REDUCCION DE COSTOS

La reducción de los costos operativos y el aumento de los

beneficios representan el principal objetivo de toda gestión logística. Lograr la
eficiencia de las operaciones intralogísticas pasa por identificar y rebajar los
principales costos, entre los que destacan los ligados al transporte y al
almacenaje.

¿Cómo se reparten los costos logísticos?

Los costos logísticos pueden clasificarse en tres grandes ámbitos:

Costos de aprovisionamiento: incluye toda la labor que desempeña el
departamento de compras, encargado de seleccionar y emitir pedidos a
proveedores. En este sentido, cada vez se tiende a una mayor integración en
los acuerdos entre empresas y a considerar otros criterios distintos al precio.
Costos del almacenamiento: mantener un almacén en funcionamiento
conlleva costos asociados de muy diversa naturaleza. En gran medida, su
optimización pasa por una gestión eficiente de la operativa, por su integración
con el transporte y por el ajuste de los niveles de stock a lo estrictamente
necesario.
Costos ligados al transporte: suponen una partida muy significativa. La
cadena de transporte de materias primas o mercancías es un reto continuo
para la optimización de costos logísticos, ya que se encuentra
constantemente sometido a factores cambiantes imposibles de controlar (por
ejemplo, el precio de los carburantes). Para contrarrestar esta variabilidad,
las tendencias actuales están priorizando la consolidación de mercancías, la
organización de rutas y el uso de vehículos industriales más eficientes.
Tipos de costos de almacenamiento logístico
Conocer a fondo los costos de almacenamiento y las variables que los
definen dentro y fuera de la empresa es imprescindible para mejorar el
rendimiento del almacén. Veamos los principales costos de almacenamiento:

1. Costo del espacio de almacenaje

El costo del espacio de almacenaje está relacionado con el propio edificio del
almacén:
Alquiler y/o amortizaciones: la naturaleza de este costo dependerá de si el
almacén está en propiedad de la empresa o se encuentra arrendado a un
tercero.

Financiación: refleja el capital que ha sido necesario para realizar la inversión

en el almacén.

Mantenimiento y reparación de la nave logística como por ejemplo la pintura,

soluciones de aislamiento, arreglos en el pavimento, las mejoras en el
edificio.

Seguros: normalmente la empresa protege el edificio del almacén ante

accidentes o siniestros como incendios, inundaciones, seísmos.
Impuestos: aquí estarían los relacionados con la edificación, como el
Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI).

Costos de las instalaciones

Este apartado de los costos de almacenamiento hace referencia a todos los

elementos que se usan para maximizar la capacidad de almacenaje de la
nave y facilitar el manejo de las cargas en su interior. En general, este tipo de
costos están ligados a la financiación de:

Herramientas y equipos de manutención: ya sean manuales (montacargas

elevadores o patines hodráulicos, por ejemplo) o sistemas automáticos
(transelevadores o transportadores). Aquí también entrarían otro tipo de
herramientas como los dispositivos de asistencia al picking o sistemas
de embalaje automático.

Sistemas de almacenaje: se refiere al costo de los racks industriales,

necesarios para mejorar la capacidad del almacén.

Software de gestión del almacén: a pesar de que no se trata de un elemento

tangible, el software requiere una inversión que está intrínsecamente ligada al
funcionamiento del almacén.

A estos apartados hay que sumar los relacionados con reparaciones y

mantenimiento de los equipos, por ejemplo la Inspección Técnica de Racks,
las amortizaciones de los equipos y costos de alquiler.
La inversión en siste
automáticos forma parte de
costos de las instalaciones

Costos de manipulación y gestión

Están ligados a los recursos necesarios para mantener el flujo de materiales
activo en el almacén:

Costo de personal: son los costos laborales de los trabajadores implicados en

la actividad del almacén (incluida administración). Es decir: sueldos,
seguridad social, ropa de trabajo, dietas o pluses por rendimiento. Estos
costos fluctúan si se cuenta con mano de obra temporal para periodos de alta
actividad.

Costo de amortización de los equipos técnicos y la financiación de los

mismos.

Suministros: embalajes, energía, calefacción, agua corriente, internet,

servicio de limpieza… En algunas empresas como aquellas que cuentan
con almacenes refrigerados, controlar los costos energéticos es de vital
importancia.

