DE19917223C2

DE19917223C2 - Arrangement for locating files

Info

Publication number: DE19917223C2
Application number: DE1999117223
Authority: DE
Inventors: Margarethe Habbel; Lutz Habbel; Martin Kemper
Original assignee: Individual
Current assignee: Bibliotheca Rfid Library Systems Ag Ch; Bibliotheca Rfid Library Systems Ag Cham Ch
Priority date: 1999-04-16
Filing date: 1999-04-16
Publication date: 2001-02-15
Anticipated expiration: 2019-04-17
Also published as: DE19917223A1; WO2000063826A1

Description

Die Erfindung betrifft eine Anordnung zum Auffinden von Akten.The invention relates to an arrangement for locating files.

Im Büroalltag kann das Auffinden von Akten eine zeitaufwendige Suche erfordern, z. B. auf übervollen Schreibtischen oder bei falsch abgelegten Akten in einem großen Aktenregal. Wenn ei ne Akte nicht an ihrem Stammplatz in der Registratur hängt, kann sie entweder falsch abgelegt sein oder, je nach Büroorga nisation, aus den unterschiedlichsten Gründen bei den ver schiedensten Sachbearbeitern zur Bearbeitung vorliegen, bei spielsweise zur Fristüberwachung bzw. Fristnotierung, wegen des Eintrages einer Telefonnotiz in dieser Akte, oder zur Sach bearbeitung beim Erstellen bzw. Beantworten von Schriftsätzen.In everyday office life, locating files can be time-consuming Require search, e.g. B. on overcrowded desks or at incorrectly filed files on a large file shelf. If egg ne file is not attached to its regular place in the registry, it can either be stored incorrectly or, depending on the office organization nization, for a variety of reasons at the ver various clerks are available for processing for example, for monitoring deadlines or listing deadlines, because the entry of a telephone note in this file, or to the fact editing when creating or answering fonts.

Mittels eines im folgenden "Aktendokumentation" genannten Verfahrens kann nachgehalten werden, wo sich die Akte mo mentan befindet. Zu diesem Zweck muß eine genaue Dokumen tation des momentanen Aktenortes erfolgen, beispielsweise muß die Entnahme aus der Registratur vermerkt werden. Bei an schließender Abgabe der Akte an einen Sachbearbeiter muß dessen Empfang der Akte ebenfalls dokumentiert werden. Dies kann schriftlich auf Papier erfolgen oder elektronisch mit Lese geräten, z. B. Barcode-Lesern, wenn die Akten entsprechend mit Barcodes versehen sind, wobei die Lesegeräte vorteilhaft an ei ne Zentrale angeschlossen sind, in der der Aufenthaltsort einer bestimmten Akte abgefragt werden kann.By means of a document called "file documentation" The procedure can be followed up where the file mo mentally located. For this purpose, an exact document tion of the current file location take place, for example the removal from the registry is noted. At at final submission of the file to a clerk the receipt of the file is also documented. This can be done in writing on paper or electronically with reading devices, e.g. B. barcode readers, if the files with Barcodes are provided, the readers advantageously on egg ne headquarters are connected, in which the whereabouts of a certain files can be queried.

Diese Aktendokumentation ist vergleichsweise aufwendig und andererseits nicht frei von Fehlern, da beispielsweise unter Zeitdruck die entsprechenden Handlungen möglicherweise nicht ausgeführt werden. Eine demgegenüber sicherere, elektroni sche und automatische Aktendokumentation ist mittels eines Verfahrens und einer Vorrichtung möglich, wie sie aus der DE 198 12 883 A1 bekannt sind. Dabei werden die Objekte mit Transpondern versehen und an allen voraussichtlichen Aufent haltsorten der Objekte werden Antennen installiert, so daß sich jederzeit feststellen läßt, wo sich das gesuchte Objekt befindet.This file documentation is comparatively complex and on the other hand not free of errors, for example under Time pressure the corresponding actions may not be be carried out. A more secure, electronic Automatic and automatic file documentation is by means of a Method and an apparatus possible, as described in DE 198 12 883 A1 are known. The objects are included Provide transponders and on all expected stays Stops of the objects antennas are installed so that can be determined at any time where the object sought is located.

Es ergibt sich auch bei einer derartigen Dokumentation nach wie vor das Problem, eine bestimmte Akte zu finden, denn das kon krete Auffinden der Akte, bis diese in die Hand genommen wer den kann, erfolgt ausschließlich manuell. Wenn beispielsweise zwei thematisch zusammengehörige Akten ineinandergesteckt sind und daher die innenliegende Akte bei einer zunächst durchgeführten optischen Suche nicht erkannt wird, oder wenn sich die gesuchte Akte innerhalb einer großen Anzahl anderer Akten befindet, oder wenn versehentlich die Akte in der Regi stratur an einer falschen Stelle einsortiert wurde, ermöglicht die Aktendokumentation lediglich eine grobe Aussage über den Aufenthaltsort der Akte, z. B. die Angabe eines Zimmers. Bis zum eigentlichen Auffinden der Akte ist dann nach wie vor ein erheblicher Suchaufwand erforderlich.It also emerges with such documentation faced the problem of finding a specific file because the con Find the file until it is picked up that can only be done manually. If, for example two thematically related files put together are and therefore the internal file at first performed optical search is not recognized, or if the searched file within a large number of others Files located, or if the file is accidentally in the regi If the structure was sorted in the wrong place, the File documentation just a rough statement about the Location of the file, e.g. B. specifying a room. To the actual location of the file is then still a considerable search effort required.

