GESTIÓN DE PROYECTOS
DE TI
UNIDAD 02. Gestión del Alcance de los Proyectos De TI
Tema 04: Gestión del Alcance
Tema 04: Gestión del Alcance
Tema 4: Gestión del Alcance
2.2.1 Marco Conceptual del Alcance
2.2.2 Herramientas y Técnicas de Gestión del Alcance
2.2.3 El EDT y Diccionario de EDT
2.2.4 El Product Backlog y el Sprint Backlog.
2.2.5 Elaboración de EDT en MS. Project y con WBSTool. ScrumDo para el Backlog.
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Capacidades
• Distingue entre alcance del producto y alcance del proyecto
• Elabora un EDT
• Elabora un Product Backlog
• Elabora un Sprint Backlog
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Título Presentación
4
Título Presentación
5
•
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Planificar la Gestión del •Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a
definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
Alcance:
•Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos
Recopilar Requisitos: de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance: •Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
•Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes
Crear la EDT/WBS: más pequeños y más fáciles de manejar.
•Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se
Validar el Alcance: hayan completado.
•Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y de la línea base del alcance del
Controlar el Alcance: producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
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Alcance 1. Planificar alcance
2. Recopilar
Inicio requisitos
3. Definir el Alcance
4. Crear el EDT
Planificación
5. Validar alcance
6. Controlar el Alcance
Ejecución
Control
Cierre
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Alcance de
• Consiste en definir todos los procesos y el trabajo
la Gestión del necesario para que el producto sea provisto con
todas las características y funciones requeridas.
Proyecto
• Se refiere a las características y funciones del
Alcance del Producto producto o servicios.
Línea Base del • Versión aprobada del enunciado del alcance del
Alcance Proyecto, el EDT y su Diccionario.
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Título Presentación
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1. Plan de Gestión del Alcance
2. Recopilar Requisitos
3. Definir el Alcance
4. Crear el EDT (WBS)
5. Validar el Alcance
6. Controlar el Alcance
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Si no lo planificas,
¡no lo podrás
hacer!
La planificación del
alcance requiere de
varias iteraciones
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ENTRADA HERRAMIENTAS Y SALIDAS
TECNICAS
Plan de Dirección del Juicio de Expertos Plan de Gestión del Alcance
Proyecto
Acta de Constitución del Reuniones Plan de Gestión de los
Proyecto Requisitos
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los Procesos de
la Organización
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Preparar el Procesar y
Crear y Realizar la
enunciado o Aprobar los
aprobar el verificación
declaración cambios en
EDT (WBS) del alcance
del alcance el alcance
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ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS SALIDAS
Plan de Gestión del Alcance Entrevistas Requisitos de la documentación
Plan de Gestión de Requisitos Focus Groups Matriz de Requisitos de Trazabilidad
Plan de Gestión de Interesados Talleres de Facilitación
Actas de Constitución del Proyecto Técnicas de Creatividad en Grupo
Registro de Stakeholders Técnicas de Toma de Decisiones en Grupo
Cuestionarios y encuestas
Observaciones
Prototipos
Benchmarking
Diagramas de Contexto
Análisis de Documentos
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Entrevistas, cuestionarios, encuestas, observación, analizar documentos
Grupos de opinión (focus groups)
Talleres para definir requisitos del producto
Técnicas de creatividad (Técnica Delphi)
Técnicas grupales para la toma de decisiones
Prototipos
Estudios comparativos (benchmarking)
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HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
Plan de Gestión del Alcance Juicio de Expertos Declaración del Alcance del
Proyecto
Acta de Constitución del Análisis de Productos Actualización de la
Proyecto documentación del
Proyecto
Documentación de Generación de Alternativas
Requisitos
Activos de los Procesos de Facilitación de Talleres
la Organización
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Generación
Análisis del
de Talleres
Producto
Alternativas
Pensamiento
Lateral
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HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
Plan de Gestión del Alcance Descomposición Línea Base del Alcance
Declaración del Alcance del Juicio de Expertos Actualización de los
Proyecto (SOW) Documentos del Proyecto
Documentación de
Requisitos
Factores Ambientales
Activos de los Procesos de
la Organización
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Enunciado
del
Alcance
Diccionario
EDT
del EDT
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Que logramos desarrollando el EDT o WBS:
• comprendiendo el valor
• propósito de la Estructura de Desglose del Trabajo-EDT.
Modelo de
Organigrama
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Si este paso se hace bien, se realizará un trabajo mucho mejor en
cuanto a las demás actividades de planificación del proyecto como:
1. La identificación de los recurso
2. La identificación de los riesgos
3. Conseguir estimaciones exactas
4. Crear un programa realista y
5. desarrollar un presupuesto del proyecto más acertado.
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Nos permite:
❖Gestionar mejor las
expectativas de los
interesados y
❖Los factores de éxito
principales a los largo del ciclo
de vida del proyecto.
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Ella incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto
satisfactoriamente.
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La Estructura de Desglose del Trabajo es un caso clásico, ya que las palabras
son obvias:
Desglose (descomposición)
y representación (“estructura” jerárquica) del “trabajo” necesario en el
proyecto.
Cómo se representa una estructura de este tipo?
• En forma gráfica y
Puede representarse de dos formas:
• En forma de esquema.
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EDT TIPO GRÁFICA EDT TIPO ESQUEMA
EDT - GANTT
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Se recomienda
elaborar entre 3 a 5
niveles de actividad
de trabajo para la
gestión directiva a
los clientes
implicados.
