Maude EIDO

Institut Universitaire de Technologie de Sceaux

Département Gestion des Entreprises et des Administrations
Parcours GEMA – gestion entrepreneuriat et management d’activité

Rapport de stage de 2ème Année

Stage de deuxième année en évènementiel

TALENDA
Paris

Mai 2023
A l’attention de Bochra NEMRI
 DOCUMENT COMPLEMENTAIRE N°1/3 – ENGAGEMENT DE NON-PLAGIAT

Chaque étudiant doit signer, puis insérer en début de chaque rapport, dossier ou mémoire,
l’engagement de non-plagiat ci-dessous.

L’équipe pédagogique dispose du logiciel anti-plagiat de l’Université Paris-Saclay.

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DEPARTEMENT GEA

ENGAGEMENT DE NON-PLAGIAT

« Je soussigné(e) Maude EIDO, déclare être pleinement conscient(e) que le plagiat de

documents ou d’une partie d’un document publiés sur toute forme de support, y compris
l’internet, constitue une violation des droits d’auteur ainsi qu’une fraude caractérisée. En
conséquence, je m’engage à citer toutes les sources que j’ai utilisées pour écrire ce rapport
ou mémoire.

Signature ».

2
Remerciements et Avant-propos
Je remercie tout particulièrement Céline Couffin qui m’a permis de faire ce stage, qui m’a
accompagné durant celui-ci et m’a donné des astuces et des conseils pour mener à bien les
missions demandées. Je remercie également l’équipe de coworking, qui m’a permis de
travailler dans un endroit calme, convivial et de partage.

3
Table des matières
Introduction............................................................................................................................................. 5
I. Présentation de l’organisme d’accueil ............................................................................................ 6
1. Présentation générale de l’entreprise......................................................................................... 6
2. Partie Juridique............................................................................................................................ 6
3. Situation de l’entreprise et son secteur ...................................................................................... 7
La concurrence ................................................................................................................................ 7
Le réseau et les clients .................................................................................................................... 7
Les partenaires ................................................................................................................................ 8
Les prestataires ............................................................................................................................... 9
L’entreprise et son organigramme .................................................................................................. 9
4. Quelques données chiffrées de l’entreprise ............................................................................... 9
5. Les contraintes de l’entreprise .................................................................................................. 10
6. L’environnement de travail ....................................................................................................... 10
II. Présentation et analyse des missions confiées ............................................................................. 11
1. Les missions ............................................................................................................................... 11
Conception et création .................................................................................................................. 11
Pilotage et accompagnement........................................................................................................ 13
Finalisation et présence................................................................................................................. 15
Autres ............................................................................................................................................ 16
2. Les outils .................................................................................................................................... 18
3. Mes connaissances et difficultés ............................................................................................... 18
Conclusion ............................................................................................................................................. 20
Annexes ................................................................................................................................................. 22
Annexe 1 - Exemples de tableau comparatif (location de vaisselle et lieux) .................................... 22
Annexes 2 – Diapositives principales d’un Powerpoint présentant des pistes pour un client......... 23
Annexe 3. Tableau permettant de faire les budgets ......................................................................... 27
Annexe 4 - Planning général à destination du client ......................................................................... 28
Annexe 5 - Extraits d’une Fiche Mémo ............................................................................................. 28
Annexe 6 - Déroulé opérationnel pour un évènement ..................................................................... 29
Sitographie ............................................................................................................................................ 30
Feuille d’évaluation ............................................................................................................................... 31

4
Introduction

Je travaille actuellement en tant que stagiaire dans une entreprise d’événementiel nommée
TALENDA qui organise, prépare et créé des événements pour des entreprises.
Avant de décrire l’entreprise et les missions que j’ai pu réaliser, abordons mon choix de stage,
de cette entreprise, de cette structure et des missions qui m’ont été proposé.
Dans le cadre du cahier des charges présenté par l’IUT pour l’option Gestion entrepreneuriat
et management d’activité, les domaines tels que l’évènementiel, la communication, le
marketing ou la logistique nous été proposées pour le stage de fin d’année. Mon choix s’est
orienté de manière privilégiée vers l’événementiel pour la variété des activités, le contact avec
les clients, la recherche de lieux, de prestataires, d’animations, l’esprit de création et
d’organisation et la mise en œuvre des différents évènements. Etant une personne avec des
qualités relationnelles et passionnée par les aspects culturels, ce secteur me paraissait
répondre à mes qualités et mes envies et donc m’attirait singulièrement. J’avais envie de
vérifier mes intuitions.
La raison d’être d’une agence d’événementiel est de répondre au besoin spécifique de chaque
client (BtoB ou BtoC). Il s’agit en général de permettre au client de vivre un moment singulier,
mémorable et particulier et lui donner l’occasion de faire passer son message (lancement
nouveau produit, séminaire, anniversaire d’entreprise…).
Pourquoi ai-je choisi cette entreprise et cette structure ? Une fois mon choix de secteur défini,
j’ai fait jouer mon réseau personnel et parental afin de contacter des personnes travaillant
dans ce secteur. J’ai rapidement ciblé l’entreprise TALENDA dont je connaissais la dirigeante.
Elle a validé mon stage après des appels, un entretien et un test lors d’un évènement.
Contrairement au stage réalisé en 2022 dans le cadre de l’IUT, où l’entreprise d’accueil était
une structure en filiale avec des associés et de nombreux collaborateurs, j’ai préféré prendre
place au sein d’une petite structure, auprès d’une dirigeante unique et en espérant avoir de
nombreuses missions et responsabilités. C’est un pari de travailler pour une entreprise en
croissance, avec une gérante dynamique et pédagogue devant répondre à de nombreuses
sollicitations de clients très différentes les unes des autres et en recherche d’une stagiaire
autonome et volontaire. C’est le choix d’un apprentissage dense, avec beaucoup d’enjeux
(pression, exigence). C’est un vrai défi.
Globalement je suis ravie de pouvoir travailler dans ce secteur et cette entreprise. Cela me
permet de découvrir les différentes compétences que doit avoir une personne qui gère seule
son entreprise et qui travaille dans un secteur demandant une grande maitrise et un
professionnalisme.
L’année dernière, c’était un choix raisonnable avec une construction de compétences plus
techniques. L’événementiel est plus un choix de passion et s’inscrit davantage dans mon
projet professionnel (marketing, logistique…). Il s’y inscrit en effet, avec le côté relationnel, les
qualités de recherche de prestataires, d’organisation et d’écoute des besoins qui seront au
cœur de mes futures expériences professionnelles. C’est le secteur dans lequel je me vois le
plus évoluée parmi ceux qui nous ont été proposé, et celui-ci est en lien avec ma poursuite
d’étude en BUT l’année prochaine. Ce stage sera donc une source de réflexion professionnelle.

