Capítulo 1
Administración y auditoría
en las organizaciones
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Después de dar lectura a este capítulo usted podrá:
1. Identificar la función administrativa en las organizaciones.
2. Explicar la universalidad de la administración.
3. Definir qué es una organización y diferenciar, de acuerdo con sus características, entre una organización
privada y una pública.
4. Precisar la contribución de la auditoría.
5. Señalar los objetivos de la auditoría interna y la externa.
6. Comprender el significado de evaluación.
7. Explicar la formación del concepto auditoría administrativa.
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PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN
1.1 La administración. Conocimiento y práctica
Etimológicamente la palabra administración proviene de los vocablos latinos ad
(junto de) y ministratio (prestación de servicio), que en conjunto se refieren a la acción
de prestar servicio o ayudar. Por lo general, el proceso de coordinar las actividades de
los trabajadores y obtener optimización y calidad en el manejo de los recursos mate-
riales, humanos, financieros y técnicos se asocia a un beneficio para la organización y
el personal. Es así que administrar en forma eficiente las diferentes actividades perso-
nales y de grupo se ha convertido en una necesidad.
Hoy en día los tratadistas coinciden en señalar cuatro funciones administrativas:
planeación, organización, dirección y control (véase tabla 1.1).
La observancia del proceso y su entrelazamiento permiten obtener los objetivos
de la organización de acuerdo con su ámbito y giro, siempre y cuando haya vigilancia
y continuidad.
Los temas administrativos son objeto de estudio en innumerables instituciones
académicas dentro de cursos, seminarios, diplomados, niveles de posgrado y docto-
rado, y en cursos de alta administración de empresa. Aunque hay profesionistas de
otras áreas que se desenvuelven eficientemente en el campo administrativo y llegan a
especializarse en este sentido, existe una carrera específica para ello: la licenciatura en
administración.
En el aprendizaje de esta disciplina resulta altamente conveniente asociar el marco
teórico con el aspecto práctico para dar al alumno la oportunidad de utilizar sus habili-
dades, criterio, disposición y percepción del medio que lo rodea en cualquier actividad,
ya sea de tipo personal, empresarial o público.
Es pertinente señalar los enfoques administrativos que se han presentado en la
historia (el enfoque funcional, la calidad, la excelencia y, más recientemente, los proce-
sos); asimismo, existen tendencias que sustentan la prevalencia de la reinvasión.
Tabla 1.1
Planeación Organización Dirección Control
Funciones
administrativas.
Metas Estructura Comportamiento Normatividad
Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia
Estrategias Jerarquías Motivación Medición
Políticas Esbeltez Decisiones Evaluación
Programas Compactación Sensibilidad Informe
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CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES
1.2 Universalidad de la administración
La administración está presente en las diferentes actividades de la vida por diver-
sas que éstas sean, sin ninguna limitación más que las que la misma acción humana le
presenta. Por ello es preciso que las diferentes instituciones privadas o públicas, lucra-
tivas o no lucrativas, formales o informales integren esta disciplina en conjunto con
algunas directrices como la estratégica, competitiva y de calidad.
La universalidad de la administración propiamente dicha es una aportación del
pueblo griego y concretamente del filósofo Sócrates (470-399 a.C.) y su seguidor Pla-
tón (427-347 a.C.), quien expuso el principio de especialización. Pero se podría decir
que sus orígenes son inmemoriales.
Desde principios del siglo xviii, cuando era prácticamente desconocida, la admi-
nistración ha evolucionado hasta llegar a ser un elemento esencial para llevar a cabo
actividades con eficiencia (medios), eficacia (fines) y productividad (resultados), diri-
gidas al logro de objetivos.
La universalidad de la administración está presente en los diferentes tipos de or-
ganizaciones, aunque en forma muy simple en las de pequeña dimensión, siendo signi-
ficativo el hecho de que precisamente la administración, al igual que la comunicación
organizacional, representa en ocasiones la principal deficiencia de las mismas, no sola-
mente en lo que concierne a nuestro país sino también a nivel internacional.
1.3 Organización. Concepto y tipos
Desde el punto de vista gramatical, organizar significa disponer, establecer o regu-
larizar algo, así como ordenar, instruir, crear, fundar, establecer y dirigir. A este concep-
to se le pueden dar los enfoques que se muestran en la figura 1.1.
A lo largo del texto se hará referencia al primero de los enfoques (organizar
una entidad, institución, empresa o compañía), ya que incluye la administración
en apoyo a la alta gerencia con el fin de obtener los resultados esperados por sus
inversionistas.
El segundo enfoque, como se alcanza a apreciar, constituye un elemento de
un proceso y, por lo tanto, es motivo de estudio en los temas de administración
general.
De acuerdo con lo anterior, la organización representa la unidad de trabajo pri-
vada o pública debidamente planificada y estructurada, la cual tiene una misión y una
visión plenamente identificadas, y que cuenta con características jurídicas, fiscales y
administrativas propias, además de actuar dentro un marco social, económico, laboral
y político determinado en cierto país o internacionalmente.
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PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN
ORGANIZAR
Figura 1.1
Significado de
organizar desde dos Entidad, institución, Proceso de organizar
enfoques diferentes. empresa o compañía como función administrativa
Así como es posible palpar en las organizaciones un espíritu emprendedor, que
demuestra su alto sentido de responsabilidad social que las lleva siempre a estar a la
vanguardia e innovando su producto o servicio, en la misma forma se detecta el énfasis
que ponen en los valores y ética. Al amalgamar estos aspectos se fortalece internamen-
te, ya que está consciente de que su patrimonio está en juego, y los embates y presiones
del entorno se presentan aleatoriamente.
