ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION (2374498)
Aprendiz:
NUBIA ESPERANZA TARAZONA CRUZ
NOMBRE DE EVIDENCIA:
Primera Fase 1 IDENTIFICACIÓN,
EV02. Estructuración del proyecto del sistema en desarrollo
SOLUCION DE LA EVIDENCIA:
Primera Fase 1 IDENTIFICACIÓN, EV02.
Estructuración del proyecto del sistema en desarrollo
“ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO DEL SISTEMA EN DESARROLLO”
Evidencia: AP01-AA1-EV02
Aprendiz:
Nubia Esperanza Tarazona Cruz
Ficha:
2374498
Instructor:
José Luis Tovar Becerra
Instructor virtual
SENA
Formación Virtual
Programa TADSI
Bogotá D.C
2021
TABLA DE CONTENIDO
1. TÍTULO DEL PROYECTO
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA O NECESIDAD QUE SE PRETENDE
SOLUCIONAR.
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
✓ Planteamiento del problema:
✓ Descripción del problema
✓ Formulación del problema:
3. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
4. OBJETIVO GENERAL
5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (alcanzables, verificables, cuantificables y
comprobables).
6. ALCANCE DEL PROYECTO.
1. TÍTULO DEL PROYECTO.
“ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE
PERMITA LA INTERCOMUNICACIÓN PARA LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y
OPERATIVAS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO E INVENTARIOS”
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA O NECESIDAD QUE SE PRETENDE
SOLUCIONAR.
En los diferentes diagnósticos realizados por parte de la gerencia de la empresa se ha
evidenciado que hay una falta de comunicación y control en cuanto a los procesos y al
seguimiento y control del inventario de elementos y productos terminados, esto debido a que los
datos registrados son llevados en formatos de hojas Excel o en forma manual en carpetas
individuales, lo que generalmente no permite unificar el proceso y realizar un análisis en
tiempo real y tomar decisiones para implementar o modificar alguna acción interna de la
empresa para disminuir el tiempo de respuesta a las acciones impartidas, localizar elementos o
productos del mismo nombre, lo que implica que se tenga que repetir el proceso debido a una
falla de búsqueda, por lo que una vez hecho esto se deba remitirse a hacer búsqueda de los
inventarios pasados en caso de que se quiera realizar balances respecto a la adquisición de
elementos o productos.
Lo anterior origina un mengua en la visión productiva de la empresa ya que hace que
se tenga que dedicar mucho tiempo en organizar y comparar los datos y actividades en una
forma manual, que básicamente difiere de un sistema de Información que lo haga de forma
automatizada, permitiendo dedicar ese tiempo en otras actividades de importancia para apoyar
el desarrollo de la visión del empresa.
Para solucionar este problema, se diseñara y desarrollara de un sistema de información
que permita la intercomunicación para las áreas administrativas y operativas en la gestión de
archivo e inventarios el cual registre y archive en forma detallada el precio de compra de los
elementos con las respectivas fechas en que se efectuó dicha transacción, igualmente a su vez
proporcionando a la administración las herramientas necesarias para generar reportes, datos
estadísticos, gráficos, etc, para que cuente con mayor información de calidad y que sirvan al
momento de tomar decisiones relacionadas con el direccionamiento de la empresa.
Por ello la solución es crear un software que satisfaga las necesidades mencionadas
anteriormente del establecimiento, para ello este sistema de información debe ofrecer los
siguientes beneficios:
Registrar: Almacenar por medio de un registro en línea los datos de requisición de
órdenes de pedido y adquisición de elementos necesarios para el desarrollo de las actividades
ordinarias y extraordinarias de la empresa, tanto a nivel administrativo como operativo,
proporcionando así un inventario actualizado de elementos por medio de un sistema de
información.
Sencillo de manejar: Debe ser lo más automático posible para el manejo del personal a
cargo ya sea para registrar o implementar las herramientas de análisis que el sistema pone a
su disposición.
De precio asequible: Debe ser un programa de un costo relativamente asequible y que
preste los beneficios que son requeridos por la empresa.
Que cuente con restricciones de acceso: para evitar fraudes del personal o un externo,
sólo podrá acceder aquel que tenga el usuario y la contraseña del software para implementar
cambios al registro.
Cumpliendo estos requisitos para el desarrollo del sistema se pensara en la adquisición
e implementación del software, y de esta forma se asegura la calidad y servicio para la
satisfacción del usuario final.
3. JUSTIFICACIÓN
Basándose en el diagnóstico previo del entorno de la empresa “LDS Ingeniería Ltda.”, y
del trabajo de investigación realizado, se realizó un análisis del problema por medio de los
métodos, técnicas e instrumentos necesarios requeridos para la recolección de datos,
permitiendo identificar la necesidad de un sistema de información, para la intercomunicación
entre las áreas administravas y operativas en la gestión de archivo e inventarios de la
empresa LDS Ingeniería Ltda.
