（ステップ５０６）。ドキュメント処理部３０は、ドキュメントプロセスのタイプおよびドキュメントプロセスに関連する設定に応じて受け取ったドキュメントプロセスを処理する。

ドキュメントプロセスを受け取った処理に加えて、ドキュメントプロセスの実行を評価する情報がジョブログ３１に記録される（ステップ５０８）。この記録された情報は、図２のジョブログ３１に示したような、ジョブの種類、ジョブの実行を依頼したユーザのＩＤナンバー、ジョブが実行された時間、ジョブの状況、および他の関連する情報を含むことができる。

実行されたドキュメントプロセスのタイプに基づき、ドキュメントは、ドキュメント記憶装置３５に保存される（ステップ５１０）。ドキュメント記憶装置３５は、ドキュメントサーバーにおける記憶領域としての役割、あるいは、ドキュメントプロセス装置における“ボックス”としての役割を果たす。ボックスは、一般的に、内部に位置付けられているドキュメント記憶領域に相当する項目である。

ドキュメントプロセスの実行が終了した後、ドキュメントプロセスの結果は、ドキュメントプロセスの実行依頼をしたユーザに提供される（ステップ５１２）。ドキュメントプロセスの結果は、ドキュメント出力部４０によって提供される。ユーザは、ドキュメントプロセス装置のディスプレイ（表示部）により、また、ファックスが送られたことを確認するための確認シートのようにドキュメントプロセスの結果が印刷されることにより、あるいは、ポップアップウィンドウやユーザ機器１０に送信されるドキュメントプロセスの完了終了を伝えるメッセージがユーザ機器１０に表示されることを通して、ドキュメントプロセスの結果が提供される。

図９は、本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録を作成するためのフローチャートである。図９に示されるとおり、ドキュメント入出力実行記録を作成するためには、まず初めに、ドキュメント入出力実行記録に含まれるカテゴリあるいはフィールドが特定機能によって特定される（ステップ６０２）。ドキュメント入出力実行記録に含まれるフィールドとしては、ネットワーク管理人のようなユーザによって選択される特定のフィールドや、あるいは、特に指定が必要ないデフォルトグループのフィールドがある。

フィールドが特定された後、それぞれのフィールドの場所が決定機能によって決定される（ステップ６０４）。上に説明したとおり、特定されたフィールドは、ジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２およびジョブテンプレートテーブル３３、並びに、ジョブテンプレートテーブル３３と関連して設定されているテーブルおよび任意のエージェント情報テーブルに位置付けられることができる。フィールドの位置を特定（識別）することで、使用する情報を情報テーブルから参照し、あるいは他の情報テーブルのインデックスから使用する情報を要求できる。例えば、ジョブログ３１は、ドキュメントプロセスの作成および実行を依頼したユーザのＩＤナンバーを有することができるが、ドキュメント入出力実行記録は、ユーザの名前に関するフィールドを含むことができる。ユーザの名前を識別するため、ＩＤナンバーは、ＩＤナンバーとユーザの名前とを対応付けるユーザ管理情報テーブル３２のインデックスとして使用される。また、本発明は、ジョブログ３１、ユーザ管理情報テーブル３２、ジョブテンプレートテーブル３３、任意のテンプレート情報テーブル、およびジョブテンプレートテーブル３３と関連して設定されるテーブルとの間を相互的に参照できる。

特定されたフィールドの場所を決定した後、それらの場所に関する情報は、収集機能によって収集され（ステップ６０６）、収集された情報は、図７に示したようなドキュメント入出力実行記録管理部３４に保存機能によって保存される（ステップ６０８）。実行記録に情報を保存する方法としては、例えば、時系列に、あるいは、後述するようないくつかの他の基準に従う方法が利用できる。

ドキュメント入出力実行記録を作成および更新するためのプロセスは、ドキュメントプロセスを実行するドキュメントプロセス装置や、サーバのような他のプロセス装置で実行されるプログラミング構造体により実行可能である。サーバは、ドキュメント入出力実行記録管理部３４に収集および保存されている情報を引き出し、さまざまな情報テーブルにアクセスできる。加えて、ドキュメント入出力実行記録管理部３４は、ネットワーク管理人のようなユーザから受けるいくつかの指示に答えて、あるいは、ドキュメントプロセスが受信または完了される各時間に応じて、継続的に、更新される。

ドキュメント入出力実行記録が作成された後、実行記録を解析および再構成（再生成）、あるいは、特定の基準による実行記録のための新しいフォーマット（様式、形態）を作成できる。図１０は、本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録を解析するためのプロセスのフローチャートである。図１０に示されているプロセスは、図１１、１２、１３を参照してさらに説明される。この図１１、１２、１３は、の解析プロセスに従って再生成されるドキュメント入出力実行記録３４の一例である。

