JP2000250922A - 文書検索システム、文書検索装置、文書検索方法および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 検索エンジンの見つけ出した文書とワークプ
ロセスの管理情報とを関連付けることにより、関連性の
あるワークプロセスの文書を検索することが可能な文書
検索システム、文書検索装置および文書検索方法を提供
するを提供する。 【解決手段】 文書検索手段１１によって文書サーバデ
ータベース３０のキーワード検索を行い、それにより該
当する文書のポインタを取得し、見つかった文書のポイ
ンタに該当するタスクＩＤを文書ポインタ照合手段１２
によって抽出し、抽出されたタスクＩＤが示すタスクに
関連のあるタスクの関連タスクＩＤを関連タスク検索手
段１４によって抽出し、抽出された関連タスクＩＤに関
するタスク関連文書情報をタスク関連文書表示手段１５
によって抽出する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書検索を行う文
書検索システム、文書検索装置、管理情報記録装置、文
書検索方法および記録媒体に関し、特にネットワークに
よって接続された分散システムにより文書検索を行う文
書検索システム、文書検索装置、管理情報記録装置、文
書検索方法および記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般にインターネットなどでサービスが
提供されている検索エンジンは、あるキーワードを与え
ることにより、その与えたキーワードを含む文書を複数
の文書公開サーバに散在した文書群の中から検索し、そ
の検索された文書のポインタを検索結果として返す。

【０００３】また、特開平10-63747のようなワークフロ
ーシステムでは、ワークフローの各タスク毎にそのタス
クに関連する文書が管理されており、あるタスクに関連
した文書やデータベースレコードを容易に見つけ出す事
ができる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、このような検
索エンジンおよびワークフローシステムのワークプロセ
ス管理システムでは、文書ファイル自体にワークプロセ
スに関する情報を保持する仕組みが存在しないため、あ
る電子文書を見つけたとしても、それがどのワークプロ
セスのどのタスクで作成されたものであるのかを特定す
ることが難しく、そのため、ワークプロセスの同一性と
いう観点から文書検索を行うことが困難であるという問
題点がある。

【０００５】本発明はこのような点に鑑みなされたもの
であり、検索エンジンの見つけ出した文書とワークプロ
セスの管理情報とを関連付けることにより、関連性のあ
るワークプロセスの文書を検索することが可能な文書検
索システム、文書検索装置および文書検索方法を提供す
ることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明では上記課題を解
決するために、ネットワークによって接続された分散シ
ステムにより文書検索を行う文書検索システムにおい
て、キーワードにより文書を検索し、その文書のポイン
タを抽出する文書検索手段と、前記ポインタに該当する
文書のタスクＩＤを抽出する文書ポインタ照合手段と、
前記タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出する関
連タスク検索手段と、前記関連タスクＩＤに関する情報
を表示するタスク関連文書表示手段とを有するタスク検
索装置と、ポインタに対応したタスクＩＤが記録されて
いるタスク関連文書情報記録手段と、タスク情報が記録
されているタスク情報記録手段と、タスク間の関連が記
録されている関連タスク情報記録手段とを有する管理情
報記録装置とを有することを特徴とする文書検索システ
ムが提供される。

【０００７】ここで、文書検索手段はキーワードにより
文書を検索して、その文書のポインタを抽出し、文書ポ
インタ照合手段は抽出されたポインタに該当する文書の
タスクＩＤを抽出し、関連タスク検索手段は抽出したタ
スクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出し、タスク関
連文書表示手段は検索した関連タスクＩＤに関する情報
を表示し、タスク関連文書情報記録手段はポインタに対
応したタスクＩＤを記録し、タスク情報記録手段はタス
ク情報を記録し、関連タスク情報記録手段はタスク間の
関連を記録する。

【０００８】また、ネットワークによって接続された分
散システムにより文書検索を行う文書検索装置におい
て、キーワードにより文書を検索し、その文書のポイン
タを抽出する文書検索手段と、前記ポインタに該当する
文書のタスクＩＤを抽出する文書ポインタ照合手段と、
前記タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出する関
連タスク検索手段と、前記関連タスクＩＤに関する情報
を表示するタスク関連文書表示手段と、を有することを
特徴とする文書検索装置が提供される。

