JP2004013681A - 名刺情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】名刺管理を名刺に表示された識別情報に基づきインターネットを利用して自動的に管理する。
【解決手段】参加する名刺使用者３は名刺使用者コンピュータに記憶している名刺使用者情報をサーバコンピュータ９に送信する。前記名刺使用者情報を受信したサーバコンピュータは各事業者所属部員の識別情報を作成する。この識別情報を事業者コンピュータへ送信する。事業者所属部員は前記識別情報を自己の名刺に表示し、使用する。この名刺を受け取ったユーザは識別情報をユーザコンピュータ１３の入出力部４９より入力する。識別情報はサーバコンピュータ９側に送信され識別情報に対応する名刺情報をユーザコンピュータ１３に送信する。ユーザコンピュータ１３は、名刺情報を蓄積し自動で管理する。
【選択図】　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、名刺情報管理システムに係り、さらに詳細にはインターネットを利用して名刺、会社職員名簿等の管理を行う名刺情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、名刺の管理は物理的（例えば、名刺を貰った者は、自己の名刺ホルダー等にその都度名刺を綴じる）な方法による整理、若しくはパソコンの住所録ソフト等への入力による整理（例えば、名刺に表示されている氏名、会社名、部署、役職等を画面より直接入力する）等により行われている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このような、名刺管理は以下の問題があった。すなわち、名刺の物理的整理は上述のような方法に加え様々な方法が考えられるが、いずれの場合も、保存方法、更新の手法、使用の際の便宜等の点で量的な拡大、時間の経過に対応するのに限界があるという問題があった。
【０００４】
また、パソコンによる整理の場合、入力されたデータの範囲でいろいろな整理、管理が可能となるが、入力そのものの面倒が障害となる。そして、これは入力されたデータの範囲で情報管理を行うことが出来るだけで、更新する場合は別途、新情報を入力しなければならないという問題があった。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１に係る発明は、名刺を貰ったユーザが、前記名刺に関連した名刺情報を蓄積しているサーバコンピュータとネットワークで通信可能なユーザコンピュータで、前記名刺情報を管理する名刺情報管理システムにおいて、
サーバコンピュータが名刺使用者から名刺情報を受け取り複数蓄積する手段と、
前記名刺情報毎に作成された識別情報を前記名刺情報毎に関連づけサーバコンピュータのメモリに記憶する手段と、
前記識別情報を名刺に表示して使用する名刺使用者に通知する手段と、
サーバコンピュータが前記名刺使用者から名刺を貰ったユーザのユーザコンピュータから名刺に表示された識別情報を受信しメモリに記憶する手段と、
サーバコンピュータが前記名刺に表示された識別情報を参照し、この識別情報に関連づけられた名刺情報をメモリから検索する手段と、
サーバコンピュータが検索された名刺情報をユーザコンピュータに送信する手段とを備えた名刺情報管理システムである。
【０００６】
請求項２に係る発明は、ユーザコンピュータは、電話、ＦＡＸ、Ｅメール等の起動を前記名刺情報に関連づける手段を備えた名刺情報管理システムである。
【０００７】
請求項３に係る発明は、サーバコンピュータは会社職員録、役員人名録等の名簿の出版会社経由で前記名刺情報の全部ないし一部を受信する手段を備えた名刺情報管理システムである。
【０００８】
請求項４に係る発明は、サーバコンピュータは名刺印刷会社経由で前記名刺情報を受信する手段を備えた名刺情報管理システムである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
【００１０】
図１を参照する。名刺情報管理システム１は、名刺使用者（公共の団体、事業者、会社等の法人、及び個人等を含む。本例では名刺使用者を会社に想定して説明する）３が備える名刺使用者コンピュータ５と、名刺使用者の名刺情報（例えば、会社名、住所、所属部署、役職、ＴＥＬ、ＦＡＸ、Ｅメールアドレス等）を集めて第三者（本例では、ユーザ１１）に提供するサーバ管理者７が備えるサーバコンピュータ９と、名刺情報の整理・管理を行うユーザ１１が備えるユーザコンピュータ１３とを備えている。
【００１１】
前記名刺使用者コンピュータ５と、前記サーバコンピュータ９と、前記ユーザコンピュータ１３とは、インターネット等のネットワーク１５により通信できるようになっている。
