Asignatura: Taller de Tecnologías de información y
Comunicación
Trabajo Grupal: Informe sobre las herramientas
colaborativas en la nube
Docente: Vivian Luz De La Vega Bellido
Integrantes:
. Huallpa Rocca, Sheyla Jimena
. Huaman Puma, Johan Junior
. Letona Vidal, Frank Clímaco
. Molina Conde, Max Abel
. Ortiz Taco, Yajaira Anai
. Vega Loayza, Trilce
ÍNDICE:
¿Que es una herramienta tecnológica colaborativa?
2. Google Workspace
2.1 Funcionalidades de Google Workspace
Microsoft Office 365: como herramienta de transformación
3.1 Herramientas de Microsoft 365
3.2 Beneficios
3.3 Importancia
Slack
4.1 Ventajas
4.2 Desventajas
Canva
Trello
6.1 Por qué usar
6.2 Ventajas
Drive
7.1 ¿Para qué nos sirve?
7.2 Beneficios
7.3 Inconvenientes
7.4 ¿Es gratis Google Drive?
7.5¿Quien puede ver mi google drive?
Conclusiones
Bibliografia
Herramientas Colaborativas en la Nube
1.-¿Qué es una herramienta tecnológica colaborativa?
Las herramientas colaborativas son programas o aplicaciones útiles para la
comunicación y el trabajo en conjunto; estas herramientas pueden ser sistemas que permiten
acceder a ciertos servicios que facilitan la comunicación entre los usuarios, sin importar que
estos estén reunidos en el mismo lugar de forma presencial.
2. GOOGLE WORKSPACE
Se trata de un espacio de trabajo para usuarios profesionales que integra todos los
servicios de Google, a saber, Gmail, Calendar, Drive, Docs y Meet. De esa forma, los
trabajadores y usuarios pueden acceder a todo tipo de documentos o contenidos desde un
mismo lugar.
Licencia: Software de prueba (Software minorista, licencias por volumen)
Estado actual: Con soporte
Tipo de programa: Suite ofimática en línea
Lanzamiento inicial: 28 de agosto de 2006
Desarrollador: Google
2.1. FUNCIONALIDADES DE GOOGLE WORKSPACE
Hay muchas funcionalidades de Google Workspace que vas a ir descubriendo a
medida que lo uses. Realmente Google Workspace te hará ganar tiempo, organizarte mejor y
hacer de tu equipo un team realmente productivo. ¡Ya lo verás!
Google Calendar, puedes ver los calendarios de los miembros de tu equipo y saber
cuándo están disponibles. De esta manera, si deseas agendar una reunión, sabes de antemano
si tienen disponibilidad todos los usuarios que quieres invitar. Es fundamental el calendario
para saber también qué días una persona estará ausente por enfermedad, vacaciones, viajes,
etc.
Google chat. ¿Para qué? Para estar en contacto y relacionarse entre sí. Además, allí
podrán compartir ideas, proyectos, conocer opiniones… En fin, es un punto de encuentro
virtual donde podrán interactuar y seguir claramente los objetivos. Es una excelente
herramienta para documentar el trabajo profesionalmente integrado con el resto de las
herramientas de colaboración de Workspace.
Drive podrás guardar archivos o material relevante y compartirlo al instante. ¿Qué
pasa si alguien hace un cambio en un documento o carpeta y no te avisa? No hay problema.
Lo podrás saber, Drive te muestra los archivos modificados recientemente y te notifica por
quién han sido gestionados.
Google Sheets, podrás crear un proyecto dinámico para poder organizar las tareas de
tu equipo. En ese documento, cada persona que tenga acceso puede ir actualizando sus tareas
diarias o semanales.
Google Meet te permite estar conectado con tu equipo siempre. Ya sea desde una
computadora o desde un teléfono móvil. A través de Google Meet podrás presentar un
producto o servicio a un grupo de personas. También podrás grabar y compartir ese video con
quien quieras. En el momento en que necesites crear un documento o hacer una presentación,
solo debes abrir tu Drive y crearlo.
Google Sites. Es una plataforma muy intuitiva donde tú mismo/a puedes cargar
información, presentaciones, archivos de Drive, etc. Solo arrastras y sueltas.
