Sistemas de
Inventarios diseñados
para el control de la
Informacion
Fundación universitaria compensar
Maria del Mar Cabrera
Maria Paula Hernández
Profesor: Doris Costanza Alvarado
En una parte de las micro y medianas empresas el manejo de sus datos
como inventarios, datos de empleados, datos de clientes y facturas son
manejados de forma manual en herramientas como Microsoft Office Access
o Excel, esto hace que estas empresas no tengan manera de garantizar o
tener una trazabilidad de la información, por eso en nuestra actualidad el
tema de minería de datos es el presente y el futuro para nuestra carrera.
Por eso la empresa Frutiver 1A con su concesión Loncherita comentó en la
entrevista que ellos manejan sus inventarios de forma manual en la
herramienta de Excel la cual hace que este sea un poco difícil de manejar ya
que en los puntos de ventas en el momento que hacen sus cierres, muchas
veces encuentran que la cantidad de un producto inicial no coincide con la
Planteamiento cantidad de productos final, por eso la señora Cecilia quien es la
administradora y mano derecha de esta concesión comentaba que ella debe
revisar uno a uno las facturas de forma manual que genera sus vendedores
del problema o en los puntos y revisarlas contra las facturas que le entrega sus proveedores.
necesidad
Justificación del proyecto
Se identificó una necesidad en la empresa que
se contactó Frutiver 1ª, y lo que se quiere con
este, es que se manejen los inventarios de
manera sistematizada con un sistema ya
diseñado para mejorarlo, en el cual sus
trabajadores puedan ingresar de forma rápida a
los inventarios, esto para que la información
sea controlada y crear un método de
facturación en el cual se pueda ingresar la
información de los productos que se venden de
manera ágil, rápida y segura.
Diagnóstico previo del
análisis del problema:
Se pueden identificar los factores estratégicos
gracias a las oportunidades y amenazas. En
las oportunidades referente a la necesidad de
la empresa no se identifica ninguna ya que se
encuentran más desventajas que ventajas en
cuanto al problema de inventarios de la
empresa. En las amenazas del entorno se ve
como esto afecta no solo monetaria sino
emocionalmente a los trabajadores, en el
contexto monetario a la hora de revisar los
inventarios la caja no cuadra lo cual es muy
grave. A nivel emocional es mucho el
desgaste emocional y el desgaste de tiempo de
cada uno de ellos a la hora de revisar cada uno
de los productos de manera manual
Beneficios de la
solución a desarrollar:
Los grandes beneficios que se verán
evidenciados será que a la hora de
comparar los inventarios con la caja todos
los números serán correctos y nada estará
descuadrado, por otro lado los trabajadores
no se tendrán que desgastar por horas
revisando los inventarios sino que ahora se
hará de una manera ágil y rápida en el cual
su salud emocional también se verá
beneficiada ya que no tendrán que
trasnochar hasta altas horas de la noche
desgastando su salud sino que al contrario
se apropiaran de la tecnología y en un
futuro se mejorara este sistema para estar
un paso más delante de la competencia.
Crear e instalar el sistema de bases de datos de
inventarios para la empresa FRUTIVER y generar
con exactitud los inventarios, con el software creado
dar mayor rapidez y agilidad a la hora de enviar cada
inventario, así como un desgaste mínimo en cada
empleado. Lo cual generara cifras exactas y bien
colocadas lo que evitara manipulación o cambios
posteriores que perjudiquen la franquicia.
Objetivo
general
1. Identificar las debilidades presentadas al no tener un sistema
de inventarios y facturación y el riesgo que se corre de no tener
datos reales y específicos.
2. Una vez instalado el software ver reflejados los cambios en
cuanto a los inventarios de la empresa Frutiver y solucionar la
falencia en cuanto a cifras erróneas en el sistema Excel.
3. Con el nuevo sistema de información evitar el desgaste
emocional y físico de los empleados a la hora de realizar los
inventarios.
