FASE II: Planificación
Planificación Preliminar
EMPRESA PROVEEDORA DE MADERA Y
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN PP
“PROVEMADERA S.A.” 1/1
Trimestre: Del 01 de enero al 31 de marzo de
2019
OBJETIVO:
Reunir y analizar la información necesaria y suficiente para alcanzar un conocimiento más
profundo de la empresa proveedora valiendo de base para la planificación de la auditoría a
ejecutarse.
REF. ELAB.
N° PROCEDIMIENTO P/T POR: FECHA OBSERVACIONES
Notificar el inicio de la auditoría al
personal de la organización PPI A.M. 14/06/2019
Entrevista formal a las responsables
2 de cada área. PP2 L.T. 18/06/2019
Observación e inspección en forma
3 física las instalaciones y el 3 A.M. 18/06/2019
funcionamiento de las áreas a auditar.
Analizar la medición del riesgo
4 preliminar. PP4 N.C. 20/06/2019
Realizar el informe respectivo de la
planificación preliminar. PP5 A.M. 20/06/2019
Elaborar el Plan de Auditoría. PP6 A.M. 20/06/2019
Elaborado por: Nathaly Castillo Fecha: 13/06/2019
Revisado por: Andrea Pungacho Fecha: 13/06/2019
Notificación del inicio de la Auditoría PPI
1/1
Quito, 14 de Junio de 2019
Sección: Auditoría
Asunto: Notificación de inicio de Examen
Señor/es
GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PROVEEDORA DE MADERA
Y MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN “PROVEMADERA S.A.”
Presente
De nuestra consideración;
Expresamos un cordial saludo, y a la vez nos permitimos notificarle el inicio del proceso de
auditoría de gestión por el trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2019 al que será
sometida la EMPRESA PROVEMADERA S.A., que corresponde al desarrollo de la
auditoría de gestión en el área financiera, proceso de cobranzas, a fin de determinar los niveles
de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones para así, emitir criterios para el
mejoramiento continuo de la organización.
Deseándoles éxitos en sus labores diarias y seguros de su colaboración le anticipamos
nuestro agradecimiento.
Atentamente,
Ing. Andrea Pungacho Farfán
JEFE DE AUDITORÍA AUDIT. CORP.
Entrevista a las autoridades
EMPRESA PROVEEDORA DE MADERA Y
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
“PROVEMADERA S.A.”
PP2
AUDITORÍA DE GESTIÓN
1 f2
Trimestre: del 1 enero al 31 de marzo de 2019
ENTREVISTA A LAS AUTORIDADES
OBJETIVO:
Obtener conocimiento e información preliminar sobre la institución educativa de las personas
encargadas de su dirección y/o administración.
Entrevistado: Señor Juan Muñoz Fecha: 18/06/2019
Cargo: Gerente General Hora: 11:00 am
Entrevistador: Lizeth Taez Lugar: Oficina
1. ¿Cuál es la principal actividad de la empresa?
Nuestra empresa ofrece el servicio de canteado que no es más que darle un mejor acabado
a sus tableros mediante el pegado exacto de filos: PVC Y CANTO DURO utilizamos la más
alta tecnología y pegas de alta calidad.
2. ¿Cuál es la situación actual de la empresa?
Oficialmente la empresa cuenta con 6 sucursales nos encontramos en Marianitas, Carcelén,
Ambato, Santo Domingo, La Gatazo, Guamaní, Sangolquí. Para satisfacer necesidades y
brindar productos y servicios a toda la provincia y país.
3. La empresa cuenta con:
SI NO
Misión
Visión
Objetivos
Principios y Valores
Políticas
Organigrama
Reglamento interno
Manual de Procedimientos
Plan Estratégico
Indicadores de gestión
FODA
PP2
2 f2
4. ¿La empresa ha sido objeto de auditorías de gestión previas?
Esta sería la primera vez que se efectuaría un examen de este tipo a la empresa, por lo cual
es de suma importancia los resultados que se obtenga porque servirán como base para
subsanar las deficiencias encontradas y establecer una estrategia de mejora continua.
5. ¿Qué leyes rigen el funcionamiento y operaciones de la empresa?
a. Leyes ambientales (Ministerio del Ambiente)
b. Ley de Régimen Tributario Interno
c. Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno
d. Ley de Seguridad Social
e. Código de Trabajo
f. Resoluciones del Ministerio del Trabajo
g. Reglamento Interno
h. Ley de compañías
i. Constitución de la república del Ecuador
j. Leyes municipales
6. ¿Cuál es su opinión sobre el comercio de madera en Ecuador?