Realiza encuestas y obtén feedback con forms si necesitas recopilar información o
hacer algún tipo de votación o encuesta.
3. Microsoft Office 365: como herramienta de transformación
Microsoft Office 365 u Office 365, Según Conzultek (2022), es un paquete de
herramientas que permite crear, acceder, editar y compartir documentos desarrollados con
herramientas habituales de Office de forma colaborativa en nube, entre distintos usuarios y en
distintos dispositivos.
3.1 Herramientas de Microsoft 365: (Microsoft, 2022)
● Microsoft Word: software de procesamiento de textos
● Microsoft Excel: creación, manejo y modificación de hojas de cálculo
● Microsoft PowerPoint: programa de presentación
● Microsoft Outlook: programa informático gestor de correo electrónico
● Microsoft OneNote: herramienta relativamente nueva que permite tomar notas e
información online. Se pueden incluir desde notas, recortes, dibujos o incluso
comentarios de audio.
● Microsoft Publisher: es la aplicación de Microsoft de autoedición o DTP.
● Microsoft Exchange: servidor de correo o calendario.
● SharePoint
● Skype for Business: programa que nos permite hacer reuniones profesionales a través
de videollamadas.
● Microsoft Teams: plataforma de comunicación y colaboración unificada a través de
chats y reuniones de video entre usuarios.
● OneDrive for Business: herramienta online que permite crear, modificar y archivar
documentos de Word, Excel y PowerPoint de manera colaborativa.
3.3 Beneficios de Office 365
● Trabajar en la nube, el poder trabajar donde quieras siempre que haya conexión.
● Excelentes herramientas de colaboración y organización interna
● Uso de herramientas pioneras de creación de contenidos y organización de la
información como Word, Excel y PowerPoint
● Aplicaciones actualizadas
● A diferencia de Office 365, Microsoft Office es el nombre que utiliza la compañía
Microsoft para designar sus aplicaciones más populares como Word, Excel y
PowerPoint que sólo pueden ser instaladas en un solo ordenador, ya sea Windows o
Mac. En este caso, no se puede trabajar en la nube ni de forma colaborativa en tiempo
real.
3.2 Importancia
Disponible para empresas y uso particular. Tienen a disposición una modalidad
específica para el sector educativo. Los esfuerzos de Microsoft en los últimos años por
adaptarse a las nuevas formas de trabajar han dado lugar a excelentes herramientas de
colaboración y videoconferencia, ya imprescindibles para su utilidad en la educación virtual,
siendo gran componente del despegue de varios planes de educación híbrida (Beservices
2020).
Los estudiantes actuales, demandan cada día más educación de calidad, y cuando
hablamos de educación a distancia, una parte importante de esa calidad depende de la
plataforma con la cual se realicen sus clases. Las TIC (Tecnologías de la Información y la
Comunicación) y la herramienta tecnológica Microsoft 365 han incrementado el grado de
significancia y concepción educativa, estableciendo nuevos modelos de comunicación,
además de generar espacios de formación, información, debate, reflexión, entre otros;
rompiendo con las barreras del tradicionalismo, en el aula (Claranet 2018).
4.- SLACK
Slack es una app de mensajería con la que puedes conectar con la información,
conectarte con otras personas y enviar mensajes grupales, pensada para una mejor gestión de
equipo. Es la herramienta idónea para que trabajes con otras personas o te reúnas con socios
Slack transforma la forma en que las organizaciones se comunican con el fin de juntar a las
personas para que trabajen como un equipo unido y sólido. En esta, es posible establecer
conversaciones colectivas online con quienes componen la empresa generando un flujo de
trabajo mucho más inmediato.
4.1 Ventajas
- Mantente en contacto con tu equipo
Es posible hacer llamadas de audio y video, con el uso compartido de pantalla de
computador. Se pueden activar las notificaciones de tareas u otras actividades en las
computadoras de escritorio, también dispositivos móviles, con control de hashtags y palabras
clave para realizar búsquedas.
