JP2004110577A - Batch billing system of traveling/transportation expenses to corporate organization or the like - Google Patents
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Abstract
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
法人企業の多くは出張旅費を定額打ち切りで支給している。たとえば出張旅費や出張日当のような社内規定に基づき社員個人への支払をしている場合が多い。また出張等に際しては、個人ごとに交通機関や宿泊施設等の手配をしたり、あるいは複数の出張者分をまとめて手配したり、部署において手配をしたりと様々である。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、交通機関や宿泊施設を個人や部署単位で手配するのには手間が掛かるばかりか、出張旅費その他の費用を精算するためにはそれぞれの支払先に現金や請求に基づく振込などにより処理をしなければならない。交通機関や宿泊施設等の費用を一括して支払うためには、旅行会社などに依頼することはできるが、その場合でも企業などの全体で見れば、出張者ごとに費用が発生し、その精算をしなければならないために、企業・組織等の管理者や経理担当者から見れば、それぞれの費用精算や支払を別々に処理していることになる。
【０００４】
ところで、出張者個別に旅費等の精算をする場合には、前記のように出張旅費、出張日当などを一律に規定している場合には、正確な精算ができず、仮にこれを個別にやろうとすれば出張者、管理者や経理担当者共に、たいへんな事務処理を必要とする。
このため、特に宿泊費については、大部分の法人企業が旅費規程で支給額を定め、現金にて支給されており、企業における経費削減の一つの障壁になっている。
一方、実費での精算ができるならば、企業等にとっては一律金額を支給するという無駄を省くことができ、事務処理を合理化できるのと同時に、業務上必要な経費として一律に定められた旅費規程等により手配金額の上限が定められるため、経費削減を同時に実現することができる。
【０００５】
たとえば、特開平９−２６９９９「出張管理方法及びその装置」においては、出張管理方法として、出張申請の登録と、この出張申請の登録内容を確認して承認する申請承認と、出張精算申請の登録と、この出張精算申請の登録内容を確認して承認する精算申請承認とをデータ処理装置に接続したオンライン端末装置のディスプレイ画面で入力処理すると共に、前記データ処理装置に接続した現金自動取引処理装置を用いて磁気ストライブなどの識別手段を有する社員カードの挿入と暗証番号の入力により仮払金や精算金などを出金するようにした出張管理方法が提案されている。しかしながら、出張申請と、仮払金や精算金に関する事務作業をコンピュータでデータ管理するようにしても、交通機関や宿泊施設を個人ごとに手配し、その精算などの処理を個人ごとに行うことが前提にされており、根本的に問題を解決することができない。
【０００６】
また、特開２００１−３５０８９２「出張申請経費精算方法及びシステム」においては、財務会計経理に関する処理を他者に委託しているような企業にも適用できる、業務出張に係る事務処理を簡素化できる方法及びシステムが提案されている。
契約企業における出張起案から精算に至るまでの業務出張の一連の事務手続について、インターネットなどを利用して、旅行会社（旅行代理店）、会計事務所（財務会計等の処理の委託先となる委託事業者）、クレジットカード会社に対し業務の外部委託を行うものである。出張事務手続に必要なデータは各自の端末の画面上に表示された情報入稿用のフォームに対してＧＵＩにより入力できるようにし、このように入力されたデータを電子メールによって伝達し、これらのデータをそれぞれのデータベースに格納するとともに、これらのデータベースを用いて各種の照合、集計、精算等の処理を実行する。
しかしながら、交通機関や宿泊施設等の手配は外部の旅行会社に依頼するものの、この場合にも、業務出張からの帰任後に、出張者が精算データを入力する段階を経なければならず、これを会計事務所などの委託事業者が精算データに基づいて前記出張者に対して精算を行い、さらに精算データと旅行手配の内容とクレジットカード会社からの請求を突き合わせチェックしなければならない。この発明も同様に、交通機関や宿泊施設を個人ごとに手配し、その精算などの処理を個人ごとに行うことが前提にされており、根本的に問題を解決することができない。
【０００７】
さらに、旅費や交通費等の精算処理には、狭義の交通費・宿泊費以外にも、出張や会社業務に伴う食事や宴会などの手配、お土産の手配、会議やイベントなどの各種の会場の手配、その他の予約や精算が必要となることが多く、これらを旅行会社に依頼することも多いが、同様に予約や精算などの際には事務処理作業やチェック等を必要とするために煩雑である。
さらに、交通費について考えてみると、出張や旅行以外にも、日常の通勤交通費についても同様の問題が生じている。
すなわち、従業員の通勤交通費については、通勤区間などを指定して社内において申請を行い、通勤交通費の実費または定期券の支給により、一人一人に対し支給をしなければならない。この場合に定期券の購入も、それぞれの従業員ごとに行わなければならず手配も大変である。
【０００８】
そこで本発明においては、上記の様々な課題を解決し、ＪＲ（商標）、私鉄、航空券、宿泊施設等を一括して手配できるだけではなく、精算についても出張者が手配したものを、費用を確認する段階を経ることにより、実費で企業へ請求し、定額支給から実費精算への移行が可能にするシステムを提供することを目的とする。精算の一括は、一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムを提供することを目的とする。
これにより、企業等は出張などの経費の圧縮による経費削減が可能になると同時に、従来出張者に旅費を支払うために用意していた小口現金の準備が不要になり、一定期間（たとえば月一回）ごとの支払いで済むようになることにより、支払い業務の効率化も同時に図ることが可能になる。
さらに本発明においては、上記のシステムを従業員の通勤交通費、定期代などにおいても利用可能にし、通勤の定期券などを一括して手配できるだけではなく、精算についても一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムを提供することを目的とする。
さらに本発明においては、上記のシステムにおいて、予約の変更や追加、キャンセル等にも対応して、取引情報を記録して請求に反映可能なシステムを提供することを目的とする。
さらに本発明においては、上記のシステムにおいて、請求される費用を確認し、企業等で支払うべき公用の費用と、個人ごとの私用の費用とを仕分けして精算可能なシステムを提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明においては、
法人などの組織に対し交通機関、宿泊施設などの旅行商品の手配を行う旅行会社が備える旅行会社システムと、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関するサービスを提供する旅行サービス提供機関が備える提供機関システムと、を含み構成され、法人などの組織が備える端末装置からアクセスされデータ処理を行うシステムであって、
前記の旅行会社システムは、
前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し認証を行う認証サーバーと、組織に属する個人に関するデータを記憶する個人情報データベースと、
前記の組織が備える端末装置から送信された、交通機関、宿泊施設などの旅行商品の取引データを記憶する取引情報データベースと、
前記の取引データに基づき発生する請求データを記憶する請求データベースと、前記の提供機関システムおよび、組織が備える端末装置との間でデータ送受信を行い、送受信されるデータに基づきデータ処理を行うことにより、組織に属する複数の個人が提供を受けた旅行商品の取引に関する請求を、取引データに基づき一括して算出し、組織の所定の管理者に対し発行する請求データを出力可能なデータ処理手段と、を備えた、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１０】
また、上記課題を解決するため、請求項２に記載の発明においては、
法人などの組織に対し交通機関、宿泊施設などの旅行商品の手配を行う旅行会社が備える旅行会社システムと、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関するサービスを提供する旅行サービス提供機関が備える提供機関システムと、を含み構成され、法人などの組織が備える端末装置からアクセスされデータ処理を行うシステムであって、
前記の提供機関システムは、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関する提供可能なサービスの在庫データを記憶する在庫情報データベースを備え、
前記の旅行会社システムは、
前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し認証を行う認証サーバーと、組織に属する個人に関するデータを記憶する個人情報データベースと、
前記の組織が備える端末装置から送信された、交通機関、宿泊施設などの旅行商品の予約データを記憶する予約情報データベースと、
前記の予約データに基づき行われる旅行会社と組織との取引データを記憶する取引情報データベースと、
前記の取引データに基づき発生する請求データを記憶する請求データベースと、前記の提供機関システムおよび、組織が備える端末装置との間でデータ送受信を行い、送受信されるデータに基づきデータ処理を行うことにより、組織に属する複数の個人が提供を受けた旅行商品の取引に関する請求を、取引データに基づき一括して算出し、組織の所定の管理者に対し発行する請求データを出力可能なデータ処理手段と、を備えた、法人等の組織に対する旅費・交通費システムであることを特徴としている。
【００１１】
また、上記課題を解決するため、請求項３に記載の発明においては、
請求項１または２に記載の発明において、
前記の認証サーバーは、法人などの組織を識別する認証データと、組織に属する個人を識別する認証データとを用いて、前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し、予約を行い旅行商品に関するサービスの提供を受ける個人、または一括して受ける請求を管理する組織の所定の管理者であることの認証を行うこと、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１２】
また、上記課題を解決するため、請求項４に記載の発明においては、
請求項１〜３に記載の発明において、
予約を行う際には、あらかじめ登録されたＩＤを入力することにより利用者である個人を特定し、予約データと個人ＩＤ及び個人情報が関連付けられて、旅行会社システムが備える予約情報データベースに記憶され、旅行商品に関するサ−ビスの提供を受ける際には、企業ＩＤ及び個人ＩＤを入力することにより、利用者である個人を特定し、予約情報データベースを参照する、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１３】
また、上記課題を解決するため、請求項５に記載の発明においては、
請求項４に記載の発明において、
サ−ビスの提供を受ける際または受けた後に、利用代金について確認を行い、確認された利用代金データと企業ＩＤ及び個人ＩＤと共に旅行会社システムに送信し、送信された利用代金情報が企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて取引情報データベースに記憶される、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１４】
また、上記課題を解決するため、請求項６に記載の発明においては、
請求項１〜５に記載の発明において、
少なくとも前記の個人ＩＤは、個人ごとの磁気カード、ＩＣカード、非接触式ＩＣタグ、携帯電話その他の端末装置が備える情報記憶媒体、その他の個人別情報記録媒体に記憶され、個人別情報記録媒体に記憶されたデータを読み取り認証サーバーに送信可能にされていることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１５】
また、上記課題を解決するため、請求項７に記載の発明においては、
請求項１〜６に記載の発明において、
前記の個人情報データベースには、個人が予約、またはサービス提供を受ける取引について、予約または取引が可能か否を判定する取引条件データがあらかじめ記憶されている、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１６】
また、上記課題を解決するため、請求項８に記載の発明においては、
請求項１〜７に記載の発明において、
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から少なくとも企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドすることが可能に記憶されており、請求データを確認可能にされている、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１７】
また、上記課題を解決するため、請求項９に記載の発明においては、
請求項８に記載の発明において、
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から少なくとも企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドすることが可能に記憶されており、
ダウンロ−ドされたデ−タを各利用者である個人ごとに振り分け、個人ごとに会社経費か個人支払かを仕分ける処理をした後に仕分け後のデータを記憶可能にされている、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１８】
また、上記課題を解決するため、請求項１０に記載の発明においては、
請求項９に記載の発明において、
前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、クレジットカード会社その他の決済機関が備える第三者決済機関システムに送信されて、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人支払いとして精算処理が可能なように記憶される、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００１９】
また、上記課題を解決するため、請求項１１に記載の発明においては、
請求項９に記載の発明において、
前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、旅行会社システムに送信されて、旅行会社システムにおいて、組織支払いとして承認された請求データは組織宛請求データとして請求データベースに記憶され、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人宛請求データとして請求データベースに記憶される、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システムであることを特徴としている。
