MATERIAL
DE FORMACIÓN A DISTANCIA
Google Drive Básico
Ofimática en la nube
Unidad 1
SISTEMA E-LEARNING
ASUNCIÓN – PARAGUAY
Servicio Nacional de Promoción Profesional Programa de Capacitación a Distancia
La Nube
Todo el mundo habla de La nube, Cloud Computing o simplemente The Cloud. Pero al
final, ¿qué es?
Es un nuevo modelo de uso de los equipos informáticos. Lo que normalmente estaría en
tu PC (tus programas o tus archivos, por ejemplo) pasa a estar en un conjunto de
servidores a los que puedes acceder a través de Internet y que forman la tal nube.
Facebook, Gmail, Twitter o Pinterest son ejemplos de ella.
Ventajas de trabajar en la nube
Acceso desde cualquier sitio y con varios dispositivos. Tus programas y archivos
están en la nube, con lo que te basta una conexión a Internet para acceder a ellos y
usarlos de modo remoto. Puedes hacerlo mediante un PC fijo, un laptop, un tablet PC,
un iPad, un smartphone.
Todo el software está en un solo sitio. Eso te evita tener que instalar tú los
programas en tu PC, tu laptop o todos y cada uno de los múltiples equipos de una red.
También te evita preocuparte por actualizar los programas o hacer upgrades. Tu
proveedor de la nube se encarga también de eso por ti. Casi el único programa que
necesitas tener instalado es un navegador de Internet con el que acceder a ella y
trabajar.
Ahorro en software y hardware. Un mismo programa lo comparten muchos usuarios,
sin necesidad de tener que comprar una copia individual para cada uno de ellos. Eso
abarata el precio de las aplicaciones.
Como todos esos programas se ejecutan desde fuera de tu PC y todo se guarda
también fuera, no hace falta gastar mucho dinero en un PC muy potente y con un disco
duro grande.
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Ahorro en mantenimiento técnico. Sin programas instalados o redes de PC complejas
que configurar y mantener, los usuarios deben tener menos problemas informáticos.
El proveedor de la nube se encarga del mantenimiento técnico de sus propios
servidores. El usuario no necesita saber crear redes para compartir recursos, porque
puede hacerlo a través de ella.
Escalabilidad. Un sistema informático es escalable si puede crecer para responder a
necesidades más exigentes. Esto es crucial sobre todo para las empresas.
Con esta tecnología la escalabilidad está garantizada sin tener que invertir más de lo
necesario en previsión de que las necesidades aumenten.
Si un usuario necesita más o menos capacidad de proceso o de almacenamiento, el
proveedor se lo facilitará casi en tiempo real. Eso optimiza los recursos en todo
momento.
¿Seguridad? Hay una gran discusión sobre si es o no más segura que los modelos
tradicionales.
Desventajas de trabajar en la nube
(Falta de) seguridad y privacidad. Todos tus archivos o muchos de ellos pasan de
estar en tu PC a almacenarse fuera de él. Implica dejar de tener control sobre ellos.
Nunca se puede estar seguro de quién accede a esa información o si está o no
protegida como debe ser.
Eso un riesgo para usuarios particulares pero aún más para las empresas. Se ven
obligadas a confiar informaciones internas y confidenciales a un tercero, que puede o no
ser fiable.
Además, es más probable que un hacker intente acceder a la nube que a un PC
privado. El botín es mayor.
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Sin Internet no hay nube. En ella todo depende de que la conexión funcione. Si no es
así, el cliente no podrá acceder a los programas ni los datos.
Problemas de cobertura legal. Los servidores que usa pueden estar en cualquier parte
del mundo. Si hay problemas, no está claro qué ley debe aplicarse o si ésta podrá
proteger al cliente.
Conflictos de propiedad intelectual u otros. La información de los clientes ya no está
en sus manos, con lo que pueden surgir problemas sobre a quién pertenece.
Eso puede llevar a situaciones delicadas, por ejemplo si el cliente pretende cambiar su
proveedor o si quiebra o comete alguna ilegalidad.
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¿Qué es Google Drive?
Google Drive es la herramienta que anteriormente se conocía como Google Docs. Tiene
como novedad el servicio de almacenamiento de archivos en la nube y sincronización
de estos con otros dispositivos donde se tenga instalada la herramienta Google Drive,
es decir, los recursos están disponibles no solo en el computador donde fueron creados
o guardados, sino también en la web. Esta herramienta puede instalarse en un
computador, en un dispositivo móvil o utilizarse desde un navegador.
