Control de Inventarios y Almacenes

Control de Inventarios y Almacenes

RECOPILACIÓN UNICAMENTE CON FINES EDUCATIVOS

Arequipa – 2016

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UNIDAD I

LA FUNCIÓN DE ALMACENAJE

1.1 DEFINICIÓN DE ALMACENES

En todo negocio y en cualquier empresa de carácter industrial, comercial o de servicio, el
almacenamiento cumple una función esencial, por cuanto es una actividad que está tomando
un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio futuro.
La administración de los suministros y los materiales dentro de cualquier empresa, ya sea de
carácter público o privado, plantea a la administración de la empresa en general, el problema
de su optimización.
Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el almacén
constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerársele como el depósito
donde se guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal de confianza de
la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de las cualidades
indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la
organización, le corresponde cumplir al almacén.
Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del
almacén en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es esencialmente
directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona que invierte dinero
espera obtener.
Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de la Logística,
sino que su administración y distribución, es también de utilidad de los Gerentes de
Producción, que tiene que ver con operaciones de recepción y embarque; a los Gerentes de
Compras, responsables de adquisiciones y control de existencias; a los Gerentes de
Transportes, que tienen a su cargo operaciones relacionadas con depósitos; e inclusive, son
de utilidad a los Contadores y Auditores, que se ocupan del almacenamiento.
Sólo a partir de la década del 50, se ha logrado adelantos significativos en esta nueva ciencia,
en nuestro medio, debido a que se ha tenido conciencia de su utilidad y beneficio para las
empresas.
El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa, hace
necesario el servicio de gente preparada técnica y/o científicamente en el manejo de
almacenes y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil, cuanto mayor es
la responsabilidad económica, generada por el costo o la cantidad de artículos que tienen que
administrar.
En la actualidad, los almacenes se han convertido en puntos estratégicos para lograr ventajas
competitivas en la administración de la cadena de suministro.
Si queremos dar una definición, podemos decir que el almacén es el local, área o espacio,
ubicado estratégica y adecuadamente acondicionado dentro de la de la empresa, donde se
guardan y depositan técnicamente, materiales, mercancías, pertrechos, o artículos diversos,
para su custodia, empleo o venta. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores,
exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Son aquellos lugares donde se
guardan los diferentes tipos de mercancía.
El almacenamiento es una actividad, mediante la cual se asegura en forma directa, la
disponibilidad de abastecimientos, en determinadas áreas y en cantidades suficientes, desde
que se producen, hasta que son empleadas por la empresa. Consiste en la retención,
ordenamiento, control y mantenimiento de los artículos pendientes de entrega.

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El concepto actual de almacén ha variado considerablemente, respecto a la época en que se

consideraba sólo como una función que se desempeñaba en edificios antiguos y oscuros. En
la actualidad, el almacén es esencial en todo negocio y su manejo y funcionamiento se
considera como una ciencia, motivo de perfeccionamiento y profesionalización, para quienes
tienen la responsabilidad de conducirlo.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en
los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información. Esta función
controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer
resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño, de uso innecesario,
de inventarios defectuosos y de robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilita la
localización inmediata de los artículos.
La administración de los suministros y los materiales dentro de cualquier empresa, ya sea de
carácter público, privado o cooperativo, plantea a la administración de la empresa en general,
el problema de su optimización.
1.2. ORIGEN DE LOS ALMACENES.
La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios para su
subsistencia, generó la idea desde las primeras épocas, de contar con algún medio o lugar
donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba proveerse. Se puede decir entonces,
que la idea o necesidad de almacenar, es tan antigua, como la del hombre mismo.
Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organización a la cual se pueda
denominar almacén, tendremos que referirnos a las primeras épocas del comercio entre
regiones. Se puede hablar de depósitos organizados, según la lógica y el interés de cada
uno, cuando los comerciantes que transportan de un lugar a otro, bienes para su trueque,
haciendo recorridos extensos y de larga duración, requerían llevar cantidades de cierta
magnitud a fin de obtener un beneficio de dicho viaje. Requiere así, de lugares más o menos
protegidos, donde depositar temporalmente los bienes con los cuales comerciaban.
Más adelante, con la llegada de la revolución industrial, las empresas productivas tuvieron
que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas de insumos, que les permitieran
alcanzar sus metas de producción, introduciéndose también las primeras ideas de
organización en el almacenamiento.
Para llegar a esta conclusión, debemos recordar que “producir” significa contar con materia
prima conveniente, para que, elaborada en la fábrica pueda convertirse en el producto, el cual
ofrecido o solicitado por el cliente será vendido y dará lugar a una nueva producción. De esta
manera se forma el ciclo que podemos denominar CICLO DE PRODUCCIÓN, y que
comprende los elementos siguientes: materia prima, fábrica, producto y cliente.

