Tema 6. Gestión documental en operaciones logísticas.
1..Trazabilidad de la documentación y del producto.
Llamamos trazabilidad de la documentación en las operaciones de compraventa a la posibilidad de conocer en
cada momento el origen y el destino de una operación a través de su documentación.
TRAZABILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN EN UNA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA. (EJEMPLO 1)
o Empresa cliente 🡪 Se recibe el presupuesto enviado por el proveedor; tras comprobarlo y
analizarlo, el departamento comercial lo convierte en pedido. Este se incorpora al registro de
pedidos.
o Empresa proveedora 🡪 Tras recibir el pedido, se envía la orden de fabricación al departamento
técnico. Este, para poder fabricar los productos pedidos, necesita algunos materiales sin stock en
el almacén central, y por tanto se envía la requisición de compras a su departamento de compras.
La empresa envía una hoja de solicitud a su almacén regional, donde sí puede disponer de los
productos necesarios. Se reciben ese mismo día, y a los cuatro días los productos están fabricados
y en el almacén. Se anotan como entrada en la correspondiente ficha de almacén.
Se prepara el envío y a los cinco días se envía junto al albarán. Se contrata a una agencia de
transportes, que emite la correspondiente carta de porte. Se da salida a los productos en la ficha
de almacén.
o Empresa cliente 🡪 Se recibe el albarán, que se coteja con el pedido, y se comprueba que la
mercancía se presenta en buen estado. Esto se anota en el correspondiente registro de entrada de
mercancías. Como no hay ninguna incidencia, no es necesario rellenar la ficha de incidencias.
o Empresa proveedora 🡪 El transportista devuelve el albarán firmado a la empresa proveedora, y
esta realiza la factura correspondiente.
-Compraventa mercantil: según el Código de Comercio, la compraventa es mercantil cuando se compran cosas
muebles para revenderlas, bien en la misma forma en que se compraron o bien en otra diferente, con ánimo
de lucrarse en la reventa. Por tanto, la compra de bienes destinados al consumo del comprador no será
mercantil. Serán mercantiles las compraventas de bienes inmuebles realizadas con carácter especulativo.
2.2. PEDIDO.
3.1. ALBARÁN.
La mercancía solicitada siempre viene acompañada de un albarán o nota de entrega, que es el documento que
emite la empresa proveedora junto con la mercancía entregada. Este documento, debidamente firmado por el
cliente, le sirve al proveedor como justificante de haber entregado la mercancía. De acuerdo a este se
elaborará posteriormente la factura.
Los defectos de calidad o cantidad de las mercancías embaladas, el Código de Comercio establece 4 días para
reclamar estos defectos, siempre que sean aparentes (artículo 336). Si existieran ocultos el plazo para reclamar
es de 30 días contados desde la fecha de entrega.
Existen dos modalidades de albarán:
a) Sin valorar: aquel donde solo se muestra la cantidad de mercancía y su descripción. No se indica precio
unitario, ni importe total.
b) Valorado: aquel en el que pueden aparecer, además de cantidad y descripción, el precio unitario,
importe total, descuentos, gastos e incluso el impuesto si el empresario lo cree conveniente.
3.2. CARTA DE PORTES.
Documento que evidencia la existencia de un contrato de transporte. Es emitido por la agencia de transporte u
operador logístico, y en él se reflejan los términos en los que se produjo el acuerdo entre la empresa de
transporte y su cliente.
Si es el proveedor el que corre con los gastos de porte se habla de “portes pagados” o “portes pagados en
origen”. Si el cliente es el corre con los gastos, son “portes debidos” o “pagados en destino”. Otra modalidad
de pago es el reembolso, los paga el cliente al recibir la mercancía.
El IVA de transporte de mercancías es del 21%, a no ser que sean portes facturados dentro de la factura de la
operación principal, que llevarán el mismo IVA que los productos que transportan.
3.4. INCOTERMS Y TRANSPORTE NACIONAL.
Los incoterms son un conjunto de normas que ayudan a l interpretación de los términos comerciales en los
contratos de compraventa mercantil internacional. Los publica la Cámara Internacional de Comercio (París).
Hay 11 incoterms y cada uno se utiliza para una situación específica:
1) EXW 🡪 la mercancía se pone a disposición del cliente (importador) en la misma fábrica del proveedor
(exportador)
2) FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT Y CIP 🡪 el cliente (importador) asume los costes y riesgos en lo relacionado
con el transporte.