【００１２】
なお、サーバコンピュータ９が名刺使用者、仲介会社（名刺印刷会社、名簿出版会社等を含む）４より、名刺情報を受け取る手段として、必ずしもコンピュータ〜コンピュータでの方法に限られない。例えば、印刷物、ＣＤ等でも良い。
【００１３】
また、名刺使用者３は必ずしもコンピュータデータで受信する必要はなく、それ以外の通信手段（例えば、郵送等）により識別情報を得てそれを自己の名刺作成時に使用できればよい。
【００１４】
ここで、上述のように名刺使用者に会社等の団体の他に、個人を含ませたことは、現在のビジネス用名刺に焦点を当てた名刺情報管理システム１の構成を用いれば個人間でも利用できるシステムであるからである。これにより、個人がそれぞれ名刺を持ちそれを交換し合えば、インターネット時代に即応した情報交換と整理およびその情報の利用の簡便化が達成できる。
【００１５】
前記名刺使用者コンピュータ５は、コンピュータデータ（例えば、名刺情報、識別情報等）の送受信を行うインタフェース１７と、前記インタフェース１７により受信した識別情報（名刺を所持する者を識別するための番号等のデータをいう）を記憶する識別情報メモリ１９と、名刺使用者（例えば、会社）に属する各人（個人）の情報（勤務会社名、部署名、役職名、住所、ＴＥＬ番号、ＦＡＸ番号、家族構成等）を管理するソフトである名刺使用者情報管理部２１と、名刺使用者に属する各人の情報を保存している名刺使用者情報データベース２３とを備えている。
【００１６】
そして、名刺使用者３に属する各人は、自己の名刺２５に識別情報２７を表示する。ここで識別情報について説明する。この識別情報は、例えば１０桁位から構成されることが望ましい。そして、数字、アルファベット、記号等を含むことができる。これにより、入力の簡便性を考慮しつつ、セキュリティーの保護も守れるからである。
【００１７】
前記サーバコンピュータ９は、コンピュータデータの送受信を行うインタフェース２９と、名刺使用者コンピュータ５から送られてくる名刺に関連した情報を保存する名刺情報データベース３１と、ユーザコンピュータ１３から送信されてきた名刺に表示された識別情報を記憶する識別情報メモリ３３と、この名刺に表示された識別情報を参照し、名刺情報データベース３１から、この名刺に表示された識別情報に対応した名刺情報を検索する名刺情報検索部３５と、検索された名刺情報をユーザコンピュータ１３に送信するため一時的に記憶する名刺情報メモリ３７と、名刺情報データベース３１に記憶されている名刺情報を参照して、例えば会社名簿等の作成を行う出版物情報作成部３９と、作成された会社名簿等のデータを記憶する出版物情報メモリ４１と、名刺使用者コンピュータ５から送信されてきた名刺情報に対して、それぞれの識別情報を作成する識別情報作成部４３とを備えている。
【００１８】
上述でサーバコンピュータ９が受信する名刺情報は名刺使用者コンピュータ５の名刺使用者情報データベース２３に記憶されている情報の中から名刺使用者３が許諾した情報のみである。
【００１９】
一方、このサーバコンピュータ９で行われる処理はアウトソーシングセンタ４５が代行することもできる。これにより、サーバ管理者７の作業が軽減できるという効果がある。
【００２０】
前記ユーザコンピュータ１３は、名刺２５に表示された識別情報２７等を表示部４７から入力する入出力部４９と、入力された名刺に表示された識別情報を記憶する識別情報メモリ５１と、コンピュータデータの送受信を行うインタフェース５３と、名刺に表示された識別情報を入力したことによりダウンロードされる名刺情報を保存しておく名刺情報メモリ５５と、蓄積された名刺情報の管理（例えば、表示部４７への表示）等を行う名刺情報管理部５７とを備えている。これらは、名刺管理ソフトとして、インストールすることによりユーザコンピュータ１３に備えられるものである。また、前記ユーザコンピュータ１３には入出力装置５９が接続されている。前記入出力装置５９は、プリンタ６１、ＴＥＬ６３、ＦＡＸ６５等を含む。
【００２１】
一方、上記名刺情報メモリ５５に記憶されている名刺情報はサーバコンピュータ９のデータベース３１に蓄積されている名刺情報が更新されると、自動的にユーザコンピュータ１３の名刺情報メモリ５５にダウンロードされる。これにより、ユーザ１１は、常時、最新の名刺情報を閲覧できる。
【００２２】
また、この名刺情報管理システム１は名刺情報をサーバコンピュータ９に送信する仲介会社（名刺印刷会社、出版社等を含む）４と、この仲介会社４が備える仲介会社コンピュータ（名刺印刷会社コンピュータ、出版社コンピュータを含む）６を有している。これにより、例えば名刺を名刺印刷会社に注文すると、名刺情報が、名刺印刷会社コンピュータからサーバコンピュータ９に送信され、識別情報が表示された名刺を作成することができる。
