MODELO CONTROL INTERNO

COMPAÑÍA HOTELERA CARTAGENA PLAZA LTDA

STEFHANY ALVAREZ
ISABEL CRISTINA CASTRO
YAQUELINE FLOREZ PEREIRA
JULIE ALEEXANDRA GUANCHA PANTOJA
ANA CRISTINA PINO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

CONTADURIA PUBLICA
ECACEN
SEPTIEMBRE 2021
POPAYAN
 Introducción

El control interno juega un papel fundamental en una empresa para la toma de

decisiones y las correspondientes medidas preventivas en la entidad para lograr
los objetivos. Toda organización debe tener un plan de control interno con políticas
y procedimientos para proteger los recursos a su disposición, verificando la
precisión y autenticidad de la información para promover la eficiencia en todos los
procesos internos y estimular las políticas y prácticas para lograr las metas
planificadas.

Toda empresa está expuesta a riesgos, que deben ser minimizados mediante la
aplicación de controles internos adecuados. Son de vital importancia para las
empresas porque de ellos dependen el buen funcionamiento de las operaciones.

Con el presente trabajo tenemos como objetivo aprender a implementar medidas

de control interno en una organización, partiendo de unos Estados Financieros
dados, en los cuales identificaremos los rubros críticos y de materialidad, sobre los
que nos enfocaremos a manera de muestra, ya que el tiempo no nos da para
hacer un control integral.
 Tabla de contenido

INTRODUCCION
2
CAPITULO I
1. Aspectos Generales de la Empresa 4
1.1. Reseña Histórica 6
1.2. Marco Legal 9
CAPITULO 2
2. Marco teórico 10
2.1. Control Interno
2.2. Clasificación del control interno
2.3. Control administrativo.
2.4. Diferencia entre control contable y administrativo
2.5. Objetivos del sistema de control
2.6. Características del sistema de control interno
2.7. Estructura del proceso de control
2.8. Componentes del control interno
2.9. Sistema contable
2.10. Principios de control interno
CAPITULO III
3. Manual de control interno contable
3.1. Elaboración del manual de control interno contable
3.2. Manual procedimientos contables
3.3. Organigrama institucional
CAPITULO V
4. Diagnostico actual
4.1. Fuentes técnicas de recolección de datos
4.2. Descripción de procedimientos
4.3. Importancia de la actualización de control interno general
4.4. Conclusiones y recomendaciones
 CAPITULO I
MANUAL DE CONTROL INTERNO

1.1 DATOS DE LA EMPRESA

DATOS BASICOS
Matricula mercantil número  
Tipo societario 03. sociedad limitada
Fecha de constitución (aaaa-
mm-dd)  

CLASIFICACIÓN
Macrosector Servicios
Sector Alojamiento y servicios de comida
Subsector Alojamiento en hoteles
Ciiu I5511

OBJETO SOCIAL PRINCIPAL

Servicio de hospedaje y restaurante
...

UBICACIÓN
Dirección de notificación judicial
registrada en cámara de
comercio Cra 1 6 154 Barrio Boca grande Cartagena
Departamento de la dirección
del domicilio Bolívar
Teléfono del domicilio  
Ciudad de la dirección de
notificación judicial Cartagena de Indias
Celular corporativo  
E-mail de la sociedad Auditoriad@doradoplaza.com

OTROS
El máximo órgano social aprobó  
distribuir utilidades del ejercicio
inmediatamente anterior
Corte de cuentas según
estatutos  
Estado actual Vigilancia
Dirección del domicilio Cra 1 6 154 Barrio Boca grande
Domicilio casa matriz sucursal
de sociedad extranjera  
La compañía está obligada a
tener revisor fiscal?  
Concepto del revisor fiscal en
su informe  
Valor de las utilidades
decretadas en miles de pesos
(ejercicio inmediatamente
anterior)  
Fecha de vencimiento (aaaa-
mm-dd)  
Departamento de la dirección
de notificación judicial Bolívar
Ciudad de la dirección del
domicilio Cartagena-Bolívar
País del domicilio casa matriz
sucursal de sociedad extranjera  
El revisor fiscal pertenece a una
firma?  
Los estados financieros
presentan información
reexpresada?  
 1.2 MARCO DE REFERENCIA

Generalidades del Hotel Cartagena Plaza S.A.S

RESEÑA HISTORICA
El Hotel Cartagena Plaza, miembro de la cadena Hotelera EM HOTELS inició
operaciones en el año de 1993. El Hotel cuenta con 311 confortables habitaciones
estándar, una Suite y una Junior Suite con la mejor vista al mar y a la ciudad
antigua, un panorama espectacular que lo envuelve en la magia del caribe.

A sólo 10 minutos del aeropuerto internacional Rafael Núñez y 5 minutos del

centro histórico, con una ubicación privilegiada frente al mar a pasos de casinos,
tiendas de reconocidas marcas, estamos dispuestos a convertirnos en su mejor
aliado para lograr el éxito en todas sus actividades. 

El presente Manual de control interno tiene como finalidad suministrar información,

verificar y evaluar todo proceso que se llevó a cabo por la organización con el fin
de implementar medidas que sean necesarias para cumplir con los objetivos y
metas que se establezcan.

MISION
Cumplimos los sueños de los clientes con el compromiso total de nuestro talento
humano, trabajando con excelencia, seguridad y dedicación, colocando especial
atención a los detalles; creando valor y beneficios para clientes, colaboradores,
proveedores, accionistas y la comunidad en concordancia con la sostenibilidad y
modernización.

VISION
En el 2022 seremos líderes en el sector hotelero a través de la creación de
experiencias vacacionales y de negocios gratamente memorables donde nuestros
clientes se sientan felices y alcancen sus objetivos; Fortaleciendo a los
colaboradores en su desarrollo profesional y humano, optimizando nuestros
procesos, innovando y manteniendo el compromiso con la sostenibilidad y
seguridad.

Objetivos

Objetivo General
Implementar el manual de procedimientos y control interno de la COMPAÑÍA
HOTELERA CARATGENA PLAZA LTDA., para lograr eficiencia y calidad en los
servicios ofrecidos a nuestros clientes.

Objetivos Específicos

 Garantizar el mejoramiento continuo de los procesos y la calidad en la

prestación de los productos/servicios ofrecidos
 Rechazar todo tipo de actividad turística que atente contra la sociedad,
genere diferencias sociales o que ponga en riesgo la integridad física o
mental de la comunidad y de sus colaboradores construyendo relaciones
positivas donde podamos aportar al desarrollo local, mejorando la calidad
de vida de las personas.
 Colocar nuestro empeño en la conservación del patrimonio cultural
integrando los elementos gastronómicos, culturales y artísticos autóctonos
de la región.
 Garantizar y velar porque se cumplan los derechos y deberes de nuestros
proveedores, colaboradores y clientes.
 Ofrecer al público en general un servicio personalizado.
 Brindar un excelente servicio de alojamiento y alimentación en la ciudad de
Granada.
 Proveer al cliente un ambiente agradable, de comodidad y paz.