【００２０】
また、上記課題を解決するため、請求項１２に記載の発明においては、
請求項１１に記載の発明において、
個人宛請求データの決済処理ができなかった場合には、当該請求データは再度、組織宛請求として請求データベースに記憶されることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。
【００２１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
図１は、本発明のシステムの基本的な構成の一例を示すシステム構成図である。
本発明のシステムは、法人などの組織に対し交通機関、宿泊施設などの旅行商品の手配を行う旅行会社が備える旅行会社システムと、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関するサービスを提供する旅行サービス提供機関が備える提供機関システムと、を含み構成され、法人などの組織が備える端末装置からアクセスされデータ処理を行うシステムである。
旅行サービス提供機関は、航空会社、鉄道会社、船会社、バス会社などの輸送機関・交通機関や、宿泊施設その他の旅行サービスに関連する各種サービスを提供する機関である。旅行会社は、これらの旅行サービスの予約をユーザーから受け付け、手配から請求・決済処理までを行う旅行会社、旅行代理店、あるいはこれらに類似する予約・仲介・手配・請求等を行う機関である。
【００２２】
本発明においては、旅行会社システムに対し予約から手配、請求・決済処理までを依頼する法人などの組織をユーザーとして想定し、ユーザーには旅行や出張などのために各種旅行サービスの提供を受ける出張者と、組織内において発生する旅行サービス提供の結果の複数の請求・決済処理などの管理業務を担当する管理者とが含まれる。
本発明において特に特徴的な点は、複数の出張者や、同じ出張者であっても複数回のサービス提供を受ける場合などに、所定期間ごとに発生する請求・決済処理を一括して処理可能にした点である。さらに、旅行や出張などにおいて、交通機関、宿泊施設その他のサービスの提供を受ける場合に、予約の変更やサービスを受ける場合の費用の追加・変更などを記録することにより、一律に社内で規定されている出張旅費、出張手当などではなく実費の金額で精算可能にした点である。さらに、提供を受けたサービスの料金精算において、私用分を分離して精算可能にした点である。
【００２３】
また、本発明のシステムの別の代表的な形態によれば、特に特徴的な点は、上記のシステムを従業員の通勤交通費、定期代などにおいても利用可能にし、通勤の定期券などを一括して手配できるだけではなく、精算についても一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムを提供可能にしたことである。
なお、本発明において、旅費・交通費というときには狭義の交通費・宿泊費以外にも、旅行会社に依頼することの可能な費用を広くいい、また旅行商品というときには狭義の旅行商品以外にも、旅行会社に依頼することの可能な商品・サービスを広くいい、たとえば出張や会社業務に伴う食事や宴会などの手配、お土産の手配、会議やイベントなどの各種の会場の手配、その他の手配や精算が必要となるものを含む。
【００２４】
法人などの組織が備える端末装置からアクセスされデータ処理を行う際の、サーバーシステムに接続するための端末装置としては、通常、パーソナルコンピュータやワークステーションなどのコンピュータ端末が用いられる。この他、利用者端末には、インターネット等に接続可能なブラウザ機能を搭載した携帯電話をはじめとする無線通信端末、携帯情報端末や、インターネットＴＶ、ゲーム機器、テレビ会議システム、その他のネットワーク接続機能を備えた家電製品などの機器を広く含むことができる。
なお、法人などの組織が備える端末装置としては、特に代表的な形態では、組織内に設置されたコンピュータ装置と、出張者が保有する携帯電話などの携帯情報端末、あるいは出張者が利用可能にされた交通機関や宿泊施設等に備えられた端末装置などである。これにより、出張者による予約処理や、管理者による管理処理は組織内に設置された端末装置において操作により行うことができ、実際に出張先などでサービスの提供を受ける際の処理を、携帯情報端末や出張先などに設置された端末装置において操作により行うことができる。
コンピュータ端末は、制御手段、記憶手段、入力手段、出力手段、表示手段などを備える。またインターネットに代表されるコンピュータネットワークに接続し、データの送受信を行う機能を備え、ブラウザや電子メールソフトウェア、ワードプロセッサなどのアプリケーションプログラムや、オペレーティングシステム（ＯＳ）を備えることが通常の形態である。
【００２５】
図２は、本発明のシステムを利用した一連の処理の概要を示すフローチャートであり、図３はこの一連の処理のデータフローを示すシステム概要図である。
初めに、契約企業などの組織の端末装置から、出張者が必要なデータを登録して初期設定を行い、旅行サービスの予約時に発注を行う。旅行会社システムでは、実際にサービスの提供を行うサービス提供機関に対し在庫データの照会を行い、予約可能であれば予約を行い、手配が完了する。サービスの提供を受け、旅行会社システムから組織に対し請求が行われ、確認などを経て精算までの処理が行われる。
【００２６】
本発明のシステムを、出張や旅行などのように、交通機関や宿泊施設の日時や人数等を指定して手配する必要がある場合には、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関するサービスを提供する旅行サービス提供機関が備える提供機関システムは、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関する提供可能なサービスの在庫データを記憶する在庫情報データベースを備えている。
なお、通勤定期の手配などのように、日時や人数等を指定して手配しなくてもよい場合には、在庫情報データベースはなくても可能であることは自明である。区間および期間などが指定できれば購入できるからである。
在庫情報は、交通機関の空席や、宿泊施設の空室などの在庫データである。
在庫データは、交通機関の在庫データであれば、日時、区間、席の種類、便名や列車名など、運賃、その他のデータと共に、空席の有無が記憶されている。また宿泊施設のデータであれば、日時、部屋の種類、食事、宿泊施設名、部屋名や部屋番号、宿泊可能人数、宿泊料金、付帯料金、その他のデータと共に、空室の有無が記憶されている。
【００２７】
次に、法人などの組織に対し交通機関、宿泊施設などの旅行商品の手配を行う旅行会社が備える旅行会社システムの構成について説明する。
サーバーシステムは、インターネットに代表されるネットワークに接続されて備えられ、ネットワークに接続する端末装置からアクセスされる。ネットワークには、インターネットをはじめとして、専用線により接続されたネットワーク形態や、企業間ＬＡＮ、ＷＡＮなどの形態を広く含む。またここで用いられる通信回線の形態には、有線通信、無線通信の形態を広く含み、衛星通信や、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈなどを用いた形態を含む。
【００２８】
次に、本発明のサーバーシステムは、通常は、アプリケーションサーバー、データベースサーバー、認証サーバー、ＷＥＢサーバー、その他必要に応じメールサーバー、その他の各種装置により構成することができる。
これらの各サーバーは、物理的に同一の装置に設けられる形態や、物理的に複数の装置からなる形態、あるいはネットワークを介して接続される物理的に複数の装置からなる形態などを含み、機能的に同様の機能が実現されるならば、様々な形態を含む。
【００２９】
サーバーシステムは、端末装置からアクセスするためのコンテンツデータ及びプログラムを記憶するＷＥＢサーバーを備えている。
コンテンツデータには、ＨＴＭＬファイル、ＸＭＬファイルなどのＷＥＢ上に表示されるデータファイルや、Ｃ−ＨＴＭＬファイルなどのＷＥＢサイトにアクセス可能な携帯電話等に表示されるデータファイルなどが含まれる。
【００３０】
旅行会社システムは、前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し認証を行う認証サーバーを備えている。
認証サーバーは、法人などの組織を識別する認証データと、組織に属する個人を識別する認証データとを用いて、前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し、予約を行い旅行商品に関するサービスの提供を受ける個人、または一括して受ける請求を管理する組織の所定の管理者であることの認証を行う。
ユーザー認証には様々な認証方法を利用することができるが、代表的な方式としては、端末装置からユーザー登録を行い、ユーザーＩＤやパスワードなどが発行される形態が一般的には用いられる。
本発明においては、組織（企業）別にＩＤ・パスワードを付与することにより、企業等ごとの予約情報の管理や、請求・精算の管理を行うため、あらかじめ契約企業等の組織ごとに、組織（企業）別にＩＤ・パスワードを付与する。
【００３１】
次いで、組織・企業に属する個人のユーザー情報を、旅行会社システムが備える、組織に属する個人に関するデータを記憶する個人情報データベースに記憶することにより、個人ＩＤ・パスワードを発行し、認証サーバーによる認証処理に利用する。
個人情報データベースには、個人ごとに付与される個人ＩＤに関連付けられて、氏名、部署、連絡先住所、連絡先電話番号、電子メールアドレスなどの情報を記憶する。
また、ユーザーには前記の通り、出張者と管理者とがいるので、管理者に個人ＩＤを発行し、個人情報データベースに管理者の個人情報を記憶する場合には、請求・精算データの管理権限などの所定の権限を記憶し、これにより認証サーバーによる認証の際に権限の有無が判定される。
【００３２】
認証サーバーによる認証に用いるためのデータは、端末装置の画面に表示される入力フォーム等にキーボード等の入力手段を用いて入力する以外にも、様々な入力手段による入力により、認証サーバーに送信することができる。好ましい形態の一例としては、少なくとも前記の個人ＩＤは、個人ごとの磁気カード、ＩＣカード、携帯電話その他の端末装置が備える情報記憶媒体、その他の個人別情報記録媒体に記憶されており、個人別情報記録媒体に記憶されたデータを読み取り認証サーバーに送信可能にされているような形態である。
なお、別の形態の一例としては、個人ＩＤ以外にも、取引条件データそのものや、使用可能金額などのデータ、あるいは使用した金額データそのものを、個人ごとの磁気カード、ＩＣカード、携帯電話その他の端末装置が備える情報記憶媒体、その他の個人別情報記録媒体に記憶することもできる。このようにした場合には、サービスの提供を受ける際などに、個人別情報記録媒体に記憶されたデータを読み取り認証サーバーに送信可能にされており、認証を経て使用をすることにより、プリペイドカードのような形態での使用や、使った分だけの後払いによる使用などをすることができる。
【００３３】
また、個人別に、様々な権限の有無を判定可能なように、個人情報データベースに個人ＩＤと関連付けて各種のデータを記憶することができる。
たとえば、個人情報データベースには、個人が予約、またはサービス提供を受ける取引について、予約または取引が可能か否を判定する取引条件データをあらかじめ記憶させておくことができる。取引条件データは、企業等の組織の管理者や承認者、あるいは旅行会社システムの管理者などが設定して記憶させておくことができる。
取引条件データの一例としては、交通機関や宿泊施設の予約をしたり、サービスの提供を受けたりする際のトータル金額や、１泊の宿泊料金などの個々の金額などの条件である。また取引条件データの別の一例としては、交通機関や宿泊施設の予約をしたり、サービスの提供を受けたりする際の、期間や日時、あるいは地域、交通機関の路線や会社名、宿泊施設の種類や名称・会社名などである。
取引条件データは、個人ごとに一人一人につきあらかじめ記憶させておいてもよく、あるいは所属支店ごと、所属部署ごと、役職ごとなどのランクごとにあらかじめ記憶させておいてもよい。あるいは１回の出張などの一連の取引ごと、あるいは月・年などの期間ごとにあらかじめ記憶させておいてもよい。
【００３４】
また旅行会社システムは、出張や旅行などのように、交通機関や宿泊施設の日時や人数等を指定して手配する必要がある場合には、前記の組織が備える端末装置から送信された、交通機関、宿泊施設などの旅行商品の予約データを記憶する予約情報データベースを備えている。
なお、通勤定期の手配などのように、日時や人数等を指定して手配しなくてもよい場合には、予約情報データベースはなくても可能であることは自明である。区間および期間などが指定できれば、予約をしなくても購入できるからである。予約情報データベースには、提供機関システムに照会をして在庫情報データベースに予約があった場合に、旅行会社システムから予約を入れて、予約された情報を記憶する。予約情報は、交通機関の在庫データであれば、日時、区間、席の種類、便名や列車名など、運賃、その他のデータが、予約を行ったユーザーである出張者の個人ＩＤに関連付けられて記憶される。宿泊施設のデータであれば、日時、部屋の種類、食事、宿泊施設名、部屋名や部屋番号、宿泊人数、宿泊料金、付帯料金、その他のデータが、予約を行ったユーザーである出張者の個人ＩＤに関連付けられて記憶される。
【００３５】
また旅行会社システムは、予約データに基づき行われる旅行会社と組織との取引データを記憶する取引情報データベースを備えている。
取引情報は、予約を行った結果を出張者の端末装置に回答する回答や、サービスの提供を受ける出張者から受信した確認や変更、請求データを管理者が確認した結果などの取引の確認や変更、履歴などのデータである。確認、変更等の取引情報を記憶することにより、実費での請求・精算を行うと共に、取引情報を用いて精算金額の公私の仕分けその他の利用することができる。
【００３６】
また旅行会社システムは、取引データに基づき発生する請求データを記憶する請求データベースを備えている。
請求データベースは、企業などの組織に対し、毎月などの所定期間ごとに請求が行われる請求金額とその明細などのデータを記憶する。請求データベースに記憶されるデータに基づき、請求書などを旅行会社システムにおいて出力することが可能にされている。
【００３７】
また旅行会社システムは、前記の提供機関システムおよび、組織が備える端末装置との間でデータ送受信を行い、送受信されるデータに基づきデータ処理を行うことにより、組織に属する複数の個人が提供を受けた旅行商品の取引に関する請求を、取引データに基づき一括して算出し、組織の所定の管理者に対し発行する請求データを出力可能なデータ処理手段を備えている。
データ処理手段は、契約企業などの組織の端末装置から出張者が必要なデータを登録して初期設定を行い、旅行サービスの予約時に発注を行う処理や、旅行会社システムから旅行サービス提供機関に対し在庫データの照会を行い、予約可能であれば予約を行い、手配を完了させる処理、取引情報を記録する処理、サービスの提供を受ける際の確認処理や各種の変更処置、旅行会社システムから組織に対し請求が行われ、確認などを経て精算までの処理などを行う。