Materia Fábrica
Prima

Cliente Producto
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Es este ciclo el que da origen a la concepción moderna de almacenes en razón que:

a) Nunca se podrá contar con la materia prima en el momento preciso y en cantidad
suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando
se le necesite (almacenes industriales).
b) Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondrá del cliente que lo adquiera
apenas se termine su fabricación, sino, que es necesario guardarlo, después
elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales).
En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayoría de los bienes materiales que
requería una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo que las primeras técnicas
concebidas con el objeto de racionalizar, fueran abandonándose, hasta que los almacenes
llegan a constituir lugares en los cuales se acumulaban tanto las cosas útiles, como aquellos
que habían ido quedando obsoletas o discontinuas.
Por otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez, la
obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc. que obligan a las
organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en cantidades suficientes
para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un adecuado almacenamiento.
En nuestro medio, esta situación de abandono se ha mantenido hasta después de la década
de los sesenta. En cambio en países desarrollados ya se habían creado métodos, técnicos y
recursos, que habían hecho evolucionar considerablemente la teoría y la práctica de la
gestión de inventarios al punto que existen empresas, cuyos almacenes resultan
relativamente pequeños, sin que produzca dificultades en el abastecimiento, y al punto
también, de crearse y aparecer empresas encargadas de dar asesoramiento y servicio de
almacenamiento. Recientemente en nuestro medio, las técnicas modernas se están
asimilando y adaptando, y lo que es más importante, la conciencia de racionalización de los
recursos materiales ha sido forzosamente puesta en evidencia por el alto costo del dinero y
por las dificultades para obtener determinados materiales importados. La falta de seriedad y
competencia de algunos proveedores locales, ha hecho más difícil la gestión de
materiales en la empresa. Esta situación, constituye un reto a la creatividad, capacitación y
dedicación de las personas que laboran en el área de abastecimiento.
1.3. Principios de Almacenaje.
Se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:
1. El almacén no es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa.
En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e
insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales.
2. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean
mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deberá minimizarse:
a. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento
disponible.
b. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con
que se produzcan los movimientos.
c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y
a la utilización de cargas completas.
d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de
seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.

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4. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e
implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.
Así mismo, los siguientes criterios son esenciales para el funcionamiento de todo tipo de
almacén:
• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,
almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su
debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del
almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las
existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en
pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización
debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada
según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y
estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de
inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Existe un grupo de principios que diferencian las operaciones de almacenamiento de clase
mundial de las operaciones normales de almacenamiento, Estos principios son los
denominados comunes de proyectos exitosos y de operaciones exitosas de almacenamiento,
los cuales se describen a continuación:
• Perfil: Establecer y mantener perfiles de pedidos, perfiles de actividad por artículo y
perfiles de planificación para identificar las causas fundamentales de obstáculos en el
proceso y de oportunidades para realizar mejoras.
• Puntos de referencia o benchmarks: Establecer puntos de referencia para evaluar el
desempeño de los almacenes, sus prácticas e infraestructura operativa, con fines de
comparación con normas de clase mundial y así determinar mejoras en el desempeño.
• Simplificar: Consiste en reconfigurar los procesos de almacenamiento al eliminar trabajo
y modernizar el proceso en la mayor medida posible
• Automatizar: La automatización comprende dos pasos: computarizar y mecanizar.
Computarizar es justificar e implantar gradualmente sistemas de administración de
almacenes, sistemas de almacenamiento sin usar papeles y herramientas de apoyo a las

