Arauquita, 06 de Junio de 2019

Doctora:
LUZ ROSALBA MACUALO CEPEDA
Gerente
Coomprocar

Asunto: Informe de entrega de Puesto de trabajo como Contadora de Coomprocar.

Cordial saludo.

Por medio de la presente me permito hacer entrega del informe de puesto de trabajo como Contadora
de la empresa a corte 06 de junio del presente año. A continuación doy parte de los procesos que
se adelantaron para el FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL de la Cooperativa, bajo la
coordinación y supervisión de gerentes y revisoría fiscal; siguiendo los lineamientos contables y
administrativos.

Como lo son:

 Se fortaleció el proceso de registro de las operaciones económicas de la empresa y el

cumplimiento del lleno de los requisitos de los soportes físicos, controlando adecuadamente
el archivo de las transacciones.

 Se fortaleció el proceso de asignación de costos directos a la transformación de la

chocolatina.

 Se realizó levantamiento e identificación de los empaques de los procesos de chocolatina,

que no estaban siendo controlados.

 Se fortaleció el proceso de control de inventario de cacao seco y cacao en baba, mediante

la estructura de formatos para el proceso de Comercialización de Cacao, con el objetivo que
posibiliten un mayor control de los mismos.

 Se coordinó el levantamiento de los Activos de la empresa mediante un matriz en Excel

donde nos muestra la trazabilidad de los bienes.

 Se elaboró plan de acción para dar inicio a la depuración de los asociados y de esta manera
establecer cantidad de socios con el lleno de los requisitos; información que fue entregada
a la gerencia para la ejecución. Proceso que se sugiere realizar ya que se observó fallas de
fondo en aportes ordinarios y extraordinarios para tener la plena certeza de ellos.

 Se realizó y presento el informe de conciliación fiscal año 2017 ante la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.
 Se coordinó la preparación y envió de informes Financieros y administrativos de los años
2011-2012-2013-2014 y 2015 a la Superintendencia de la Economía Solidaria
“Supersolidaria”.

 Se continuó con el proceso de implementación de las NIIF que se estaba llevando en el

momento con el Dr. Cesar Augusto, el cual requirió de carácter urgente una depuración y
ajuste de los estados financieros a 31 de diciembre de 2018, para cerrar el proceso. Dejando
un diagnóstico, políticas y el PUC NIIF de la Supersolidaria validado en formato Excel de los
años 2014 a 2017.

 Se continuó con la depuración de inventarios que traía la Dra. Yeini Chivata, dejando los
inventarios con existencias reales; quedando un rubro por valor de $ 248.323.991 en la
cuenta Responsabilidades pendientes para ser ajustado en el proceso auditoria.

 De igual manera se llevó acabo depuración de las cuentas del pasivo correspondiente a
obligaciones laborales, seguridad social y parafiscal.

 Se coordinó con la auxiliar administrativa y de Archivo el proceso de matriz de activos e

inactivos del personal del empresa e igualmente el archivo físico con sus respectivos
soportes. De igual manera se realiza la organización del archivo físico de las operaciones
de lo transcurrido del 2018.

 Se realizó la respectiva liquidación del impuesto municipal de Industria y Comercio,

correspondiente al periodo 2017.

 Se coordinó la parametrización del módulo flujo de efectivo y se analizó la estructura del

módulo de cartera para dar inicio adecuado a su funcionalidad, en aras que arroje informes
precisos y confiables.

 Se solicitó la adquisición del módulo de presupuesto del Software contable.

 Se atiende la Auditoria que comprendía “ANALISIS Y DEPURACIÓN DE CUENTAS

CONTABLES E IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIIF PARA PYMES, ELABORACIÓN DEL
PLAN DE CUENTAS EN EL SOFTWARE Y ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS AÑO 2018, el cual fue ejecutado por la firma IAS COLOMBIA SAS bajo la
responsabilidad del Dr. Ricardo Castañeda. En este proceso se socializa los rubros de
mayor transcendencia para que entre en contexto de la necesidad que se requiere dar
solución, se da inicio al proceso con la búsqueda de la documentación física y las bases de
datos del sistema contable, llevando a unos resultados de ajustes contables de acuerdo al
análisis de aplicabilidad de la operación. Las cuentas afectadas fueron Ingresos, Gastos y
Patrimonio. Quedando sin depurar al detalle las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar;
debido a la falta de alcance del contrato con la firma contratista.

