Guia para final de administración
Unidad Nº4 control
La administración es a lo que se dedican los gerentes, realizando una coordinación y
supervisión de las actividades de otros de forma eficiente y eficaz.
Los gerentes para alcanzar los propósitos establecidos por una organización cumplen 4
funciones administrativas según Fayol:
● Planeación
● Organización
● Dirección
● Control
El proceso de control permite a los gerentes verificar si las metas se están cumpliendo de
forma eficiente y eficaz. A través del monitoreo, comparación y corrección del desempeño,
se pueden detectar fallas y aplicar mejoras cuando sea necesario.
El valor de la función de control se puede ver en tres áreas específicas:
1. Planeación
Verifica si se están cumpliendo los objetivos.
Proporciona retroalimentación para corregir y ajustar el rumbo si es necesario.
Cierra el ciclo de planeación.
2. Otorgamiento de facultades
Permite delegar decisiones a los empleados.
Fomenta la autonomía, confianza y responsabilidad, siempre con supervisión.
3. Protección del lugar de trabajo
Ayuda a proteger los recursos y la organización (como desastres naturales o interrupciones
de cadena de suministros) mediante planes de respaldo y contingencia.
Proceso de control: consta de tres pasos en el que se mide el desempeño real, se
compara con un estándar (son los objetivos específicos creados durante la planeación) y se
toman acciones administrativas para corregir los desvíos o para hacernos cargo de los
estándares inadecuados.
1. Medición del desempeño real
Se obtienen datos sobre el funcionamiento real de la organización: productividad, calidad,
tiempos, costos, etc.
2. Comparación con los estándares establecidos
Se compara el desempeño medido con los objetivos, metas o procesos que fueron definidos
en la planificación. Esta comparación permite detectar desviaciones.
3. Acciones gerenciales correctivas
El gerente debe decidir qué hacer ante las desviaciones detectadas. Tiene tres opciones:
1
A. No hacer nada, si la desviación es mínima, ya esperada o no representa un
problema.
B. Corregir el desempeño real, si el problema está en la ejecución (por ejemplo: errores
en el proceso productivo, falta de capacitación, desorganización).
C. Corregir los estándares, si el objetivo fijado es demasiado alto o bajo y ya no es
realista ni útil.
Control para el desempeño organizacional:
¿Qué es el desempeño organizacional?
Es el resultado final de todas las actividades laborales dentro de una organización. Refleja
qué tan eficientemente y eficazmente se están cumpliendo las metas. Los gerentes se
enfocan en esto para evaluar si sus estrategias, estructuras y recursos están generando los
resultados deseados.
Herramientas para medir el desempeño organizacional
● Control preventivo (el más deseable)
Se aplica antes de que ocurra la actividad.
Objetivo: Prevenir problemas.
Requiere información anticipada y precisa que no siempre es fácil de conseguir.
Ejemplo: control de calidad en materias primas antes de producción.
● Control concurrente
Se realiza durante la ejecución de las actividades.
Ejemplo: supervisión directa del gerente mientras se trabaja.
Permite hacer correcciones inmediatas para evitar que los problemas crezcan.
● Control de retroalimentación
Se aplica después de que la actividad finalizó.
Evalúa los resultados y permite aprender de la experiencia.
Ejemplo: probar la calidad con el producto terminado
Problema: llega tarde, cuando el error ya ocurrió.
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Controles financieros
Todo negocio desea tener utilidades. Para alcanzar esta meta, los gerentes necesitan
controles financieros.
● Medidas de control financiero tradicionales
Incluyen el análisis de indicadores y el análisis del presupuesto.
● Administración de los ingresos
Es “cronometrar” ingresos y gastos para mejorar resultados financieros actuales, dando una
imagen poco realista del desempeño, como con compensaciones diferidas para ejecutivos.
Controles de información
Los gerentes los usan como herramientas para controlar actividades y como áreas que
también deben controlarse.
● ¿Cómo se utiliza la información en el control?
Los gerentes necesitan información precisa, oportuna y suficiente para monitorear,
comparar y tomar decisiones. Se usa un SIA (Sistema de Información Administrativa) que
convierte datos en información relevante.
● Control de la información
Se protege la información con medidas como encriptación, firewalls, respaldos y control
sobre dispositivos como laptops o RFID. Se deben revisar constantemente.