Existen nuevas normas impuestas por la Unión Europea en el marco del Plan de Acción
sobre aplicación de las leyes, gobernanza y comercio forestales , que tiene el objetivo de
excluir la madera ilegal de sus mercados y promover la demanda de madera que cumpla
con las normas nacionales para el manejo forestal sostenible.
La madera es una parte importante de las estrategias de supervivencia de los pequeños
productores de Ecuador. En algunas comunidades, constituye hasta el 50% de los ingresos
de las familias, aunque esto varía de provincia a provincia y entre los pueblos indígenas.
Elaborado por: Lizeth Taez Fecha: 18/06/2019
Revisado por: Andrea Fecha: 18/06/2019
Pungacho
Visita a las Instalaciones
EMPRESA PROVEEDORA DE MADERA Y
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
“PROVEMADERA S.A.”
TRIMESTRE: DEL 1 ENERO AL 31 DE
PP3
MARZO 1/2
DE 2019
VISITA A LAS INSTALACIONES
Cumpliendo con el programa preliminar de auditoría, el día 18 de junio del 2019 a las
10:00 de la mañana se procedió a realizar la visita a las instalaciones de la Empresa
Provemadera S.A. ubicada en el sector de Carcelén, en la Av. Diego de Vásquez N76-08
y Av. Mariscal Sucre, Distrito Metropolitano de Quito, Provincia de Pichincha.
Se tuvo la colaboración del Ing. Juan Armando Muñoz Gerente General de la empresa
quien dirigió el recorrido. A continuación se presentan los puntos importantes y
relevantes obtenidos de la visita:
Área administrativa:
El área administrativa tiene lugar en el tercer piso de un edificio de 3 plantas, donde se
establecen las oficinas de:
• Presidencia
• Gerencia
• Departamento de Talento Humano
• Departamento Financiero
• Departamento Administrativo
En esta área se pudo observar que cada oficina cuenta con los equipos y mobiliario
necesario para cumplir con sus funciones correspondientes además de una óptima
distribución del espacio para la atención del personal y del público.
Área de operación:
Esta área tiene lugar en el mismo edificio nombrado anteriormente, en planta baja y el
segundo piso, el cual se encuentra distribuido de la siguiente manera; planta baja donde
funciona el departamento de Canteado y Laminado, departamento de Corte,
departamento de Modulado, departamento de Bisagrado, y el departamento de
Transporte, equipados cada uno con el mobiliario y maquinaria necesaria para el
desarrollo de sus funciones.
PP3
2/2
En el segundo piso del mismo edificio funciona el Departamento de Comercialización,
Departamento de Ventas y Recepción.
Además este piso consta de:
• Atención al Cliente
• Oficina de reuniones de la Junta General de Accionistas
• Oficina para Auditoría Interna
• Oficina para archivo de documentos
• Un comedor de uso múltiple para los trabajadores
Equipados cada uno con el mobiliario y equipo tecnológico necesario para el
desarrollo de sus funciones.
Infraestructura:
• Baterías Sanitarias para cada piso en óptimas condiciones para damas, caballeros
y personas discapacitadas
• Señales de emergencia en cada piso.
• Jardines y la colocación de plantas ornamentales en cada área antes descrita.
Se finaliza la visita a las 12:30 am donde se obtuvo la colaboración de todo el personal de
la empresa, observando aspectos importantes para el desarrollo del trabajo de auditoría.
Elaborado por: Andy Mosquera Fecha: 18/06/2019
Revisado por: Andrea Pungacho Fecha: 18/06/2019
Medición de riesgo preliminar
EMPRESA PROVEEDORA DE MADERA
Y MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
“PROVEMADERA S.A.” PP4
Trimestre: del 1 de enero al 31 de marzo de 2019 1/2
MEDICIÓN DE RIESGO PRELIMINAR
COMPONENTES PREGUNTA RESPUESTA PONDERACIÓN OBSERVACIONES
¿Posee manuales de SI N/A PO C
NO
Verificar los
Ambiente de procedimientos de controles 40%
1
control y políticas
Control institucionales X 10 6
dentro de la incompleto
empresa?
¿Se realizan No posee un sistema
Evaluación de evaluacionesde de control interno
2 Riesgo X 10 4
riesgo que afectan a para todas las áreas
la empresa? 60% incompleto
¿Se da seguimiento
y se aplican
3 Actividades de controles al
Control cumplimiento de X 10 4 50% incompleto
procedimientos y
políticas de la
empresa?
¿Posee formalmente
establecldo líneas
de comunicación e
información con su
Información y personal para
4 Comunicación X 10 5 50 % incompleto
coordinar
programas, metas y
objetivos de las
operaciones de la
empresa?