Valores.
La COMPAÑÍA HOTELERA CARTAGENA PLAZA LTDA contará con un personal
capacitado, agente de valores como el respeto, la responsabilidad, la congruencia,
la ética y la honestidad, brindando de esta manera un servicio personalizado de
calidad.
Respeto: Es la decisión firme, responsable y auténtica de no violar los derechos
humanos, las normas del orden social y de la naturaleza que nos aloja.
Responsabilidad: Es el compromiso del ser humano por el cual responde a las
consecuencias de sus elecciones y actos intencionados.
Congruencia: Implica una correspondencia plena, entre las creencias, valores,
metas y acciones de la persona (entre el pensar y el hacer).
Honestidad: Es la independencia para elegir actuar siempre con la verdad y con
justicia
Ética: Es la valoración moral de todas las labores que se realicen dentro del
campo profesional.

|Estructura organizacional.
Los propietarios de la COMPAÑÍA HOTELERA CARTAGENA PLAZA TLDA, no
poseen una estructura organizacional, solamente se cuenta con un listado de los
puestos de las diferentes áreas, por tanto, el equipo investigador elaborará un
organigrama como parte de la propuesta del manual de control interno contable.
Puestos relevantes de la compañía
 Habitaciones
 Alimentos y bebidas
 Recursos Humanos
 Marketing
 Contabilidad

Puestos significativos:
 Director general del hotel
 Director de Alojamiento
 Director de alimentos y bebidas
 Revenue/ Yield Manager
 Jefe de Recepción
 Jefe de Compras
1.3 Tabla 1. Marco legal
NORMATIVIDAD SOBRE CONTROL INTERNO

Constitución Artículo 189. Corresponde al presidente de la República

política colombiana como jefe de estado, jefe del gobierno y suprema

autoridad administrativa: Promulgar las leyes,
obedecerlas y velar por su estricto cumplimiento.

Artículo 209. Determina los principios de la función

administrativa y el control interno.

Artículo 269. Determina la obligación para las

autoridades públicas, de diseñar y aplicar, según la
naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos
de control interno.

Ley 87 de 1993 Articulo 1 Definición de control interno. Se

entiende
por control interno el sistema integrado por el
esquema
de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad,
con
el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones
y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con
las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de
 CAPITULO II

2.. MARCO TEORICO

Control Interno.
Definición de Control Interno

Para conceptualizar el control interno, se hace necesario realizarlo desde varios

puntos de vista, estos conceptos y definiciones, serán para formar una base que
permita la identificación de los métodos y medidas que las empresas toman para
salvaguardar sus activos y la información contable.

En este propósito González y Cabrales,(2010),nombran al Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados – AICPA al definir que "El Control Interno incluye
el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación
acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la
corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas...un sistema de
Control Interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan
directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas".

Siguen expresando los autores, citando al Informe COSO en 1992 que "El proceso
que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con
seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia
operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas,
leyes y normas.

" Ante la situación planteada, Catacora, (1999), expresa que “El control interno
comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas
adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y
razonabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y
estimular la adhesión a las practicas ordenadas por la gerencia.”
En los marcos de las observaciones anteriores el control interno es un proceso
muy importante que toda entidad debe utilizar, el control interno es una expresión
que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de
entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones
en dichas empresas. El sistema de control interno comprende el plan de la
organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los
datos contables.

Al ser el control interno un proceso diseñado para proveer razonablemente

seguridad al momento de alcanzar los objetivos fundamentales de la institución
tales como la efectividad y eficiencia en el manejo de las operaciones; tener la
confiabilidad de la información financiera que se presenta frecuentemente en los
estados financieros entre otros y también verificar el cumplimiento de las leyes y
regulaciones.

2.2 Clasificación del control interno

Control contable.

El control contable para Guzmán y Pintado, (2012), se refiere al “plan de

organización de las actividades de la empresa como: organigramas, líneas de
responsabilidad, métodos encaminados a promover la eficiencia, sistemas de
autorización entre otros. Así mismo se refiere a los sistemas de movimiento de
documentos, requisitos formales. A título de ejemplo podemos enumerar casos
como: control de calidad, sistemas de promoción laboral, análisis al organigrama,
potestad para firmar un cheque y cómo ha de hacerse”.

El plan de organización, los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda

de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros, en consecuencia, según
Alvarado y Tuquiñahui,(2011), está diseñado para proporcionar una razonable
seguridad de que:

a. Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o

especifica de la dirección.
b. Las transacciones se registran, según sea necesario:

1. Para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con

los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: y,
2. Para mantener el control sobre los activos.

c. El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la

dirección.
d. El activo contabilizado se comprar con el existente a intervalos de tiempo
razonablemente se adoptan medidas correspondientes en el caso de que
existan diferencias.

De los anteriores planteamientos se deduce que, el control interno contable es el

proceso mediante el cual se evalúa el desempeño de las empresas o instituciones,
con el propósito de determinar su calidad y evaluar si sus actividades se están
realizando de manera eficaz y eficiente. Se ejerce tomando como base las cifras
de operación presupuestadas y se les compara con las que proporcionan la
contabilidad para efectuar las tareas de procesamiento y verificación de las
transacciones, se salvaguarden los activos y se constate que los registros
financieros estén respaldados con la respectiva documentación comprobatoria.

2.3. Control administrativo.

“Este control se refiere básicamente a los procedimientos que se establecen con

respecto a la actividad de contabilidad, tales como, clasificador de cuentas y
contenido de las mismas, estados financieros, registros y submayores,
documentos para captar la información
Siguen expresando las autoras que el control interno contable comprende la
preparación de los estados contables y financieros, la existencia de los principios
contables, y además que se dé el adecuado cumplimiento de la normativa que se
encuentre vigente. Es así que se debe comprobar que los activos y pasivos
existan real y físicamente los mismos que a su vez se encuentren pertinentemente
registrados y clasificados correctamente.

Cabe agregar que de comprobarse que los juicios contables con los que se
maneja la entidad sean los correctos de acuerdo a la naturaleza empresarial. Se
tendrá que analizar constantemente que las políticas contables que tengan
coherencia en su aplicación de acuerdo con las necesidades de la empresa y con
los principios de ética esenciales. Se debe tener muy en cuenta que la información
que se obtiene de la contabilidad sea de cantidad y calidad suficiente, competente
y pertinente, Guzmán y Pintado, (2012)”.

Así mismo Alvarado y Tuquiñahui,(2011) indican que “el control administrativo lo

conforman el plan de organización, procedimientos y registros relacionados con
los procesos de decisión para poder autorizar las actividades comerciales de la
dirección quien debe alcanzar los objetivos establecidos, lo cual es un principio
para establecer un control contable”.

Después de las consideraciones anteriores, el control administrativo comprende el

plan de organización, todos los métodos y procedimientos relacionados
principalmente con eficiencia en las operaciones que se realizan en la empresa, es
la fase del proceso a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con
relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el
proceso si fuese necesario.

2.4.Diferencia entre control contable y control administrativo.

En este propósito, Guzmán y Pintado, (2012), expresa que, “la diferencia de uno y
otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se basa en el
organigrama, procedimientos y funcionamiento general de la empresa, el contable
es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa”.
Ante la situación planteada, el control administrativo se basa en los parámetros y
estatutos que rigen a la empresa velando por el buen funcionamiento de sus
operaciones mientras que el control contable, está enfocado específicamente en la
situación económica de la misma custodiando los recursos financieros que esta
posee y maximizando su potencial monetario en post de su beneficio.
2.5.Objetivos del sistema de control interno.

El control Interno descansa sobre objetivos fundamentales a través de los cuales

se evalúan los procesos, acciones, planes o sistemas que se ejecutan en la
empresa permitiendo visualizar cualquier debilidad dentro del control logrando de
este modo un mejor funcionamiento en la compañía o institución.

