CN110516224B - 一种办公文档管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了提供的一种办公文档管理方法，涉及计算机信息技术领域，包括在线管理方法和多人管理方法，在线管理方法允许办公人员在云存储设备界面中对云存储设备中的办公文档进行在线编辑，上传和下载操作均自动完成，而多人管理方法则以在线管理方法为基础，允许多人对同一个办公文档进行在线编辑，同时多人的编辑之间不会产生干扰。通过本发明的管理方法，无论是单个还是多个办公人员，均可以很方便的对办公文档进行在线编辑，全程操作和对本地设备中存储的办公文档操作无异，既不需要办公人员随身携带移动存储设备，也不需要手动上传和下载操作，使用起来非常方便。

Description

一种办公文档管理方法

技术领域

本发明涉及计算机信息技术领域，特别是涉及一种办公文档管理方法。

背景技术

办公文档是办公人员在工作中建立的各种文档的总称，其中以word、excel和ppt最为常见。目前大多数办公人员都是在办公室中固定地点办公的，采用的办公设备以台式或笔记本式计算机为主，这些设备配有大尺寸显示器、鼠标和键盘，因此非常适合固定式办公。但是，在工作压力和工作量增大的情况下，很多办公人员越来越趋向于将白天没有完成的工作带回家中继续完成，这就需要将办公文档拷贝到移动式存储设备中。

随着云技术的迅速发展，云存储慢慢进入办公人员的视线，云存储技术允许将办公文档存储在远程的云存储设备中，办公人员无需随身携带便携式存储设备，因此这种存储技术受到了很多办公人员的青睐。

虽然云存储技术不需要办公人员携带移动式存储设备，但是办公人员需要使用计算机或手机等电子设备将办公文档从云存储设备中下载下来，而且下载的办公文档在编辑完成后还需要再上传到云存储设备中，这个过程相对于传统的便携式存储设备来说更加复杂。

发明内容

本发明实施例提供了一种办公文档管理方法，可以解决现有技术中存在的问题。

本发明提供了一种办公文档管理方法，该方法包括在线管理方法和多人管理方法，所述在线管理方法包括以下步骤：

响应办公人员打开存储在云存储设备中某个办公文档的操作，将该办公文档下载至本地办公设备中，并在本地办公设备中打开该办公文档；

接收办公人员对办公文档的编辑操作，每隔预定时间段对编辑后的办公文档进行自动保存；

在关闭办公文档后，将最终保存的办公文档上传到云存储设备中以替换原始的办公文档；

所述多人管理方法包括以下步骤：

根据用户的操作将办公文档分享给其他办公人员；

接受分享的办公人员在全部确认后，每个办公人员对办公文档的编辑操作均按照所述在线管理方法执行，在一个办公人员对办公稳定进行编辑时，锁定该办公人员当前编辑位置的内容，其他办公人员无法编辑该处内容。

本发明提供的一种办公文档管理方法，包括在线管理方法和多人管理方法，在线管理方法允许办公人员在云存储设备界面中对云存储设备中的办公文档进行在线编辑，上传和下载操作均自动完成，而多人管理方法则以在线管理方法为基础，允许多人对同一个办公文档进行在线编辑，同时多人的编辑之间不会产生干扰。通过本发明的管理方法，无论是单个还是多个办公人员，均可以很方便的对办公文档进行在线编辑，全程操作和对本地设备中存储的办公文档操作无异，既不需要办公人员随身携带移动存储设备，也不需要手动上传和下载操作，使用起来非常方便。

