ADMINISTRACION DE ALMACENES E INVENTARIOS

Los inventarios a lo largo del tiempo han tenido gran relevancia dentro de las
empresas, sin esta poderosa herramienta estas organizaciones muy seguramente no podrían
llevar a cabo un proceso de control y registro exitoso de la mercancía, sin embargo así
como pueden brindar grandes ventajas sobre aquellas empresas que no implementan un
sistema de inventarios, cabe resaltar igualmente que el mal manejo de estas herramientas
pueden ocasionar pérdidas significativas en las organizaciones.

Dada la alta competitividad de las empresas en la actualidad debido a factores como

la especialización, productividad de gran escala, maquilas, tecnificación entre otros factores
que se ven reflejados en los precios, las empresas han tenido que incurrir en la búsqueda de
métodos y sistemas que permitan reducir vía costos las perdidas y aumentar de esta forma
las ganancias en las organizaciones, es por esto que el sistema de inventarios siempre ha
estado constantemente ayudando a aquellas empresas que implementan de manera óptima
estas herramientas. La administración de inventarios es una de las actividades logísticas en
donde se encuentran más posibilidades de reducir costos para las empresas, mediante una
mejor gestión de los materiales almacenados y su transporte.

Las principales funciones de los almacenes consisten en muchos procesos y

demasiada organización para poder almacenar todos los productos que entran y que salen
del negocio. Además es muy importante diferenciar entre la gestión de almacenes y la
gestión en inventario. Hay que tener en cuenta que se necesita una gran cantidad de
maquinaria y estantería para tener un buen control.

Muchos de nosotros sabemos lo que es la logística, algunos sabemos cuáles son sus
ramas o sus divisiones, sin embargo, no sabemos en qué se enfoca cada una de ellas como
lo es la gestión en el almacén y las tareas que se deben de cumplir, las responsabilidades
que se tienen y todo lo que conlleva un almacén.

Se dice que para la gestión optima de los almacenes se considera la coordinación

con otros procesos logísticos, el equilibrio en el manejo de los niveles de inventario y en el
servicio al cliente y la flexibilidad para adaptarse a los cambios de un mundo empresarial
globalizado.

Esto nos lleva a reflexionar sobre los encargados de las diversas tareas, pues en la
lógica de un almacén hay una gran extensión de procesos que como lo menciono son
lógicos, y nos menciona una palabra inventario. El inventario es un proceso o un conjunto
de pasos que se deben seguir cada determinado tiempo, hay autores que lo mencionan de
diferente manera “comprobación periódica” , que es esencialmente lo mismo, es llevar ese
control y registro de las cantidades de cada producto que hay en el almacén y la categoría
en la que se encuentran. Algunas empresas hacen este inventario cada mes y regularmente
es a finales.

El almacén debe estar equilibrado en su inventario, estar surtido pero sin excesos.
Administración de almacenes e inventarios buscan la combinación de métodos y equipos
para optimizar el almacenamiento de productos, puesto que en un almacén se busca la más
rápida forma de encontrar el producto, de tener siempre a la mano y más cerca la mercancía
que esta próxima a salir, buscando las nuevas formas para tener mayormente controlado el
almacén y que mejor que utilizando la tecnología que existe hoy en día, pues ya existen
almacenes completamente robotizados y ese es un ejemplo de la mayor optimización en su
gestión.

Gracias a la implementación de un sistema de inventarios los cuales son de variada

clase y herramientas, se encuentra que gracias a estos las empresas pueden reducir
notoriamente sus costos, así como también llevar un mejor control de la mercancía a
vender, lo cual se ve reflejado en una mejor atención y servicio al cliente, pues dispondrá
de artículos en cualquier momento y cubrirá satisfactoriamente sus necesidades..

Debido a que la mayoría de las empresas se cuenta con un almacén o una bodega
como mínimo, por ello es tan importante tener una buena gestión, una persona o un grupo
de personas, según sea requerido, para tener su organización. Además de ello, es bueno
saber aprovechar, los avances tecnológicos que nos han dado y aplicarlos en el almacén,
aunque sean mínimos, si se saben utilizar serán de mucha ayuda.

