ADMINISTRACIÓN GENERAL
PLANIFICACIÓN
¡Bienvenidos!
En este recurso de profundización revisaremos las etapas del proceso administrativo de una
empresa, considerando sus características, la planificación, principios, alcances y
elementos.
ANTECEDENTES RELEVANTES
Todas las organizaciones necesitan contar con una forma de organización administrativa,
que permita materializar los propios principios y razón de ser de la empresa, por tanto,
estos procesos administrativos son cruciales. Teniendo en cuenta lo anterior, la etapa de
planificación es la parte esencial del proceso, no solo por ser la primera, sino porque un
análisis mal realizado, puede resultar en que no se concluya con lo que se espera conseguir
y todos los recursos dispuestos en ello se pierdan, de ahí que cada una de las etapas del
proceso de planificación deben ser debidamente estudiadas y ejecutadas.
PLANIFICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La planificación es la primera función que se realiza en el proceso administrativo. Para
comprenderla es necesario identificar cuáles son sus elementos y la importancia de cada
uno.
Dentro del proceso de planificación, toda organización debe definir una misión ‒la razón de
existir de una empresa‒ y una visión ‒lo que se propone a largo plazo‒, lo que les permitirá
a la organización definir cuáles son los objetivos.
Filosofía empresarial: Misión, visión, valores y políticas corporativas
• Objetivos corporativos
• Diagnóstico empresarial
Plan de acción
• Presupuesto
• Programas
• Estrategias corporativas
Diagnóstico interno: Fortalezas y debilidades
Diagnóstico externo: Amenazas y oportunidades
Para lograr los objetivos se deben fijar estrategias, que son las rutas de acción que se deben
seguir para conseguir los objetivos. Se deben enmarcar en la política organizacional, ya que
debe existir una coherencia con el marco regulatorio. Estas estrategias se deben organizar
definiendo un plan de acción, en el que se establecen los tiempos para realizar cada acción,
a través de alguna herramienta, estructurando las áreas con el fin de definir las prioridades.
La planificación se desarrolla a través de un flujo, el que funciona como un ciclo que no
termina, y va retroalimentándose constantemente.
Para realizar la planificación se debe ejecutar un diagnóstico interno y externo, en el que se
definirá el estado de la empresa, permitiendo distinguir los objetivos corporativos y la
filosofía de la empresa a través de su misión, visión, valores y políticas.
Por otro lado, se definirá el plan de acción que estará compuesto por las estrategias que
perseguirán la empresa, los programas que se diseñarán para alcanzarlas y el presupuesto
necesario.
PRINCIPIOS DEL PROCESO
Para que una planificación sea exitosa se deben cumplir una serie de principios:
• Objetividad y cuantificación: debe basarse en datos reales e ideas precisas, nunca
en opiniones subjetivas que puedan inducir a tomar decisiones erróneas.
Idealmente se debe expresar todo en tiempo, dinero y recursos a destinar.
• Factibilidad: todo lo que se planifique debe ser posible de realizar
• Unidad: si bien existen planes específicos de cada área, cada uno debe ajustarse a
un plan general o maestro, que está basado en los objetivos estratégicos de la
empresa
• Flexibilidad: el proceso administrativo debe adaptarse a los cambios repentinos del
mercado. Por lo que al planificar siempre se deben establecer rangos de holgura,
que permitan enfrentar de mejor forma situaciones imprevistas, con alternativas
que se acomoden a esta nueva situación.
• Replanteamientos: cuando un plan se extiende más de lo que se había
presupuestado, se debe revisar y volver a planificar como si fuera un nuevo plan.
ALCANCES EL PROCESO ADMINISTRATIVO
La planificación dentro de una organización trabaja en tres niveles
Tipo Alcance Período
Estratégica Toda la empresa Largo plazo (3-5 años)
Táctica Abarca algunas de las áreas de la Mediano plazo (1-3 años)
empresa (por ejemplo, marketing,
RR.HH.)