Aus der DE 43 22 500 A1 ist es bekannt, Aktenordner in spe ziell ausgestatteten Archiven aufzubewahren, wobei die Archive mit einer Stromversorgung und einer Leitung zur elektrischen Signalübertragung ausgestattet sind und wobei weiterhin die Aktenordner elektrische Kontakte aufweisen. Auch dieses System geht von einer ordnungsgemäßen Ablage der Akten aus, so daß dann innerhalb dieses geordneten Systems die Akte schnell auffindbar ist. Die in der Praxis vorkommenden Un regelmäßigkeiten werden durch dieses System nicht berück sichtigt, da beispielsweise ein mangelnder Kontaktschluß zwi schen den Akten und den entsprechend ausgerüsteten Archiven dazu führt, daß die gewünschte Signalübermittlung nicht statt finden kann.From DE 43 22 500 A1 it is known to file folders in spe to keep archives that are specifically equipped, the archives with a power supply and a line to the electrical Signal transmission are equipped and still the File folders have electrical contacts. This too System assumes that the files are properly filed from, so that then within this orderly system File can be found quickly. The Un occurring in practice regularities are not taken into account by this system views, since, for example, a lack of contact between files and the correspondingly equipped archives leads to the fact that the desired signal transmission does not take place Can be found.

Aus der DE 36 32 754 A1 ist eine Vorrichtung zur automati schen Eingabe von Daten in eine Speichereinrichtung zur Durchführung von Inventuren bekannt, bei der ein Lesegerät vorgesehen ist, welches für die Erkennung maschinenlesbarer Normschrift geeignet ist und welches zur automatischen Erfas sung eines Warenbestandes bei einer Inventur dient. Übertra gen auf das Auffinden von Akten ergibt sich das Problem, daß die optische Erkennung der Normschrift beispielsweise dann nicht möglich ist, wenn zwei Akten ineinandergesteckt sind, so daß dann das Auffinden der inneren Akte nicht möglich wäre. Weiterhin ergibt sich das Problem, daß sämtliche erkannten Objekte eingelesen werden, während zum Auffinden von Akten dies zu einer Informationsflut führen würde, die das gezielte Auffinden einzelner Akten erschweren oder unmöglich machen würde.DE 36 32 754 A1 describes an automatic device input of data into a storage device Carrying out inventories known using a reader is provided, which is machine-readable for the detection Standard font is suitable and which for automatic recording solution of an inventory during an inventory. Transfer The problem with finding files is that then the optical recognition of the standard font, for example is not possible if two files are nested, so that it would then not be possible to find the internal acts. There is also the problem that everyone recognized Objects are scanned while locating files this would lead to a flood of information that is targeted It makes finding individual files difficult or impossible would.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, das Auffinden von von Akten zu erleichtern und hierzu eine geeignete Anordnung anzugeben. Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen 2 bis 11 angegeben.The invention has for its object to find of files and a suitable arrangement specify. Advantageous embodiments of the invention are in subclaims 2 to 11 specified.

Diese Aufgabe wird durch eine Anordnung mit den Merkmalen des Anspruches 1 gelöst.This task is accomplished by an arrangement with the features of claim 1 solved.

Die Erfindung schlägt mit anderen Worten eine Anordnung vor, die im wesentlichen aus einem an jeder Akte befindlichen Ele ment mit individueller Kennzeichnung sowie aus einem bewegli chen Such- bzw- Lesegerät besteht, welches diese Kennzeich nungen erkennen kann. Dadurch, daß die aufzufindenden Akten im Lesegerät abgespeichert sind, kann dieses Gerät die einge henden Signale filtern und nur bei Erreichen einer der aufzufin denden Akten den Benutzer alarmieren.In other words, the invention proposes an arrangement which essentially consists of an el ment with individual labeling and from a moveable Chen search or reading device exists, which this characteristic can recognize. Because the files to be found are stored in the reader, this device can be switched on Filter existing signals and only to be found when one of them is reached Alarm the user of the files.

Die Suche wird mit Hilfe elektronischer bzw. elektromagneti scher Signale durchgeführt. Hierdurch können zuverlässig auch die inneren von ineinandergesteckten Akten aufgefunden wer den. In den einzelnen Akten sind Transponder vorgesehen, die ohne eigene Energiequelle bei entsprechender Anregung durch ein sogenanntes "Lesegerät" eine individuelle Kennzeichnung ausstrahlen, die sogenannte "Transponderkennung", welche dann wiederum von dem Lesegerät empfangen und ausgewertet wird. Die Transponder mit ihren zugehörigen Antennen weisen geringe bauliche Abmessungen auf und lassen sich daher pro blemlos in Aktendeckeln oder - z. B. als scheckkartenflache An steck- oder Klebeetiketten ausgestaltet - an den Akten befesti gen.The search is carried out with the help of electronic or electromagnetic shear signals carried out. This can also be done reliably the inside of nested files are found the. Transponders are provided in the individual files without own energy source with appropriate stimulation a so-called "reader" an individual identification broadcast, the so-called "transponder identification", which then again received and evaluated by the reader becomes. The transponders with their associated antennas point small structural dimensions and can therefore be pro easily in file covers or - e.g. B. as a credit card flat Stick-on or adhesive labels designed - attached to the files gene.

