CN1873673A - 管理计算机系统中的数字文档 - Google Patents
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Abstract
一种文档管理系统100，包括至少一个工作站110和120，该工作站中具有提供了至少一个与该系统的电子邮件服务器136的一个用户帐号相链接的专用电子邮件夹的电子邮件客户端112和122。该系统还包括具有用于存储数字文档的存储器146的文件系统140。该文档管理系统100配置成将电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到文件系统中的文件夹；将文件夹中的信息项，诸如文档或文档的参考文献表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项；以及使电子邮件服务器和文件系统同步，以便在电子邮件夹的相应的电子邮件项中，动态地反映文件夹中的信息项的变化。
Description
技术领域
本发明属于文档管理领域。在许多专业环境中，人们必须管理在制图、阅读、复习、修订、归档等等方面起作用的文档。在许多情况下，大多数人采用实物和手工的方式来管理文档，换句话说，通过将印刷或书写的纸件文档放在他们的桌面上或他们的抽屉中来管理他们的文档。随着文档数量不断增多，对这些文档的管理也变得越来越困难。应付这种问题的一种方法是数字化所有文档以及在计算机系统中管理数字文档。然后，将数字文档存储在文件系统中的文件夹中。另外，邮件服务器用于存储在电子邮件夹中排列的电子邮件，包括附件。
更具体地说，本发明涉及在包括至少一个工作站、文件系统和电子邮件服务器的计算机系统中管理文档的方法；
文件系统包括用于存储数字文档的存储器；
电子邮件服务器配置成存储各个用户帐号的电子邮件项；
至少一个工作站包括具有链接到电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个专门电子邮件夹的电子邮件客户端；
另外，本发明涉及用于实现该方法的计算机系统和用于使处理器执行该方法的计算机程序产品。
背景技术
对所谓的个人信息管理器(PIMs)，已经在上述方法和系统中作了描述，如Chandler
www.osafoundation.org。PIM’s的主要目标是更好地把典型的功能集成在电子邮件系统中，诸如日历、电子邮件、联系人、任务、注释和即时消息功能。PIM通常采用专用程序代替整个电子邮件客户端，执行一体化功能。通常分开保存在文件系统中存储的文档。由此，通过采用对初学者用户来说较为困难的PIMs专用工具来代替现有的工具，诸如电子邮件客户端和文件系统，实现一体化。
同时，还注意到已知将电子邮件附件自动保存为文件系统中的文件的电子邮件插件，例如如在
www.sperrysoftware.com上所述。
发明概述
本发明的目的是提供易于操作的方法和系统，用于处理在文件系统和电子邮件服务器中存储的数字内容。
为实现本发明的目的，如上所述的方法的特征在于包括：
将电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到文件系统中的文件夹；
将文件夹中的信息项，诸如文档或文档的参考文献表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项；以及
使电子邮件服务器和文件系统同步，以便在电子邮件夹的相应的电子邮件项中，动态地反映文件夹中的信息项的变化。
本发明的目的也通过文档管理系统来解决，该文档管理系统配置成：
将电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到文件系统中的文件夹；
将文件夹中的信息项，诸如文档或文档的参考文献表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项；以及
使电子邮件服务器和文件系统同步，以便在电子邮件夹的相应的电子邮件项中，动态地反映文件夹中的信息项的变化。
通过将文件夹中的信息项表示为相应的电子邮件客户端，最好是传统的电子邮件客户端的所链接电子邮件夹中的相应的电子邮件项，用户对在文件系统中存储的文档具有与电子邮件(以及它们的附件)相同的视图。信息项可以是例如文档或文档的参考文献(链接、快捷方式)。也允许用户收集与电子邮件系统中的一个视图的相同项目有关的文献和电子邮件。这使得查找和管理文档和电子邮件相当简单。通过使电子邮件服务器和文件系统同步，在由电子邮件客户端提供的文献上的视图中，自动反映文件夹中的文档的变化。用户可以使用电子邮件客户端的所有传统工具来管理电子邮件项，例如搜索、排序等等。
在本发明的实施例中，该方法进一步包括将电子邮件夹中的信息项，诸如电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档；以及
使电子邮件服务器和文件系统同步的步骤进一步包括在所链接的文件夹的相应文档中，动态地反映电子邮件服务器中，电子邮件夹中的信息项的变化。
在本发明的实施例中，文档管理系统进一步配置成将电子邮件夹中的信息项，诸如电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档；以及
使电子邮件服务器和文件系统同步以便在所链接的文件夹的相应文档中，动态地反映电子邮件服务器中，电子邮件夹中的信息项的变化。