Costo de mantenimiento de stock

Conservar stock almacenado es una cuestión estratégica para la gestión

logística de toda empresa, ya que gracias al almacén es posible responder a
la demanda con garantías. Pero esto conlleva costos importantes en dos
sentidos:

Costo del propio stock: disponer de inventario en el almacén supone la

inmovilización de la inversión realizada y un costo financiero (es dinero que
no se puede invertir en otra partida).

Costo de los seguros: la cuantía de estos seguros dependerá del tipo de

mercancía almacenada.

Otros costos no evidentes

Se trata de un conjunto de costos variados que suelen ser fruto de la

ineficiencia o de los imprevistos en la actividad logística. Ejemplos de ellos
son los siguientes:

Roturas de stock: la inexistencia de un producto almacenado en un momento

concreto tiene costos directos (el valor de las ventas que no pueden
cerrarse), la pérdida de imagen o de fidelidad a la marca (es más complejo de
cuantificar).

Daños en la mercancía fruto de manipulaciones indebidas de la misma. El

costo será diferente si la pérdida es total o si se puede reparar para su
reaprovechamiento (entonces incluiría ese costo de reparación).

Descuadres en el inventario: pueden producirse por robos o simplemente por

errores en la gestión de la información (de ahí la importancia de contar con
un estricto control de inventario).
Obsolescencia de las mercancías almacenadas a las que no se da salida
comercial.

¿Qué factores influyen en los costos de almacenamiento?

Los costos de almacenamiento vienen definidos por variables como las
siguientes:

Número de productos y la cantidad por cada referencia

El almacén no se organizará igual si contamos con muchas unidades de una
misma referencia (podrá optarse por almacenaje compacto para maximizar el
espacio) o si tiene una gran variedad de referencias y es necesario acceder a
cada una de ellas. La tendencia actual es la llamada proliferación de SKU:
cada vez hay más variedad de productos y más personalizados.

A mayor número de referencias, mayor costo de almacenamiento y gestión

Dimensiones de la mercancía almacenada

Los requerimientos de espacio de almacenaje serán muy diferentes si
manejamos tarimas, mercancías voluminosas o piezas pequeñas, lo mismo
ocurrirá con los equipos de manutención necesarios para mover las
mercancías. Hay una regla global de optimización en este
sentido: estandarizar todo lo posible las unidades de carga.

Estacionalidad y tipo de demanda

La concentración de la demanda en ciertos momentos del año puede poner

contra las cuerdas a cualquier almacén. Es necesario analizar con detalle las
fluctuaciones en el stock de la empresa para determinar cómo organizar el
almacenaje y los flujos de materiales de manera más eficaz.
En la misma línea, el tipo de demanda también determina el tamaño y la
composición de los pedidos que recibe el almacén. Esto condiciona la carga
de picking que va a tener el almacén. Por ejemplo, si estamos tratando con
pedidos de poco tamaño pero muy numerosos, se multiplica el número de
desplazamientos y de operaciones necesarias para prepararlos.

Operativa de picking y preparación de pedidos

El método de preparación de pedidos influye de manera directa en el layout

del almacén, pero también en los equipos necesarios para extraer y trasladar
las cargas y en el tipo de racks que instalar. Por ejemplo, en este sentido, hay
que valorar:

La altura del almacén: suele ser una medida común para incrementar la
capacidad de almacenaje, pero manipular cargas en altura es más costoso
desde el punto de vista del picking (la sola elevación ya supone tiempo
añadido a las operaciones).
Sistemas de asistencia a la preparación de pedidos: si se cuenta con
máquinas de embalaje (enfardadoras o paletizadoras) o con dispositivos de
picking por voz o por luz, se incrementará la productividad global de cada
fase de picking.
Localización del almacén

Por supuesto, el lugar donde se ubique también influye en los costos del
almacén. Por ejemplo, la concentración logística en ciertos puntos
geográficos como en los alrededores de las grandes ciudades está
empujando al alza el precio del suelo.