5
En effet, en quoi ce stage serait-il révélateur de changement de perspective d’avenir,
d’orientation ou me permettrait-il de confirmer mon projet professionnel ?
Nous présenterons tout d’abord l’entreprise et l’environnement dans lequel j’ai travaillé, puis
nous aborderons mes missions réalisées durant ce stage.

I. Présentation de l’organisme d’accueil

1. Présentation générale de l’entreprise

L’entreprise TALENDA est une agence d’événementiel créé en septembre 2017. Son siège
social se situe à Paris près des Halles dans le 1er arrondissement. Cette entreprise a été créé
par Céline Couffin qui dirige seule son entreprise depuis 5 ans et qui travaille uniquement pour
des événements d’entreprises (BtoB).
Je travaille actuellement en tant que stagiaire dans l’agence TALENDA à Paris dans le 2ème
arrondissement, rue de Cléry où j’applique certaines de mes connaissances en management,
en gestion de projet et en communication à travers des exemples précis et concrets de
missions.
Avant de détailler l’entreprise dans ses aspects juridiques et concurrentiel, abordons
rapidement la source de création de cette agence.

La création d’une agence d’évènementiel est venue à l’esprit de la

dirigeante grâce à son parcours dans l’entreprise depuis son enfance
(entreprise familiale), d’autres expériences en conseil stratégique,
distribution et surtout une mission qui lui a été confié et qui avait pour
but d’organiser un évènement pour les 30 ans de l’entreprise où elle
travaillait. C’est grâce à cette mission et d’autres actions réalisées pour
des plénières mensuelles dans une association de jeunes dirigeants,
que la volonté de création d’une agence d’événementiel se fit naitre
pour Céline Couffin avec son sens de l’organisation, de la créativité et
du relationnel.

2. Partie Juridique

Comme nous l’avons vu dans notre parcours à l’IUT, pour créer son entreprise et pourvoir
exercer une activité commerciale en France, il faut que l’entreprise soit immatriculée au RCS
(Registre du commerce et des sociétés). Cette immatriculation permet par la suite de se voir
attribuer un numéro SIREN - SIRET et elle permet surtout d’exercer légalement son activité.
L’immatriculation de TALENDA a été réalisée en septembre 2017, 24 jours après sa création.
L’entreprise TALENDA est une société par actions simplifiée unipersonnelle. Comme nous
l’avons appris, une SASU doit répondre à de nombreuses règles qui sont principalement : un

6
nombre d’associé limité à une personne seulement (sinon ce serait une SAS), des statuts faits
et écrits, un capital social de minimum 1€, un(e) président(e) qui puisse représenter la société
et l’obligation d’avoir un siège social.
L’entreprise TALENDA respecte ces règles puisque celle-ci est composée seulement d’une
associée – Céline Couffin qui est aussi la présidente. La SASU possédait à l’origine un capital
fixe de 5000 € puis les statuts ont été modifié permettant la mise en place d’un capital variable
qui s’élevé aujourd’hui à 7500€. L’entreprise a également un siège social situé au 1 Rue des
Halles et des statuts qui ont bien été rédigés.

3. Situation de l’entreprise et son secteur

Une organisation a des concurrents et des personnes qui l’accompagne d’une manière ou
d’une autre à travers différents projets. C’est le cas de TALENDA. Céline Couffin s’est construit
un réseau de personnes avec qui elle partage et crée des liens professionnels. Nous pourrons
voir outre les concurrents dont on parlera, qu’il existe dans le réseau de Céline , des groupes
professionnels de partage, des partenaires et des prestataires.
La concurrence
Le secteur de l’événementiel est un secteur en pleine croissance même si celui-ci a rencontré
des difficultés avec le COVID ces deux dernières années. Selon l’UNIMEV (Union Française des
Métiers de l’Événement), le secteur compte aujourd’hui plus de 455 000 emplois directs et
indirects en France et génère près de 65 milliards d’euros de chiffre d’affaires par an.
Cette évolution forte est notamment dû à l’arrivée du digital, des réseaux, des médias et des
plateformes comme KACTUS, BIZZABO, ANGAGE… En 2023, 30% des Français préfèrent les
évènements en ligne.
Malgré cette forte croissance et cette concurrence accrue (milliers d’entreprises
d’évènementiel en France) qui se développe essentiellement avec les plateformes,
l’entreprise TALENDA se différencie des autres agences par son fonctionnement, son réseau,
et les qualités professionnelles de sa dirigeante telles que le relationnel, l’organisation, la force
de travail et la créativité. C’est d’ailleurs grâce à ses aspects que la dirigeante ne ressent pas
une forte concurrence pour son entreprise.
En effet, le choix des clients permet de faire la différence entre les agences. Les entreprises
qui contactent TALENDA sont surtout de petite taille. Ce sont généralement des PME et des
entreprises que la dirigeante a connu à l’aide de son réseau, de ses partenaires et du bouche
à oreille des précédents clients qui ont apprécié le travail réalisé pour leurs évènements.
Travailler pour ces petites entreprises permet donc à Céline Couffin de ne pas avoir une grande
concurrence et de pourvoir travailler avec suffisamment de clients pour satisfaire ses besoins.
Le réseau et les clients
Avant d’en savoir plus sur les clients de TALENDA, il faut savoir que Céline Couffin fait partie
d’une équipe depuis 2018 qui a pour but de partager et d’échanger de manière régulière avec
tous les membres adhérents à celle-ci. Ce groupe s’appelle la « Team26 ». Il est composé
d’une soixantaine de membres dont les deux associés de l’entreprise « Team26 » qui est au
départ une entreprise qui conseille et aide des petites entreprises à accélérer leur

