Anteriormente ya revisaste el concepto de nube, y recordarás que es el modo de trasmisión y
almacenamiento de servicios y datos, es decir, una red de servidores, de los cuales cada uno tiene
sus propias funciones. La nube tiene una gran gama de herramientas y posibilidades, una de ellas
es que puedes trabajar de manera colaborativa con a través de archivos compartidos. Hay que
tener en cuenta que el trabajo colaborativo es aquel que al realizarse en conjunto obtiene mejores
resultados ya que posibilita la participación e interacción de todos los miembros de un equipo.
Trabajando de manera simultánea.
En algunas ocasiones resulta complicado coincidir físicamente con los miembros de algún equipo
de trabajo, pero hoy en día ya no existen barreras para poder trabajar de manera colaborativa y a
distancia. Actualmente, los servicios de la nube informática te permiten trabajar en un mismo
documento (multiusuario), de manera que todos pueden realizar ediciones, agregar información,
integrar comentarios, etc. Asimismo, a través de los servicios de mensajería pueden comunicarse
de manera sincrónica y asincrónica.
La elección de la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades escolares, familiares o
laborales depende mucho de lo que deseas hacer y el nivel de recursos requerido. Como viste en
la Lección 2, para realizar reuniones masivas existen herramientas que apoyan el trabajo
colaborativo, en esta ocasión abordaremos un poco de la ofimática en la nube, es decir trabajar de
manera colaborativa y en tiempo real en la edición de documentos. Comenzaremos con las
opciones que Google tiene para esto, con la cual puedes trabajar documentos de texto,
presentaciones electrónicas, hojas de cálculo, formularios y dibujo.
Google Docs, ofrece grandes funcionalidades como:
• Guardar distintas versiones de un documento.
• Compartir los documentos de forma colaborativa, puedes dar distintos tipos de permisos
(editor, administrador).
• Subir documentos en diferentes formatos o texto plano.
• Guardar y descargar documentos en formato Word, PDF, imágenes, entre otros.
Estas herramientas y funcionalidades presentan gran potencial para el trabajo en red, que es
sencillamente ilimitado, evidentemente dependiendo de tu creatividad y del tipo de actividad.
Como ya se mencionó, el ahorro de tiempo y eficacia, gracias a la accesibilidad son rasgos
importantes para destacar de estos instrumentos. Para utilizar el editor de documentos que
permite la creación de textos simultáneamente entre varios participantes observa el siguiente
procedimiento.
La aplicación identifica a cada
colaborador otorgándole un
color diferente y una letra.
Además, puedes ver la última
modificación, y enviar mensajes a
los colaboradores que se
encuentran en línea.
En la siguiente imagen se muestra el trabajo en un mismo documento con varios colaboradores
Las modificaciones se observan conforme los demás ingresan contenido, además puedes notificar
por medio del chat integrado o hacer preguntas usando los comentarios para abonar a mejorar tu
trabajo. Varias personas pueden trabajar de forma simultánea y todos los cambios se guardan
automáticamente.
Una de las genialidades de Google es
trabajar con versiones de archivos,
para observar la evolución de tu
documento, esto se puede hacer de
la siguiente forma: subir el archivo
original, y luego subir el mismo con
modificaciones, aunque tengan el
mismo nombre. Así Drive detectará
que el archivo ya existe y el “nuevo”
lo cargará como una nueva versión
del archivo original. De esta forma se
genera un historial de archivos
guardando su respectiva versión y
modificación.
Google Drive te permite guardar versiones de
archivos durante 30 días o hasta 100 versiones de tu
documento. Las versiones de archivos de Google
Drive solo funcionan cuando subes manualmente archivos a la nube, arrastrando y soltando o con
la opción de cargar desde el dispositivo.
Compartir Archivos
En la nube también se puede compartir y guardar información. Cuando se requiere compartir un
archivo muy robusto por correo electrónico, resulta en una travesía de dividir el archivo en
pequeños archivos para poder compartirlos, y es aquí donde la nube juega un papel muy
importante, ya que puedes compartir esos grandes archivos como vídeos, películas o imágenes
muy pesadas, utilizando varias aplicaciones dispuestas para esta tarea.