El reto de minimizar costos en un entorno logístico complejo

Reducir los costos logísticos es una tarea compleja que debe realizarse
desde un punto de vista integral. Si no, el riesgo que se corre es que parezca
que estás minimizando costos por un lado y estos aumenten en otro punto de
la cadena de suministro. Por ejemplo, desde el punto de vista de la gestión
de compras, puede resultar más rentable conseguir mejores precios por
compras en grandes volúmenes, pero luego este aumento de stock eleva el
costo de mantenimiento y almacenaje por otro lado.
Conocer las variables con más impacto en los costos del almacenamiento es
el primer paso para tratar de contenerlos. No en vano, ocupan un lugar
importante dentro de las posibilidades de optimización de la cadena de
suministro.
MINIMIZAR TIEMPO Y DISTANCIA RECORRIDA HACIA CADA
PUNTO DE ENTREGA.

El lead time –o tiempo de ciclo, de entrega o de suministro– hace referencia

al tiempo que discurre desde que se genera una orden de pedido a un
proveedor hasta que se entrega la mercancía de ese proveedor al cliente
(puede ser un particular o una tienda). El manejo de este concepto es
fundamental para la organización de todos los procesos a lo largo de toda la
cadena de suministro.

¿Qué mide cada lead time a lo largo de la cadena de suministro?

Dependiendo de tramo de la cadena de suministro en que nos fijemos y del

punto de vista que tomemos, el significado de lead time variará ligeramente.

Este concepto puede dividirse en parcelas para comprender cómo afecta a

cada área:

Ventas o gestión comercial: conocer el lead time con precisión permitirá

comprometerse a una fecha de entrega u otra con los clientes.

Compras o aprovisionamiento: manejar el lead time de los proveedores de

materias primas es esencial para controlar que no haya desabastecimientos
en la línea de producción.

Lead time de producción: el lead time de los procesos manufactureros facilita

el cálculo de los tiempos de fabricación y esto luego tendrá impacto en la
gestión logística y comercial.
Logística y distribución: el lead time logístico cobra una dimensión integral:
necesitas conocer el tiempo de suministro del resto de áreas para poder
saber cuánto va a tardar producción en fabricarlos, cuándo van a llegar al
almacén y en cuánto tiempo se pueden tramitar y entregar al cliente.

¿Cómo se calcula el lead time?

La forma habitual de calcular el tiempo de suministro es:

Lead time = Fecha de entrega - fecha de pedido

El resultado muestra los días desde que se realizó el pedido hasta que este
llegó al cliente. Se mide en días de calendario para simplificarlo. Este cálculo
debe realizarse atendiendo a cada parcela de la cadena de suministro que
hemos identificado anteriormente y por cada producto en particular.
Diagrama que muestra los ‘lead time’ a lo largo de una cadena de suministro

Tomando como ejemplo este diagrama, si eres uno de los clientes al final de
una cadena de suministro larga, tu lead time será el acumulado del resto: el
de los proveedores de materias primas, el de la fábrica que tiene que
producirlo y el del centro de distribución que te lo va a mandar.
Por ello, aunque pueda parecer que el cálculo del lead time es sencillo, para
una correcta planificación de operaciones es esencial conocer cómo se
desgrana a fondo. Y a ello se suman otras variables adicionales que tener en
cuenta, como por ejemplo que el proveedor solo acepte pedidos un día
concreto a la semana (si solo acepta órdenes de compra los martes y jueves,
el retraso de un pedido realizado el lunes será de un día, pero el del viernes
será de cuatro días).
Los tiempos de suministro se miden con mayor precisión tomando como base
el histórico de pedidos de la empresa y sus entregas. Se trata de un punto de
partida más fiable que las promesas oficiales por parte de los proveedores,
ya que en la realidad suelen producirse variaciones.
La importancia de contar con un lead time logístico corto
Los principales objetivos de la logística son entregar los productos
demandados en el lugar concreto, en el momento exacto y en las cantidades
y condiciones requeridas. Dentro de la ecuación logística, el lead time hace
referencia a la dimensión temporal, que está íntimamente relacionada con el
nivel de servicio, pero tiene un gran impacto sobre el control de stock y la
planificación de la demanda.