【００２３】
また、出版会社の場合、出版社経由で名刺情報の全部ないし一部をサーバコンピュータ９が受信することができる。
【００２４】
図２〜図５を参照し上述のように構成された名刺情報管理システム１の動作を説明する。図２はサーバコンピュータ９と、名刺使用者コンピュータ５との動作を示している。
【００２５】
ステップＳ２０１では、新たに参加する名刺使用者と、サーバ管理者７との情報管理に係る契約があるかないかを判断する。情報管理に係る契約がないとき処理は終了する。情報管理に係る契約があるとき処理はステップＳ２０３に進む。
【００２６】
ステップＳ２０３では、サーバ管理者７は名刺使用者（例えば、会社等）３の所属各人の名刺情報（会社名、住所、部署、役職、ＴＥＬ番号、ＦＡＸ番号、Ｅ−メールアドレス等）をインタフェイス２９を介してサーバコンピュータ９に受信する。この名刺情報は名刺情報データベース３１に記憶される。
【００２７】
ステップ２０５では、全てのデータ（名刺情報）を受信したかどうかを判断する。全てのデータ（名刺情報）を受信していないとき処理はステップＳ２０３に戻り続行する。全てのデータ（名刺情報）を受信したと判断したとき処理はステップＳ２０７に進む。
【００２８】
ステップＳ２０７では受信した名刺使用者（例えば、会社等）３の所属各人の各識別情報を作成する。
【００２９】
ステップＳ２０９では名刺使用者（例えば、会社等）３の所属各人の全ての識別情報を作成したかどうかを判断する。全てのデータ（識別情報）を作成していないとき、処理はステップＳ２０７に戻り続行する。全てのデータ（識別情報）を作成したときステップＳ２１１に進む。
【００３０】
ステップＳ２１１では、サーバ管理者７はサーバコンピュータ９を介して作成した識別情報を事業者コンピュータ５に送信する。
【００３１】
ステップＳ２１３及びステップＳ２１５は名刺情報データベース３１に蓄積された名刺情報を参照して、会社名簿等の作成を行う。
【００３２】
ステップＳ２１５では、要求に応じて、作成した職員録等をユーザコンピュータ１３に配信する。
【００３３】
ステップＳ２１７では、名刺使用者コンピュータ５は受信した識別情報を各人（例えば、従業者、役員等）の名刺に表示するように伝える。これにより、前記各人の名刺に識別情報（名刺に表示された識別情報）が表示される。
【００３４】
ステップＳ２１９では、各人は、識別情報が表示された名刺を使用する。これにより、名刺を貰ったユーザ１１がこの名刺に表示された識別情報で名刺情報を管理できるようになる。
【００３５】
図３を参照する。ユーザコンピュータ１３側の動作を示している。
【００３６】
ステップＳ３０１では、ユーザ１１は、識別情報が表示された名刺を受け取る。
【００３７】
ステップＳ３０３では、ユーザ１１はユーザコンピュータ１３の表示部４７より、名刺に表示された識別情報の入力を入出力部４９から行う。
【００３８】
図４はユーザ１１が名刺に表示された識別情報を入力する画面４０１を示している。この画面４０１は、インストールを行った名刺管理ソフトを実行することにより表示される。この画面４０１は、識別番号入力欄４０３、事業者名入力欄４０５、及び実行ボタン４０７を含む。すなわち、名刺をもらったユーザ１１は、名刺に表示された識別情報を識別情報入力欄４０３に入力し、実行ボタン４０７をクリックする。これにより、識別情報に対応する名刺情報がユーザコンピュータ１３にダウンロードされる。すなわち、名刺に表示された識別情報を入力するだけで各個人の名刺情報の管理を行うことができる。
【００３９】
また、ここで、事業者名入力欄４０５に事業者名を入力して、実行ボタン４０７をクリックすると、入力した事業者（会社等）の名簿がインストールされる。
【００４０】
ステップＳ３０５では、入力された名刺に表示された識別情報が正しいかどうかを判断する。入力された名刺に表示された識別情報が正しいと判断されたとき処理はステップＳ３０７に進む。入力された名刺に表示された識別情報が正しくないと判断されたとき処理はＳ３０３に戻る。このとき、不正等の防止のため、例えば、数回入力しても正しい識別情報でない場合、処理が停止する機能が備えられている。
【００４１】
ステップＳ３０７では、サーバコンピュータ９より前記名刺に表示された識別情報に対応した名刺情報が配信され、ユーザコンピュータ１３は、この名刺情報を受信する。
【００４２】
ステップＳ３０９では名刺情報は名刺情報メモリ５５に記憶される。
【００４３】
ステップＳ３１１では、ユーザ１１は名刺閲覧、ＴＥＬ、ＦＡＸ等を利用する場合等の判断する。利用するとき、処理はステップＳ３１３に進む。利用しないとき処理は終了する。