Operacional Considera una unidad dentro de Corto plazo (menos de 1 año)
algún área (por ejemplo,
remuneraciones, dentro de RR.HH.)
• Estratégica: macroeconómica, analizando variables del mercado.
• Táctica: enfocada en cada unidad de la empresa por separado.
• Operacional: se enfoca en las tareas básicas, del día a día.
ELEMENTOS ESTABLECIDOS
Definir la misión, la visión y los objetivos de una organización es una tarea compleja, ya que
se está definiendo el ADN de la empresa, la cara que se mostrará al mercado y a sus clientes.
Estos elementos son la base de la planificación y de todas las etapas que le siguen, los
objetivos a alcanzar son los que guiarán a todos los colaboradores, concentrando sus
esfuerzos en el logro de estos.
Elementos
• Misión
• Visión
• Objetivos
• Estrategias
• Políticas
• Planes
• Presupuesto
MISIÓN
La misión es la razón de existir de una empresa, en ella se define el negocio al que se dedica,
en qué mercado desarrolla su accionar, qué necesidades serán cubiertas con los productos
o servicios que brinde y cuál será su perfil público.
Para definir la misión de una empresa se deben contestar algunas preguntas:
• ¿Cuál es la razón de existir?
• ¿Quiénes son los clientes potenciales?
• ¿Cuáles son las necesidades que se quiere satisfacer con el producto/servicio?
• ¿Cómo quieren ser reconocidos?
• ¿Cómo medir el éxito/fracaso de la misión?
Algunas de sus características son:
• Su elaboración está encargada a la alta gerencia de la empresa.
• Generalmente se definen al inicio del proyecto de formación de la empresa.
• Están expresadas de manera genérica y sin tiempos y plazos asociados, pues existen
a lo largo de todo el ciclo de vida de la organización.
VISIÓN
Es lo que la empresa se propone ser a largo plazo, los objetivos que se ha propuesto y cómo
piensa conseguirlos
La idea de la visión es motivar a los inversores, socios y colaboradores, trasmitiendo a su
vez esta idea a los clientes, desde un punto de vista que a ellos les interese
Para desarrollar la visión se debe contestar algunas preguntas:
• ¿Cuáles son los valores?
• ¿Cuál será el plan de trabajo para lograr los resultados que buscamos?
• ¿Cómo enfrentaremos al cambio? ¿Se está preparado?
• ¿Cómo distinguirse de la competencia? ¿Cuál será el factor diferenciador?
OBJETIVOS
Los objetivos son los resultados o fines que la empresa se ha planteado lograr en un tiempo
determinado, por lo que entregan las pautas y los planes para concentrar los esfuerzos
donde se requiera
Características:
1) Deben ser establecidos en un período determinado de tiempo. La idea es establecer
períodos de tiempo claros.
2) Deben ser expresados de manera cuantitativa.
3) Deben ser comunicados a toda la organización, desde la alta gerencia hasta el nivel
operativo, idealmente por escrito.
4) Deben ser capaces de motivar a toda la organización para el trabajo en conjunto,
teniendo como meta lograrlos.
Los objetivos se pueden clasificar de acuerdo con el grado de participación que tendrá la
organización en su consecución:
Objetivos generales, para lograrlos se requiere del esfuerzo de toda la organización y están
definidos a largo plazo.
Objetivos específicos o particulares, son acotados en el tiempo (a corto plazo) y para
lograrlos se requiere del trabajo solo de un área o departamento.
En cuanto a su tiempo de duración:
Largo plazo (más de cinco años), mediano plazo (uno a cinco años) y corto plazo (un año o
menos).
ESTRATEGIAS
Las estrategias son las rutas de acción, que se deben seguir al conseguir los objetivos,
indican la dirección que se debe tomar y cómo distribuir los recursos para lograr eficiencia
y eficacia durante el proceso.
Permiten afrontar de mejor forma los cambios de entorno que viven las organizaciones día
a día
Para que las estrategias sean exitosas deben:
• Favorecer el logro de los objetivos planteados.
• Ser claras y conocidas por todos.