Las organizaciones son sensibles a las cuestiones que de una u otra forma in-
fluyen en ellas; así, reconocen la posibilidad de la expansión, la internacionalización,
el surgimiento de un nuevo producto, una fusión, la implantación de la cultura de
calidad, una recesión económica, la inflación, la automatización y de nuevos inver-
sionistas, entre otras situaciones; por ello se preparan administrativamente para en-
frentarlas.
Entre sus herramientas de apoyo está la práctica de revisiones (ya sean de carácter
interno o externo), la cual se considera una labor necesaria y constructiva para la alta
gerencia, que en su momento tomará las decisiones pertinentes para cada caso.
Las organizaciones representan grupos formales heterogéneos, específicos y en
ocasiones complejos, en donde el individuo que ahí labora pasa la mayor parte de su
tiempo, por lo que su estancia debe ser agradable, motivante y de retos. Existe una
clasificación de organizaciones plenamente aceptada, que las identifica por el sector en
privadas y públicas (véase tabla 1.2).
Es indudable que en el marco de cada una de las organizaciones que se indican
estarán los aspectos normativos propios de su sector, pero, como se aprecia en la tabla
1.2, existe una coincidencia en lo administrativo, lo cual ratifica el concepto ya estudia-
do de universalidad de la administración.
En las organizaciones privadas se identifican las siguientes actividades empre-
sariales: industrial, comercial, de servicio, agrícola, ganadera, pesquera y silvícola.
En lo que respecta a su tamaño, se clasifican en: microempresa, pequeña, mediana,
en desarrollo, industrializada corporativa y grande. En las organizaciones públicas
se encuentran los organismos públicos descentralizados, empresas de participación
estatal y fideicomisos contemplados en las leyes de la materia a nivel federal, estatal
y municipal.
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CAPÍTULO 1 ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍA EN LAS ORGANIZACIONES
Tabla 1.2
PRIVADAS PÚBLICAS
Clasificación
Misión y visión Misión y visión de organizaciones.
Unidades jurídicas Unidades jurídicas
Personalidad propia Personalidad propia
Personas físicas o morales Consejo directivo
Objetivo lícito Objetivo lícito
Fin lucrativo o no Satisface demanda social
Sujeta a legislación Sujeta a legislación
Escritura constitutiva Decreto de constitución
Sistematización Sistematización
Control presupuestal Control presupuestal
Estados financieros Estados financieros
Auditadas interna y externamente Auditadas interna y externamente
Existencia de comisario Existencia de comisario
Juntas operativas y de consejo y asamblea Juntas operativas y de consejo
1.4 La auditoría como apoyo de la alta gerencia
De manera general, entendemos por auditoría la revisión de la contabilidad de una
empresa o negociación, pero técnicamente se conoce como un proceso debidamente sis-
tematizado que examina evidencias y hallazgos relacionados con actividades de muy dis-
tinto género e informa sobre sus resultados. Etimológicamente, el concepto de auditoría
deriva del latín audiere, que significa oír y escuchar, por lo que se desprende que el audi-
tor es el especialista que escucha, interpreta, revisa, analiza e informa los resultados.
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PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN
Como una forma de control, las organizaciones contratan el servicio externo de
auditoría, mediante el cual firmas profesionales e independientes realizan una evalua-
ción dirigida en primera instancia al aspecto financiero y fiscal, y en segundo término
a las especialidades que sean requeridas por la alta gerencia. Esta actividad resulta de
gran beneficio para la salvaguarda de los intereses de los inversionistas y consejeros, los
cuales son informados de los resultados de la actividad.
El servicio externo tiene características muy precisas de calidad técnica, respon-
sabilidad, discreción y opinión formal. Por su parte, cuando se trata de una auditoría
interna estamos hablando de que existe un área dentro de la organización que en la
misma forma efectúa actividades de evaluación basadas en una calendarización anual
y diversos aspectos de interés particular para la alta gerencia.
Las auditorías interna y externa representan un fuerte apoyo para la alta gerencia,
que al contar con una u otra tiene la seguridad de que la vigilancia de su actividad fi-
nanciera y administrativa se está efectuando a tiempo, con oportunidad y resultados.
1.5 Funciones de auditoría interna y externa
La auditoría interna constituye propiamente un mecanismo de control estableci-
do en la organización, que cuenta con personal de la propia empresa designado para el
desempeño de actividades de tipo interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los
aspectos de vigilancia y sistematización. Sus objetivos se enmarcan en la figura 1.2.
Este trabajo no debe considerarse como un proceso intimidatorio, ya que ello pro-
vocaría predisposición del personal; tampoco es conveniente que se aboque en forma
preponderante a actividades de depuración contable, ni que intervenga en despidos de
personal o en su defecto se acomode a cualquier otra función, ya que ello demeritaría
sus objetivos primarios.
Metas y objetivos Actuación preventiva
de la organización
Apego a normatividad
Confiabilidad de la información
OBJETIVOS
DE LA
Salvaguarda del patrimonio Seguimiento a evaluaciones
AUDITORÍA
Figura 1.2 INTERNA
Objetivos de la Promover calidad,
Apoyo a auditoría externa
auditoría interna. eficiencia y eficacia
Promover controles prácticos Calificación del personal
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