Algunas de las características de esta herramienta son:
Proteger la información: ofrece de forma gratuita diez (10) GB de
almacenamiento para cada uno de los usuarios de Google. De esta manera, si la
computadora o móvil sufren daños, se pierden o son objeto de un robo, los
archivos permanecerán seguros en el espacio de almacenamiento de Google
Drive.
Acceder desde cualquier dispositivo: con este servicio, el usuario puede
acceder a sus archivos desde cualquier equipo que cuente con una conexión
internet y un navegador, puede sincronizarlos con una unidad de
almacenamiento local y compartirlos con otros usuarios.
Compartir archivos o carpetas: permite compartir archivos o carpetas
completas con una persona o grupo de personas con el fin de propiciar el trabajo
colaborativo, por ejemplo, presentar o construir proyectos y/o trabajos, o
desarrollar nuevas ideas a través de debates sencillos sobre el contenido de
estos archivos.
Visualizar todo tipo de formatos: se puede visualizar varios tipos de formatos
de archivos directamente desde el navegador, sin importar si el software que
permite visualizar el archivo está instalado en la computadora o móvil; se puede
visualizar archivos de texto, videos, imágenes, entre otros.
Buscar rápidamente: esta herramienta utiliza funciones de búsqueda que
permiten encontrar rápidamente lo que está buscando. Se puede buscar por
palabra clave o aplicar filtros para localizar un tipo de formato de archivo
específico.
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Acceder a Google Drive
Para acceder a los servicios de Google, como Google Drive, Google Calendar, Google
Sites, YouTube, es necesario crear una cuenta de correo electrónico en Gmail que es a
la vez una cuenta de Google.
Crear una cuenta de correo electrónico en Gmail
1. Diríjase a www.google.com
2. Haga clic en el botón Iniciar Sesión en la parte superior derecha de la ventana.
Figura 1: Iniciar sesión.
3. Luego, haga clic en el enlace Crea Cuenta y selecciona la opción Para mi.
Figura 2: Crear una cuenta gratuita.
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4. Debe diligenciar el formulario que se muestra a continuación y, leer y aceptar las
condiciones de servicio y la política de privacidad para poder acceder al servicio.
Al hacer clic en cada uno de los campos del formulario, aparecerá un mensaje
sobre la información que debe ser ingresada, como lo muestra la Figura 3. Es
necesario contar con un número de teléfono o un correo electrónico para
completar el proceso.
elegido
Figura 3: Formulario de creación de cuenta.
5. Al terminar de llenar el formulario, haga clic en el botón Siguiente. Será
redireccionado a una página como la que se muestra en la Figura 4.
Figura 4: Crear un perfil.
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6. Ahora, haga clic en el botón hasta llegar al final de las condiciones de uso,
una vez que llegue al final aparecerá el botón Acepto botón Siguiente para
continuar.
Figura 5: Privacidad y condiciones.
7. Con esta acción se termina el proceso de creación de cuenta.
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Empezar a usar Google Drive
Terminado el proceso de creación de una cuenta en Gmail, puede hacer clic en el
botón Aplicaciones de Google, o ir a la página principal de Google www.google.com,
y desde allí hacer clic en el botón Iniciar Sesión.
1. Introduzca su nombre de usuario y contraseña de Google y haga clic en el
botón Iniciar Sesión
2. Una vez que ingrese, ubique el menú superior derecho y seleccione la
opción Drive.
¿Cómo utilizar Google Drive?
Al ser usuario de Google, puede utilizar Quince (15) GB de almacenamiento de manera
gratuita. Para acceder a Google Drive, puede utilizar una de las siguientes maneras:
La primera, desde su cuenta de correo de Gmail, haciendo clic sobre la opción Drive.
La segunda, a través de la dirección web http://drive.google.com, escribe tu dirección de
correo de Gmail y haz clic en siguiente ahora introduce tu contraseña y clic en el botón
Siguiente.
Figura 6: Ingreso desde la URL de Google Drive.
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Aparecerá la ventana de tu Google Drive como se muestra a continuación.
Figura 7: Pantalla principal de tu Google Drive.
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