Los beneficios de implementar un sistema de inventarios en una organización, son

llanamente amplios, ya que van desde la reducción de los costos hasta la mejora en el
servicio al cliente, pues se dispone de una cantidad de productos disponibles siempre a la
venta incurriendo en los menores gastos posibles, todas las herramientas como un buen
abastecimiento afecta directamente los niveles de competitividad de las empresas, lo cual
permite a su vez tener una mayor ventaja sobre el conocimiento de proveedores, ganar
mucho más clientes satisfechos con la oportuna entrega de los pedidos, sin embargo en los
países en vía de desarrollo hace falta más efectuar internamente ayudas como lo son los
inventarios, pues debido a los factores anteriormente nombrados, se incurren en muchos
más costos, se es impuntual a la hora de entrega y sobre todo se pierden muchos productos
por carecer de un sistema de inventarios.
El almacén se define como el lugar o edificio donde almacenamos las mercancías o
materiales y donde, en ocasiones, se venden productos al por mayor.

FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ALMACÉN

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo
funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de
mercancías y productos, recepción, custodia, etc. El almacén es el encargado de regular el
flujo de existencias.

Las actividades y las funciones principales que se realizan en los almacenes:

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores.
Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información
que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la

calidad o las características se corresponden con el pedido.

ALMACENAMIENTO

Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de
acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos,
instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o
cintas transportadoras.

CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto
estado.

La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en cuanto a

higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre mantenimiento y
cuidado de cada producto.

GESTIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIA

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto que hay
que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada pedido con
el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.
Expedición de mercancías:

La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realizar el pedido, comenzando

el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección del medio de
transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como

consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES

Recordemos que los almacenes se pueden clasificar en función de diferentes criterios:

SEGÚN LA ESTRUCTURA O EN CONSTRUCCIÓN

 Almacenes a cielo abierto

 Almacenes cubiertos

SEGÚN LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

 Empresa comercial: almacén de mercancías y algunos casos de envases y embalajes

 Empresa industrial: almacén de materias primas y auxiliares, almacén de materiales

diversos y almacén de productos terminados.

SEGÚN LA FUNCIÓN LOGÍSTICA

 Plataformas logísticas o almacenes centrales

 Almacenes de tránsito o de consolidación

 Almacenes regionales o de zona y locales

SEGÚN EL GRADO DE AUTOMATIZACIÓN

 Almacenes convenciones

 Almacenes automatizados

 Almacenes automáticos

SEGÚN LA TITULARIDAD O PROPIEDAD

 Almacenes en propiedad

 Almacenes en alquiler

 Almacenes en régimen de leasing

PLANIFICACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS ALMACENES

Las empresas que necesitan almacenar, pueden requerir uno o varios tipos de almacenes,
teniendo que tomar como primera decisión si estos los tendrá en propiedad, alquiler o
ambos casos.

Cumplido el primer paso, el segundo es planificar la ubicación, distribución y diseño de los

espacios, los equipamientos de las instalaciones, así como los medios mecánicos y los
recursos humanos para manipulación y almacenaje de las mercancías.

Una planificación óptima del funcionamiento de almacén consiste en la gestión de los

recursos disponibles y la previsión de las necesidades, para que los productos se
encuentren cuándo, cuánto y dónde sean requeridos.

 Cuándo: en el momento que se necesite o nos llegue el pedido del centro de

producción, del centro de distribución o del punto de venta.

 Cuánto: la cantidad solicitada por los clientes internos o externos.

 Dónde: el lugar de entrega solicitada por los clientes.

Para una empresa que fabrica producto, el almacén es una pieza fundamental en el éxito
de la organización. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de variables a la hora
planificar el proyecto de un almacén:

 La capacidad de fabricación de la industria.

 Las características de la red de distribución.

 El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.