- Se adapta a otros sistemas
También tiene la opción de hacer Integraciones sólidas con una buena cantidad de
sistemas adicionales, desde correos electrónicos hasta automatización de marketing,
herramientas de gestión de proyectos, chats en vivo, entre otros, otorgando la posibilidad de
tener todo en un solo lugar
- Integra el entretenimiento a tus comunicaciones
Es posible hacer integraciones con servicios de GIF, enlaces en expansión con
imágenes destacadas, o incrustaciones de plataformas como Spotify o YouTube. Tu
comunicación interna puede ser mucho más completa y entretenida, complementa la
información con recursos visuales.
4.2 Desventajas
- Un espacio de trabajo distinto
Slack apunta a crear un espacio de trabajo “virtual” que se ajusta a las nuevas formas
de hacer trabajo y permite reunir a los colaboradores de una organización incluso si estos se
encuentran en espacios físicos muy distantes.
- La información podría perderse
Hay información valiosa que no se transfiere a la documentación o al sistema de
gestión de proyectos. Un movimiento peligroso que limita a otros colaboradores y podría
fallar el contexto de trabajo, desde una perspectiva de hoja de ruta.
- Podría afectar la productividad
Las herramientas que provee la plataforma, como se mencionó previamente,
son muy variadas y permiten complementar muy bien las conversaciones, lo que
podría ocasionar que estas se salgan de control.
5- CANVA
Definición:
Canva es un software y sitio web (canva.com) de herramientas de diseño gráfico
simplificado, fundado en 2012. Utiliza un formato de arrastrar y soltar e incluso permite de
manera proporcionada hacer grandes y pequeñas las figuras y proporciona acceso a más de 60
millones de fotografías y 5 millones de vectores, gráficos y fuentes. Es utilizado del mismo
modo por 'no diseñadores', como por profesionales del sector. Sus herramientas se pueden
utilizar tanto para el diseño web como para los medios de impresión y gráficos. Actualmente
ha presentado fallas como crafteo de virus, troyanos; asimismo como fallas en la edición. En
un tuit reciente, la empresa recomendó no usarla hasta un nuevo aviso.
Uso:
Canva funciona a base de vectores, imágenes y texto, por lo que los proyectos
realizados se pueden guardar para continuar editándose continuamente sin perder
movimientos.
El sitio web ofrece un catálogo de más de 15 millones de plantillas personalizables para
editar y crear proyectos propios.
Las plantillas cuentan con imágenes, estilos y diseño de texto propio, y el tamaño
corresponde a la plataforma social y el uso (banners, posts, historias, web). Estas pueden
utilizarse modificando los elementos preestablecidos para poder diseñar una imagen.
6.-TRELLO
Es una aplicación multidispositivo y multiplataforma que permite gestionar proyectos
de forma sencilla y muy visual. Se integra además con muchas otras aplicaciones, entre ellas,
las de Google dedicadas a la educación. Esta aplicación tiene su origen en el mundo
empresarial y está basada en el método Kanban . Sirve para gestionar tareas permitiendo
organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos
de listas de tareas en forma de columnas.
6.1 POR QUÉ USAR
Trello no solo es líder en el sector empresas donde muchos proyectos organizan el
trabajo grupal con esta plataforma sino que también muchos autónomos y particulares la
utilizan en su día a día para organizar y priorizar sus tareas diarias.Ya que se basa en el
método Kanban donde se utilizan los famosos To Do, Doing y Done. Esta organización hace
gestionar bien el desarrollo de un proyecto y con Trello basta con listar todas las tareas que
componen un proyecto e ir colocándolas en tres columnas según su estado:
● 1ª columna: To Do – Por hacer.
● 2ª columna: Doing – Haciéndose.
● 3ª columna: Done – Hecho.
6.2 VENTAJAS DE USAR TRELLO
● La versión gratuita es muy útil y dispone de las funciones necesarias para un uso
amplio de la misma.
● La aplicación online siendo editable y compartida en tiempo real por todos los
componentes del proyecto, no precisando de actualizaciones ni guardados.
● La aplicación es muy simple e intuitiva donde no se necesita de formación ni
aprendizaje de los usuarios. Además esto hace que su carga sea muy rápida.
● El sistema de notificaciones te hará saber cuando se hacen cambios en los tableros que
quieras. pudiendo controlar cualquier cambio y desviación del proyecto. Estas
notificaciones también pueden recibirse por correo electrónico.
● Función de etiquetado de colores muy interesante para destacar y organizar
visualmente las tareas o marcar algunas destacadas.
