INTRODUCTION

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un

même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des
décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec
des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus
facilement acceptées de tous. Néanmoins, les réunions sont « chronophages »
(traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus
courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de
déboucher sur des actions concrètes. On appelle conduite de réunion l’ensemble
des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de
bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Quels donc les éléments essentiels d’une réunion ? Quels sont les différents types
de réunion ? Quelles sont les différentes étapes d'animation d'une réunion et les
techniques de gestion des différents types de personnalités?

Notre travail consistera, autant que faire se peut, à répondre à ces interrogations.

1
 I- LES OBJECTIFS D’UNE REUNION

Une réunion d'équipe peut réunir, selon les entreprises, un grand nombre de
personnes. Ponctuelle ou récurrente, son objectif est souvent l'occasion de faire
un point sur les projets en cours de manière à partager les informations clés et à
renforcer la cohésion du groupe.

II- LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉUNION

Les différents types de réunion sont :

1- Meeting – Réunion de masse : De 500 à plusieurs milliers de personnes.

Recrutement large. Orientation collective des sentiments et valeurs.
Réactions spécifiques de la psychologie des foules. Conduite par un meneur
ou un tribun.
2- Conférence : De 30 à 500 personnes. Institutionnalisée, filtrage ou sélection
de l’assistance. Néanmoins, risque de réaction de foule. Conduite par un
orateur ou un conférencier extérieur au groupe.
3- Animation de groupe : Débat ouvert dans une assemblée. Conduite par un
animateur qui fait passer le groupe de passif à actif, en régulant les
échanges.
4- Réunion d’information descendante : Ressemble à la conférence, sauf que
l’orateur fait partie du groupe. Permet de s’assurer que l’on a été compris
et peut être suivi d’une phase d’échanges. On distingue :
 Réunion d’information simple : exposé du détenteur de l’information.
 Briefing : centré sur la compréhension d’une mission personnelle dans
une mission générale. Exposé de décision
 Exposé de décision
 Réunion feed-back
5- Réunion d’information ascendante : Interview de groupe - De 5 à 10
personnes. Permettent de recueillir de l’information en interrogeant un
groupe. Conduite par un interviewer. La discussion concerne l’existence, les
problèmes (motivation, tensions, blocage, etc.), l’activité du groupe, la
technique d’animation est donc spécifique.
6- Réunion discussion : De 5 à 10 personnes. Aboutit à des conclusions par
rapport à un sujet ou un thème. Conduite par un animateur, qui facilite et
régule les échanges.
7- Réunion de décision : Groupes de concertation ou jury.

2
 8- Réunion de négociation : Confrontation de points de vue différents de
plusieurs sous-groupes. Processus complexe. Conduite par un arbitre ou un
médiateur.
9- Réunion à objectif de formation : L’animateur a un rôle pédagogique, il a
pour rôle d’utiliser l’énergie du groupe et sa dynamique, pour le faire
progresser vers les objectifs définis.
10- Groupe de créativité : Résolution de problèmes - De 8 à 10 personnes
formées à une méthodologie spécifique, le brainstorming – remue-
méninges

III- LES DIFFÉRENTES ÉTAPES D'ANIMATION D'UNE RÉUNION ET LES

TECHNIQUES DE GESTION DES DIFFÉRENTS TYPES DE
PERSONNALITÉS

3.1- Les différentes étapes d'animation d'une réunion

3.1.1- Avant la reunion
 Choisir le thème ;
 Formuler les objectifs
 Choisir le public cible ;
 Choisir le lieu ;
 Lancer les invitations
3.1.2- Pendant la séance
 Accueillir et installer les gens ;
 Saluer;
 Se présenter et demander aux autres de se présenter ;
 Annoncer le thème;
 Annoncer les objectifs ;
 Fixer les normes de travail ;
 Animer la séance ;
 Faire des résumés partiels,
 Evaluer la séance en laissant poser des questions soi-même ;
 Récapituler les idées essentielles retenues ;
 Fixer un rendez-vous pour la prochaine séance.
3.1.3- Après la séance
 Ranger le matériel ;
 Faire son autoévaluation ;
 Tirer des conclusions.
3
3.2- Les techniques de gestion des différents types de personnalités

