JP2004310463A

JP2004310463A - 文書保管システム、文書保管装置および文書保管方法

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Publication number: JP2004310463A
Application number: JP2003103347A
Authority: JP
Inventors: Yasuyuki Shirai; 康之白井; Takashi Nakajima; 崇中島; Hiroyoshi Kuroda; 裕芳黒田; Yoshiaki Ono; 芳明大野; Minoru Sakai; 稔境井; Kazushige Asada; 一繁浅田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-04-07
Filing date: 2003-04-07
Publication date: 2004-11-04

Abstract

【課題】紙文書及び電子文書を適切に管理することのできる電子文書保管システムを提供することである。
【解決手段】複合機１は、保管対象の紙文書をスキャンして電子文書を生成すると、原本性を保証するための電子透かし等を、生成した電子文書に付加する。そして、複合機１は、電子透かし等が付加された電子文書を電子文書保管装置４に向けて送信する。これに対して、電子文書保管装置４は、複合機１から送られた電子文書を受信し、電子文書管理ＤＢ４２に格納する。そして、当該電子文書を管理するための管理情報を生成して電子文書管理ＤＢ４２に格納する。一方、紙文書管理装置５に紙文書が登録され、紙文書管理ＤＢ５２に管理情報が格納されると、電子文書保管装置４は、電子文書管理ＤＢ４２の管理情報に、紙文書と電子文書とを対応付ける情報を設定する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書保管システム、文書保管装置および文書保管方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、企業等において、資源保護等の観点から、ペーパレス化が推進されて来ている。それに伴い、今まで紙文書（紙媒体）にて管理されていた種々の書類が、電子化され、そして電子文書として管理されている。
例えば、共有される電子文書を利用者別に管理する技術も開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００１−２３８０６１号公報（第３−５頁、第１図）
【０００４】
このようにして管理される電子文書は、紙文書と異なり、管理が容易であるだけでなく、所定のネットワークを通じて遠隔地の利用者（社員等）に、迅速に送付することもできる。
【０００５】
それでも、原本を保管しておく必要のある重要書類等は、依然として、紙文書にて管理されるのが一般的である。
そのため、企業等では、このような紙文書の保管場所を別途確保する必要があり、また、その保管場所のセキュリティ対策や防火対策を講ずる必要もあった。
【０００６】
最近では、このような紙文書の保管を外部の専門業者に委託する企業も増えてきている。つまり、企業は、保管対象の紙書類を専門業者に配送し、専門業者が確保した保管場所（セキュリティ対策や防火対策が講じられた場所）にて、紙書類を保管してもらうことになる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、紙文書の保管を外部の専門業者に委託した場合でも、紙文書の管理は、企業側で行う必要があった。
これは、専門業者にて保管されている紙文書を、関係者が閲覧したり、関係者に提示する場合には、対象の紙文書の返却を専門業者に依頼することになる。そのため、企業側は、保管されている紙文書の内容や、保管されている紙文書を特定するための情報を、管理しておく必要があった。
【０００８】
しかしながら、紙文書を管理するためには、所定の管理情報を作成する必要があり、この管理情報が、一般に手作業にて作成されるため、手間がかかるだけでなく、間違いも多かった。また、紙文書の内容だけを確認する場合でも、紙文書そのものの返却を専門業者に要求する必要があるため、ある程度の時間や費用が生じてしまっていた。
【０００９】
本発明は、上記実状に鑑みてなされたもので、紙文書及び電子文書を適切に管理することのできる文書保管システム、文書保管装置および文書保管方法を提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る文書保管システムは、
電子機器と、保管装置とがネットワークを介して接続された文書保管システムであって、
前記電子機器は、
保管対象の紙文書から電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書生成手段により生成された電子文書に、原本性を保証するための照合情報を付加する照合情報付加手段と、
前記照合情報付加手段により照合情報が付加された電子文書を、前記保管装置に向けて送信する電子文書送信手段と、
前記保管装置は、
前記電子機器から送られた電子文書を受信する電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【００１１】
この発明によれば、電子機器（例えば、複合機等）において、電子文書生成手段は、保管対象の紙文書から電子文書を生成する。照合情報付加手段は、電子文書生成手段により生成された電子文書に、原本性を保証するための照合情報（例えば、電子透かしや電子署名等）を付加する。そして、電子文書送信手段は、照合情報付加手段により照合情報が付加された電子文書を、保管装置に向けて送信する。
一方、保管装置において、電子文書受信手段は、電子機器から送られた電子文書を受信する。電子文書記憶手段は、電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する。そして、管理情報記憶手段は、電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する。