• Armonizar los medios con los que se cuentan las acciones a realizar.
• Se nutren de las acciones del pasado para pronosticar ciertos comportamientos. •
Se deben apoyar en métodos y técnicas de planificación.
Proceso para definir una estrategia:
• Determinación, implica definir un objetivo y buscar la mayor cantidad de estrategias
que permitan lograrlo
• Evaluación, se trata de realizar un análisis, validando las ventajas y las desventajas
de cada una de las estrategias presentadas
• Selección, corresponde a escoger con fundamentos la mejor estrategia, dada su
factibilidad, sus ventajas y sus posibles resultados
POLÍTICAS
Es un conjunto de principios, reglas y directrices que determinan la manera en que la
empresa se conducirá en sus operaciones y decisiones. Estas políticas son establecidas por
la alta dirección y son seguidas por todos los empleados de la organización
• Su redacción debe ser clara y concreta para facilitar su conocimiento y comprensión.
• Las políticas permiten a las jefaturas delegar, y que no sea motivo de estrés, pues
los colaboradores tienen claro qué se debe hacer y no están preguntando en cada
situación cómo proceder.
• Su mayor ventaja es que entregan estabilidad y uniformidad en la toma de
decisiones.
PLANES
Es la representación del proyecto que se quiere realizar. Se establece la secuencia de
actividades y tareas que se deben realizar para el logro de objetivos, el tiempo para cada
una y los recursos que se deben destinar para realizarlas
Para elaborar un plan se debe seguir el siguiente procedimiento:
• Paso 1: Identificar y definir las actividades a realizar.
• Paso 2: Realizar un orden cronológico de las actividades.
• Paso 3: Determinar las interrelaciones existentes, así como la interdependencia
entre ellas.
• Paso 4: Asignar los recursos y definir el tiempo de cada actividad.
El planificar de manera correcta permite:
• Validar el estado de avance del proyecto y verificar las posibles brechas que se vayan
generando, así se controla la fecha de inicio y más importante la fecha de término
del proyecto.
• Llevar un control riguroso y determinar si se necesitan más recursos para cumplir
con los plazos estipulados.
• Disminuir los costos, al evitar dobles trabajos y definir desde un principio la cantidad
con la que se contará, ya sean horas-persona o recursos físicos.
Para que un plan sea exitoso deben participar en su elaboración todos los involucrados
(tanto el que planifica como el que ejecuta), debe ser aprobado, quedar por escrito con
precisión e idealmente modelar el plan de manera gráfica.
Finalmente, todos los planes deben incluir alternativas en caso de que ocurran imprevistos
que obliguen a modificar el curso de lo acordado.
Dentro de las herramientas de la planificación se destaca como el más relevante el
Diagrama de Gantt o Carta Gantt
DIAGRAMA O CARTA DE GANTT
El Diagrama de Gantt o Carta Gantt es una herramienta que permite expresar de manera
gráfica el tiempo y los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto.
Es una herramienta utilizada para planificar y programar tareas a lo largo de un período de
tiempo; se usa en cualquier tipo de proyecto, es muy popular y permite visualizar las
actividades en una línea de tiempo.
Los diagramas de Gantt son útiles para establecer la relación entre los recursos que se
tienen, las actividades a desarrollar y el tiempo con el que se cuenta, es decir, determinar
la carga de trabajo que se tendrá. Funcionan de acuerdo con dos ejes. En el vertical se
programan las actividades que se requieren realizar, y en el horizontal aparece un
calendario en el que se muestra la duración de cada actividad según la medida de tiempo
acordada, pueden ser horas, días, meses o años.
Carta Gantt:
1. El tiempo de duración de la actividad.
2. Las actividades de un proyecto.
3. El inicio o finalización de una actividad.
4. La fecha de inicio y finalización de un proyecto.
5. Cuándo las actividades se unen.
Estos gráficos ofrecen un método de mantenimiento de las tareas de forma diaria, semanal,
mensual o anual. Posibilita que las partes interesadas tengan la misma información en
tiempo real, además, se aclara la forma de la relación entre las tareas y se asegura que el
flujo de trabajo sea el óptimo.