通过将电子邮件夹中的信息项表示为文件系统，最好是传统的文件系统的所链接的文件夹中的相应文档，为用户提供与在文件系统中存储的文档相同的电子邮件附件的视图。通过使电子邮件服务器和文件系统同步，能在文件夹的文档中，自动反映电子邮件的变化。用户可以使用文件系统的所有传统工具来查找和管理文档和电子邮件附件。例如，用户可以将一个操作中的文档(包括电子邮件附件)拷贝到另一计算机或存储系统(例如便携式存储器，如USB键)。用户也可以使用先进的同步工具，诸如Microsoft的公文包，使不同计算机(例如台式和膝上型)间的文档(包括电子邮件附件)同步，为用户提供从用户不接入服务器的位置访问已经存储在服务器中的电子邮件附件的简单方法。另外，大大地简化电子邮件附件的备份，文件系统的传统备份也可以备份电子邮件附件，而不需要电子邮件服务器中的专用插件来访问电子邮件项。
在本发明的实施例中，文件夹中的信息项是文档，以及将文件夹中的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项的步骤包括在所链接的电子邮件夹中，创建用于该文档的相应的电子邮件项，以及表示电子邮件项中的该文档的元数据，诸如文档名。最好，文档标题表示在电子邮件项的主题字段中。文档的创建者可以表示在电子邮件的发送者(寄件人)字段中。文档的创建日期可以表示在电子邮件的接收字段中。这为用户提供有关用于常规电子邮件的元数据和文件夹中的文档的一致视图。
在本发明的实施例中，将文件夹中的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项的步骤进一步包括在所创建的电子邮件项中，插入到该文档的链接，诸如超级链接。通过该链接，用户能通过激活链接(例如点击或双击)，从电子邮件客户端直接访问文件，而不必浏览文件系统来定位文档。
在本发明的实施例中，电子邮件夹中的信息项是电子邮件项，以及将电子邮件夹中的信息项表示为所链接的文件夹中的相应文档的步骤包括将电子邮件项的内容从电子邮件服务器输出到所链接的文件夹中的相应文档。用这种方式，以与文档(文件)简单的方式，可使电子邮件的实际内容可用，而用户不必直接地输出电子邮件。最好，以适合于表示内容和通常在计算机系统上支持的格式，例如使用HTML格式，存储电子邮件内容。
在本发明的实施例中，电子邮件夹中的信息项是电子邮件项的附件，以及将电子邮件夹中的电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档的步骤包括将附件从电子邮件服务器输出到所链接的文件夹中的相应文档。用这种方式，在电子邮件系统外，也可以自动获得附件。
在优选实施例中，在电子邮件项中插入到对应于附件的文档的链接，诸如超级链接，以及删除电子邮件附件。用这种方式，用户仍然容易访问电子邮件附件(通过链接)，同时，能减小电子邮件系统的存储需求。用这种方式，减少归档电子邮件的存储空间需要，以便用户能更长久地保存所有相关电子邮件。
在本发明的实施例中，该方法进一步包括在电子邮件夹中创建特殊电子邮件项，表示电子邮件夹中的电子邮件项。用这种方式，一个电子邮件项能提供对所有相关电子邮件和文档的同步视图。该特定电子邮件能被打印或邮寄到其他用户。最好，特殊电子邮件也包括与文件夹中的实际包含的文档之间的链接。
在本发明的实施例中，将文件夹中的信息项表示为所链接的电子邮件夹中的电子邮件项的步骤包括允许与用户帐号有关的用户选择待表示的文件夹中的信息项的子集。如果用户不对文件夹中的所有文件感兴趣，这种情况尤为有利。用户可以以任何适当的方式选择子集，例如，系统可以向用户提供所有文档清单，用户能选择所感兴趣的文档。
在本发明的实施例中，允许用户选择信息项的子集的步骤包括允许用户指定元数据，用于基于所指定的元数据，执行信息项的子集的自动选择。例如，用户可以指定他感兴趣的创建周期、文档类型(例如仅Word文件)、文档的作者等等。系统使用该信息来执行文件夹中文件的自动过滤。
在本发明的实施例中，该方法进一步包括维护将电子邮件夹中的信息项与所链接的文件夹中的相应信息项相关联的信息。维护这种关系简化了同步。用这种方式，将使多个文档(例如相同电子邮件的附件)链接到一个电子邮件项变得更简单。最好，所维护的信息也包括由用户指定的元数据，以便过滤。
在本发明的实施例中，使电子邮件服务器和文件系统同步的步骤包括：校验电子邮件夹中的实际信息项和文件夹中的实际信息项是否与所维护的信息匹配；以及响应确定差异，执行校正操作来消除该差异。
用这种方式，能有效地执行同步。
在本发明的实施例中，校正操作包括下述的至少一个：
-响应检测到将文档添加到文件夹：将所添加的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项，以及可选地，在电子邮件项中添加到所增加的文档的链接；
-响应检测到从文件夹移去文档：移去对应于所移去的文档的电子邮件项，或从相应的电子邮件项移去与所删除的文档的链接；
-响应检测到将电子邮件项添加到电子邮件夹：将所添加的电子邮件项表示为所链接的文件夹中的相应文档；
-响应检测到将具有电子邮件附件的电子邮件项添加到电子邮件夹：将电子邮件附件表示为所链接的文件夹中的相应文档，从电子邮件项移去附件，以及将链接插入到对应于电子邮件项中的附件的文档上；
-响应检测到从电子邮件夹有意移去电子邮件项，移去对应于待移去的电子邮件项的所链接的文件夹中的文档；
-响应检测到有意移除具有到所链接的文件夹中的文档的链接的电子邮件项的电子邮件夹：将所链接的文档作为电子邮件附件添加到电子邮件项，以及移去电子邮件项。