図１０に示すとおり、まず初めに、類似する基準（類似基準）が受信される（ステップ６１０）。この類似する基準は、例えば、ドキュメント入出力実行記録でのいくつかのフィールドに基づく。例えば、類似する基準としては、ドキュメントプロセスを作成するユーザ、ドキュメントプロセスのタイプ、ドキュメントプロセスに関係しているドキュメント、使用されるジョブテンプレートおよびこれらを組み合わせたものが可能である。類似する基準は、ユーザ機器１０、また、ドキュメント入出力実行記録管理部３４を含むドキュメントプロセス装置において、ユーザにより実行依頼されることが可能である。例えば、図１１〜１３に示すとおり、類似する基準は、ジョブタイプおよびジョブ作成者の組み合わせである。

類似する基準を受信した後、特定の記録が、ドキュメント入出力実行記録管理部３４から抜き出される。すなわち抽出機能によって抽出される（ステップ６１２）。図１１に示すとおり、ドキュメント入出力実行記録は、ジョブ作成者およびジョブ状態と対応する複数のジョブ７０２〜７２０を示す一覧表を含む。特定の記録としては、例えば、複数のジョブ状態を有するジョブであってもよく、また類似基準としては、他の組み合わせを含む基準であってもよい。図１１の例で示す完了したジョブが、特定の記録として抜き出される。図１２に、抜き出された特定の記録である、ジョブ７０２〜７０８、７１２および７１６〜７２０を示す。

抜き出された特定の記録は、受信した探索基準に応じて分割機能によって分割される（ステップ６１４）。すなわちドキュメント入出力実行記録管理部にパーティションを作成する。図１１〜１３の例では、探索基準は、ジョブタイプとジョブ作成者の組み合わせである。図１２に示すように、ジョブ７０２とジョブ７０４は、同じジョブタイプとジョブ作成者であるため、これらは分割されない。しかし、ジョブ７０４とジョブ７０６は異なるため、分割される。パーティションは、ジョブ７０６と７０８の間、ジョブ７０８と７１２の間、ジョブ７１２と７１６の間、ジョブ７１８と７２０の間で形成される。

パーティションで挟まれるジョブは、集合（クラスタ）を作る（ステップ６１６）。図１２および図１３に示されるように、ジョブ７０２と７０４は、ブロック７３０の中にクラスタを作り、ジョブ７１６と７１８は、ブロック７３８の中にクラスタを作る。ジョブをクラスタ化することの加え、類似するジョブおよびブロックは、ともに結合機能によって結合される（ステップ６１８）。図１３に示すとおり、ブロック７３０は、ブロック７３６および７４０と同じであるため、結合されたブロック７５０で結合される。ブロック７３２とブロック７３８は、ブロック７５２で連結される。このブロック７３２と７３８は、同一のジョブタイプではないが、同じジョブ作成者であるため、類似したブロックとして一体に結合されることができる。

ブロックを結合させた後、その結果が保存される（ステップ６２０）。その結果は、解析された実行記録として参照されることが可能で、ドキュメント入出力実行記録管理部３４のフォーマットに保管されるが、図１０のプロセスに応じて再生成される。その解析された実行記録は、記憶領域３５もしくはユーザからアクセス可能な他の記憶領域に保管されることが可能である。その結果は、ユーザ機器１０のディスプレイあるいはドキュメントプロセス装置のディスプレイを通して、ユーザに見せることができる。

ユーザは、結果の閲覧に加えて、解析されたテーブルから特定の値を検索できる。例えば、図１１〜１３の例に基づいて、ユーザは、ドキュメントＡのようなドキュメントプロセス内に含まれている特定のドキュメントや、Ａさんのような特定の人物を検索することができる。ユーザは、ユーザ機器１０のインターフェースあるいはドキュメントプロセス装置のインターフェースを通しての検索を実行依頼できる。その実行が依頼された検索は、解析されたテーブルに適用されて、検索が一致してブロックが特定される。

図９および図１０に関して上述したプロセスは、ドキュメントプロセス装置のユーザ各人に対して有効な機能を提供できる。例えば、ドキュメントを草案する場合、ユーザは、校閲の度に、それをプリントしなければならない。多数のプリントが全て同じプリントジョブであれば、情報がダブっているという結果がジョブログ３１に保管される。上述したプロセスとともに、ユーザは、ジョブログ３１からこれらプリントジョブを取り出し、結合することができる。これにより、より効率のよいジョブ記憶を保持できる。