この結果、紙文書及び電子文書を適切に管理することができる。
【００１２】
前記電子機器は、
前記保管装置に保管されている任意の電子文書を指し示す指示情報を、前記保管装置に向けて送信する指示情報送信手段と、
前記指示情報送信手段が送信した指示情報に応答して、前記保管装置から送られる印刷用データを受信する印刷用データ受信手段と、
前記印刷用データ受信手段が受信した印刷用データに従って、電子文書の内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、を更に備え、
前記保管装置は、
前記電子機器から送られた指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が受信した指示情報に従って、指示された電子文書を前記電子文書記憶手段から読み出し、読み出した電子文書から印刷用データを生成する印刷用データ生成手段と、
前記印刷用データ生成手段が生成した印刷用データを前記電子機器に向けて送信する印刷用データ送信手段と、を更に備えてもよい。
【００１３】
前記保管装置は、
前記電子文書記憶手段に記憶される電子文書を貸与するために、所定の端末に向けて対象の電子文書を供給する電子文書供給手段と、
所定の端末から返却のため供給される電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段が取得した電子文書に付加される照合情報に従って、当該電子文書の原本性を判別する原本性判別手段と、を更に備えてもよい。
【００１４】
前記保管装置は、
前記電子文書受信手段が前記電子機器より受信した電子文書から、索引文字列を抽出する文字列抽出手段と、
前記文字列抽出手段が抽出した索引文字列を、前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と対応付けて記憶する索引記憶手段と、を更に備えてもよい。
【００１５】
前記電子機器は、
前記指示情報送信手段が、任意のキーワードを含む電子文書の検索を指示する指示情報を送信し、
前記保管装置は、
前記印刷用データ生成手段が、前記索引記憶手段を参照して、指示情報に含まれるキーワードを含む電子文書を検索し、検索した電子文書から印刷用データを生成してもよい。
【００１６】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る文書保管装置は、
スキャナ機能及び印刷機能を有する複合機と、ネットワークを介して接続された文書保管装置であって、
前記複合機から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報が付加された電子文書を、受信する電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１７】
この発明によれば、電子文書受信手段は、複合機（例えば、複合機等）から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報（例えば、電子透かしや電子署名等）が付加された電子文書を、受信する。電子文書記憶手段は、電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する。そして、管理情報記憶手段は、電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する。
この結果、紙文書及び電子文書を適切に管理することができる。
【００１８】
上記の電子文書保管装置は、前記複合機から送られた、任意の電子文書を指し示す指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が受信した指示情報に従って、前記電子文書記憶手段から指示された電子文書を読み出し、読み出した電子文書から印刷用データを生成する印刷用データ生成手段と、
前記印刷用データ生成手段が生成した印刷用データを、前記複合機にて印刷させるために、前記複合機に向けて送信する印刷用データ送信手段と、を更に備えてもよい。
【００１９】
上記の電子文書保管装置は、前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書を貸与するために、所定の端末に向けて対象の電子文書を供給する電子文書供給手段と、
所定の端末から返却のため供給される電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段が取得した電子文書に付加される照合情報に従って、当該電子文書の原本性を判別する原本性判別手段と、を更に備えてもよい。
【００２０】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る文書保管方法は、
スキャナ機能及び印刷機能を有する複合機と、ネットワークを介して接続された装置における文書保管方法であって、
複合機から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報が付加された電子文書を、受信する電子文書受信ステップと、
前記電子文書受信ステップにて受信した電子文書を所定の記憶部に格納する電子文書格納ステップと、
前記電子文書格納ステップにて格納された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を所定の記憶部に格納する管理情報格納ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００２１】
この発明によれば、電子文書受信ステップは、複合機から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報（例えば、電子透かしや電子署名等）が付加された電子文書を、受信する。電子文書格納ステップは、電子文書受信ステップにて受信した電子文書を所定の記憶部に格納する。そして、管理情報格納ステップは、電子文書格納ステップにて格納された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を所定の記憶部に格納する。