3) DAP 🡪 el vendedor (exportador) debe hacerse cargo de todos los gastos y responsabilidades hasta que
la mercancía se desembarca en el punto convenido.
4) DAT Y DDP 🡪 el exportador es responsable de las mercancías hasta que estas llegan al punto de
destino, que suele ser el almacén del importador.
Los documentos que se necesitan para el transporte de las mercancías son:
− T. marítimo: conocimiento de embarque, Bill of Lading.
− T. por carretera: carta de porte por carretera (CMR).
− T. por ferrocarril: carta de porte por ferrocarril (CIM).
− T. aéreo: conocimiento de embarque aéreo. Air Waybill (AWB).
− T. multimodal: sirve como contrato de transporte marítimo y comprobante de que se ha utilizado más
de un medio de transporte principal. El documento se denomina FIATA o FBL.
-Fletes 🡪 son los portes de mercancías cuando se realizan por barco o por avión.
QUIÉN CORRE CON LOS GASTOS EN UNA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA INTERNACIONAL.
4. Facturas.
Es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios. Viene
regulada por el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan
las obligaciones de facturación.
4.1. CÁLCULO DE LA BASE IMPONIBLE.
Es la cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo para obtener la cuota tributaria. A la base imponible se
le sumará la cuota tributaria para obtener el total de la factura.
Cuota de IVA = Tipo Impositivo * Base Imponible
Base Imponible + Cuota de IVA = Total factura
OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA.
Operaciones realizadas por empresarios o profesionales a los que sea de aplicación el régimen especial del
recargo de equivalencia.
Los minoristas que vendan el 80% o más de sus productos al por menor y que sean empresarios individuales
están obligados a acogerse al régimen especial del comercio minorista o recargo de equivalencia.
El funcionamiento de éste régimen es el siguiente: los proveedores de estos comerciantes cargarán en sus
facturas, además del IVA, un recargo de equivalencia, que después se tendrá que ingresar en Hacienda en su
declaración liquidación modelo 303.
4.2. TIPOS DE FACTURAS.
La normativa vigente de facturación tiene en cuenta tres tipos de facturas:
− F. ordinaria 🡪 dentro de ésta, están las facturas simplificadas y las facturas electrónicas.
− F. rectificativa 🡪 es una herramienta para subsanar errores en la factura ordinaria.
− F. recapitulativa 🡪 ayuda a agilizar, cuando sea posible, la factura ordinaria.
Otro tipos de factura son: proforma y ordinaria que incluye retenciones de IRPF.
FACTURA SIMPLIFICADA.
Podría emitirse, a elección del emisor, cuando el importe de los bienes o servicios que se van a facturar no
exceda de 400€, IVA incluido, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.
Podrá emitirse cuando su importe no exceda de 3.000€, IVA incluido, en las siguientes operaciones: ventas al
por menor, estacionamiento de vehículos, servicios de hostelería…
FACTURA ELECTRÓNICA O E-FACTURA.
Es una factura que se ajusta a lo establecido en el RD y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico.
Estará condicionada a que su destinatario haya dado el consentimiento y los comercios electrónicos están
obligados a emitir facturas electrónicas siempre que sus clientes lo acepten.
FACTURA RECTIFICATIVA.
Se debe expedir en las siguientes situaciones:
− Cuando se modifique la base imponible por circunstancias como la devolución de mercancía o de
envases y embalajes. Si se realiza una rectificación en una factura posterior no será necesario emitirla.
− Cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos referentes a su contenido.
− Cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
− Cuando se concedan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
La rectificación se efectúa mediante la emisión de una nueva factura.
FACTURA RECAPITULATIVA
Aquellas que incluyen en una sola factura distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo
destinatario, siempre que se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Deberán ser expedidas como
máximo el último día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones, y en caso de ser un
destinatario empresario profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
FACTURA PROFORMA
Es un documento en que se detalla una oferta comercial.
La emite el vendedor o exportador antes de concretar la venta, y en ella se especifican las condiciones de esa
venta.
Será un anticipo de la factura comercial. Se suele utilizar en el comercio internacional, y puede ir acompañada
de muestras sin valor comercial. Debe aparecer bien visible la expresión “factura proforma”.
