UNIDAD II: CARTA COMERCIAL

Las cartas comerciales son mensajes escritos que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar,
mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios. Por lo tanto, cuando en una empresa se redacta una carta
no sólo se debe pensar en transmitir una información, sino que se debe tener muy en cuenta lo que el remitente
verá en dicha carta, en su presentación o en su redacción: la imagen de nuestra empresa. Si queremos dar una
buena imagen de nuestra empresa debemos prestar especial atención a dichos aspectos.

Información que debe contener la carta comercial

Dado que las cartas comerciales se utilizan para establecer contacto, los documentos que las integran deben
contener toda la información estándar que ha demostrado su valor en el contexto de la comunicación comercial. La
información estándar de las cartas comerciales incluye:

• Logo de la empresa, lugar y fecha de redacción

• Información relevante de la empresa que envía la carta (nombre, dirección, número de teléfono, fax y correo
electrónico)

Elaboración de cartas comerciales

1. Planificar previamente

• Establecer claramente el objetivo que pretendemos conseguir con la carta.

• Tener claro el mensaje que se va a transmitir.
• Organizar los contenidos.
• Cuando vamos a comunicar un mensaje agradable:
▪ Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
▪ Posteriormente se presentan los datos.
▪ Se termina con el recordatorio de la idea central.
• Cuando vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
▪ Primero debemos exponer las razones que nos han llevado a esa noticia o situación
negativa.
▪ Posteriormente presentamos los hechos y datos.
▪ Después la idea principal.
▪ Terminaremos con una idea positiva.

2. Redacción: Lo más importante a la hora de la realización de cualquier documento comercial es el

ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o
con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer vistazo, invite
a la lectura. Además, ello generará una buena imagen de nuestra empresa.

Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:

✓ No puede errores.
✓ En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni
tampoco muchos tamaños tamaño de 11 o 12.
✓ Se evitará el uso de abreviaturas.
✓ Se puede usar el subrayado o la negrita para resaltar alguna parte concreta del texto.
✓ Podemos dejar un espacio entre un párrafo y otro.
✓ Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
✓ El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
✓ El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de una
página el logo sólo lo ponemos en la primera.

3. Revisar el documento: errores de ortografía, etc

ESTRUCTURA:

1. ENCABEZAMIENTO O INICIO:

• LOGO: lo más común es situarlo en la parte superior de la carta (o en el centro o a la izquierda).

Generalmente en él figura el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el nombre de esta,
la dirección postal y de correo electrónico y los números de teléfono y fax.
• FECHA: la fecha se coloca en la parte derecha. Se le suele poner delante el nombre de la localidad,
aunque si éste aparece en el membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin abreviar, y el
nombre del mes en minúsculas. Ejemplo: 20 de enero de 2012.
• DESTINATARIO: se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha, aunque si el
sobre es de ventanilla, se situará a la derecha para que cuando metamos la carta en el sobre, el
destinatario se pueda ver con facilidad.
• REFERENCIA: sirve para identificar la carta o hacer referencia a aquella a la que contestamos. Se sitúa
en la parte izquierda, debajo del destinatario. Podemos encontrar las siguientes referencias:
✓ s/ref.: datos de la carta recibida y que respondemos.
✓ s/escrito: fecha del escrito al que nos referimos.
✓ n/ref.: indicación de quién envía la carta.
✓ n/escrito: fecha del último escrito que hemos enviado referente al tema.
• ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin sangría.

2. CUERPO:

• SALUDO: El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se emplea inmediatamente

antes del texto de la carta. Se sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna sangría y
seguido de dos puntos.
✓ Señor: dirigido a una persona.
✓ Señores: dirigido a varias personas o a una organización.
✓ Estimado señor (o Estimados señores): cuando existe cierto grado de amistad.
• TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya que en él se expone lo que se desea comunicar. Hay
que poner cada asunto o idea en párrafos distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a 10
espacios al comienzo de cada uno. Dentro del texto o cuerpo se distinguen varias partes:
✓ Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste en una breve
introducción del tema de la carta. Normalmente se usan frases ya definidas, según el contexto
de la carta. Por ejemplo:
▪ En respuesta a su carta del....
▪ En relación a su....
▪ En referencia a...
▪ Es de nuestro agrado comunicarles...
▪ Una vez estudiada su petición, le comunicamos...
▪ El motivo de nuestra carta es...
✓ Desarrollo: desarrollo de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar poner varios
asuntos en una misma carta o, si se hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos
extensos.
✓ Conclusión: breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio
y que convenza al destinatario.

3. CIERRE:

• DESPEDIDA: consiste en una frase breve,

✓ Atentamente.
✓ Reciban un cordial saludo.
✓ Sin otro particular, le saluda atentamente.
✓ Dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo.
✓ En espera de sus noticias, le saluda atentamente.
• ANTEFIRMA: se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida. Cuando una
carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la antefirma encima del nombre del firmante. La
antefirma se compone del nombre de la sociedad y también se puede añadir el cargo del
firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las abreviaturas: P.P. (por poder), P.A. (por
autorización) o P.O. (por orden).
• FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenido de la carta, aunque no la haya escrito
personalmente. Se sitúa debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la
abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del firmante.
• ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos, como por ejemplo: cheques,
letras de cambio o facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta, escribiendo la palabra Anexo, seguida de
dos puntos y los documentos que se adjuntan. Por ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 100.000
pesos.
• POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo largo de la carta, se puede incluir aquí. Se situará debajo de
los anexos, en la parte izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No conviene usarla ya que da la
sensación de que somos poco efectivos, ya que olvidamos cosas.