 El producto: los tipos, características, la cantidad total a almacenar.

También es necesaria una correcta planificación de las actividades de almacenaje y

transporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 La ubicación y el tamaño de los centros de producción y los locales de almacenaje.

 La previsión de la demanda y el aprovisionamiento de materiales y productos.

 El sistema de gestión de stock y el control de los inventarios.

 El sistema de manipulación de mercancías materiales.

 La organización del transporte de aprovisionamiento y distribución.

 El procedimiento de pedido, empaquetado y protección de productos.

  El nivel de servicio que se prestará al cliente.

 El sistema de información entre los distintos centros o secciones.

EL ALMACÉN CENTRAL

El almacén central es el eje que se utiliza para recoger los productos terminados que se
obtienen en los procesos industriales y que proceden, por tanto, de distintas fuentes de
suministro que a su vez actúan como centro de distribución de los mismos.

Esta doble función implica dificultades a la hora de decidir dónde ubicar el almacén y nos
lleva a preguntarnos el mejor lugar para hacerlo.

Hay que tomar la decisión estableciendo un equilibrio entre el origen y el destino de los
productos almacenados. El origen de estos es la ubicación de las fuentes de suministros y
da lugar a dos situaciones diferentes:

 Los productos proceden de un solo punto de origen, nos encontramos ante el

almacén central de una fábrica y lo más lógico es que el almacén esté integrado en
la propia fábrica o muy próximo a ella.

 Los productos proceden de varios puntos de origen o fuentes de suministro, en

esta caso conviene ubicarlos en un punto estratégico a todas ellas.

El destino de los productos está relacionado con la posición territorial de los almacenes de
distribución y los puntos de venta, porque hay que elegir un punto que esté bien
comunicado con el resto del territorio y que sea accesible para todos los medios de
transporte que se utilizaran.

COSTES DERIVADOS DE LA UBICACIÓN DEL ALMACÉN

La edificación de un almacén supone a una empresa afrontar una gran inversión en capital
inmovilizado, inversión cuya recuperación tendrá lugar a largo plazo.

Por este motivo, previamente a la decisión de edificación hay que llevar a cabo un análisis
de los costes económicos y comerciales en los que se puede incurrir con la instalación de
almacenes.

LOS COSTES ECONÓMICOS

Son los factores que influyen en la ubicación y en el proyecto:

  La adquisición de terrenos y los correspondientes permisos y autorizaciones, para
edificar sin impedimento, obtener suministros de electricidad, gas, agua, etc.

 La propia edificación o construcción, cuya capacidad y diseño físico deben cubrir

las necesidades y permitir posibles ampliaciones del edificio.

 El coste de la mano de obra directa o indirecta, instalaciones y equipos para traslado

interno y manipulación de mercancías y otros costes paralelos a la actividad, como
servicios y seguros.

LOS COSTES COMERCIALES

Son los que afectan en el desarrollo de la actividad empresarial y sus repercusiones se ven
con el paso del tiempo, en estos costes influyen:

 El lugar de ubicación, condicionado por el medio de transporte que utilizamos con

más frecuencia.

 La distancia entre el almacén de nuestros proveedores y el nuestro, ya que esto

repercute en el coste de transporte.

 La distancia comprendida entre nuestro almacén y la zona de entrega de mercancía.

 La proximidad entre nuestro almacén y los almacenes de la competencia, la

distancia entre estos y las zonas de mayor consumo, la eficacia del servicio de sus
instalaciones, etc.

La función de Almacén

La sección de Almacén se ocupa de la recepción, conservación y entrega interna a las

distintas secciones productivas de los materiales necesarios para llevar a cabo las
operaciones.

Las actividades principales que realiza la sección de Almacén son las siguientes:

1. - En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la organización interna

del almacén.

Por la naturaleza inflamable de la mayoría de los productos manejados por la empresa

editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados, deben separarse el material fotográfico, las tintas y el papel,
acondicionándose convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos
materiales.

Es necesario, además, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento

propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito, permanecerá el material
hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor.

