Gestión Humana
Organigrama
AUXILIAR ADM Y SERVICIOS
FINANCIERA GENERALES
ASISTENTE ADM Y
FINANCIERA
DIRCTORA AUXILIAR DE OFICINA
ADMINISTRATIVA Y COORD. TALENTO
FINANCIERA HUMANO
AUXILIAR
ASIST. TALENTO CORRESPONDENCIA
HUMANO
COORDINADOR SGI *APRENDIZ
ASISTENTE SGI
INGENIERO/PROFESIONA TÉCNICO DE
L DE LEVANTAMIENTO LEVANTAMIENTO
ASESORES HSEQ DIRECTOR DE
TÉCNICO DE AUXILIAR DE
INFORMACIÓN COORDINADOR LEVANTAMIENTO LEVANTAMIENTO
JUNTA DIRECTIVA GERENTE /SUPERVISOR
DE CAMPO
ANALISTA DE
Niveles
COORDINADORES INFORMACIÓN
REVISOR FISCAL
DE PROYECTOS jerárquicos
ADMINISTRADOR
DIRECTOR DE SISTEMA DE
PROYECTOS INFORMACIÓN
Alta Gerencia
COORD.
VALORACIÓNY/O
VALORADORES Y/O Gerencial Medio
AVALUADORES
AVALUOS
Nivel Coordinación
AUDITOR SOCIAL
Nivel Operativo
DIRECTOR DE
AUDITORIA E
INTERVENTORIA
AUDITOR TEC- ASISTENTES DE
FINANCIERO AUDITORIA
Mapa de procesos
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
REQUISITOS/EXPECTATIVAS
GESTIÓN GERENCIAL
MERCADO - CLIENTES
PROCESOS DE DIRECCIÓN
GESTIÓN GESTIÓN
COMERCIAL OPERATIVA
PROCESOS DE OPERACIÓN
GESTIÓN GESTIÓN INTEGRAL
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
CALIDAD - SEGURIDAD Y SALUD EN EL
PROCESOS
TRABAJO - AMBIENTE
DE APOYO
Gestión administrativo y financiero
Administra los recursos financieros y físicos utilizados para el cumplimiento de metas de la empresa,
controlando y evaluando las actividades de compras, suministros, presupuesto, costos, pago obligaciones y
registros contables que se realizan para el logro de los objetivos de la empresa. Interactúa permanentemente
con la Gerencia, ante quien debe responder por las acciones de tipo administrativo y financiero que se toman
por la dirección.
Algunos de sus procedimientos, formatos e instructivo se relacionan a continuación:
• PROCEDIMEINTOS
P-AF-02 procedimiento de capacitaciones
P-AF-03 Procedimiento de selección y contratación de personal
P-AF-05 Procedimiento para evaluación del desempeño
P-AF-07 Procedimiento retiro de personal
• FORMATOS (CAPACITACIÓN)
F-AF-19 Registro de capacitación
F-AF-20 Programa de capacitación
F-AF-29 Evaluación de conocimiento
Gestión administrativo y financiero
• FORMATOS (ENTREGAS)
F-AF-28 Entrega de equipos y elementos
• FORMATOS (LEGALIZACION DE GASTOS)
F-AF-01 Cuenta de cobro
F-AF-02 Anticipo gastos de viaje
F-AF-03 Legalización de gastos de viaje
F-AF-04 Reintegro de gastos
F-AF-06 Orden de compra.
F-AF-11 Solicitud de dotación
F-AF-12 Solicitud de tiquetes aéreos
F-AF-13 Solicitud de compras
F-AF-15 Asignación de gastos de alojamiento, manutención y transporte
F-AF-18 Solicitud de anticipo
Prescripciones de Orden
Los Trabajadores Tienen Los Siguientes Deberes:
• Recibir y aceptar las órdenes, instrucciones y
• Respeto a los superiores y compañeros de
correcciones relacionadas con el trabajo.
trabajo.
• Observar rigurosamente las medidas y
• Procurar completa armonía con sus
precauciones .
superiores y compañeros de trabajo.
• Ejecutar los trabajos que le confíen con
• Guardar buena conducta en todo sentido.
honradez.
