PROCESO GESTIÓN Código: PLP-001
ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021
1. OBJETIVO:
Disponer un procedimiento para la liberación de productos terminados, dando
cumplimento con la Norma.
2. ALCANCE:
Este procedimiento abarca todos los productos fabricados y terminados por
Credifinanzas para su respectiva liberación encargada por el Coordinador
comercial, Coordinador de almacenamiento, Asesores comerciales,Auxiliares
logísticos, Conductores y Coordinador SAC.
3. RESPONSABLES:
El proceso de gestión operativa esta compuesto 7 cargos en donde la descripción
de sus labores se van a describir a continuación:
- Coordinador comercial: Es el responsable de recibir los proyectos enviados por la
gestión estratégica de negocios, también es el encargado de controlar, verificar y
medir a sus equipo de trabajo con el fin de atender todos los requerimientos
solicitados por los diferentes clientes.
- Coordinador de Almacenamiento: Es el encargado de recibir, almacenar y
distribuir el producto terminado con ayuda de sus equipo de trabajo. También debe
medir, controlar su área por medio de los indicadores de gestión que se
encuentren en marcha.
- Asesores comerciales: Están bajo el mando del coordinador comercial en donde
tienen la tarea de atender el Call Center con tal de tener contacto directo y tomar
los pedidos de los clientes como por ejemplo: Cantidad de tarjetas, diseño, lugar
de entrega, modo de pago. ETC. También están en la obligación de solicitar el
material requerido con el fin de poder responderle al cliente.
- Auxiliares logísticos: Encargados de manipular la mercancía de la manera más
adecuada para su empaque, embalaje y cargue. También deben conocer la
ubicación de cada tipo de tarjeta en la bodega de almacenamiento. Por ultimo
deben gestionar la documentación necesaria para el reporte de lotes y movimiento
de inventarios.
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ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021
- Conductores: Encargado de transportar las tarjetas al cliente final y reportar de
cualquier novedad que suceda en el transcurso de la tarea. También es el
encargado de solicitar el recibido en cada factura de venta con el fin de tener
como soporte y seguimiento.
- Coordinadora SAC: Encargada de llamar al cliente final y preguntar acerca del
nivel de satisfacción que ha tenido con nuestros servicios. También Credifinanzas
cuanta con una plataforma de PQR’S en donde tiene que gestionar y dar
respuesta a cada situación que se presente.
4. DEFINICIONES:
Lote: Se entiende por un conjunto de unidades de venta de un producto
fabricado.
Persona Autorizada: Persona responsable de autorizar la circulación de los
lotes acabados para su venta.
Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite
caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.
Producto: Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u
operación.
PQR’S: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
SAC: Servicio y atención al cliente.
Call center: Es un área donde agentes, asesores, supervisores o ejecutivos,
especialmente con una técnica en tele mercadeo o servicio al cliente, realizan
o reciben llamadas con el fin de ofertar productos o servicios.
5. PROCEDIMIENTO:
GENERALIDADES:
En Credifinazas contamos con un grupo especializado y capacitado para cada
operación por ende la persona autorizada para realizar la liberación de los lotes de
productos de la bodega de almacenamiento son los Auxiliares logísticos quienes
entregan la mercancía a los conductores y están supervisados por el Coordinador
de almacenamiento,quien debe garantizar la revisión de los documentos como:
Batch Record (registro de lote), orden de trabajo, la planilla de envíos y kardex en
donde reposa la información de los su-procesos de mano-factura, controles de
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ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021
inventarios y entrega al cliente final que se soporta al final con la firma de recibido,
soportes que deben estar debidamente diligenciados completos.
Si, la documentación esta completa luego el siguiente el Coordinador de
almacenamiento realiza puntos de control con el fin de verificar la calidad para
aprobar y certificar el envió del producto, dando un serial (Certificación del lote).
Cuando el lote ya este verificado y con numero consecutivo por ultimo se procede
a sellar y a entregar a un auxiliar logístico quien hace la entrega de la mercancía y
de la documentación necesaria que son:
- Orden de trabajo emitida desde Ventas con los requerimientos del
cliente.