En réunion, tout manager/animateur est contraint de faire face à différentes

personnalités parmi les collaborateurs présents. Au-delà de 10 participants, l'effet
de groupe peut rapidement ruiner l'efficacité de la session de travail. Le manager
peut alors aisément perdre le contrôle de sa réunion s'il ne sait pas décrypter les
profils présents et agir adéquatement.
Savoir repérer les différentes personnalités et modes de fonctionnement en
présence, offre, en effet, de nombreux atouts :

 limiter l'effet de groupe et ainsi maximiser l'efficacité de la réflexion et

garantir des échanges sains et constructifs,
 éviter un dérapage ou le gérer adéquatement, le cas échéant,
 favoriser la productivité collective.

On trouve généralement quatre grands types de personnalité : 2 de caractère

plutôt extraverti (dominants et expressifs), 2 plus introvertis (analytiques et
sympathiques). Chaque individu possède un trait de caractère prédominant.
L'animateur de la réunion, ou à défaut le manager, doit ainsi être capable
de repérer ces personnalités et surtout savoir quelle posture adopter en leur
présence et comment réagir en cas d'excès. Ainsi, nous avons :
3.2.1- Le leader

 Attitude au sein du groupe :

o Parle de façon claire et précise
o A une certaine influence sur le groupe
o Pense posséder les clés du problème
o Donne des conseils
o Aimerait prendre la place de l'animateur/du manager
 Posture de l'animateur :
o Définir clairement son rôle et ses responsabilités avec lui avant la
réunion
o S'appuyer sur lui pour faire passer une idée

4
 o Lui demander de présenter une partie de l'atelier qu'il maîtrise sans
lui laisser le champ libre pour l'animation du reste de la réunion
o Lui donner la parole sur des sujets délicats et/ou sensibles
o Le recadrer lorsqu'il dépasse son rôle

3.2.2- L'introverti/timide

 Comportement en réunion :
o Est généralement hypersensible, empathique et fin observateur
o Ecoute attentivement
o Évite les confrontations directes, a le regard fuyant
o Peine à prendre la parole, à donner son avis
o A du mal à s'exprimer clairement et/ou se faire entendre
o Craint les critiques
o Rougit sitôt que l'on s'adresse à lui
 Attitude de l'animateur :
o Comprendre d'où vient son blocage
o Lui donner la parole sur des éléments qu'il maîtrise
o L'encourager à prendre la parole et participer aux débats, donner son
avis
o Valoriser ses prises de parole et s'appuyer sur ces dernières pour
faire avancer la réflexion
o Le nommer rapporteur

3.2.3- Le méticuleux

 Habitudes en atelier de travail :

o Orienté détails
o Hyper organisé et structuré dans sa façon de travailler
o Fiable dans les missions et tâches qui lui sont confiées
o Difficultés à travailler avec des caractères moins structurés
o Son côté pointilleux peut ralentir l'avancée des échanges
 Position de l'animateur :
o Rappeler le temps imparti à la réunion et aux débats, recentrer la
discussion en lui proposant de discuter ultérieurement des détails
5
 o S'appuyer sur lui pour le planning des événements ou la rédaction de
procédures, etc.
o Lui confier la rédaction du compte-rendu de réunion et/ou la gestion
du timing

3.2.4- Le créatif/rêveur

 Caractéristiques en réunion :
o Tendance à rejeter les solutions trop évidentes ou les idées
"classiques"
o Aptitude à sortir des sentiers battus, trouver des solutions novatrices
o Vision décalée des choses qui peut agacer les plus terre à terre
o Adeptes du "tout est possible"
o Vision positive des problèmes qu'ils considèrent comme des
challenges moteurs pour leur créativité
 Posture de l'animateur :
o Rationaliser leurs idées trop saugrenues, valoriser celles qui sont
envisageables
o Encourager leur esprit et réflexion "hors normes", notamment dans
le cadre de résolution de problèmes
o Exploiter leur aptitude à penser différemment

3.2.5- Le zappeur fou

 Comportement en groupe :
o Multitâches, présent tout en faisant tout autre chose
o Perturbe le groupe avec ses notifications diverses et ses activités
extra-réunion (sms, rédaction de mails, travail sur un autre dossier...)
o Pose des questions sur des items déjà abordés
o Discute avec ses voisins pendant les prises de parole de l'animateur
ou les interventions des autres
 Réponse de l'animateur :
o Rappeler les règles de savoir-être de la réunion et le recadrer
fermement si nécessaire
o Mettre les réflexions sur pause et faire silence jusqu'à capter à
nouveau son attention