用这种方式，使电子邮件服务器和文件系统自动保持同步。将意识到特别地，在移去某项之前需征求用户的许可。如果拒绝该许可，可以更新所维护的信息来反映不应当解决该差异。
在本发明的实施例中，文件夹是由具有各自的用户帐号的多个用户共享的文件夹。用这种方式，人们能通过一个统一接口，共享电子邮件和文档，有效地对相同项起作用。
在本发明的实施例中，进一步包括将与文件夹中的文档有关的截止日期表示为电子邮件夹中的相应的电子邮件项的电子邮件字段。这是将截止日期信息链接到文档的简单方法。传统的文件系统不提供这种功能。通常，用户将待由用户处理的文档接收为电子邮件的附件，其中，电子邮件本身提供该截止日期。通过将截止日期插入电子邮件的字段中，由电子邮件客户端提供的，有关所有文档的视图还提供该截止日期。这允许用户简单搜索或按截止日期排序。
本发明的这些和其他方面通过参考下文的实施例以及论述后变得显而易见。
附图说明
图1表示根据本发明的系统的框图；
图2示例说明同步电子邮件夹和文件夹；
图3表示用于访问根据本发明的系统的示例性用户界面；
图4示例说明响应添加或从文件夹移去文档的同步；
图5示例说明响应添加或移去电子邮件夹的电子邮件的同步；以及
图6示例说明用于管理同步的数据。
优选实施例详述
图1表示根据本发明的示例性文档管理系统100的框图。系统100包括至少一个工作站(示为工作站110和120)、文件系统140、电子邮件服务器系统130和用于使各个设备彼此连接的网络150。工作站110和120可以采用任何适当的形式，诸如个人计算机(PC)、膝上型计算机或移动手持设备(例如个人数字助理(PDA)、移动电话或数字照相机)。通常，这种工作站将包括用于控制工作站和执行用户应用程序的处理器、用户输出设备(例如显示器)、用户输入设备(例如键盘或鼠标)、工作存储器(例如RAM)、存储用于控制处理器的程序和用于存储数字文档的存储设备(例如硬盘、固态存储器，诸如闪存，未示出)。工作站的这些部件是非常熟悉的，因此在图中未示出。工作站110和120的每一项还包括各自的电子邮件客户端112、122。电子邮件客户端最好是使用连接到一个或多个电子邮件服务器130的适当传统电子邮件协议(诸如IMAP、Microsoft Exchange或HTTP)的传统的电子邮件客户端，如Microsoft的Outlook或Outlook Express。电子邮件客户端112、122的每一个具有链接到电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个专用电子邮件夹。如果工作站支持多个用户，最好在用户登陆时对用户身份和授权进行验证，随后将电子邮件客户端链接到用户的电子邮件夹。这本身是非常熟悉的。
文件系统140包括存储器146，用于存储数字文档。处理器144用于控制文件系统的操作。文件系统140可以使用传统的文件服务器实现，例如基于Windows或Linux服务器软件。可以使用传统的服务器硬件，例如基于Intel微处理器。如果需要，可以将文件系统的角色与其他设备的角色，特别是电子邮件服务器系统130集成。例如，文档可以存储在存储器138中。工作站的每一个具有不需要与系统100中的其他设备共享的其自己的文件系统也是可以的。
电子邮件服务器系统130包括电子邮件服务器136。服务器136最好基于传统的电子邮件服务器，诸如Microsoft的Exchange服务器。电子邮件服务器136通常实现为在操作系统，诸如Windows 2000服务器上执行的软件应用程序。可以使用传统的服务器硬件，例如基于在此不详细描述的Intel微处理器。示出了通常执行电子邮件服务器136软件的处理器134。如果需要，电子邮件服务器134也可以集成在其他设备的一个中。电子邮件服务器配置成在存储器，诸如存储器139中存储用于各个用户帐号的电子邮件项。实质上，如何在电子邮件服务器中创建用户帐号是非常熟悉的。
该系统用来简化文件的管理。使文件系统140和电子邮件服务器136的各项同步。特别地，该系统针对管理人类可读文件，诸如字处理文档、电子表格、PDFs、图形文档等等。这些电子文件将为“文档”。系统本身也能使非人类可读文件同步，但这不是该系统的主要目的。文件系统140中的文档可以使用特定的应用程序，诸如Word、WP、Powerpoint由用户生成、从数字照相机输入等等。特别地，可以使用文档处理设备160，创建文档。可以使用的适当的文档处理设备是例如数字复印机的Océ VarioPint 20×0系列。这些设备通常具有用户接口166，具有显示器和操作装置，诸如键，以及用于与工作站或服务器设备的至少一个双向通信的装置162。通信可以经由专用通信装置进行，但最好通过与用于其他设备间的通信的相同的网络150进行。文档处理系统可以采用多种形式，或这些形式的组合。例如，文档处理设备160可以是数字文档打印系统，包括包含打印单元，诸如激光打印机的文档处理单元164。也可以是包括包含扫描单元，诸如彩色扫描仪的文档处理单元164的数字文档扫描系统。数字文档复印系统160也可以包括包含复印单元的文档处理单元。复印单元可以由扫描单元和最好也能单独使用的打印单元。将会认可的是，每一个文档处理设备受内建的控制单元(未示出)控制，该控制单元基于微处理器，在适当的软件控制下运行。文档处理设备也可以包括用于存储数字文档，诸如将打印的文档、已经扫描的文档，或正在复印的文档的存储器(未示出)。使用打印单元，文档可以是通过打印机发送给发出打印任务的用户的校对文档(例如以PDF格式)。使用扫描或复印单元，文档可以是由设备扫入的文档，例如，以PDF格式或其他用户可选择格式。