【０００９】ここで、文書検索手段はキーワードにより
文書を検索して、その文書のポインタを抽出し、文書ポ
インタ照合手段は抽出されたポインタに該当する文書の
タスクＩＤを抽出し、関連タスク検索手段は抽出したタ
スクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出し、タスク関
連文書表示手段は検索した関連タスクＩＤに関する情報
を表示する。

【００１０】さらに、ネットワークによって接続された
分散システムにより文書検索を行う文書検索方法におい
て、キーワードによる文書検索を行い、前記文書検索に
より抽出された文書のタスクＩＤを抽出し、前記タスク
ＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出し、前記関連タス
クＩＤに関する情報を表示することを特徴とする文書検
索方法が提供される。

【００１１】このようにすることによって、キーワード
をもとに検出された文書のタスクを抽出でき、そのタス
クに関連のある関連タスクを抽出でき、抽出した関連タ
スクに関する文書を検索することができる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。図１は、本形態における文書検索
システム１の構成図である。

【００１３】文書検索システム１は、文書検索を行うタ
スク検索装置１０、文書検索の管理データが記録されて
いる管理情報記録装置２０および様々な文書データが記
録されている文書サーバデータベース３０によって構成
されている。

【００１４】ここで、タスク検索装置１０は、与えられ
たキーワードを含む文書をサーバデータベース３０から
検索する文書検索手段１１、文書検索手段１１によって
検索された文書のタスクＩＤを抽出する文書ポインタ照
合手段１２、文書ポインタ照合手段１２で抽出したタス
クＩＤに関するタスク情報を抽出するタスク情報検索手
段１３、文書ポインタ照合手段１２で抽出したタスクＩ
Ｄのタスクに関連するタスクの関連タスクＩＤを抽出す
る関連タスク検索手段１４、および関連タスク検索手段
１４によって抽出されたタスクＩＤおよび関連タスクＩ
Ｄを表示するタスク関連文書表示手段１５を有してい
る。

【００１５】また、管理情報記録装置２０は、文書のポ
インタに対応するタスクＩＤが記録されているタスク関
連文書情報記録手段２１、タスクＩＤに対応するタスク
情報が記録されているタスク情報記録手段２２およびタ
スクＩＤ間の関連が記録されている関連タスク情報記録
手段２３を有している。

【００１６】図２は、タスクとそれに連なる文書および
関連するタスク間の構成例を示した図である。図２の場
合、タスク５０は、タスク５１、タスク５２およびタス
ク５３の上位タスクである親タスクとしての位置付けに
あり、逆にタスク５１、タスク５２およびタスク５３
は、タスク５１の下位タスクである子タスクとしての位
置付けにある。各タスクには、それに直接関わりのある
文書が存在しており、例えばタスク５０に関連する文書
として、文書５０ａ、文書５０ｂおよび文書５０ｃが存
在している。この例では、親タスクであるタスク５０に
子タスクであるタスク５１，タスク５２およびタスク５
３が従属している形をとっているが、この親タスクであ
るタスク５０を子タスクとする親タスクが存在する場合
もあり、また、子タスクであるタスク５１，タスク５２
およびタスク５３を親タスクとする子タスクが存在する
場合もある。

【００１７】図３は、タスク関連文書情報記録手段２１
に記録されているタスク関連文書情報２１ａを示した図
である。タスク関連文書情報２１ａは、１つのタスクに
対して１対１で付与されるタスクＩＤ、文書名、および
１つの文書に対し１対１で対応するポインタを有してい
る。図２に示した通り文書はいずれかのタスクに関連し
ており、タスク関連文書情報２１ａは、その関連をタス
クＩＤ、文書名およびポインタの組み合わせとして記録
してある。例えば、タスクＩＤ“０２０００”は、文書
名“進捗管理表”およびポインタ“ｈｔｔｐ：／／Ｂ／
進捗管理／８８０９８７．ｔｂｌ”に対応しており、ポ
インタ“ｈｔｔｐ：／／Ｂ／進捗管理／８８０９８７．
ｔｂｌ”を選択すると、それに対応するタスクＩＤ“０
２０００”が決まることとなる。

