CN100411393C

CN100411393C - 电子邮件及传真的讯息整合系统及其处理方法

Info

Publication number: CN100411393C
Application number: CNB031213367A
Authority: CN
Inventors: 邱建元
Original assignee: Taiwan Semiconductor Manufacturing Co TSMC Ltd
Current assignee: Taiwan Semiconductor Manufacturing Co TSMC Ltd
Priority date: 2003-01-10
Filing date: 2003-03-26
Publication date: 2008-08-13
Anticipated expiration: 2023-03-26
Also published as: CN1518303A; SG131767A1; US20040136513A1; US6804336B2

Abstract

一种电子邮件及传真的讯息整合系统，包括有一邮件服务器及一讯息整合服务器，邮件服务器设置有一传真卡，用以接收一发送传真用电子邮件，传真用电子邮件包含一发送传真辨识讯息、一发送传真内容以及一目的端传真号码；传真卡根据发送传真辨识讯息，接收发送传真用电子邮件并处理产生包含发送传真内容和目的端传真号码的发送传真数据；讯息整合服务器用以接收来自邮件服务器的发送传真数据，并且根据发送传真数据的目的端传真号码，以传真方式传送发送传真内容至对应于目的端传真号码的传真接收端，并且产生一传真记录。

Description

电子邮件及传真的讯息整合系统及其处理方法

技术领域

本发明是有关于一种信息整合系统，且特别有关于整合电子邮件及传真的信息整合系统。

背景技术

传统上，若要将一般文件传给位于远方的客户检阅，大多是透过电话，以传真的方式使对方取得文件，这也通常是办公室人员最常使用的方式。随着信息科技的发展，个人计算机也愈来愈普及，传真软件的发明，使得人们除了可以透过传真机将文件传真给对方外，更可以电子文件的型式，透过本地端计算机，将电子文件传送到远程的客户的计算机中。现代人在信息交换方面，除了传统的传真服务外，还可以透过电子邮件、行动简讯、语音信箱、实时通讯软件等等。然而当手中的数据只有纸本而非电子文件，且客户又是急需这份数据时，传真可满足实时的需求。

图1是显示传统电子邮件/传真架构流程图，包括一用户专用交换机(PBX，Private Branch Exchange)11、一网关服务器13、一传真服务器15、一邮件服务器17以及一本地客户端19。用户专用交换机11简称交换机，主要的功能为是用来管理多线电话网络的语音通信交换设备，包括自动总机及语音信箱的功能，通常用在公司有数个外线电话线路与内部有数个分机的电话网络。网关服务器13主要应用于网络电话及传真，是介于传统电话网络系统与因特网协议(IP)网络之间的桥梁，把送话端的语音数字化并加载IP网络，另一端再反向转换为模拟语音讯号，然后传送至受话端；由于网络电话在传送语音讯号时，需要处理语数字化及进行压缩与加密，所以主要组件包括有语音卡、压缩卡，以及应用在这些卡片上的压缩软件。传真服务器15是一专门管理网络传真讯息进出的服务器，利用电话线路，可以经由计算机发送传真给传真机或网络上的使用者，或者同样以计算机接收传真。邮件服务器17负责处理电子邮件的发送与接收，因特网中的电子邮件与与一般邮件一样，也是必须经过许多不同的转运站才可到达目的地，而这些转运站即是所谓的电子邮件服务器。以本例来说，当要传真一份文件到客户端的计算机(假设以计算机接收传真讯息)，使用传真机或计算机播打对方的电话后，随即发出一传真讯号，传真讯号经过用户专用交换机11处理后，转送至网关服务器13进行收位化处理，接着传真服务器15接收该传真讯号，并转送至邮件服务器17将传真讯号转换成电子邮件可处理的格式，经由局域网络18传送到本地客户端19的计算机。透过这样的方式，传真讯号要透过层层转送才可到达客户端，容易导致传真讯号无法顺利传送。

不论是透过传统的传真机，或者是利用计算机的传真软件进行传真皆是如此的方便，但仍有不少缺点，以传真机来说：

(1)无法确切管制机密文件：若没有一套适当的管制措施，很可能机密文件或重要文件会不小心被传真出去，恐有泄密之虞。

(2)耗费时间过多：当欲传真一份文件时，要走到传真室，然后等待文件传完后，再回到自己座位，整个过程平均需花费4～5分钟，若是多传几份文件，花费的时间将大幅增加，相当没有效率。

(3)传真文件管理不易：传真纸的纸质特殊，纸上的文字无法保存很久，造成文件归档及整理的不便，而且传真给对方后，无法保证对方一定会收到。

(4)成本太高：一般公司若有国外客户，通常传真的需求很大，也因此传真费用也很高。

若透过计算机传真，需要经由传真软件方可实现。市面上的传真软件大致上分为下列几种：Lotus Notes、Exchange system以及其它种类。这些传真软件使用上虽然简单便利，但在功能上无法满足某些特殊需求：