De acuerdo con los razonamientos de Gonzalez y Cabrales, (2010), los objetivos

del control interno son:
 “Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.
 Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización”.
En este mismo sentido Estupiñán, (2006), expresa que los objetivos de un sistema
de control son los siguientes:

 “Efectividad y eficiencia de las operaciones

 Suficiencia y confidencialidad de la información financiera
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables”.
Después de lo anterior expuesto podemos concluir que los objetivos en los que
radica el control interno es el de velar por el buen funcionamiento de las empresas
o instituciones, evaluando la efectividad y eficiencia de sus operaciones,
generando información confiable que juega un papel de suma importancia en la
toma de decisiones, además estos objetivos tienen como propósito maximizar los
recursos humanos, así como financieros que estas poseen.

2.6. Características del sistema de control interno.

Según Romero, (2012), enumera las características del control interno de la
siguiente manera:

 “Efectividad y eficiencia de las operaciones.

 Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

  Es un proceso que parte de los demás sistemas y procesos de la empresa
incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a
éstos. Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.
 Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la
organización a través de sus acciones y palabras.
 Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de que se
lograrán sus objetivos”.

Por su parte Lara, (2008), clasifica las características del control interno a través
de lo siguiente:

 “Identificar cada operación, acto o actividad y sus características,

relacionadas con la documentación comprobatoria de tal forma que se
puedan identificarse las contribuciones y tasas, incluyendo las actividades
liberadas de pago por la ley.
 Identificar las inversiones realizadas relacionadas con la documentación
comprobatoria de tal forma que puedan apreciarse la fecha de adquisición
del bien.
 Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como
resultado las cifras finales de las cuentas.
 Formular los estados de posición financiera”.

En referencia a la clasificación anterior, los sistemas contables se caracterizan por

la información que contiene cada documento que comprueba cada operación
realizada por la empresa, donde no solo identifica y registra las operaciones si no
que permite temer un control de las inversiones realizadas desde su inicio, es
decir es un control detallado de todas las actividades de la empresa de forma
puntual y las interrelaciones de las operaciones entre sí.

2.7.Estructura del proceso de control

Por su parte, Alvarado y Tuquiñahui, (2011), indican al respecto, “se denomina

estructura del control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y
otras medidas incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer
seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control
interno”.
El establecimiento de una estructura de control interno, representa una importante
responsabilidad de la administración, para proporcionar una seguridad razonable
de que se lograran los objetivos del ente, de esta manera los refiere Munguía,
(2012).
En ese mismo sentido el autor agrega que, los titulares de las dependencias,
entidades, municipios, y los demás servidores públicos en el ámbito de sus
respectivas competencias deben contribuir al mejoramiento continuo del control
interno institucional, con el fin de mantener y elevar su eficacia y eficiencia:

 Los titulares de las instituciones son responsables de la actualización y

supervisión general del control interno.
 Los responsables de cada uno de los procesos y operaciones durante el
transcurso de sus actividades cotidianas deben:
a. Evaluar y mejorar los sistemas de control específicos implementados
b. Atender con oportunidad y diligencia las observaciones y debilidades de
control interno comunicadas por las instancias de fiscalización.
c. Supervisar la ejecución de todos los procesos y operaciones de tal manera
que se asegure que las deficiencias identificadas y las derivadas del
análisis de los reportes emanados de los sistemas de información sean
resueltas rápidamente, y que eviten la recurrencia de las deficiencias
respectivas”
Sobre la base de las consideraciones anteriores, la estructura del proceso de
control es el modelo o patrón que contribuye a verificar la situación actual en la
que se encuentra la empresa, este mecanismo es el que nos permite cerciorarnos
de que los hechos se estén cumpliendo de acuerdo a los objetivos propuestos por
la administración teniendo como fin señalar los errores, rectificarlos e impedir que
se produzcan nuevamente.

2.8.Componentes del control interno.

Ambiente de control.
“El ambiente de control hace referencia a la conciencia de control de las personas
dentro de la organización. El ambiente de control es la base para todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Guzmán y
Pintado, (2012)”.
Cabe agregar que Cooperativa Nacional de Servicios, (2014), expresa que el
“ambiente de control, es el fundamento de los demás componentes
proporcionando disciplina y estructura, que incide en la manera de como:
 I. Se estructuran las actividades del negocio.
II. Se asigna autoridad y responsabilidad.
III. Se organiza y desarrolla el personal.
IV. Se comparten los valores y creencias.
V. La personal toma conciencia de la importancia del control”.
Después de lo anterior expuesto, el ambiente de control interno dentro de las
empresas es la base de la estructura organizativa de la institución, a él se le
atribuye la responsabilidad de mantener la disciplina, promover valores,
implementar la organización y contribuir al desarrollo y buen desempeño del
personal.

2.9.Sistema contable.
“Consiste en la evaluación de la calidad y la eficacia en las organizaciones del
proceso de control interno a través del tiempo. Se incluye la evaluación del diseño
y operación de los controles además de evaluar el cumplimiento de políticas y
procedimientos. También se prevé la aplicación de medidas apropiadas cuando
sea necesario. Los sistemas de control interno deben ser monitoreados
constantemente. Esto se logra a través de actividades de seguimiento en curso o
evaluaciones separadas. Si se encuentran deficiencias de control interno
detectadas a través de estas actividades de vigilancia, deben ser reportados a los
altos mandos de la entidad, Guzmán y Pintado, (2012)”.

En este orden de ideas se puede citar, Cooperativa Nacional de Servicios, (2014)

afirma, “El Sistema Contable se diseña para operar en ciertas circunstancias
considerando: Objetivos, riesgos, y limitaciones inherentes al control. Los
controles pierden su eficiencia debido a factores internos y externos que cambian
las condiciones para operar con eficiencia. En este sentido, debe ser monitoreado
de forma continua y sistemática”.

De los anteriores planteamientos se deduce que, un sistema contable es un

conjunto completo y consistente de la información financiera que posee la
empresa, basándose en el cumplimiento de los procedimientos previamente
establecidos, sometidos a pruebas de control y constante monitoreo con la
finalidad de detectar insuficiencias en el registro de las actividades, siendo su
objetivo principal apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de
manera eficiente y oportuna.

Procedimientos de control.
De acuerdo con, Cooperativa Nacional de Servicios,(2014), define “políticas y
procedimientos para asegurar que se están ejecutando las directrices
administrativas para manejar los riesgos, incluyendo actividades tan diversas
como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del
desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de deberes y
responsabilidades”.

“Son las políticas y procedimientos de control que ayudan a asegurar que las
directivas de gestión se cumplan. Las políticas de la organización y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las acciones necesarias se tomen
para hacer frente a los riesgos potenciales involucrados en el cumplimiento de los
objetivos de la entidad. Las actividades de control se producen en toda la
organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una amplia
gama de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operativo, la seguridad del
capital y la segregación de funciones. Guzmán y Pintado, (2012)”.

De acuerdo con los razonamientos que se han venido realizando, el procedimiento

de control es una herramienta clave que sirve para evaluar la correcta aplicación
de los programas, normas y políticas que rigen a la institución cerciorándose de
que se estén ejecutando adecuadamente los estándares y lineamientos trazados
por la administración, previniendo de este modo cualquier anomalía que se pueda
presentar, brindando seguridad y confiabilidad respecto a la información.

2.10.Principios de control interno.

En tal sentido, la Contraloría General de la República, (2014) describe: “El Sistema

de Control Interno consta de cinco componentes funcionales y diecisiete principios
que representan los conceptos fundamentales asociados a cada componente .