なお、各処理の流れについては後述する。
【００３８】
以下、本発明の基本的な処理の流れについて説明する。
図４から図１１は、本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。なお、ここに示す処理の流れは代表的な一例であって、これに限定されるものではなく様々な応用が可能である。
【００３９】
初めに、図４を参照して初期設定の処理について説明する。
初期設定処理は、本発明のシステムを利用する前提として、企業などの組織が契約等により企業情報、組織情報、管理者情報などをサーバーシステムに登録して、企業ＩＤ、個人ＩＤの設定を受け、さらに企業パスワード、個人パスワードの設定を受ける。利用に際しての企業ＩＤ及び個人ＩＤの登録を認証サーバーに行う。設定された企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて、予約に必要な個人情報を個人情報データベースに登録する。これにより、予約情報と個人ＩＤが関連づけられ、さらに再利用の際の個人情報入の力を省略することができる。
【００４０】
次に、図５を参照して発注処理について説明する。図５は発注者の端末装置において操作により行われる処理の流れを示している。
発注を行う際には、組織が備える端末装置からサーバーシステムにアクセスし、出張者であるユーザーがあらかじめ登録された個人ＩＤを入力することにより利用者の特定を行う。利用者を特定することにより、個人ＩＤに関連付けられて個人情報データベースに記憶されている個人情報を参照する。
次に、発注内容の入力を端末装置において出張者が行うが、あらかじめ交通機関名、便名、宿泊施設名などがわかっている場合にはこれらを入力、あるいはリスト等の中から選択する。また日程や希望時間帯などを入力または選択等により指定する。これらの情報があらかじめわかっていない場合には、日時、場所、その他の条件により検索等を行って抽出し、選択・指定することもできる。
次いで発注内容を確認し、旅行会社システムに送信する。予約内容の確認ができる予約確認書面を出力可能にすることが望ましい。
旅行会社システムは、発注内容のデータを受信して記憶する。
【００４１】
次に図６及び図７を参照して、旅行手配と予約の処理について説明する。図６は旅行会社システムにおいて行われる処理の流れを示しており、図７は提供機関システムにおいて行われる処理の流れを示している。
旅行会社システムにおいては、前記のように発注内容のデータを受信して記憶し、発注内容のデータに含まれる交通機関や宿泊施設などの旅行サービスの手配内容のデータを抽出し、発注された予約情報と個人ＩＤとを旅行サ−ビスの提供機関に送信し、サ−ビス提供の可否を各々の在庫状況等を確認することにより行う。複数の交通機関や宿泊施設などの予約が発注された場合には、複数の提供機関に対しデータを送信し、検索を行って在庫情報の照会や予約を行う。在庫の可否により旅行サ−ビス提供機関は旅行会社に対してその可否を回答する。
図７を参照して、予約処理について説明すると、旅行会社システムにおいては、受信した発注情報に基づき、旅行サービスを提供する提供機関システムに対し、データ検索を行い在庫情報データベースにより空席や空室を照会する。在庫があった場合には、提供機関システムに対し、利用者から発注された発注情報と個人ＩＤに基づき、旅行サ−ビス提供機関に予約依頼を発信して予約を行う。
発注・予約を行う際には、前記のようにユーザー個人が特定されているので、予約データと個人ＩＤ及び個人情報が関連付けられて、旅行会社システムが備える予約情報データベースに記憶される。これにより予約情報がどのユーザーのものであるのかが判別できると共に、組織・企業の管理者がユーザーごとの情報などを確認することも可能にすることができる。
在庫がない場合には、その旨を発注者の端末装置に回答するが、その際には別の交通機関の便や別の部屋、宿泊施設などの情報を返信することもできる。また、在庫があって予約が完了した場合には、その旨を発注者の端末装置に回答する。
これらの回答データは取引情報データベースに記憶される。
【００４２】
次に、発注、予約の処理と同様の処理により、予約の変更や追加、取り消しなどを発注者、またはサービスを提供する交通機関や宿泊施設等が備える端末装置から操作により行うことができる。
予約の変更には、日時の変更や、人数の増員、減員のほか、様々な予約内容の変更を、端末装置からデータを入力、送信することにより行うことができる。また、予約の取り消しについても同様に、予約情報の取り消しを、端末装置からデータを入力、送信することにより行うことができる。
送信されたデータ内容に基づき、提供機関システムに照会を行い、変更、取り消しが可能であれば予約の変更や取り消しを行い、予約情報データベースに記憶されている予約情報を更新する。また変更や取り消し結果を発注者の端末装置に回答すると共に、取引情報データベースに記憶する。
変更による請求金額等の変更は発注者に回答される。また、キャンセル料などの取消料についても同様である。
【００４３】
次に図８を参照して、サービスの提供の際の処理について説明する。
旅行商品に関するサ−ビスの提供を受ける際には、サービスを提供する交通機関や宿泊施設等、または利用者が現地にて備える端末装置から企業ＩＤ及び個人ＩＤを入力することにより、利用者である個人を特定し、予約情報データベースを参照する。この特定された利用者が行った予約情報を予約情報データベースで確認することにより、サ−ビス提供を行う。
企業ＩＤ、個人ＩＤによる認証ができなかった場合には、たとえば契約企業ではない、あるいは在籍している個人ではない、等の理由により本発明のシステムを利用して組織（企業）による一括精算ができない。したがって、サービスの提供を受けられないか、または予約情報自体は正当に行われており、何らかの理由により認証ができない場合には、現金決済その他の別の方法による精算をすることが求められる。また認証は正当に行われたが、何らかの理由に予約情報が記憶されていない場合には、予約がされていないので、サービスの提供を受けられないか、または空席や空室等がある場合には当日予約によりサービスの提供を受けることになる。
サ−ビスの提供を受ける際または受けた後に、利用代金について確認を行い、確認された利用代金データと企業ＩＤ及び個人ＩＤと共に旅行会社システムに送信する。旅行会社システムにおいては、送信された利用代金情報が企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて取引情報データベースに記憶される。なお、利用代金に付いて確認を行うのは、利用者個人（本人）であってもよく、あるいは法人、組織の上司や同僚、管理者などの権限を有する者や委任を受けた者などであってもよい。
当日予約の場合には、その場で予約を入れ利用料金等の確認を行い、確認された利用代金データと企業ＩＤ及び個人ＩＤと共に旅行会社システムに送信する。旅行会社システムにおいては、送信された利用代金情報が企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて取引情報データベースに記憶される。
【００４４】
また、当日の予約以外にも、当日の付帯サービス等の追加予約・利用や、当日の変更が行われる場合もある。こうした場合にも同様に、その場で予約を入れ利用料金等の確認を行い、確認された利用代金データと企業ＩＤ及び個人ＩＤと共に旅行会社システムに送信する。旅行会社システムにおいては、送信された利用代金情報が企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて取引情報データベースに記憶される。
特に提供サービス機関によっては、当日の変更やキャンセルに際しては特別の料金が発生したり、あるいは本発明のシステムを利用した精算ができない場合などもありうる。たとえば宿泊施設において、１７：００以降（１泊２食付の場合には１２：００以降）の現地での変更対応法について、増員・増泊であれば宿泊施設での追加分は現金精算、減員・減泊であれば予約確認書等に取消・減員・減泊証明欄を設け、現地で減員減泊が行われた場合、その証明欄に宿泊施設が内容（減金額）を記入、押印し、旅行会社システムにＦＡＸ等で送信したり、その旨のデータを端末装置から送信したりすることにより、旅行会社システムにおいてデータの入力またはデータの受信を行い、取引情報を修正する。
【００４５】
また、当日キャンセルの場合には、たとえば、宿泊施設は従来どおり利用者に当日キャンセルメールを発信するのと同時に、旅行会社システムに当日キャンセルを示すデータを送信し、旅行会社システムにおいてデータの入力またはデータの受信を行い、取引情報を修正する。この場合の取消料は宿泊施設の約款に基づき処理が行われる。
あるいは、当日の現地における直接取消の場合、たとえば宿泊日当日の宿泊施設に直接連絡の上取り消した場合などには、取消・減員・減泊証明欄に出張者が内容を記入の上、企業の管理者の押印後、旅行会社システムにＦＡＸ等で送信したり、その旨のデータを端末装置から送信したりすることにより、旅行会社システムにおいてデータの入力またはデータの受信を行い、取引情報を修正する。
【００４６】
次に図９を参照して、請求処理について説明する。
旅行会社は一定期間ごとに、組織・企業に対して請求を行う。たとえば１か月ごとなどである。請求は組織・企業ごとに行われるため、旅行会社システムにおいては企業ＩＤに基づき取引情報データベースに記憶されている、あらかじめ決められた日時までの取引情報デ−タを抽出して、請求データを組織ごと、企業ごとに作成し、請求データベースに記憶する。
作成された請求デ−タは請求データベースに保存され、合わせて同デ−タを使用して請求書を作成し出力する。請求データには、一定期間における一括請求書のデータのほかに、個々の取引ごとの明細データが含まれる。
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドすることが可能に記憶されており、請求データを確認可能にされている。企業等の組織の管理者は、請求データを確認し、一括請求を受けるが、請求データ中の明細のすべてを企業が支払う場合や、出張者の私用の金額を仕分けして除いた金額を企業が支払う形態などをとることができる。
【００４７】
企業等の管理者による確認は、組織が備える端末装置から旅行会社システムにアクセスし、管理者が企業ＩＤ、個人ＩＤとパスワードを用いてアクセスすることにより、閲覧またはダウンロード等により確認を行う。
図１０を参照して、公用私用の分離をしない場合の請求・精算処理について説明する。
旅行会社から請求を受けた企業は企業ＩＤを入力することにより請求データベースから一定期間内における購買デ−タ、すなわち請求デ−タのダウンロ−ド等を行う。
ダウンロ−ド等された旅行会社からの請求データの内容を確認し、内容に相異がないことを確認すれば、そのまま請求通りに旅行会社への支払いを行うことができる。
また、組織（企業）側の管理者向けに月次の取引情報データを配信することもできる。取引情報データの配信は請求締め日以降に配信する。企業への請求はこのデータをもとに行うことにより、取引情報データと請求額が同一になる。
【００４８】
次に図１１を参照して、公用私用の分離を行う場合の請求・精算処理について説明する。
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドする。
ダウンロ−ドされたデ−タを各利用者である個人ごとに振り分け、個人ごとに会社経費か個人支払かを仕分ける処理をした後に旅行会社システムに送信され、請求データベースに記憶可能にされている。
仕分け処理は、請求データの各明細ごとにチェックを入れるなどの付帯情報を記憶させることにより、付帯情報の有無などに応じて自動的に振り分け処理を行えるようにすることが望ましい。ダウンロ−ドされたデ−タは各利用者に振り分け、利用者ごとに会社経費か個人支払かを仕分ける。
【００４９】
前記の仕分け処理がされたデータは、組織が備える端末装置において、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人支払いとして精算処理が可能なように端末装置に記憶され、組織内での会社経費と個人支払いとの別に従い精算処理をしてもよい。たとえば、個人支払いの分の金額を社内で徴収したり、給与天引きなどの方法により社内処理をすることなどである。
【００５０】
一方、前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、旅行会社システムに送信されて、旅行会社システムにおいて、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人支払いとして精算処理が可能なようにしてもよい。
組織支払いとして承認された請求データは組織宛請求データとして請求データベースに記憶され、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人宛請求データとして請求データベースに記憶される。たとえば、個人支払いの分の金額は旅行会社システムにおいて個人宛請求として処理をすることなどである。
旅行会社システムにおいて、組織支払いとして承認された請求データは組織宛請求データとして請求データベースに記憶され、個人経費または組織経費として承認されなかった請求データは個人宛請求データとして請求データベースに記憶される。
これにより、旅行会社システムにおいては、作成された組織宛請求デ−タおよび各個人宛請求データのそれぞれは請求データベースに保存され、合わせて同デ−タを使用してそれぞれの請求書を作成し出力する。請求データには、一定期間における一括請求書のデータのほかに、個々の取引ごとの明細データが含まれる。
仕分け後企業支払いとして承認されたものについては企業請求と認識され、企業から支払われる。個人経費または、企業経費として承認されなかった場合については、個人請求として個人口座から引き落とされる。
【００５１】
一方、前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、組織が備える端末装置または旅行会社システムから、クレジットカード会社その他の決済機関などの第三者決済機関システムに送信されて、第三者決済期間システムにおいて、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人支払いとして精算処理が可能なようにしてもよい。
たとえば、個人支払いの分の金額は第三者決済機関システムにおいて個人宛請求として処理をすることなどである。この場合に組織宛請求は旅行会社システムにおいて請求処理がされてもよく、あるいは組織宛請求も第三者決済機関システムにおいて請求処理がされてもよい。
これにより、仕分け後企業支払いとして承認されたものについては企業請求と認識され、企業から支払われる。個人経費または、企業経費として承認されなかった場合については、個人請求として個人から支払われる。
【００５２】
個人宛請求データの決済処理ができなかった場合には、個人宛に再請求をするなどの方法をとることもできるが、あるいは当該請求データは再度、組織宛請求として請求データベースに記憶されることもできる。この場合には、企業の責任において支払いを行うか、または給与天引されるなどの方法により、翌月又はそれ以降の支払いにより処理される。