7
commercialisation (structuration, déploiement et pilotage). Cette équipe de la « Team26 » est
un groupe de jeunes entrepreneurs qui se rassemblent, autour de déjeuners ou lors des
soirées, pour échanger, partager et donc étendre son réseau et s’informer.
Les clients de TALENDA, dont fait partie la Team26 pour l’organisation du diner et des grands
rassemblements (buffets, lieu…), viennent donc en partie de ce groupe d’échange.
L’association des jeunes dirigeants (CJD) peut permettre également à Céline en tant
qu’adhérente de trouver des clients par le bouche à oreille de certaines personnes dont les
anciens membres de cette association qu’elle peut connaitre. Ces deux groupes et son travail
en communication favorise ainsi l’arrivée de nouveaux clients et contribuent à la stabilité de
l’entreprise.
Les clients de l’entreprise TALENDA, peuvent donc être récents ou au contraire « habitués ».
Les habitués sont souvent des entreprises qui sollicitent TALENDA plusieurs fois par an pour
des séminaires, des anniversaires d’entreprise ou autres et surtout qui sont satisfaits du travail
réalisé et des animations et lieux proposés. Voici quelques exemples :

Les entreprises clientes de TALENDA sont de secteurs différents (avocats, médical, libraire,
conseil, RSE…).
Les partenaires
Comme le dit un proverbe africain : « Seul on va vite, ensemble on va loin ». Cette citation
peut évoquer la créativité d’un évènement, sa préparation ou qu’être seul est plus compliqué
que quand on est accompagné, soutenu par des personnes bienveillantes, des amis, des
partenaires.
Céline Couffin est accompagnée par 2 grands partenaires en plus de son réseau qui la soutient.
Il y a tout d’abord Cédric Moullet, président de l’entreprise Team26 qui accompagne, conseille
et aide TALENDA dans sa commercialisation. Il l’aide à relancer son réseau pour avoir des
clients potentiels et surtout il lui propose des actions à effectuer, des pistes pour arriver petit
à petit à négocier avec certains clients pour obtenir des contrats. Cette aide a été précieuse,
notamment après le COVID, pour redonner de l’action à son entreprise, en difficulté durant
cette période.
Par ailleurs, il y a Laurent Bauer qui épaule TALENDA dans ses missions et son activité pour
que l’entreprise soit pérenne et tienne le cap malgré les difficultés. Il s’informe régulièrement
sur les missions que l’organisation réalise et prodigue des conseils pour garantir la stabilité de
l’entreprise.
D’autres partenaires sont présents auprès de TALENDA : un informaticien et un expert-
comptable, présents en cas de besoin.

8
Les prestataires
Comme toutes agences d’événementiel, les prestaires sont très importants pour mener à bien
les évènements des clients. Au fur et à mesure de son activité, la dirigeante de l’entreprise
TALENDA s’est construit un répertoire des différents prestataires qui pourraient lui servir pour
des événements futurs. Ces prestataires sont de différents domaines tels que la location de
vaisselle, de lieu, de carré de lumière, de mobilier…
Lorsqu’on travaille dans le secteur de l’événementiel, il est important de toujours garder l’œil
ouvert sur les toutes les possibilités présentes et de les comparer pour définir celle qui
permettra de répondre le mieux au client en termes de créativité et de coûts.
L’entreprise et son organigramme
Céline Couffin travaille seule au sein de son entreprise. Elle n’a jamais eu de salariés.
Cependant, elle a pu avoir une première stagiaire durant un mois et demi en été 2020 et moi-
même, une seconde stagiaire, durant deux mois et demi, actuellement.
Représenter l’entreprise sous la forme d’un organigramme n’est donc pas très pertinent.
Néanmoins, voici un résumé de l’entreprise sous forme de schéma synthétique.

La dirigeante de TALENDA a donc de nombreuses ressources et est entourée de personnes qui

l’accompagne, la soutiennent et lui permettent de travailler convenablement et efficacement
pour garantir la pérennité de son entreprise.

4. Quelques données chiffrées de l’entreprise

Voici un graphique montrant l’évolution du chiffre d’affaires de l’entreprise pendant ses 5

premières années. Celui-ci montre clairement que la période du COVID et du confinement a
été difficile. Néanmoins, comme précisé précédemment, la dirigeante de TALENDA a pu être
aidée et a réussi à redémarrer son activité grâce à son implication, son dynamisme, sa force
de travail et sa capacité à trouver des solutions.

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 Evolution du CA de Talenda
120
100
80
60
40
20
0
2018 2019 2020 2021 2022

CA en K€

L’année 2023, même si celle-ci n’est pas terminée, sera une bonne année pour TALENDA
(estimation d’un chiffre d’affaires d’environ 100 000 €). Ces bons résultats signifient que le
marché est en reprise et assure un travail conséquent actuellement et dans les mois à venir.

5. Les contraintes de l’entreprise

Le métier de l’événementiel n’a pas de contraintes réglementaires comme certains métiers

tels que les experts-comptables ou les juristes.
La contrainte principale de l’événementiel est avant tout l’organisation. Il faut une
organisation des tâches pour la préparation de l’évènement (contacter les prestataires, valider
les lieux, les activités …), et une planification du jour J pour le client et l’entreprise. Sans
organisation, l’événementiel est compliqué.
L’absence de relationnel est aussi une contrainte. Sans relationnel, l’événementiel n’existe pas
selon moi. L’évènementiel passe avant tout par la communication, le contact, le dialogue et le
partage d’information. Une agence d’événementiel n’aura pas de client si elle ne communique
pas à travers ses outils mais aussi avec son entourage personnel et professionnel.
L’organisation et le relationnel sont donc les deux grandes qualités à avoir pour pourvoir
travailler dans l’évènementiel. La créativité est aussi essentielle pour proposer aux clients des
animations et activités qui puissent les sortir de leur routine quotidienne. Céline Couffin
possède ses trois grandes qualités ce qui lui permet d’avoir des clients et de satisfaire les
besoins de ces derniers en termes de créativité et d’organisation.