具体实施方式

下面将对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

本发明实施例中提供了一种办公文档管理方法，该方法包括在线管理方法、多人管理方法、单人单文档管理方法和单人多文档管理方法，所述在线管理方法包括以下步骤：

步骤100，登录账户后显示存储在云存储设备中的办公文档；

步骤101，响应办公人员打开某个办公文档的操作，将该办公文档临时下载至本地办公设备中，存储在指定的文件目录中并在本地办公设备中打开该办公文档；

步骤102，接收办公人员对办公文档的编辑操作，每隔预定时间段对编辑后的办公文档进行自动保存，在本实施例中所述预定时间段可以为默认值或者由办公人员自行设定；

步骤103，在办公人员编辑完成并关闭办公文档后，自动将最终保存的办公文档上传到云存储设备中以替换原始的办公文档，并删除本地办公设备中存储的办公文档。

上述在线管理方法为多人管理方法、单人单文档管理方法和单人多文档管理方法的基础，下面对这些方法介绍中不再对在线管理方法进行详细说明。

所述多人管理方法包括以下步骤：

步骤200，根据用户的操作将办公文档分享给其他办公人员；

步骤201，接受分享的办公人员在全部确认后，进入多人编辑模式，在该模式中，每个办公人员对办公文档的编辑操作均按照上述在线管理方法执行，但是需要所有人都完成编辑并关闭办公文档后才用最后关闭的办公人员所保存的办公文档来替换原始办公文档。特别地，由于多人管理方法中多人同时对同一个办公文档编辑，为了避免多个办公人员对办公文档的编辑产生冲突，每个办公人员当前编辑位置的内容对于其他办公人员而言处于锁定状态，即当一个办公人员编辑某处内容时，其他办公人员无法再编辑该处内容，并且其他办公人员能够看到正在编辑的内容以及正在编辑该处内容的办公人员名称(即账号名称或者办公人员设置的自定义名称)。考虑到办公人员的编辑操作存在一定跳跃可能，对办公人员当前编辑位置内容的锁定范围需要扩大到当前编辑位置的一定范围内，具体锁定范围的大小需要视每个办公人员使用的办公设备类型而定，如果办公人员使用的是台式、笔记本式计算机等固定办公设备，则锁定范围较大，因为使用这类办公设备操作方便，办公人员编辑的跳跃性较高；如果办公人员使用的是手机、平板电脑等移动式办公设备，则锁定范围较小，因为这类办公设备更倾向于便携，对办公文档的编辑便捷性支持略差，办公人员编辑的跳跃性较低。同时，每次在完成对办公文档的自动保存后，将自动保存后的办公文档更新至每个办公人员使用的办公设备中，使每个办公人员都能看见最新的办公文档。

所述单人单文档管理方法包括以下步骤：

步骤300，一个办公人员在登录自己的账户后，点击进入多设备单文档编辑模式，在该模式中该办公人员可以使用多个办公设备同时登录一个账户，所有登录该账户的办公设备都将被视为需要对办公文档进行编辑；

步骤301，在登录同一账户的多个办公设备中，按照办公人员的设置将其中的某一个办公设备设置为主设备，其他办公设备则默认为从设备；

步骤302，主设备根据用户的操作将办公文档分享至每个从设备，分享完成后所有办公设备(包括主设备和从设备)打开并显示办公文档中的一部分内容，特别地，每个办公设备中显示办公文档的一部分，且每个办公设备显示的内容与其他办公设备均不相同或者重叠，这样可以将多个诸如手机、平板电脑等的便携式办公设备以组屏的形式组合起来，达到显示范围扩大的作用；

步骤303，主设备上显示与从设备数量相同的控制窗口，每个控制窗口均用于控制对应从设备显示的内容，办公人员可以通过这些控制窗口来对从设备显示内容进行上下拉动，以显示上方或下方的内容；在通过控制窗口改变某个从设备的显示内容时，按照从设备显示内容不重叠的原则，当该从设备的显示内容发生变化后如果与其他从设备的显示内容存在重叠，则其他从设备的显示内容进行与重叠范围相同范围的显示内容调整，即在该从设备的显示内容发生改变后，其改变后的显示内容与某个从设备当前的显示内容存在2行的内容重叠，则该某个从设备的显示内容需要上移或者下移两行，以避免任意两个从设备的显示内容发生重叠。如果某个从设备的显示内容已经达到办公文档的顶部或底部，则不再对显示内容进行调整；

