TCORT- AD -PRO-
PROCEDIMIENTO Código: 7.5-SIG-01
Versión
00
:
Control de la Información Documentada Fecha: 05-04-2021
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1. OBJETIVO
a. Establecer la metodología para la elaboración y control, identificación,
actualización, acceso, disposición y control de la de la información documentada
interna y externa (documentos y registros) del Sistema de Gestión de Empresa de
Transportes Coronel Tamayo.
2. ALCANCE
Se aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión
relacionados con el alcance definido por la Empresa de Transportes Coronel Tamayo.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
a. ISO 9001:2015 - 7.5.
b. ISO 14001:2015 - 7.5.
c. ISO 45001:2018 - 7.5.
4. DEFINICIONES
a. Documento: Información y el medio en el que está contenida.
b. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.
c. Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
d. PETS: Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
e. PETAR: Permiso Escrito de Trabajo de Alto Riesgo
f. Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como
resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un
registro.
g. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
h. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema Integrado de
Gestión, identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona
o área, para su uso y aplicación correspondiente.
i. Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión,
que son impresos con fines didácticos o de revisión, e identificados con un sello de
“copia no controlada”
j. Información documentada externa: Son aquellos documentos que se emplean en
los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se
considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de equipos,
etc.
k. Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia y que no debe ser
utilizado en la realización de los procesos, por actualización de la información.
5. RESPONSABILIDAD
a. El Supervisor SSOMAC, es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el
presente procedimiento asegurando su implementación y control respectivo.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
DAVID CORONEL TAMAYO
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Asimismo, todos los trabajadores de Empresa de Transportes Coronel Tamayo
son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento.
b. Los responsables de los diferentes procesos son los encargados de tener los
registros en forma legible, oportuna y de garantizar su almacenamiento en
lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.
c. El supervisor es responsable la distribución y publicación de la información
documentada (documentos y registros) en el Sistema Informático, disco duro o
nube administrada por la gerencia.
6. DESARROLLO
a. Documentos Internos
Nro
Descripción de la Actividad Responsable Registros
.
Elaboración.
La elaboración de cualquier documento del
Sistema Integrado de Gestión puede iniciarse
por la necesidad de cualquiera de los Supervisor
1 -
procesos o por iniciativa de cualquier SSOMAC
integrante de la empresa. Se realiza en
diferentes niveles de la empresa, de acuerdo
con el tipo, alcance y uso del documento.
Revisión.
La revisión se realiza de acuerdo con lo
establecido en la Tabla Nº 1.
La revisión conforme del documento se
evidencia finalmente con la aprobación del
Gerente
2 documento y con las firmas en el casillero de -
General
revisión.
En caso no sea conforme, el revisor regresa
el documento al elaborador quien cumple
nuevamente la actividad 1 o genera los
cambios en el mismo documento.
Aprobación.
La aprobación se realiza de acuerdo con lo
establecido en la Tabla Nº 1.
La aprobación del documento se evidencia Gerente
3 -
con la firma en el casillero de aprobación. General
En caso el aprobador tenga observaciones
regresa el documento al revisor a la actividad
2.
Codificación.
Asigna el código y demás información de
carácter general que identifique al documento, Documento
según lo indicado en la Tabla Nº 2. Todos los Supervisor Vigente
4
documentos parten de la versión 00. SSOMAC
TCORT-AD-REG-
Los documentos son incluidos o actualizados 7.5-SIG-01
en su revisión en la “Lista Maestra de
Información Documentada Interna”.
5 Distribución y Difusión. Supervisor
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Nro
Descripción de la Actividad Responsable Registros
.
La distribución de los documentos y en caso
se requiera impresión se realiza colocando un
escrito en el doc. como pie de página “Copia
no controlada” y se evalúa la conveniencia de
impresión teniendo en cuenta la Política del
SIG (apartado de medio ambiente). En caso
se distribuyan de forma impresa se incluye la Correo
información en la “Lista Maestra de Electrónico
Información Documentada Interna”. SSOMAC
Cuando se trata de modificaciones se debe TCORT-AD-REG-
asegurar la recuperación (en caso se haya 7.5-SIG-01
distribuido en físico) y eliminación posterior de
los documentos no vigentes. Se conserva una
copia electrónica en la carpeta “Obsoleto”, de
administración del Jefe SSOMAC, en esta
carpeta se mantiene la versión anterior del
documento.