电子邮件可以由系统的用户(或甚至自动)生成，但也可以通过外部网络170，诸如互联网，来自系统外部。在图1的示例性系统中，对电子邮件来说，外部网络可经由电子邮件服务器系统130访问。将认可的是，也可以使用其他物理配置，如使用路由器和/或防火墙设备来将网络150连接到互联网。
工作站110、120、可选文档处理设备160、文件系统140和电子邮件服务器系统130包括各自的通信装置114、124、162、142、132，用于通过网络150双向通信。网络可以使用任何适当的媒体技术，诸如有线网络(例如以太网)或无线网络(例如WiFi、蓝牙等等)或其混合。高级协议可以来自如用于互联网的TCP/IP协议簇。可以使用传统的硬件和/或软件实现通信装置。
根据本发明，文档管理系统100配置成将电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到文件系统中的文件夹。电子邮件夹与一个用户帐号或多个帐号(即，由多个用户共享)关联。该链接通常通过由处理器执行的适当的程序执行。最好，使用电子邮件服务器系统130中的处理器134。如果需要，也可以由通过诸如网络150的网络，与电子邮件服务器系统130通信的另一设备中的处理器，建立部分功能。根据本发明，文档管理系统100也可以配置成将文件夹中的信息项表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项，以及使电子邮件服务器和文件系统同步，以便动态地将文件夹中的信息项的变化反映在电子邮件夹中的相应的电子邮件项中。信息项原则上可以是文件夹中的任何信息项。由此，这能包含诸如文档或参考文档(例如快捷方式、超级链接等等)的信息项，但也可以包含与文件夹有关的元数据或文件夹中的信息项。这些元数据可以包括如名称、创建日期、修改日期、创建者姓名、使用权(例如只读、只写等等)等等的项。由于该系统主要针对人类可读信息项，该系统不打算处理如隐藏系统文件或系统属性的特定文件/信息项。
图2示例说明根据本发明的链接和同步。电子邮件服务器136中的电子邮件夹200链接到文件夹210。电子邮件夹与一个或多个用户帐号关联。文件夹也可通过一个或多个用户帐号访问。为成功链接，最好通过至少一个相同用户帐号访问电子邮件夹和所链接的文件夹。电子邮件夹200通常包括电子邮件项，诸如具有一个或多个附件的电子邮件202或电子邮件204(所示的是通过箭头，在该情况下所示的一个附件206)(该详情将在下文阐述)。文件夹210通常包括如由箭头216(其详情在下文阐述)所示的文档项，诸如引用文档的实际文档210或文件214(例如快捷方式)。箭头220示例说明使电子邮件夹200和文件夹210同步。最好，发生“完全”双向同步(由双箭头220所示)。实在需要的话，也可以是单向同步，或一个方向完全同步，以及另一方向不完全同步。
可以用许多方式建立同步，例如可以创建将与本地或网络驱动器上的文件夹同步的IMAP帐号。另外，可以向某个邮件客户端(诸如Microsoft Outlook或Outlook Express)创建一个插件。后一选项提供更多功能，因为可用于插件的所有信息和事件能用于同步。
图3示例说明具有与文件夹同步的、在该描述中，进一步称为“mye-Piles”的电子邮件夹1的Outlook Express中的插件。在该例子中，该系统支持具有分别同步的子电子邮件夹(示出了四个子文件夹)，以便如果需要的话，区分文件夹或文件夹的子目录。图3还示出了由插件提供的工具栏2。工具栏2具有按钮310，允许用户在“my e-Piles”电子邮件夹中创建e-Pile。可以向用户提供各种选项，诸如指定e-Pile的名称、指定同步的文件夹等等。图3的更多详情将在下文描述。
在根据本发明的实施例中，文件夹中的信息项是文档。例如，如图4A所示，用户将文档412添加到文件夹410，并由此形成文档414。用户可以以任何适当的方式，例如通过使用Windows Explorer拖拉它，或通过将其保存在应用程序，诸如Word中，将文档添加到该文件夹。根据本发明，因此，文件夹410与所链接的电子邮件夹400的同步确保文件夹410中的文档414表示为所链接的电子邮件夹400中的相应的电子邮件项402。该操作包括：为文档414创建电子邮件夹400中的相应的电子邮件项402，以及在电子邮件项中表示文档414的元数据。所表示的元数据可以包括从文件夹410或文档414导出的任何适当的元数据。最好，至少表示文档414的名称。例如，可以为电子邮件项的主题字段提供文档的名称。电子邮件项的接收字段可以包括创建文档414的日期，电子邮件项的寄件人字段可以包括文档414的创建人的名称等等。电子邮件项的主体字段可以包括文档的预告。最好主体字段仅包括文档的简短描述，以允许用户快速地定位e-Pile文件夹中的文档。该描述可以采用任何适当的形式，诸如文档的首行或图形元素，或文档页(例如首页)的缩略图表示。特别地，在文档不完全包括在电子邮件项中的情况下，最好将文件夹中的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项的步骤包括在所创建的电子邮件项中插入到该文档的链接，诸如超级链接。该链接例如可以插入电子邮件项的主体字段中。这也在图4中示例说明，其中，e-Pile400中的所创建的电子邮件项402包括到在所链接的文件夹中的文档414的链接404。用这种方式，用户可以快速地定位e-Pile文件夹中的文档，以及通过点击(或双击)该链接，访问实际文档。这将自动地定位与文档414的文件类型有关的应用程序，诸如浏览器应用。