6. L’environnement de travail

Comme évoqué dans la présentation générale, mon stage s’est déroulé dans le 2e
arrondissement de Paris. J’ai travaillé dans un lieu de coworking où Céline Couffin travaille
habituellement environ 3 jours par semaine.
Ce lieu rassemble une trentaine de personnes (aujourd’hui des femmes exclusivement) qui
viennent aux heures souhaitées dans une limite de 3-4 jours par semaine. Les personnes qui
y travaillent sont des femmes indépendantes travaillant dans la communication, le marketing,

10
l’accompagnement d’entreprises. Ce groupe et ce lieu de travail se nomme le « Collectif ici
demain ». C’est un espace permettant de faire des réunions avec des clients et pouvoir
travailler convenablement, dans de bonnes conditions.
Outre l’aspect « travail » que ce lieu inculque, c’est aussi
un lieu de rassemblement pour des activités effectuées
avec les personnes adhérentes et d’autres intervenants.
C’est un espace de partage, de communication et
d’échange d’informations. Durant l’année de nombreux
évènements sont au rendez-vous au « Collectif » tels que
des apéros, des fêtes (Noël), des réunions spéciales, des
déjeuners pour des rencontres, des ateliers divers et des
séances hebdomadaires ou mensuelles comme du chant,
du Pilate….
L’espace et l’atmosphère du lieu m’a permis de travailler dans de bonnes conditions avec des
personnes de différents secteurs, de partager et d’en apprendre sur les autres, sur l’actualité
et sur les différents points de vue de chacun (ouvrages, littératures, politique…). Ce lieu
partagé permet par ailleurs d’apprécier le rythme d’un professionnel indépendant, de se
plonger dans le monde du travail, de faire partie d’un groupe qui donne envie de travailler et
de partager.

II. Présentation et analyse des missions confiées

1. Les missions

J’ai réalisé durant mon stage de nombreuses missions différentes les unes des autres. Ces
dernières peuvent être réparties dans trois grandes parties représentant l’organisation d’un
événement du début jusqu’à la fin (conception - pilotage - finalisation).
Qui plus est, Céline utilise dans son site internet trois verbes qui, il me semble, représentent
parfaitement l’ensemble des actions qui favorisent la création d’un événement et qui
permettent de le mettre en œuvre : Ressentir – Scénographier – Partager.
Je décrirai par la suite, les principales missions que j’ai réalisé durant mon stage pour 7
entreprises différentes dont 6 que j’ai accompagné au travers de réunions clients.
Conception et création
Lorsqu’un client contacte TALENDA pour une demande d’organisation d’événements, nous
allons tout d’abord nous intéresser au besoin du client et être à l’écoute de ses attentes. Après
avoir cerné tous les éléments (valeurs, nombre de personnes attendues, lieux, objectifs…)
11
dont nous avons besoin pour répondre à ses exigences, la création de l’évènement peut alors
commencer. L’étape d’écoute et de compréhension du besoin est très importante pour la
suite, c’est l’origine du futur événement.
Je n’ai pas eu l’opportunité d’assister à cette première étape d’un événement. J’ai davantage
travaillé sur la partie production et conception de celui-ci. Mon rôle a donc été de : rechercher,
comparer, synthétiser et visiter.
Avant de faire une première proposition de lieu, d’animation, de buffet… à un client, il faut
tout d’abord chercher. Ces recherches permettent d’avoir un large choix d’animation, de lieux
et de traiteurs, qui se restreint au fur et à mesure mais qui aide le client à choisir la meilleure
alternative et à lui donner envie.
En fonction des clients, mes recherches pouvaient être très différentes, cela dépendait de sa
demande et de son objectif final à obtenir. Mes principales recherches peuvent se synthétiser
avec le schéma ci-dessous.

Par exemple, pour un des clients que j’ai accompagné, je devais chercher des tiers lieux dans
Paris et sa Banlieue. Un tiers-lieu est un espace de sociabilité d'initiative citoyenne, où une
communauté peut se rencontrer, se réunir, échanger et partager ressources, compétences et
savoirs. Lors de cette recherche intense, j’ai dû regarder de nombreux critères tels que :
l’espace (peut-il accueillir un nombre important d’invités), la beauté du lieu, le projet du lieu
(il fallait un projet de lieu en lien avec l’environnement qui est une valeur de l’entreprise -
empreinte carbone - RSE), le traiteur (est-il imposé ou pas), la présence d’un vestiaire, les
services techniques … Cette recherche m’a donc prouvé qu’il faut avoir tous les éléments en
amont car c’est une étape qui prend du temps et qui demande un esprit critique pour choisir
les bonnes offres en lien avec l’entreprise cliente.
Après les recherches, la deuxième phase qu’il ne faut pas négliger est la comparaison. Mon
rôle était de comparer les offres des prestataires, que j’avais contactés grâce à mes
recherches, pour conclure sur le choix le plus raisonnable en termes de coûts et de qualité. Je
comparais les offres à l’aide d’un outil décisionnel (type tableau Excel) que je modifiais en
fonction des critères de chaque fournisseurs (transports, mise en place, durée, grandeur de
l’espace, matériel supplémentaire…).
Les tableaux peuvent être très différents cela dépend du type de prestataires, de lieux et de
propositions.1 En annexe, deux tableaux comparatifs sont présentés dont un qui concerne de