この結果、紙文書及び電子文書を適切に管理することができる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる文書保管システムについて、以下図面を参照して説明する。
【００２３】
図１は、この発明の実施の形態に適用される文書保管システムの構成の一例を示す模式図である。図示するように、このシステムは、複合機１と、ＩＣカード２と、利用者端末３と、電子文書保管装置４と、紙文書管理装置５とを備えて構成される。そして、複合機１、利用者端末３、及び、電子文書保管装置４は、ネットワーク９を介して接続されている。
なお、複合機１及び利用者端末３には、利用者（社員等）が個別に所持するＩＣカード２が装着可能となっている。また、ネットワーク９は、例えば、インターネット等の通信網からなる。
【００２４】
複合機１は、例えば、スキャナとプリンタとの機能を併せ持つ電子機器（所謂ＯＡ（ＯｆｆｉｃｅＡｕｔｏｍａｔｉｏｎ）機器又は事務機器）であり、顧客となる企業等の社内に配置され、利用者（社員等）に操作される。
具体的に複合機１は、図２に示すように、ＩＣカードリーダ１１と、オペレーションパネル１２と、スキャンユニット１３と、制御部１４と、電子透かし記憶部１５と、データ蓄積部１６と、通信ユニット１７と、印刷ユニット１８と、を含んで構成される。
【００２５】
ＩＣカードリーダ１１は、利用者により装填されたＩＣカード２から、利用者に関する情報を読み出して、制御部１４に供給する。例えば、ＩＣカードリーダ１１は、ＩＣカード２から、利用者ＩＤや電子署名等を読み出して、制御部１４に供給する。
なお、ＩＣカードリーダ１１は、非接触に、ＩＣカード２から利用者に関する情報を読み出してもよい。
【００２６】
オペレーションパネル１２は、利用者からの操作指示を入力すると共に、複合機１の動作状態や設定状況等を表示する。
例えば、オペレーションパネル１２は、複数の操作ボタンと、表示部とを備えている。なお、この表示部は、表面にタッチパネルが配置されていてもよく、この場合、利用者の指等により押下（タッチ）されると、表示部からも所定の情報を入力できる。
【００２７】
スキャンユニット１３は、所定の原稿台に静置された紙文書（例えば、オートフィーダにより供給される複数枚の紙文書Ｐｄ）を、例えば、ＣＣＤ（ＣｈａｒｇｅＣｏｕｐｌｅｄＤｅｖｉｃｅ）センサ等により走査し、読み取った紙文書の画像データ（電子文書）を生成する。
スキャンユニット１３は、生成した電子文書をデータ蓄積部１６に供給する。
【００２８】
制御部１４は、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）及び、周辺ＬＳＩ（ＬａｒｇｅＳｃａｌｅＩｎｔｅｇｒａｔｉｏｎ）等からなり、複合機１全体を制御する。具体的に制御部１４は、図示せぬ不揮発性メモリ等に記憶されたプログラムに従って、後述するスキャン処理を実行し、紙文書から電子文書（電子透かし等が付加された画像データ）を生成し、生成した電子文書を電子文書保管装置４に登録する。
また、後述する電子文書印刷処理を実行し、登録された電子文書の印刷用データを電子文書保管装置４から受信し、所定の用紙に電子文書の内容を印刷する。
【００２９】
電子透かし記憶部１５は、複合機１に対して個別に設けられた電子透かしの情報を記憶する。この電子透かしは、制御部１４により読み出され、紙文書から電子文書が生成される際に、電子文書内に適宜埋め込まれる（付加される）。このような電子透かしにより、電子文書の原本性を保証することができる。
【００３０】
データ蓄積部１６は、スキャンユニット１３から供給された電子文書（画像データ）を一時的に記憶する。この電子文書は、制御部１４により電子透かし等が付加された後、通信ユニット１７によって、電子文書保管装置４に向けて送信される。
また、データ蓄積部１６は、通信ユニット１７を通じて受信した印刷用データ（電子文書保管装置４から送られた印刷用データ）を一時的に記憶する。この印刷用データは、印刷ユニット１８によって、所定の用紙に印刷される。
【００３１】
通信ユニット１７は、ネットワーク９を介して電子文書保管装置４との間で所定の情報を送受信する。
例えば、通信ユニット１７は、データ蓄積部１６に蓄積された電子文書（電子透かし等が付加された電子文書）を電子文書保管装置４に向けて送信し、また、電子文書保管装置４から送られた印刷用データ等を受信する。
【００３２】
印刷ユニット１８は、データ蓄積部１６に格納（蓄積）された印刷用データ等に従って、電子文書の内容を示す文字や図形を所定の用紙に印刷する。
例えば、印刷ユニット１８は、感光体ドラム等を使用して、トナーを所定の用紙に転写させ、定着させるユニットであり、印刷用データ等に応じた文字や図形を印刷する。
【００３３】
図１に戻って、ＩＣ（ＩｎｔｅｇｒａｔｅｄＣｉｒｃｕｉｔ）カード２は、ＩＣチップが埋設されたカード型の記憶媒体であり、複合機１や利用者端末３の使用が認められた利用者（社員等）にそれぞれ配布されている。ＩＣカード２には、例えば、利用者ＩＤ（利用者を識別する情報）、電子署名（利用者固有の電子署名）、及び、利用者ランク（利用者の権限を規定する情報）を含む情報を記憶している。そして、複合機１や利用者端末３に装着されると、利用者ＩＤ、電子署名及び利用者ランク等が読み出される。
なお、ＩＣカード２は、複合機１や利用者端末３との間で、非接触に情報の送受信を行ってもよい。
【００３４】
利用者端末３は、汎用のパーソナルコンピュータ等からなり、利用者に操作される。