Es evidente que el retraso tecnológico de sistemas de información en procesos
administrativos y de inventario, respecto al manejo de procesos y al reporte de precios de
adquisición de elementos devolutivos y de consumo, causa un desgaste e inversión mayor de
tiempo y esfuerzo humano en comparaciones, cuentas y análisis que un sistema de
información de calidad podría llevar a cabo de una manera detallada los procesos tanto en
empresas grandes como pequeñas.
Razón por la cual, se hace necesario invertir en tecnologías de software para desarrollar
un sistema de información, que ofrezca una solución integral en la sistematización de los
procesos e inventario de la empresa, obteniendo beneficios tales como accesibilidad,
seguridad a la información por medio de un inventario automatizado para el control y gestión
de datos lo que repercute en la imagen de la empresa. Siendo estos beneficios los que ofrece
la solución verdadera y puntual a desarrollar.
El planteamiento del problema explica claramente la naturaleza del proyecto y lo que se
quiere solucionar. De ahí la importancia de haber realizado un trabajo de investigación de
campo formativo, que permite generar mejores elementos sobre los cuales se realizó el
análisis de los datos recolectados, y a su vez se convirtió en la base explicativa de los
resultados que arrojaron las herramientas de recolección de información; y toda la información
numérica resultante, se llegó a la conclusión que es necesario el diseño, desarrollo de un
sistema de información automatizado que permita la intercomunicación para las áreas
administrativas y operativas en la gestión de archivo e inventarios que ponga a disposición de
la administración de la empresa las herramientas estadísticas necesarias para la toma de
decisiones en la misma.
¿Cómo sistematizar el inventario de la empresa?
Una vez que se tiene claro el problema y la alternativa o alternativas de solución con la
elaboración del presente proyecto, en teoría se procede a dar respuesta a la pregunta ¿por
qué se está realizando y cuáles son las ventajas de realizarlo?
El proyecto se realiza con el objetivo de lograr la sistematización de los procesos y el
manejo del inventario de elementos devolutivos y de consumo de la empresa LDS Ingeniería
Ltda., contribuyendo de esta manera a mejorar de la calidad de los procesos relacionados con
la comunicación entre áreas y el manejo de los elementos de uso cotidiano y extemporáneo
que son requeridos para el buen desarrollo de las actividades de la empresa.
Sin embargo es potestativo de cada empresa el uso de tecnologías de sistemas de
información en el mundo de la competitividad, ya sean empresas grandes o pequeñas, ya que
actualmente es esencial la implementación de los sistemas de información tanto en las áreas
administrativas como operativas lo que redunda en el éxito y su sustentabilidad, permitiendo
reducir el tiempo dedicado a una gestión de un proceso o procesos manuales en otras
actividades de importancia para la empresa, las cuales también requieren de atención,
aumentando la calidad de los procesos, procedimientos, actividades y prestación del servicio.
4. OBJETIVO GENERAL
Análisis, diseño y desarrollo de un sistema de información que permita la comunicación
entre las áreas administrativas y operativas en la gestión de archivo e inventarios
automatizados de elementos devolutivos y de consumo de la empresa, complementado con
herramientas para la toma de decisiones como reportes, gráficos, etc que contribuyan a un
análisis en tiempo de las actividades y procesos de la empresa.
5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
✓Validar el ingreso del usuario.
✓Elaborar un sistema de gestión de los procesos de archivo y manejo de inventario de
forma automatizada para el almacenamiento de los datos de la empresa.
✓Conocer mediante reportes estadísticos los informes textuales y gráficos de las
inversiones realizadas en elementos devolutivos y de consumo utilizados en las áreas
administrativas y operativas de la empresa en tiempo real.
6. ALCANCE
✓Validar usuario: permitir acceso al o los usuarios, que tendrán acceso a realizar
adiciones o modificaciones a los datos ya almacenados del proceso o procesos.
✓ Elaborar un S.I. para GNB del empresa: Por medio de la construcción de un
software aplicativo orientado a objetos que permita capturar, registrar y evaluar reportes
estadísticos de las finanzas del empresa.
✓Ver informes: Mediante acceso virtual tener acceso a los registros de los procesos
administrativos y operacionales y la gestión de inventario realizada en periodos determinados
en el sistema de información, el software debe generar los datos estadísticos necesarios para la
toma de decisiones en el momento que se requiera.
✓ Limitaciones: El sistema de gestión de la información automatizado de los
inventarios, se limitará a almacenar elementos, devolutivos o de consumo, los precios de
compra, las requisiciones, quien las realiza y la cantidad solicitada por elemento. Así como
generar los reportes estadísticos y gráficos para intervalos de tiempos deseados, realizar
comparaciones con otros intervalos o cualquier otra finalidad interna de la empresa.