1
Annexe 1. Exemples de tableaux comparatifs, p.22

12
la location de vaisselle pour une amie de Celine couffin (cas particulier) et un qui compare des
lieux.
Pour terminer sur la partie création d’évènement, la dernière grande étape est la synthèse.
Après avoir effectué des recherches et comparer les différentes propositions obtenues, nous
arrivons à ressortir deux ou trois pistes qui pourraient plaire et correspondre aux besoins de
notre client. C’est lors de notre prochain rendez-vous avec le client que nous lui présenterons
ces dernières.
Pour que notre future présentation soit la plus claire possible, nous synthétisons nos
propositions sous forme de PowerPoint qui contribuera à l’illustration de nos propos. Ce
PowerPoint reprendra les différentes pistes qui seront décrites par des images et du texte en
fonction du sujet de la présentation et du besoin du client (les lieux sont présentés par des
images et les animations par du texte et des images décrivant leur durée, leur objectif,
l’ambiance attendue…). Voici en annexe, les principales diapositives d’une présentation
Powerpoint (lieu, animation, et offre culinaire de traiteur) présentée à un client.2 Ce document
est très utile à la fois pour nous, pour que nos idées soient bien définies et pour le client.
Pour appuyer notre discours lors des présentations aux clients et pour nous aider dans notre
premier choix de lieux à suggérer, nous faisons souvent avec Céline des visites de lieux ou des
réunions pour les animations. Ces visites nous sont très utiles pour voir si le lieu correspond
aux valeurs de notre entreprise cliente, si l’espace est assez grand, si celui-ci convient
réellement. Ces visites sont aussi bénéfiques pour les prochains événements. Même si le lieu
visité n’est pas choisis, celui-ci le sera peut-être pour un autre client. Comme me l’a souvent
répété Céline, c’est toujours intéressant de visiter pour des prochains évènements, pour se
faire une idée précise et pouvoir partager en direct avec le responsable du lieu. Les photos
des lieux ne suffisent pas et ne représentent pas toujours la réalité. Il y a toujours des
surprises. Je dois dire pour finir que ces visites sont aussi précieuses pour notre vie personnelle
(fête familiale, soirée), elles sont sources de réflexion, de création d’idées pour moi et pour
ma vie future.
Globalement cette partie de préparation d’évènement est celle qui demande le plus d’effort
et de finesse. Le but d’une agence d’évènementiel n’est pas simplement de reprendre les
mêmes prestataires pour tous les évènements, ce serait trop simple. L’objectif d’une
entreprise d’évènementiel est vraiment de faire sortir le client de son quotidien, même si son
évènement est professionnel, de créer un moment agréable et différent des précédents. Il
faut donc constamment s’informer, créer, chercher, comparer et à la fin synthétiser pour aider
le client à choisir.
Pilotage et accompagnement
Ce que j’appelle le pilotage et l’accompagnement est la deuxième grande phase de la
préparation d’un évènement avec un client. Cette phase est celle qui va permettre de
consolider le projet et de le terminer pour le jour J.
Cette phase consiste dans un premier temps à présenter la synthèse des recherches au client
lors d’un rendez-vous téléphonique ou présentiel et à l’aide de la présentation Powerpoint
préparée (cf. partie conception et création ou annexe 2). C’est lors de cette première
démarche que le client pourra donner sa première conclusion finale ou ses lieux, animations

2
Annexe 2. Diapositives principales d’un Powerpoint présentant des pistes pour un client, p.23

13
ou prestations culinaires préférées. Notre objectif est de donner envie au client en lui donnant
toutes les informations utiles, nos ressentis à la suite d’une visite de lieu ou d’échanges pour
les animations et la restauration et de le diriger vers l’offre qui nous semble la plus adaptée.
C’est la partie qui suscite le plus de stress car il faut que les choix plaisent au client sinon notre
travail ne sera pas mis en valeur et que ces propositions correspondent bien au budget de ce
dernier.
Une fois cette étape terminée, nous reproposons des pistes ou donnons plus de précisions sur
les précédentes pour que le client se décide sur chaque partie de son évènement
(restauration, lieu, animation).
La suite de la préparation de l’évènement se poursuit au moment où le client a choisi un lieu
ou/et une animation ou/et une prestation culinaire bien définie. Si ce n’est pas le cas (question
de coûts ou de charme ou d’innovation …), nous devons continuer à lui donner envie à travers
d’autres offres ou en montrant davantage les éléments bénéfiques, innovants des offres déjà
présentées et choisies.
Une fois les choix définis nous pouvons valider les offres acceptées en validant les devis des
prestataires et annuler les autres.
J’ai travaillé deux ou trois fois sur cette tâche de présentation en créant les contenus et en
réfléchissant avec Céline aux offres que l’on devait présenter, celles qui pour nous seront les
plus appréciées par notre client en fonction de son métier et ses valeurs.
Lors des présentations comme celle-ci, notre rôle est aussi de présenter le budget final3
envisagé pour chacune des offres en incluant les marges et notre prestation, le coût du temps
que nous avons passé pour créer, animer et organiser les évènements. Ces budgets doivent
être précis et permettront peut-être aussi de faire la part entre les propositions d’offres qui
plaisent et le prix trop important que celles-ci coûtent au global.
J’ai apprécié ce travail de présentation d’offres et de budgets. Cela m’a permis d’apprendre
ce que doit faire une entreprise lorsqu’elle présente les coûts des offres et des prestations.
C’est surtout cette partie « création et présentation » qui m’a permis d’apprendre et de
progresser peu à peu.
Une fois ce gros travail réalisé et clarifié, nous accompagnons le client jusqu’au jour de
l’évènement. C’est-à-dire que nous faisons des réunions plus régulièrement et nous préparons
les dernières choses qui demandent moins de pression. Par exemple, nous aidons l’entreprise
à faire les invitations ou des questionnaires pour savoir le nombre d’invités qu’il y aura lors de
l’évènement et qui nous permettra de réviser à la baisse ou à la hausse les devis et les budgets.
Nous partageons aussi avec le client sur les besoins secondaires tels que le mobilier (estrade
par exemple) ou une aide de transport des invités lors d’une soirée qui se termine tard (taxis
– éthylotests…).
J’ai été principalement chargé de ces aspects au début de mon stage avec les locations des
différents mobiliers dont les entreprises avaient besoin, les choses à revoir ou qui ne sont pas
claires dans les devis (parfums des glaces …).
Cette partie de projet complète donc la création de l’événement avec les éléments
supplémentaires à prévoir pour le jour J. Ainsi, l’écoute et l’accompagnement du client est