 Se participó y brindo aportes a la estructura del proceso de Desembolsos de Créditos para

los Puntos de Compra de Cacao.

 Se realizó mejoras al módulo de inventario del sistema contable con el objetivo de brindar
una información exacta para la liquidación del Impuesto a las Ventas-IVA (Ventas gravadas,
exentas, excluidas).

 Se le dio cumplimiento a las responsabilidades en temas de impuesto, informes fiscales e

informes financieros mensuales con plena transparencia de las operaciones realizadas
(Verificación de soportes, registros y archivo dando cumpliendo al lleno de los requisitos
contables y fiscales, control de inventarios, control de flujo de efectivo, presentación de
 Retención en la fuente, impuesto de IVA, impuesto de Industria y Comercio, impuesto de
Renta, conciliación Fiscal, Cargue y presentación de información de Actualización del
Régimen Tributario Especial, Actualización Registro Mercantil, Preparación y presentación
de información Exógena).

PROCESOS PENDIENTES:

 Adecuación del Software contable (PUC Local –NIIF).

Queda pendiente realizar la adecuación del PUC Local –PUC NIIF en el software contable, bajo la
estructura que maneja la Supersolidaria. Para esta actividad se deja las recomendaciones hechas
por la firma auditora bajo el modelo local y se deja la estructura del PUC NIIF en Excel la cual fue
reportada en la conciliación fiscal.

 Unificar políticas actuales con las recomendaciones impartidas por la auditoria.

Para esta actividad se deja las políticas contables bajo NIIF y el archivo suministrado por el auditor
para realizar el análisis y la unificación de las mismas.

 Informes Supersolidaria.

Para dar por terminado este proceso se dejan los archivos en medio magnético de los años 2016 y
2017, de forma validada en el programa SICSEST de la Supersolidaria, se debe nuevamente validar
esta información ya que este sistema realiza actualizaciones constantemente; por ello es necesario
revisar lo preparado y complementar el informe financiero de acuerdo a lo requerido por esta entidad
para dar presentación de los soportes en medio magnético. Seguidamente se deja la información
financiera del 2018 para dar inicio al informe correspondiente a este periodo el cual se encuentra
vencido, dado que la presentación debía ser en febrero y para esta fecha a un se estaba trabajando
en la depuración de los estados financieros a corte 31 de diciembre del 2018.

 Propiedad Planta y Equipo.

Se debe realizar un análisis de unos activos que se encuentran en la empresa, los cuales no están
registrador contablemente debido que han sido obtenidos por medio de convenios, alianzas y
comodatos; por ello es necesario que se haga la revalorización de la vida útil y valor real de cada
bien para su reconocimiento. Se deja una matriz en Excel de la trazabilidad de estos bienes.

 Depuración cuentas por cobrar.

Se debe llevar a cabo la depuración de las cuentas por cobrar teniendo en cuenta el concepto por el
cual fue generada, el tercero que corresponde y los valores que se presentan en positivo y negativo
entre la misma cuenta y otras partidas. Es necesario que se le dé el registro adecuado a estas
cuentas en el momento de crear la obligación por cobrar y posteriormente cuando se realice el
descargue. Para esta depuración se cuenta con el auxiliar detallado por cuenta y tercero.

 Depuración de cuentas por pagar.

Para realizar la depuración de las cuentas por pagar se debe hacer el análisis a los recursos captados
mediante las alianzas y convenidos ejecutados por la empresa, para tener certeza de la obligación
o hacer el reconocimiento al patrimonio ya que esto quedaría como capital de la empresa,
seguidamente se debe depurar tercero por tercero de cada rubro. De igual manera se debe tener
presente el pago de impuesto de renta y el cumplimiento al fondo de educación de la vigencia 2018.
Para ello se deja el auxiliar detallado por cuenta y tercero.

 Depuración de Asociados y Patrimonio.

Se recomienda dar continuidad a la mayor brevedad posible con la depuración de asociados para
tener certeza de ello, ya que esta información es la esencia de la empresa y se requiere para el
envío de informes a los diferentes entes de control; seguidamente se debe hacer el reconocimiento
contablemente de los aportes ordinarios y las cuotas de administración correspondiente.

Se debe hacer un análisis de los aportes mínimos irreducibles de acuerdo a los estatutos de la
empresa, para dar cumplimiento a este mandato e igualmente evaluar los aportes extraordinarios
que quedaron pendientes de ajustar.

 Módulo de Presupuesto.