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decisiones para poder mantener el perfil de actividades en el almacén; para darles

seguimiento al desempeño y a la utilización de recursos en el almacén; y para aplicar
procesos simplificados de almacenamiento. Mecanizar es justificar e implementar
gradualmente sistemas mecanizados de manejo de materiales y almacenamiento para
mejorar el flujo en el almacén y la densidad del almacenamiento para ayudar a los
operadores del almacén en las actividades más difíciles relacionadas con el manejo de
materiales.
• Distribuir la planta: Una vez realizado el perfilado y el benchmark y simplificado el
proceso a través de la automatización, procedemos a la distribución de la planta, es
decir, a definir dónde se realizará físicamente los procesos, dónde se ubicarán los
sistemas de almacenamiento y de manejo de materiales, los flujos de materiales y de
información y el personal, todo con el objetivo de maximizar el uso del espacio y el
cubicaje. La simulación de los procesos es una herramienta que nos ayuda en esta
actividad.
• Humanizar: Humanizar las operaciones de almacenamiento involucra a todos los
operarios del almacén en los procesos de rediseño. Desarrollar objetivos de
desempeño individual y en equipo y efectuar mejoras ergonómicas en toda actividad
manual en el almacén.

1.4. TIPOS DE ALMACÉN

Los tipos de almacén pueden clasificarse según:
a) Por la mercancía que guarda
Se pueden dividir en los siguientes tipos de almacén:
1) Almacén de materias primas.- Este almacén tiene como función principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los
departamentos de producción.Normalmente requiere tener tres secciones:
♦ Recepción
♦ Almacenamiento
♦ Entrega
Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios sub-almacenes en
una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien, localizados
en varias plantas de un mismo negocio.
2) Almacén de Materiales Auxiliares
Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o
empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se emplean:
♦ Lubricantes, grasa, combustible, estopa, etc.
Y para envasarlo y empacarlo:
♦ Etiquetas, frascos, envases de cartón, papel, material de empaque, etc.
Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las
necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte.
3) Almacén de Productos en Proceso
Si los materiales en proceso o artículos semi- terminados son guardados bajo custodia
y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en
un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes
según las necesidades de fabricación.

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4) Almacén de Productos Terminados

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas
guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos
de los clientes.
5) Almacén de Herramientas y Equipo
Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado
especializado, ofrece siempre grandes ventajas; muy especialmente para el control de
esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y
operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y
controla también las herramientas no durables tales como brocas, piezas de esmeril,
etc.
6) Almacén de Repuestos
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de
manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de
refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás
almacenes.
7) Almacén de Material de Desperdicio
Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de
calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por separado;
éste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad.
Siendo el renglón de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta
directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control.
8) Almacén de Materiales Obsoletos
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de
la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse
vencido el plazo de caducidad.
La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es
que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí
es de consumo actual.
9) Almacén de Devoluciones
Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y entrada al almacén.
10) Almacén de Tránsito
Son almacenes, generalmente de la zona de recepción, que sirven para un
almacenaje temporal de los materiales adquiridos.
b) Por su cobertura
El tipo almacenamiento por su cobertura, está determinado esencialmente por las
características de los artículos que se van a almacenar y/o por la manera cómo se
encuentran envasados o embalados.
Según esto pueden ser:
1. Almacenes Cubiertos o Cerrados
El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo (aligerado, con
eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente construidos o
adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en forma
conveniente y se les adiciona otras instalaciones complementarias para asegurar su
buen funcionamiento. Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos de
carácter general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de

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acondicionamiento ad – hoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados,

inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservación de materiales o
artículos que determinarían su deterioro de no contar con esas condiciones
especiales.
• El área útil de almacenamiento cubierto, es el área determinada por las
dimensiones interiores de la construcción.
• Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de terreno necesario para
locales de almacenamiento, espaciados a distancias mínimas, incluyendo todas
las áreas operativas (camino de acceso, área de estacionamiento, etc.)
2. Almacenes Abiertos o Descubiertos
El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una superficie
adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningún tipo de construcciones. Su
perímetro para efectos de seguridad, puede estar constituido por muros de material
noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo. En estos almacenes se depositan
generalmente materiales que no son afectados por el medio ambiente o cuyo
embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podrían
deteriorar el artículo o materia prime almacenada.
De acuerdo a los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en algunas
ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en
estado natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi – mejoramiento
(nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y por último pueden
hacerse trabajos de mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas
de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no mejorado,
semi – mejorado o mejorado.
• El área útil es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire libre,
incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc.
• El área total comprende el área neta más un espacio adicional necesario para
cumplir con las reglas de seguridad y ejecución de las operaciones de
almacenamiento.
3. Cobertizos
Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo
constituyen los “cobertizos”, También llamados “galpones”, los que se caracterizan por
tener una cobertura, pero sin muros perimétricos. En estos ambientes se almacenan
generalmente artículos que no requieren protección del aire, de la humedad ni del
calor, pero que si necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve.