Obligaciones especiales de
la empresa
• Poner a disposición de los trabajadores, los instrumentos adecuados y
las materias primas necesarias para trabajar.
• Elementos adecuados de protección contra accidentes y
enfermedades.
• Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o
enfermedad.
• Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares
convenidos.
• Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador, a sus
creencias y sentimientos.
Estas son algunas obligaciones de la
empresa, mayor profundidad consultar el
reglamento interno de trabajo.
Obligaciones especiales del
trabajador
• Realizar personalmente la labor en los términos estipulados.
• Conservar y restituir en buen estado los instrumentos y útiles
asignados y las materias primas sobrantes.
• No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las
informaciones que sean de naturaleza reservada.
• Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo
inminente que afecten o amenacen las personas o las cosas de la
empresa.
Estas son algunas obligaciones del
trabajador, mayor profundidad consultar
el reglamento interno de trabajo.
Anticipo de gastos de viaje
De esta manera se diligencia el VERSIÓN: 5
SOLICITUD ANTICIPO GASTOS DE VIAJE
formato: CÓDIGO: F-AF-02
Nombre: Juan Perez
Nombre Ciudad y Fecha:
Cedula: 4578542
Cuidad Y fecha: Fecha actual y C.C. E- mail
ciudad donde se encuentra N° celular
Cliente
Cliente: Mansarovar (Proyecto) N° de contrato
N° de contrato: 52487410 Objeto del contrato
Objeto del contrato: inventario de
Motivo del viaje
activos fijo
Motivo del viaje: conteo de activos FECHA DE SALIDA: FECHA REGRESO :
fijos
ITINERARIO DE VIAJE
DIAS VALOR DIARIO TOTAL
ORIGEN DESTINO
Origen: Bogotá
Destino: Barrancabermeja
Dias: 12 ANTICIPO A GIRAR
Valor diario: 70.000 (esto depende OBSERVACIONES:
de los gastos diarios que se tienen
previsto para el viaje)
Este formato se solicita con 3
días de anticipación
Anticipo de gastos de viaje
Favor consignar en la cuenta corriente __ de ahorros __ N° ____________ del banco _______ a mi nombre.
R e quis it o s que de be n lle v a r la s f a c t ura s :
- Estar deno minada expresamente co mo Factura de Venta.
- A pellido s y no mbres o Razó n So cial y Nit del vendedo r o de quien presta el servicio .
- Razó n so cial y NIT del adquirente, o sea T.F. A uditres y A seso res Ltda. (NIT 800.235.267-0) y no del empleado .
- Llevar un número que co rrespo nda a un sistema de numeració n co nsecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedició n.
- Descripció n específica o genérica de lo s artículo s vendido s o servicio s prestado s.
- Valo r to tal de la o peració n co n discriminació n del IVA pagado .
- El no mbre o razó n so cial y el NIT del impreso r de la factura.
- Indicar la calidad de retenedo r del impuesto so bre las ventas.
- Número y fecha de la reso lució n de auto rizació n de facturació n.
Me comprometo a:
1. Lega lizar el presente anticipo dentro de los ci nco (5) días hábiles al regreso del viaje
2. Cua ndo s e haga necesario s olicitar un nuevo anticipo enviare la l egalización a ntes de agotar l a suma inicialmente
reci bida.
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO: El tra bajador a utoriza expresamente a T.F. Auditores y As esores para descontar de
s u nómina mensual de salarios, o en general de cualquier acreencia l aboral sobre la cual sea procedente las
deducciones de ca rácter voluntario, el monto total de los va lores que no fueron l egalizados en su totalidad, por
concepto a nticipo de gastos de vi aje solicitados. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el procedimiento.
El descuento s erá realizado en una sola cuota o ta ntas como sean necesarias para garantizar que nunca s e afecte el
s a lario mínimo l egal mensual vi gente.
FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DEPARTAMENTO
Legalización de gastos
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSION 4
LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE CODIGO F-AF-03
Nombre Herman Villamarin Mail herman.villamarin@tfauditores.com Ciudad y fecha Bogota D.C. 28-08-2015
C.C 79748004 N° Celular 3103196093
Cliente PAREX N° contrato
TOMA INVENTARIO FISICO
Objeto del contrato
Motivo del viaje
Ciudad de destino Fecha de salida Fecha de regreso
CONCEPTO 24/08/2015 25/08/2015 FECHA FECHA FECHA FECHA FECHA FECHA FECHA FECHA FECHA TOTAL
ALOJAMIENTO $ -
ALIMENTACIÓN $ -
TRANSPORTE
AEROPUERTO $ -
TRANSPORTE URBANO $ -
TRANSPORTE
INTERMUNICIPAL $ -
TIQUETES $ -
PAPELERÍA $ -
FOTOCOPIAS $ -
PARQUEADERO $ -
TELÉFONO $ -
ATENCIONES $ -
PEAJES $ -
GASOLINA $ -
ENVÍOS $ -
OTROS
$ -
TOTAL X DÍA $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Para los gastos se debe anexar factura a nombre de T.F. Auditores y Asesores Ltda. o tiquete de máquina registradora, cumpliendo con los requisitos enunciados en la solicitud de gastos de viaje
Saldo anterior
Anticipos recibidos
dd/mm/aaaa FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DEPARTAMENTO
dd/mm/aaaa
Total anticipos + saldo anterior $ -
Total gastos $ -
Saldo a favor del empleado DPTO ADMINISTRATIVO
Saldo en contra del empleado $ -
OBSERVACIONES:
Asignación de gastos de alojamiento y manutención
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 5
ASIGNACIÓN DE GASTOS DE
CÓDIGO: F-AF-15
ALOJAMIENTO,MANUTENCIÓN Y TRANSPORTE
Nombre Ciudad y Fecha
Este formato corresponde a la C.C E-Mail
asignación de Viáticos según N° Celular
N° Contrato
corresponda a la labor que se va a Cliente
desempeñar Objeto del contrato
Ciudad de destino
FECHA
TOTAL DÍAS VALOR DIARIO VALOR TOTAL
INICIO FINAL
Este formato se solicita con 3 Favor consignar en la cuenta corriente__ de ahorros__ N° _________ del banco ________ a mi nombre.
días de anticipación AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO: El trabajador autoriza expresamente a T.F. Auditores y Asesores para descontar de su
nómina mensual de salarios, o en general de cualquier acreencia laboral sobre la cual sea procedente las deducciones de
carácter voluntario; el monto total de los valores que no fueron consumidos en su totalidad, por concepto de los gastos
asignados de alojamiento, manutención y transporte. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el procedimiento.
El descuento será realizado en una sola cuota o tantas como sean necesarias para garantizar que nunca se afecte el salario
mínimo legal mensual vigente.
NOTA: Una vez finalizada la comisión, debe entregar al área administrativa la factura original del hotel a nombre de TF
Auditores y Asesores Ltda, Nit 800.235.267-0.
OBSERVACIONES
FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DEPARTAMENTO
Solicitud de reingreso de gastos
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 4
SOLICITUD REINTEGRO DE GASTOS CÓDIGO: F-AF-04
NOMBRE Ciudad y Fecha
C.C
E-Mail
Este formato nos sirve para N° CELULAR
reingresar gastos que se
utilizaron durante la labor CLIENTE
N° Contrato
dada OBJETO DEL CONTRATO
FECHA BENEFICIARIO DEL PAGO DESCRIPCIÓN DEL PAGO VALOR
Este formato se solicita con 3
días de anticipación TOTAL GASTOS $ -
Favor consignar en la cuenta de ahorros de Bancolombia a mi nombre.
OBSERVACIONES
FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DEPARTAMENTO
Solicitud de tiquetes
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 4
SOLICITUD DE TIQUETES AEREOS CÓDIGO: F-AF-12
Este formato como su nombre lo
dice es para la solicitud de Nombre Ciudad y fecha
tiquetes en el cual se puede C.C E-Mail
diligenciar a donde esta asignado N° Celular Fecha de nacimiento
el viaje. N° de contrato
CLIENTE
OBJETO DEL CONTRATO
MOTIVO DEL VIAJE
ITINERARIO
Este formato se solicita con 3 DE: FECHA HORA
días de anticipación A: FECHA HORA
A: FECHA HORA
A: FECHA HORA
Es responsabilidad del pasajero
1. Confirmar su reserva con la aerolinea con la debida anticipación
2. En caso de surgir cambios en la reserva, el pasajero deberá comunicarse con la aerolinea y realizar los
cambios pertinentes.