【００１８】図４は、タスク情報記録手段２２に記録さ
れているタスク情報２２ａを示した図である。タスク情
報２２ａは、タスクＩＤ、タスク名、状態、遂行者、報
告先のデータを有しており、それぞれタスクに対して１
対１で対応したデータとなっている。例えば、タスクＩ
Ｄの“０２０００”、タスク名の“新製品プロジェク
ト”、状態の“実行中”、遂行者の“Ａ”、報告者の
“Ｇ”が、あるタスクに関するデータとして記録されて
いる。そして、タスクＩＤ“０２０００”を選択するこ
とによって、このタスクＩＤが示すタスクに関するタス
ク名“新製品プロジェクト”、状態“実行中”、遂行者
“Ａ”、報告者“Ｇ”が決定されることとなる。

【００１９】図５は、関連タスク情報記録手段２３に記
録されている関連タスク情報２３ａを示した図である。
関連タスク情報２３ａはタスク間の関連を示しており、
図５の場合、親タスクＩＤとそれに属する子タスクＩＤ
を関連づけたデータを有している。ここで親タスクＩＤ
は図２で示した親タスクのＩＤを示しており、子タスク
ＩＤは同じく図２で示した子タスクのＩＤを示してい
る。

【００２０】次に、図１、図２、図３、図４および図５
を用いて、文書検索システム１の動作について説明す
る。まず、文書検索手段１１を用いてキーワードによる
一般的な文書検索を行う。

【００２１】検索するキーワードが入力されると、文書
検索手段１１は文書サーバデータベース３０の文書を参
照して、その入力されたキーワードをどこかに含む文書
を探し出し、その探し出した文書のポインタを抽出す
る。そして、このように抽出されたポインタは、文書ポ
インタ照合手段１２へ送られる。

【００２２】文書検索手段１１で検索された文書のポイ
ンタを受け取った文書ポインタ照合手段１２は、管理情
報記録装置２０のタスク関連文書情報記録手段２１に記
録されているタスク関連文書情報２１ａを検索し、受け
取ったポインタに該当するタスクＩＤを抽出する。例え
ば、文書検索手段１１で検索された文書のポインタが
“ｈｔｔｐ：／／C／販売関連／９９０１２３．ｔｘ
ｔ”であった場合、文書ポインタ照合手段１２は、図３
に示すタスク関連文書情報２１ａを検索し、ポインタ
“ｈｔｔｐ：／／C／販売関連／９９０１２３．ｔｘ
ｔ”に対応するタスクＩＤ“０２０２３”を抽出するこ
ととなる。

【００２３】このように抽出されたタスクＩＤは、タス
ク情報検索手段１３および関連タスク検索手段１４に送
られる。タスクＩＤを受け取ったタスク情報検索手段１
３は、管理情報記録装置２０のタスク情報記録手段２２
に記録されているタスク情報２２ａを検索し、受け取っ
たタスクＩＤに該当する“タスク名”、“状態”、“遂
行者”および“報告先”等のタスク情報を抽出する。こ
れにより、文書検索手段１１がキーワードにより検索し
た文書のタスクに関する情報を知ることができる。例え
ば、タスク情報検索手段１３がタスクＩＤ“０２０２
３”を受け取った場合、タスク情報検索手段１３は、図
４に示すタスク情報２２ａを検索し、タスクＩＤ０２０
２３に対応するタスク情報“タスク名：新製品販売計
画、状態：実行中、遂行者：Ｄ、報告先：Ｊ”を抽出す
る。

【００２４】また、文書ポインタ照合手段１２からタス
クＩＤを受け取った関連タスク検索手段１４は、管理情
報記録装置２０の関連タスク情報記録手段２３に記録さ
れている関連タスク情報２３ａを検索し、受け取ったタ
スクＩＤのタスクと関連がある関連タスクＩＤを抽出す
る。ここでこの関連タスクＩＤの抽出は、その受け取っ
たタスクＩＤに関連する親タスクＩＤを見つけだし、さ
らにその親タスクＩＤを子タスクＩＤとする親タスクＩ
Ｄを見つけだしという具合に順次上位タスクＩＤを検索
していき、そのタスクに関する極大元のタスクＩＤを見
つけたとき、それらの親タスクＩＤに従属するすべての
子タスクＩＤを抽出することにより行う。これにより、
受け取ったタスクＩＤが関連するワークプロセスに属す
るすべてのタスクのタスクＩＤを抽出することが可能と
なる。例えば、関連タスク検索手段１４がタスクＩＤ
“０２０２３”を受け取った場合、関連タスク検索手段
１４は、図５に示す関連タスク情報２３ａを検索し、タ
スクＩＤ“０２０２３”の親タスクＩＤ“０２０００”
を抽出する。そして、今度はその親タスクＩＤ“０２０
００”に従属するすべての子タスクＩＤ“０２００
１”、“０２０１２”および“０２０２３”を抽出す
る。