2. - Recepción de materiales: Esta operación se realiza, como hemos dicho, en la zona

reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigirá siempre albarán
acompañando a los materiales, el cual deberá contrastarse contra el pedido para averiguar si
coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.

3. - Control de calidad: Antes del almacenamiento del material recepcionado debe

realizarse siempre el control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta actividad es
responsabilidad no del personal del Almacén, sino de especialistas pertenecientes al
departamento de Producción. La naturaleza de las pruebas depende de los productos a
contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras representativas.

4. - Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente

el control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para
actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depósito.

5. - Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener

íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para
las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacén crear y mantener las
condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulación o conservación,
así como pérdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el tránsito por el
Almacén de personal ajeno al mismo.

6. - Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona

autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de consumirlos. El
requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida, que servirá después de
justificante para la introducción en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y
la imputación del coste al departamento solicitante.
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que
se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos
aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias
inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el

método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto
debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la
hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación
tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo
identificado que es el valor pagado por ellas.
En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor
o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

Ejemplo método UEPS

(Tomado de la Universidad de la Salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los
inventarios:

 El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de
$10.oo.

 El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

 El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

 El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

 Salidas Saldo
Entradas

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c Q Q U Q
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1 1 0
1 0 0 0
0 0
0 0
0
0

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a

$10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una.
Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4
de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las
de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una. Como
estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un
costo de $10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400
unidades valorizadas al primer costo, que es de $10.oo. Esta acción se repite cada vez que
hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de

$10.oo para un total de $3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una
raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta
debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general
son mas costosas; igualmente al costera con base a las ultimas unidades compradas,
significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los
casos son mas económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.

En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países don la
inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de resultados,
ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas mas elevados, y
otro efecto se ve en el Balance general al estar un tanto subvalorado por tener el inventario
final con precios antiguos.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

 Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados
más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas
ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al
momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la
compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario

nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos
productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios
manejado por la empresa.

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la salle)

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los
inventarios:

 El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de
$10.oo.

 El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.

 El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo

 El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.

 El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Salidas
Entradas

Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial

03-01 Compras 500 $12 $6.000

04-01 Venta 1.000 $10 $10.000

100 12 1.200

15-01 Compras 600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000

31-01 Ventas 400 12 4.800

600 15 9.000

200 18 3.600

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a

$10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una.
Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4
de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las
del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no
alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada
una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al
último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de

$18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del
período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una
raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados

financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del
inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero,
significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades
por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado
sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se
tiene un costo de venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto
sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas elevada que si se
utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el
Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un
tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se
incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de
materias primas compradas.

ROTACION DE INVENTARIOS.

La rotación se calcula dividiendo las ventas totales, en este caso 150, entre
el inventario medio, en este caso 10. La rotación del inventario, en realidad, está
informando del número de veces que se recupera la inversión en existencias, durante un
periodo.

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el

inventario es realizado en un periodo determinado.

La rotación de inventarios permite identificar cuántas veces el inventario se convierte en

dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido). Con ello determinamos la eficiencia en el
uso del capital de trabajo de la empresa.

Formula para calcular la rotación de inventarios

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en

el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo:

(Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

Ejemplo de rotación de inventarios

Supongamos un costo de mercancías en el año 2016 de $60.000.000 y un promedio de

inventarios en el 2016 de $10.000.000, entonces
60.000.000/10.000.000 = 6.

Esto quiere decir que la rotación del inventario durante el 2016 fue de 6 veces, o dicho de
otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías
permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.

El costo de las mercancías es el mismo costo de venta, que corresponde al costo de las
mercancías que se vendieron en el periodo en análisis,

Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide
por el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12.

Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial
con el saldo final y dividirlo por 2.

Fórmula para determinar la rotación de inventarios:

Costo de las mercancías vendidas entre promedio de inventarios.