(1)以公司用户来讲，许多文件都需要管制，要清楚地了解某人在某个时间传真了某份文件。

(2)有些文件具有时效性，于文件发送出去后，随即回传一个确认讯息，并且在对方收到传真文件后再回传另一个确认讯息。

(3)当个人因为某些原因无法检阅传真文件时，可以透过传真软件自动回复对方一个讯息，告知对方目前无法阅读传真文件的原因。

(4)若是将文件传真至对方的传真机，而对方的传真机号码需输入分机号码，则无法直接拨通传真机。

(5)传统上使用传真的方式，不是传真机对传真机，就是计算机对计算机，很少有可以由传真机直接传真至计算机，或由计算机传真至传真机，即使有，也都是要透过传真软件来达成，在接口上并没有与电子邮件整合，亦无法透过浏览器来执行传真的动作。

综上所述，习知技术的传真设备/软件有无法确切管制机密文件、传真耗费时间过多、传真文件管理不易、成本太高以及使用不便等问题，而这也是各大企业迫切需解决的问题。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在提供一种电子邮件及传真的讯息整合系统，将电子邮件及传真的功能整合在统一的接口。

本发明的另一目的在提供一种电子邮件及传真的讯息整合系统的处理方法，使得电子邮件接口具有传真的功能，并透过传真记录提供一保密机制。

本发明的另一目的在提供一种电子邮件及传真的讯息整合系统的处理方法，以减少传真耗时，帮助传真文件管理，期且使得传真成本下降。

基于上述目的，本发明提供一种电子邮件及传真的讯息整合系统的处理方法，包括下列步骤：

提供一邮件服务器及一讯息整合服务器，邮件服务器设置有一传真卡，其用以接收一发送传真用电子邮件，传真用电子邮件包含一发送传真辨识讯息、一发送传真内容以及一目的端传真号码；

上述传真卡根据上述发送传真辨识讯息，接收上述发送传真用电子邮件；

处理产生包含上述发送传真内容和上述目的端传真号码的发送传真数据；

上述讯息整合服务器自上述邮件服务器接收上述发送传真数据；以及

根据上述发送传真数据的目的端传真号码，以传真方式传送上述发送传真内容至对应于上述目的端传真号码的传真接收端，并且产生第一传真记录。

本发明整合传真功能于电子邮件接口中，使得传真更方便，不用透过多服务器转送传真讯号，减少传真时间且更有保障。

附图说明

图1是显示传统电子邮件/传真架构流程图。

图2是显示本发明的传真架构流程图。

图3是显示本发明的电子邮件/传真流程图。

图4是显示本发明的电子邮件/传真接口的示意图。

图号说明：

11～用户专用交换机；13～网关服务器；15～传真服务器；

17、23～邮件服务器；19、25～客户终端机；

21～讯息整合服务器；231～传真卡；30～电子邮件/传真接口；

31、33～字段。

具体实施方式

本发明是提供一种电子邮件及传真的讯息整合系统及其处理方法。

图2是显示本发明的电子邮件/传真架构图。本发明的架构包括一讯息整合服务器(UMS，Unified Messenger Server)21、一邮件服务器23、以及一客户终端机25。讯息整合服务器21结合传统用户专用交换机及因特网语音协议(VoIP)，整合一般电话、电子邮件信箱、语音信箱、行动电话及其它类似的讯息传呼，因此具备因特网电话的功能又可提供交换机的功能。利用IP技术提供既有的语音服务，将模拟的语音讯号以数字的封包方式透过因特网或企业内部网络(Intranet)来传送，其先将语音信号数字化，经压缩后分割成许多的小封包，同时附加标头作为记号，该标头会注明发话端与受话端的IP地址，再藉由IP地址与许多可行的路径，配合储存和转送的方式，将封包由发话端传送给受话端，且由受话端收到完整的许多小封包后，再还原成语音信号利用此技术设备，可节省公司内部接线费用及电话费。

邮件服务器23整合传统网关服务器、传真服务器与邮件服务器为单一服务器，因此除了一般收发电子邮件的功能外，更具有网关及传真的功能。也就是说可以处理语数字化及进行压缩与加密，把送话端的语音数字化并加载IP网络；另外，藉由231传真卡取代传真服务器的功能，总管所有进入与出去的传真讯息，即可利用电话线路，经由计算机发送传真给传真机或网络上的使用者，或者同样以计算机接收传真。