图4B表示是否从所链接的文件夹410移去文档414的最佳同步。用户可以以任何适当的方式，例如使用Windows Explorer，拖拉它，或通过发出删除命令，从文件夹410移去文档414。所移去的文档表示为文档416。响应删除实际移去或从文件夹移去文档的意图，通过系统，从电子邮件夹400移去相应的电子邮件项402(和/或其中的可选链接404)。这通过使用虚线的电子邮件项和链接404来示出。例如，如果响应将文档增加到文件夹的事实，创建电子邮件，随后移去该文档最好导致移去电子邮件项。另一方面，如果该文档是“去耦”电子邮件附件，从文件夹移去该文档最好仅导致移去到该去耦附件的电子邮件项中的链接。如果从电子邮件夹移去电子邮件项，该移去可以是永久的，或可以包含将电子邮件项移去到非常熟悉的“删除项”电子邮件夹，允许由用户恢复电子邮件项。
将认可的是，同步可以完全是自动的，但也可以要求用户辅助，诸如请求确认。在优选实施例中，响应在e-Pile和文件夹间建立的链接，执行初始同步。例如，文件夹中的文档可以用e-Pile表示。这原则上能看作参考图4所述的，将文档添加到文件夹的重复操作。现在，能将文件夹中的所有现有文档可以视为已经添加。在优选实施例中，系统允许与用户帐号有关的用户来选择待描述的、文件夹中的信息项的子集。用这种方式，并非在e-Pile描述所有文档。如果文件夹是共享文件夹，以及用户仅对某些文档，例如由某一作者(例如他本人)创建的文档、最近的文档(即晚于预定日期)等等感兴趣，这特别有用。然后，系统执行自动过滤以及仅表示满足由用户指定的要求的文档。然后，仅使那些文档完全保持同步。最好，允许用户指定元数据(创建日期、(部分)文件名、创作者等等)，用于基于所指定的元数据，执行信息项子集的自动选择。该系统的用户接口提供简单的方法，诸如公知的弹出菜单，其中，用户能选择用于预定元数据清单上的元数据的标准。例如，用户最好能选择感兴趣的元数据项和用于那些项的每一个的标准，该标准可以是诸如“等于”、“小于”、“包括等等。允许用户设置元数据标准本身是非常熟悉的(例如从Windowns Explorer搜索)。
尽管迄今的描述强调文件夹与e-Pile同步，最好，也使用其他方向中的链接和同步。为此，该系统配置成将在电子邮件夹中的信息项表示为所链接的文件夹中的相应的文档。电子邮件夹中的信息项可以是适合于在文件夹中表示的任何信息，特别是电子邮件项(即电子邮件)和/或电子邮件项的附件。也可以表示与电子邮件夹有关的元数据，诸如电子邮件夹的名称。因此，该系统也配置成通过在所链接的文件夹中的相应文档中，动态地反映电子邮件服务器中，电子邮件夹中的信息项的变化，使电子邮件服务器和文件系统同步。图2中的双边箭头220也已经包含从电子邮件夹(e-Pile)200到文件夹210的同步。
图5表示同步的各个方面。在图5A中，将信息项(电子邮件502和一个附件504)添加到链接到文件夹510的e-Pile(电子邮件夹)500。可以以任何适当的形式，例如通过将电子邮件从另一电子邮件夹拖拉到e-Pile文件夹中，将信息项添加到e-Pile。同时，可以使用菜单按钮，诸如图3中的按钮320来将项添加到e-Pile。将意识到也可以使用应用程序中的插件，诸如Word来将文档保存到e-Pile中。添加到电子邮件夹500的电子邮件项(502变为506)表示为所链接的文件夹中的相应的文档512。在优选实施例中，在电子邮件夹中的信息项是电子邮件项502的附件的情况下，将电子邮件夹中的电子邮件项的附件504表示为所链接的文件夹中的相应文档的步骤包括将附件504从电子邮件服务器输出到所链接的文件夹510中的相应的文档514。在该实施例中，电子邮件502添加一个附件504导致在文件夹510中创建两个单独的文档：对应于电子邮件本身的第一文档512以及对应于附件504的第二文档514。将认可的是，以这种方式，每个附件能表示为文件夹510中的单独的文档。可选地，附件也保存在电子邮件夹中。然而，为减小电子邮件夹的存储量，最好在电子邮件夹500中的电子邮件项506中插入到对应于附件的文档的链接508，诸如超级链接，以及从电子邮件项506删除电子邮件附件504。
图5B表示响应检测到从电子邮件夹500移去了或正在移去电子邮件项506(具有到文件夹510中的文档514的可选链接508)，最好能够同步。从电子邮件夹移去电子邮件项506(由用于506和在电子邮件夹500中的电子邮件项522的虚线表示)。该系统移去对应于将移去的电子邮件项506的所链接的文件夹510中的文档512。如果电子邮件项506包括与所链接的文件夹510中的文档514的链接508，该所链接的文档514重新附加为所移去的电子邮件项522的电子邮件附件524，以及从文件夹移去所链接的文档514。如前所述，从文件夹移去在对应于将移去的电子邮件项的所链接的文件夹中的文档512。
图5C表示响应检测到从文件夹510移去(或正在移去)文档514，最好能够同步，其中，电子邮件项506包括与文档514的链接508。所移去的文档514示为在移去后的文档516。将认可的是，该移去是指至少删除或移到另一文件夹。响应检测到从文件夹移去文档514，该系统从相应的电子邮件项506移去到所删除的文档514的链接508。如果文档514是“去耦(de-coupled)电子邮件附件，最好执行该操作。另一方面，如果响应将文档514添加到文件夹，则创建电子邮件506，文档514的随后移去最好导致电子邮件项506的移去。用虚线表示该链接的移去。