【００５３】
企業との精算方法としては、現金振込、クレジットカード決済、その他の通常知られている様々な決済方法を採用することができる。望ましい形態の一例によれば、旅行会社システムにおいて、たとえばクレジットカード会社等の金融機関、決済機関と連携することなどにより、企業等との契約および個人の登録に従い、個人決済のための個人コーポレートカード、企業決済のための企業コーポレートカード等を発行し、企業が一括精算する形態などを採用することができる。企業の特定のカードＮｏで精算を行うことができ、予約時に与信のみを取り、月締めの後に一括決済する方法などが好ましい。
【００５４】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、ＪＲ（商標）、私鉄、航空券などの交通機関や、宿泊施設等の旅行サービスなどを一括して手配できるだけではなく、精算についても出張者が手配したものを、費用を確認する段階を経ることにより、実費で企業へ請求し、定額支給から実費精算への移行が可能にするシステムを提供することができる。精算の一括は、一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムを提供することができる。
これにより、企業等は出張などの経費の圧縮による経費削減が可能になると同時に、従来出張者に旅費を支払うために用意していた小口現金の準備が不要になり、一定期間（たとえば月一回）ごとの支払いで済むようになることにより、支払い業務の効率化も同時に図ることが可能になる。
さらに本発明によれば、上記のシステムを従業員の通勤交通費、定期代などにおいても利用可能にし、通勤の定期券などを一括して手配できるだけではなく、精算についても一定期間における企業や組織等全体で発生する費用を一括すると共に、費用の確認は企業や組織を構成する個人ごと、出張費用の明細ごとに確認可能なシステムを提供することが可能になる。
さらに本発明によれば、予約の変更や追加、キャンセル等にも対応して、取引情報を記録して請求に反映させることが可能になる。
さらに本発明においては、請求される費用を確認し、企業等で支払うべき公用の費用と、個人ごとの私用の費用とを仕分けして精算をすることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のシステムの基本的な構成の一例を示すシステム構成図である。
【図２】本発明のシステムを利用した一連の処理の概要を示すフローチャートである。
【図３】一連の処理のデータフローを示すシステム概要図である。
【図４】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図５】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図６】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図７】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図８】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図９】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の基本的な処理の流れの一例を示すフローチャートである。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a system for collectively billing travel and transportation expenses to an organization such as a corporation.
[0002]
[Prior art]
Many corporations provide travel expenses on a flat-rate basis. For example, payment is often made to individual employees based on company rules such as travel expenses and daily allowances. In business trips and the like, there are various arrangements such as arranging transportation and accommodation facilities for each individual, arranging for a plurality of business travelers collectively, and arranging in a department.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
However, arranging transportation and accommodation facilities on an individual or departmental basis not only takes time, but also requires payment of cash or billing to each payee to settle travel expenses and other expenses. Must. To collectively pay for transportation and accommodation facilities, you can ask a travel agency, etc., but even in that case, if you look at the company as a whole, expenses will be incurred for each business traveler, and the settlement Therefore, from the viewpoint of a manager of a company or an organization or an accountant, it means that each expense settlement and payment are processed separately.
[0004]
By the way, when the travel expenses etc. are settled individually for each business traveler, if the travel expenses and the daily allowance for business trips are uniformly defined as described above, accurate adjustments cannot be made. To do so, both business travelers, managers and accountants need a lot of paperwork.
For this reason, especially for accommodation expenses, most corporations determine the amount to be paid according to travel expenses regulations and are paid in cash, which is one barrier to cost reduction in companies.
On the other hand, if the payment can be made at the actual cost, it is possible to eliminate the waste of providing a uniform amount for companies, etc., streamline the paperwork, and at the same time, the travel expenses regulations that are set as the necessary expenses for business Since the upper limit of the arranged amount is determined by the above method, the cost can be reduced at the same time.
[0005]
For example, in Japanese Patent Application Laid-Open No. 9-26999 "Travel Management Method and Apparatus", as a travel management method, registration of a travel request, application approval for confirming and approving the registered contents of the travel request, and registration of a travel settlement account And a payment application approval for confirming and approving the registered contents of the business trip payment application on a display screen of an online terminal device connected to the data processing device, and an automatic cash transaction processing device connected to the data processing device. A business trip management method has been proposed in which an employee card having an identification means such as a magnetic stripe is inserted and a temporary payment or a settlement money is dispensed by inputting a password. However, even if a computer is used for data management of business trip applications and administrative work related to temporary payments and settlements, it is assumed that transportation and accommodation facilities will be arranged for each individual, and that settlement and other processing will be performed for each individual. And cannot fundamentally solve the problem.
[0006]
Further, in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-350892, "Business Trip Application Expense Settlement Method and System", it is possible to simplify business processes related to business trips, which can be applied to companies that outsource processing related to financial accounting to other companies. Methods and systems have been proposed.
Using the Internet, etc., for a series of business procedures for business trips from drafting of a business trip to settlement in a contracted company, using a company such as the Internet, a travel agency (travel agency), an accounting firm (consignment to outsource the processing of financial accounting, etc.) Outsourcing to credit card companies. The data necessary for the business trip procedure can be input by a GUI to an information input form displayed on the screen of each terminal, and the input data is transmitted by e-mail. The data is stored in each database, and various processes such as collation, tallying, and settlement are performed using these databases.
However, although arrangements for transportation and accommodation are requested to an external travel agency, in this case also, after returning from the business trip, the business traveler must go through the stage of entering settlement data. An outsourcing business such as an accounting firm must settle the business traveler based on the adjustment data, and then check the adjustment data with the contents of the travel arrangement and the bill from the credit card company. Similarly, the present invention is based on the premise that transportation and accommodation facilities are arranged for each individual, and processing such as settlement is performed for each individual, and the problem cannot be fundamentally solved.
