POWERQUERY
Power Query es una herramienta de datos que viene integrada en programas
como Microsoft Excel y Power BI. Su principal ventaja (y lo que lo convierte en una
herramienta útil para ti) es que cumple la función de un ETL (extraer, transformar y cargar
datos).
El editor Power Query te permite extraer información de distintas fuentes de datos,
transformarla según sea necesario, y luego cargarlos en algún sitio para su posterior uso;
ya sea en una tabla de Excel o en un modelo de datos como Power Pivot.
“Power Query te permite cargar y transformar los datos. Puedes subir datos, modificar
parámetros, crear queries, hacer transformaciones básicas asignadas a tus filas o
columnas”.
En términos sencillos, Power Query en Excel es un motor de transformación y preparación
de datos.
Este programa tiene una interfaz gráfica preparada para obtener datos de diferentes
fuentes y además, cuenta con un editor de datos para aplicar las transformaciones.
Probablemente, estés pensando en ir corriendo a utilizar Power Query. Sin embargo,
tenemos que profundizar más en sus funciones y la manera en la que trabaja esta
herramienta.
¿Para qué sirve Power Query?
La llegada del big data transformó los modelos de negocios, por lo que el análisis de datos
es cada vez más importante para el funcionamiento de las empresas. Para manejar y
utilizar de forma efectiva la gran cantidad de datos que se recopilan diariamente hacen falta
herramientas como Power Query.
Power Query sirve para buscar y organizar datos dispersos, realizar conexiones y
darle forma a la información. Por ejemplo: quitar una columna, cambiar un tipo de data o
combinar tablas. A continuación, te comentamos cuáles son algunas de las cosas que
puedes realizar con Power Query:
Conectar datos de diferentes fuentes, formas y tamaños.
Organizar datos para procesarlos y analizarlos.
Realizar transformaciones de datos, incluyendo la transformación de bases de
datos de inteligencia artificial.
Crear conectores y transformaciones de bases de datos, y compartirlos de forma
rápida y sencilla.
Obtener datos de otras fuentes o de documentos de Excel.
Luego de darle forma a los datos, puedes compartir los resultados o usar la información
para crear informes. Esta herramienta es muy útil para crear un dashboard en Excel.
Power Query te ofrece la posibilidad de realizar una inmensa cantidad de tareas
relacionadas al análisis de datos sin la necesidad de tener conocimientos sobre lenguajes
de programación. Además, sus opciones de conectividad te permiten sincronizar el
complemento con cualquier fuente de datos.
¿Cómo funciona Power Query?
Entender cómo funciona este complemento de Excel es muy sencillo, en especial, si ya
has trabajado con el análisis de datos. Pero no te preocupes si esta es la primera vez que
investigas qué es Power Query y no conoces mucho la herramienta, porque te dejaremos
un resumen de los tres procedimientos principales que realiza Power Query para
trabajar con datos en Excel:
Primero, Power Query extrae los datos sin importar la fuente de los mismos. No
importa si la información proviene de una base relacional o un archivo plano.
Posteriormente, transforma los datos. Y cuando hablamos de transformar,
abarcamos muchos procesos: limpiar, combinar, agregar o fusionar; cualquier
procedimiento que cambie la información y la enriquezca.
Finalmente, el programa carga los datos a Excel. La versión transformada de la
información aparece en el programa para que pueda ser analizada.
Como puedes ver, la forma de operar de Power Query es sencilla de entender. Al menos
en su esencia básica, porque aprender a trabajar con él puede tomarte algo de tiempo.
¿Cómo descargar e instalar Power Query?
Power Query es uno de los complementos más importantes de Microsoft Excel, y por la
demanda de herramientas para el análisis de datos, este complemento se incorporó de
forma predeterminada en todas las versiones de Excel posteriores a 2016.
Sin embargo, para quienes tienen una versión de Excel anterior, es necesario descargar el
complemento directamente de la página de descargas oficial de Microsoft.
Lo único que debes hacer para tener el complemento Power Query para Excel en Office
2010 o 2013, es seleccionar y descargar el archivo que corresponda con la arquitectura de
tu Windows (32 o 64 bits), ejecutar el instalador del complemento, y seguir las instrucciones
de instalación.
En caso de que tengas una versión de Office antigua, te recomendamos que adquieras la
suite de Office 2016 o alguna versión superior, porque el complemento para Excel
2010/2013 ya no recibe actualizaciones ni soporte por parte de Microsoft.
También puedes optar por utilizar Power Query online, y disfrutar de la integración de sus
servicios con Power Bi, Power Platform y Azure Data Factory.
Si tienes alguna duda respecto al funcionamiento de Power Query, te recomendamos
revisar su página de atención y soporte, en la que podrás obtener información respecto a
la experiencia del programa en su versión para Excel o en su versión online. Además,
podrás encontrar una guía sobre los principales problemas que se pueden presentar con
el uso de conectores y flujos de datos.
¿Por qué utilizar Power Query?