6
 o Lui envoyer un sms/email en lui demandant de bien vouloir se
concentrer sur le sujet du jour
o Lui confier le partage des informations urgentes à des tiers
o Le nommer rapporteur et/ou rédacteur du compte-rendu

3.2.6- Le "je m'en foutiste"

 Agissements en groupe :
o Présent physiquement, mais aucune participation active aux
réflexions
o Soupire régulièrement d'ennui, baye aux corneilles, somnole
o S'occupe à tout autre chose sans que cela ne lui pose le moindre
souci
o Ne propose aucune idée, solution, semble détaché
 Posture de l'animateur :
o L'impliquer directement dans les échanges en lui demandant son avis
o Lui confier une tâche, un projet qui le motive
o Lui rappeler l'objet de sa présence, l'importance de son rôle au sein
du groupe
o Organiser une entrevue ultérieure pour comprendre les raisons de
son détachement

3.2.7- Le contradicteur né

 Manifestations en groupe :
o Se montre systématiquement négatif
o Prend la parole inopinément pour contredire
o Monopolise la parole, sème le doute
o Refuse d'écouter et entendre des avis divergents
o Campe sur ses positions
o Refuse les idées novatrices
 Réaction de l'animateur :
o Lui demander de justifier sa non-validation, démontrer factuellement
ce qu'il avance, proposer des solutions

7
 o Tempérer les échanges, formuler le pour et le contre de chacune des
parties
o Encourager les analyses factuelles et la prise de recul

3.2.8- L'autoproclamé expert

 Attitude en réunion :
o Survalorise ses expériences et expertises
o Cherche à se faire remarquer
o Rabaisse les interventions des autres
o Ridiculise l'animateur et/ou les autres participants
 Réponse de l'animateur :
o Lui demander d'être précis, factuel et clair
o Le recadrer fermement s'il manque de respect à autrui et lui rappeler
les règles de savoir-être

IV- LES DOCUMENTS D’UNE REUNION

On distingue trois types de documents écrits, dont les formes et fonctions
respectives sont différentes :

4.1- Le procès-verbal

D’une réunion la relate de la façon la plus objective possible, non seulement quant
à son fond, mais aussi quant à sa forme. II a force de preuve devant un tribunal ; il
porte la signature du rédacteur et doit avoir été approuvé par les participants. II
est destiné à garder mémoire de la réunion. II fait impérativement mention :

 des dates, heure, lieu et nature de la réunion;

 des noms, prénoms (et parfois qualités) des personnes présentes,
représentées et excusées ;
 de l'ordre du jour, tel qu'il figurait dans la convocation à la réunion ;
 du déroulement de la séance, des interventions successives et du détail des
décisions prises.

La fonction du procès-verbal est de transcription, son plan est chronologique.

4.2- Le compte-rendu

8
D'une réunion fait l'état le plus objectif possible des résultats de celle-ci en
fonction des objectifs qui lui avaient été assignés. II constitue un document de
travail. II vise à la concision et à la clarté. En ce qui concerne les conditions du
déroulement et les participants, il ne fait mention que de ce qui est strictement
nécessaire à la compréhension. La fonction du compte-rendu d’analyse et de
synthèse, son plan est thématique.

4.3- Le rapport

D'une ou plusieurs personnes sur une question n'est pas obligatoirement produit
à l'issue d'une réunion. C'est un document de travail, adressé à un destinataire
particulier (individuel ou collectif), généralement dans une perspective d'aide à la
décision. II mentionne, autant qu'il est nécessaire à sa compréhension, tout
renseignement concernant son (ses) auteur (s), les méthodes de travail employées
et les sources d'information utilisées. La fonction du rapport est d’analyse, de
synthèse et de proposition, son plan est argumentaire (observation, réflexion,
action).

9
 CONCLUSION
Au terme de notre étude, nous retenons qu’il existe plusieurs types de réunion, et
conduire une réunion obéit à des règles bien établies. Il faut donc bien les
observer afin de réussir sa réunion.

10