加えて、ユーザは、“コピー”の後、“Ｅメールをスキャンする”実行のように、いくつかのプロセスを繰り返すことができる。本発明に係るプロセスの以前では、たとえジョブプロセスが互いに強く関連していたとしても、ジョブログ３１内のジョブプロセスは分割されていた。本発明に係る結合されているプロセスを使用することにより、ユーザは、関連しているプロセスおよび関連しているドキュメントを、より容易に位置付けできる。

結合しているプロセスに関するもう１つの有益としては、ユーザが関連するドキュメントを結合できることである。例えば、ユーザＡは、ドキュメントプロセス装置内のコピーされたドキュメントＡを保管し、ユーザＢは、ドキュメントプロセス装置内にスキャンされたドキュメントＢを保管する。続いて、ユーザＣか保管されているドキュメントＡおよびＢからドキュメントＣを作成し、ユーザＤにドキュメントＣを送る。結合プロセスを用いることにより、関連付けられているジョブのそれぞれが、結合可能である。

前述した本発明の最良の実施の形態は、図表を参照した説明を用いて開示されている。本発明は、開示されている範囲と正確に一致し、あるいはこの一致に徹底して限定されるものを意図するのでなく、修正、変形は、上の説明から考慮されることが可能であって、これは本発明の実施から得られるものである。本実施の形態は、技術に熟練した者が容易に、さまざまな改良を加えて本実施の形態に開示される本発明を有効に利用できるような実践的な出願として、本発明の原理を説明するために選ばれ記述され、特定の使用を考えて、それに適応されている。

本実施の形態ではシステム内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。

本発明の一実施の形態によるドキュメント管理保存システムのブロック図を示す。 本発明の一実施の形態によるジョブログの一例を示す。 本発明の一実施の形態によるユーザ管理情報テーブルの一例を示す。 本発明の一実施の形態によるスキャンジョブテンプレートテーブルの一例を示す。 本発明の一実施の形態によるエージェント情報テーブルの一例を示す。 本発明の一実施の形態によるスキャン設定テーブルの一例を示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録の一例を示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント処理を実行するためのフローチャートを示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録を作成するためのフローチャートを示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録を解析するためのフローチャートを示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録の作成・解析・結合を説明するための図を示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録の作成・解析・結合を説明するための図を示す。 本発明の一実施の形態によるドキュメント入出力実行記録の作成・解析・結合を説明するための図を示す。

符号の説明

１０・・・ユーザ機器、
２０・・・ドキュメント入力部、
３０・・・ドキュメント処理部、
４０・・・ドキュメント出力部、
３１・・・ジョブログ（ジョブ記録部）、
３２・・・ユーザ管理情報テーブル、
３３・・・ジョブテンプレートテーブル、
３４・・・ドキュメント入出力実行記録管理部、
３５・・・ドキュメント記憶装置。

Claims (16)