¿Se evalúan
periódicamente las
Supervisión o evaluaciones de Monitorio
Monitoreo control interno para 10 4 insuficiente en un
aplicar medidas 60%.
correctivas a
tiempo?
TOTAL 50 23
Nivel de Con fianza CALIFICACI ON OBTENI
100
— DA PUNTA JE OBTENI
D0
PP4
Nivel de Confirman 2/2
23
50
‹ 100
Nivel de Con fianza — 46%
Nivel de Ries go — 100% — N ivel de Confianza
Nivel de Riesgo — 100% — 46%
Nivel de Ries go — 54%
Nivel de
Bajo riesgo Alto
15%-50% Moderado 76%-95%
76%-95% 51%-75% 15%-50%
5 l %-75%
Alto Moderado Bajo
Nivel de confianza
Los resultados de la medición preliminar de riesgo aplicado a la empresa proveedora de madera y
materiales de construcción “PROVEMADERA S.A.” establece que existe un nivel moderado de
riesgo del 54% y un nivel de confianza bajo del 46%, lo que significa que se deben tomar las medidas
correctlvas necesarias para eliminar las falencias en los controles implantados por la administración.
Elaborado por: Ing. Nathaly Castillo Fecha:20/06/2016
Revisado por: Ing. Andrea Pungacho Fecha:20/06/2016
Informe de planificación preliminar PP5
Informe de planificación preliminar
La visita realizada a la empresa proveedora de madera y materiales de construcción
“PROVEMADERA S.A., permitió realizar un análisis preliminar sobre la gestión realizada
por la administración de la organización, para lo cual se tomó como punto de partida los
componentes del COSO III, que permite realizar una medición preliminar del riesgo en donde
se obtuvo los siguientes resultados:
Ambiente de Control.- La administración está comprometida y establece, manuales de
procedimientos de control así como políticas institucionales dentro de la organización, sin
embargo estos no se ejecutan completamente para llevar a cabo con efectividad la gestión de
la organización, la planificación estratégica (corto plazo) y reglamento interno (largo plazo),
existen indicadores de gestión pero no son bien aplicados.
Evaluación de Riesgos.- La ausencia de sistemas de control interno para algunas áreas de la
empresa, tiene deficiencia por lo que los procedimientos que se realizan, no se ejecutan
manera eficiente en la organización debido a que no se trabaja con matrices de evaluación de
riesgos. Además no se mide el riesgo de manera adecuada esto ha ocasionado que la empresa
tenga carencia de control interno y falta de seguridad en los procesos que realiza.
Actividades de Control.- El seguimiento y la aplicación al cumplimiento de procedimientos
y políticas de la organización, están estructurados en base a las funciones y actividades
realizadas por las diferentes áreas de la empresa, las cuales están plasmadas en el reglamento
interno de la empresa, así como en los manuales de procedimientos, los cuales no se ejecutan
completamente.
Información y Comunicación.- Las deficiencias en las líneas de comunicación e
información con el talento humano para coordinar programas, metas y objetivos de las
operaciones de la empresa que son de vital importancia se ve en parcial difusión.
Supervisión o monitoreo: Este seguimiento se ve plasmado en la planificación estratégica y
el reglamento interno de la empresa, pero no existen las suficientes medidas correctivas a
tiempo, de manera periódica evitando las deficiencias en el control interno.
PPíi
Recomendaciones al gerente de la empresa PROVEMADERA S.A. 1/2
Se recomienda:
• Aplicar en medida del análisis y aprobación de las recomendaciones, como resultado final
del trabajo de auditoría de gestión, para corregir las deficiencias encontradas y contribuir
aportando a su mejoramiento continuo.
• Definir una propuesta de indicadores de gestión que permita medir el cumplimiento y
desempeño de los objetivos, metas y responsabilidades, planteados periódicamente en la
organización.
• Aplicar sistemas de control interno conceptualizados en los manuales de funciones y
procedimientos para cada área, que permitan generan confianza y seguridad en la
organización.
• Emplear medios o canales de comunicación para que todo el talento humano de la
empresa, se encuentren informados y puedan realizar sus actividades de una mejor manera.
• Diseñar programas mensuales que afiancen a logro de la planificación estratégica y
reglamento interno implementados en la organización.
Resultados de la medición preliminar del riesgo
Tomando los resultados en conjunto de la visita preliminar y la evaluación preliminar de
control interno en la empresa proveedora de madera y materiales de construcción
“PROVEMADERA S.A., se manifiesta que existe un riesgo del 54 % y un nivel de
confianza del 46 %.
Atentamente,
Andrea Pungacho
GERENTE GENERAL “AUDIT. CORP.”