1.5. OBJETO DE LOS ALMACENES

El objeto de los almacenes, consiste en permitir a la empresa, contar permanentemente
con los recursos materiales que ella requiere para el desarrollo normal de sus actividades y
la consecución de sus metas.
Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción, cuya
maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo;
para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para satisfacer
eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos parciales que
transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán ser
almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción, que se inicia
con la previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisición, el
almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente.

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Si tenemos en cuenta que en una empresa industrial, el almacén es la dependencia que

guarda la materia prima del producto, para proporcionarla cuando se necesite, es lógico
que su finalidad será “realizar las operaciones necesarias tendientes a suministrar los
artículos, en el momento preciso, para evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilidad
de capitales por sobre – existencias”. Es decir, que el almacén debe controlar los que
guarda, de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento
según se observe su agotamiento o su acumulación.
Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el
que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que
guarda, sabe donde se encuentra, quién lo necesita, en que forma sale, en qué cantidades,
etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las existencias que
está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su
almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo.
Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los métodos
y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la
acumulación de existencias.
El departamento de almacén, o el departamento que asuma estas responsabilidades, debe
tomar sus decisiones orientadas a conseguir los siguientes objetivos:
a) Almacenar las mercancías en buenas condiciones, tenerlas inmediatamente disponibles
cuando se precise.
b) Desarrollar un sistema de recepción y un sistema entrega adecuado.
c) Conseguir un satisfactorio nivel de cumplimiento de los objetivos al mínimo costo
posible.
Una adecuada gestión de los almacenes permite obtener los siguientes beneficios:
o Reducción en las tareas administrativas.
o Agilidad en el desarrollo de los demás procesos logísticos.
o Optimización de la inversión.
o Optimización de costos.
o Mejora en la Calidad.
o Mejor nivel de satisfacción de los clientes.
1.6. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN
La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de
vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa:
a) Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde los
proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes
esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el
“periodo de entrega”, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente
almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer
los clientes, periodos de entrega más cortos, en vez de rebajas en los precios de venta
de ciertos artículos.
b) El almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha permitido reducir muchos
campos de actividad, especialmente en la industria minera, por cuanto es posible
proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite también obtener costos
unitarios de producción más bajos, sobre todo cuando el proceso de producción se
realiza en periodos largos.
c) Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas industriales), o
en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).

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En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad

deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de
producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar inclusive, la
paralización total o parcial del proceso integral de la producción. Vale decir, que en
este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar personal de
operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada
convenientemente, así como pago por asuntos administrativos que no se puede
paralizar. Y lo más importante, se dejará de tener utilidades, por la no-venta de
mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento.
d) La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios
en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que
deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la
empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de producción y Logística,
el tener personal adecuado para el manejo y administración de los almacenes,
permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo oculto.
e) El almacenaje de materias primas o artículos semi-manufacturados o fabricados, visto
en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran
importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por
razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes
series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.
Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es
permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o
consumo. Si los proveedores fueran reagrupados alrededor de una fábrica
determinada, y pudieran suministrar y proveer sin previo aviso los almacenes de dicha
fábrica, no tendrán ninguna razón de existir, sirviendo como tales los de producción de
los proveedores.
f) Las modernas técnicas de organización de empresas, hacen resaltar la enorme
importancia que en el desarrollo de éstas, tiene el almacenamiento; especialmente en
los aspectos financieros, técnicos y contables, conduciendo en el caso de agotamiento
de las existencias, a las paralizaciones de las labores (industrias), o de las ventas
(comercio), o cuando menos a la falta de cumplimiento en la producción o en la
entrega; a mayores gastos en la obtención del producto para poder cumplir; y en los
casos de acumulación o sobre – existencias, a inmovilizar capitales, y gravar el costo al
aumentar éste con los gastos que se efectúan en el cuidado, manipuleo, protección,
contabilización, control, empleo de personal y equipo, limpieza de locales, etc. Además
de correr el riesgo de que el artículo se deteriore o se ponga en situación “fuera de
uso”, al no ser utilizado o vendido a tiempo por exceso de existencias.
Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience,
generalmente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades
administrativas – contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen
funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad
en sus labores.
1.7. RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS
a. Dentro de la empresa
Normalmente el almacenamiento corporativo, forma parte de una división, de una
gerencia a un ente más grande dentro de la organización de la empresa. Como se ha
dicho, el almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de
Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial,
comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas.
Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual va
a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su propio interés y el
de la empresa.

