LECTURA 1
TABLEROS DE
CONTROL Y
CONTROLES DE
FORMULARIO
LECTURA 1
TABLEROS DE
CONTROL Y
CONTROLES DE
FORMULARIO
ÍNDICE
3.1 Tableros de control y controles de formulario
3.1.1 Diseño y elementos de un tablero de control
3.1.2 Diferencias con las tablas dinámicas
3.1.3 Uso de controles de formulario
EXCEL AVANZADO | PARTE 1. FUNCIONES, HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS AVANZADAS
MÓDULO 3
3.1 Tableros de control y controles de formulario
Los formularios en Excel son el recurso que permite establecer interactividad entre la
persona usuaria y la hoja de cálculo. Gracias a ellos es posible ingresar datos a través de
ventanas que registran los eventos generados por el mouse o por el teclado de manera
controlada. Son muy parecidos a los formularios clásicos que aún podemos encontrar en papel
y en las páginas web, pero en Excel se componen principalmente de objetos llamados
controles de formulario. Estos tienen propósitos distintos y características como cajas de texto,
listas desplegables, botones de opción, listas de verificación, entre otras.
Figura 1. Los formularios de Excel son similares a los que se pueden
hacer en papel, pero tienen muchas más ventajas.
Excel maneja distintos tipos de formularios y algunos de ellos pueden usarse dentro de
las hojas de cálculo sin necesidad de asociarlos a un código de programación, ya que cuentan
con controladores propios.
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Los formularios son
indispensables hoy en día para
ingresar datos en el registro a una
red social, en el trámite de algún
servicio o en la solicitud de una
factura.
Con los controles de formulario también es posible diseñar tableros de control que
permitirán tener las mismas funciones de los primeros pero conservando sus objetivos.
Los tableros de control son herramientas visuales para mostrar información relevante de
manera gráfica, con una visión global, intuitiva y rápida de las actividades en varios momentos.
Son utilizados por las organizaciones, empresas o negocios con la finalidad de apoyar el
proceso de toma de decisiones.
Existen varias opciones de tableros de control y su elección depende de tres factores:
los datos que contendrá, las directrices empresariales u organizativas y la capacidad creativa
de quien los solicita y/o de la persona que los diseña. Se pueden clasificar en tres grandes
rubros: operacionales, analíticos y estratégicos.
Tableros de control operativos
Este es el tipo de tablero más común, ya que aquí se ven métricas que se actualizan en
tiempo real y se muestran datos de rendimiento relacionados con las operaciones del día a día
u otro periodo. Es muy frecuente verlos en pizarras o pantallas en los pasillos de las empresas
o fábricas. Se asemeja al tablero de un automóvil en donde los paneles operativos
proporcionan al conductor información relacionada con el estado del vehículo en el momento,
pero en este caso se ve cómo va la organización.
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Figura 2. Al igual que los tableros de los automóviles, es posible crear
tableros que muestren el estado actual de una organización por medio
de Excel.
Es importante señalar que este tipo de tableros solo expresan datos cuantitativos, ya
que lo que se pretende es consultar el estado de la organización a simple vista, por lo que
deben evitarse las apreciaciones subjetivas. También muestran el análisis de la situación
(cómo se encuentra todo en un momento dado) sin contemplar valoraciones, propuestas o
sugerencias. Es decir, enfocándose en la facilitación de la información a las personas
encargadas de analizar, estudiar y adoptar decisiones.
Tableros de control analíticos
Son paneles con herramientas que le permiten a la persona usuaria interactuar,
consultar y explorar información. Muestran comparaciones y contrastes entre variables para
observar diferencias y puntos relevantes en el historial de datos con la finalidad de identificar
tendencias que apoyen la toma de decisiones sobre el futuro. Durante su diseño se puede
utilizar la amplia gama de herramientas con las que cuenta Excel como Validación de datos,
Formato condicional, Tablas dinámicas y Esquemas en todos los formularios de control
apoyados en funciones avanzadas. Este tipo de tableros suelen ser utilizados en la ingeniería
de datos o en el análisis de bases de datos.
Tableros de control estratégicos
Tienen como finalidad dar seguimiento a los KPIs (indicadores clave de desempeño) e
información relativa a ellos. Al diseñarlos se establecen KPIs y después se hace una relación
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en torno a los mismos. Con el panel estratégico es posible realizar una comparación entre los
KPIs y el rendimiento de cierto departamento o área de una organización. Estos tableros
analizan la información por periodos (anual, mensual, semanal, etcétera), contrastan datos de
presupuestos y comparan pronósticos con eventos reales. Así, se define si existen mejoras, si
se ha empeorado o si se ha mantenido igual la situación a evaluar.
Recomendaciones
En el diseño de este tipo de tableros se deben de considerar los siguientes elementos:
Periodicidad: la regularidad con la que se realiza el análisis de la información y
la metodología que se está empleando.
Alcance: el tiempo que se evalúa a fin de establecer la frecuencia del estudio.
Apertura: la segmentación de los valores de los datos (rubro del gasto, grupo
del producto, zona geográfica, tipo de clientela, clase de ingreso, etc.).