图5D表示是否移去文档512(示为移去文档518)的最佳同步，其中，文档512对应于电子邮件项506。在这种情况下，也移去相应的电子邮件项506，用虚线表示。
在优选实施例中，将该系统配置成在电子邮件夹中创建特定的电子邮件项，以代表电子邮件夹中的电子邮件项，该特定电子邮件项能看作表示文件夹的内容的封面电子邮件。这在图3中示例。在该例子中，所同步的整个电子邮件夹称为“My e-Pile”以及包括四个单独的子文件夹，e-Piles。选择最后一个子文件夹“Presentation course”，如在图3中所看到的项1。项3表示该子文件夹包含四个正常的电子邮件项以及表示为4的一个特定项。在图3中，在窗口5中打开该附信邮件“Presentation course cover”。在文件夹中给出了四个规则项的概述。该概述最好提供下述的至少一个：
-用电子邮件表示的文件夹中的文档类型(例如电子邮件、Word文件、PDF文件等等)
-电子邮件项是否包括到文件夹中的其他文档的一个或多个链接
-电子邮件项的“寄件人”或“发送者”字段
-电子邮件项的“主题”字段
-创建相应文档(或接收电子邮件)的日期、相应文档的最后修改日期
-用户可编辑注释字段
-表示相应的文档存储在文件系统中的哪个文件夹中的“路径”字段。最好，该路径字段是允许直接访问所链接的文档的用户可选择链接。
在窗口5的顶部，示出了一些元数据，诸如e-Pile的名称、状态字段和截止时间字段。由于特定电子邮件项事实上是电子邮件，因此，能以为用户提供文档的良好概述的传统的方式，将其打印在纸件上。
在同一天提交的申请的未决专利申请“Handing digital documentin a network system”描述了如何经由电子邮件来管理工作站和文档处理装置间的交换。例如，将已经扫描的文档自动地加载在使用图3中的数字340表示的扫描电子邮件夹中的特定收件箱中。另外，可以将所扫描的文档发送为正规电子邮件。最好，所扫描的文档是电子邮件的附件。通过简单地将电子邮件拖拉到e-Pile，将所扫描的文档保存为文件系统的文件夹。不再需要类似保存附件和指定文件夹的操作。
根据本发明的系统也非常适合于所谓的交互式打印(IP)，也称为“邮箱打印”。邮箱打印的过程在申请人的专利EP129724中描述过以及在下文中概述。对交互式打印，首先，将待打印的文件存储在打印设备的存储器(或用于打印设备的控制系统)中，以及并不将其打印，直到操作者在该设备的本地用户接口，通过选择文件和启动其打印过程明确这种请求为止。当在打印机或控制系统接收用于打印的文件时，不管情形如何，从文件提取多个预定元数据，诸如所有者的姓名和文件本身的名称，并存储在管理系统中维护的清单中，然后，与所有者的姓名一起，将文件本身无变化地存储在接收设备的存储单元中。存储单元结合管理系统一起形成用于文档文件的“逻辑存储空间”集，在下文中称为“邮箱”，每个邮箱分配给一个用户。当打印机的操作者想打印特定的文档文件时，他通过按压打印机设备的用户接口的适当按键，调用所接收的文档文件的清单。然后，自动显示、按所有者姓名排序文档文件的清单。前面提到的申请人的共同未决专利申请，在此引入以供参考，描述了在电子邮件系统的文件夹中，如何表示这种邮箱。通过将它们从打印电子邮件夹简单拖拉到e-Pile，能轻易将这种“打印电子邮件”保存到文件系统中是很清楚的。在e-Pile中表示的文档能容易通过将其拷贝到电子邮件打印文件夹中来打印。
最好，该系统还提供用于web浏览器的插件，诸如MicrosoftInternet Explorer或Firefox。如果用户定位感兴趣的网页，能使用由插件提供的菜单来将该页(例如HTTL页)添加到e-Pile。e-Pile最好是用户可选择的。用户可以具有仅通过到网页(例如以URL的形式)的电子邮件中的链接，创建电子邮件或将该页完全拷贝到电子邮件的实体中。同样地，能使新创建的电子邮件与所链接的文件夹自动同步。
在优选实施例中，如图3的窗口5中所示，该系统配置成将与文件夹中的文档有关的截止日期表示为电子邮件夹中的相应的电子邮件项的电子邮件字段。在图3中，对附信邮件，示出了截止日期字段。将意识到相同的字段也可以包括在电子邮件夹中的其他电子邮件项中。菜单，诸如菜单330可以允许用户指定截止日期。最好，将该系统配置成将用户选择的截止日期自动地加载到截止日期字段中。例如，用户可以接收在文本中的某处提到截止日期的电子邮件。用户选择电子邮件文本中的截止日期，按压按钮330，以及系统自动复制待用户确认的、截止日期字段中的被选文本。菜单也可以允许用户选择用于截止日期的提醒(例如两天前)。然后，将该系统配置成监视截止日期和向用户表明截止日期或提醒(例如通过高亮主概述窗口中的电子邮件项)，或通过将不同颜色用于截止日期字段(例如红表示紧急、绿表示远离截止日期，黄表示提醒等等)。最好，允许用户按截止日期字段排序电子邮件项。
图6表示将电子邮件夹中的信息项与所链接的文件夹中的相应的信息项关联的维护信息的优选方式。维护信息最好存储在非易失存储器中，诸如硬盘。以简单的形式，与所链接的文件夹和相应的e-Pile有关的信息作为隐藏文件存储在文件夹本身中。在使用期间，可以加载在易失存储器，诸如DRAM中。所维护的信息可以采用任何适当的形式。其中，将从e-Pile的观点描述该信息。将意识到反向浏览(从文件夹)也是可能的。对e-Pile中的每一项，在表600中维护单独的项(行)。每一行包括多个字段。例如，第一字段601可以是一个通用标识符，唯一地标识了待同步的每一项，诸如电子邮件、附件等等的通用标识符。第二字段602可以是一个通用标识符，唯一地标识了e-Pile中的各项(例如电子邮件标识符)。第三字段603可以是使用任何适当类型的标识符，诸如全路径名、URI、URL、URN等等，唯一识别所链接的文件夹中的相应文档的标识符。另外的字段604、605等等可以用于存储与项目，诸如元数据、截止日期等等有关的另外的信息。将意识到用这种方式，维护电子邮件项和文档间的一致性。