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Generalmente la producción (en la industria), o las ventas (en el comercio), desean

controlar el almacenamiento a fin de tener un sitio que absorba los prolongados
periodos de producción o venta y quieren utilizar el almacenamiento como un
“depósito de reserva”, para evitar los altos costos de los cortos periodos de producción.
La producción puede
utilizar el almacenamiento
para nivelar las altas y Compras
bajas de las demandas de
ventas, ya que son estas
dependencias las que
mueven con su consumo, Contabilidad ALMACENES
Ventas y
producción
los artículos que se
encuentran en los
almacenes.
Otras
Las ventas también quieren
por su parte contratar el

AS
R
almacenamiento, para PR

O
AD
OV

R
EE

U
asegurar que se DO

EG
RE

AS
S
mantengan inventarios CLIENTES TRANSPORTISTAS

abundantes y poder
abastecer convenientemente a sus clientes. Su interés en la nivelación de las cargas
de producción, es muy secundaria.

En realidad, el almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la

Gerencia de Logística o Gerencia de abastecimiento, (mientras unas de éstas existan
en la empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras dependencias
de la empresa. Esto quiere decir que, Almacenamiento debe informar directamente al
más alto funcionario logístico de la empresa, por ser el encargado de la función de
distribución física; y a la vez recibir información de Compras, de Tráfico y de otras
dependencias de suministro y de control de materiales.
Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el almacenamiento
no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al departamento o división
que proporcione sus servicios principales.
1. Relación con Producción (Ventas)
Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o
producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas
dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se encuentran
en almacén.
En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un
planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener
salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la
empresa.
El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda,
indicándosele en lo posible, la cantidad aproximada que se utilizará o venderá en
determinado tiempo; los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por
que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición;
las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no),
y la fecha en que deberán estar en su poder.
Así mismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos
referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de algunos
artículos, documentación referentes a los artículos y que son enviados por las

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casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los

que está pidiendo.
En esta forma y mediante la reciprocidad de las informaciones, es que estas
dependencias, trabajan coordinadamente para dar movimiento a las existencias del
almacén, es decir, al capital invertido en la empresa.
2. Relación con Compras
Como se sabe, compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que
son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar. Es decir, que Compras
procura los artículos o materias primas que el Almacén debe guardar y por ello sus
relaciones se efectúan alrededor de esos artículos que Almacén solicita para
reponer sus existencias. Por consiguiente, es de gran interés para ambas
dependencias, estar informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del
mercado, cantidades económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y
cuánto adquiera.
Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:
a) Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el
consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para que
el precio resulte compatible con el menor costo;
b) Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades
futuras, por parte del Almacén, para que Compras pueda fijar las cantidades
a pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores.
c) Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en
condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes.
d) Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición,
por cada artículo, de manera de determinar con exactitud el máximo de
existencias por obtener y la época de efectuar las solicitudes, procurando
establecer cantidades estándar.
e) Recabar del almacén la autorización de Compra, antes de efectuar cualquier
adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los datos
correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por llegar, así
como los consumos promedios de los meses o años anteriores.
f) Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de
adquisición o los contratos futuros que establezca Compras;
g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de
las compras y obtener mejores precios.
h) Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos
ya mencionados.
Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan
mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las
mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes
cantidades de capital.
Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital
destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de esa
manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital
liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio.
3. Relación con Contabilidad
Esta relación es sumamente estrecha, por cuanto una gran parte del capital de las
empresas se encuentra invertido en las existencias que el Almacén guarda, y por