图3是显示本发明的电子邮件/传真流程图。

在步骤S1中，设置邮件服务器及讯息整合服务器。提供一邮件服务器及一讯息整合服务器，邮件服务器设置有一传真卡，其用以接收一发送传真用电子邮件，传真用电子邮件包含一发送传真辨识讯息、一发送传真内容以及一目的端传真号。

在步骤S2中，传真卡接收发送传真用电子邮件。上述传真卡根据上述发送传真辨识讯息，接收上述发送传真用电子邮件。

在步骤S3中，传真卡产生发送传真数据。上述传真卡接收上述发送传真用电子邮件并处理产生包含上述发送传真内容和上述目的端传真号码的发送传真数据。

在步骤S4中，讯息整合服务器接收发送传真数据。上述讯息整合服务器自上述邮件服务器接收上述发送传真数据。

在步骤S5中，传送发送传真内容至传真接收端。根据上述发送传真数据的目的端传真号码，以传真方式传送上述发送传真内容至对应于上述目的端传真号码的传真接收端，并且产生第一传真记录。

而当远程客户端欲传真一份文件进来时，透过计算机或传真机播号，随即发出一传真讯号，透过讯息整合服务器21接收目的客户端的一接收传真数据，其包含一接收传真辨识讯息、一接收传真内容以及一来源端传真号码；根据接收传真辨识讯息，邮件服务器23透过传真卡231自讯息整合服务器21接收上述接收传真数据，并处理产生包含上述接收传真内容和上述来源端传真号码的一接收传真用电子邮件；然后以一随机数方式在既有的专线中随机选择一条专线并且进行接通(即分机直接播入服务(DID))，接通后，转送上述接收传真用电子邮件至客户端终端机25，并产生第二传真记录。客户端终端机25的使用者透过一电子邮件/传真接口接收传真讯息，若使用者因为外出无法阅读该传真用电子邮件，则可以透过该电子邮件/传真接口，设定于接收到传真用电子邮件时，发出一外出讯息给目的客户端。

图4是显示本发明的电子邮件/传真接口的示意图。电子邮件/传真接口30包括字段31及字段33，可供输入欲发送对像的电子邮件地址、传真号码或主旨。在本发明中，欲发送传真时，以一自订格式在字段31中输入客户的传真号码，如“0227654321@fax”所示，其中″0227654321″是指前述的来源端传真号码，″@fax″是指前述的接收传真辨识讯息，然后在字段33中输入本次传真的主旨，接着将内容(是指前述的接收传真内容)输入后即可发送，传真流程如前述的流程图所示。假使文件顺利传真出去，随即产生一传送确认讯息给发送者，并且产生一传送记录，用以记录本次传真的相关讯息，如发送者姓名、发送日期、文件类别及机密等级、发送对象等。另一方面，当接收者收到传真文件时，本系统会自动回传一接收确认讯息给发送者，且产生一传送报告，记录此次传真是用哪一传真设备及接收者的传真号码等。

本发明的电子邮件/传真接口30亦可于传真号码中加入客户姓名或部门代号，如“王小明room：1234”<0227654321@fax>所示，上述格式亦为本系统自订的格式，如此一来，对方收的传真文件便会显示客户姓名或部门代号等标题，以方便客户进行文件归档；又或者可以同时将一份文件以传真及电子邮件的方式寄给不同客户，在字段31中输入0227654321@fax；王小明@ms1.tsmc.com.tw即可同时将文件以传真及电子邮件的方式发送给不同的客户。本发明的电子邮件及传真的讯息整合系统的另一功能是可透过浏览器进行传送及接收传真文件的操作，让使用者不论在什么地方，皆可透过个人或公用计算机传真。

本发明的电子邮件及传真的讯息整合系统改善传统传真机无法确切管制机密文件、耗费时间过多、传真文件管理不易以及成本太高等缺点，以及具备市面上一般传真软件所没有的功能：

(1)整合单一接口：在一般电子邮件即可使用传真功能，而不用像其它传真软件般需要另外开启一个接口进行传真操作。

(2)传送确认讯息及传送记录：在成功将文件传真出去后，即自动产生一传送确认讯息告知发送者，并且产生一传送记录，载明本次传真事件的发送者、传真日期与时间、接收者及传真号码。

(3)外出讯息：当接收者因为某些原因而无法检阅传真文件时，可以设定于收到传真文件时，自动回复一外出讯息予发送者，告知对方目前无法检阅传真文件。

(4)分机直接播入服务：客户播打传真号码后，本系统即以随机数方式，在既有的传真专线选择一条专线进行接通。

(5)接收确认讯息及传送报告：当接收者收到传真文件时，本系统会自动回传一接收确认讯息给发送者，且产生一传送报告，记录此次传真是用哪一传真设备及接收者的传真号码等。