3
Annexe 3. Tableau permettant de faire les budgets, p. 27

14
essentiel pour ne rien laisser passer et pour que l’évènement futur se passe de la meilleure
façon.
Finalisation et présence
Cette partie de la préparation d’événement est la plus sympathique pour moi et c’est celle qui
fait le plus ressortir mes qualités de planification et de contact avec les personnes.
Elle consiste tout d’abord à organiser le jour J, c’est ce qu’on appelle dans le langage de
TALENDA : la Régie de l’Evènement. Pour organiser celui-ci, nous réalisions un planning
général 4 pour le client qui détaille toutes les étapes de la journée ou de la soirée. Dans ce
document, chaque créneau horaire correspond à une activité (conférence, séminaire, prise de
parole ou activité Teambuilding, déjeuner ou diner…). Ce document, sous forme de tableau, a
pour but de prévenir le client et de le guider tout au long de sa journée ou soirée pour que
celle-ci soit la mieux réussit possible.
Une fois terminé, ce tableau est inséré dans un second document à destination du client, qui
décrit plus en détails le moment attendu. Il indique en suivant les étapes de l’événement : les
lieux, les points de rendez-vous avec les adresses, les modes d’accès à ces lieux, les transferts
de lieu en lieu, des propositions supplémentaires de bars par exemple si les invités souhaitent
continuer leur journée d’événement autrement et les contacts qui peuvent être utiles (Céline,
moi et autres). Ce document est ce qu’on appelle chez TALENDA « la fiche mémo
évènement »5. Ce fichier a été créé par Céline à mon arrivée dans l’entreprise et depuis que
nous l’avons mis en place, celui-ci a servi à une des entreprises et a eu de bons retours. Sa
fonction est de diriger le client et de lui donner envie de vivre cette expérience (illustration du
document avec des images des lieux, des aliments, des animations qui attendent les invités).
Nous réalisons par ailleurs un dernier document d’organisation qui sera uniquement utile pour
Céline et moi. Ce document est similaire au planning général du client mais en beaucoup plus
détaillé. Il décrit toutes les actions que nous, en tant qu’agent évènementiel, devons exécuter.
Il est extrêmement précis puisqu’il décrit presque chaque action en intervalle de 10 min en
fonction du temps que prend chaque petite tâche. Par exemple, les trajets de 5 min et les
déplacements sont décrits. Ce document est un peu comme notre bible de la journée. Il va
nous servir pour ne pas prendre de retard sur les activités et pouvoir prévenir les invités d’un
départ éventuel pour que leurs activités suivantes ne soient pas limitées en temps, et surtout
pour qu’il n’y ait pas de stress et de pression. Durant mon stage, c’est moi qui ai réalisé la
plupart du temps ce document qui se nomme pour nous : Le déroulé opérationnel 6. J’ai
d’ailleurs rencontré quelques difficultés au début de mon stage à détailler précisément
chaque action et à faire la différence avec le planning général du client. Cependant, j’ai
finalement compris que celui-ci était nécessaire et que si nous ne l’avions pas, nous pouvions
perdre tout contrôle de la situation et donc toute l’organisation que nous avions mise en
place.
Enfin, après des mois de travail, d’organisation et de création, nous pouvons assister et
accompagner le client dans l’évènement. Céline est tout le temps présente lors d’un
évènement puisque l’entreprise TALENDA est garante de l’organisation et de la réussite de
l’événement. Nous faisons tout pour que l’évènement se fasse le mieux possible. Notre

4
Annexe 4. Planning général à destination du client, p. 28
5
Annexe 5. Extraits d’une Fiche Mémo, p. 28
6
Annexe 6. Déroulé opérationnel pour un évènement, p. 29

15
présence lors d’un événement est à la fois discrète mais essentielle. La plupart du temps, nous
ne participons pas aux activités, nous de mangeons pas avec le groupe et nous ne parlons pas
lors des séminaires, des conférences et des prises de parole.

Notre fonction est d’accompagner les invités de lieu en lieu,

de préparer les petits déjeuner, goûter, de nettoyer pour
rendre le lieu comme il nous l’a été prêter et de permettre au
client de passer un moment agréable et convivial. Quand le
client est en activité, nous restons jusqu’à la fin et trouvons
un coin pour travailler au calme. Nous sommes les meneuses
et les conseillères. La plus grande difficulté selon moi lors de
notre présence est de gérer le temps et de dire au client qui
peut être en retard « il faut vraiment y aller car on nous
attend à tel endroit à tel heure ». Il faut trouver les bons
équilibres.

L’organisation et la planification est donc la troisième étape importante pour arriver à un

résultat satisfaisant. C’est la source d’une bonne gestion de temps et donc d’une présence
agréable pour les invités lors du moment attendu. Plus il y a de l’organisation et de la
coordination le jour J, plus il y aura de la satisfaction de la part des invités, des collaborateurs
et du client.
Autres

Outre la création, le pilotage et l’organisation d’événements, j’ai réalisé d’autres missions qui
sont considérées comme moins essentielles mais qui représentent néanmoins de l’attention
et du professionnalisme.
Tout d’abord j’ai participé toutes les semaines aux réunions avec Cédric Moullet pour faire le
point sur les tâches à faire pour garantir de bons projets commerciaux pour TALENDA et
favoriser des missions bien faites. Concernant les réunions, j’ai aussi, comme je l’avais évoqué,
participé à tous les rendez-vous clients (hebdomadaires pour certains) qui permettaient de
faire un récapitulatif sur l’avancement du projet et de planifier pour Céline et moi les tâches
suivantes à réaliser dans les semaines à venir.

Mon rôle lors des réunions est surtout de prendre des notes et de parler des choses sur
lesquelles j’ai travaillé en résumant la situation grâce aux tableaux comparatifs et aux

16
présentations Powerpoint. Et bien sûr, si un élément n’est pas clair, il peut m’arriver de
résumer tous les éléments évoqués à la fin de la réunion pour ne laisser passer aucuns détails.
Au cours de mon stage d’autres réunions ont eu lieu. Celles-ci étaient moins professionnelles
puisqu’elles étaient sous forme de déjeuner. Néanmoins, elles permettaient de partager et
échanger et de me créer un réseau professionnel. Il y en a eu deux principalement : un
déjeuner avec des membres de la team26 où j’ai pu collectées de nombreuses informations
passionnantes et un déjeuner avec Laurent BAUER, le partenaire de Céline, où nous avons
partagé sur le déroulement de mon stage et sur les avancés de l’entreprise TALENDA.
Pendant toute la période de ma formation au sein de TALENDA, j’ai également détaillé mes
heures en fonction du projet pour lequel je travaillais et les actions que je menais (Gestion de
projet et suivi opérationnel - Suivi des mails – Organisation – Visite – Déplacement...). Ce
document permettra à Céline à la fin de mon stage d’observer le nombre d’heures que j’ai
passé au total sur un projet pour facturer au client, le prix correspondant le plus au travail
fournis pour celui-ci.