Objetivos 4. Generar seguridad y confiabilidad al tener información
sistematizada ya que se puede llevar una trazabilidad por medio
de un archivo log el cual almacena las transacciones realizadas
específicos por el usuario en el sistema
Identificado el problema de la empresa Frutiver del no tener un sistema
automatizado en inventarios, se propone o se quiere lograr un
programa donde todo esto quede en una base de datos que se pueda
acceder fácilmente. Se deberá cumplir con el tiempo necesario de
planeación la cual se deberá dejar documentado con un estudio de
viabilidad y otro con el plan de trabajo a seguir. También se debe tener
en cuenta que se debe contar con el apoyo de los principales
beneficiarios para que en este caso es la empresa quienes deberán
proporcionar la información necesaria para alimentar y crear el
programa propuesto. Algo muy importante es contar con el tiempo y
disposición de la persona que está actualmente está encargada de esta
área y a la cual se le podría ofrecer cierta capacitación para que pueda
Alcance del manejar el sistema creado en manejo de inventarios propuestos en el
proyecto. Sería muy importante después de creado el programa realizar
las debidas actualizaciones después de un tiempo de ser ejecutado
proyecto Algunas limitaciones que podemos tener durante el trabajo que se está
llevando a cabo con la empresa puede ser falta de recursos, el tiempo
requerido, ya que esto es un factor importante donde puede ser mas
largo de lo estipulado, otra limitación es la falta de conocimientos por
parte del usuario final al que la empresa deberá proporcionarle una
capacitación adecuada para el manejo del programa creado
Nuestro proyecto se basa en un sistema de
inventarios que permitirá un mejor uso para la
realización de inventarios y cuentas el cual
permitirá que tanto sus empleados como sus
administradores hagan un mejor uso de las
tecnologías y de los datos que se guardan en
estos inventarios.
Entradas Procedimientos salidas
Acceso del personal Permitir registrar todos Datos de acceso del
los datos de acceso del personal registrados.
personal (Nombres,
apellidos, teléfono,
identificación, dirección,
datos parafiscales).
Acceso de locales Se solicita la información Información
correspondiente al local correspondiente a los
(Dirección, cantidad de locales registrada.
personal, activos del
local).
Acceso de proveedores Permitir registrar todos Datos de acceso de los
los datos de acceso de proveedores registrados
proveedores (NIT,
dirección, fecha de
compra, teléfono).
Acceso a inventarios Permite registrar la Información
información de los correspondiente a los
productos que ingresan a inventarios registrada.
los locales (fecha de
entrada, nombre
producto, cantidad
producto, valor producto,
local donde ingresa
producto).
Acceso a información de Se solicita la información nformación
ventas o facturación acerca de las ventas correspondiente a las
realizadas (fecha venta, ventas realizadas
producto, cantidad registrada.
producto, valor venta,
nombre cliente).
Acceso a información de Se solicita la información Información
productos de los productos (nombre correspondiente de los
del producto, fecha de productos registrada
vencimiento, cantidad
producto, valor producto,
estado del producto).
Nombre, cargo, opciones Se liga los datos de los Asignación de perfiles
y permisos de acceso colaboradores y los
integrantes de la
compañía para segmentar
el software y asignar
perfiles indicados.
Actualización de Se registra la opción de Asignación de
inventario actualizar los servicio, actualización de servicio
modificarlos y eliminarlos
dependiendo del estado
actual de la compañía
Requerimientos No funcionales
1. 2.
Permitir registrar todos los datos de acceso Siempre debe estar conectado a
Permitir la no entrada a un usuario cuando internetSe debe cambiar usuario y
no se aplique un mecanismo de password periódicamente
autenticación aceptado y atribuido al perfil
del empleado. 3.
Los permisos de acceso al sistema podrán Siempre debe estar conectado a
ser cambiados solamente por el internetSe debe cambiar usuario y
administrador de acceso de datos. password periodicamente
Si se identifican ataques de seguridad, el
mismo no continuara operando hasta ser
4. Los datos ingresados deben ser
desbloqueado por el administrador reales
Requerimientos No funcionales
5. 6.
El tiempo de aprendizaje del El sistema podrá ser ejecutado de
sistema por usuario debe ser manera transparente en diferentes
menor a 4 horas. La tasa de errores plataformas en caso fuera
cometidos por el usuario deberá necesaria la migración de sistema
ser menor del 1% de las operativo, base de datos etc.
transacciones totales ejecutadas
en el sistema. El sistema debe
proporcionar mensajes de error
que sean informáticos y orientados
hacia el usuario final
Requerimientos Funcionales
1. 2.
El sistema controlará el acceso y lo El sistema debe proporcionar
permitirá solamente a usuarios mensajes de error que sean
autorizados. La base de datos será informativos y orientados a un
actualizada periódicamente con
usuario final. El tiempo de
clientes y proveedores nuevos.
aprendizaje de un usuario debe
Siempre debe estar conectado a ser menor a 4 horas. El sistema
internet- Actualización de la debe contar con manuales de
plataforma
usuario estructurados
adicionalmente.
MAPA DE PROCESOS
Procesos Estrategicos
Satisfaccion de necesidades y expectativas
Necesidades y expectativas del cliente
Planificacion Analisis del Gestion de los
Gestion de calidad estrategica entorno recursos
del cliente
Procesos Clave
Recepcion y control Investigacion y Ejecucion del sistema Planeacion
del producto planeacion de informacion financiera y cobro
Procesos De Apoyo
Capacitacion del Informatica y Sistemas de Contabilidad
personal tecnologia informacion