[0007]
In addition, in addition to transportation and accommodation expenses in a narrow sense, various venues such as arrangements for meals and banquets, souvenir arrangements, meetings and events, etc. Often it is necessary to make arrangements, other reservations and settlements, and we often ask travel agencies for these, but similarly, when making reservations and settlements, it requires administrative work and checks etc. It is complicated.
Further, when considering transportation expenses, similar problems occur in daily commuting transportation expenses in addition to business trips and trips.
That is, regarding the commuting expenses of the employees, an application must be made in-house by designating the commuting section and the like, and each employee must be paid by the actual expenses of the commuting expenses or the payment of a commuter pass. In this case, the commuter pass must be purchased for each employee, and the arrangement is also difficult.
[0008]
In the present invention, therefore, the above various problems can be solved, and not only can JR (trademark), private railway, airline tickets, accommodation facilities, etc. be arranged in a lump but also the settlement by the business traveler can be reduced. It is an object of the present invention to provide a system in which a company is billed at an actual cost by going through a confirmation step, and a transition from a fixed amount payment to an actual cost settlement is possible. It is necessary to provide a system that can collect the expenses incurred by the entire company or organization for a certain period of time, and to check the expenses for each individual that composes the enterprise or organization and for each item of travel expenses. Aim.
As a result, companies and the like can reduce costs by reducing expenses such as business trips, and at the same time, do not need to prepare small cash required for paying travel expenses to business travelers, for a certain period (for example, once a month). ), The payment operation can be made more efficient at the same time.
Further, in the present invention, the above-mentioned system can be used for commuting expenses of employees, commuting fees, etc., and not only can commuter commuter passes be arranged in a lump, but also the settlement of companies and organizations for a certain period of time. It is an object of the present invention to provide a system capable of collecting costs incurred as a whole and confirming the costs for each individual constituting a company or organization and for each item of travel expenses.
It is still another object of the present invention to provide a system in which transaction information can be recorded and reflected in a bill in response to a change, addition, or cancellation of a reservation in the above system.
Further, in the present invention, in the above-mentioned system, it is possible to provide a system capable of confirming the cost to be charged, sorting out a public cost to be paid by a company or the like, and a private cost for each individual, and making a payment. Aim.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to solve the above problem, in the invention according to claim 1,
A travel agency system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and lodging facilities for organizations such as corporations, and a provider provided by a travel service provider that provides services related to travel products such as transportation and accommodations And a system configured to include and be accessed from a terminal device included in an organization such as a corporation and perform data processing,
The travel agency system,
An authentication server that authenticates access from a terminal device included in the organization, a personal information database that stores data on individuals belonging to the organization,
A transaction information database that stores transaction data of travel products such as transportation and lodging facilities, transmitted from a terminal device included in the organization,
By transmitting and receiving data between a billing database that stores billing data generated based on the transaction data and the provider system and the terminal device provided by the organization, and performing data processing based on the transmitted and received data. A data processing means capable of collectively calculating a bill relating to a transaction of a travel product provided by a plurality of individuals belonging to the organization based on the transaction data and outputting billing data to be issued to a predetermined manager of the organization; The system is characterized in that it is a system for collectively billing travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations.
[0010]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to
A travel agency system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and lodging facilities for organizations such as corporations, and a provider provided by a travel service provider that provides services related to travel products such as transportation and accommodations And a system configured to include and be accessed from a terminal device included in an organization such as a corporation and perform data processing,
The providing organization system includes an inventory information database that stores inventory data of services that can be provided for travel products such as transportation and lodging facilities,
The travel agency system,
An authentication server that authenticates access from a terminal device included in the organization, a personal information database that stores data on individuals belonging to the organization,
A booking information database that stores booking data of travel products such as transportation and accommodation facilities, transmitted from a terminal device provided for the organization,
A transaction information database storing transaction data between the travel agency and the organization performed based on the reservation data;
By transmitting and receiving data between a billing database that stores billing data generated based on the transaction data and the provider system and the terminal device provided by the organization, and performing data processing based on the transmitted and received data. A data processing means capable of collectively calculating a bill relating to a transaction of a travel product provided by a plurality of individuals belonging to the organization based on the transaction data and outputting billing data to be issued to a predetermined manager of the organization; The system is characterized by a travel / transportation cost system for organizations such as corporations.
[0011]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to claim 3,
In the invention according to
The authentication server uses an authentication data for identifying an organization such as a corporation and an authentication data for identifying an individual belonging to the organization, and makes a reservation for an access from a terminal device included in the organization to make a reservation for a travel product. It is a certification system that certifies that it is a prescribed administrator of an individual who receives the service or an organization that manages the bills received collectively, and that it is a comprehensive billing system for travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations I have.
[0012]
Further, in order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to claim 4,
In the invention according to claims 1 to 3,
When making a reservation, an individual who is a user is specified by inputting a pre-registered ID, and the reservation data is associated with the personal ID and personal information and stored in a reservation information database provided in the travel agency system. When receiving services related to travel products, enter the company ID and personal ID to identify the individual who is the user and refer to the reservation information database to travel expenses and transportation for organizations such as corporations. It is characterized by a system for billing expenses collectively.
[0013]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to claim 5,
In the invention according to claim 4,
When or after receiving the provision of the service, the usage fee is confirmed and transmitted together with the confirmed usage fee data, the company ID and the personal ID to the travel agency system, and the transmitted usage fee information is transmitted to the travel ID system. It is characterized in that it is a collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation stored in the transaction information database in association with the personal ID.
[0014]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to claim 6,
In the invention according to claims 1 to 5,
At least the personal ID is stored in a magnetic card, an IC card, a non-contact IC tag, an information storage medium provided in a mobile phone or another terminal device, or another individual information recording medium for each individual. The system is characterized in that it is a system for collectively billing travel and transportation expenses to an organization such as a corporation, wherein data stored in the system can be read and transmitted to an authentication server.
[0015]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to
In the invention according to claims 1 to 6,
In the personal information database, transaction conditions data for judging whether a reservation or a transaction is possible for an individual for a transaction to receive a reservation or a service is stored in advance. It is characterized by a consolidated billing system.
[0016]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to
In the invention according to claims 1 to 7,
An administrator of an organization such as a company that receives a request from a travel agency inputs or transmits at least a company ID from a terminal device included in the organization, and thereby browses or downloads request data within a predetermined period from a request database. The system is characterized in that it is a lump-sum billing system for travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations, in which billing data is stored so that billing data can be confirmed.
[0017]
Further, in order to solve the above problem, in the invention according to claim 9,
In the invention according to
An administrator of an organization such as a company that receives a request from a travel agency inputs or transmits at least a company ID from a terminal device included in the organization, and thereby browses or downloads request data within a predetermined period from a request database. It is stored so that it is possible to
An organization, such as a corporation, that sorts the downloaded data for each user who is a user, sorts individual expenses between company expenses and individual payments, and then stores the sorted data. The system is characterized in that it is a lump sum billing system for travel expenses and transportation expenses.
[0018]
In order to solve the above-mentioned problem, in the invention according to claim 10,
In the invention according to claim 9,
The data that has been classified as a corporate expense or a personal payment is transmitted to a third-party payment institution system provided by a credit card company or other payment institution, and the billing data that is not approved as an organization payment is processed as a personal payment. It is characterized in that it is a collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, which is stored so as to be able to perform a settlement process.
[0019]
Further, in order to solve the above problem, in the invention according to claim 11,
In the invention according to claim 9,
The data subjected to the sorting process of the above-mentioned company expense or personal payment is transmitted to the travel company system, and in the travel company system, the billing data approved as the organizational payment is stored in the billing database as the billing data addressed to the organization, The billing data that is not approved as an organizational payment is stored in the billing database as individual billing data, and is characterized in that it is a packaged billing system for travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations.
[0020]
Further, in order to solve the above problem, in the invention according to claim 12,
In the invention according to claim 11,
A collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein if the settlement processing of the billing data addressed to an individual cannot be performed, the billing data is stored again as a bill addressed to the organization in the billing database. .
[0021]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
FIG. 1 is a system configuration diagram showing an example of a basic configuration of the system of the present invention.
The system of the present invention includes a travel company system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and accommodation facilities for organizations such as corporations, and a travel service that provides services related to travel products such as transportation and accommodation facilities. And a providing institution provided in the providing institution, and is a system that performs data processing by being accessed from a terminal device provided in an organization such as a corporation.
The travel service providing organization is an organization that provides various transportation-related services such as airlines, railway companies, shipping companies, and bus companies, as well as accommodation facilities and other travel services. A travel agency is a travel agency or travel agency that accepts reservations for these travel services from users and performs everything from arrangements to billing / settlement processing, or an organization that performs similar booking, brokering, arranging, and billing.
[0022]
In the present invention, a user is assumed to be an organization such as a corporation that requests the travel company system from reservation to arrangement, billing / settlement processing, and provides the user with a business trip to receive various travel services for travel, business trip, and the like. And an administrator who is in charge of management operations such as a plurality of billing and settlement processes of the results of providing travel services occurring in the organization.
A special feature of the present invention is that billing and settlement processing that occurs every predetermined period can be collectively processed, for example, when a plurality of business travelers or the same business traveler receive service provision multiple times. It is a point that was made. Furthermore, when travel, business trips, etc. are provided with transportation, accommodation, or other services, changes in reservations and additions / changes to the cost of receiving services, etc. are recorded in a uniform manner within the company. It is possible to settle the expenses by the actual expenses instead of the travel expenses and travel allowances. Furthermore, in the payment of the provided service, the private use is separated and the payment is made possible.
[0023]
Further, according to another representative embodiment of the system of the present invention, a characteristic feature is that the above-mentioned system can be used also for employee commuting transportation expenses, commuter pass, etc., and commuter commuter pass etc. can be used. Not only can it be arranged in a lump, but also in the case of settlement, the expenses incurred by the entire company or organization for a certain period of time are collected together, and the cost can be confirmed for each individual constituting the company or organization, and for each item of travel expenses That is, the system can be provided.
In the present invention, in addition to travel expenses and accommodation expenses in the narrow sense when referring to travel expenses and transportation expenses, the costs that can be requested from a travel agency are widely good. A wide range of products and services that can be requested by travel agencies, such as arrangements for meals and banquets accompanying business trips and company operations, arrangements for souvenirs, arrangements for various venues such as meetings and events, and other arrangements. Includes items that require payment.
[0024]
A computer terminal such as a personal computer or a workstation is usually used as a terminal device for connecting to a server system when performing data processing by accessing from a terminal device provided in an organization such as a corporation. In addition, the user terminal includes a wireless communication terminal such as a mobile phone equipped with a browser function connectable to the Internet, a portable information terminal, an Internet TV, a game machine, a video conference system, and other network connection functions. Devices such as home electric appliances provided with can be widely included.