例えば、利用者端末３は、ＩＣカードリーダ、演算処理部、ハードディスク、メモリ、指示入力部、ＬＡＮユニット、画像処理部、及び、表示部を含んで構成される。そして、ＣＰＵ及び、周辺ＬＳＩ等からなる演算処理部により、後述する電子文書取得処理等が実行される。つまり、電子文書保管装置４に電子文書が登録されている状態で、利用者端末３は、所定の利用（関係者への提示等）のため、電子文書の送信を電子文書保管装置４に依頼し、応答して送られる電子文書を受信して、表示部に表示する。
また、利用者端末３は、受信した電子文書の利用後、電子文書を返却するために、電子文書を電子文書保管装置４に返信する。
【００３５】
電子文書保管装置４は、社外に配置されており、例えば、電子文書管理サーバ４１と、電子文書管理ＤＢ４２と、アクセス管理ＤＢ４３とから構成される。
電子文書管理サーバ４１は、複合機１及び利用者端末３との間で所定の情報を送受信する汎用のサーバ機器である。
具体的に電子文書管理サーバ４１は、図３に示すように、演算処理部４０１と、指示入力部４０２と、メモリ４０３と、ハードディスク４０４と、ＤＢアクセスインタフェース４０５と、通信インタフェース４０６と、ＬＡＮユニット４０７と、を含んで構成される。
【００３６】
演算処理部４０１は、ＣＰＵ及び、周辺ＬＳＩ等からなり、電子文書管理サーバ４１全体を制御する。
具体的に演算処理部４０１は、ハードディスク４０４に記憶されたプログラムに従って、後述する電子文書登録処理を実行し、複合機１から送られた電子文書（電子透かし等が付加された電子文書）を電子文書管理ＤＢ４２に登録する。
また、後述する電子文書供給処理を実行し、複合機１若しくは、利用者端末３からの要求に応答して、電子文書の印刷用データ若しくは、電子文書を何れかに送信する。
【００３７】
指示入力部４０２は、キーボードやマウス等からなり、オペレータ等に操作され、所定の指示情報等を入力する。
例えば、指示入力部４０２は、顧客から電子文書の削除を依頼された場合に、オペレータ等の操作に従って、対象の電子文書の削除を指示する指示情報を入力する。
【００３８】
メモリ４０３は、ＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）等からなり、後述する電子文書登録処理や電子文書供給処理を演算処理部４０１が実行する際に、必要となる情報等を記憶する。
例えば、メモリ４０３は、電子文書の登録時にキーワードの抽出を行う際に、文字認識のために使用される文字画像（文字パターン）等を記憶する。
【００３９】
ハードディスク４０４は、所定容量の磁気ディスク等からなり、所定のＯＳ及び、種々のプログラム等を記憶する。具体的にハードディスク４０４は、ＯＳ上にて実行可能な後述する電子文書登録処理や電子文書供給処理等を行うプログラムを記憶する。
また、ハードディスク４０４は、複合機１に送信する印刷用データを生成するために必要となるドライバ（ドライバソフト）等も記憶する。
【００４０】
ＤＢアクセスインタフェース４０５は、演算処理部４０１と、電子文書管理ＤＢ４２及びアクセス管理ＤＢ４３との間で行われるデータの送受信を仲介する。
例えば、ＤＢアクセスインタフェース４０５は、電子文書管理ＤＢ４２に電子文書を格納する際に、演算処理部４０１から送られる電子文書及び、格納コマンド等を受け取り、電子文書管理ＤＢ４２に供給する。
また、アクセス管理ＤＢ４３から管理情報（後述するアクセス管理情報）を読み出す際に、演算処理部４０１から送られた読み出しコマンドを受け取り、アクセス管理ＤＢ４３に供給し、応答してアクセス管理ＤＢ４３から送られる管理情報を受け取り、演算処理部４０１に供給する。
【００４１】
通信インタフェース４０６は、紙文書管理装置５との間で個別の通信を行うインタフェースである。
つまり、電子文書保管装置４は、ネットワーク９に接続されていない紙文書管理装置５との間で行われるデータの送受信を、通信インタフェース４０６を介して行う。
【００４２】
ＬＡＮユニット４０７は、ネットワーク９と通信接続するためのユニットであり、ネットワーク９を介して、複合機１若しくは、利用者端末３との間で所定の情報を送受信する。
【００４３】
図１に戻って、電子文書管理ＤＢ４２は、ハードディスク等からなり、登録のために複合機１から送られた電子文書を記憶すると共に、当該電子文書を管理するための電子文書管理情報、及び、当該電子文書を検索するための索引管理情報を記憶する。
【００４４】
具体的に電子文書管理情報は、図４（ａ）に示すように、電子文書ＩＤ、文書名、格納フォルダ、登録日時、改訂区分、及び、紙文書ＩＤ等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、企業単位（顧客管理ＩＤ単位）に統括されている。
なお、図中の改訂区分は、登録された電子文書が改訂（修正）されたか否かを規定する情報である。そして、紙文書ＩＤは、紙文書管理装置５に管理されている対応する紙文書（原本となる紙文書）を識別するための情報である。
【００４５】
また、索引管理情報は、図４（ｂ）に示すように、電子文書（電子文書ＩＤ）に対応する設定分類、及び、抽出キーワード等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、企業単位（顧客管理ＩＤ単位）に統括されている。
【００４６】
図１に戻って、アクセス管理ＤＢ４３は、ハードディスク等からなり、複合機１若しくは、利用者端末３からのアクセスを管理するためのアクセス管理情報を記憶する。
具体的に、アクセス管理情報は、図５に示すように、アクセス者（利用者ＩＤ）、アクセス日時、及び、アクセス内容等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、電子文書単位（電子文書ＩＤ単位）に統括されている。
【００４７】
図１に戻って、紙文書管理装置５は、上述の電子文書保管装置４と共に社外に配置されており、紙文書管理サーバ５１と、紙文書管理ＤＢ５２とから構成される。
紙文書管理サーバ５１は、上述した電子文書管理サーバ４１と同様のサーバ機器からなる。なお、紙文書管理サーバ５１は、ネットワーク９に接続されておらず、通信インタフェース等を介して電子文書保管装置４と接続されている。