Die erfindungsgemäße Anordnung kann nicht nur für die reinen Suchvorgänge verwendet werden, sondern kostensparender weise kann auch eine eingangs erwähnte Aktendokumentation mit derselben Anordnung durchgeführt werden. In diesem Fall können mehrere an verschiedenen Orten befindliche Lesegeräte mit einem Zentralrechner verbunden sein, wobei die Lesegeräte jeweils eine eigene Kennung haben. Die an dem jeweiligen Ort abgelieferten Akten werden von dem Lesegerät erfaßt. Die Weiterleitung der Kennungen von Akte und Lesegerät zum Zen tralrechner ermöglicht eine eindeutige Zuordnung jeder Akte zu deren momentanem Ort.The arrangement according to the invention can not only for the pure Searches are used, but more cost-effectively A documentary document mentioned at the beginning can also be wise be carried out with the same arrangement. In this case can have multiple readers located in different locations be connected to a central computer, the readers each have their own identifier. The at the respective place Delivered files are captured by the reader. The Forwarding of the identifiers of file and reader to Zen tralrechner enables each file to be clearly assigned their current location.

Das Lesegerät kann eine große Anzahl unterschiedlicher Transponderkennungen nahezu gleichzeitig erfassen und unter scheiden. Erfindungsgemäß ist dabei vorgesehen, daß im Lese gerät die zu suchenden Akten abgespeichert sind und daß bei Auffinden einer dieser abgespeicherten Akten eine Anzeigevor richtung aktiviert wird, die beispielsweise ein akustisches oder optisches Signal abgibt. Durch dieses Signal erhält der Benutzer des Lesegerätes die Bestätigung, daß sich eine der gesuchten Akten im näheren Umfeld des Lesegerätes befindet. Daran an schließend kann eine intensivere manuelle Nachsuche mit opti scher Kontrolle durch den Suchenden erfolgen. Insbesondere bei einer falsch in der Registratur abgelegten Akte kann so die Suchzeit drastisch verkürzt werden, da nicht jede einzelne Akte "von Hand" kontrolliert werden muß, sondern vielmehr das Le segerät sehr schnell an den Akten vorbeigeführt werden kann. The reader can be a large number of different Capture transponder identifiers almost simultaneously and under divorce. According to the invention it is provided that in reading the files to be searched are stored and that at Find one of these stored files direction is activated, for example an acoustic or emits optical signal. The user receives this signal the reader the confirmation that one of the searched Files are located in the immediate vicinity of the reader. At that finally, a more intensive manual search with opti control by the seeker. In particular if a file is incorrectly filed in the registry, the Search time can be drastically reduced, since not every single file must be checked "by hand", but rather the Le segerät can be guided very quickly past the files.

Die zwischen Lesegerät und Transponder zur Signalübertra gung überbrückbare Entfernung, die noch ein sicheres Erken nen des Transponders durch das Lesegerät ermöglicht, liegt üb licherweise im Zentimeter- bis Dezimeter-Bereich. Daher erfolgt vorteilhafterweise eine Signalisierung nicht bereits beim Betre ten des Raumes, in dem sich eine gesuchte Akte befindet, son dern erst in der Nähe der gesuchten Akte, so daß die manuelle Nachsuche schnell zum Auffinden der Akte führen kann. Die Übertragungsreichweite kann zudem durch die Ausgestaltung des Transponders und/oder des Lesegerätes beeinflußt wer den, insbesondere eingeschränkt werden, so daß eine ver gleichsweise genaue Lokalisierung der aufzufindenden Akte er möglicht wird und die manuelle Nachsuche entsprechend verein facht wird. Die Beeinflussung der Übertragungsreichweite kann z. B. durch die Ausgestaltung der Antennen von Transponder und/oder Lesegerät erfolgen, oder durch die Ausgestaltung der Gehäuse von Transponder und/oder Lesegerät mit teilweise abschirmender, die Antennenleistung beschränkender Wirkung.The between reader and transponder for signal transmission bridgeable distance, which is still a safe detection The transponder is enabled by the reader, is more than usual certainly in the centimeter to decimeter range. Therefore it is done Advantageously, signaling is not already given to the supervisor ten of the room in which a file is located, son only in the vicinity of the file sought, so that the manual Searches can quickly lead to finding the file. The Transmission range can also by the design who affects the transponder and / or the reader the, in particular, be restricted so that a ver equally precise localization of the files to be found is possible and combine manual search accordingly is fold. Influencing the transmission range can e.g. B. by the design of the antennas of transponders and / or reader, or by the design of the Housing of transponder and / or reader with some shielding, limiting the antenna performance.

Wenn mehrere der in dem Speicher aufgelisteten, aufzufinden den Akten durch das Lesegerät gefunden wurden, kann die An zeigevorrichtung ein dementsprechend abgeändertes Signal aussenden, so daß der Benutzer des Lesegerätes darüber in formiert ist, daß nicht nur eine Akte im Bereich des Lesegerätes von Hand nachzusuchen ist. Gegebenenfalls können die Akten zeichen der aufgefundenen Akten auf einem optischen Anzei genfeld des Lesegerätes in Klarschrift angezeigt werden, um dem Benutzer das Nachsuchen der aufzufindenden Akte zu er leichtern.If more than one of those listed in memory can be found The files can be found by the reader, the An Show device a correspondingly modified signal send out so that the user of the reader about it in is formed that not only a file in the area of the reader to be searched by hand. If necessary, the files Marks of the files found on an optical display gene field of the reader can be displayed in plain text in order the user to search for the files to be found easier.