- Factura de venta con las especificaciones de pago con los datos del
cliente de igual forma es necesaria para que el conductor reciba la firma
de entrega
- El producto terminado empacado y embalado
Se debe verificar que todos los procesos se hallan realizado correctamente para
antes de enviar el producto al cliente como por ejemplo:
- La documentación esta diligenciada correctamente, cumpliendo las
buenas prácticas de documentación (Buenas Prácticas de
Documentación)
- Si hubo recuperación o re-proceso de un aparte del lote, la
documentación debe estar completa y diligenciada correctamente
(Recuperación y re-proceso de Producto)
- Se haya cumplido todas las etapas del proceso de mano-factura.
- El expediente se reciba en el sobre de Batch Record (Registro de lote)
correctamente diligenciado.
- La información de rendimiento reportada en el Batch Record (Registro
de lote) este correcta.
- Aprobación del producto por parte del Coordinador de almacenamiento.
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PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
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PROCEDIMIENTO DE LIBERACIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTO
Documento
Diagrama de flujo Descripción de la actividad Responsable
y/o registro
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PROCEDIMIENTO DE
INICIO LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021 Factura
Identificar la mercancía 1. El primer paso es identificar la Coordinador de Orden de
mercancía que se va a enviar. almacén trabajo
2. Tenemos que conocer si las
No tarjetas que vamos a enviar son de
¿Es un
un proyecto nuevo o ya se Auxiliares
proyecto Sacar del Kardex
nuevo? inventario encontraba en nuestra base de logísticos
datos con el fin de agregar o sacar
Si del inventario las unidades que se
Recuperación y
van a enviar por medio del sistema Conductor
Agregar al inventario el diseño re-proceso de
nuevo y/o el kardex.
productos
3. Se arma el lote de tarjetas que se
van a enviar con el fin de que sean
Se reporta en el kardex y sistema inspeccionadas en el punto de
Consecutivo de
calidad.
lotes.
4. Si el punto de calidad aprueba el
Se arma el pedido y se reporta el lote lote se procede a colocar un
consecutivo y a colocar la palabra
No APROBADO. De lo contrario se
Se llena el
diligencia el documento de
Aprueba formato de
recuperación Recuperación y re proceso de
control de
calidad? y reposo del producto y se envía al área
producto
correspondiente según la
Si situación.
5. Luego de tener aprobado el lote
Se coloca Devuelta al area
de tarjetas que van a salir se
embalan y se empacan.
6. Por ultimo se revisa si toda la
documentación fue diligenciada de
Embalar y Documenta la manera correspondiente y que
empacar ción
estén completos con el fin de
FIN poder darle salida y entregarle la
mercancía junto con los soportes
al conductor.
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ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS
Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021
A continuación se mostraran las imágenes y formatos necesarios para llevar a
cabo el proceso:
1. Rotulo de lote aprobado.
2. Registro de liberación de lotes y/o Kardex.
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Versión: 001
PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
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3. Recuperación y re-proceso del producto (No Conformidad) .
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PROCEDIMIENTO DE
LIBERACIÓN Y ENTREGA DE Fecha aprobada:
PRODUCTO 13/04/2021
Título del documento:
REPORTE DE NO CONFORMIDADES (DESTRUIR)
Producto: __________________________________ fecha:
_____________________________
Lote: _________________________________Vence:
_________________________________
Cantidad para destruir:
__________________________________________________________
Motivo de destrucción:
__________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
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_______________________________________________________________________________
______
_______________________________________________________________________________
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Solicitado por: ______________________________ fecha:
______________________________
Autorizado por: _____________________________ fecha:
______________________________
Autorizado por: _____________________________ fecha:
______________________________
Proceso de Destrucción
Realizado por: ______________________________ Fecha: _________________________
Verificado por: _____________________________ Fecha: __________________________
Hora de inicio: _____________________________
Hora final: _________________________________
Observación:
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