El correo electrónico sigue siendo uno de los medios más usados para esta tarea, por ello es
importante primero conocer la cantidad máxima en bytes para compartir desde correo
electrónico, observa la siguiente tabla.
Outlook, además da la opción para comprimir el archivo que desees enviar, permitiendo reducir su
tamaño hasta poder ajustarlo a los límites de datos adjuntos, aunque no para los archivos que
superan 2 Gb. En tu computadora de escritorio, seguro puedes ocupar las siguientes herramientas
para comprimir tus archivos.
▪ Windows 10: zip y unzip file
s ▪ Windows 8,1: zip y unzip files
▪ Windows 7: comprimir y descomprimir archivos (archivos zip)
Así como vimos en la tabla anterior, el peso máximo de archivos que se pueden adjuntar en un
correo electrónico puede variar según la plataforma que estés usando. El hecho de que el archivo
exceda los MB, permitidos por la plataforma de correo electrónico, no significa que no se pueda
enviar. Para estos casos, la mayoría de los servicios pueden modificar la manera en que pueden
ser compartidos. Es decir, lo que normalmente se podría enviar como un correo electrónico con
una serie de archivos adjuntos, se convertiría en un correo electrónico con una serie de archivos
que se comparten a través de un servicio de almacenamiento: Gmail, OneDrive, Dropbox, etc. Es
importante mencionar que hay documentos compatibles para enviar por correo electrónico.
Ya vimos que hay archivos que se pueden compartir, pero ¿Hay archivos que no se puedan enviar
por correo electrónico?
Para proteger tu cuenta, algunas herramientas de correo electrónico no te permiten adjuntar
ciertos tipos de archivo. Aunque, su base de datos se actualiza casi siempre, los tipos de archivo no
autorizados para mantenerse renovada con el software dañino, cambia continuamente.
Estos tipos de archivos, por lo regular son los que tu cuenta de correo bloquea, ya que estos
mensajes pueden contener virus, por ejemplo, aquellos que contienen archivos ejecutables o
determinados
vínculos: .ade, .adp, .apk, .appx, .appxbundle, .bat, .cab, .chm, .cmd, .com, .cpl, .dll, .dmg, .ex, .ex_,
.exe, .hta, .ins, .isp, .iso, .jar, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msix, .msi.
Compartir archivos por Filemail
Filemail, ésta poderosa herramienta te ayuda a enviar archivos de hasta
50 GB, con la gran ventaja de mantener el archivo en línea 7 días, aunque
la licencia gratuita no permite el cifrado, pagando la licencia Premium
puedes compartir incluso archivos privados, aquí sí, permitiendo el
encriptado para la seguridad de tus datos.
Filemail es una plataforma que ofrece servicios para el envío y recepción
de archivos de hasta 2 GB de tamaño, en su opción gratuita. Para acceder a dicho servicio no
necesitas realizar ningún tipo de registro y el envío de archivos se realiza de forma segura
mediante cifrado de 128 bits.
Compartir archivos con DropBox
DropBox, de las plataformas con más diseño y elegancia, además de ser
intuitiva, es de las mejores para enviar archivos grandes, desde cualquier
dispositivo. DropBox comparte tus archivos generando una URL. Los sistemas
operativos como iOS, Android o Windows pueden acceder sin problemas. Y
para protección de datos, te brinda la alternativa de elegir el tiempo de
disposición online, al mismo tiempo de proteger tus archivos con contraseña.
DropBox ofrece el servicio para compartir archivos confiable y seguro.
Cuando se decide trabajar con esta herramienta, debes tener o generar una cuenta; en su versión
gratuita te ofrece 2GB de almacenamiento. Observa el procedimiento para compartir archivos en
DropBox.
Inicia sesión en DropBox
ACTIVIDADES:
1.-REALIZA UN RESUMEN EN TU LIBRETA DEL DOCUMENTO EN WORD QUE
ACABAS DE LEER.
2.-Contesta las siguientes preguntas.
1.- ¿Qué es el trabajo colaborativo online?
2.- ¿Cuál es la funcionalidad del gestor de versiones de Google Drive?
3.- ¿Cuál es la ventaja de trabajar de manera simultánea en Google Docs?
4.- ¿Qué tipo de archivos puedes enviar por correo electrónico?
5.- ¿Qué tipo de archivos no puedes enviar por correo electrónico?