Wenn das Lesegerät ohnehin eine optische Anzeige aufweist, um sämtliche im Speicher befindlichen, aufzufindenden Akten anzuzeigen, so kann in dieser Liste eine optische Markierung der aufgefundenen Akten erfolgen, um die Nachsuche zu er leichtern. Als Bestandteile eines alphanumerischen Aktenzei chens werden hierbei nicht nur Ziffern und Buchstaben angese hen, sondern auch die Sonderzeichen wie Punkte, mathemati sche Symbole, (Schräg-)Striche und dergleichen, die üblicher weise auf einer Schreibmaschinen- bzw. Computertastatur vor gesehen sind.If the reader has an optical display anyway, to all files to be found in the memory display, there can be an optical marking in this list of the files found are done in order to search for them easier. As part of an alphanumeric file chens not only digits numbers and letters hen, but also the special characters such as dots, mathematical cal symbols, (slash) lines and the like, the more common on a typewriter or computer keyboard are seen.

Eine Erfindungsgemäße Anordnung wird anhand der rein sche matischen und beispielhaften Zeichnungen im folgenden näher erläutert. Dabei zeigtAn arrangement according to the invention is based on the purely cal matical and exemplary drawings in the following explained. It shows

Fig. 1 eine Draufsicht auf ein Lesegerät, Fig. 1 is a plan view of a reading device,

Fig. 2 ein Lesegerät, welches während eines Suchvor ganges in der Nähe einer Akte angeordnet ist, und Fig. 2 shows a reader which is arranged during a search operation near a file, and

Fig. 3 einen Computer mit zugehöriger Tastatur sowie mit angeschlossenen Bestandteilen einer Erfindungs gemäßen Anordnung. Fig. 3 shows a computer with an associated keyboard and connected components of an inventive arrangement.

In den Zeichnungen ist mit 1 ein Lesegerät bezeichnet, welches ein etwa T-förmiges Gehäuses 2 aufweist, mit einem Gehäuse kopf 3 und einem Griffbereich 4. Im Gehäusekopf 3 ist ein LCD- Anzeigenfeld 5 vorgesehen, in dem eine Vielzahl von Kenn zeichnungen 6 angezeigt ist, bei dem dargestellten Ausfüh rungsbeispiel in Fig. 1 in Form von zwei Spalten derartiger Kennzeichnungen 6. Das dargestellte Lesegerät dient rein bei spielhaft zum Auffinden von Akten. Jede Kennzeichnung 6 ent spricht daher einer bestimmten Akte.In the drawings, 1 denotes a reader, which has an approximately T-shaped housing 2 , with a housing head 3 and a grip area 4 . In the housing head 3 , an LCD display field 5 is provided, in which a plurality of markings 6 is displayed, in the illustrated embodiment in FIG. 1 in the form of two columns of such markings 6 . The reader shown is used purely for finding files. Each label 6 therefore corresponds to a specific file.

Im Gehäusekopf 3 ist weiterhin ein Sender/Empfänger 7 vorge sehen, wobei rein beispielhaft ein Bereich des Gehäusekopfes 3 durch eine unterschiedliche Oberflächenstruktur, durch eine unterschiedliche Farbgebung oder auf ähnliche Weise gekenn zeichnet sein kann, um dem Benutzer die Abstrahlrichtung des Senders kenntlich zu machen und daher die Handhabung des Lesegerätes 1 zu vereinfachen.In the housing head 3 , a transmitter / receiver 7 is further provided, a region of the housing head 3 can be characterized purely by way of example by a different surface structure, by a different color scheme or in a similar manner in order to make the radiation direction of the transmitter known to the user and therefore to simplify the handling of the reader 1 .

Im Lesegerät 1 ist weiterhin ein elektronischer Speicher vorge sehen, in welchen die aufzufindenden Akten eingegeben wer den können. Diese Eingabe erfolgt mittels einer im Griffbereich 4 vorgesehenen Tastatur 8, wobei rein beispielhaft vorgesehen ist, sämtlichen Buchstaben sowie sämtlichen Ziffern von 0 bis 9 sowie bestimmten Sonderzeichen jeweils eine eigene Taste zu zuordnen.In the reader 1 , an electronic memory is further provided, in which the files to be found can be entered. This input takes place by means of a keyboard 8 provided in the grip area 4 , whereby it is provided purely by way of example to assign a separate key to all letters and all numbers from 0 to 9 and certain special characters.

Mit Hilfe einer zusätzlichen Funktionstaste 9 kann eine Mehr fachbelegung der Tasten erfolgen und eine zusätzliche Funktion bei bestimmten Tasten aufgerufen werden. So kann beispiels weise "S" außer zur Eingabe des Buchstabens "S" auch für "Suchen" stehen, so daß im Anschluß an die erwähnte Eingabe aufzufindender Akten die Funktionstaste 9 und die Taste "S" betätigt werden, so daß der Sender/Empfänger 7 des Lesegerä tes 1 aktiviert wird und mit Hilfe des Lesegerätes 1 bestimmte Akten gesucht werden können.With the help of an additional function key 9 , the keys can be assigned multiple functions and an additional function can be called up for certain keys. For example, "S" can also be used for "search" in addition to entering the letter "S", so that the function key 9 and the "S" key can be pressed after the input of the files to be found, so that the transmitter / receiver 7 of the reader 1 is activated and certain files can be searched for with the aid of the reader 1 .