L’autre document qui m‘a aussi beaucoup servi est le rétroplanning que Céline a créé à mon
arrivée au sein de son entreprise. Il me permet, si je suis perdue dans les taches urgentes à
réaliser, de savoir celles qui doivent se faire rapidement dans la semaine en fonction de
l’arrivée des événements.
Enfin et pour finir sur les missions, avec Céline, nous avions pris l’habitude de faire chaque
mardi ce qu’on appelle un point hebdomadaire. Nous présentions notre humeur du jour, nous
faisions une synthèse du travail de la semaine précédente et j’évoquais mes progressions, mes
difficultés et mes priorités pour la semaine à venir. Ce point a été pour moi pertinent et
obligatoire dans un stage où notre but est de découvrir et travailler et donc d’avoir des
blocages, des ressentis, des connaissances…

L’ensemble de mes missions ont donc été multiples, riches et instructives. Elles ont été très
plaisantes pour moi. La majorité des tâches que j’ai pu faire aboutirons à des évènements
auxquels je participerai le 1er juin et fin juin pour la plupart (3 évènements durant les 2
dernières semaines de juin). Je découvrirai donc encore de nombreux éléments à savoir sur
l’événementiel jusque-là fin de mon stage et je réaliserai de nouvelles tâches non exécutées
jusque aujourd’hui (mission en communication avec le site internet de l’entreprise par
exemple).
Quoi qu’il en soit, ce que je retiens principalement et que j’ai présenté plusieurs fois dans la
présentation de mes missions, c’est que l’organisation et les relations développées avec les
personnes sont les clés de réussite d’un bon événement, pour son commencement (contrat),
sa création et sa réalisation finale.

17
 2. Les outils

Tout au long de mon stage, j’ai utilisé divers outils pour réaliser à bien toutes mes missions.
J’ai utilisé les outils bureautique classiques tels que Powerpoint, Excel et Word pour les
missions de présentation et de comparaison.
De plus, pour avoir toutes les informations nécessaires et être autonome, nous avions installé
le premier jour de mon stage le OneDrive de TALENDA ce qui me permettait de naviguer seule
entre tous les documents et de simplement prévenir Céline lorsque je rajoutais un document
ou que j’avais fini une tâche. En plus de ce OneDrive, Outlook m’a été installé par
l’informaticien pour que je puisse envoyer et recevoir des mails avec une adresse
professionnelle TALENDA et avoir un agenda partagé avec Céline pour noter les rendez-vous
à distance et les visites. Ces deux outils ont favorisé mon autonomie, ma curiosité, mon envie
de travailler et mon organisation professionnelle et personnelle.
J’utilise évidemment aussi quotidiennement un cahier réservé à mon stage pour me faire un
planning des journées et noter toutes les coordonnées des personnes, mes recherches de
traiteurs, de prestataires, de lieux … en fonction du projet.
Les derniers outils que j’ai utilisés sont les newsletters. La première semaine de mon stage,
Céline m’a recommandé de m’inscrire à de nombreuses newsletters telles que Do it Paris,
Paris Secret, My Little Paris et Merci Alfred. Toutes les semaines je reçois donc ces dernières
qui me permettent d’avoir des adresses de lieu, de restaurants pour des futurs évènements
et pour donner des idées à des personnes en recherche d’espaces pour leur diner, déjeuner
ou soirée (les membres du « Collectif ici Demain » par exemple). Je me concentre sur ces
newsletters une fois par semaine, le mercredi matin. Selon moi, c’est un outil très enrichissant.
Il participe aussi à ma découverte de nouveautés pour visiter et sortir les week-ends dans Paris
à l’avenir (musée – expositions, boutique de décoration…).

3. Mes connaissances et difficultés

Durant mon stage, j’ai pu mettre à l’épreuve une partie de mes connaissances de l’IUT sur le
terrain notamment en marketing, en gestion de projet, en finance et en communication. En
effet, j’ai pu comparer et rechercher des prestataires, programmer les évènements grâce à
des outils tel que des plannings et des déroulés opérationnels, faire des budgets pour les
clients et contacter de nombreuses personnes par téléphone directement ou par courriel
(prestataires pour les devis ou clients). Mes connaissances acquises durant la deuxième année

18
de IUT m’ont donc servi et m’ont permis de pouvoir être active dans mon travail et de le
réaliser correctement et efficacement. En effet et à titre d’exemple, mes connaissances en
communication de deuxième année (PowerPoint notamment) m’ont permis de contacter
facilement les personnes et de faire des présentations synthétiques et claires.
Je suis plutôt fière des tâches que j’ai effectuées. Je les ai faites avec plaisir et dynamisme.
Néanmoins j’ai pu rencontrer quelques difficultés durant mon stage. Tout d’abord, une
difficulté en gestion du temps. On a pu s’apercevoir avec Céline, un mois après le début du
stage, que je passais trop de temps sur certaines tâches qui ne valaient pas autant. Cela avait
un impact puisque le temps que nous passons à travailler sur un événement est la source de
facturation pour le client. J’ai donc essayé de faire plus rapidement certaines tâches,
notamment la recherche, qui me prenait plusieurs heures.
La deuxième difficulté que j’ai eue, ce sont les mails et les appels téléphoniques. La première
semaine de mon stage j’ai eu de l’appréhension lors de mes premiers mails et mes premiers
appels directs. J’ai pourtant réussi au fur et à mesure à dépasser cette « peur et ce stress » et
donc de faire plus rapidement ces tâches.
Ma dernière grande difficulté était, au début de mon stage, la coordination des missions et le
passage de l’une à l’autre. Lors des deux premières semaines de stage, passer de mission en
mission, sans avoir fini la première, a été compliqué pour moi. En tant que personne très
organisée par nature, j’avais donc besoin de tout noter et de me faire davantage de plannings
ou de listes. Je me suis peu à peu habitué. Je me suis rapprochée des différentes tâches, j’ai
adopté une routine de travail et surtout j’en ai appris plus sur les entreprises que
j’accompagnais avec Céline. En effet au début du stage, j’ai été complètement perdu entre les
valeurs des différentes entreprises, entre leur besoin, le lieu de chacun… C’est au fur et à
mesure des semaines que je me suis pleinement plonger dans l’évènementiel.
Quand je parle d’événementiel, je parle aussi d’attente. Comme toute entreprise, j’ai compris
que dans une agence d’événementiel, il y a beaucoup d’attente de réponse aux mails, de
personnes qui ne répondent pas. Cette attente nous demande donc plus d’énergie, nous
devons relancer les prestataires ou les appeler directement s’ils répondent. C’est cette idée
d’attente qui m’a d’ailleurs permis de comprendre que passer d’une mission à l’autre est donc
essentiel pour continuer à travailler régulièrement et plus aisément encore si on est organisée.
Je suis passée par des moments de doute, de stress, de peur de commettre des erreurs… .
Cependant, j’ai pu en apprendre beaucoup et j’ai continué à développer mes compétences et
connaissance de l’IUT et en acquérir de nouvelles. J’ai développé des compétences en finance
au travers de budget et en faisant vraiment la différence entre ce que nous faisons payer au
client et ce que la prestation vaut réellement. J’ai pu apprendre comment avancer petit à petit
avec le client, comment communiquer avec lui le plus simplement possible tout en avançant.
Et globalement, j’ai appris ce qu’était une agence d’événementiel et comment doit-on
préparer un événement pour que celui soit prêt dans les temps et que le client soit satisfait.
On pourrait dire qu’un événement, c’est le dialogue entre le client et l’agence d’événementiel
avec de la création et de l’organisation.