OBSERVACIONES
FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DE DEPARTAMENTO
Formato paz y salvo
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 1
PAZ Y SALVO PARA RETIRO DE PERSONAL CÓDIGO: F-AF-39
Este formato se diligencia
después de que el contrato Proyecto/Oficina: Fecha
allá finalizado, debe ser Trabajador N° de Cédula
firmado por cada uno de los Cargo: Fecha retiro
jefes de área Para efectos de agilizar el proceso de liquidación y pago de prestaciones es indispensable entregar este formato diligenciado totalmente.
correspondiente y de esta PAZ Y SALVO VALOR A
CARGO
AREA CONCEPTOS A VERIFICAR RESPONSABLE DE FIRMA
manera se da el PAZ Y SALVO SI NO N.A
DESCONTAR
VERIFICACION
Acta de entrega del puesto de trabajo o Check List
Entrega de herramienta de trabajo
JEFE INMEDIATO
Devolución llave cajón
Este formato se solicita con 3 Instructivos
días de anticipación Devolución del Carné (Asisgnado por el cliente)
SGI Soportes actividades HSEQ
Elementos o Equipos especiales HSEQ
CONTABILIDAD Legalización de Anticipos
Formato paz y salvo
Entrega de Guaya
Entrega Pantalla
Entrega Elementos ergonomicos (Pac Mouse, Apoya
muñecas, bases, Apoya pies)
Entrega de Equipos (Camara, detectores de gas, GPS)
Este formato se diligencia Entrega Modem
después de que el contrato ADMINISTRACIÓN Entrega elementos de papeleria
allá finalizado, debe ser Entregas Impresoras
Entrega Anvantel
firmado por cada uno de los Entrega Carné TF
jefes de área Otros:
____________________________________________
correspondiente y de esta __
Entrega Disco duro
manera se da el PAZ Y SALVO SISTEMAS Entrega Backup
Entrega Computador
OBSERVACIONES:
Este formato se solicita con 3
días de anticipación
Firm a del trabajador Vo.Bo. Coord. De Talento Hum ano
Asignación de gastos medios de transporte
GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 1
ASIGNACIÓN DE GASTOS MEDIOS DE
CÓDIGO: F-AF-40
TRANSPORTE
Nombre Ciudad y Fecha
Este formato se diligencia C.C E-Mail
para gastos de transporte con N° Celular
el fin de saber las rutas y Cliente N° Contrato
tener en cuenta el valor. I
Objeto del contrato
Ciudad de destino
FECHA
TOTAL DÍAS VALOR DIARIO VALOR TOTAL
INICIO FINAL
$ -
Favor consignar en la cuenta corriente__ de ahorros__ N° _________ del banco ________ a mi nombre.
Este formato se solicita con 3 AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO: El trabajador autoriza expresamente a T.F. Auditores y Asesores para descontar de su
nómina mensual de salarios, o en general de cualquier acreencia laboral sobre la cual sea procedente las deducciones de
días de anticipación carácter voluntario; el monto total de los valores que no fueron consumidos en su totalidad, por concepto de los gastos
asignados de transporte. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el procedimiento.
El descuento será realizado en una sola cuota o tantas como sean necesarias para garantizar que nunca se afecte el salario
mínimo legal mensual vigente.
OBSERVACIONES
FIRMA DEL SOLICITANTE DIRECTOR DEPARTAMENTO
Gestión administrativa y financiera
• FORMATOS (SELECCIÓN Y CONTRATACION)
F-AF-10 Solicitud de personal
F-AF-21 Evaluación de desempeño
F-AF-22 Matriz perfiles de cargo
• INSTRUCTIVO
I-AF-01 Instrutivo para diligenciar formatos
I-AF-02 Instructivo manejo caja menor