Sollte vorgesehen sein, daß Transponderkennungen in das Le segerät 1 eingegeben werden, so kann vorteilhaft vorgesehen sein, daß spätestens mit dem erwähnten Einschalten des Such modus die Anzeige auf dem Anzeigenfeld 5 von der Darstellung der eingegebenen Transponderkennungen als Kennzeichnun gen 6 auf die Darstellung von Aktenzeichen umgeschaltet wird. Vorteilhaft ist die Eingabe unmittelbar der Aktenzeichen in das Lesegerät 1 vorgesehen, da dies einen für den Benutzer einfa cheren Arbeitsablauf ermöglicht.Should it be provided that transponder identifiers are entered into the reader 1 , it can advantageously be provided that at the latest when the search mode is switched on, the display on the display field 5 changes from the representation of the entered transponder identifiers as identifiers 6 to the representation of file numbers is switched. The entry of the file number in the reader 1 is advantageously provided, since this enables a simpler workflow for the user.

Zunächst wird eine Liste der zu suchenden Akten mit Hilfe der Tastatur 8 in den Speicher des Lesegerätes 1 eingegeben. Vorteilhaft können dabei die eingegebenen Kennzeichnungen auf dem Anzeigenfeld 5 angezeigt werden, so daß dem Benut zer eine Kontrolle über die richtige Eingabe von Daten in das Lesegerät 1 möglich ist.First, a list of the files to be searched for is entered into the memory of the reader 1 using the keyboard 8 . The entered markings can advantageously be displayed on the display field 5 , so that the user can control the correct input of data into the reader 1 .

In Fig. 2 ist rein schematisch dargestellt, wie das Lesegerät 1 mit seinem Sender/Empfänger 7 auf eine Akte 10 ausgerichtet ist. Die Akte 10 weist einen doppelwandigen Aktenrücken 11 auf, wobei hier zwischen den beiden Wandungen des Aktenrüc kens 11 herstellerseitig die Akte 10 mit einem gestrichelt ange deuteten kreisrunden Transponder 12 ausgestattet sein kann. Alternativ kann ein derartiger Transponder 12 in Form eines rechteckig dargestellten, aufklebbaren Etikettes ausgestaltet sein, wie dies auf der Vorderseite der Akte 10 angedeutet ist. Um eine Verletzung oder Entfernung des aufgeklebten Trans ponders 12 von der Außenseite der Akte 10 zu verhindern, kann dieser aufgeklebte Transponder 12 abweichend von dem dar gestellten Ausführungsbeispiel auch auf der Innenseite des Ak tendeckels angebracht sein, da dies für die Sende- bzw. Emp fangsleistung des Lesegerätes 1 unerheblich ist.In Fig. 2 is shown purely schematically how the reader 1 is aligned with its transmitter / receiver 7 on a file 10 . The file 10 has a double-walled file spine 11 , wherein here between the two walls of the Aktenrüc kens 11 manufacturer's file 10 can be equipped with a circular transponder 12 indicated by dashed lines. Alternatively, such a transponder 12 can be designed in the form of a rectangular, stick-on label, as indicated on the front of the file 10 . In order to prevent injury or removal of the glued-on trans ponder 12 from the outside of the file 10 , this glued-on transponder 12 may also be attached to the inside of the file cover, in contrast to the exemplary embodiment presented, since this is the transmission or receiving power the reader 1 is irrelevant.

Stellt eine im Lesegerät 1 vorgesehene Vergleichsschaltung ei ne Übereinstimmung zwischen der Transponderkennung des Transponders 12 an der Akte 10 mit einer im Speicher des Le segerätes 1 hinterlegten Kennzeichnung fest, so ertönt ein akustischer Alarm. Gleichzeitig wird die entsprechende Kenn zeichnung 6 auf dem Anzeigenfeld 5, beispielsweise durch ei nen Farbumschlag, durch Unterstreichung, durch ein neben die ser Kennzeichnung erscheinendes optisches Signal oder auf ähnliche Weise von den anderen Kennzeichnungen 6 unter scheidbar markiert. Der Benutzer kann erstens aufgrund des akustische Signals in seiner Suchbewegung anhalten und zweitens auf dem Anzeigenfeld 5 ablesen, welche Akte in der Nähe des Gehäusekopfes 3 befindlich sein muß, die er dann auf vergleichsweise einfache Weise von Hand nachsuchen kann.If a comparison circuit provided in the reader 1 detects a match between the transponder identification of the transponder 12 on the file 10 with a label stored in the memory of the reader 1 , an audible alarm sounds. Simultaneously, the corresponding characteristic is drawing 6 on the display panel 5, marked for example by ei NEN color change, underlined, by appearing beside the labeling ser optical signal or in a similar manner from the other labels 6 under distinguishable. The user can firstly stop on the basis of the acoustic signal in his search movement and secondly read off on the display field 5 which files must be in the vicinity of the housing head 3 , which he can then search for by hand in a comparatively simple manner.