19
Conclusion

Ce stage a donc été, pour moi, très riche en missions, en rencontres, en recherches et en
découvertes. Il m’a permis d’utiliser toutes mes compétences et connaissances acquises lors
de mon parcours à l’IUT surtout dans l’option GEMA avec le management et la gestion de
projet.
J’ai pu vraiment développer mes compétences d’organisation qui étaient déjà très présentes
dans mon quotidien d’étudiante notamment et m‘améliorer en relationnel, en favorisant le
contact avec autrui, avec les clients. Comme je l’ai souvent évoqué dans ce rapport, ce sont
des compétences essentielles pour travailler dans l’événementiel et avec des clients dans le
besoin.
Malgré mes difficultés et les erreurs que j’ai commises, je suis ravie d’avoir fait ce stage. J’ai
beaucoup appris et j’ai pu découvrir le métier d’une agence d’événementiel qui m’était encore
presque inconnu au départ.
Je suis contente des missions que j’ai effectuées et du travail que j’ai pu faire globalement. Je
compte bien continuer à progresser en gardant à l’esprit toutes les remarques qu’on a pu me
faire et en améliorant les points où j’ai été bloqué lors de mon stage.
Si je devais renouveler l’expérience d’un point de vue professionnel je ne changerais rien. Mes
erreurs ont été une force et ce stage aura été enrichissant tant en termes de missions qu’en
termes de professionnalisme avec l’environnement de travail et le contact avec le client.
Je suis très reconnaissante aussi d’avoir pu m’immerger dans un nouvel environnement
professionnel avec un groupe de travail de partage et de discussion et d’avoir travaillé avec
une personne de confiance qui m’a accueilli dans son entreprise et que remercie de nouveau.
Pour le stage de l’année prochaine, je referai sans hésiter ce stage pour lequel j’ai travaillé
avec plaisir enthousiasme et dynamisme. Je conseille d’ailleurs pour ceux qui recherchent une
voie dans le management et l’entrepreneuriat de tester au moins une fois l’évènementiel dans
leur parcours d’étude.

D’un point de vue plus personnel, ce stage a été une source d’inspiration,
d’approfondissement de mes connaissances et d’enrichissement avec les découvertes de
lieux, d’endroits et d’un métier qui me plait. Ce métier, d’agence d’événementiel a été dès le
début de mon stage une illumination.
C’est un stage qui a contribué au développement de mes qualités d’organisation, de créativité
et de sociabilité qui sont les Trois grandes qualités qui me caractérise. C’est d’ailleurs pour
cette raison et parce que l’événementiel m’attire beaucoup et me motive, que je me vois
évoluer dans ce domaine dans mon projet professionnel futur.
Cette période de stage a été l’origine de réflexion professionnel et personnel. Il est le fruit de
changement de projet professionnel futur. Aujourd’hui je me vois de plus en plus évoluer dans
ce métier car il regroupe toutes les qualités qui me caractérisent et surtout le contact avec les
personnes (clients, partenaires, prestataires) qui est quelque chose qui a toujours été présent
dans ma vie et qui contribue à mon plaisir de partager, d’échanger et de rencontrer. Je compte

20
faire, grâce à ce stage, un peu d’évènementiel soit durant une partie de ma vie soit un peu
dans ma future entreprise même si cette activité ne sera pas la principale.
L’évènementiel a donc été un coup de cœur pour moi. J’ai hâte de coordonner les
informations et être présente pour les évènements fin juin, de partager mon expérience et
mon intérêt avec mes proches et mes amis, de prodiguer des conseils de lieux, d’activités,
d’espaces que j’ai découvert ; mais également, dans quelques années, de créer peut-être un
projet dans l’évènementiel qui est un métier attirant et humain.

21
Annexes
Annexe 1 - Exemples de tableau comparatif (location de vaisselle et lieux)

22
Annexes 2 – Diapositives principales d’un Powerpoint présentant des pistes pour un
client

23
24
25
26
Annexe 3. Tableau permettant de faire les budgets

27
Annexe 4 - Planning général à destination du client

Annexe 5 - Extraits d’une Fiche Mémo

28
Annexe 6 - Déroulé opérationnel pour un évènement

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Sitographie

➢ https://talenda.events/ , consulté régulièrement

➢ https://modelesdebusinessplan.com/blogs/infos/marche-evenementiel-donnees-chiffres
consulté le 18 mai
➢ https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/sasu-
guide/#:~:text=Une%20SASU%20doit%20obligatoirement%20avoir,l'associ%C3%A9%20uniqu
e%20d%C3%A9cide%20librement., consulté le 1 mai

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Feuille d’évaluation

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