紙文書管理サーバ５１は、電子文書保管装置４に登録した電子文書の原本となる紙文書を管理する。具体的には、後述する紙文書登録処理を実行し、例えば、保管用のキャビネットに格納した紙文書の格納区画（区画番号）等を管理する。
また、紙文書が改訂され、新たな紙文書（差分、若しくは全部）が配送された場合に、改版された紙文書も管理する。
【００４８】
紙文書管理ＤＢ５２は、ハードディスク等からなり、顧客から保管が依頼された紙文書を管理するための紙文書管理情報を記憶する。
【００４９】
具体的に紙文書管理情報は、図６に示すように、紙文書ＩＤ、タイトル、保管キャビネット、受入日時、改訂区分、及び、改訂受入日時等の情報からなる。そして、これらの情報は、例えば、企業単位（顧客管理ＩＤ単位）に統括されている。
なお、図中の改訂区分は、登録された紙文書が改訂（修正）されたか否かを規定する情報である。そして、改訂受入日時は、改訂された紙文書を受け入れた日時である。ここで、改訂が複数回に渡って行われた場合には、それぞれに応じて複数の改訂受入日時が設定される。
この他にも、電子文書管理情報には、電子文書保管装置４にて保管される電子文書（対応する電子文書）を識別するための電子文書ＩＤ等も含まれている。
【００５０】
以下、この発明の実施の形態にかかる文書保管システムの動作について、図面を参照して説明する。
最初に、複合機１から、電子文書保管装置４に電子文書の保管（登録）を依頼する動作について、図７を参照して説明する。図７は、複合機１が実行するスキャン処理、及び、電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）が実行する電子文書登録処理の一例を示すフローチャートである。
【００５１】
まず、電子文書の保管（登録）を行おうとする利用者は、所持しているＩＣカード２を使用して、複合機１の使用を試みる。
つまり、複合機１は、利用者によりＩＣカード２が装着されるまで後続の処理の実行を待機する（ステップＳ１１）。
そして、ＩＣカード２が装着されると（ステップＳ１１；Ｙｅｓ）、複合機１は、ＩＣカード２から利用者ＩＤ等を読み出し、電子文書保管装置４に向けて送信する（ステップＳ１２）。
【００５２】
これに応答して、電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）は、複合機１から送られた利用者ＩＤ等を受信すると、利用者の個人認証を行う（ステップＳ２１）。
そして、電子文書管理サーバ４１は、利用者ＩＤ等の認証結果を複合機１に向けて送信する（ステップＳ２２）。
その後、電子文書管理サーバ４１は、複合機１から送信される電子文書を受信するまで、後続処理の実行を待機する（ステップＳ２３）。なお、利用者が認証されなかった場合には、電子文書管理サーバ４１は、利用者ＩＤ等が再度送られて来るのを待機する。
【００５３】
複合機１は、電子文書管理サーバ４１から送られた認証結果を受信すると、利用者が認証されたか（認証ＯＫか）否かを判別する（ステップＳ１３）。
ここで、認証ＯＫでないと判別すると（ステップＳ１３；Ｎｏ）、複合機１は、ステップＳ１１に処理を戻す。この際、認証されなかった旨のメッセージをオペレーションパネル１２に表示する。
【００５４】
一方、認証ＯＫの場合に、複合機１は、セットされる紙文書（例えば、オートフィーダにより供給される複数枚の紙文書Ｐｄ）をスキャンユニット１３にてスキャンする（ステップＳ１４）。
そして、複合機１は、スキャンにより生成された電子文書（画像データ）に、電子透かし等を付加する（ステップＳ１５）。つまり、電子透かし記憶部１５に記憶されている電子透かしを読み出し、電子文書に適宜埋め込む。なお、ＩＣカード２から利用者の電子署名が読み出されている場合に、複合機１は、この電子署名を電子文書に付加してもよい。
【００５５】
複合機１は、全ての紙文書に対するスキャンが終了したか否かを判別する（ステップＳ１６）。
複合機１は、全てのスキャンが終了していないと判別した場合（ステップＳ１６；Ｎｏ）、ステップＳ１４に処理を戻し、上述のステップＳ１４〜Ｓ１６の処理を繰り返し実行する。
一方、全てのスキャンが終了すると、複合機１は、オペレーションパネル１２を操作する利用者の入力に応じて、文書名、分類、そして、利用権限等を電子文書に設定する（ステップＳ１７）。つまり、オペレーションパネル１２から入力された文書名、分類や利用権限等の情報を、電子文書に付加する。
そして、複合機１は、このようにした生成した電子文書を電子文書保管装置４に送信する（ステップＳ１８）。つまり、電子透かし等が付加された電子文書を、ネットワーク９を介して電子文書保管装置４に向けて送信する。
【００５６】
これに対応して、電子文書を受信した電子文書管理サーバ４１は、電子文書に含まれるキーワードを文字認識等により抽出する（ステップＳ２４）。
具体的に電子文書管理サーバ４１は、電子文書をレイアウト解析して文字領域を特定し、特定した文字領域に含まれる文字画像を文字認識する。そして、文字認識により認識された文字（文章）から、所定の手法により、キーワードを抽出する。例えば、予めキーワード候補と定められた複数の文字列を、文章中から検索し、検索できた文字列をキーワードとして抽出する。
【００５７】
電子文書管理サーバ４１は、電子文書を電子文書管理ＤＢ４２に格納する（ステップＳ２５）。そして、格納した電子文書を識別するための電子文書ＩＤ等を採番した後、電子文書管理サーバ４１は、図４（ａ）に示す電子文書管理情報に、当該電子文書についての管理情報を追加する。なお、図中の改訂区分には、改訂無しが設定され、また、紙文書ＩＤには、何も設定されない（未設定の状態となる）。
また、電子文書管理サーバ４１は、図４（ｂ）に示す索引管理情報に、当該電子文書についての管理情報を追加する。つまり、設定された分類や抽出されたキーワードを電子文書ＩＤに対応させて格納する。
【００５８】
更に、電子文書管理サーバ４１は、格納した電子文書に対するアクセス情報を生成して、アクセス管理ＤＢ４３に格納する（ステップＳ２６）。つまり、図５に示すアクセス管理情報に、アクセス内容が「登録」のアクセス情報を電子文書ＩＤに対応させて格納する。
