Tema 5. La comunicación escrita en la empresa. La carta comercial.
La carta comercial, es una comunicación escrita entre dos empresas, o entre una empresa y un
particular. Es muy importante la primera impresión que produce una carta comercial. Tanto
por la presentación de la misma como por los rquisitos que reúnen a la hora de estructularla o
escribirla, que son fundamentales. No se tiene una segunda oportunidad para causar otra
primera impresión.
Hoy en día, la correspondencia comercial se realiza de diferentes formas: Manera tradicional,
Fax, correo electrónico (cada vez más utilizado ya que resulta muy rápido para el intercambio
de información, consultas, pedidos, etcétera).
Reglas o normas básicas:
En cuanto a la forma y tipo de papel.
o Papel de color claro.
o Papel con el membrete impreso.
o Papel DIN-A4.
En cuanto al sobre:
o Que el sobre haga juego con el papel en su forma y color.
o Es preferible utilizar sobres con membretes impresos.
o Es conveniente escribir la dirección del destinatario añadiendo su cargo,
profesión o tratamiento, si lo tuviera.
o Es necesario franquear debidamente las cartas.
Nunca se escriben a mano, actualmente se confecciona con el ordenador.
Deben ser escritas de forma clara, sencilla y concisa y el color de la tinta debe ser
negro o azul oscuro.
No deben presentar errores de sintaxis, ortografía o puntuación, tampoco tachaduras
ni rectificaciones.
Se empleará “usted” o “le”, si la carta va dirigida a una persona o “ustedes” y “les”, si
va dirigida a más destinatarios.
Tendrán unos espacios y márgenes a respetar:
Dependiendo de la extensión de la carta, se escribirá a uno o dos espacios; en general,
se escribe a un espacio, salvo que sea muy breve.
Entre un párrafo y otro se dejará el doble de separación al interlineado.
No se escribirá nunca en el reverso de la carta. Si esta es demasiado larga, se utilizará
una segunda hoja.
El margen derecho deberá estar justificado.
En el margen izquierdo se reflejarán, con un tamaño de la letra más pequeño, datos
tales como el número de inscripción en el registro correspondiente (Registro de
Fundaciones, Registro Mercantil, Registro Industrial, etc.), u otros datos como el
Código de Identificación Fiscal, etcétera.
En la correspondencia comercial o de negocios, es conveniente guardar ciertas reglas que son
comunes a todas las cartas comerciales; por esto de debe mantener siempre el mismo estilo,
tanto en el comienzo como en la despedida.
Moderno.
Moderno modificado.
Profesional.
Evolucionado.
Contenido y estructura de la carta comercial.
La carta comercial se compone de tres partes: El encabezamiento, el cuerpo o texto de la
carta y el cierre.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Está formado por el membrete, el
destinatario, el lugar y la fecha en que se escribe la carta, las referencias (si las hubiera), el
asunto y el saludo.
Membrete: Aparece impreso en la parte superior de las cartas, bien en el centro o a la
izquierda del papel. Contiene datos como el nombre, la dirección, el número fax, el
teléfono y la dirección de correo electrónico.
Algunas empresas utilizan la parte superior de la hoja para la impresión del logo o
anagrama y el nombre de la empresa y en la parte inferior, debajo de los márgenes
establecidos para los escritos, todos los demás datos.
Destinatario:
Se escribe debajo del membrete, a la derecha. Contiene las señas y el nombre de la
persona. Preferible: “Sr. D./Sra. Dª.” O de la empresa a la que se envía la carta. La palabra
calle o su abreviatura C/ ya no se escriben, pero si fuera avenida, paseo o plaza, deberá
hacerse constar. Si la carta va dirigida a una persona concreta o un cargo dentro de una
organización, primero se pone el nombre de la empresa y debajo de esta, el nombre o
cargo de la persona a quien va dirigida la carta acompañado de la expresión a la atención
de o de la abreviatura “A/:”
Lugar y fecha:
Es muy importante no olvidar incluir el lugar y la fecha en los que se escribe la carta. Por
ejemplo, Toledo, 28 de febrero 2020.
Referencias:
Suelen ser utilizadas por empresas que tienen un alto volumen de correspondencia. Sirven
para identificar otras cartas anteriores y, por tanto, el asunto del que se está tratando. Se
pueden colocar indistintamente a la izquierda.
Como referencias pueden utilizarse palabras, números, las iniciales de las personas que
escriben la carta o cualquier otro elemento identificador de la misma que la empresa
considere oportuno utilizar.
N/ref. (nuestra referencia).
S/ref. (su referencia).
Asunto:
El asunto es una síntesis del contenido de la carta.
Saludo:
Es el tratamiento inicial que se establece con el destinatario de la carta; por esto, es muy
importante adaptar el saludo al destinatario de la misma. Debe evitarse utilizar
abreviaturas, ha de ser sencillo y breve y alejado de exageraciones.
Señor/a: Señores/as:
Distiguido/a señor/a: Distinguidos/as señores/as:
Estimado/a propietario/a: Estimado/a señor/a de la casa
Estimado/a señor/a: Estimados/as señores/as:
Muy señor/a mío: Muy señores/as míos:
Respetable doctor/a: Señor/a gerente:
Texto o cuerpo de la carta.