Verläßt das Lesegerät 1 den Übertragungsbereich, in dem eine Signalübertragung von dem Transponder 12 der Akte 10 mög lich ist, so erlischt die Markierung. Auf diese Weise wird die ma nuelle Nachsuche erleichtert, weil sets nur die markierten Akten in der Nähe des Lesegerätes 1 befindlich sein können.If the reader 1 leaves the transmission range in which signal transmission from the transponder 12 of the file 10 is possible, the marking disappears. In this way, the manual search is made easier because sets can only be the marked files in the vicinity of the reader 1 .

Die elektronische Schaltung des Lesegerätes 1 kann nach ei nem derartigen, positiv abgeschlossenen Vergleich zwischen empfangener Transponderkennung und Speichereintrag die entsprechende Kennzeichnung 6 selbsttätig aus dem Speicher und aus dem Anzeigenfeld 5 entfernen. Vorteilhaft ist jedoch vorgesehen, daß der Benutzer die Löschung einer im Speicher des Lesegerätes 1 eingetragenen Kennzeichnung 6 von Hand vornimmt oder zumindest einen Löschungsvorschlag des Lese gerätes 1 bestätigt.The electronic circuit of the reading device 1 can automatically remove the corresponding identification 6 from the memory and from the display field 5 after such a positive comparison between the received transponder identification and the memory entry. However, it is advantageously provided that the user deletes a marking 6 entered in the memory of the reading device 1 by hand or at least confirms a deletion suggestion of the reading device 1 .

Auf diese Weise kann eine Kontrolle durch den Benutzer erfol gen, ob die Akte auch tatsächlich gefunden wurde und damit zu verlässig aus der im Speicher des Lesegerätes 1 vorhandenen Liste der noch zu suchenden Akten gestrichen werden kann. Insbesondere wenn beim schnellen Absuchen eines Aktenregals eine Signalisierung zunächst erfolgte, die Weiterbewegung des Lesegerätes 1 jedoch zu einem Erlöschen der Markierung der betreffenden Kenzeichnung 6 im Anzeigenfeld 5 führte, weil der Übertragungsbereich verlassen wurde, ist vorteilhaft keine au tomatische Löschung dieser Kennzeichnung erfolgt. Vielmehr kann das Lesegerät 1 zurück in den Übertragungsbereich ge führt werden, so daß erneut eine Signalisierung erfolgt, eine Kennzeichnung 6 markiert wird und anschließend die manuelle Nachsuche beginnen kann. Nach Auffinden der betreffenden Akte kann dann die manuelle Löschung der Akte aus dem Spei cher des Lesegerätes 1 erfolgen.In this way, the user can check whether the file has actually been found and can therefore be reliably removed from the list of files still to be found in the memory of the reader 1 . In particular, when a signaling was initially carried out when a file shelf was being searched quickly, the further movement of the reading device 1, however, led to the marking of the relevant identification 6 in the display field 5 being extinguished because the transmission area had been left, advantageously no automatic deletion of this marking has taken place. Rather, the reader 1 can be led back into the transmission area, so that signaling takes place again, a marking 6 is marked and the manual search can then begin. After the relevant file has been found, the manual deletion of the file from the memory of the reader 1 can then take place.

In Fig. 3 ist eine Anordnung aus mehreren Komponenten dar gestellt. Rein beispielhaft sind hier Verbindungskabel angedeu tet, wobei jedoch auch drahtlose Verbindungen z. B. mittels In frarot-Schnittstellen möglich sind. Schematisch ist ein Computer 14 angedeutet, der über eine an sich bekannte Tastatur 15 ver fügt. Beim Anlegen einer Akte 10 kann daher zunächst ein al phanumerisches Aktenzeichen für die Akte 10 vergeben werden, wobei dieses Aktenzeichen in Fig. 2 mit 18 bezeichnet ist und mittels eines Klebeetikettes oder handschriftlich auf der Akte 10 angebracht sein kann. Es kann vorgesehen sein, das Aktenzei chen 18 unmittelbar auf dem Transponder 12 anzubringen, z. B. wenn der Transponder 12 als beschreibbares Klebeetikett aus gestaltet ist. Diese individuelle alphanumerische Kennzeichnung der Akte in Form des Aktenzeichens 18 wird mittels der Tastatur 15 in eine Datenbank des Computers eingegeben.In Fig. 3 an arrangement of several components is provided. Connection cables are indicated purely by way of example, although wireless connections, for. B. are possible by means of infrared interfaces. A computer 14 is schematically indicated, which has a keyboard 15 known per se. When a file 10 is created, an al-numeric file number can therefore first be assigned to the file 10 , this file number being designated 18 in FIG. 2 and can be attached to the file 10 by means of an adhesive label or by hand. It can be provided to attach the Aktenzei Chen 18 directly on the transponder 12 , for. B. if the transponder 12 is designed as a recordable adhesive label. This individual alphanumeric identification of the file in the form of the file number 18 is entered into a computer database using the keyboard 15 .