【００５９】
このように、図７を参照して説明した各処理により、紙文書から容易に電子文書を生成して、電子文書保管装置４に保管（登録）させることができる。
【００６０】
次に、登録した電子文書の原本となる紙文書についての情報を、紙文書管理装置５に登録する動作について、図８を参照して説明する。図８は、紙文書管理サーバ５１（紙文書管理装置５）が実行する紙文書登録処理の一例を示すフローチャートである。
【００６１】
まず、電子文書の原本となる紙文書が顧客から配送されると、所定のオペレータは、紙文書管理サーバ５１を操作して、電子文書保管装置４に登録されている電子文書（対応する電子文書）の特定を試みる。
つまり、紙文書管理サーバ５１は、オペレータの操作に従って、電子文書保管装置４にアクセスし、紙文書に対応する電子文書を選択する（ステップＳ３１）。
そして、紙文書管理サーバ５１は、紙文書を識別するための識別子（紙文書ＩＤ）を採番し、採番した紙文書ＩＤを電子文書保管装置４に送信する（ステップＳ３２）。
【００６２】
これに応答して、電子文書管理サーバ４１は、電子文書管理ＤＢ４２に格納された図４（ａ）に示す電子文書管理情報において、選択された電子文書（電子文書ＩＤ）に対応する管理情報に、受信した紙媒体ＩＤをセットする。
【００６３】
紙文書管理サーバ５１は、紙文書を保管するキャビネットの区画番号を取得する（ステップＳ３３）。
そして、紙文書管理サーバ５１は、紙文書管理ＤＢ５２に管理情報を格納する（ステップＳ３４）。つまり、紙文書管理サーバ５１は、図６に示す紙文書管理情報に、当該紙文書についての管理情報を追加する。なお、図中の改訂区分には、改訂無しが設定され、また、改訂受入日時には、何も設定されない（未設定の状態となる）。
また、管理情報には、対応する電子文書ＩＤも設定される。
【００６４】
このように、図８を参照して説明した紙文書登録処理により、紙文書と電子文書とが対応付けられて管理される。
【００６５】
次に、電子文書保管装置４に登録された電子文書を、複合機１若しくは利用者端末３にて利用する場合の動作について、図９を参照して説明する。図９は、複合機１が実行する電子文書印刷処理、利用者端末３が実行する電子文書取得処理、及び、電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）が実行する電子文書供給処理の一例を示すフローチャートである。
【００６６】
まず、利用者が複合機１を操作する場合、複合機１は、利用者ＩＤ等を電子文書保管装置４に送信し、個人認証を得る（ステップＳ４１）。つまり、複合機１は、利用者により装着されたＩＣカード２から利用者ＩＤ等を読み出し、電子文書保管装置４に送信する。
また、同様に、利用者が利用者端末３を操作する場合、利用者端末３は、利用者ＩＤ等を電子文書保管装置４に送信し、個人認証を得る（ステップＳ５１）
【００６７】
これに応答して電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）は、複合機１若しくは、利用者端末３から送られた利用者ＩＤ等を受信し、個人認証を行う（ステップＳ６１）。なお、利用者が認証されなかった場合に、電子文書管理サーバ４１は、認証ＮＧを示す情報を、送信元の複合機１若しくは、利用者端末３に返信する。
【００６８】
個人認証が得られると、複合機１は、キーワードを伴って、電子文書の検索を指示する（ステップＳ４２）。つまり、複合機１は、利用者の操作に従って、電子文書を検索するためのキーワードをオペレーションパネル１２から入力し、入力したキーワードを含む検索指示を電子文書保管装置４に向けて送信する。
同様に、利用者端末３は、キーワードを伴って、電子文書の検索を指示する（ステップＳ５２）
【００６９】
これに応答して電子文書管理サーバ４１は、複合機１若しくは、利用者端末３から検索指示を受信し、索引管理情報を使用した検索を行い、その検索結果を送信元に返信する（ステップＳ６２）。
つまり、図４（ｂ）に示す索引管理情報の内、利用者が属する企業（顧客管理ＩＤ）に対応する索引管理情報を参照し、その中から、検索指示に含まれるキーワードに合致する抽出キーワードを備えた電子文書を検索する。
そして、電子文書管理サーバ４１は、検索できた電子文書の文書名、登録日時等を図４（ａ）に示す電子文書管理情報から取得し、検索結果の一覧を生成して、送信元の複合機１若しくは、利用者端末３に返信する。
なお、電子文書が検索できなかった場合は、その旨を検索結果として返信する。
【００７０】
複合機１は、検索結果をオペレーションパネル１２に表示し、利用者の操作に従って、任意の電子文書を選択する（ステップＳ４３）。そして、複合機１は、印刷のために、電子文書（印刷用データ）の送信依頼を電子文書保管装置４に対して行う。
また、同様に、利用者端末３は、検索結果を表示部に表示し、利用者の操作に従って、任意の電子文書を選択する（ステップＳ５３）。そして、表示等のために、電子文書の送信依頼を行う。
【００７１】
これに応答して、電子文書管理サーバ４１は、選択された電子文書を電子文書管理ＤＢ４２から読み出す（ステップＳ６３）。
そして、電子文書管理サーバ４１は、送信依頼が、印刷のためであるか、若しくは、表示のためであるかを判別する（ステップＳ６４）。その際、電子文書管理サーバ４１は、例えば、複合機１から送信依頼が送られた場合に、印刷のために依頼されたと判別し、また、利用者端末３から送信依頼が送られた場合に、表示等のために依頼されたと判別する。
【００７２】
電子文書管理サーバ４１は、印刷のために依頼されたと判別すると、読み出した電子文書から印刷用データを生成し、複合機１に送信する（ステップＳ６５）。つまり、電子文書管理サーバ４１は、ハードディスク４０４に記憶しているドライバ（複合機１に対応するドライバソフト）を使用して、電子文書から印刷用データを生成し、複合機１に向けて送信する。この際、電子文書管理サーバ４１は、電子文書の原本性を保証する所定の保証データを、印刷用データに付加してもよい。