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 Control de Inventarios y Almacenes

consiguiente es Contabilidad la dependencia que actuará como elemento

controlador de ese capital inmovilizado.
La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un fiscalizador
de su funcionamiento. La relación almacén – contaduría es sumamente estrecha,
por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que
el almacén guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento controlador de
ese capital inmovilizado.
El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los
registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de evitar pérdidas,
sustracciones, deterioros, etc., que atentan con el capital invertido.
Como la contabilidad lleva un registro valorizado de las existencias del almacén, es
lógico que tenga que establecer comparaciones entre sus registros y la realidad,
para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias, y por ello
es que realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones, Y por ello es
también, que almacenes debe proporcionar todos los datos necesarios para que
pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a:
a) Ingresos y salidas efectuadas diariamente;
b) Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación).
c) Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
d) Ajustes que se efectúen.
Con estos datos contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la
realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos
fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta manera a
los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y
dirigir y controlar la marcha de sus negocios.
Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el referente a
la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente
esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto, se podrá
determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado,
al mismo tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su
dinero.
Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se
efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de él,
en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que constituyen un
costo especial, digámosle así, del artículo y que se denomina “costo de posesión y
almacenaje”, diferente al costo de adquisición de compra, Siendo todos estos
gastos propios del almacenamiento, es lógico que a contaduría le interese este
aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre estas
dos dependencias.
Característicamente el almacenamiento necesita controles más rígidos de
contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o división de
operaciones de una compañía, porque es el departamento que por un lado
mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y por
otro lado es el último departamento que maneja que maneja los artículos antes de
que se envíen a los clientes.
Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o productos
son básicos para la función contable de cuentas por cobrar o cuentas por pagar y
control de activos de la compañía.
El primer paso consiste en que la alta dirección decida cuáles funciones
corresponden a contabilidad y cuáles a almacenamiento. Sin una clara definición de

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 Control de Inventarios y Almacenes

las responsabilidades los contadores se dedican a desempeñar trabajos que

efectúa mejor el personal del almacén y los almaceneros desempeñan el trabajo de
los contadores.
La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la responsabilidad
de los inventarios. Esa es una responsabilidad básica del almacenamiento, todas
las operaciones, procedimientos y comunicaciones que se relacionan con el
almacenamiento, deben tender a cumplir con ella independientemente de que se
lleven a cabo otras cosas.
La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que éste tiene
que responder ante la compañía de todos los artículos recibidos en la bodega. El
concepto básico que establece la responsabilidad es sencillo y directo. Todo lo que
se recibe en una bodega deberá estar en ella, o se dispondrá de ello con medios
aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin explicación. Pueden
robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse irreparablemente, pero
no se pierden sin razón alguna.
Puede considerarse legítima cierta cantidad de pérdidas debidas a esos motivos,
pero esto no hace desaparecer la responsabilidad de la bodega por esas pérdidas,
ni constituye una excusa de las mismas.
El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacerse que el departamento
de contabilidad recibe de dos fuentes los documentos que amparen todas las
transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para
cerciorarse de que están de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier
discrepancia.
3) Otras relaciones internas
Aparte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia, tiene
relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados, y
con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo
referente a informar o recibir información en forma periódica sobre las necesidades,
ocurrencias y labor desarrollada.
También tiene relaciones con otras dependencias, como por ejemplo:
mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad, así
como con el área de ingeniería.
En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a diversos
elementos con una finalidad común y, que todos los que forman parte de ella, son
engranajes de su maquinaria, tan importantes unos como los otros, ya que si
alguno no funciona bien, hará que los otros tampoco funciona bien, y el óptimo
funcionamiento sólo se logrará por medio de la coordinación y el planeamiento de
manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y hacerles frente en forma
conjunta.
La base de la organización es el trabajo conjunto de todos sus elementos y no el
tratar de resolver los problemas aisladamente, por cuanto generalmente, un
problema es común para varias dependencias.
b. Fuera de la Empresa
Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tiene
relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con:
1) Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los
procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con
que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la seriedad con
que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los materiales o artículos
que producen y que proporcionan.

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2) Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o

desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos
de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y así
mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los medios de
transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de vehículos a emplear,
etc.
3) Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se requiere
su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios
necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte, medios
disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía que
ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos.
4) Con las Compañías de Seguros, con sus Agentes o Ajustadores, a fin de que
puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan
las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades en los
artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo al informe de
los ajustadores es que se procederá a la recepción de las mercancías, para en
caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo.
El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se deben
llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar una correcta
tramitación administrativa y deslindar responsabilidades.

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