步骤304，当办公人员操作某个从设备时，该从设备上显示主从设备切换对话框，询问办公人员是否将当前操作的从设备切换为主设备，如果是则执行切换操作，当前操作的从设备切换为主设备，原主设备则切换为从设备；

步骤305，对办公文档的编辑处理与所述在线管理方法相同。

所述单人多文档管理方法与上述的单人单文档管理方法相似，不同之处在于办公设备所处的模式称为多文档编辑模式，办公文档的数量与办公设备的数量相同，每个办公设备均打开一个办公文档，而且多个办公设备的显示内容之间不需要遵从显示内容不重叠的原则，该方法的其他内容则与上述单人单文档管理方法相同，即在多文档编辑模式中也允许多个办公设备同时登录一个账户、多个办公设备也分为主设备和从设备、主设备也可以控制从设备的显示内容、以及也具有主从设备切换功能。

以上公开的仅为本发明的几个具体实施例，但是，本发明实施例并非局限于此，任何本领域的技术人员能思之的变化都应落入本发明的保护范围。

Claims (7)

1.一种办公文档管理方法，其特征在于，该方法包括在线管理方法和多人管理方法，所述在线管理方法包括以下步骤：

响应办公人员打开存储在云存储设备中某个办公文档的操作，将该办公文档下载至本地办公设备中，并在本地办公设备中打开该办公文档；

接收办公人员对办公文档的编辑操作，每隔预定时间段对编辑后的办公文档进行自动保存；

在关闭办公文档后，将最终保存的办公文档上传到云存储设备中以替换原始的办公文档；

所述多人管理方法包括以下步骤：

根据用户的操作将办公文档分享给其他办公人员；

接受分享的办公人员在全部确认后，每个办公人员对办公文档的编辑操作均按照所述在线管理方法执行，在一个办公人员对办公文档进行编辑时，锁定该办公人员当前编辑位置的内容，其他办公人员无法编辑该处内容；

还包括单人单文档管理方法，该方法包括以下步骤：

办公人员在登录账户后，按照办公人员的操作进入多设备单文档编辑模式，在该模式中多个办公设备允许同时登录办公人员的账户；

在登录同一账户的多个办公设备中，按照办公人员的设置将其中的某一个办公设备设置为主设备，其他办公设备默认为从设备；

主设备根据用户的操作将办公文档分享至每个从设备，分享完成后所有办公设备打开并显示办公文档中的分内容，每个办公设备中显示办公文档的一部分且每个办公设备显示的内容与其他办公设备均不相同或者重叠；

办公人员对办公文档的编辑操作按照所述在线管理方法执行；

主设备显示与从设备数量相同的控制窗口，每个控制窗口均用于控制对应从设备显示的内容；在通过控制窗口改变从设备的显示内容时，当任意两个从设备的显示内容存在重叠时，除受到控制窗口改变显示内容的从设备以外其他从设备的显示内容进行与重叠范围相同范围的显示内容调整。

2.根据权利要求1所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，将最终保存的办公文档替换原始办公文档后，本地办公设备中存储的办公文档。

3.根据权利要求1所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，每个办公设备显示所有处于锁定状态的区域，并显示所有与锁定区域对应的办公人员名称。

4.根据权利要求3所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，所述锁定区域为当前编辑位置一定范围内的内容，该范围的大小根据每个办公人员使用的办公设备的类型确定。

5.根据权利要求1所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，所述多人管理方法中，每次完成对办公文档的自动保存后，将自动保存后的办公文档更新至每个办公设备中。

6.根据权利要求1所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，如果从设备的显示内容已经达到办公文档的顶部或底部，不再对显示内容进行调整。

7.根据权利要求1所述的一种办公文档管理方法，其特征在于，在从设备受到办公人员的操作时，该从设备显示主从设备切换对话框，询问办公人员是否将当前操作的从设备切换为主设备，如果是则将当前操作的从设备切换为主设备，原主设备切换为从设备。