これに応答して、複合機１は、受信した印刷用データに従った印刷を行う（ステップＳ４４）。つまり、電子文書の内容を示す文字や図形を所定の用紙に印刷する。
【００７３】
一方、表示等のために依頼されたと判別した場合に、電子文書管理サーバ４１は、読み出した電子文書を利用者端末３に向けて送信する（ステップＳ６６）。この際、電子文書管理サーバ４１は、電子文書の原本性を保証する所定の保証データを、利用者端末３に送信してもよい。
これに応答して、利用者端末３は、受信した電子文書を自己の表示部に表示する（ステップＳ５４）。
【００７４】
そして、電子文書管理サーバ４１は、アクセス管理ＤＢ４３の管理情報を更新する（ステップＳ６７）。
つまり、電子文書管理サーバ４１は、図５に示すアクセス管理情報において、アクセス者、アクセス日時、及び、アクセス内容等をセットした管理情報を、電子文書ＩＤに対応させて格納する。なお、アクセス内容には、印刷用データを送信した場合に、「印刷」をセットし、また、電子文書を送信した場合に、「複写」をセットする。
【００７５】
このように、図９を参照して説明した各処理により、電子文書保管装置４に保管した電子文書のアクセスについて把握することができる。
【００７６】
次に、利用者端末３にて利用された電子文書を電子文書保管装置４に返却するする場合の動作について、図１０を参照して説明する。図１０は、利用者端末３が実行する電子文書返却処理、及び、電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）が実行する原本性確認処理の一例を示すフローチャートである。
【００７７】
まず、電子文書の返却を行う利用者の操作に従って、利用者端末３は、利用者ＩＤ等を電子文書保管装置４に送信し、個人認証を得る（ステップＳ７１）。
これに応答して電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）は、利用者端末３から送られた利用者ＩＤ等を受信し、個人認証を行う（ステップＳ８１）。
【００７８】
個人認証が得られると、利用者端末３は、返却対象の電子文書を電子文書保管装置４に向けて送信する（ステップＳ７２）。
これに応答して電子文書管理サーバ４１は、利用者端末３から送られた電子文書を受信し、付加された電子透かし等により、原本性を確認する（ステップＳ８２）。つまり、電子文書管理サーバ４１は、電子透かしや電子署名等によって、改ざん等の有無を判別し、電子文書の原本性を確認する。
【００７９】
そして、電子文書管理サーバ４１は、原本性の確認結果を利用者端末３に送信する（ステップＳ８３）。
これに応答して、利用者端末３は、原本性の確認結果を受信し、表示部に表示する（ステップＳ７３）。例えば、原本性が保証されたならば、利用者端末３は、電子文書が返却された旨を示すメッセージ等も併せて表示する。
【００８０】
そして、電子文書管理サーバ４１は、アクセス管理ＤＢ４３の管理情報を更新する（ステップＳ８４）。
つまり、電子文書管理サーバ４１は、図５に示すアクセス管理情報において、アクセス者、アクセス日時、及び、アクセス内容等をセットした管理情報を、電子文書ＩＤに対応させて格納する。なお、アクセス内容には、原本性が確認できた場合に、「返却」をセットする。
【００８１】
このように、図１０を参照して説明した各処理により、利用者端末３から送られた電子文書の原本性を確認することができる。
【００８２】
また、顧客から紙文書の廃棄及び、電子文書の削除を依頼された場合に、紙文書管理装置５の担当者は、保管用のキャビネットから対象の紙文書を取り出し、所定の運用規定に従って、紙文書を廃棄する。
そして、担当者は、紙文書管理サーバ５１を操作して、紙文書ＩＤにて示される紙文書を廃棄したことを示す廃棄情報を生成し、電子文書保管装置４に向けて送信する。また、紙文書管理サーバ５１を操作して、紙文書管理ＤＢ５２に記憶されている図６に示す紙文書管理情報から、対象の管理情報を削除する。
【００８３】
一方、電子文書管理サーバ４１（電子文書保管装置４）は、紙文書管理装置５から送られた廃棄情報を受信すると、図４（ａ）に示す電子文書管理情報を参照して、対応する電子文書を削除する。
また、電子文書管理サーバ４１は、図４（ａ）に示す電子文書管理情報、図４（ｂ）に示す索引管理情報、及び、図５に示すアクセス管理情報から、対象の管理情報を削除する。
【００８４】
このように、顧客から紙文書の廃棄及び、電子文書の削除を依頼された場合に、安全かつ確実な廃棄を行うことができる。
【００８５】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、紙文書及び電子文書を適切に管理することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書保管システムの構成の一例を示す模式図である。
【図２】複合機の構成の一例を示すブロック図である。
【図３】電子文書管理サーバの構成の一例を示す模式図である。
【図４】電子文書管理ＤＢに記憶される情報の一例を示す模式図であって、（ａ）が電
子文書管理情報であり、（ｂ）が索引管理情報である。
【図５】アクセス管理ＤＢに記憶されるアクセス管理情報の一例を示す模式図である。
【図６】紙文書管理ＤＢに記憶される紙文書管理情報の一例を示す模式図である。
【図７】本発明の実施の形態に係る文書保管システムにおける、電子文書登録時の動作
を説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態に係る文書保管システムにおける、紙文書登録時の動作を
説明するためのフローチャートである。
【図９】本発明の実施の形態に係る文書保管システムにおける、電子文書の利用時の動
作を説明するためのフローチャートである。
【図１０】本発明の実施の形態に係る文書保管システムにおける、電子文書の返却時の動