El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, el promedio de inventario se

determina, sumando los balances de cada mes y se divide por el número de meses en el año,
luego se divide el número de meses en el año entre el resultado obtenido. Veamos:

Costo de ventas = RD$25,000.00

Promedio de inventarios = RD$4,000.00

RD$25,000.00 / RD$4,000.00 = 6 veces

12 / 6 = 2

Esto quiere decir, que la rotación del inventario, fue de 6 veces, y los inventarios rotaron
(se vendieron) cada dos meses.

Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.

Para determinar el tiempo que rota el inventario, tienes que obtener un Balance General
comparativo un año con otro y un estado de resultados.
Luego con el balance comparativo debes determinar cual es el inventario promedio que hay
entre los dos años de comparación:
La sumatoria del inventario de los dos años dividido entre dos. El cociente de esta división
va a ser el inventario promedio.
La fórmula para la rotación del inventario es: Costo de venta /Inventario promedio

Esta fórmula va a indicar las veces que ha rotado el inventario, es recomendable que se
haga la rotación del año anterior para tener una base de comparación de un periodo con
otro.
Adicional a la rotación uno puede evaluar los días en la cual el inventario ha rotado:

360/Rotación de inventario:

Ejemplo práctico:
La compañía por tiene un inventario de $ 1,193672.30 para el 2002 y el 2001
$1,512,222.31 respectivamente en el balance general comparativo.
El costo de venta en el estado de resultados es por $. 3,711,027.70 para el 2002 y $
3,725,085.86.
La rotación de inventario y los días de rotación sería así:
3,711,027.70/1,352,947.31 = 2.74 para el 2002
3,725,085.86/642,925.81 = 5.79 para el 2001.

Los días de inventarios serían:

360/2.74 = 131.25 para el 2002
360/5.79 = 62.13 para el 2001
La explicación de estas rotaciones y variaciones son: "Según nuestro análisis de Rotación
de Inventarios el año pasado el Inventario rotaba 5.79 veces y este año la rotación
disminuyó en 2.74 veces, lo que en días sería 62.13 y 131.25 respectivamente, lo que es
desfavorable para la empresa puesto que representa un aumento en días de rotación de
69.12 días con relación al año pasado."
En resumida cuenta: A mayor rotación con relación al año anterior es favorable el
inventario está teniendo menos días de rotación se está moviendo.
A menor rotación con relación con el año anterior el desfavorable es inventario está
teniendo más días de rotación, puede que haya una política agresiva de crédito, o no se está
vendiendo mercancía.
En la hoja estaban escritos los siguientes datos:

1. II: $1.300.000

2. IF: $ 500.000

3. PC: $ 800

4. Cantidad: 33.550

5. PVP: $ 1.300

Rotación = Ventas Acumuladas (VA) / Inventario Promedio (IP)

“Lo primero que tenemos que hacer es determinar bajo qué precio vamos a trabajar, para
este caso vamos a trabajar todo con el costo, por ser una sección que maneja materia
prima” explicó. “Si miras la formula, necesitamos determinar cuánto son las ventas
acumuladas al costo y cuánto es el inventario promedio, para la primera vamos a
multiplicar las cantidades vendidas en el mes por el PC y para el segundo dato vamos a
sacar el valor promedio de los inventarios, así”

VA = Cantidad Vendida x PC

VA = 33.550 x 800

VA = $ 26.840.000

IP = (suma de los inventarios) / No. de Inventarios

IP = (1.300.000 + 500.0000) / 2

IP = 900.000

Algunas anotaciones antes de proceder con el cálculo de la rotación.

 Tal como afirmamos antes, la rotación es acumulativa y su máxima expresión es

anual.

 Por lo tanto, si vamos a calcular varios meses o el año completo debemos tener:

 Ventas de cada mes

  Inventario Inicial

 Inventarios finales de cada mes

“Ahora sí, procedamos a aplicar la formula de la rotación”

Rotación = VA / IP

Rotación = 26.840.000 / 900.000

Rotación = 29.82 veces

“Esto quiere decir que el valor invertido en materia prima para la elaboración de las
empanadas de carne se recupera 29.82 veces en un mes” expresó él al final del ejercicio.