Eine Transponderschale 17 ist mit dem Computer 14 verbunden. Diese Transponderschale 17 weist eine Mulde 19 auf, in die ein Transponder 12 eingelegt werden kann. Über den Computer 14 und dessen Monitor kann nun die alphanumerische Transpon derkennung des in der Mulde 19 befindlichen Transponders 12 angezeigt werden. Diese Transponderkennung kann neben an deren Daten bei dem Anlegen der neuen Akte in eine Daten bank eingegeben werden. Diese Datenbank enthält außer der Transponderkennung zumindest auch das Aktenzeichen 18, so daß diese Datenbank als Vergleichsliste bezeichnet ist, die eine eindeutige Zuordnung zwischen den für den Menschen lesbaren Aktenzeichen 18 und den für das Lesegerät 1 erkennbaren Transponderkennungen schafft.A transponder shell 17 is connected to the computer 14 . This transponder shell 17 has a trough 19 into which a transponder 12 can be inserted. Via the computer 14 and its monitor, the alphanumeric transponder identification of the transponder 12 located in the recess 19 can now be displayed. This transponder identifier can be entered in a database in addition to other data when the new file is created. In addition to the transponder identifier, this database also contains at least the file number 18 , so that this database is referred to as a comparison list, which creates a clear association between the file number 18 which can be read by humans and the transponder identifiers which can be recognized by the reading device 1 .

Über Anschlußmittel 16 ist ein Lesegerät 1 mit dem Computer 14 verbunden, so daß eine derartige Vergleichsliste vom Com puter 14 in das Lesegerät 1 geladen werden kann und bei wechselndem Aktenbestand die jeweils aktuelle Vergleichsliste im Lesegerät 1 vorliegt.Via connection means 16 a reading device 1 is connected to the computer 14, so that such a comparison list of Com puter 14 may be loaded into the reader 1 and with changing inventory files each current comparison list in the reading device 1 is present.

Dabei kann das Lesegerät akkubetrieben sein, wobei die Akku muklatoren z. B. dadurch aufladbar sind, daß das gesamte Le segerät 1 in eine nicht dargestellte Ladeschale gestellt wird, oh ne daß es geöffnet werden muß und die Akkus entnommen wer den müssen. Diese Ladeschale kann über Kontakte, die am Ge häuse des Lesegerätes 1 vorgesehen sind, auch eine drahtge bundene oder drahtlose Datenverbindung zwischen dem Com puter 14 und dem Lesegerät 1 schaffen.The reader can be battery operated, the battery muklatoren z. B. are chargeable that the entire Le segerät 1 is placed in a charging cradle, not shown, oh ne that it must be opened and the batteries removed who must. This charging can contacts on Ge housing of the reading device 1 provided also provide a drahtge Thematic or wireless data connection between the com puter 14 and the reading device. 1

Besonders vorteilhaft kann vorgesehen sein, die Transponder schale 17 nicht nur zum Auslesen der Transponderkennung zu benutzen, sondern bei Verwendung von beschreibbaren Trans pondern 12 auch als Schreibvorrichtung. In diesem Fall kann die Transponderkennung nach den Wünschen des Benutzers ein gerichtet werden, so daß auf besonders einfache Weise ohne Verwendung einer Vergleichsliste die Transponderkennung ge nau der alphanumerischen Kennzeichung entsprechen kann, die das Aktenzeichen 18 bildet. Übertragungsfehler, wie sie anson sten beim Erstellen oder Auswerten der erwähnten Vergleichsli ste auftreten könnten, sind somit ausgeschlossen.It can be particularly advantageous to use the transponder shell 17 not only for reading out the transponder identifier, but also when using writable transponders 12 as a writing device. In this case, the transponder identifier can be set up according to the wishes of the user, so that the transponder identifier can correspond to the alphanumeric identifier which forms the file number 18 in a particularly simple manner without using a comparison list. This eliminates transmission errors that could otherwise occur when creating or evaluating the comparison lists mentioned.

Wenn nicht lose Transponder 12 verwendet werden, sondern Akten 10 mit bereits angebrachten Transpondern 12, kann vor teilhaft eine in Fig. 3 ebenfalls dargestellte Aktenschale 20 Ver wendung finden, die durch einen seitlichen Anschlag 21 und ei ne Rückseite 22 eine definierte Anordnung der Akte in der Ak tenschale 20 ermöglicht, so daß ein zuverlässiger Lese- bzw. Schreibzugriff auf den in der Akte 10 vorgesehenen Transpon der 12 erfolgen kann, indem der Lese- bzw. Schreibkopf der Aktenschale 20 dem Transponder 12 nahe benachbart ist. Ggf. kann zur Verwendung von Aktendeckeln unterschiedlicher Her steller, mit dementsprechend unterschiedlichen Anbringungsor ten der Transponder am Aktendeckel, der Lese- bzw. Schreib kopf der Aktenschale 20 verstellbar gelagert sein.If not loose transponders 12 are used, but files 10 with transponders 12 already attached, a file tray 20, also shown in FIG. 3, can be found before using a defined arrangement of the files in by a side stop 21 and a rear side 22 the Ak tenschale 20 enables so that a reliable read or write access to the provided in the file 10 Transpon 12 can be done by the read or write head of the file shell 20 is the transponder 12 closely adjacent. Possibly. can for the use of file covers different manufacturers, with accordingly different attachment locations of the transponder on the file cover, the read or write head of the file shell 20 can be adjustably mounted.