作を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１複合機
１１ＩＣカードリーダ
１２オペレーションパネル
１３スキャンユニット
１４制御部
１５電子透かし記憶部
１６データ蓄積部
１７通信ユニット
１８印刷ユニット
２ＩＣカード
３利用者端末
４電子文書保管装置
４１電子文書管理サーバ
４２電子文書管理ＤＢ
４３アクセス管理ＤＢ
５紙文書管理装置
５１紙文書管理サーバ
５２紙文書管理ＤＢ
９ネットワーク

Claims

電子機器と、保管装置とがネットワークを介して接続された文書保管システムであって、
前記電子機器は、
保管対象の紙文書から電子文書を生成する電子文書生成手段と、
前記電子文書生成手段により生成された電子文書に、原本性を保証するための照合情報を付加する照合情報付加手段と、
前記照合情報付加手段により照合情報が付加された電子文書を、前記保管装置に向けて送信する電子文書送信手段と、
前記保管装置は、
前記電子機器から送られた電子文書を受信する電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、を備える、
ことを特徴とする文書保管システム。
前記電子機器は、
前記保管装置に保管されている任意の電子文書を指し示す指示情報を、前記保管装置に向けて送信する指示情報送信手段と、
前記指示情報送信手段が送信した指示情報に応答して、前記保管装置から送られる印刷用データを受信する印刷用データ受信手段と、
前記印刷用データ受信手段が受信した印刷用データに従って、電子文書の内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、を更に備え、
前記保管装置は、
前記電子機器から送られた指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が受信した指示情報に従って、指示された電子文書を前記電子文書記憶手段から読み出し、読み出した電子文書から印刷用データを生成する印刷用データ生成手段と、
前記印刷用データ生成手段が生成した印刷用データを前記電子機器に向けて送信する印刷用データ送信手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１に記載の文書保管システム。
前記保管装置は、
前記電子文書記憶手段に記憶される電子文書を貸与するために、所定の端末に向けて対象の電子文書を供給する電子文書供給手段と、
所定の端末から返却のため供給される電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段が取得した電子文書に付加される照合情報に従って、当該電子文書の原本性を判別する原本性判別手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１又は２に記載の文書保管システム。
前記保管装置は、
前記電子文書受信手段が前記電子機器より受信した電子文書から、索引文字列を抽出する文字列抽出手段と、
前記文字列抽出手段が抽出した索引文字列を、前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と対応付けて記憶する索引記憶手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項１、２又は３に記載の文書保管システム。
前記電子機器は、
前記指示情報送信手段が、任意のキーワードを含む電子文書の検索を指示する指示情報を送信し、
前記保管装置は、
前記印刷用データ生成手段が、前記索引記憶手段を参照して、指示情報に含まれるキーワードを含む電子文書を検索し、検索した電子文書から印刷用データを生成する、
ことを特徴とする請求項４に記載の文書保管システム。
スキャナ機能及び印刷機能を有する複合機と、ネットワークを介して接続された文書保管装置であって、
前記複合機から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報が付加された電子文書を、受信する電子文書受信手段と、
前記電子文書受信手段が受信した電子文書を記憶する電子文書記憶手段と、
前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を記憶する管理情報記憶手段と、
を備えることを特徴とする文書保管装置。
前記複合機から送られた、任意の電子文書を指し示す指示情報を受信する指示情報受信手段と、
前記指示情報受信手段が受信した指示情報に従って、前記電子文書記憶手段から指示された電子文書を読み出し、読み出した電子文書から印刷用データを生成する印刷用データ生成手段と、
前記印刷用データ生成手段が生成した印刷用データを、前記複合機にて印刷させるために、前記複合機に向けて送信する印刷用データ送信手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項６に記載の文書保管装置。
前記電子文書記憶手段に記憶された電子文書を貸与するために、所定の端末に向けて対象の電子文書を供給する電子文書供給手段と、
所定の端末から返却のため供給される電子文書を取得する電子文書取得手段と、
前記電子文書取得手段が取得した電子文書に付加される照合情報に従って、当該電子文書の原本性を判別する原本性判別手段と、を更に備える、
ことを特徴とする請求項６又は７に記載の文書保管装置。
スキャナ機能及び印刷機能を有する複合機と、ネットワークを介して接続された装置における文書保管方法であって、
複合機から送られた、保管対象の紙文書がスキャンされ、原本性を保証するための照合情報が付加された電子文書を、受信する電子文書受信ステップと、
前記電子文書受信ステップにて受信した電子文書を所定の記憶部に格納する電子文書格納ステップと、
前記電子文書格納ステップにて格納された電子文書と、所定の保管庫に保管された紙文書とを対応付ける管理情報を所定の記憶部に格納する管理情報格納ステップと、
を備えることを特徴とする文書保管方法。