Planificación Específica
Plan de Auditoría
EMPRESA “PROVEMADERA S.A.” PP6
TRIMESTRE: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE MARZO DEL 1/5
2019
PLAN DE AUDITORÍA
1. Motivos del Examen
El presente trabajo de aplicación de una auditoría de gestión a la empresa Provemadera
S.A. por el trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2019, se realiza como un examen
especial a la empresa, y con la obtención de sus resultados se enfoca en mejorar el
funcionamiento del proceso de cobranza del área financiera.
1.1 Objetivo General
Aplicar una auditoría de gestión para fortalecer la toma de decisiones de la empresa
Provemadera S.A. en el trimestre del 01 de enero al 31 de marzo del 2019, enfocada en
determinar un buen funcionamiento del proceso de cobranza del área financiera.
1.2 Objetivos Específicos
1. Determinar cómo se está gestionando el proceso de cobranza.
2. Aplicar indicadores de gestión que permitan medir el nivel de eficiencia y eficacia de
las operaciones.
3. Emitir un informe de auditoría que evidencia los resultados del examen aplicado
tendiente a ser un instrumento para la toma de decisiones.
1.3 Alcance
El trimestre a evaluar comprende del 01 de enero al 31 de marzo de 2019, en el cual se
evaluará la gestión del proceso de cobranza del área financiera de la empresa, mediante
la aplicación de pruebas de auditoría determinadas por el área objeto de análisis que
determina el grado de cumplimiento de los estándares de calidad.
1.4 Metodología a utilizarse
Para la ejecución de la auditoría se utilizarán las siguientes técnicas de auditoría:
• Entrevista
• Observación
• Muestreo
PP6
2/5
2. Información general de la empresa Provemadera S.A.
Fundada en 1996, Provemadera S.A. se crea con el objetivo de importar y comercializar
tableros, aglomerados, melamínicos y otros derivados de la madera, considerada como
materia prima para la elaboración y complementos para la industria del mueble, la
construcción y decoración, siendo importador directo.
2.1 Objetivos
Objetivos generales
• Consolidar nuestra marca como una de las más reconocidas en el sector maderero
del país por su calidad, prestigio y compromiso con el medio ambiente, alcanzando
mayor demanda y volumen de ventas.
• Producir y comercializar los mejores productos en cuanto a tableros, aglomerados
y otros artículos derivados de la madera, empleando materia prima de calidad en
nuestros productos brindando calidad a nuestros clientes.
Objetivos Específicos
• Incrementar la venta de nuestros productos y obtener las mejores ganancias en
beneficio de nuestros clientes y la empresa.
• Expandir nuestra compañía a nivel internacional y posicionar nuestros productos en
todo el país.
• Fortalecer la formación y capacitación del recurso humano especializado en el
sector maderero.
• Participar en campañas de cuidado del medio ambiente y programas de
reforestación de donde proviene la materia prima de nuestros productos.
2.2 Misión
Somos una empresa líder en importación y comercialización de tableros, aglomerados,
melamínicos y otros artículos derivados de la madera; comprometida con el
desarrollo sostenible y la biodiversidad.
PP6
3/5
2.3 Visión
Ser líderes en la comercialización de la línea maderera a nivel nacional, brindando satisfacción y
confianza a nuestros clientes.
2.4 Base Legal
1. Resolución SVCS-INC-DNCDN-2019-002 Reglamento para la imposición y gradación
de sanciones en el ámbito societario.
2. Registro Oficial N° 312 Ley de Compañías Resolución SCVS-INC-DNCD-2016-011
Reglamento sobre Auditoría Externa
3. Requerimiento de auditoría
Informe de auditoría
Plan estratégico de mejoramiento continuo.
4. Fechas de intervención
Fecha de inicio:
14/06/2019
Fecha de finalización: 14/09/2019
5. Días presupuestados
Se determinaron 60 días laborables para la ejecución del trabajo de auditoría.
6. Recursos
PP6
4/5
EQUIPOS
DETALLE
2
Computador portátil
1
Flash Memory
1
Impresora
MATERIALES
DETALLE U. MEDIDA CANTIDAD P. UNITARIO P TOTAL
Papel A4 Resma
1 3 3
Es feros Unidad
4 0,3 1,2
Resaltador Unidad
3 1 3
Lápiz Bicolor Unidad
3 0,5 1,5
Carpetas Unidad
4 0,35 1,4
TOTAL
10,1
PP6
5/5
FINANCIERO S
Precio
Transporte 90
Alimentación 90
TOTAL 180
Atentamente,
Andrea Pungacho
GERENTE GENERAL “AUDIT. CORP.”