¿Y la forma de esquema qué define?
Define mejor los detalles necesarios para
desarrollar el programa y estimar los costos.
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Advertencia:
Cualquier trabajo que NO esté definido en la Estructura de Desglose del Trabajo
(EDT) se considera fuera del alcance del proyecto.
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HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
Plan de Gestión del Inspección Entregables Aceptadas
Proyecto
Requisitos de la Técnicas de toma de Solicitudes de Cambio
documentación Decisiones en Grupo
Requisitos de Trazabilidad Información sobre el
Desempeño de Trabajo
Entregables verificadas Actualizaciones de la
Documentación del
Proyecto.
Datos del Rendimiento en el
Trabajo
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Como debo •Documentos de requisitos
•Matriz de Rastreabilidad
comenzar
Herramientas a •Inspecciones y Auditorias
•Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
utilizar
Que obtengo •Entregables Aceptados
•Informes de Desempeño del Trabajo
finalmente •Solicitudes de Cambio
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HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS
Plan de Gestión de Análisis de Varianza Información del
Proyectos Desempeño del Trabajo
Matriz de la Documentación Las solicitudes de cambio
de los Requisitos
Requisitos de Trazabilidad Actualización del Plan de
Gestión de Proyectos
Datos de Rendimiento en el Actualizar a la Línea Base
Trabajo del Alcance
Activos de los Procesos de Actualización a los Activos
la Organización de los Procesos de la
Organización
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Como debo •Planes: Alcance, Cambios, Configuración
•Requisitos y matriz de rastreabilidad
comenzar •Datos de desempeño del trabajo: informes de avance
Herramientas a •Análisis de variación
utilizar
Que obtengo •Información de desempeño del trabajo
•Solicitudes de cambio
finalmente •Actualizaciones a la Línea base del alcance y otras
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1. Planificar Alcance Entregables
Entregables aceptados
2. Recopilar
requisitos 5. Validar el Cambios
alcance solicitados
3. Enunciado del
alcance 6. Controlar el
alcance Mediciones
4. EDT, Diccionario
EDT Planes
Actualizacione
Informes de
s
Desempeño
35
Título Presentación
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Ahora que se comprende lo que es esta estructura y la importancia que tiene para el
proyecto, revisaremos las técnicas, directrices y principios para construir una EDT
efectiva.
El general, el proceso de dividir el trabajo es algo que se hace frecuentemente y es un
esfuerzo lógico y sencillo…
… Sin embargo, en su proceso de desarrollo hay, frecuentemente, dos desafíos muy
comunes:
¿Por dónde empezar?
¿Dónde acabar?
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Para comenzar el proceso de descomposición del trabajo, piense en lo
siguiente:
¿Existe alguna plantilla de EDT en nuestra metodología o que se pueda sacar
de algún proyecto pasado y utilizar?
¿Cuáles son los principales entregables?
¿Cuál es el enfoque del proyecto?
¿Cuál es el ciclo de vida del mismo?
¿Cuáles las fases principales?
Piense en el proyecto por entero. ¿A qué se parece el final?
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NOTA IMPORTANTE:
La EDT debe definirse siempre a un nivel menor (por lo menos) de lo que se
requiere para cumplir propósitos de información sobre la gestión…
… Esto permite identificar mejor la fuente de cualquier problema o variación.
La EDT debe indicar todo el trabajo necesario para garantizar la integridad,
corrección y aceptación de todos los entregables.
¿Cómo debe ser la profundidad de la EDT?
La cantidad de riesgo del proyecto
Depende de tres factores claves:
Los requisitos de cobertura
El equilibrio entre control y costo
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EN CONCLUSION:
No debe sobrevalorarse la importancia de la Estructura de Desglose del Trabajo –
EDT.
¿Debido a qué?
Ya que la corrección e integridad de la EDT afecta directamente a:
La forma en que determinemos las necesidades de recursos
Estimemos los esfuerzos de trabajo
Secuenciemos adecuadamente el trabajo
Es la base que sustenta el programa
Y la mayor parte de los esfuerzos de planificación
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PROYECTO
Producto
FASE 1 FASE 2 Entregable 3
Sub-Proyecto 4 Sub-Proyecto n
Producto Producto Producto Producto Producto
Entregable 2.1 Entregable 2.2 Entregable 2.3 Entregable 4.1 Entregable 4.m
Producto Producto Producto Producto Producto
Entregable 2.2.1 Entregable 2.2.2 Entregable 4.1.1 Entregable 4.1.2 Entregable 4.1.x
Paquete de Trabajo Sub-Proyecto 2.2.2.1 Paquete de Trabajo Paquete de Trabajo
2.2.1.1 3.1 4.1.2.1
Sub-Proyecto 2.2.2.2
Paquete de Trabajo Paquete de Trabajo
Paquete de Trabajo 3.2 4.1.2.2
2.2.2.2
Paquete de Trabajo Paquete de Trabajo
Paquete de Trabajo Paquete de Trabajo 3.3 4.1.2.3
2.2.2.3 2.2.2.2.1
Paquete de Trabajo Paquete de Trabajo
2.2.2.2.2 3.4
41
42
Título Presentación
43
•
44
•
45
46
47
GRACIAS
SEDE LIMA CENTRO SEDE INDEPENDENCIA SEDE BREÑA SEDE TRUJILLO
Av. Uruguay 514 Av. Carlos Izaguirre 233 Av. Brasil 714 – 792 Calle Borgoño 361
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