【００４４】
ステップＳ３１３では、ユーザ１１が名刺の閲覧を行うとき名刺情報は、表示部４７に表示する。
【００４５】
図５を参照する。各人の名刺情報を表示する画面５０１を示している。この画面５０１に表示される表５０３は、氏名項目５０５、会社名項目５０７、部署名項目５０９、役職名項目５１１、住所項目５１３、ＴＥＬ・ＦＡＸ番号項目５１５、Ｅ−メールアドレス項目５１７、及び備考項目５１９を含む。ここで、例えば、各個人の備考項目５１９の欄をクリックすると、備考入力画面５２１が表示される。ユーザ１１は、この備考入力画面５２１より備考内容５２３を入力することにより、名刺情報に関連づけられて保存される。これにより、各人に関する付随情報を増大させることができる。
【００４６】
ステップＳ３１５では、ＴＥＬ・ＦＡＸ項目５１５の各人の表示欄に表示されている電話番号をクリックすることにより電話がかかるようになっている。
【００４７】
ステップＳ３１７では、ＦＡＸ通信のとき、例えば、ＦＡＸの表紙等がプリンタ６１よりプリントされる。すなわち、表示されているＦＡＸ番号をクリックすると、プリンタ６１から宛先等が記入されたＦＡＸ表紙がプリントされるようになっている。
【００４８】
上述の連動するサービスの他に、例えば、宛名情報（住所、会社名、部署名、氏名等）の印刷（例えば、印刷機による郵便物への印刷等）等が考えられるが本発明に技術的範囲内である。
【００４９】
なお、この発明は前述した実施の形態に限定されることなく、適宜な変更を行うことによりその他の態様で実施し得るものである。
【００５０】
【発明の効果】
以上のごとき発明の実施の形態の説明から理解されるように、従来よりも飛躍的に簡素化された入力方法（単なる１０桁内外の識別情報の入力のみ）でパソコン上での名刺情報管理が可能となるという効果がある。
【００５１】
上記のことが実現、普及する事にともない、それに連動するサービス（例えば、社員名簿等の作成、ＴＥＬ、ＦＡＸ、Ｅメールの自動起動等）の提供が可能になるという効果がある。
【００５２】
また、名刺印刷会社経由で名刺情報がサーバコンピュータへ送信されるので、名刺使用者の利便が図られるという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】名刺情報管理システムの概略を説明する概略図である。
【図２】名刺情報管理システムの動作を示すフローチャート図である。
【図３】図２の続きのフローチャート図である。
【図４】画面を説明する説明図である。
【図５】画面を説明する説明図である。
【符号の説明】
１　名刺情報管理システム
３　名刺使用者
５　名刺使用者コンピュータ
７　サーバ管理者
９　サーバコンピュータ
１１　ユーザ
１３　ユーザコンピュータ
１５　ネットワーク

Claims (4)

1. 名刺を貰ったユーザが、前記名刺に関連した名刺情報を蓄積しているサーバコンピュータとネットワークで通信可能なユーザコンピュータで、前記名刺情報を管理する名刺情報管理システムにおいて、
   サーバコンピュータが名刺使用者から名刺情報を受け取り複数蓄積する手段と、
   前記名刺情報毎に作成された識別情報を前記名刺情報毎に関連づけサーバコンピュータのメモリに記憶する手段と、
   前記識別情報を名刺に表示して使用する名刺使用者に通知する手段と、
   サーバコンピュータが前記名刺使用者から名刺を貰ったユーザのユーザコンピュータから名刺に表示された識別情報を受け取りメモリに記憶する手段と、
   サーバコンピュータが前記名刺に表示された識別情報を参照し、この名刺に表示された識別情報に関連づけられた名刺情報をメモリから検索する手段と、
   サーバコンピュータが検索された名刺情報をユーザコンピュータに送信する手段と、
   を備えたことを特徴とする名刺情報管理システム。
2. ユーザコンピュータは宛名情報の印刷、電話、ＦＡＸ、Ｅメール等の起動を前記名刺情報に関連づける手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の名刺情報管理システム。
3. サーバコンピュータは会社職員録、役員人名録等の名簿の出版会社経由で前記名刺情報の全部ないし一部を受信する手段を手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２記載の名刺情報管理システム。
4. サーバコンピュータは名刺印刷会社経由で前記名刺情報を受信する手段を備えたことを特徴とする請求項１、２又は３記載の名刺情報管理システム。

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