● El motor de búsquedas es muy bueno y rápido. Así poder encontrar la tarea que se
precise en el momento que se quiera.
● Se pueden publicar tableros privados o públicos y compartirlo con quien quieras,
haciendo que esta aplicación tenga pocos límites.
7.-DRIVE
Google Drive es el servicio de almacenamiento de datos en internet que provee
Google en su versión gratuita e incluye una capacidad de almacenamiento de 15 GB.
Este servicio funciona como un paquete de Windows Office u Open Office, pero on
line, permite crear carpetas para almacenar y subir archivos de cualquier tipo. Producir y
modificar documentos en línea en diferentes formatos de procesador de textos, planillas de
cálculo, pdf, editor de diapositivas. También se pueden elaborar formularios para encuestas,
exámenes etc. Editar e insertar dibujos e imágenes.
Drive está disponible además para Android e iOS (sistemas operativos móviles). De
modo que todo lo que se crea con el Smartphone (fotos, videos, grabaciones, documentos)
puede ser subido a la nube. Esta aplicación se puede configurar para la sincronización
automática o manual, para que se decida qué archivos se quiere en la nube.
7.1 ¿Para qué nos sirve?
Esta herramienta es muy útil para los estudiantes, investigadores, administrativos, etc.
porque nos permite crear documentos en diferentes formatos, trabajar en línea un mismo
archivo desde cualquier dispositivo simplemente accediendo a la nube a través de nuestro
correo electrónico. Además, se puede compartir con otros usuarios e invitarlos a editar,
comentar o descargar los documentos.
Es muy práctico de utilizar cuando no disponemos de computadoras personales y
muchas veces compartimos documentos con personas que utilizan diferentes Paquetes de
Oficina según los sistemas operativos (Linux, Mac, Windows). Con esta herramienta
solucionamos este inconveniente porque todo se trabaja, guarda y actualiza desde la nube.
7.2 Beneficios
● Permite guardar archivos en la nube, por lo que no tienes que preocuparte por si se
te estropea el portátil y pierdes todo lo que tenías en el disco duro. Podrás guardar
archivos, fotos, carpetas,…
● Te puedes conectar desde cualquier lugar con internet, por lo que no necesitarás
llevar tu ordenador a todos lados. Simplemente con acceder desde tu cuenta de gmail,
tendrás acceso a todos tus archivos y proyectos.
● Dispone de distintas aplicaciones (similares al Microsoft Office) con las que podrás
crear tus contenidos y compartirlos rápidamente con tus colaboradores o clientes.
● Permite el trabajo colaborativo: Como ejemplo, imagina que tienes un equipo de
marketing online y dentro de éste un redactor de contenidos y una SEO. El redactor
escribe un artículo que la SEO tendrá que revisar, para ver si la optimización es
correcta. Con Google Drive puedes compartir ese archivo entre ambos, de esa forma
las dos personas trabajarán sobre el mismo contenido en tiempo real y no tendrán que
guardar el borrador y enviarlo por correo electrónico cada vez que haya que cambiar
algo.
● Permite conectar numerosas aplicaciones que hay en el mercado y crear nuevas
formas de trabajo ( que todavía no conocemos :-D). Ya hablaremos más sobre esto en
otros artículos.
● Han mejorado mucho en cuanto a la identificación de seguridad para acceder a la
cuenta. Actualmente puedes activar una autentificación de dos pasos. De esa forma, si
alguien accede a tu cuenta desde otro dispositivo desconocido te llegará un aviso a ti y
el «hacker» tendrá que verificar su identidad con un segundo password.
● No necesita ningún tipo de mantenimiento por tu parte. Además Google se
encargará de mantener los sistemas siempre actualizados. <3
● Almacenamiento escalable. Siempre que necesites más espacio para guardar tus
datos, simplemente podrás ampliar tus GB de memoria.
● Puedes buscar tus archivos rápidamente con su motor de búsqueda.
Por tanto, resumiría las ventajas de Google Drive en: Flexibilidad, eficiencia y simplicidad.
7.3 Inconvenientes
● Si te despistas y dejas la sesión abierta en otro ordenador, pueden acceder a tu cuenta.
¡No te olvides de cerrarla siempre y, si estás en algún sitio público, borra las cookies
antes de irte. Así no tendrás problemas.