Durch die Anbindung des Lesegerätes 1 an den Computer 14 wird eine vergleichsweise umständliche Bedienung der Tastatur 10 für sämtliche anzulegenden bzw. mit einem Transponder 12 versehenen Akten 10 vermieden. Stattdessen werden die ent sprechenden Daten einfach vom Computer 14 in das Lesegerät 1 übertragen. Die Tastatur 8 des Lesegerätes 1 dient lediglich zur Eingabe der demgegenüber geringeren Anzahl jeweils zu suchender Akten, jedoch kann auch hier eine Anbindung an den Computer 14 dahingehend vorgesehen sein, daß die "Suchliste" ebenfalls im Computer 14 erstellt wird und dann über die An schlußmittel 16 in den Speicher des Lesegerätes 1 übertragen wird. Auf diese Weise kann das Lesegerät 1 vorteilhaft klein und leichtgewichtig ausgestaltet werden und die Eingabe von alpha numerischen Daten kann für den Benutzer mit der gewohnten PC-Tastatur 15 erfolgen. Die Handhabung dieser Tastatur 15 ist erwartungsgemäß schneller und vor allem sicherer, so daß die Fehleingabe von Zeichen gegenüber der Verwendung PC- untypischer Tastaturen verringert sein kann.By connecting the reading device 1 to the computer 14 , a comparatively cumbersome operation of the keyboard 10 for all files 10 to be created or provided with a transponder 12 is avoided. Instead, the corresponding data are simply transferred from the computer 14 into the reader 1 . The keyboard 8 of the reader 1 is used only for entering the smaller number of files to be searched for, but a connection to the computer 14 can also be provided here in such a way that the "search list" is also created in the computer 14 and then via the connection means 16 is transferred to the memory of the reader 1 . In this way, the reader 1 can advantageously be made small and light-weight and the input of alpha-numeric data can be done for the user with the usual PC keyboard 15 . As expected, the handling of this keyboard 15 is faster and, above all, more secure, so that the incorrect input of characters can be reduced compared to the use of non-PC keyboards.

Insbesondere, wenn die erwähnte Vergleichsliste Verwendung findet, kann der Anschluß des Lesegerätes 1 über die An schlußmittel 16 an den Computer 14 eine Verringerung der im Lesegerät erforderlichen Speicherkapazität ermöglichen. In die sem Fall muß nämlich im Lesegerät 1 nicht die komplette Ver gleichsliste des gesamten Aktenbestandes vorgesehen sein, sondern es kann vorgesehen sein, im Computer 14 die Liste der aufzufindenden Akten zusammenzustellen und lediglich eine kleine Vergleichsliste, die nur diese aufzufindenden Akten ent hält, an das Lesegerät zu übertragen.In particular, if the comparison list mentioned is used, the connection of the reading device 1 via the connection means 16 to the computer 14 can enable a reduction in the storage capacity required in the reading device. In this case, namely, the complete comparison list of the entire file inventory must not be provided in the reader 1 , but it can be provided that the list of files to be found is compiled in the computer 14 and only a small comparison list which only contains these files to be found to transfer the reader.

Claims

1. arrangement for locating files ( 10 ),
wherein each file ( 10 ) has an individual alphanumeric identifier, referred to as a file number ( 18 ),
and each file ( 10 ) is provided with a transponder ( 12 ), which has an individual identifier, referred to as a transponder identifier,
with a hand-held portable reader ( 1 ) for reading out the transponder identifier,
wherein the reading device ( 1 ) has an erasable memory for the identification of several files ( 10 ),
and input means are assigned to the reading device ( 1 ) such that the identifications of a number of files ( 10 ) to be found can be entered into the memory via these input means,
and wherein the reading device ( 1 ) has an electronic circuit called a comparison circuit which compares the transponder identifiers received by the reading device ( 1 ) with the identifications of the files ( 10 ) to be found in the memory,
and wherein the reading device ( 1 ) has an electronic circuit, called an evaluation circuit, which activates a display device if the comparison circuit determines a match.

2. Arrangement according to claim 1, characterized in that the evaluation circuit is effectively connected to the memory, such that, after a circuit determined by the comparison circuit, the identification of the relevant file ( 10 ) is deleted from the memory.

3. Arrangement according to claim 2, characterized by a Confirmation button and an electronic scarf processing, which the deletion only after actuation of the loading confirmation key takes effect.

4. Arrangement according to one of claims 1 to 3, characterized by marked as a comparison list electronic memory, on the one hand file number ( 18 ) and on the other hand contains transponder identifiers, each file number ( 18 ) being assigned a transponder identifier.

5. Arrangement according to claim 4, characterized by connection means ( 16 ) to a computer ( 14 ), such that the comparison list from the computer ( 14 ) can be transferred into an electronic memory referred to as the second comparison list of the reading device ( 1 ).

6. Arrangement according to one of claims 1 to 3, characterized in that the transponder identifier with the file number ( 18 ) is identical.

7. Arrangement according to claim 6, characterized by a transponder ( 12 ) with a user-writable identification, and by a writing device for entering a transponder identifier in a transponder ( 12 ).

8. Arrangement according to one of the preceding claims, characterized by an acoustic indicator.

9. Arrangement according to one of the preceding claims, characterized by an alphanumeric character representing display field ( 5 ).

10. Arrangement according to one of the preceding claims, characterized by connection means to a computer ( 14 ), such that the computer keyboard ( 15 ) forms the input means of the reading device ( 1 ).

11. Arrangement according to one of the preceding claims, characterized by connection means to a computer ( 14 ), such that the memory of the reading device ( 1 ) can be written on by means of the computer keyboard ( 15 ).