Yo aquí observo una costumbre muy arraigada entre los jefes de sección de las áreas de
producción de una tienda y es que para mejorar sus indicadores mensuales, reducen el
inventario al máximo para los fines de mes corriendo el riesgo de no tener suficiente
materia prima para la producción del siguiente día.
Por ejemplo: un empresario tiene una tienda de calzados que vende sólo un tipo de
zapatillas. A principio de mes, su inventario cuenta con 100 pares. Pasada una semana, se
venden 50 pares. Para reponer, el empresario compra otros 50 pares. En el transcurso de las
siguientes tres semanas, repite esa operación tres veces, con lo que cuenta con un total de
200 pares de zapatillas vendidos y con otros 100 en el inventario.

Si sumamos el total de los productos vendidos, 200, y lo dividimos por el promedio del
inventario durante el mes, 100, el empresario encontrará una rotación de inventario igual
a 2.

Obviamente, el inventario de su tienda no cuenta sólo con un tipo de producto, entonces

puede utilizar el valor total del inventario para el cálculo. Por ejemplo: tiene un inventario
valuado en R$20 mil a precio de compra y vende R$40 mil en productos a precio de
compra al mes. Dividiendo el segundo valor por el primero, encontrará nuevamente una
rotación de inventario igual a 2.

¿Y qué es el ciclo financiero?

Este ciclo es “un período que, una vez concluido, vuelve a iniciarse con las mismas
características básicas que en el anterior”.

Esto quiere decir que el ciclo financiero es el constante movimiento de bienes o servicios
para convertirlos en efectivo u otro tipo de recursos con los cuales la empresa puede
continuar operando, y una vez que se cumple vuelve a empezar.

¿Y cuál es la importancia de este ciclo en las empresas?

Este ciclo nos indicara cuantos días nos llevara comprar los materiales que se necesitan
para elaborar y vender los bienes o servicios, así como pagar a nuestros proveedores y
volver a recuperar el efectivo, el objetivo es que este ciclo calculado en días no sea tan
amplio, ya que estaríamos cayendo en la posibilidad no continuar con las operaciones
debido a falta de recursos, por un mal cálculo.

Cómo se calcula el ciclo financiero

Para obtener este resultado, se hace uso de las razones de operación (las cuales son
utilizadas para determinar o medir el aprovechamiento que la empresa hace de sus recursos)
estas nos dicen los días que tardamos en recuperarnos, es decir, el tiempo que dura el ciclo
financiero:

Rotación de inventarios: (Inventarios / Costo de ventas) X 360 días

Rotación de cuentas por cobrar: (Clientes / Ventas netas) X 360 días

Rotación de proveedores: (Proveedores / Costo de ventas) X 360 días

Una vez que conocemos los datos de las operaciones anteriores realizamos la fórmula del
ciclo:

Días obtenidos en la rotación de inventarios

(+) Días obtenidos en la rotación de cuentas por cobrar

(-) Días obtenidos en la rotación de proveedores

(=) Días de duración del ciclo financiero

Como podemos darnos cuenta estos datos no son difícil obtenerlos, pero si son
muy importantes conocerlos, como ya comentamos anteriormente, no deben ser
demasiados días comprendidos en el ciclo, puede resultar perjudicial para
cualquier negocio, no recuperar la inversión como se tiene planeado, así que
estos cálculos se deben realizar constantemente si se quiere que la empresa tenga
éxito.

ROTACION DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS EN PROCESO

Nos señala la rotación de los productos en proceso, es decir las VECES que los
productos en proceso se convierten en productos terminados.

Se lo calcula como: Costo de Producción dividido Inventario Promedio de

Productos en Proceso.

Veces que la totalidad de productos en proceso se transformaron en producto

terminado.

