Dominando la
Comunicación Escrita
Empresarial
Claves para una Redacción Efectiva en el Mundo
Corporativo
Presentado por Einer Stiven Perdomo Ramos
Introducción
Reflexiones sobre la Comunicación
Empresarial
El primer módulo del curso y el video complementario han subrayado la importancia crítica de la comunicación
efectiva en el ámbito empresarial. Más allá de la mera transmisión de información, la redacción de documentos
comerciales se revela como una herramienta estratégica fundamental. La claridad, precisión y coherencia son
pilares que sostienen la credibilidad y la eficiencia operativa de cualquier organización. Un documento bien
redactado no solo informa, sino que también persuade, motiva y facilita la toma de decisiones, construyendo
relaciones sólidas tanto interna como externamente. Hemos aprendido que cada palabra cuenta y que la estructura
y el estilo son tan importantes como el contenido mismo para lograr el impacto deseado.
Claves de la Redacción Profesional en el
Ámbito Empresarial
La redacción profesional se caracteriza por ser precisa, clara y adaptada al propósito comunicativo, especialmente
en contextos empresariales. En documentos como cartas comerciales, es fundamental evitar términos vagos y
emplear vocabulario técnico adecuado al sector. Su distinción radica en el contenido, la forma, el estilo y el objetivo,
asegurando que el mensaje sea eficaz y útil para clientes y proveedores. En el ámbito de negocios, cada escrito
debe favorecer la correcta comunicación y apoyar decisiones estratégicas, como la apertura de nuevas sucursales o
la colaboración con autoridades locales.
Fundamentos
Características Clave de Documentos
Comerciales Efectivos
Claridad y Concisión Precisión y Exactitud
Mensajes directos, sin ambigüedades ni rodeos. La Información verificable y libre de errores. Los datos
brevedad maximiza la atención del lector. y hechos deben ser impecables.
Profesionalismo y Tono Coherencia y Cohesión
Un lenguaje adecuado al contexto empresarial, Ideas conectadas lógicamente, formando un flujo
manteniendo siempre un tono respetuoso y de información natural y fácil de seguir.
formal.
Objetivos
Propósitos de los Documentos Comerciales
Facilitar Decisiones
Fomentar Relaciones Proporcionar información clave que
respalde la toma de decisiones
Establecer y mantener una
estratégicas.
comunicación sólida con socios, clientes
y colaboradores.
Informar y Educar
Comunicar políticas,
procedimientos, productos o
servicios de manera clara y
Documentar y Legalizar
comprensible.
Servir como registro oficial de Persuadir y Motivar
transacciones, acuerdos y compromisos
Influir en la audiencia para lograr un
legales.
objetivo específico, como una venta o
una colaboración.
Tipos Comunes
Cuatro Documentos Clave en el Entorno Empresarial
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Informes Cartas Comerciales
Detallan hallazgos, análisis y recomendaciones sobre un Comunicación formal y externa para clientes, proveedores o
tema específico. Son extensos y basados en datos, cruciales socios. Utilizadas para propuestas, quejas, agradecimientos
para la planificación y el seguimiento. o información general. Tono y formato específicos.
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Memorandos (Memos) Correos Electrónicos
Comunicación interna concisa, para anunciar políticas, El medio más común para comunicación interna y externa.
actualizaciones, o decisiones a empleados. Suelen ser breves Requieren claridad, profesionalismo y una estructura que
y directos, sin formalidades excesivas. facilite la respuesta rápida. Variedad de propósitos.
Caso de Estudio: El Email Confuso de Acme Corp.
El Error
En 2022, Acme Corp. envió un correo electrónico a
todos sus clientes anunciando una "mejora importante"
en sus términos de servicio. El email estaba plagado de
jerga legal, párrafos excesivamente largos y enlaces
rotos. Los clientes se sintieron confundidos, muchos
asumieron cambios negativos y la empresa recibió una
avalancha de quejas y cancelaciones de servicio. La
intención era informar, pero el resultado fue una crisis
de confianza.
Propuesta de Solución para Acme Corp.
Simplificación del Lenguaje
Reemplazar la jerga legal por un lenguaje claro y accesible para el público general. Usar frases cortas y directas.
Estructura Clara y Concisa
Utilizar encabezados, viñetas y negritas para resaltar los puntos clave. Un resumen ejecutivo al inicio.
Inclusión de Ejemplos Prácticos
Ilustrar los cambios con escenarios de uso para que los clientes entiendan el impacto real en su día a día.
Canales de Soporte Claros
Proporcionar información de contacto directa (teléfono, chat) para resolver dudas, en lugar de enlaces rotos.
Pre-prueba del Mensaje
Realizar una prueba piloto del email con un pequeño grupo de clientes antes del envío masivo para detectar confusiones.
Claves del Aprendizaje
Conclusiones y Próximos Pasos
• La redacción empresarial es una habilidad estratégica que
impacta directamente en el éxito de una organización.
• La claridad, precisión, profesionalismo y coherencia son
fundamentales para todo documento comercial.
• Entender el propósito de cada documento es clave para elegir el
formato y el tono adecuados.
• Los errores de comunicación pueden tener consecuencias
graves, desde la pérdida de clientes hasta daños
• reputacionales.
La práctica constante y la retroalimentación son esenciales para
perfeccionar las habilidades de redacción.
Invitamos a los futuros profesionales a aplicar estos principios en su día a día para construir comunicaciones empresariales sólidas y efectivas.
Referencias y Fuentes de Información
• American Psychological Association. (2020). Publication manual of the American Psychological Association (7th
ed.). American Psychological Association.
• Johnson, R. (2019). Business Communication: A Guide to Professional Writing (3rd ed.). Cengage Learning.
• Locker, K. O., & Kaczmarek, S. K. (2019). Business and Administrative Communication (12th ed.). McGraw-Hill Education.
• Purdue University. (n.d.). Purdue OWL: APA Formatting and Style Guide. Recuperado de
https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/apa_style/apa_formatting_and_style_guide/general_format.htm
• Video del Módulo 1 del Curso: "Comunicación Empresarial: https://youtu.be/sGS9YhAFhS0?
• Aulas universitaria ECCI: https://aulas.ecci.edu.co/ova_aulas/redaccion/unidad1.html