在优选实施例中，该系统配置成通过校验电子邮件夹中的实际信息项和文件夹中的实际信息项是否与维护信息匹配，使电子邮件服务器和文件系统同步。该系统可以在定期基础上，例如每隔几秒，执行该测试。例如，可以通过扫描来判断是否e-Pile中的所有电子邮件项仍然在表600中以及是否位于表中的所有电子邮件项仍然在e-Pile中。类似地，可以通过扫描判断所链接的文件夹中的所有文档是否仍然在表中以及是否在该表中识别的所有文档仍然在文件夹中。最好，操作系统和/或电子邮件服务器发出表示代表用户，将执行的操作，诸如移去或添加的触发器。用这种方式，同步能更精确和更快速。该系统配置成响应确定差异，执行校正动作来消除差异。
校正动作可以是例如下述的一个：
-响应检测到将文档添加到文件夹：将所添加的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项，以及可选地，在电子邮件项中添加到所增加的文档的链接；
-响应检测到从文件夹移去文档：移去对应于所移去的文档的电子邮件项，或从相应的电子邮件项消除到所删除的文档的链接；
-响应检测到将电子邮件项添加到电子邮件夹：将所添加的电子邮件项表示为所链接的文件夹中的相应文档；
-响应检测到将具有电子邮件附件的电子邮件项添加到电子邮件夹：将电子邮件附件表示为所链接的文件夹中的相应文档，从电子邮件项移去附件，以及将链接插入到对应于电子邮件项中的附件的文档上；
-响应检测到从所述电子邮件夹有意移去电子邮件项，移去对应于待移去的电子邮件项的所链接的文件夹中的文档；
-响应检测到有意移除具有到所链接的文件夹中的文档的链接的电子邮件项的电子邮件夹：将所链接的文档表示为电子邮件项的电子邮件附件，以及从文件夹移去所链接的文档。
将会认可，本发明还扩展到计算机程序，特别是载体上或载体中的计算机程序，适合于实施本发明。程序可以以源代码、目标代码、代码中间源和目标代码，诸如部分编译形式，或以用在实现根据本发明的方法中的任何其他适当的形式。载体可以是能执行程序的任何实体或设备。例如，载体可以包括存储介质，诸如ROM，例如CD ROM或半导体ROM，或磁记录介质，例如软盘或硬盘。另外，载体可以是可以经电或光缆，或通过无线电或其他装置传送的可传输载体，诸如电或光信号。当程序嵌入这种信号中时，载体可以由这种电缆或其他设备或装置构成。另外，载体可以是嵌入程序的集成电路、适合于执行，或用在相关方法的性能中的集成电路。
应注意到上述实施例示例说明而不是限制本发明，以及本领域的技术人员将能在不背离附加权利要求的范围的情况下，设计许多另外的实施例。在权利要求书中，位于圆括号间的任何标记不应当视为限制权利要求。使用术语“包括”和其变形不排除存在除在权利要求中阐述的元件或步骤。在元件前的冠词“a”或“an”不排除存在多个元件。本发明可以通过包括几种不同元件的硬件，或通过适当的编程计算机实现。在列举几个装置的设备权利要求中，这些装置的几个可以通过一个和硬件的相同项实现。在相互不同的独立权利要求中引用的某些措施的事实不表示这些措施的组合不能用来利用。
Claims (18)
1.一种管理计算机系统(100)中的文档的方法，所述计算机系统(100)包括至少一个工作站(110，120)、文件系统(140)和电子邮件服务器(136)；
所述文件系统(140)包括用于存储数字文档的存储器(146)；
所述电子邮件服务器(136)配置成在存储器(139)中存储各个用户帐号的电子邮件项；
所述至少一个工作站(110，120)包括电子邮件客户端(112，122)，具有链接到所述电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个专用电子邮件夹；
其特征在于，所述方法包括：
将所述电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到所述文件系统中的文件夹；
将所述文件夹中的信息项，诸如文档或文档的参考文献表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项；以及
使所述电子邮件服务器和所述文件系统同步，以便在所述电子邮件夹的相应的电子邮件项中，动态地反映所述文件夹中的信息项的变化。
2.如权利要求1所述的方法，进一步包括将所述电子邮件夹中的信息项，诸如电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档；以及
使所述电子邮件服务器和所述文件系统同步的步骤进一步包括在所链接的文件夹的相应文档中，动态地反映所述电子邮件服务器中，所述电子邮件夹中的信息项的变化。
3.如权利要求1所述的方法，其中，所述文件夹中的信息项是文档，以及将所述文件夹中的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项的步骤包括在所链接的电子邮件夹中，创建用于该文档的相应的电子邮件项，以及表示所述电子邮件项中的该文档的元数据，诸如文档名。