In a typical form, a terminal device included in an organization such as a corporation, a computer device installed in the organization, a portable information terminal such as a mobile phone owned by a business traveler, or a business traveler can use the terminal device. And terminal devices provided in the established transportation facilities and accommodation facilities. As a result, the reservation process by the business traveler and the management process by the administrator can be performed by operating the terminal device installed in the organization. The operation can be performed on a terminal or a terminal device installed at a business trip destination.
The computer terminal includes a control unit, a storage unit, an input unit, an output unit, a display unit, and the like. In a typical mode, the apparatus is provided with a function of transmitting and receiving data by connecting to a computer network represented by the Internet, and includes an application program such as a browser, e-mail software, and a word processor, and an operating system (OS).
[0025]
FIG. 2 is a flowchart showing an outline of a series of processes using the system of the present invention, and FIG. 3 is a system outline diagram showing a data flow of the series of processes.
First, a business traveler registers necessary data and performs initial settings from a terminal device of an organization such as a contracting company, and places an order when booking a travel service. In the travel agency system, the inventory data is referred to the service provider that actually provides the service, and if the reservation is possible, the reservation is made and the arrangement is completed. In response to the provision of the service, the travel company system makes a request to the organization, and after confirmation, performs processing up to settlement.
[0026]
When it is necessary to arrange the system of the present invention by designating the date and time and the number of people of transportation facilities and accommodation facilities such as business trips and travels, provide services related to travel products such as transportation facilities and accommodation facilities. The travel institution system provided by the travel service providing institution includes an inventory information database that stores inventory data of services that can be provided for travel products such as transportation and accommodation facilities.
In the case where it is not necessary to specify the date and time, the number of persons, and the like, as in the case of arranging for a commuter pass, it is obvious that the inventory information database is not required. This is because if a section and a period can be designated, it can be purchased.
The inventory information is inventory data such as vacant seats of transportation facilities and vacancies of accommodation facilities.
If the inventory data is transportation agency inventory data, the presence / absence of empty seats is stored together with the fare and other data such as date and time, section, type of seat, flight number and train name, and the like. In the case of accommodation facility data, the presence / absence of vacancies is stored together with the date and time, room type, meal, accommodation facility name, room name and room number, number of occupants, accommodation charge, incidental charge, and other data. I have.
[0027]
Next, the configuration of a travel company system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and accommodation facilities for organizations such as corporations will be described.
The server system is provided connected to a network represented by the Internet, and is accessed from a terminal device connected to the network. The network includes a wide variety of forms, such as the Internet, a network connected by a dedicated line, a corporate LAN, a WAN, and the like. Further, the form of the communication line used here broadly includes a form of wired communication and wireless communication, and includes a form using satellite communication, Bluetooth and the like.
[0028]
Next, the server system of the present invention can usually be constituted by an application server, a database server, an authentication server, a WEB server, and, if necessary, a mail server and other various devices.
Each of these servers includes a form that is physically provided on the same device, a form that is physically composed of a plurality of devices, and a form that is physically composed of a plurality of devices connected via a network. If various similar functions are realized, various forms are included.
[0029]
The server system includes a web server that stores content data and programs to be accessed from a terminal device.
The content data includes a data file displayed on the web such as an HTML file and an XML file, and a data file displayed on a mobile phone that can access a web site such as a C-HTML file, such as a C-HTML file.
[0030]
The travel agency system includes an authentication server that authenticates access from a terminal device included in the organization.
The authentication server uses the authentication data for identifying an organization such as a corporation and the authentication data for identifying an individual belonging to the organization, and makes a reservation for access from a terminal device provided in the organization to provide a service related to a travel product. It authenticates that it is an individual who receives the offer or a predetermined manager of the organization that manages the collective requests.
Various authentication methods can be used for user authentication. As a typical method, a form in which user registration is performed from a terminal device and a user ID, a password, and the like are issued is generally used.
In the present invention, in order to manage reservation information for each company or the like and to manage billing / payment by assigning an ID / password for each organization (company), an organization (company) is required in advance for each organization such as a contract company. ) Assign ID and password separately.
[0031]
Next, by storing the user information of the individual belonging to the organization / company in a personal information database provided in the travel agency system and storing data on the individual belonging to the organization, a personal ID / password is issued, and the authentication processing by the authentication server is performed. Use for
The personal information database stores information such as name, department, contact address, contact telephone number, and e-mail address in association with a personal ID assigned to each individual.
In addition, since the user has a business traveler and an administrator as described above, if a personal ID is issued to the administrator and personal information of the administrator is stored in the personal information database, management of billing / payment data is performed. A predetermined right such as a right is stored, and the presence or absence of the right is determined at the time of authentication by the authentication server.
[0032]
Data to be used for authentication by the authentication server is transmitted to the authentication server by inputting from various input means other than using an input means such as a keyboard in an input form displayed on the screen of the terminal device. be able to. As an example of a preferred embodiment, at least the personal ID is stored in a magnetic card, an IC card, an information storage medium provided in a mobile phone or other terminal device, or another individual information recording medium for each individual. This is a mode in which data stored in an information recording medium is read and can be transmitted to an authentication server.
As another example of the form, in addition to the personal ID, the transaction condition data itself, the data such as the usable amount, or the used amount data itself may be transferred to a magnetic card, an IC card, a mobile phone, or the like for each individual. The information can be stored in an information storage medium provided in the terminal device or another individual information storage medium. In such a case, when the service is provided, the data stored in the personal information recording medium is read and can be transmitted to the authentication server. , Or post-pay only for the amount used.
[0033]
Further, various data can be stored in the personal information database in association with a personal ID so that the presence or absence of various authorities can be determined for each individual.
For example, in a personal information database, transaction conditions data for determining whether a reservation or a transaction is possible for a transaction for which an individual makes a reservation or receives a service can be stored in advance. The transaction condition data can be set and stored by an administrator or an approver of an organization such as a company or an administrator of a travel agency system.
As an example of the transaction condition data, there are conditions such as a total amount when making a reservation for a transportation or an accommodation facility or receiving a service, and individual amounts such as a one-night accommodation fee. Another example of the transaction condition data is a period and date and time, a region, a transportation route, a company name, and an accommodation facility when making a reservation for a transportation facility or an accommodation facility or receiving a service. Type, name, company name, etc.
The transaction condition data may be stored in advance for each individual, or may be stored in advance for each rank, such as for each affiliated branch, department, or position. Alternatively, it may be stored in advance for each series of transactions such as one business trip, or for each period such as month and year.
[0034]
In addition, the travel company system, when it is necessary to make arrangements by specifying the date and time and the number of people of transportation and accommodation facilities, such as a business trip or travel, the traffic transmitted from the terminal device provided in the organization, A reservation information database for storing reservation data of travel products such as institutions and accommodation facilities is provided.
In the case where it is not necessary to specify the date and time, the number of persons, or the like, as in the case of arranging commutes, it is obvious that the reservation information database is not required. This is because if a section and a period can be designated, the purchase can be made without making a reservation. In the reservation information database, when there is a reservation in the stock information database by referring to the provider organization system, a reservation is entered from the travel agency system and the reserved information is stored. If the reservation information is transportation stock data, fare and other data such as date and time, section, type of seat, flight number and train name are associated with the personal ID of the business traveler who made the reservation. Is memorized. In the case of accommodation facility data, the date and time, room type, meal, accommodation facility name, room name and room number, number of guests, accommodation charge, incidental charge, and other data are the information of the business traveler who made the reservation. It is stored in association with the personal ID.
[0035]
In addition, the travel agency system includes a transaction information database that stores transaction data between the travel agency and the organization based on the reservation data.
The transaction information includes the confirmation of the transaction, such as the response to the traveller's terminal device with the result of the reservation, the confirmation or change received from the traveler receiving the service, and the result of the administrator confirming the billing data. Data such as changes and history. By storing transaction information such as confirmations and changes, billing and settlement at actual cost can be performed, and the transaction information can be used for public and private sorting of the settlement amount and other uses.
[0036]
The travel agency system also includes a billing database that stores billing data generated based on transaction data.
The billing database stores data such as billing amounts and details of billing for an organization such as a company every predetermined period such as every month. Based on data stored in the billing database, bills and the like can be output in the travel agency system.
[0037]
Further, the travel agency system transmits and receives data to and from the provider organization system and the terminal device provided in the organization, and performs data processing based on the transmitted / received data, so that a plurality of individuals belonging to the organization receive the provision. Data processing means is provided which can collectively calculate bills relating to the transaction of travel products based on the transaction data and output billing data to be issued to a predetermined manager of the organization.
The data processing means is a process in which a business traveler registers necessary data from terminal devices of an organization such as a contract company, performs initial settings, and places an order at the time of reservation of a travel service. Inquire inventory data, make reservations if possible, complete reservations, record transaction information, confirm services when receiving services, make various changes, travel organization system to travel organization A request is made, and after confirmation, etc., processing up to settlement is performed.
The flow of each process will be described later.
[0038]
Hereinafter, a basic processing flow of the present invention will be described.
FIGS. 4 to 11 are flowcharts showing an example of the basic processing flow of the present invention. Note that the processing flow shown here is a typical example, and the present invention is not limited to this, and various applications are possible.
[0039]
First, the initialization process will be described with reference to FIG.
In the initial setting process, assuming that the system of the present invention is used, an organization such as a company registers company information, organization information, administrator information, etc. in a server system by contract or the like, and receives setting of a company ID and an individual ID. In addition, it receives the setting of corporate password and personal password. The registration of the company ID and the personal ID at the time of use is performed in the authentication server. The personal information required for the reservation is registered in the personal information database in association with the set company ID and personal ID. As a result, the reservation information and the personal ID are associated with each other, and the power of entering the personal information at the time of reuse can be omitted.
[0040]
Next, the ordering process will be described with reference to FIG. FIG. 5 shows a flow of a process performed by an operation in the terminal device of the orderer.
When placing an order, the server system is accessed from a terminal device provided in the organization, and a user who is a business traveler enters a personal ID registered in advance to specify a user. By specifying the user, the user refers to the personal information stored in the personal information database in association with the personal ID.
Next, a business traveler enters the order contents in the terminal device. If the name of the transportation means, flight number, accommodation facility name, etc. are known in advance, these are entered or selected from a list or the like. In addition, a schedule or a desired time zone is designated by inputting or selecting. If these pieces of information are not known in advance, the information can be extracted by performing a search based on the date and time, place, and other conditions, and can be selected and designated.
Next, the contents of the order are confirmed and transmitted to the travel agency system. It is desirable to be able to output a reservation confirmation document that allows confirmation of the reservation contents.
The travel agency system receives and stores the data of the order content.
[0041]
Next, the travel arrangement and reservation processing will be described with reference to FIGS. FIG. 6 shows a flow of processing performed in the travel agency system, and FIG. 7 shows a flow of processing performed in the provider system.