1. ドキュメントプロセスによって処理されるドキュメントを受け取るドキュメント入力部と、前記ドキュメントプロセスに応じて受け取られたドキュメントを処理するドキュメント処理部と、前記ドキュメント処理部により処理されるドキュメントによる処理結果を出力するドキュメント出力部とを備えたドキュメント管理保存システムであって、
   前記ドキュメント処理部は、
   前記ドキュメント管理保存システムによって実行された各ドキュメントプロセスを評価する情報を記録するジョブ記録部と、
   前記ドキュメント管理保存システムのユーザを識別する情報を含むユーザ管理情報テーブルと、
   前記ドキュメント処理部によって処理されたドキュメントプロセスに関する前記ジョブ記録部および前記ユーザ管理情報テーブルから選択された情報を収集および保管するドキュメント入出力実行記録管理部を有することを特徴とするドキュメント管理保存システム。
2. 前記ドキュメント処理部は、多機能型周辺機器であることを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理保存システム。
3. 前記多機能周辺機器は、ドキュメントのスキャン、ドキュメントのファクシミリ送受信、ドキュメントのコピー、ドキュメントプリントおよびドキュメント電子メールのうち、少なくとも２以上を実行することを特徴とする請求項２に記載のドキュメント管理保存システム。
4. ドキュメントプロセスによって処理されるドキュメントを受け取り、前記ドキュメントプロセスに応じて受け取られたドキュメントを処理し、前記ドキュメントの処理による処理結果を出力し、
   するドキュメント管理保存方法であって、
   ジョブ記録部で実行された各ドキュメントプロセスを評価する情報を記録するジョブ記録ステップと、
   ユーザ管理情報テーブルに前記ドキュメント管理保存システムのユーザ識別情報を保管する保管ステップと、
   前記実行されたドキュメントプロセスに関連して、ドキュメント入出力実行記録の前記ジョブ記録部および前記ユーザ管理情報テーブルから選択された情報を収集および記録する収集記録ステップを特徴とするドキュメント管理保存方法。
5. 前記ドキュメントプロセスは、ドキュメントのスキャン、ドキュメントのファクシミリ送受信、ドキュメントのコピー、ドキュメントプリントおよびドキュメント電子メールのうち、少なくとも２以上の機能を含むことを特徴とする請求項４に記載のドキュメント管理保存方法。
6. 受け取ったドキュメントを１以上保管することを特徴とする請求項５に記載のドキュメント管理保存方法。
7. 前記収集および保管は、さらに、ジョブテンプレート情報を含むジョブテンプレートテーブルから選択された情報を収集および保管し、
   前記ジョブテンプレート情報は、所定のドキュメントプロセスを実行する方法を特定することを特徴とする請求項４に記載のドキュメント管理保存方法。
8. 前記ジョブテンプレートテーブルは、さらに、エージェント情報テーブル、およびドキュメントプロセス設定テーブルを含み、
   前記エージェント情報テーブルは、ドキュメントの宛先を識別する情報を含み、
   前記ドキュメントプロセス設定テーブルは、各々のドキュメントプロセスのための設定を含み、
   前記ドキュメント入出力実行記録は、前記エージェント情報テーブルおよび前記ドキュメントプロセス設定テーブルのうち少なくとも１つから選択された情報を含むことを特徴とする請求項７に記載のドキュメント管理保存方法。
9. 前記ドキュメント入出力実行記録は、少なくとも前記ジョブ記録部からのジョブ状況およびジョブタイプの情報、前記ユーザ管理情報テーブルからのユーザの名前情報および前記ジョブテンプレートテーブルからのドキュメント宛先情報を含むことを特徴とする請求項７に記載のドキュメント管理保存方法。
10. 前記ドキュメント入出力実行記録管理部は、前記ジョブ記録部、前記ユーザ管理情報テーブルおよび前記ジョブテンプレートテーブルから収集および保管される情報フィールドを特定する情報を受け取ることを特徴とする請求項７に記載のドキュメント管理保存方法。
11. 前記ドキュメント入出力実行記録管理部は、前記ジョブ記録部、前記ユーザ管理情報テーブルおよび前記ジョブテンプレートテーブルから収集および保管される事象を特定する情報を受け取ることを特徴とする請求項７に記載のドキュメント管理保存方法。
12. 前記ドキュメント入出力実行記録管理部に記録されているドキュメントプロセス間での類似点について前記ドキュメント入出力実行記録を解析し、
    識別された前記類似点に基づき前記ドキュメント入出力実行記録を再生成することを特徴とする請求項４に記載のドキュメント管理保存方法。
13. 入出力されるドキュメントの実行管理記録をするドキュメント管理保存方法であって、
    入出力されるドキュメントのフィールドを特定する特定ステップと、
    この特定ステップにて特定されたフィールド場所を決定する決定ステップと、
    この決定ステップにて決定されたフィールド場所に関する情報を収集する収集ステップと、
    この収集ステップにおいて収集された情報をドキュメント入出力実行記録管理部に保存する保存ステップとを有することを特徴とするドキュメント管理保存方法。
14. 前記ドキュメント入出力実行記録管理部に記憶されている特定の記録を抽出する抽出ステップと、
    この抽出ステップで抽出された特定の記録を所定の探索条件に基づいて前記ドキュメント入出力実行記録管理部の記録を分割する分割ステップと、
    この分割ステップ非連続的なジョブ同士を結合させる結合ステップとを有することを特徴とする請求項１３記載のドキュメント管理保存方法。
15. 入出力されるドキュメントの実行管理記録をするドキュメント管理保存システムに、
    入出力されるドキュメントのフィールドを特定する特定機能と、
    この特定ステップにて特定されたフィールド場所を決定する決定機能と、
    この決定機能にて決定されたフィールド場所に関する情報を収集する収集機能と、
    この収集機能において収集された情報をドキュメント入出力実行記録管理部に保存する保存機能と、
    前記ドキュメント入出力実行記録管理部に記憶されている特定の記録を抽出する抽出機能と、
    この抽出機能で抽出された特定の記録を所定の探索条件に基づいて前記ドキュメント入出力実行記録管理部の記録を分割する分割機能と、
    この分割機能非連続的なジョブ同士を結合させる結合機能とを実現させるためのプログラム。
16. 前記分割機能で分割される際に一つのグループとして纏められた連続したジョブ同士を集合機能をさらに有することを特徴とする請求項１５記載のプログラム。

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