Esta herramienta también presenta algunas limitaciones:
• Si el encargado no actualiza la información, esta no se visualizará.
• El alcance y los costos involucrados en el proyecto.
Dependiendo del tipo de proyecto, se identifican diferentes Cartas Gantt. Entre ellas se
tienen:
• Carta Gantt de adelanto de obra: En este tipo de carta se compara lo planificado
con las actividades que se han ejecutado, para corregir o modificar y cumplir el
programa.
• Carta Gantt de etapas: Este tipo de carta es más común en proyectos en los que han
sido definidas las diferentes partes que lo conforman.
• Carta Gantt de escalones: En esta carta se representa la fecha de inicio y de término
de las diferentes actividades.
• Carta Gantt de trabajo: Se registra la incidencia en el trabajo respecto a estos
conceptos, de tal manera que se pueda controlar y comprobar que lo planificado ha
sido ejecutado.
Para armar una carta Gantt, se necesita:
1) Detallar las características del proyecto en un recuadro aparte y/o al comienzo del
documento.
2) El tiempo que tomará el proyecto (en el eje horizontal de la carta).
3) Las actividades y/o las tareas involucradas en el proyecto (en el eje vertical de la
carta).
4) Donde se cruzan los ejes se visualiza el calendario, cuyas celdas deben colorearse
según el día en que se ejecutará la actividad.
PRESUPUESTO
Corresponde a la base de cómo asignar, de manera estratégica, los recursos con los que
cuenta la empresa, además de indicar cómo se gastará el dinero en un período de tiempo
determinado (generalmente de un año). Su mayor ventaja es que permiten mantener un
control exhaustivo sobre los fondos con los que se cuentan.
Tipos de presupuestos:
• Variables o flexibles Se basan en los costos que varían con el volumen de producción.
• Fijos o rígidos Asumen niveles fijos de producción o de ingresos por venta.
Para confeccionar un presupuesto se deben tener en consideración las siguientes acciones:
Calcular los costos de producción en los que se incurrirá.
Estimar el volumen de ventas que se espera.
Determinar cuáles son los recursos financieros con los que se cuenta. Definir un plan de
contingencia en caso de que se presente algún problema.
ACTIVIDAD 1
A continuación, te invitamos a que realices la práctica de lo aprendido. Para esto revisa tus apuntes
y completa la actividad de los procesos administrativos, conectando el concepto con la definición
que corresponda. Lee los conceptos de la columna A y luego lee los conceptos de la columna b
e identifica cuál corresponde a cada uno.
COLUMNA A COLUMNA B
Misión Son los resultados o fines que la empresa se ha planteado lograr
en un tiempo determinado.
Visión Es lo que la empresa se propone ser a largo plazo, los objetivos
que se ha propuesto y cómo piensa conseguirlos
Objetivos Se puede señalar que son declaraciones o lineamientos que
permiten orientar la toma de decisiones.
Estrategias Es la razón de existir de una empresa, en ella se define el negocio
al que se dedica, en qué mercado desarrolla su accionar, qué
necesidades serán cubiertas con los productos o servicios que
brinde y cuál será su perfil público.
Políticas Son las rutas de acción que se deben seguir al conseguir los
objetivos.
RETROALIMENTACIÓN
Las respuestas correctas son:
• Misión: es la razón de existir de una empresa, en ella se define el negocio al que se
dedica, en qué mercado desarrolla su accionar, qué necesidades serán cubiertas con
los productos o servicios que brinde y cuál será su perfil público.
• Visión: Es lo que la empresa se propone ser a largo plazo, los objetivos que se ha
propuesto y cómo piensa conseguirlos
• Objetivos: son los resultados o fines que la empresa se ha planteado lograr en un
tiempo determinado.
• Estrategias: son las rutas de acción que se deben seguir al conseguir los objetivos.
• Políticas: se puede señalar que son declaraciones o lineamientos que permiten
orientar la toma de decisiones.