Modificación.
Los documentos del Sistema de Gestión son
modificados por los responsables asignados
por los procesos según la Tabla 1.
Los cambios se identifican con letra negrita y
cursiva. Si el texto se anula se coloca una X
en negrita y cursiva, generando el cambio de
Supervisor
versión en el encabezado del documento.
SSOMAC/
6 Cuando el cambio signifique más del 50% -
Gerente
(aproximadamente) de las páginas del
General
documento o corresponda a un formato,
gráfico, la identificación del cambio se efectúa
por comparación con el documento obsoleto y
se genera la numeración que corresponde a
la nueva versión (por ejemplo, versión 02).
Una vez modificado continúa con la actividad
2.
Respaldo de la Información.
Se almacena y conserva una copia
electrónica de seguridad (back up) de todos Gerente
7
los documentos del Sistema Integrado de General
Gestión, mínimo semestral.
b. Documentos Externos (Incluye Normativa Legal y otros Requisitos)
Nro
Descripción de la Actividad Responsable Registros
.
1 Identificación. Responsable TCORT-AD-REG-
Los Documentos Externos son identificados de cada 7.5-SIG-02
por El Supervisor y cada responsable del proceso TCORT-AD-
RED-6.1.3-
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Nro
Descripción de la Actividad Responsable Registros
.
proceso en el que se utilizan los documentos
externos:
Estos son tomados en cuenta para establecer,
implementar y mantener el Sistema Integrado
de Gestión y son registrados por el
SUPERVISOR en el registro Lista Maestra de
Información Documentada Externa. SIG-01
Nota: Los otros requisitos son los acuerdos,
pactos y contratos (actuales y nuevos). Los
requisitos legales para SST y MA, son
identificados en la “Matriz de Identificación y
Evaluación de Requisitos Legales del SST y
del SGA”.
Aplicación.
El proceso que corresponda aplica el requisito
legal o documento externo Empresa de
Gerente
Transportes Coronel Tamayo, proporciona los
General /
2 recursos necesarios para el cumplimiento de -
Supervisor
la normativa y otros requisitos.
SSOMAC
El proceso de cumplimiento legal, se cumple
de acuerdo al “Procedimiento de identificación
y evaluación de requisitos legales”.
Distribución.
Cuando se requiera distribuir documentos de
origen externo se controla empleando el
registro Lista Maestra de Información Supervisor TCORT-AD-
3 REG-7.5-SIG-02
Documentada Externa y deben asegurarse de SSOMAC
retirar el documento obsoleto, para la
eliminación o conservación debidamente
identificada.
Evaluación del Cumplimiento.
La evaluación del cumplimiento Legal
relacionado a calidad se ejecutará verificando
semestralmente los requerimientos dados por
los diferentes entes del Estado o
requerimientos de Normas Técnicas
Superrvisor
4 Peruanas relacionados al producto o servicio -
SSOMAC
realizado (en caso no haya, este paso no es
aplicable).
El cumplimiento legal ambiental y de SST, se
realiza de acuerdo con el Procedimiento de
identificación y evaluación de requisitos
legales TCORT-AD-PROG-6.1.3-SIG-01
Actualización o Eliminación. TCORT-AD-
La actualización o eliminación de los Supervisor REG-7.5-SIG-02
5 Documentos Externos es responsabilidad del SSOMAC /
El Supervisor y por ausencia de éste, el Gerente TCORT-AD-
responsable de cada Proceso según se General REG-7.5-SIG-03
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Nro
Descripción de la Actividad Responsable Registros
.
establezca en el Manual de Organización y
Funciones o documento equivalente.