4.如权利要求3所述的方法，其中，将所述文件夹中的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项的步骤进一步包括在所创建的电子邮件项中，插入到该文档的链接，诸如超级链接。
5.如权利要求2所述的方法，其中，所述电子邮件夹中的信息项是电子邮件项，以及将所述电子邮件夹中的信息项表示为所链接的文件夹中的相应文档的步骤包括将所述电子邮件项的内容从所述电子邮件服务器输出到所链接的文件夹中的相应文档。
6.如权利要求5所述的方法，其中，所述电子邮件夹中的信息项是所述电子邮件项的附件，以及将所述电子邮件夹中的电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档的步骤包括将所述附件从电子邮件服务器输出到所链接的文件夹中的相应文档。
7.如权利要求6所述的方法，进一步包括在所述电子邮件项中插入到对应于所述附件的文档的链接，诸如超级链接，以及删除所述电子邮件附件。
8.如权利要求1所述的方法，进一步包括在所述电子邮件夹中创建特殊电子邮件项，表示所述电子邮件夹中的电子邮件项。
9.如权利要求1所述的方法，其中，将所述文件夹中的信息项表示为所链接的电子邮件夹中的电子邮件项的步骤包括允许与用户帐号有关的用户，选择待表示的所述文件夹中的信息项的子集。
10.如权利要求9所述的方法，其中，允许用户选择信息项的子集的步骤包括允许用户指定元数据，基于所指定的元数据，执行信息项的子集的自动选择。
11.如权利要求1所述的方法，进一步包括维护将所述电子邮件夹中的信息项与所链接的文件夹中的相应信息项关联的信息。
12.如权利要求10所述的方法，其中使所述电子邮件服务器和所述文件系统同步的步骤包括：
校验所述电子邮件夹中的实际信息项和所述文件夹中的实际信息项是否与所维护的信息匹配；以及
响应确定差异，执行校正动作来消除该差异。
13.如权利要求11所述的方法，其中，所述校正动作包括下述的至少一个：
-响应检测到将文档添加到文件夹：将所添加的文档表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项，以及可选地，在电子邮件项中添加到所添加的文档的链接；
-响应检测到从文件夹移去文档：移去对应于所移去的文档的电子邮件项，或从相应的电子邮件项移去到所删除的文档的链接；
-响应检测到将电子邮件项添加到电子邮件夹：将所添加的电子邮件项表示为所链接的文件夹中的相应文档；
-响应检测到将具有电子邮件附件的电子邮件项添加到电子邮件夹：将电子邮件附件表示为所链接的文件夹中的相应文档，从电子邮件项移去附件，以及将链接插入到对应于电子邮件项中的附件的文档上；
-响应检测到从所述电子邮件夹有意移去电子邮件项，移去对应于待移去的电子邮件项的所链接的文件夹中的文档；
-响应检测到有意移除具有到所链接的文件夹中的文档的链接的电子邮件项的电子邮件夹：将所链接的文档表示为电子邮件项的电子邮件附件，以及移去所链接的文件夹中的文档。
14.如权利要求1所述的方法，其中，所述文件夹是由具有各自的用户帐号的多个用户共享的文件夹。
15.如权利要求1所述的方法，进一步包括将与所述文件夹中的文档有关的截止日期表示为所述电子邮件夹中的相应的电子邮件项的电子邮件字段。
16.一种文档管理系统(100)，包括至少一个工作站(110，120)、文件系统(140)和电子邮件服务器(136)；
所述文件系统(140)包括用于存储数字文档的存储器(146)；
所述电子邮件服务器(136)配置成在存储器(139)中存储各个用户帐号的电子邮件项；
所述至少一个工作站(110，120)包括电子邮件客户端(112，122)，具有链接到所述电子邮件服务器中的用户帐号的至少一个专用电子邮件夹；
特征在于，
所述文档管理系统(100)配置成
将所述电子邮件服务器中的电子邮件夹链接到所述文件系统中的文件夹；
将所述文件夹中的信息项，诸如文档或文档的参考文献表示为所链接的电子邮件夹中的相应的电子邮件项；以及
使所述电子邮件服务器和所述文件系统同步，以便在所述电子邮件夹的相应的电子邮件项中，动态地反映所述文件夹中的信息项的变化。
17.如权利要求16所述的文档管理系统，其中，所述系统进一步配置成将所述电子邮件夹中的信息项，诸如电子邮件项的附件表示为所链接的文件夹中的相应文档；以及
使所述电子邮件服务器和所述文件系统同步以便在所链接的文件夹的相应文档中，动态地反映所述电子邮件服务器中，所述电子邮件夹中的信息项的变化。
18.一种计算机程序产品，用于使处理器执行如权利要求1至15的任何一个所述的方法。
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| C06 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| C10 | Entry into substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| C02 | Deemed withdrawal of patent application after publication (patent law 2001) | ||
| WD01 | Invention patent application deemed withdrawn after publication |
Open date: 20061206 |