Las ventajas de contar con unos tiempos de suministro reducidos se reflejan

en:

Una planificación de la demanda más precisa: realizar las labores de demand

forecasting a corto plazo permite ganar en exactitud. Una de las principales
reglas de la gestión de la demanda es que cuanto más a futuro se organice,
más incertidumbre habrá. Con tiempos de suministro más cortos es posible
reducir esta incertidumbre, ya que esto permite realizar pronósticos más
confiables y que se cumplan con mayor exactitud.
La posibilidad de contar con niveles de stock reducidos: un lead time corto
permite operar con menor volumen de inventarios para satisfacer la demanda
del cliente. La razón fundamental por la cual existe la gestión de stocks
almacenados es cubrir la diferencia de tiempo entre que un cliente realiza
una orden de pedido y el tiempo que tarda el proveedor en hacértelo llegar.
Los tiempos de suministro tienen un efecto lineal en la política de
inventarios: a mayor lead time, mayor stock almacenado y a la inversa.

Una mejora global en el servicio ofrecido al cliente: tener un lead time corto

permite acelerar los tiempos de entrega y cumplir con los compromisos ante
el cliente. En la época de la logística 4.0 y de la logística omnicanal, la
eliminación de pasos intermedios y la simplificación de procesos se revelan
como un valor añadido crucial para la empresa.

El software de gestión de
almacén permite optimizar
el ‘lead time’

Cómo optimizar el lead time en la cadena de suministro

Medir con precisión todos los tiempos de suministro por rangos

El punto de partida perfecto para reducir los tiempos de suministro es
conseguir aislar e identificar los lead times críticos (por ejemplo: fabricación,
transportes, procesamiento en el almacén…). Después, hay que
descomponer cada tiempo de suministro y acotarlo en parcelas para poder
entenderlo y optimizarlo.
Se trata de la misma base sobre la que se asienta la medición de KPI en el
almacén. Para facilitar esta tarea, se suele utilizar software especializado que
integre los datos de toda la cadena de suministro, como es el caso del
módulo Supply Chain Visibility de Easy WMS de Mecalux.

Analizar los procesos y subprocesos de la intralogística al detalle

Es importante analizar las operaciones ligadas a la intralogística con el fin
 de detectar cuellos de botella y fallos que estén demorando el flujo de
materiales. Si lo trasladamos al almacén, la gestión operativa global es
resultado de múltiples subprocesos que funcionan en cadena y el más
mínimo detalle, por nimio que parezca, puede alterar estos flujos.

La automatización de
procesos en el almacén
reduce los tiempos de
entrega

Gestionar los imprevistos con la ayuda de software especializado

Existe una gran variedad de causas que pueden provocar fluctuaciones en

los tiempos de suministro. Muchas de ellas son aleatorias e inesperadas. En
este sentido, el software logístico especializado permite limitar esta
incertidumbre y mejorar el lead time:
Ganando en capacidad de reacción ante imprevistos: esto se multiplica en el
entorno del almacén. ¿Qué hacer ante una recepción ciega (llega stock no
esperado)? ¿Qué parámetros logísticos seguir para ordenar la preparación
de pedidos? Estas cuestiones y muchas más pueden ser resueltas con gran
rapidez gracias al uso de un software de gestión de almacenes como Easy
WMS.
Integrando y centralizando toda la información de la cadena de suministro: el
uso de software dotado de avanzados algoritmos facilita la toma de
decisiones y la detección de puntos críticos a lo largo de toda la cadena de
suministro. Es el caso del Supply Chain Analytics Software, módulo especial
dedicado al
análisis de datos de Easy WMS.
Llegar a acuerdos de colaboración con los proveedores

A la hora de seleccionar proveedores, cada vez se tiende más a priorizar

relaciones a largo plazo. Esto es así porque permite estandarizar procesos y
afinar la planificación de los tiempos de suministro, de manera que se pueden
acortar hasta conseguir llegar a operar con cross-docking o seguir
el método just-in-time en el almacén.

Software como el módulo Multi Carrier Shipping para Easy WMS de

Mecalux simplifica la integración del almacén con las principales agencias de
transporte, punto esencial para la logística de e-commerce, entre otros
sectores.

El almacén, como nexo indispensable entre la oferta y la demanda,

desempeña un papel fundamental en la vertebración de toda la cadena de
suministro. Por ello, una buena gestión del almacén es crucial para conseguir
reducir los lead time.