Los componentes del Sistema de Control Interno son cinco:

I. Ambiente de Control
II. Evaluación de Riesgo
III. Actividades de Control
IV. Información y Comunicación
V. Actividades de Supervisión”.
 Los cuatro primeros se refieren al diseño y operación del control interno. El quinto,
Actividades de Supervisión, está diseñado para asegurar que el control interno
continúa operando con efectividad.
Tabla No.1: Componentes y principios del control interno.

Componente Principi
os
1. Entidad comprometida con integridad y valores.
I. Ambiente de 2. Independencia de la supervisión del Control Interno
3. Estructura organizacional apropiada para objetivos
control
4. Competencia profesional
5. Responsable del Control Interno
6. Objetivos claros
II.
7. Gestión de riesgos que afectan los objetivos
8. Identificación de fraude en la evaluación de riesgos
Evaluación del 9. Monitoreo de cambios que podrían impactar al SC.
riesgo
10.Definición y desarrollo de actividades de control para
mitigar riesgos
III.
11.Controles para las TIC para apoyar la consecución de los
objetivos institucionales
Actividades 12.Despliegue de las actividades de control a través de
políticas y procedimientos
de control
13.Información de calidad para el Control Interno
IV. 14.Comunicación de la información para apoyar el Control
Interno
Información y 15.Comunicación a terceras partes sobre asuntos que afectan
el Control Interno
comunicación
V. Actividades 16.Evaluación para comprobar el Control Interno
17.Comunicación de deficiencias de Control Interno
de supervisión
En este mismo orden y dirección COSO, Committee of Sponsoring Organizations
de la Treadway Commission,(2013), establece:

Entorno de control
Principio 1:” Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia Principio 5: Hace cumplir
con la responsabilidad

Evaluación de riesgos
Principio 6: Especifica objetivos relevantes
Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

Actividades de control
Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos Principio 13:
Usa información Relevante

Sistemas de información
Principio 14: Comunica internamente Principio 15: Comunica externamente

Supervisión del sistema de control - Monitoreo

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes. Principio 17:
Evalúa y comunica deficiencias”

En referencia a la clasificación anterior, los principios del control interno son

procesos realizados por el personal de la organización, dichos elementos no
pueden ser considerados infalibles puesto que están estrechamente ligados a los
componentes del mismo, con el propósito de orientar la implementación de un
sistema efectivo y en pro de mejora continua que les permita enfrentarse a los
rápidos cambios del mundo de hoy.
Responsabilidad del control interno.

“La responsabilidad más directa corresponde a la dirección que se le asignan a los

departamentos de gestión y control interno pero casi todo el personal cumple
alguna función de control interno, transmitiendo posibles sugerencias por los
canales adecuados, los miembros de la organización deben concientizarse de que
el control interno no es ajeno a ellos, sino que todos están implicados. Alvarado y
Tuquiñahui,(2011).

Act Responsabilid
or ad
Interno a la entidad
Todos los integrantes que conforman una entidad son responsables del Control
Interno.
Gerente Son los responsables directos de todas las
s/ actividades de una organización, incluyendo el
Director diseño, la implementación, la supervisión de su
es/ correcto funcionamiento, el mantenimiento y la
Ministros documentación del sistema de Control Interno.
/ Sus responsabilidades varían de acuerdo a su
Alcaldes función en la entidad y las características propias
/ de la entidad.
Presidentes Regionales/
Todo personal responsable
de la dirección de una
entidad
Son los responsables de examinar y contribuir a
la continua efectividad del sistema de Control
Interno a través de sus evaluaciones y
Auditores Internos recomendaciones y, por lo tanto, desempeñan un
papel importante en el ejercicio de un Control
Interno efectivo. Sin embargo, no tienen una
responsabilidad general primaria sobre el diseño,
 puesta en marcha, mantenimiento y
documentación del Control
Interno.
Es el responsable de contribuir al Control Interno.
El Control Interno es parte implícita y explícita de
las funciones de cada uno. Todos los miembros
Personal del personal juegan un rol al efectuar el control y
deben ser responsables por reportar problemas
de operaciones, de no cumplimiento al código de
conducta o de violaciones a la política.
Pueden contribuir a que la organización alcance sus objetivos o pueden proveer
información útil para efectuar el Control Interno. De cualquier modo, no son
responsables del diseño, puesta en marcha, adecuado funcionamiento,
mantenimiento
o documentación del sistema de Control Interno.
Es la responsable, en el marco de sus funciones,
de fortalecer y promover el Control Interno
efectivo en las entidades del Estado. La
CGR evaluación del Control Interno es esencial para el
cumplimiento de las Entidades Fiscalizadoras
Superiores y las auditorías financieras y
operativas, quienes comunican sus hallazgos y
recomendaciones a los
interesados.
Son las responsables de hacer auditoría, por
Sociedades de Auditoría / encargo, a algunas entidades públicas. Ellos y
Auditores Externos sus cuerpos de profesionales deben asesorar y
dar
recomendaciones de Control Interno.
Es el responsable de aprobar normas de rango
de ley que tienen incidencia en el fortalecimiento
Congreso de la República e implementación del Control Interno por parte
 de
todas las entidades del Estado.
Son los responsables, a partir de su rol rector y
Órganos rectores especializado, de establecer las reglas y
(ministerios, directivas sectoriales las cuales contribuyen
reguladoras, etc.) indirectamente al fortalecimiento e
implementación de controles
internos.
Son los responsables de interactuar con las
Otros participantes entidades (beneficiarios, proveedores, etc.) y
proveer información relacionada con el logro de
los
objetivos.

Fuente:(http://ww2.mincetur.gob.pe/wpcontent/uploads/documentos/institucional/sistema_de_control_int
erno/Marco_Conceptual_SCI.pdf.), recuperado el 02 de Septiembre del 2016.

Como puede observarse, cada persona en una organización tiene alguna

responsabilidad respecto del control interno. Los directivos financieros y de
contabilidad son indispensables en la manera como la administración ejerce el
control, si bien todo el personal administrativo juega papeles importantes y son
responsable del control de las actividades de sus unidades. De manera similar, los
auditores internos contribuyen a la efectividad del sistema de control interno, sin
embargo, ellos no tienen la responsabilidad primaria por establecerlo y
mantenerlo.

CAPITULO III
3.1.Manual de control interno contable.
Definición de manual de control interno contable.

“Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las

instrucciones e información sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y
actividades de la entidad. El manual de control interno está estrechamente
vinculado con los manuales de procedimientos aprobados por la dirección de la
institución que son de obligada observación para el personal que realiza
transacciones, que las controla o las registra. Guzmán y Pintado, (2012)”.
Resulta oportuno citar, Muñoz, Servellon, y Villalta,(2012),puesto que describen al
manual de Control como “el conjunto de normas, principios, fundamentos,
procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de
control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que
conforman una institución pública, se constituye en un medio para lograr una
función administrativa de Estado integra, eficaz y transparente, apoyando el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la
finalidad social del Estado”.

De los anteriores planteamientos se deduce que el manual de control interno es el

proceso diseñado, implementado y mantenido por los encargados de gobierno, la
administración y otro personal de la entidad, para proporcionar seguridad
razonable sobre el logro de los objetivos de la Asociación Agropecuaria, respecto
a la salvaguarda de los activos, confiabilidad de la información financiera,
efectividad y eficiencia de las operaciones, cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.