Para empezar, podríamos decir que Power Query te puede ayudar a ahorrar tiempo y
esfuerzo si trabajas con datos, sobre todo, porque simplifica el proceso de importación
de datos con cualquier tipo de formato, y te permite organizarlos en una hoja de Excel, un
formato que resulta más cómodo para visualizar los datos.
Además, como mencionamos antes, el editor de Power Query tiene una interfaz muy
sencilla, que te permite trabajar con grandes bases de datos sin necesidad de aprender
sobre lenguajes de programación. Por estas razones deberías usar Power Query para
trabajar con datos:
Por su facilidad de uso y su interfaz intuitiva: Power Query es muy fácil de usar, y
su curva de aprendizaje es muy alta.
Por su utilidad práctica: con este complemento de Excel puedes trabajar con datos
y obtener resultados de forma muy rápida.
Gracias a su compatibilidad con las versiones anteriores, podrás utilizar este
complemento de Excel en distintas versiones.
Por su capacidad de generar un código personalizado, por lo que podrás crear tu
propio código M para grabar cada una de las transformaciones aplicadas a los
datos.
Tiene un lenguaje muy fácil de aprender, como lo es el lenguaje M (aunque parezca
complejo al principio, descubrirás que no lo es tanto. Más adelante, hablaremos de
él).
Por su escalabilidad.
Estos puntos son tan solo un breve resumen de las ventajas que tiene Power Query, sin
embargo, a medida de que vayas trabajando con la herramienta, verás que los motivos por
los que Power Query se sigue usando para trabajar con bases datos son casi infinitos.
En este punto ya no puedes dudar sobre lo útil que es este complemento de Excel. Ya sólo
nos queda por descubrir cómo usar Power Query.
¿Cómo usar Power Query en Excel?
Ahora que ya sabes para qué sirve Power Query, te contaremos cómo usar cada fase
importante del proceso de transformación de datos con esta herramienta. Con la
información que te daremos conocerás los aspectos básicos de Power Query y podrás
empezar a usarlo, incluso si eres un principiante y no conoces todas las fórmulas de Excel
avanzado.
Si quieres aprender a usar Power Query, es importante que sigas el siguiente flujo:
1. Conecta: empieza creando conexiones a datos en la nube o en tu computadora.
2. Transforma: dale forma a los datos según tus necesidades. La data original no se
modifica.
3. Combina: crea un modelo de datos desde varias fuentes y obtén una vista de la
combinación de datos.
4. Comparte: cuando finalices la transformación de datos, puedes guardarlo,
compartirlo o utilizarlo para realizar informes o presentaciones.
Power Query en Excel graba cada acción realizada en el documento y puedes
modificarla cuando quieras.
Puedes deshacer, rehacer, cambiar el orden o modificar cualquier paso. Además, con
Power Query puedes crear queries sencillas o complejas. Esta herramienta utiliza
el lenguaje M para grabar toda la información y llevar a cabo los pasos que ejecutes en el
programa.
Lo primero que debes saber sobre el funcionamiento de este complemento de Excel, es
cómo ingresar a Power Query en Excel. Pues es muy sencillo, ya que el complemento está
ubicado en la parte superior del programa.
Si no puedes ingresar a Power Query, te recomendamos seguir estos pasos o descargar
la última actualización Microsoft Power Query para Excel.
Conectar datos con Power Query para Excel
Puedes usar Power Query para Excel cuando necesites conectar datos desde una fuente
única o desde varias bases de datos.
Para conectar los datos, ingresa a la sección “obtener datos externos”. Las fuentes pueden
incluir datos de una web, archivos, base de datos, Azure y otras fuentes.
Fuente: Microsoft
Después de ello, el procedimiento para utilizar Power Query es muy simple:
Cuando logres conectar tus datos en Power Query aparecerá un panel de vista
previa.
Dale clic a “cargar” si deseas trabajar los datos en Excel.
Si deseas aplicar transformaciones o dar forma a los datos, dale clic a “editar”.
Si optaste por la opción “editar” se iniciará el “editor de queries”.
Transformar datos con el editor de Power Query
El editor de Power Query te permite transformar los datos de las conexiones para su
posterior análisis.
Cuando hablamos de transformar datos en Power Query nos referimos a modificarlos de
cualquier manera (quitar una columna, cambiar datos, combinar, etc).
A medida que transformes los datos, notarás las modificaciones en tiempo real y podrás
ajustarlas hasta lograr tu objetivo. La transformación de uno o más conjuntos de datos se
llama datos de forma.
Abre el editor de queries.
Selecciona “iniciar el editor”.
Puedes ver todos los cambios que realices en la sección “pasos aplicados” del panel
“configuración de query”.
Compartir información de Microsoft Power Query Excel
Con Microsoft Power Query Excel 2010 o sus versiones posteriores puedes guardar la
información trabajada en un libro de Excel y luego preparar gráficos estadísticos para
presentarla.
Mira la información trabajada seleccionando “mostrar panel”.
Luego ingresa a la sección “consultas del libro” en Power Query.
El panel te muestra todas las queries del libro.
Compártelo con cualquier persona de tu compañía.