Colocar en funcionamiento el módulo de presupuesto que tiene el software contable; haciendo la

respectiva parametrización y cargue inicial del mismo, esto con el fin que brinde un herramienta de
proyección financiera y que se pueda medir la ejecución presupuestaria ejecutada mes a mes.

 Proceso de calificación Régimen Tributario Especial.

Se debe realizar seguimiento a notificación por parte de la DIAN y/o solicitar a esta entidad la
calificación de permanencia a este régimen.

 Saneamiento del Módulo de terceros en Software.

Para este proceso de sanear los terceros; sugiero tomar la base de datos de la presentación del
informe de medios magnéticos (exógena) año 2018, ya que esta ha sido verificada por diferentes
medios como lo son: página de la DIAN, Antecedentes disciplinarios y judiciales, obteniendo
identificación, nombres y apellidos completos, de igual manera se complementó las direcciones
y ciudad. Como también sugiero que esta base datos sea alimentada con la información del
correo electrónico previniendo que se avecina la facturación electrónica y este proceso exige de
carácter obligatorio este requisito por cada tercero.

 Realizar la Depreciación de la Propiedad Planta y Equipo.

Se recomienda hacer la respectiva depreciación de la Propiedad Planta y Equipo de la empresa

teniendo en cuenta la norma local y NIIF; para esta actividad se cuenta con una matriz en Excel de
cada bien adquirido. A la fecha no se le ha dado cumplimiento a esta política ya que los resultados
financieros ha sido negativos y este registro incrementaría el saldo en rojo.
  Realizar un análisis y reevaluación del costeo al proceso de comercialización de
Cacao.

Se recomienda hacer el análisis a los costos fijos y variables de este proceso para determinar con
certeza el costo incurrido en la operación mensual y tener claridad del costo por cada kilo de cacao
adquirido. Esta información sería útil para determinar futuras negociaciones con clientes nacionales
e internacionales.

 Factura Electrónica.

Se recomienda dar inicio con antelación al proceso de Facturación Electrónica el cual empieza a
regir a partir del 01de agosto del presente año.

 Revisión y Ajustes mes de Mayo-2019

Se informa que toda la operación del mes de mayo debe ser revisada por la contadora entrante y
proceder hacer los respectivos ajustes de fin de mes que corresponden a la parte de inventarios.
Seguidamente preparar impuestos tributarios.

EMPALME PUESTO DE TRABAJO (6 DIAS):

Para esta actividad se dispuso de 6 días los cuales se distribuyeron en:

 Los días 30 y 31 de mayo, se realizó la socialización de la información financiera y

administrativa correspondiente al año 2016 y 2017 para rendir informe a la Supersolidaria.
 El día 01 de junio se realiza inventario físico de los productos disponibles para la venta a
corte 31 –Mayo-2019.
 Los días 4, 5 y 6 se realiza socialización de las funciones del cargo de contador, entrega de
claves de la DIAN, Software Contable (Contapyme) y Correo electrónico. Entrega de la
información del Computador, información suministrada por la Dra. Yenni Chivata y la
información generada en el transcurso de mis Actividades.

Se recomienda elaborar el procedimiento del área financiera para lograr dar continuidad o
mejora a los procesos que se vienen realizando, teniendo en cuenta que los tiempos no son
suficientes para realizar un empalme adecuado, es muy difícil para la persona que recibe
asimilar todo el proceso en tampoco tiempo de igual forma para la persona que se retira dar
a conocerlo.

Solo me queda a gradecer inmensamente a esta importante empresa de la Región como lo es

COOMPROCAR, por la oportunidad y la confianza depositada en mí como profesional para
desempeñarme tan importante cargo; ya que este implica una responsabilidad, independencia total,
ética profesional y compromiso por la empresa. Es de resaltar que durante estos 10 meses en la
empresa coloque toda mi experiencia profesional, mi compromiso absoluto por sacar adelante los
procesos que venían atrasados y de la misma manera continuar con la operación actual dando
cumplimiento a todos los informes y responsabilidades que son competencia de la empresa. Solo
me queda la satisfacción de un deber cumplido en el aporte que pude brindar a la Cooperativa en
busca de una mejor organización ya que esta se visiona como una empresa líder en el mercado.

Sin otro particular.

EMILSEN SUTANEME OSORIO

C.C. 68.251.069 de Arauquita

Con Copia: Al Consejo de Administración de Coomprocar

Sonia Liliana Mayorga Rodríguez -Contadora

Anexo: Estados financieros expuesto al Consejo de Administración a corte 30-Abril-2019.