Importancia.
Atendiendo a Gómez y Tenesaca, (2012), afirman que “La existencia de un
manual que describa de qué manera se debe cumplir las actividades de la entidad
es de gran importancia, ya que permite informar cual es el fin de seguir los
controles como los objetivos que se quieren cumplir en cada área, las políticas,
estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas. Su existencia
que es determinante para cumplir con los objetivos de la entidad”.

Con referencia a lo anterior, “la importancia de usar manuales contables en las

empresas es fundamental porque sirven de guía y apoyo para el personal que
tiene a cargo las funciones del proceso de control contable, ya que facilita de esta
manera la preparación de reportes y estados financieros en forma adecuada y
oportuna para la toma de decisiones manteniendo de este modo una uniformidad
en los registros e información financiera que se origine y presente a la junta
directiva. Guzmán y Pintado, (2012)”.

En relación con este último, la Contraloría General de la República, (2014)

plantea, “el control interno trae consigo una serie de beneficios para la entidad. Su
implementación y fortalecimiento promueve la adopción de medidas que redundan
en el logro de sus objetivos.

A continuación, se presentan los principales beneficios:

a. La cultura de control favorece el desarrollo de las actividades institucionales
y mejora el rendimiento.
b. El control interno bien aplicado contribuye fuertemente a obtener una
gestión óptima, toda vez que genera beneficios a la administración de la
entidad, en todos los niveles, así como en todos los procesos, subprocesos
y actividades en donde se implemente.
c. El control interno es una herramienta que contribuye a combatir la
corrupción
d. El control interno fortalece a una entidad para conseguir sus metas de
desempeño y rentabilidad y prevenir la pérdida de recursos.
e. El control interno facilita el aseguramiento de información financiera
confiable y segura que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones,
evitando perdida de reputación y otras consecuencias”.

En este propósito, Alvarado y Tuquiñahui,(2011) manifiestan lo siguiente “toda

organización debe de llevar un consistente control de las operaciones,
procedimientos o actividades y demás operaciones que realiza, con la finalidad de
poder observar y seguir con detalle el ciclo de desarrollo de las actividades o
procedimientos permitiendo detectar errores, corregirlos y evitar que ocurran
nuevamente. Esto permite a la entidad y a cada departamento desempeñar sus
actividades de manera más óptima y segura contribuyendo al logro de los
objetivos y metas propuestas”.

Según se ha citado, la importancia del control interno contable radica en integrar a

los procesos normales de trabajo de la entidad, acciones extendidas a
todas las actividades inherentes a la gestión, llevadas a cabo por las personas que
actúan en todos los niveles, con la finalidad de detectar las fallas e insuficiencias
que conspiran en contra del cumplimiento de los objetivos previstos en la entidad
con el fin de proporcionar una garantía razonable para la consecución de los
mismos.

Objetivos.
“Es de gran importancia este componente en cualquier organización debido a que
representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona
una base sólida para un control interno efectivo. La fijación de objetivos es el
camino adecuado para identificar factores críticos de éxito, la gerencia tiene la
responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su posible
ocurrencia a través de mecanismos de control e información.

A pesar de su diversidad, los objetivos pueden agruparse en tres categorías:

1. Objetivo de cumplimiento.

Están dirigidos a la adherencia de leyes y reglamentos, así como también a las

políticas emitidas por la administración, dependen de factores externos (tales
como la reglamentación en materia de medio ambiente), y tienden a ser parecidos
en todas las entidades, en algunos casos, en todo un sector.

2. Objetivos de Operación.

Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la

organización, incluyendo los objetivos de rendimiento, rentabilidad y la
salvaguarda de los recursos contra posibles pérdidas.

3. Objetivos de Información Financiera

Se refiere a la obtención de información financiera confiable y a la prevención de

la falsificación de la información financiera publicada. Alvarado y Tuquiñahui,
(2011)”.

En ese mismo sentido Guzmán y Pintado, (2012) clasifican los objetivos del
manual de Control Interno Contable de la siguiente manera;

Que todos los activos estén protegidos contra el desperdicio, la pérdida, el uso
no autorizado y el fraude.

Que los ingresos y gastos aplicables a las operaciones, sean registradas e

informadas adecuadamente, con el propósito de preparar estados e informes
financieros, estadísticas confiables y mantener un control contable sobre los
activos.

Establecer prácticas adecuadas y efectivas para obtener bienes y servicios a

costos económicos de acuerdo con una buena calidad y eficiencia, mediante un
procedimiento organizado y adecuadamente planeado.

En los marcos de las observaciones anteriores, las empresas en todo el proceso

de diseñar e implementar un manual de control interno, tiene que preparar los
procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el
pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información
útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y
objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

3.2.Pasos para la elaboración de un manual de control interno contable.

Atendiendo a Colmenares, Castillo, Mancipe, y Pulgarin, (2007), clasifican los

pasos para la elaboración de un manual de control interno a través de las
siguientes etapas;

Primera Etapa: Comprende la planeación del diseño e implementación del Modelo.

Segunda Etapa: Diseño e implementación del Modelo de Control Interno Contable.
Tercera Etapa: Evaluación a la implementación del Modelo.
Cuarta Etapa: Elaboración del Normograma.

De la misma manera, Guzmán y Pintado, (2012), aseguran que “Para que un

manual cumpla satisfactoriamente con su objetivo principal, el cual es brindar a la
organización la seguridad óptima en las funciones cotidianas que desempeña; se
tiene necesariamente que planear adecuadamente. Los indicadores generales
para la elaboración de los manuales son los siguientes:

a. Responsable de la elaboración de los manuales

Inicialmente se tiene que determinar a qué área de la entidad le concierne elaborar
los manuales.

b. Planeación de la elaboración de manuales

Se debe decidir qué tareas hay que realizar, determinar la manera de efectuarlas,
asignar los recursos que permitan llevarlas a cabo y, luego supervisar la evolución
para asegurarse de que se hagan adecuadamente.

c. Programación del plan

Formular un programa de trabajo ya es posible realizarlo ahora, es por eso que
debemos contar con estimaciones de tiempo para de esta manera recolectar
información, elaborar gráficas.

d. Investigación
Este paso nos permite conocer el sistema actual, nos pone en contacto con las
características particulares de la entidad o área para la cual se está diseñando el
manual, el tipo o naturaleza de la organización y las leyes que son aplicables.

e. Análisis
El examinar todo minuciosamente en sus diferentes partes que lo conforman es
indispensable para tener un manual correctamente diseñado.

f. Presupuesto
El paso final en la planeación del manual es la formulación del presupuesto, en
este sentido no existen lineamientos generales de que nos indiquen como
presupuestar la elaboración del manual”.

En contraste con lo anterior expuesto los pasos para la elaboración de un manual

de control interno contable son una guía diseñada para proporcionar una garantía
razonable sobre el logro de objetivos relacionados con operaciones, reporte y
cumplimiento de los objetivos dentro de la institución.

Manuales de Control Interno

Son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente operaciones o
actividades,
establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de
seguridad y
objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta.

Sistema de Control Interno

Es una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se

constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse,
cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para
cualquier
entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los
cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios
que con tanta
urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y
economía en todos los procesos.

