Evaluación de sistemas de control interno en las organizaciones
Yasna Reygadas Flores
Auditoría y control interno
Instituto IACC
08.03.2021
1) Elabore un flujograma del proceso de compras, según el detalle del recorrido que se
detalló anteriormente.
PROCESO DE COMPRAS
Generación de
orden de
compra
OC
Envío de OC a
proveedores
Verificación y
recepción de OC
mercadería
Clasificación y Proceso de
orden de Sistematización pago a
mercadería en de factura proveedores
bodega
Módulo Digitación datos proveedor,
proveedores detalle de productos recibidos y
montos
Registro
Firma de cheque
Cheque contable
Pago a
proveedores
2) Identifique, mediante un listado, los controles internos existentes que haya identificado
en el proceso.
Es importante recalcar que existen dos controles internos que se utilizan dentro de una
organización. Acá podemos nombrar los preventivos y controles de detección, los cuales
puedes ser manuales o automáticos (sistemas informáticos).
Controles preventivos. Son aquellos controles que se elaboran para corregir errores y
aminorar de manera eficaz las posibilidades de fraude dentro de la empresa en el proceso
que ésta lleva en el registro de la información.
Controles de detección. Corresponden a aquellos controles internos de una organización
que descubren posibles errores, incorrecciones o desviaciones que puedan ocurrir durante
un proceso. Estos controles son a posteriori, y su objetivo es la supervisión por parte de
los encargados del proceso, o bien por parte de los directivos de las empresas.
Controles internos existentes en la empresa:
Control preventivo.
La orden de compra una vez generada en el sistema, queda cargada a la espera de ser
recibida y, luego, es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico. El jefe de
sección confirma la recepción de la orden de compra con el comando “confirmación de
lectura” que le entrega el Outlook.
Al momento de la recepción, el recepcionista solicita al proveedor su orden de compra.
En caso de que este no la traiga, el recepcionista imprime una copia desde el sistema de
órdenes de compra. Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera
en el minuto, dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le da más
agilidad al proceso. Las órdenes de compra se ajustan, en definitiva, a lo que se está
recibiendo, de esta forma se evita estar pidiendo notas de crédito o débito a los
proveedores, pues finalmente la mercadería se venderá igual.
El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el
proveedor, efectúan el conteo entre los dos y, posteriormente, pone un timbre y firma la
copia de la factura para que se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de sus facturas.
3) Realice con los datos obtenidos en las etapas anteriores, un análisis preliminar de los
procesos, evidenciando sus consideraciones respecto a falta de seguridad en el proceso,
controles no cumplidos, etc.
“Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las
ventas de la semana y, según su experiencia, entrega al jefe de la sección un “pedido
sugerido”, que el mismo jefe ingresa al módulo de órdenes de compra del sistema. El
jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores, ya que son ellos, en
definitiva, los que viven cada día con sus productos”.
En la confianza está el peligro. Aunque el reponedor tenga vasta experiencia, es menester
del jefe realizar las proyecciones de ventas de la semana, para así cotejar la información
proporcionada por el reponedor e ingresarlas al módulo de órdenes de compra del
sistema.
“Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera en el minuto,
dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le da más agilidad al
proceso. Las órdenes de compra se ajustan, en definitiva, a lo que se está recibiendo,
de esta forma se evita estar pidiendo notas de crédito o débito a los proveedores, pues
finalmente la mercadería se venderá igual”.
En el sistema de la empresa debiesen estar cargadas si o si las órdenes de compra, dado
que para llevar a cabo este proceso el proveedor ya debiese tener aceptada dicha OC. No
se debe generar ajustándose a lo que se está recibiendo. Para ello existen las guías de
despacho. La orden de compra es una sola. Si se recibe menos mercadería, el proveedor
deberá generar la factura y guía de despacho de acuerdo a lo entregado.
El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el
proveedor, efectúan el conteo entre los dos y, posteriormente, pone un timbre y firma la
copia de la factura para que se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de sus facturas. De
vez en cuando, dependiendo del movimiento en la recepción, él mismo ingresa y ordena
físicamente las mercaderías en la bodega, para lo cual pide ayuda a algún reponedor que
se encuentre en las bodegas. Por la complejidad de la operación, los jefes de sección
están preocupados de la atención de público y no desvían su atención a la recepción.
El recepcionista lleva 15 años trabajando en dicho puesto, por lo tanto, tiene
experiencia suficiente y se maneja prácticamente solo.
Los jefes de sección debiesen encargarse de la recepción continua de las mercaderías.
“El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y
los comprobantes de egreso que tienen el cheque con prepicado. Firma el cheque y el
comprobante
El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere mucho tiempo”.
Junto a la nómina de papel con la lista de cheques, el administrador debiese exigir las
facturas y órdenes de compras, para así revisarlas una a una y cotejar la información
recepcionada. Luego de verificar y hacer cruce de información, recién podrá estar en
condiciones de firmar los cheques. Así se evitan pagos indebidos o doble pago de
facturas.
“los proveedores llegan a la oficina y el administrativo contable les hace entrega del
documento. El proveedor firma “recepción conforme” en el comprobante de egreso”
Es menester que el comprobante de egreso contenga toda la información del proveedor,
no sólo la recepción conforme.
Nombre, RUT, fecha, monto, firma.
4) Determine a qué partes del proceso de compras aplicaría pruebas de cumplimiento, cuáles
serían esas pruebas, y explique el porqué de esta determinación. Para ello, utilice el
formato de registro presentado en los contenidos de semana 7.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
AREA: COMPRAS
Referencia Prueba de
papel de Descripción del control ¿Se confiará en cumplimien
trabajo exitente Evaluación teóricael control? to
¿Efectivo? Tipo Descripción
SI NO SI NO
La orden de compra
debe ser creada,
La orden de compra una vez enviada y aceptada por
generada en el sistema, queda el proveedor. El
cargada a la espera de ser proveedor la devuelve
recibida y, luego, es enviada a mediante correo
los proveedores por medio de electrónico o alguna
correo electrónico. El jefe de plataforma creada para
sección confirma la recepción ello. Una vez
de la orden de compra con el recepcionada y
comando “confirmación de ACEPTADA, se sube ala
lectura” que le entrega el plataforma de órdenes
Outlook. NO NO preventivo de compra.
El proveedor debe
tener la orden de
compra ACEPTADA en
el sistema antes de
cualquier
Recepción de mercaderías e procedimiento de
inexistencia de OC de algunos ingreso y recepción de
proveedores NO NO preventivo productos
Los jefes de sección están
preocupados de la atención de
público y no desvían su los jefes de sección
atención a la recepción, deben ocuparse de las
dejando la responsabilidad en recepciones continuas
el recepcionista NO NO preventivo de mercadería.
El administrador
El administrador no revisa las deberá exigir las
facturas una a una, porque facturas para cotejar la
requiere mucho tiempo. Firma información y así
los cheques sin cotejar generar los cheques
información NO NO preventivo con información
Bibliografía
IACC (2018). Implementación de Control Interno. Auditoría y Control Interno. Semana 7.