In the travel agency system, as described above, the data of the order contents is received and stored, and the data of the arrangement contents of the travel service such as transportation and accommodation facilities included in the data of the order contents is extracted, and the ordered reservation is made. The information and the personal ID are transmitted to the travel service provider, and the availability of the service is checked by checking the stock status of each. When a reservation is made for a plurality of transportation facilities and accommodation facilities, data is transmitted to a plurality of providing organizations, a search is performed, and inventory information is referenced and a reservation is made. The travel service provider responds to the travel agency with the availability based on the availability of the inventory.
Referring to FIG. 7, the reservation processing will be described. In the travel agency system, based on the received order information, a data search is performed with respect to a providing organization system that provides a travel service, and vacant seats and vacancies are determined based on an inventory information database. Inquire. If there is stock, a reservation request is transmitted to the travel service providing organization based on the order information and the personal ID ordered by the user from the user to make a reservation.
When ordering / booking, since the user is specified as described above, the booking data is associated with the personal ID and personal information and stored in the booking information database provided in the travel agency system. As a result, it is possible to determine which user the reservation information belongs to, and it is also possible for the administrator of the organization or company to check information and the like for each user.
If there is no stock, a response to that effect is made to the terminal device of the orderer, and in that case, information such as a flight of another transportation mode, another room, or an accommodation facility can be returned. When the reservation is completed due to the stock, a reply is sent to the orderer's terminal device to that effect.
These answer data are stored in the transaction information database.
[0042]
Next, by the same processing as the order and reservation processing, the change, addition, and cancellation of the reservation can be performed by the orderer or a terminal device provided in a transportation facility or an accommodation facility that provides the service.
The reservation can be changed by changing the date and time, increasing or decreasing the number of persons, or changing various reservation contents by inputting and transmitting data from the terminal device. Similarly, the reservation information can be canceled by inputting and transmitting data from the terminal device.
Based on the transmitted data contents, an inquiry is made to the provider organization system, and if the change or cancellation is possible, the reservation is changed or canceled, and the reservation information stored in the reservation information database is updated. In addition, the result of the change or cancellation is returned to the orderer's terminal device and stored in the transaction information database.
The change of the billing amount or the like due to the change is answered by the orderer. The same applies to cancellation fees such as cancellation fees.
[0043]
Next, with reference to FIG. 8, a description will be given of a process when providing a service.
When receiving the provision of services related to travel products, the user can enter the company ID and personal ID from a transportation facility or accommodation facility that provides the service, or from a terminal device provided by the user at the site. Identify an individual and refer to the reservation information database. The service is provided by confirming the reservation information made by the specified user in the reservation information database.
If the authentication by the company ID or the individual ID cannot be performed, the organization (company) collectively settles the account using the system of the present invention for the reason that the company is not a contracted company or is not a registered individual, for example. Can not. Therefore, if the service cannot be provided or the reservation information itself has been properly provided, and authentication cannot be performed for some reason, it is required to perform payment by cash settlement or another method. Also, if the authentication was performed properly, but the reservation information is not stored for some reason, the reservation has not been made, so if the service can not be provided or if there are vacant seats or vacancies etc. Will receive the service by reservation on the day.
When or after receiving the provision of the service, the usage fee is confirmed and transmitted to the travel agency system together with the confirmed usage fee data, the company ID and the individual ID. In the travel agency system, the transmitted usage fee information is stored in the transaction information database in association with the company ID and the personal ID. It is to be noted that the user may confirm the usage fee by the individual user (person), or by a person who has authority such as a corporate or organization boss, colleague, administrator, etc., or a person who has been delegated. There may be.
In the case of a reservation on the day, the reservation is made on the spot, the usage fee and the like are confirmed, and the confirmed usage fee data, the company ID and the individual ID are transmitted to the travel agency system. In the travel agency system, the transmitted usage fee information is stored in the transaction information database in association with the company ID and the personal ID.
[0044]
In addition to the reservation on the day, there may be a case where additional reservation and use of ancillary services and the like on the day and a change on the day are performed. In such a case, similarly, a reservation is made on the spot, the usage fee and the like are confirmed, and the confirmed usage fee data, the company ID and the individual ID are transmitted to the travel agency system. In the travel agency system, the transmitted usage fee information is stored in the transaction information database in association with the company ID and the personal ID.
In particular, depending on the service provider, there may be a case where a special fee is charged for the change or cancellation on the day, or the settlement using the system of the present invention is not possible. For example, at accommodation facilities, regarding how to respond to local changes after 17:00 (or after 12:00 in the case of half board), if the number of staff and extra nights is increased, the additional amount at the accommodation facility will be settled in cash, In the case of reduced or reduced nights, a confirmation / cancellation / reduction / night reduction proof column will be provided in the booking confirmation, etc., and if the reduction of the number of nights is carried out locally, the accommodation facility will fill in the proof column with the details (reduced amount) and seal it. Then, by transmitting the data to the travel agency system by facsimile or the like and transmitting the data to that effect from the terminal device, the travel agency system inputs or receives the data and corrects the transaction information.
[0045]
Also, in the case of cancellation on the day, for example, the accommodation facility transmits data indicating cancellation on the day to the travel company system at the same time as sending a cancellation mail to the user on the same day as before, and entering data in the travel company system or Receive data and modify transaction information. The cancellation fee in this case will be processed based on the accommodation facility's terms and conditions.
Alternatively, in the case of direct cancellation on the day of the local site, for example, in the case of canceling by directly contacting the accommodation on the day of the accommodation day, the business traveler enters the contents in the cancellation, reduction of staff, night reduction certificate column, and the company's After the administrator's seal, the data is input to or received from the travel company system by transmitting it to the travel company system by facsimile or by sending data to that effect from the terminal device, and the transaction information is corrected. I do.
[0046]
Next, the billing process will be described with reference to FIG.
The travel agency bills the organization / company at regular intervals. For example, every month. Since the billing is performed for each organization and company, the travel agency system extracts the transaction information data stored in the transaction information database up to a predetermined date and time based on the company ID, and compiles the billing data. And for each company, and store them in the billing database.
The created billing data is stored in a billing database, and a bill is created and output using the data. The billing data includes not only the data of the consolidated bill for a certain period but also the detailed data of each transaction.
An administrator of an organization such as a company that receives a bill from a travel agency inputs and transmits a company ID from a terminal device provided in the organization, and thereby browses or downloads billing data within a predetermined period from a billing database. Are stored so that the billing data can be confirmed. The administrator of the organization, such as a company, checks the billing data and receives a consolidated bill.However, the company pays all the items in the billing data, or sorts out the private amount of the business traveler and excludes the amount. It can take the form of payment by a company.
[0047]
Confirmation by a manager of a company or the like is performed by browsing or downloading by accessing the travel company system from a terminal device provided in the organization and accessing the manager using a company ID, a personal ID and a password.
With reference to FIG. 10, a description will be given of a billing / payment process when separation between public and private use is not performed.
A company that has received a request from a travel agency inputs purchase company data within a certain period from the request database by inputting the company ID, that is, downloads the request data.
By confirming the contents of the downloaded billing data from the travel agency and confirming that there is no difference, the payment can be made to the travel agency as billed.
It is also possible to distribute monthly transaction information data to the manager of the organization (company). Distribution of transaction information data will be distributed after the billing closing date. By making a request to the company based on this data, the transaction information data and the amount of the request become the same.
[0048]
Next, with reference to FIG. 11, a billing / payment process in the case of performing public / private separation will be described.
An administrator of an organization such as a company that receives a bill from a travel agency inputs and transmits a company ID from a terminal device provided in the organization, and thereby browses or downloads billing data within a predetermined period from a billing database. .
The downloaded data is distributed to each user as an individual, and the individual is classified into corporate expenses or personal payments, and then transmitted to the travel agency system and stored in the billing database. .
In the sorting process, it is desirable that auxiliary information such as a check for each item of billing data is stored so that the sorting process can be automatically performed according to the presence or absence of the additional information. The downloaded data is distributed to each user, and each user is classified as a company expense or an individual payment.
[0049]
The data subjected to the sorting process is stored in the terminal device in the terminal device provided in the organization so that the billing data that is not approved as the organization payment can be settled as the individual payment, and the company expenses in the organization and The settlement process may be performed separately from the individual payment. For example, the amount of the personal payment may be collected in the company or processed in the company by a method such as payroll deduction.
[0050]
On the other hand, the data subjected to the sorting process of the company expense or the individual payment is transmitted to the travel agency system, and the billing data not approved as the organization payment can be settled as the individual payment in the travel agency system. You may do so.
The billing data approved as organizational payment is stored in the billing database as billing data addressed to the organization, and the billing data not approved as organizational payment is stored in the billing database as billing data addressed to individuals. For example, the amount of the personal payment may be processed as an individual bill in the travel agency system.
In the travel agency system, billing data approved as organizational payment is stored in the billing database as billing data to the organization, and billing data not approved as personal expense or organizational expense is stored in the billing database as billing data to individuals.
As a result, in the travel agency system, the created billing data addressed to the organization and the billing data addressed to each individual are stored in the billing database, and each bill is created using the data. Output. The billing data includes not only the data of the consolidated bill for a certain period but also the detailed data of each transaction.
Approval that is approved as a corporate payment after sorting is recognized as a corporate bill and paid by the company. If not approved as a personal expense or corporate expense, it will be deducted from your personal account as a personal claim.
[0051]
On the other hand, the data subjected to the sorting process of the company expense or personal payment is transmitted from a terminal device or a travel company system provided by the organization to a third-party settlement institution system such as a credit card company or other settlement institution, In the third-party settlement period system, billing data that is not approved as an organizational payment may be settled as a personal payment.
For example, the amount of the personal payment may be processed as an individual bill in a third party settlement institution system. In this case, the billing to the organization may be processed in the travel agency system, or the billing to the organization may be processed in the third party clearing house system.
As a result, what is approved as a company payment after sorting is recognized as a company bill and paid by the company. Individuals who are not approved as personal or corporate expenses will be paid by the individual as a personal claim.
[0052]
If the settlement processing of the billing data addressed to the individual cannot be performed, a method such as reclaiming the billing to the individual may be adopted, or the billing data is stored again in the billing database as the billing addressed to the organization. You can also. In this case, the payment is made at the responsibility of the company or paid by the following month or later, such as by payroll deduction.
[0053]
As a settlement method with a company, cash transfer, credit card settlement, and various other commonly known settlement methods can be adopted. According to an example of a desirable form, in a travel company system, for example, by cooperating with a financial institution such as a credit card company or a settlement institution, etc., in accordance with a contract with a company or the like and registration of an individual, a personal corporate card for personal settlement. It is also possible to adopt a form in which a corporate corporate card or the like for corporate settlement is issued, and the company makes a one-time payment. It is preferable to use a method in which payment can be made with a specific card number of a company, only credit is taken at the time of reservation, and collective payment is made after closing the month.
[0054]
【The invention's effect】
As described in detail above, according to the present invention, it is possible not only to collectively arrange transportation services such as JR (trademark), private railways, air tickets, etc., but also to provide travel services such as accommodation facilities, etc. Can be provided to a company at actual cost by going through a stage of confirming the cost, and it is possible to provide a system that enables a shift from fixed-rate payment to actual cost settlement. It is possible to provide a system that allows you to check the expenses incurred by the entire company or organization during a certain period of time as well as to check the expenses for each individual that composes the company or organization and for each item of travel expenses. it can.