Guárdalo en el “catálogo de datos” y envíalo a quien quieras.
Tips para usar Microsoft Power Query
El equipo de Microsoft Power Query ha definido una lista de buenas prácticas, consejos
y trucos para aprovechar al máximo el complemento en Excel. En este punto te
resumimos cuáles son las mejores formas de utilizar Power Query y reducir la cantidad de
tiempo que gastas haciendo tus análisis de datos.
Filtra los datos desde el principio
Es una buena idea acostumbrarse a filtrar los datos que se analizarán en el editor de
Power Query, lo que te permitirá trabajar solo con los datos que realmente sean relevantes
para el trabajo que estés haciendo.
Hacerlo es muy fácil y te ayudará a trabajar de forma más eficiente. Para lograrlo puedes
utilizar la barra de búsqueda de Excel, o el menú de filtro automático. Una vez que tengas
acceso a la lista completa de datos podrás discriminar entre los que te son útiles y los que
no.
Utiliza y define el tipo de datos adecuado
Para evitar errores en la ejecución de Power Query es necesario que agrupes los datos
en función de la categoría a la que pertenecen, de otra manera, tus análisis no se podrán
realizar como esperas y perderás una cantidad de tiempo considerable.
Este consejo aplica principalmente para los grupos de datos que importas a Excel en
archivos de tipo TXT o CSV, en los cuales tendrás que establecer los parámetros
adecuados para categorizarlos de forma efectiva.
Es importante que no mezcles un tipo de datos, como tiempo, con otros como porcentajes
o números, y que los separes según su propia categoría.
Verifica la validez de los datos
El equipo de Microsoft recomienda utilizar las herramientas de segmentación de datos
de Power Query para obtener información sobre los grupos de datos con los que estás
trabajando.
Estas herramientas te ayudan a evitar errores en la transformación de datos y verificar
que todos los elementos del análisis están correctos. La manera en la que Power
Query te ayuda respecto a esto, es mostrando un gráfico con estadísticas relacionadas a
la cantidad de valores que se encuentran en las categorías “válido”, “error” y “vacío”.
Organiza tu trabajo
Para optimizar tu trabajo es recomendable que establezcas algunos parámetros que te
permitan ordenar todo lo que haces dentro de Power Query. Te dejamos una lista de
lo que podrías hacer para que realizar consultas y hacer transformaciones de datos te
resulte más fácil:
Personaliza los nombres de cada uno de los pasos de la conexión, transformación,
y análisis de datos con Power Query.
Agrega breves descripciones que te permitan saber en cualquier momento qué fue
lo que se hizo en cada uno de los pasos.
Segmenta los datos en pequeñas partes que faciliten el análisis.
Crea grupos para organizar tus consultas.
Organizar tu trabajo te ayudará a ser más eficiente y utilizar el programa de una forma
más rápida y sencilla.
Crea funciones que puedas reutilizar
Al trabajar con análisis de datos es posible que más de una vez tengas que aplicar las
mismas transformaciones a grupos o bases de datos diferentes, por lo que es una buena
idea crear una función de transformaciones personalizada que te ahorre tiempo y trabajo
cuando uses el editor de Power Query.
Las funciones personalizadas de Power Query son muy sencillas de crear, lo único
que debes hacer es definir los parámetros de entrada, y los pasos a través de los cuales la
función tendrá que generar un resultado en particular.
Incluso puedes tomar como referencia consultas y parámetros existentes. Para convertir
tus consultas de Power Query en funciones debes hacer clic derecho sobre ellas y
seleccionar la opción de Crear función.
¿Qué es Power Pivot?
Sabemos que esta nota trata sobre Power Query; pero es importante que conozcas
también qué es Power Pivot si realmente estás interesado en la transformación de datos.
Power Pivot se usa para modelar los datos y realizar cálculos más complejos que Excel no
puede manejar.
¿Cómo utilizar Power Pivot?
Cuando Power Query haya importado y limpiado las diversas fuentes de datos, puedes
utilizar Power Pivot para establecer relaciones entre las tablas o queries.
Luego, utilizando DAX (expresiones de análisis de datos), el lenguaje de fórmulas de Power
Pivot, puedes crear cálculos más potentes y modelos de datos más sofisticados que en
Excel.
En conclusión, si quieres trabajar con un gran conjunto de datos de Power Query, te
recomendamos usar Power Pivot.
¿Cómo funcionan Power Query y Power Pivot?
Estos programas trabajan de forma integrada, especialmente, porque son
desarrollados por la misma compañía: Microsoft. Si tuviésemos que resumir la manera
en que se integran, podríamos decir que Power Query prepara los datos que serán
analizados en Power Pivot.
Si te preguntas para qué sirve Power Pivot en la transformación de los datos de Power
Query, es simple. Esta herramienta se encarga de trabajar los modelados y cálculos más
complejos que no se pueden realizar en una hoja de Excel o tabla dinámica.
Power Query y Power Pivot son dos herramientas que pueden trabajar de forma
independiente; pero se complementan entre sí cuando necesitan analizar un volumen de
data alto.