3.3.Manual de procedimientos contables

Tienen el propósito de garantizar la razonabilidad y consistencia de las cifras

consignadas
en los estados contables e informes complementarios, mediante acciones de
validación y riesgos adecuados de las operaciones que permitan su confrontación
con los flujos reales y físicos de los bienes, derechos y obligaciones que se
reconocen en el proceso contable y revelan la situación patrimonial.1

Hospedaje

El término hospedaje hace referencia al servicio que se presta en situaciones

turísticas y que consiste en permitir que una persona o grupo de personas acceda
a un albergue a cambio de una tarifa.

COSO I
El control interno es proceso integrado a los procesos y no un conjunto de
pesados
mecanismos burocráticos añadidos a los mismo, efectuado por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto
de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las
siguientes
categorías:

1. Eficacia y eficiencia de las operaciones.

2. Confiabilidad de la información financiera.
3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Según el modelo COSO el control interno es un proceso, es decir un medio para

alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, es llevado a cabo por personas que actúan
en todos los niveles, ya que no se trata solamente de manuales de organización y
procedimientos. Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o
más de las categorías señaladas, que al mismo tiempo suelen tener puntos en
común.

Alcance.
El manual de control interno contable que se propone tendrá un ámbito de
aplicación en el área de suministros del Hotel Granada Inn. El manual responde a
una necesidad futura pero real pues deben tomarse previsiones para adaptarlo a
los cambios y exigencias del entorno.

El presente manual debe encontrarse en un lugar accesible y al alcance del

personal para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo
establecido.

Las normas y procedimientos del presente documento deberán revisarse por lo

menos una vez al año para su corrección y actualización. El personal responsable
del área debe cumplir todas las normas y procedimientos establecidos en el
manual, con el objeto de desempeñar con eficiencia y efectividad el trabajo
asignado.
Con la presente propuesta de manual se intenta optimizar el tiempo y los recursos
de las operaciones en cada proceso. Todas las modificaciones, implementaciones
de procesos o normas deben seguir la estructura establecida en el manual.

3.4.Organigrama Institucional Propuesto

Dadas las condiciones que anteceden, los puestos reflejan funciones genéricas y
no se cuenta con un manual de funciones, donde se describa las especificaciones
de los cargos, a continuación, se reflejan tales funciones:

 Gerente General:
Máximo responsable de la prestación eficiente de los servicios y la plena
satisfacción de los clientes y huéspedes a través de la aplicación de las políticas
operativas e institucionales definidas y la administración de los recursos humanos
y materiales de su área.

 Gerente Administrativo y Financiero:

Es responsable de gestionar, asesorar y apoyar en materia financiera los
proyectos de la organización; mantener la planificación presupuestaria a corto y
largo plazo, así como garantizar que las prácticas financieras se encuentren
dentro de las leyes y normas establecidas.

 Contador General:
Dedicado a aplicar, analizar e interpretar la información contable y financiera del
hotel.
 Auxiliar Contable
Encargada de cumplir un rol técnico dentro del departamento contable del hotel.
Su tarea fundamental consiste en llevar los libros principales y auxiliares del
mismo.
  Karditsa
Es el encargado de llevar el registro del inventario de suministros del hotel, dando
entradas y salidas de los producto y enseres propiedad del negocio.

 Recepcionista
Encargada de proporcionar información a los clientes o usuarios del hotel en una
zona particular conocida como recepción.

 Gerente de Alimentos y Bebidas

Es la persona destinada a tener bajo su responsabilidad la administración,
operación, supervisión y control y control de los servicios que proporciona el
restaurante.

 Chef
Es el jefe de cocina del restaurante o establecimiento donde se sirven comidas.

 Ayudante de cocina
Persona encargada de asistir al personal de cocina y contribuir en la preparación
de diferentes alimentos ofertados por el hotel o restaurante.

 Camarero
Tiene como oficio atender a los clientes del establecimiento de hotelería,
proporcionándoles alimentos, bebidas, y asistencia durante la estancia.

 Responsable de Mantenimiento
Encargado de controlar la ejecución de las actividades de mantenimiento y
reparaciones del hotel distribuyendo, coordinando y supervisando los trabajos
del personal a su cargo, para garantizar el buen funcionamiento y conservación
de los bienes muebles e inmuebles.

 Jardinero
 Es el responsable del cuidado y mantenimiento de un jardín.

 Conserje
Tiene a su cargo las llaves del hotel además es el encargado de cuidar de su
mantenimiento, vigilancia y limpieza y realiza otros trabajos no especializados.

 Vigilante
Persona de carácter privado que vela por la seguridad, primordialmente en
relación a las personas, edificio y bienes materiales

 Procedimientos.
Todos los procedimientos expuestos a continuación son propuestos por el
equipo investigador

Procedimiento para la requisición de suministros

Responsable Actividades
1. Proveedor Acude a la recepción del Almacén a entregar la
mercancía, se registra en la libreta para el
control de visitantes y entrega la factura que
ampara la mercancía.
2 Responsable de Almacén Verifica que la factura contenga requisitos
fiscales completos y correctos, consulta la
especificación del pedido con las contenidas
en la factura.
3. Responsable de Almacén Inspecciona la mercancía verificando cantidad,
calidad y especificaciones de marca, modelo
y/o código según catálogo, así como la fecha
de vencimiento.
4. Responsable de Almacén En caso de material fuera de stock o
solicitados directamente por otras áreas,
solicita al área correspondiente que acuda a
 revisar y dar su conformidad a la mercancía
que se está recibiendo.
5. Responsable de Almacén Recibe la mercancía, sella y folia la factura y
- entrega el original al proveedor para que
trámite su cobro;
- conserva copia para archivo;
- retiene copia que entrega posteriormente al
área de Compras;
- retiene copia que entrega a las áreas que
reciben directamente sus productos.
6. Responsable de Almacén y Despachador -Si los productos son de stock del Almacén,
coloca los productos en los anaqueles
destinados para tal fin, de acuerdo a su clave
de identificación.
-Si son productos de aseo y limpieza, acude
junto con el proveedor a entregarlas
directamente a la bodega Aseo Limpieza, dicha
área conserva copia de la factura, se encarga
del almacenamiento de sus productos, entrega
al Almacén Nota de transferencia por los
productos que recibió.
- Si son repuestos o accesorios de
mantenimiento los envía a la bodega
Repuestos Accesorios que corresponda junto
con una copia de la factura que canjea por
solicitud de suministros, debidamente
requisada, autorizada y con firma de recibido.
-Si son activos fijos, investiga que área los
solicitó y junto con copia de la factura que
canjea por solicitud de suministros,
debidamente requisada, autorizada y con
firma de recibido, notificando a Contabilidad
para su incorporación al Inventario. --Si son
alimentos y bebidas, los entrega a la bodega
Alimentos y Bebidas junto con la copia del
documento de entrega que canjea por
solicitud de suministros debidamente
requisada, autorizada y con firma de recibido.
7. Responsable de Almacén Entrega la documentación al despachador para
que elabore las Notas de Entrada
correspondiente.
8. Despachador El despachador elabora Notas de Entrada,
captura los datos de la factura y el producto en
el Sistema y genera diariamente un reporte de
Notas de Entrada enumeradas.
9. Despachador Recaba la firma del Responsable de Almacén
en el reporte y entrega copia a cada una de las
áreas de Compras, Contabilidad, Áreas de
 Servicios y Bodegas, recabando firma de
recibo; también una copia de la Nota de
Entrega del proveedor.
Fin de procedimiento.