El índice o razón de rotación de inventarios de productos en proceso, es el

cociente que resulta de dividir el costo de producción entre el promedio de
inventarios de productos en proceso. (El promedio de inventarios de productos en
proceso es el resultado de dividir entre dos el importe del inventario inicial
adicionado con el que corresponda al final de los productos en proceso).

R.R.P.P. = CostoDeProduccion ÷
PromedioDeInventarioDeProduucionEnProces...
 ROTACION DE INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS.

La rotación de materias primas anual, es el número de veces al año que debe renovarse el
inventario de materias primas para cubrir las necesidades de producción. Se calcula
dividiendo el consumo anual de materias primas entre el nivel medio de materias primas en
el almacén
 ROTACION DE PRODUCTO TERMINADO

El anterior resultado indica que el inventario de productos terminados roto tantas veces en el año.
Es decir que el inventario de productos terminados se vendió totalmente tantas veces en el año.
Este resultado indica que la empresa mantuvo inventarios de productos terminados suficientes
para tantos días de ventas.
 ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR

Rotación de clientes. Mide las rotaciones de las cuentas por cobrar y se utiliza para evaluar las
condiciones de pago que la empresa concede a sus clientes. Mide el número promedio de veces al
año que se cobran las cuentas a clientes, es decir, la frecuencia de recuperación de las cuentas por
cobrar.

La rotación de cuenta por cobrar, es el análisis que realizan los gerentes de finanzas para saber
cual es tiempo que se tarda en recupera las ventas a crédito.

La fórmula para realizar el cálculo es la siguiente:

Ventas anuales a crédito entre el promedio de la cuenta por cobrar.

Ventas netas a crédito = 50,000.00

Promedio de la cuentas por cobrar = 6,000.00

Las rotación de la cuenta por cobrar sería:

Rotación cuentas por cobrar = 50,000.00 / 6,000.00 = 8 meses

Como resultado tenemos que el número de veces que las cuentas por cobrar rotan en el año es de
8 meses, ahora para determinar la cantidad de días que se tarda en recuperar las cuentas por
cobrar de pues de realizada la venta, debemos dividir los día del año (360), entre el resultado
obtenido (8 meses), veamos:

Días en el año = 360

Rotación de cuentas por cobrar = 8 meses

360 / 8 = 45

Entonces como resultado tenemos que 45 días, es el tiempo que se tarda en recupera la
mercancía vendida a crédito.

Es un indicador contable utilizado por las compañías para medir la eficiencia en la que una
empresa esta cobrando sus cuentas por cobrar y como está manejando sus términos de crédito.
Esta medida indica que tan eficiente esta siendo la empresa con el uso de sus activos. Las ventas
que se clasifican como cuentas por cobrar son ventas hechas a crédito, esto quiere decir que el
proveedor está financiando la compra de los bienes y servicios por lo cual su manejo es de suma
importancia.

La rotación de cuentas por cobrar se calcula utilizando la siguiente formula:

Rotación de cuentas por cobrar = Valor neto de las ventas a crédito en un año/ Promedio de las
cuentas por cobrar en un año

Para calcular la rotación de cuentas por cobrar supongamos que una compañía tiene 1 millón de
dolares en ventas a crédito y al principio del año tenían $100 mil dolares en cuentas por cobrar y al
cierre del año tenían $150 mil dolares. Con esta información y usando la formula podemos
obtener lo siguiente:

$1,000,000/[($100,000 + $150,000])/2] = $1,000,000 / ($250,000/2)

$1,000,000/ $125,000 = 8

Este numero nos indica cuantas veces una empresa recoge o cobra sus cuentas por cobrar en un
año. Al dividir este numero por 365 días obtenemos la duración promedio que tienen dichas
cuentas por cobrar pendiente hasta que se cobran. En este caso seria 365 días/8, esto resulta en
45.62 días. Este numero podría ser bueno o malo. Supongamos que los términos de crédito que
ofrece la compañía son de 30 días en todas sus ventas, en este caso el negocio tendría un
problema ya que en promedio esta cobrando sus cuentas por cobrar 15 días (45.62 días – 30 días
de crédito) después del vencimiento de las facturas. En este caso la compañía podría ofrecer una
incentivo de pronto pago para intentar acelerar la recolección de las cuentas. También podría
compararse con otras compañías en la industria y ver si sus términos de pago son competitivos.