El asistente administrativo debe actualizar el
registro Lista Maestra de Información
Documentada Externa por lo menos una vez
TCORT-AD-
al año o cuando se identifiquen cambios o Supervisor REG-7.5-SIG-02
nuevas normativas o requisitos asociados o SSOMAC
se modifique la documentación externa
utilizada en los procesos de Empresa de
Transportes Coronel Tamayo.
c. Control de los Registros
Nro. Descripción de la Actividad Responsable Registros
Identificación.
En la Lista Maestra de Documentos Internos
se incluyen todos formatos que generan TCORT-AD-
registros y que deben mantenerse durante el Supervisor REG-7.5-SIG-
1
desarrollo del proceso, como evidencia del SSOMAC 01
cumplimiento o resultado de las actividades
realizadas.
Almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de retención y disposición de los
registros.
Se incluye la siguiente información:
a. Almacenamiento / Recuperación. -
Indicando:
Responsable de archivar el registro.
Nombre de archivo (Físico: File o
TCORT-AD-
Archivador; Magnético: Ruta de Archivo
Supervisor REG-7.5-SIG-
2 o Software), donde se encuentra el
SSOMAC 01
registro.
b. Protección. - Designando el:
Acceso (Nombrar cargo).
c. Retención y Disposición. - Indicando:
Tiempo que debe permanecer en
archivo activo.
Tiempo mínimo de conservación en
archivo pasivo y su posterior
destrucción.
Ingreso de información y control de los Chofer TCORT-AD-
Registros. REG-7.5-SIG-
01
El personal ingresará la información a los
formatos de manera que sean legibles.
a. En caso de formatos que generen registros
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Nro. Descripción de la Actividad Responsable Registros
físicos: cuando no corresponda llenar un
casillero o información requerida en los
formatos se coloca una raya de tal manera
que se dé el cierre respectivo.
b. En caso de formatos que generen registros
magnéticos: cuando no corresponde llenar
un casillero o información requerida en los
formatos se coloca No Aplica (N.A.).
Asimismo, se debe controlar los registros
generados de acuerdo a lo indicado en el Lista
Maestra de Información Documentada Interna.
Revisión del Estado de los Registros.
Durante el mes de enero de todos los años se Supervisor TCORT-AD-
revisa los registros de la organización, SSOMAC / REG-7.5-SIG-
4
separando los que se pueden archivar en otros responsable 01
lugares o destruir, según lo indicado en la Lista del proceso
Maestra de Información Documentada Interna.
Destrucción de los Registros.
TCORT-AD-
Destruir los registros dispuestos, dejando Gerente General
REG-7.5-SIG-
5 constancia en un Acta de Destrucción, / Responsable
del Proceso 03
considerando: Fecha, Hora, Participantes,
Registros destruidos, etc.
NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se puede utilizar términos que
engloben a un grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deberá indicarse qué tipo
de documentos se espera encontrar.
d. Estructura de la Documentación
Todo documento debe contener en lo posible la siguiente información, el
documento puede ser escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la
comprensión del mismo:
Carátula.
Índice.
Propósito del manual.
Presentación.
Alcance del sistema.
Exclusiones.
Compromiso gerencial.
Manual del
Organigrama estructural.
Sistema Integrado
Política integrada.
de Gestión
Objetivos integrados.
Ubicación geográfica de las sedes.
Diagrama de procesos del Sistema.
Descripción de procesos (corresponde a cada lámina del
proceso identificado).
Legislación que aplica en el Sistema.
Referencias de cómo se cumple cada requisito del SIG
Manual de Puesto.
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Unidad.
Organización y Fecha.
Funciones Función
Aprobación.
Política y Título.
Objetivos Fecha de aprobación.
Integrados Número de versión.
Título.
Código, número de versión y paginación.
Fecha.
Procedimientos
Objetivo.
del Sistema
Alcance.
Integrado de
Documentos de referencia.
Gestión
Definiciones.
Desarrollo/Registros.
Revisión y mejoramiento continuo (control de cambios)
Los formatos del Sistema Integrado de Gestión se definirán de
acuerdo con las necesidades de cada procedimiento,
Formatos
instrucciones o requerimiento del Sistema, en lo posible debe
contener como mínimo: título, código y número de versión.