【００２５】このように抽出された関連タスクＩＤは、
タスク関連文書表示手段１５に送られる。関連タスクＩ
Ｄを受け取ったタスク関連文書表示手段１５は、管理情
報記録装置２０のタスク関連文書情報記録手段２１およ
びタスク情報記録手段２２に記録されているタスク関連
文書情報２１ａおよびタスク情報２２ａを検索し、受け
取った関連タスクＩＤに該当する“タスク名”、“文書
名”および“ポインタ”等のタスク関連文書情報を抽出
する。そして、抽出されたタスク関連文書情報は、検索
結果として図６に示すように表示される。

【００２６】図７は、文書検索システム１での文書検索
手順を示したフローチャートである。 〔Ｓ１〕文書検索手段１１によってキーワード検索を行
い、入力されたキーワードを含む文書のポインタの抽出
を行う。 〔Ｓ２〕入力されたキーワードに該当する文書が見つか
ったか否か判断する。見つかった場合は、ステップＳ３
に進む。見つからなかった場合は、処理を終了する。 〔Ｓ３〕文書ポインタ照合手段１２により、見つかった
文書のポインタに該当するタスクＩＤを抽出する。 〔Ｓ４〕関連タスク検索手段１４により、抽出されたタ
スクＩＤが示すタスクに関連のあるタスクの関連タスク
ＩＤを抽出する。 〔Ｓ５〕タスク関連文書表示手段１５により、抽出され
た関連タスクＩＤに関するタスク関連文書情報を抽出し
て表示する。

【００２７】このように、本形態では、文書検索手段１
１によってキーワード検索を行い、該当した文書のポイ
ンタを取得し、見つかった文書のポインタに該当するタ
スクＩＤを文書ポインタ照合手段１２によって抽出し、
抽出されたタスクＩＤが示すタスクに関連のあるタスク
の関連タスクＩＤを関連タスク検索手段１４によって抽
出し、抽出された関連タスクＩＤに関するタスク関連文
書情報をタスク関連文書表示手段１５によって抽出する
こととしたため、キーワードを入力することによって、
そのキーワードが含まれた文書のワークプロセスに関連
するすべての文書を検索結果として抽出することができ
る。

【００２８】また、タスク情報検索手段１３によりタス
ク情報２２ａを検索し、文書ポインタ照合手段１２によ
って得られたタスクＩＤに該当するタスク情報を抽出す
ることとしたため、キーワード検索された文書のタスク
情報を検索結果として抽出することができる。

【００２９】さらに、ワークプロセスにおけるタスク
を、段階構造的に関連付けることとしたため、一つのタ
スクを検索できれば、そのタスクが属するワークプロセ
スのタスクを抽出することができる。

【００３０】なお、上記の処理機能は、コンピュータに
よって実現することができる。その場合、タスク検索装
置１０が有すべき機能の処理内容は、コンピュータで読
み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムに記述し
ておく。そして、このプログラムをコンピュータで実行
することにより、上記処理がコンピュータで実現され
る。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、
磁気記録装置や半導体メモリ等がある。市場に流通させ
る場合には、ＣＤ−ＲＯＭ(Compact Disk Read Only Me
mory)やフロッピー（登録商標）ディスク等の可搬型記
録媒体にプログラムを格納して流通させたり、ネットワ
ークを介して接続されたコンピュータの記憶装置に格納
しておき、ネットワークを通じて他のコンピュータに転
送することもできる。コンピュータで実行する際には、
コンピュータ内のハードディスク装置等にプログラムを
格納しておき、メインメモリにロードして実行する。