El cuerpo o texto es la parte del documento donde se describe el mensaje que se quiere
comunicar al destinatario, que comienza haciendo una referencia o indicando el motivo del
escrito, para seguir desarrollando la idea principal y llegar a la conclusión final. Es, la parte
fundamental de la carta comercial, por lo que conviene seguir una serie de recomendaciones
para no cometer errores:
Se utilizará un vocabulario, cortés, amplio, agradable y no repetitivo. Se evitarán
expresiones pomposas.
Se dirigirá siempre al destinatario de usted.
Se expondrá la idea o el motivo de la carta con orden y de una manera clara y concisa.
Nunca se introducirán temas personales.
Los diferentes asuntos o ideas a tratar serán separados por párrafos.
Les comunicamos… Confirmo las condiciones de…
El motivo de esta carta… Debido a los problemas de…
Tras el éxito del… Le adjunto el acta…
El próximo mes… Nos dirigimos a Ustedes…
Nos es grato comunicarles… Según su factura número…
Acusamos recibo de… En nuestra carta de fecha…
Nos complace comunicarles… Les remitimos…
Les agradeceríamos… Recibimos su carta fecha…
Pongo en su conocimiento… Nos referimos a su amable…
Agradeceríamos que nos avisaran… Agradecemos su confianza…
Agradecemos mucho su atenta… Muchas gracias por…
Tenemos el agrado de… Vimos sus artículos en la feria…
Hemos observado… Hace unos días vimos…
Lamento comunicarle… El alza de precios que últimamente…
Contrariamente a su costumbre… Según su factura número…
Cierre
El cierre es la parte final de la carta y consta de:
Frase de despedida.
Le saludamos atentamente. Les saludamos cordialmente.
Atentamente. Muy atentamente.
Reciba un cordial saludo. Con atentos saludos.
En espera de sus noticias, les saluda Sin otro particular, reciba un cordial saludo.
atentamente.
Aprovechamos la ocasión para saludarles Agradeciéndole la cooperación, les
muy atentamente. saludamos muy atentamente.
Esperamos seguir viéndonos favorecidos con Agradeciéndole la confianza depositada en
sus pedidos y le saludamos atentamente. nosotros, reciba un cordial saludo.
No dudamos que nuestra oferta será de
interés para ustedes; les saludamos
atentamente.
Antefirma y firma. La antefirma se pone para expresar el nombre de una empresa, y
debajo de la misma, se sitúa la firma de la persona responsable de la carta. Debajo de
la firma se escribe el nombre, el apellido y el cargo que ocupa.
En ocasiones, la persona que tiene que firmar la carta está ausente; en este caso, si ha
dejado a una persona que sustituya su cometido, esta firmará haciendo constar las
abreviaturas siguientes:
o P.A. (por autorización).
o P.O. (por orden).
o P.P. (por poder).
Anexos, anejo, adjunto. Son expresiones que se utilizan para indicar que hay
documentos que se incluyen relacionados con la carta comercial; se indica al final de la
carta.
La inclusión en las cartas comerciales de las posdatas y observaciones debe evitarse en lo
posible. Una de las principales recomendaciones para la redacción de una carta comercial es la
exposición de las ideas en forma ordenada y concisa, por lo que el uso de estas notas al final
de escrito da una imagen de olvido o desorden.
Hay diferentes tipos de cartas comerciales. Dependiendo de su finalidad se utilizarán un
lenguaje y tono adecuados a lo que se va a decir.
Cartas de oferta: Para introducirse en el mercado y presentar sus nuevos artículos a
clientes potenciales. En estas cartas deben explicarse con claridad, con argumentos
convincentes, las ventajas que presentan los productos, exponiendo con detalle, si es
el caso, cada característica que les diferencia de los que ya hay en el mercado.
También se pueden ofrecer precios especiales. En ocasiones, se adjuntan folletos de la
mercancía en cuestión.
Cartas de petición de información: Antes de hacer un pedido, las empresas recogen
información.
Cartas de pedido: Es recomendable hacerlo siempre por escrito. Al hacer un pedido, se
adquiere un compromiso, por lo que se ha de expresar con todo detalle qué
productos, precios y condiciones se desean.
Carta de envío de mercancías: En estas cartas se informa al cliente de que su pedido
está en camino.
Carta de reclamación de mercancías: Estos tipos de cartas se deben redactar teniendo
cuidado en elegir cuidadosamente el lenguaje que se emplea, pues son consecuencia
de que en el proceso de recepción del pedido realizado algo no ha ido bien, porque se
han recibido mercancías en mal estado, ha habido una demora en la entrega, etcétera.
Carta de reclamación de pagos: Al escribir estas cartas se ha de tener en cuenta que
pueden haber diversos motivos para el impago: desde un error en el sistema de
anotación a una situación económica desfavorable o sencillamente, no tener ninguna
intención de pagar. Se ha de pensar en todas las posibilidades a la hora de utilizar el
lenguaje; de esta manera se evitarán malentendidos entre las dos empresas.
Carta circular: Las empresas utilizan la carta circular para dar a conocer alguna
novedad o noticia de interés. La carta circular se diferencia de las demás porque se
redacta un solo modelo y se imprime en la cantidad que se necesite; sin embargo, el
nombre y la dirección del destinatario estarán personalizados. También es conveniente
firmar cada una de ellas manualmente.
14.
Salazones, SL
c/Sal, 14 de Tarragona
43090 Tarragona