Título.
Código, número de versión y paginación.
Fecha.
Objetivo.
Instructivos
Alcance.
Responsabilidades.
Definiciones.
Desarrollo.
Título.
Aspectos generales: objeto, finalidad, alcance,
cumplimiento.
Normas legales.
Reglamento
Estructura organizativa.
Interno
Derechos y obligaciones del empleador.
Derechos y obligaciones de los trabajadores.
Disposiciones finales.
Puntos que sean requerimientos legales
Existen algunos documentos que por su naturaleza no puede tener estructura
documentaria pre-establecida y que son necesarios para el cumplimiento de las
actividades de la empresa.
Todo documento elaborado, es revisado y aprobado según lo indicado en la
Tabla Nº 1.
Tabla Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos
Documento Elabora Revisa Aprueba
Política y Objetivos del Supervisor Gerente Gerente
Sistema de Gestión SSOMAC General General
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Documento Elabora Revisa Aprueba
Manual del Sistema de
Gestión
Manual de Organización Supervisor Gerente Gerente
y Funciones SSOMAC General General
Supervisor Gerente Gerente
Otros manuales
SSOMAC General General
Supervisor Gerente Gerente
Procedimientos
SSOMAC General General
Gerente
Cualquier
General / Gerente
Instructivos integrante de la
Supervisor General
organización
SSOMAC
Gerente
Cualquier
General / Gerente
Programas / Planes integrante de la
Supervisor General
organización
SSOMAC
Cualquier
Formatos (No necesita Responsable Gerente
integrante de la
firmas) de Proceso General
organización
Supervisor Gerente Gerente
Reglamento Interno
SSOMAC General General
Planes de Seguridad y Supervisor Supervisor de Gerente
Salud en el Trabajo SSOMAC SST General
Planes de
Supervisor Supervisor de Gerente
emergencia/Contingenci
SSOMAC SST General
a
Comité de
Reglamento Interno de Seguridad y
Supervisor Supervisor de
Seguridad y Salud en el Salud en el
SSOMAC SST
Trabajo Trabajo
Gerente
e. Codificación de la Documentación
El Gerente General asignará un código para cada documento aprobado con las
siguientes características.
Tabla Nº 2: Letras para Identificar los Documentos.
SIGLAS SIGNIFICADO
EE Siglas de Empresa Especializada
TCORT Empresa transportes Coronel Tamayo
OP Procesos misionales/operacionales
AP Procesos de soporte/apoyo
Tipos de Documentos:
POL Política
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SIGLAS SIGNIFICADO
RGL Reglamento
MAN Manual
PLN Plan
PRO Procedimiento
PETAR Permiso Escrito de Trabajo de Alto Riesgo
PETS Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
INS Instructivo
REG Formato
ODC Otros Documentos
.. ..
Tabla Nº 3: Codificación de Documentos.
A Siglas empresa
B Tipo de proceso involucrado
X Tipo de documento: MAN, PRO, INS, REG, etc.
NN Número del Elemento de la Norma que corresponde (puede ir
A-B-X-NN-
el de mayor relevancia o que aplica en la mayor cantidad de
Y-MM
normas)
Y Sistema de Gestión: SIG, SGC, SSO, SGA
MM Número correlativo del tipo de documento por elemento de
norma.
Ejemplo:
Control de la información documentada
Código: EE-AD-PRO-7.5-SIG-01
Donde:
EE: Empresa Especializada
AD: Alta Dirección
PRO: Procedimiento
7.5.: Elemento de las normas ISO 9001, 14001 Y 45001 - 7.5. Información
documentada
SIG: Aplica al Sistema Integrado de Gestión
01: Procedimiento número 01, primer documento del elemento 7.5.
Versión 00: Primera versión o versión inicial del procedimiento.
7. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO
a. La actualización y revisión de este documento se debe realizar en forma anual o
cuando sea necesario un cambio y/o modificaciones.
RESUMEN DE REVISIONES
Revisión Fecha Modificaciones
00 07-04-2021 Publicación inicial