Procedimiento para distribuir suministros y registro de salidas

Responsable Actividades
1. Auxiliar de Área de Servicio De acuerdo al calendario de distribución y a las
necesidades del área se elabora solicitud de
suministros, por los materiales y/o productos
que requiere; recaba la autorización del jefe
del área y la entrega al Responsable del
Almacén.
2. Responsable de Almacén Verifica que la solicitud del suministro se
encuentre debidamente requisada.
3. Responsable de Almacén Enumera (pues debe seguir un orden
consecutivo) la solicitud de suministro y
registra en hoja de control de entrega y la pasa
al despachador.
4. Despachador El despachador prepara y deposita en una
bolsa de plástico los suministros solicitados, la
cierra y sella; anota en la solicitud de
suministros, un código y la cantidad provista,
firma y la engrapa a la bolsa colocándola en el
área específica lista para su entrega.
5. Despachador Entrega el material, solicitando a quien lo
recibe verifique detalladamente lo que se le
entrega, recaba la firma de recibido en la
solicitud de suministros, y entrega una copia
con el sello de entregado.
6. Responsable de Almacén Revisa la codificación y que corresponda a la
descripción de los artículos, en su caso corrige
y registra.
7. Responsable de Almacén Separa las solicitudes de suministros,
conservando la copia de color y dejando el
original para archivo.
8. Responsable de Almacén A fin de mes genera los movimientos del
período, los revisa, firma y distribuye a:
- Contabilidad
- Compras
- Unidad de Control Interno
Fin de procedimiento
Procedimientos para realizar conciliaciones de inventario de suministros
Responsable Actividades
1. Responsable de Almacén Durante los primeros días del mes (primera
semana), el Responsable del Almacén entrega
reporte de entradas y salidas de suministros
del mes que concluye, al área de Contabilidad.
2. Contador Recibe reporte del Almacén para conciliar y
elabora borrador de cifras preliminares para
verificar con Almacén.
3. Contador Envía al Almacén las cifras preliminares de los
saldos y cuentas que se concilian;
4. Contador En caso de detectar diferencias, verifica
registros contra documentación soporte e
identifica el origen de las diferencias y se
realiza la actividad 4.1 o 4.2
Si la diferencia obedece a un error contable,
4.1 contador contabilidad corrige el registro de diario
correspondiente.
Si la diferencia obedece a error u omisión del
4.2 Responsable de almacén registro, el Almacén realiza la corrección a los
registros.
5. Contador Elabora conciliación, la firma y recaba la firma
del Contralor y del Responsable de Almacén
6. Contador Envía la conciliación a la Gerencia de
Administración-Financiera con copia a la
Unidad de Control Interno, al Contralor y al
Almacén.
Fin del procedimiento

Procedimiento para el levantamiento de inventario de suministros.

Responsable Actividades
1. Responsable de Almacén Conforme a la fecha previamente señalada a
solicitud expresa de la Unidad de Control
Interno o de auditoría externa, informa a las
áreas participantes del inventario y confirma la
realización del mismo y comunica a las
diferentes áreas de servicios los días que
permanecerá cerrado el Almacén.
2. Responsable de Almacén Prepara el listado de suministros (código,
descripción, existencia actual) y marbetes
necesarios para la ejecución del Inventario.
3. Responsable de Almacén En fecha y hora señalada se integra e instala la
mesa de control, define los grupos de trabajo
que realizarán el conteo y hace constar en el
acta el inicio del proceso.
4. Responsable de Almacén Entrega a grupos de trabajo el material
necesario y les indica el área asignada para el
conteo.
5. Grupos de Trabajo Realizan el conteo, desprenden la sección
correspondiente del marbete y anotan en ella
la cantidad resultante y entregan a la mesa de
control
6. Responsable de Almacén Asienta la información del conteo en los
formatos establecidos, verifica cifras y en caso
de diferencias realiza un tercer conteo.
7. Unidad de Control Interno Verifica junto con auditoría externa, que el
conteo haya cubierto el alcance
predeterminado y se haya cumplido con la
normativa vigente.
8. Responsable de Almacén Asienta los resultados obtenidos y cierra el
acta haciendo firmar a todos sus integrantes, y
se distribuye una copia a los mismos y da por
concluido el inventario
9. Responsable de Almacén Corrige diferencias y errores detectados en los
registros de inventario (Kardex).
10. Contador Corrige las diferencias en el caso que sean del
área Contable, así como aquellas que se
determinan aplicar a resultados.
11. Unidad de Control Interno Da seguimiento a todo el proceso de
corrección de diferencias, tanto en la parte
contable como de registro
Fin del procedimiento

CAPITULO IV
4.1.Diagnóstico de la situación actual
Basado en la siguiente información, se pudo determinar que los puntos críticos
revisar serían las cuentas comerciales por cobrar y otras cuentas por cobrar
corrientes ya que involucra un 35.63% de los activos totales.
También se entrará a revisar las cuentas por pagar comerciales y otras cuentas
por pagar, porque se puede evidenciar que involucra un 60.59% de los activos
totales.
La metodología consistirá en hacer entrevistas de las áreas involucradas en su
caso son
. Áreas para analizar
. Contabilidad
. Cartera
. Tesorería

4.2.Fuentes y técnica de recolección de datos

Para dicho hemos elaborado unas entrevistas, con las cuales se busca determinar
las posibles fallas en el control interno y posteriormente daremos las
recomendaciones tendientes a solucionar dichas fallas y a la implementación de
los controles que permitan tener confiabilidad en los procesos y de esta forma
aplicar las correctivas para que no seguir incurriendo en dicha falla.

ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE CARTERA

RESPUESTAS
SI NO
¿Se realiza una planeación
de las cuentas por cobrar
de acuerdo con los X
vencimientos de las
obligaciones?    
¿Al momento de
seleccionar el cliente se
X
sigue algún tipo de
procedimiento?    
¿Se manejan topes
máximos a los clientes
x
para la prestación del
servicio a crédito?    
¿Hay una persona
Sin embargo, no están
responsable del tema de
X especificadas bien sus
cartera y su debida
actividades
gestión?  
¿Se tiene un procedimiento
de cartera estructurado? X Está en proyecto
 
¿Se realiza el control de
visita semanal a los
X
clientes según
procedimiento de cartera?    
Se realizan evaluaciones a
los empleados que
X
participan dentro del
proceso.    
 ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

RESPUESTAS
SI NO
¿Se realiza seguimiento y
filtro desde el área
contable de todas las X
obligaciones que se
adquieren en a entidad?    
¿Al momento de
seleccionar proveedores se
X
sigue algún tipo de
procedimiento?    
¿Se manejan tiempos para
la recepción de facturas? x
   
¿Se realizan las
A veces se registran en otros
causaciones de las
  x meses, por que quedaron sin
facturas en el periodo
causar
contable?
¿Se tiene cuenta con
procedimiento contable? X    
¿Se cumple con el
procedimiento contable en
X
las causaciones del
periodo?    
Se realizan evaluaciones a
los empleados que
X
participan dentro del
proceso.    
Se cuenta con seguimiento
de las cuentas por pagar
por cliente   x  
Se envía a tesorería las
facturas a pagar antes del Normalmente se pasan a
vencimiento   x tesorería vencidas casi 1 mes
 ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE TESORERIA

RESPUESTAS
SI NO
¿Se realiza seguimiento y
filtro las cuentas por pagar
X A tesorería llegan vencidas
antes del vencimiento?
 