Indicador: los datos deben basarse en referencias como captación, colocación,
presupuesto, ticket de venta, retención de talento, desempeño, etcétera.
Banderas o alarmas: son los parámetros que avisan sobre variaciones o
posibles desvíos a quienes consulten la información.
Responsable: se debe documentar el departamento o la persona a cargo del
tablero para el monitoreo y la publicación de la información. Así, el personal
directivo puede solicitar aclaraciones o los datos con los que se realizó cada
indicador.
3.1.1 Diseño y elementos de un tablero de control
Para diseñar un tablero de control basta usar una hoja de cálculo. En ella hay
que establecer en que celdas se realizará la exposición de los datos, la ubicación de los
elementos tablas resumen y gráficos, el área de interacción con la persona usuaria y
dónde se hará la colocación de los controles de formulario. Se pueden emplear otras
hojas que sirvan para la realización de cálculos de apoyo de los datos mostrados y las
actividades solicitadas. Además, se puede utilizar cualquiera de las herramientas con
las que cuenta Excel y, sobre todo, fórmulas y funciones que realizan ciertos cálculos
garantizando la funcionalidad. Los controles de formulario dan soporte, facilidad de
interacción, acceso a tareas específicas, filtrado y otras acciones que facilitan el uso del
tablero.
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Para habilitar el menú
Desarrollador debes de ir a la
opción
Archivo/Opciones/Personalizar
cinta de opciones y marcar la
casilla correspondiente.
A continuación se muestra un ejemplo de un tablero de control estratégico para
el Área de Recursos Humanos con la finalidad de dar seguimiento a tres KPIs de la
organización:
Figura 3. Ejemplo de un tablero de control.
3.1.2 Diferencias con las tablas dinámicas
A diferencia de los informes generados con tablas dinámicas, aquí se tiene la
libertad de organizar el reporte de la forma que se quiera. Se puede por ejemplo, utilizar
varias fuentes de datos para generar la información y actualizar de manera inmediata
los resultados ante cualquier cambio de origen. También existe la posibilidad de usar las
más de 300 funciones con las que cuenta Excel, por mencionar los principales
contrastes y ventajas.
Los informes de tablas dinámicas, en la mayoría de los casos, deben de
considerarse como herramientas de reporte rápido en donde en pocos minutos se
puede tener la información deseada ya procesada. Por las limitaciones mencionadas en
el párrafo anterior son más bien un elemento que resuelve la urgencia de contar con
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información sin la posibilidad de presentar los datos de una forma profesional e
institucional. Se tienen que considerar a las tablas dinámicas como proveedoras de
parte de los datos que se utilizarán en los informes de los tableros de control.
3.1.3 Uso de controles de formulario
Excel presenta un grupo cerrado de controles de formulario, los cuales son útiles
para mostrar listas desplegables, botones de opción o casillas de selección que
permiten compactar la presentación de los datos ofreciendo versatilidad y lógica de uso.
Figura 4. Controles de formulario.
Los controles de formularios se encuentran en el menú
Programador/Controles/Insertar.
Figura 5. Controles de formulario.
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Cada control de formulario tiene la propiedad de asociarse con la celda del libro
Excel que lo aloja, lo cual permitirá que mediante funciones se maneje lo seleccionado
en cada caso.
Figura 6. Controles de formulario.
De entre las funciones que pueden usar la información ligada a los controles de
formulario destacan las siguientes:
BUSCARV()
INDICE()
COINCIDIR
SI()
Al usarse, el control de formulario arrojará un valor que las funciones anteriores
podrán relacionar con las tablas guía o con acciones directas.
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FUENTES DE
CONSULTA
Imágenes
Janoon028 & Freepick. (2017). Hombre de negocios tocando la punta de un gráfico de
barras [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/hombre-
negocios-tocando-punta-grafico-
barras_985252.htm#page=1&query=empresario%20tabler%20virtual&position=1
(imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Vectorpocket & Freepick. (2019). Los indicadores del salpicadero de un automóvil
moderno brillan en la oscuridad escalas de luz azul y naranja y flechas, faros
delanteros y traseros de automóvile... [Fotografía]. Recuperada de
https://www.freepik.es/vector-gratis/indicadores-salpicadero-automovil-moderno-
brillan-oscuridad-escalas-luz-azul-naranja-flechas-faros-delanteros-traseros-
automoviles-conjunto-ilustraciones-vectores-
realistas_4997235.htm#page=1&query=tablero%20de%20automovil&position=
(imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).
Bibliografía
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ActiveX en una hoja de cálculo. Disponible en https://support.microsoft.com/es-
es/office/informaci%C3%B3n-general-sobre-formularios-controles-de-formulario-y-
controles-activex-en-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-15ba7e28-8d7f-42ab-9470-
ffb9ab94e7c2
Microsoft. (s.f.). Agregar una casilla o un botón de opción (controles de formulario). Disponible
en https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-una-casilla-o-un-bot%C3%B3n-de-
opci%C3%B3n-controles-de-formulario-9f201e46-8f6b-4a9d-a320-f44b28088cb0
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