¿Por qué la Rotación de Cuentas por Cobrar es importante?

La rotación de cuentas por cobrar puede significar varias cosas. Una rotación alta puede implicar
que la compañía opera en una industria donde el efectivo esta disponible y que esta siendo
eficiente en el cobro de sus cuentas. También puede significar que la mayoría de sus clientes son
buenos, tienen liquidez, y pagan sus deudas de manera rápida. Esto puede significar que la
compañía es conservadora con sus políticas de crédito. Esto puede ser bueno ya que tienen
cuidado a quien le extienden crédito. Por otro lado también puede ser malo ya que las políticas
pueden ser demasiado conservadoras y pueden perder clientes potenciales que la competencia
puede capturar. En este caso se debería evaluar si se quieren modificar las políticas de crédito
para incrementar las ventas.

Por otro lado, una rotación de cuentas por cobrar baja puede indicar que la empresa tiene
procesos de recolección deficientes y una política de crédito mala. También puede significar que
los clientes están teniendo dificultades económicas o que la industria esta pasando por un
momento difícil. Una compañía con una baja rotación debería mejorar sus procesos de cobros así
como evaluar su política de crédito con el fin de acelerar el cobro de cuentas por cobrar.
 ROTACIÓN DE PROVEEDORES.

Expresa el número de veces que las cuentas por pagar a proveedores rotan durante un período de
tiempo determinado o, en otras palabras, el número de veces en que tales cuentas por pagar se
cancelan usando recursos líquidos de la empresa.

es usada para medir la liquidez en el corto plazo que se utiliza para medir la velocidad en que una
entidad paga a sus proveedores. Las cuentas por pagar se pueden encontrar en el balance general
en la sección de pasivos. Usualmente son pasivos a corto plazo ya que se deben pagar en un plazo
menor a 12 meses.

La fórmula para calcularla la rotación es la siguiente:

Rotación de Cuentas por Pagar = Compras de Crédito Netas / Cuentas por Pagar Promedio

Supongamos que una empresa compra $1 millón en partes para fabricar componentes de
computadoras durante el año. De esa compra medio $500 mil fueron a crédito y el resto al
contado, esto significa que la empresa tiene medio millón en cuentas por pagar. La empresa lleva
en promedio $50 mil dolares en su balance de cuentas por pagar.

Usando la formula junto con la información anterior podemos calcular la rotación de cuentas por
pagar.

Relación de cuentas por pagar de rotación = $ 500,000 / 50,000 $ = 10

El resultado indica que la empresa rota sus cuentas por cobrar 10 veces al año o al dividir 365 días
entre la relación podemos ver que le toma aproximadamente 36 días en promedio en rotarla.

¿Por qué la Rotación de Cuentas por Pagar es importante?

La rotación de cuentas por pagar es un indicador de que tan bien una compañía paga sus facturas
pendiente. Si este indice es demasiado bajo, puede significar que el negocio esta teniendo
problemas para pagar sus cuentas o que tiene plazos de crédito muy atractivos. Por el otro lado, si
esta relación es muy alta, la compañía puede estar pagando sus cuentas demasiado rápido y no
estar aprovechando completamente los términos de crédito ofrecido por los proveedores. Esto
puede impactar de una manera importante su flujo de caja.

Cuando se analiza esta relación, es fundamental hacerlo dentro de empresas en la misma

industria. Diferentes industrias tienen diferentes modelos de operación y estándares sobre el
volumen de negocio y los términos de pago. Lo que en una industria puede parecer como un
indice bajo en otra puede parecer alto. Por eso es importante que los inversores y otras partes
interesadas entiendan bien la industria donde opera la compañía así como los estados financieros
antes de tomar cualquier decisión.