¿Se adquieren
obligaciones financieras X    
con varios bancos?
¿Se realiza el pago de
estas obligaciones a los Por falta de seguimiento a
x
bancos en los tiempos veces se olvida
establecidos?  
¿Tiene días establecidos
Se paga en cualquier
para el pago de cuentas   x
momento y día de la semana
por pagar?
¿Se cuenta con
procedimiento de X    
tesorería?
¿Se cumple con el
procedimiento de tesorería
X
en el pago de las cuentas
por pagar?    
Se realizan evaluaciones a
los empleados que
X
participan dentro del
proceso.    
Se cuenta con seguimiento
de las cuentas por pagar
evitando pagos dobles   x  
4.3.DESCRICION DEL PROCEDIMINTO O DEFINICION PARA LA
ACTUALISACION DEL MANUAL

Aplicación de los manuales Las funciones básicas de los manuales son:

El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de
personal.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

Consecuencias del no uso de los manuales. En una empresa en donde la

aplicación de los manuales sea incorrecta o nula, se presentarán uno o varios de
los siguientes problemas:
A. Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación
clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios
problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre
departamentos y trabajadores.
B. No habrá normas establecidas: lo cual representa una grave desventaja en el
uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los
trabajadores.
C. No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos
permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se
llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento
de presentarse una falla.
D. No hay un procedimiento establecido: Al no existir un procedimiento
preestablecido, habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán
demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los
distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).
CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES. Toda
acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización debe estar
enmarcada dentro de las disposiciones legales del país y debe obedecer al
cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo
incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser
suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que
puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta
se propone.

Las Normas ISO recomiendan que todo lo concerniente a la documentación

(elaboración, aprobación etc.) debe cumplir con los siguientes requerimientos:

 Ser originados y actualizados por personas conocedoras del tema

 Ser revisados periódicamente para tener seguridad de la validez de la
actualización
 Registrar los cambios realizados
 Revisar y aprobar los cambios de los documentos por los mismos
funcionarios u organizaciones que ejecutaron la revisión original o previa
 Aprobar antes de su distribución
 Guardar los registros de revisiones de cambios
 Mantener una lista maestra
 Transferir del archivo al archivo central los documentos obsoletos
 Notificar a los usuarios de los cambios
 Seleccionar a los receptores de los Documentos
 Registrar los nombres de las personas y sitios de trabajo que
reciben los documentos
Lo expuesto anteriormente, lo motivó a actualizar los documentos, teniendo en
cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO- NTC-IEC 17025 y los
requisitos del “Control de Documentos”, siendo este el objetivo general del
presente trabajo.

Actualización

Se incorporaron los cambios respectivos a los manuales de capacitación, limpieza

y desinfección y al de procedimientos. Posteriormente se agregaron los diferentes
POE´s faltantes a cada uno. Luego, los manuales modificados pasaron a manos
del director para les hiciera las enmiendas requeridas y fuera corregido por la
persona encargada. Finalmente, fue aprobado por el director para su edición con
título de “Copia Controlada”. (NTC-ISO_IEC 17025)

Se crearon archivos y se establecieron secciones para los documentos obsoletos

y los documentos vigentes (activos o vigentes). Los documentos obsoletos al igual
que lo vigentes se organizaron según el código de identificación.

Al manual se le efectuaron los diferentes cambios señalados, de acuerdo con el

control de documentos, cumpliendo con las directrices especificadas en la Norma
NTC-ISO-IEC 17025. De igual forma, se actualizó el documento modificando el
formato 3: “Solicitud de material a monitoria” y el formato 4: “Solicitud de medios
de cultivo y reactivos”; ya que los formatos que hacían parte del manual del año
2004 estaban en desuso. Posteriormente, a todos los registros que pertenecen al
manual actualizado, se les anexó una explicación para facilitar su diligenciamiento
y evitar algún tipo de error en la información que pueda afectar el funcionamiento
normal del laboratorio. Es importante anotar, que antes de realizar las
modificaciones que hacen parte del registro de cambios, éste tuvo que ser
revisado y aprobado por el director del laboratorio.

Este manual al igual que todos los que fueron actualizados y al manual de manejo
de equipos, fue revisado y aprobado por el coordinador del laboratorio como fue
designado en la matriz de responsabilidades implementado en el programa de
gestión de la documentación del departamento de Microbiología. Después de esto,
se dispuso al servicio del personal, para evitar así la difusión de documentos no
autorizados que puedan afectar el desempeño normal del laboratorio. Cabe
aclarar que las funciones de revisión y aprobación, no las realizaron las mismas
personas a quienes se les adjudicaron estas tareas en el documento original, por
no tener la conformidad de los requisitos establecidos por la normatividad
existente en la actualidad (en la versión anterior del documento, una misma
persona lo elaboró y lo aprobó, lo cual es improcedente).

La norma ISO 17025 dice “Los cambios a los documentos se deben revisar y
aprobar por las mismas funciones que desempeñaron la revisión original a menos
que se designe de otra manera”. En consecuencia, la elaboración, actualización,
revisión, aprobación e implementación del presente manual y de los siguientes, se
efectuó con el siguiente procedimiento: (siguiendo las especificaciones del
programa de gestión y control documental)

 Elaboración, actualización e implementación de los

manuales: Función realizada por la estudiante de
microbiología industrial encargada
 Revisión: Efectuada por el coordinador Laboratorio de
Microbiología de Alimentos
 Aprobación: Por el coordinador del laboratorio.

A este manual y a los restantes, se le adjudicó un código de identificación y se le

informó a la persona encargada de los cambios y la actualización. Seguidamente,
el manual fue revisado y aprobado, para que fuera editado con sello de “copia
controlada”, con una copia magnética en Adobe Reader y archivado en el
laboratorio para facilitar su consulta.

El manual de capacitación juega un papel muy importante en el laboratorio pues le

indica y enseña a todas las personas (estudiantes, auxiliares y profesionales) que
hacen parte del laboratorio, el funcionamiento normal de esta organización. Un
ejemplo de las actividades complejas que se manejan es la solicitud de material,
medios de cultivo y preparación de medios, entre otras. Estas son claramente
explicadas para lograr así un ágil desempeño de todos los procesos que se
realizan dentro del mismo. Este manual es indispensable en los procesos de
capacitación, debe ser leído y comprendido claramente para iniciar cualquier
proceso práctico.

4.4.Importancia de la actualización y creación de la

documentación

Los documentos, como ya se había mencionado, muchas veces reciben poca

atención en la mayoría de las funciones en las diferentes organizaciones. Sin
embargo, en una ambiente de calidad, todas las actividades que la afecten deben
quedar documentadas desde el desarrollo del plan del producto o servicio, el
procesamiento de los materiales que se van a utilizar en la realización del
producto y su manufactura o ensamble de las partes terminadas y aún en su
remisión. La conservación de registros/documentos, es el único requerimiento de
la norma ISO 17025 e ISO 9001 que se debe cumplir en cada actividad. (Brumm,
1999).
Los documentos que se manejan en cada una de sus labores hacen parte del
Sistema de Calidad. Dentro de estos documentos pueden estar regulaciones,
normas, procedimientos para ensayos y/o calibración, diagramas software,
especificaciones, manuales e instrucciones. Es necesario enfatizar que los
documentos que sean realizados y editados en el laboratorio para hacer parte del
sistema de Calidad deben pasar por la revisión y la aprobación de los directivos
del laboratorio antes de que estos sean editados, sin embargo, este proceso no se
efectuó de esta manera, por razones mencionadas anteriormente en este
documento (NTC-ISO-IEC 17025)
 4.5.Conclusiones y Recomendaciones