As a result, companies and the like can reduce costs by reducing expenses such as business trips, and at the same time, do not need to prepare small cash required for paying travel expenses to business travelers, for a certain period (for example, once a month). ), The payment operation can be made more efficient at the same time.
Further, according to the present invention, the above-mentioned system can be used for commuting travel expenses of employees, commuter passes, etc., and not only can commuter commuter passes be arranged in a lump, but also the settlement of companies and organizations for a certain period of time. It is possible to provide a system in which expenses generated in the entire system and the like can be batched and the expenses can be confirmed for each individual constituting a company or an organization or for each item of travel expenses.
Further, according to the present invention, it is possible to record transaction information and reflect it in a bill in response to a change, addition, or cancellation of a reservation.
Further, according to the present invention, it is possible to confirm charges to be charged, sort out public expenses to be paid by a company and the like and private expenses for each individual, and make a payment.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram showing an example of a basic configuration of a system of the present invention.
FIG. 2 is a flowchart showing an outline of a series of processes using the system of the present invention.
FIG. 3 is a system schematic diagram showing a data flow of a series of processes.
FIG. 4 is a flowchart showing an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 5 is a flowchart illustrating an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 6 is a flowchart illustrating an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 7 is a flowchart illustrating an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 8 is a flowchart showing an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 9 is a flowchart illustrating an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 10 is a flowchart showing an example of a basic processing flow of the present invention.
FIG. 11 is a flowchart illustrating an example of a basic processing flow of the present invention.
Claims (12)
前記の旅行会社システムは、
前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し認証を行う認証サーバーと、組織に属する個人に関するデータを記憶する個人情報データベースと、
前記の組織が備える端末装置から送信された、交通機関、宿泊施設などの旅行商品の取引データを記憶する取引情報データベースと、
前記の取引データに基づき発生する請求データを記憶する請求データベースと、前記の提供機関システムおよび、組織が備える端末装置との間でデータ送受信を行い、送受信されるデータに基づきデータ処理を行うことにより、組織に属する複数の個人が提供を受けた旅行商品の取引に関する請求を、取引データに基づき一括して算出し、組織の所定の管理者に対し発行する請求データを出力可能なデータ処理手段と、を備えたことを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。A travel agency system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and lodging facilities for organizations such as corporations, and a provider provided by a travel service provider that provides services related to travel products such as transportation and accommodations And a system configured to include and be accessed from a terminal device included in an organization such as a corporation and perform data processing,
The travel agency system,
An authentication server that authenticates access from a terminal device included in the organization, a personal information database that stores data on individuals belonging to the organization,
A transaction information database that stores transaction data of travel products such as transportation and lodging facilities, transmitted from a terminal device included in the organization,
By transmitting and receiving data between a billing database that stores billing data generated based on the transaction data and the provider system and the terminal device provided by the organization, and performing data processing based on the transmitted and received data. A data processing means capable of collectively calculating a bill relating to a transaction of a travel product provided by a plurality of individuals belonging to the organization based on the transaction data and outputting billing data to be issued to a predetermined manager of the organization; , A collective billing system for travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations.
前記の提供機関システムは、交通機関、宿泊施設などの旅行商品に関する提供可能なサービスの在庫データを記憶する在庫情報データベースを備え、
前記の旅行会社システムは、
前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し認証を行う認証サーバーと、組織に属する個人に関するデータを記憶する個人情報データベースと、
前記の組織が備える端末装置から送信された、交通機関、宿泊施設などの旅行商品の予約データを記憶する予約情報データベースと、
前記の予約データに基づき行われる旅行会社と組織との取引データを記憶する取引情報データベースと、
前記の取引データに基づき発生する請求データを記憶する請求データベースと、前記の提供機関システムおよび、組織が備える端末装置との間でデータ送受信を行い、送受信されるデータに基づきデータ処理を行うことにより、組織に属する複数の個人が提供を受けた旅行商品の取引に関する請求を、取引データに基づき一括して算出し、組織の所定の管理者に対し発行する請求データを出力可能なデータ処理手段と、を備えたことを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費システム。A travel agency system provided by a travel agency that arranges travel products such as transportation and lodging facilities for organizations such as corporations, and a provider provided by a travel service provider that provides services related to travel products such as transportation and accommodations And a system configured to include and be accessed from a terminal device included in an organization such as a corporation and perform data processing,
The providing organization system includes an inventory information database that stores inventory data of services that can be provided for travel products such as transportation and lodging facilities,
The travel agency system,
An authentication server that authenticates access from a terminal device included in the organization, a personal information database that stores data on individuals belonging to the organization,
A booking information database that stores booking data of travel products such as transportation and accommodation facilities, transmitted from a terminal device provided for the organization,
A transaction information database storing transaction data between the travel agency and the organization performed based on the reservation data;
By transmitting and receiving data between a billing database that stores billing data generated based on the transaction data and the provider system and the terminal device provided by the organization, and performing data processing based on the transmitted and received data. A data processing means capable of collectively calculating a bill relating to a transaction of a travel product provided by a plurality of individuals belonging to the organization based on the transaction data and outputting billing data to be issued to a predetermined manager of the organization; Travel and transportation expense system for organizations such as corporations, characterized in that:
前記の認証サーバーは、法人などの組織を識別する認証データと、組織に属する個人を識別する認証データとを用いて、前記の組織が備える端末装置からのアクセスに対し、予約を行い旅行商品に関するサービスの提供を受ける個人、または一括して受ける請求を管理する組織の所定の管理者であることの認証を行うことを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 1 or 2,
The authentication server uses an authentication data for identifying an organization such as a corporation and an authentication data for identifying an individual belonging to the organization, and makes a reservation for an access from a terminal device included in the organization to make a reservation for a travel product. A collective billing system for travel and transportation expenses for an organization such as a corporation, which authenticates an individual who receives a service or a predetermined manager of an organization that manages a collective request for billing.
予約を行う際には、あらかじめ登録されたＩＤを入力することにより利用者である個人を特定し、予約データと個人ＩＤ及び個人情報が関連付けられて、旅行会社システムが備える予約情報データベースに記憶され、旅行商品に関するサ−ビスの提供を受ける際には、企業ＩＤ及び個人ＩＤを入力することにより、利用者である個人を特定し、予約情報データベースを参照することを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claims 1 to 3,
When making a reservation, an individual who is a user is specified by inputting a pre-registered ID, and the reservation data is associated with the personal ID and personal information and stored in a reservation information database provided in the travel agency system. When receiving services related to travel products, the company ID and the personal ID are input to identify the individual who is the user and refer to the reservation information database. A consolidated billing system for travel and transportation expenses for organizations.
サ−ビスの提供を受ける際または受けた後に、利用代金について確認を行い、確認された利用代金データと企業ＩＤ及び個人ＩＤと共に旅行会社システムに送信し、送信された利用代金情報が企業ＩＤ及び個人ＩＤに関連付けられて取引情報データベースに記憶されることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 4,
When or after receiving the provision of the service, the usage fee is confirmed and transmitted together with the confirmed usage fee data, the company ID and the personal ID to the travel agency system, and the transmitted usage fee information is transmitted to the travel ID system. A collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein the system is stored in a transaction information database in association with a personal ID.
少なくとも前記の個人ＩＤは、個人ごとの磁気カード、ＩＣカード、非接触式ＩＣタグ、携帯電話その他の端末装置が備える情報記憶媒体、その他の個人別情報記録媒体に記憶され、個人別情報記録媒体に記憶されたデータを読み取り認証サーバーに送信可能にされていることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claims 1 to 5,
At least the personal ID is stored in a magnetic card, an IC card, a non-contact IC tag, an information storage medium provided in a mobile phone or another terminal device, or another individual information recording medium for each individual. A lump-sum billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein data stored in the server is read and transmitted to an authentication server.
前記の個人情報データベースには、個人が予約、またはサービス提供を受ける取引について、予約または取引が可能か否を判定する取引条件データがあらかじめ記憶されていることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claims 1 to 6,
In the personal information database, transaction conditions data for judging whether a reservation or a transaction is possible is stored in advance for a transaction in which an individual makes a reservation or a service is provided. A consolidated billing system for travel and transportation expenses.
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から少なくとも企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドすることが可能に記憶されており、請求データを確認可能にされていることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claims 1 to 7,
An administrator of an organization such as a company that receives a request from a travel agency inputs or transmits at least a company ID from a terminal device included in the organization, and thereby browses or downloads request data within a predetermined period from a request database. A billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein billing data is stored so that billing data can be confirmed.
旅行会社から請求を受けた企業等の組織の管理者が、組織が備える端末装置から少なくとも企業ＩＤを入力し送信することにより、請求データベースから所定期間内における請求デ−タを閲覧またはダウンロ−ドすることが可能に記憶されており、
ダウンロ−ドされたデ−タを各利用者である個人ごとに振り分け、個人ごとに会社経費か個人支払かを仕分ける処理をした後に仕分け後のデータを記憶可能にされていることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 8,
An administrator of an organization such as a company that receives a request from a travel agency inputs or transmits at least a company ID from a terminal device included in the organization, and thereby browses or downloads request data within a predetermined period from a request database. It is stored so that it is possible to
It is characterized in that the downloaded data is sorted for each user as an individual, and a process is performed for sorting individual company expenses or individual payments, and then the sorted data can be stored. , Collective billing system for travel expenses and transportation expenses for organizations such as corporations.
前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、クレジットカード会社その他の決済機関が備える第三者決済機関システムに送信されて、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人支払いとして精算処理が可能なように記憶されることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 9,
The data that has been classified as a corporate expense or a personal payment is transmitted to a third-party payment institution system provided by a credit card company or other payment institution, and billing data that is not approved as an organization payment is processed as a personal payment. A lump-sum billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, which is stored so as to be able to perform a settlement process.
前記の会社経費か個人支払かの仕分け処理がされたデータは、旅行会社システムに送信されて、旅行会社システムにおいて、組織支払いとして承認された請求データは組織宛請求データとして請求データベースに記憶され、組織支払いとして承認されなかった請求データは個人宛請求データとして請求データベースに記憶されることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 9,
The data subjected to the sorting process of the company expense or the individual payment is transmitted to the travel company system, and in the travel company system, the billing data approved as the organizational payment is stored in the billing database as the billing data addressed to the organization, A collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein billing data not approved as an organizational payment is stored as billing data addressed to an individual in a billing database.
個人宛請求データの決済処理ができなかった場合には、当該請求データは再度、組織宛請求として請求データベースに記憶されることを特徴とする、法人等の組織に対する旅費・交通費の一括請求システム。In the invention according to claim 11,
A collective billing system for travel expenses and transportation expenses for an organization such as a corporation, wherein if the settlement processing of the billing data addressed to an individual cannot be performed, the billing data is stored again as a bill addressed to the organization in the billing database. .
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