(6)网络传真：可透过浏览器进行传送及接收传真文件的操作，让使用者不论在什么地方，皆可透过个人或公用计算机传真。

Claims

1. 一种电子邮件及传真的讯息整合系统，包括：

一邮件服务器，其设置有一传真卡，并且接收一发送传真用电子邮件，上述发送传真用电子邮件包含一发送传真辨识讯息、一发送传真内容以及一目的端传真号码，上述传真卡根据上述发送传真辨识讯息，接收上述发送传真用电子邮件并处理产生包含上述发送传真内容和上述目的端传真号码的发送传真数据；以及

一讯息整合服务器，其耦接于上述邮件服务器，用以接收来自上述邮件服务器的上述发送传真数据，并且根据上述发送传真数据的目的端传真号码，以传真方式传送上述发送传真内容至对应于上述目的端传真号码的传真接收端，并且产生第一传真记录。

2. 根据权利要求1所述的电子邮件及传真的讯息整合系统，其更包括：

至少一客户端终端机，其耦接于上述邮件服务器，其具有一电子邮件及传真整合界面，用以传送上述发送传真用电子邮件。

3. 根据权利要求2所述的电子邮件及传真的讯息整合系统，其中，上述第一传真记录包括一传真确认讯息与一传送记录，上述传真确认讯息用以通知上述客户端终端机上述发送传真数据已发送出去，上述传送记录用以载明本次传真事件的上述客户端终端机、上述发送传真内容、上述目的端传真号码以及传真日期与时间。

4. 根据权利要求2所述的电子邮件及传真的讯息整合系统，其中，上述第一传真记录包括一接收确认讯息与一传送报告，上述接收确认讯息用以通知上述客户端终端机上述发送传真资料已被接收，上述传送报告用以记录本次传真事件所使用的传真设备。

5. 根据权利要求2所述的电子邮件及传真的讯息整合系统，其中，当上述客户端终端机自一目的客户端接收一接收传真数据，上述讯息整合服务器自上述目的客户端接收上述接收传真数据，其包含一接收传真辨识讯息、一接收传真内容以及一来源端传真号码，根据上述接收传真辨识讯息，上述邮件服务器透过上述传真卡自上述讯息整合服务器接收上述接收传真数据，并处理产生包含上述接收传真内容和上述来源端传真号码的一接收传真用电子邮件，转送上述接收传真用电子邮件至上述客户端终端机，并产生一第二传真记录。

6. 根据权利要求5所述的电子邮件及传真的讯息整合系统，其中，上述第二传真记录包括一外出讯息，于上述客户端终端机无法读取上述接收传真用电子邮件时，响应上述外出讯息给上述目的客户端。

7. 一种电子邮件及传真的讯息整合处理方法，包括下列步骤：

提供一邮件服务器及一讯息整合服务器，上述邮件服务器设置有一传真卡，其用以接收一发送传真用电子邮件，上述发送传真用电子邮件包含一发送传真辨识讯息、一发送传真内容以及一目的端传真号码；

8. 根据权利要求7所述的电子邮件及传真的讯息整合处理方法，其更包括下列步骤：

提供至少一客户端终端机，其耦接于上述邮件服务器，其具有一电子邮件及传真整合界面；以及

利用上述电子邮件及传真整合界面传送上述发送传真用电子邮件。

9. 根据权利要求7所述的电子邮件及传真的讯息整合处理方法，其中，上述第一传真记录包括一传真确认讯息与一传送记录，上述传真确认讯息用以通知上述客户端终端机上述发送传真数据已发送出去，上述传送记录用以载明本次传真事件的上述客户端终端机、上述发送传真内容、上述目的端传真号码以及传真日期与时间。

10. 根据权利要求8所述的电子邮件及传真的讯息整合处理方法，其中，上述第一传真记录包括一接收确认讯息与一传送报告，上述接收确认讯息用以通知上述客户端终端机上述发送传真资料已被接收，上述传送报告用以记录本次传真事件所使用的传真设备。

11. 根据权利要求8所述的电子邮件及传真的讯息整合处理方法，其中，当上述客户端终端机自一目的客户端接收一接收传真数据，包括下列步骤：

上述讯息整合服务器自上述目的客户端接收上述接收传真数据，其包含一接收传真辨识讯息、一接收传真内容以及一来源端传真号码；

根据上述接收传真辨识讯息，上述邮件服务器透过上述传真卡自上述讯息整合服务器接收上述接收传真数据；

处理产生包含上述接收传真内容和上述来源端传真号码的一接收传真用电子邮件；以及

转送上述接收传真用电子邮件至上述客户端终端机，并产生一第二传真记录。

12. 根据权利要求11所述的电子邮件及传真的讯息整合处理方法，其中，上述第二传真记录包括一外出讯息，于上述客户端终端机无法读取上述接收传真用电子邮件时，响应上述外出讯息给上述目的客户端。