● Al principio cuesta trabajo entender algunos de los conceptos, como el de la edición
de documentos en tiempo real o la gestión de archivos compartidos.No desesperes, es
cuestión de probar (y ver mis tutoriales)
● Necesitas obligatoriamente conexión a internet (a no ser que te descargues la versión
de escritorio, para sincronizar los archivos).
● Para acceder a Google Drive necesitas una cuenta de gmail, quieras o no quieras. Pero
bueno, es un pequeño peaje para todos los beneficios de los que podrás disfrutar.
7.4 ¿Es gratis Google Drive?
Al crear una cuenta de gmail, tendrás automáticamente acceso a todas las aplicaciones
gratuitas de Google. Google Drive es una de ellas, aunque tiene un límite de almacenamiento.
Una vez alcanzado ese límite, se puede ampliar la capacidad de carga pagando una cuota
mensual
7.5 ¿Quién puede ver mi Google Drive?
Todos los archivos de Google Drive están protegidos por tu contraseña ( si activas la
doble autentificación, mucho mejor). Eso quiere decir que sólo tú podrás verlos. Ahora bien,
si decides compartir un archivo, dependerá de los permisos que des a tus colaboradores. Esto
no quiere decir que esa persona tenga acceso a todos los documentos de tu Google Drive,
sino únicamente al archivo que has compartido con él.
8. Conclusiones
- En la actualidad, hablar de herramientas tecnológicas ya no es nada nuevo. El
desarrollo de aplicaciones digitales ha adoptado un ritmo acelerado. En el contexto
educativo, desde que apareció la era de la computación, es bastante común que los
estudiantes utilicen varias de estas herramientas al momento de realizar sus tareas
académicas. Asimismo, estas herramientas han ayudado en el proceso de
enseñanza-aprendizaje, y no solo a los estudiantes, también a profesores y padres de
familia. El paquete de herramienta de Microsoft Office 365 ayuda a que tanto
profesores como estudiantes sean capaces de aprender de una manera más dinámica,
ya que Microsoft Office 365 se adapta de manera óptima al proceso de aprendizaje
colaborativo en la nube
- Slack permite que el equipo esté al tanto de lo que está sucediendo en
diferentes lados del negocio mediante la mensajería instantánea, de esta forma es
posible intervenir a tiempo de forma eficiente, hacer ciertas preguntas, o para
planificar su propio trabajo entorno a lo que se está realizando en otro lugar.
- Trello proporciona una aplicación flexible, visual y ligera para gestionar el
trabajo en colaboración. Sin embargo, debido a esa flexibilidad, requiere de cierta
experiencia para poder sacarle partido eligiendo las integraciones adecuadas.
- Google Workspace es un espacio de trabajo perfecto para mejorar nuestra
productividad y teletrabajar de la forma más eficiente y segura posible. Se tratan de
soluciones flexibles adaptables.
- Google Drive es una herramienta gratuita de google. Se puede utilizar como
una alternativa para realizar trabajos colaborativos. Los profesores y los alumnos
pueden almacenar y compartir documentos, fotos y videos en la nube para tenerlos
accesibles desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
- Canva es una plataforma virtual para hacer todo tipo de presentaciones, totalmente
funcional para estudiantes.
9.- Bibliografía
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Microsoft.com.
https://www.microsoft.com/es-es/education/school-leaders/tools-for-classroom
Conzultek. (2022). ¿Cuáles son las herramientas de Microsoft 365 y cómo funciona la
liberación de la licencia Microsoft 365 Business Basic? Conzultek.com.
https://blog.conzultek.com/cuales-son-herramientas-office-365-liberacion-licencia-basic
Claranet. (25 de octubre de 2018)Aspectos básicos sobre Microsoft Office 365: lo que
debes saber. Claranet. https://www.claranet.es/blog/que-es-office-365
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365? Beservices.es; beServices, Consultora TIC especializada en servicios cloud computing.
https://www.beservices.es/microsoft-office-365-que-es-n-5441-es
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Eno, R. (2020, 24 octubre). ▷ Trello. Qué es, Para Qué Sirve y Cómo Funciona. ENO.
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Parra, M. (2022). Qué es y como funciona trello. Postedin.
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