【００３１】

【発明の効果】以上説明したように本発明では、文書検
索手段によってキーワード検索を行い、該当した文書の
ポインタを取得し、見つかった文書のポインタに該当す
るタスクＩＤを文書ポインタ照合手段によって抽出し、
抽出されたタスクＩＤが示すタスクに関連のあるタスク
の関連タスクＩＤを関連タスク検索手段によって抽出
し、抽出された関連タスクＩＤに関するタスク関連文書
情報をタスク関連文書表示手段によって抽出することと
したため、キーワードを入力することによって、そのキ
ーワードが含まれた文書のワークプロセスに関連するす
べての文書を検索結果として抽出することができる。

【００３２】また、タスク情報検索手段によりタスク情
報を検索し、文書ポインタ照合手段によって得られたタ
スクＩＤに該当するタスク情報を抽出することとしたた
め、キーワード検索された文書のタスク情報を検索結果
として抽出することができる。

【００３３】さらに、ワークプロセスにおけるタスク
を、段階構造的に関連付けることとしたため、一つのタ
スクを検索できれば、そのタスクが属するワークプロセ
スのタスクを抽出することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本形態における文書検索システムの構成図で
ある。

【図２】 タスクとそれに連なる文書および関連するタ
スク間の構成例を示した図である。

【図３】 タスク関連文書情報記録手段に記録されてい
るタスク関連文書情報を示した図である。

【図４】 タスク情報記録手段に記録されているタスク
情報を示した図である。

【図５】 関連タスク情報記録手段に記録されている関
連タスク情報を示した図である。

【図６】 検索結果として表示されるタスク関連文書情
報を示した図である。

【図７】 文書検索システムでの文書検索手順を示した
フローチャートである。

【符号の説明】

１ 文書検索システム １０ タスク検索装置 １１ 文書検索手段 １２ 文書ポインタ照合手段 １３ タスク情報検索手段 １４ 関連タスク検索手段 １５ タスク関連文書表示手段 ２０ 管理情報記録装置 ２１ タスク関連文書情報記録手段 ２２ タスク情報記録手段 ２３ 関連タスク情報記録手段 ３０ 文書サーバデータベース

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークによって接続された分散シ
   ステムにより文書検索を行う文書検索システムにおい
   て、 キーワードにより文書を検索し、その文書のポインタを
   抽出する文書検索手段と、前記ポインタに該当する文書
   のタスクＩＤを抽出する文書ポインタ照合手段と、前記
   タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出する関連タ
   スク検索手段と、前記関連タスクＩＤに関する情報を表
   示するタスク関連文書表示手段と、を有するタスク検索
   装置と、 ポインタに対応したタスクＩＤが記録されているタスク
   関連文書情報記録手段と、タスク情報が記録されている
   タスク情報記録手段と、タスク間の関連が記録されてい
   る関連タスク情報記録手段と、を有する管理情報記録装
   置と、 を有することを特徴とする文書検索システム。
2. 【請求項２】 前記タスク検索装置は、前記文書ポイン
   タ照合手段により抽出されたタスクＩＤに該当するタス
   ク内容を検索するタスク情報検索手段を有することを特
   徴とする請求項１記載の文書検索システム。
3. 【請求項３】 前記関連タスク情報記録手段は、段階構
   造的に関連づけられたタスクＩＤを記録していることを
   特徴とする請求項１記載の文書検索システム。
4. 【請求項４】 ネットワークによって接続された分散シ
   ステムにより文書検索を行う文書検索装置において、 キーワードにより文書を検索し、その文書のポインタを
   抽出する文書検索手段と、 前記ポインタに該当する文書のタスクＩＤを抽出する文
   書ポインタ照合手段と、 前記タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出する関
   連タスク検索手段と、 前記関連タスクＩＤに関する情報を表示するタスク関連
   文書表示手段と、 を有することを特徴とする文書検索装置。
5. 【請求項５】 ネットワークによって接続された分散シ
   ステムにより文書検索を行う文書検索方法において、 キーワードによる文書検索を行い、 前記文書検索により抽出された文書のタスクＩＤを抽出
   し、 前記タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出し、 前記関連タスクＩＤに関する情報を表示することを特徴
   とする文書検索方法。
6. 【請求項６】 キーワードによる文書検索を行わせ、 前記文書検索により抽出された文書のタスクＩＤを抽出
   させ、 前記タスクＩＤに関連する関連タスクＩＤを抽出させ、 前記関連タスクＩＤに関する情報を表示させる内容を有
   するプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
   記録媒体。