Bienvenido al módulo 1 del curso Excel intermedio, en este conocerás las

características más importantes así como las bondades que tiene el

software para el tratamiento y manejo de la información, identificaras
los elementos de una hoja de cálculo y las dimensiones de la misma.
También pondrás en práctica los atajos del teclado más comunes al
momento al momento de trabajar en Excel con la finalidad de que seas
más en tu trabajo.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza un cuadricula en donde en cada celda de la
misma se pueden introducir números, letras y gráficos. Es posible
aplicar formato a un gran número de datos que se requieran procesar.
Para lograr ciertas acciones de forma rápida se utilizan algunos métodos
como son las combinaciones de teclas, las cuales ejecutan un comando
sin la necesidad de usar el mouse. Prácticamente todas las herramientas
y acciones de Excel se pueden ejecutar desde el teclado, lo que te da más
velocidad a la hora de trabajar en Excel y aumenta tu productividad en
el trabajo diario.

OBJETIVO
OBJETIVO GENERAL
Que el participante desarrolle habilidades intermedias en el uso, manejo
y dominio de las principales funciones de Microsoft Excel, para utilizar
las herramientas y acciones de forma eficaz, con el objetivo de ayudar a
analizar, compartir y administrar los datos con facilidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Que el participante al finalizar el curso pueda:
• Conocer las especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los
libros.
• Identificar las combinaciones de teclas que Diferenciar los formatos de
moneda, porcentaje, número y fecha, entre otras, en las celdas dentro de
una hoja de cálculo.
• Reconocer cómo configurar las hojas de cálculo para su impresión.
• Utilizar formato condicional para editar reglas o encontrar información
de forma rápida.
• Desarrollar fórmulas simples así como detectar los errores de las
mismas para poder corregirlos.
• Reconocer las funciones con las que cuenta Excel para utilizarlas de
forma eficiente en las hojas de cálculo.
• Conocer la importancia y el procedimiento para proteger un libro con
contraseña.
• Automatizar procesos a través de macros e identificar los
complementos para utilizarlos eficazmente.

UNIDAD 1 LÍMITES Y MÉTODOS

ABREVIADOS EN EXCEL

1. ESPECIFICACIONES Y LÍMITES DE
EXCEL
Microsoft Excel es una poderosa hoja de cálculo, que tiene diferentes
versiones. En la actualidad la más reciente es la versión 2016, para lograr
la correcta ejecución del programa se requiere que el equipo de cómputo
a emplear cuente con las especificaciones necesarias. Sin embargo los
procesos son casi iguales para cualquier versión, y la ubicación de todas
las herramientas permanece un gran porcentaje en las mismas fichas.
Con Excel puedes guardar, manipular, calcular y analizar datos
numéricos, textos y fórmulas; dicho programa te permite además
presentar rápidamente todos estos datos.
Sabías que no existe la versión 13 de Excel, es decir de la versión 12 (
Excel 2007) paso a la 14 (Excel 2010) pero se desconoce la razón.

1.1 APLICACIONES PRECISAS Y

LIMITANTES DE SOFTWARE
Sabías que la versión de Excel 2010 modificó el nombre de varias
funciones en varios idiomas.Sin embargo los usuarios se quejaron por lo
que Microsoft regresó a las denominaciones originales
Excel es una aplicación integrada en el entorno Windows y desarrollada
por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de
cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y
tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de
macros; todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo son,
junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas
de uso general y extendido.
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas celdas pueden
contener: texto, valores, numéricos, fechas y datos horarios, fórmulas o
funciones matemáticas que permiten determinar el valor de la celda
empleada en función de los valores de otras celdas. Además, un
programa como Excel contiene un gran número de opciones para
introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de
las hojas de cálculo.

1.2 LÍMITES DE LAS HOJAS DE

CÁLCULO EN CUANTO A COLUMNAS
FIJAS
Sabías que las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de
16384 columnas y están identificadas por letras siendo la última la
columna XFD.
Con Excel puedes trabajar simultáneamente con un número ilimitado de
hojas de cálculo siempre que la memoria de tu computadora te lo
permita. Distintas hoja de cálculo, worksheets por su nombre en inglés
se agrupan formando un archivo denominado libro de trabajo,
workbook.
Cada hoja puede contener hasta 1048576 filas y 16384 columnas,
haciendo un total de 17179869184 (17.000 millones) celdas.
En la versión de Excel 2010 tiene hasta 1,048.576 filas. Las columnas se
identifican mediante letras (A,B,C,…,AA,AB,…,IV), mientras que las filas
las reconoces por medio de números (1,2,3…,65536). Para identificar
una celda la determinaras con la/s letras/s indicadoras de la columna,
seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165,
AJ231, etc.).
Los gráficos de Excel pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo
o en otro archivo independiente. Estos gráficos pueden tener funciones,
nubes de puntos, diagramas de barras, de línea, circular y estar
representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de tus
necesidades.
Excel te permite establecer relaciones entre los valores de distintas
celdas y hojas, para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida,
recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectué en alguna de
las celdas relacionadas. Asimismo podrás generar aplicaciones a la
medida de lo que requieras (MACROS), ya que cuentan con un lenguaje
propio de programación (Excel Visual Basic).
2. MÉTODOS ABREVIADOS DEL
TECLADO

Es una combinación de dos o más teclas que se ejecutan para llevar a

cabo una tarea más rápida y así reemplazar el uso del mouse.
Uso de las teclas modificadoras
En la gran mayoría de los casos, los atajos de teclado involucrarán el uso
de las teclas Ctrl, Alt y Mayús.
La tecla Mayús la identificarás con una flecha hacia arriba la cual
también es conocida por su nombre en inglés: Shift.
Las teclas Ctrl y Alt siempre están identificadas por su nombre.

2.1 ATAJOS DE UNA SOLA TECLA

A continuación te presentamos la definición de los atajos de una sola
tecla. Para ver su función, pasa tu cursor sobre estas (color azul).

Esc: Cancelas la entrada de una celda También cierra cualquier cuadro

de diálogo mostrado.
Tabulador: Completas la entrada de una celda y selecciona de forma
automática la celda a ala derecha.
Retroceso: Eliminas el contenido de una celda y entra en Modo de
edición.
Entrar: Completas la entrada de una celda y entra en modo de edición.
Alt: Activa las barras de menús.
Espacio: Activas o Desactivas una opción de verificación dentro de un
cuadro de dialogo.
Suprimir: Eliminas el con tenido de una celda.
Inicio: permite moverte al inicio de la fila.
AvPág: Permite desplazar una pantalla abajo dentro de la hoja.
Fin: Activas o desactivas el modo final. Al estar en modo final puedes
utilizarlas teclas de dirección para moverte hacia la última celda del
rango actual.
RePág: Te desplaza una pantalla arriba dentro de la hoja.
Teclas de dirección: Seleccionas la celda superior, inferior, izquierda o
derecha de acuerdo a la tecla de dirección presionada.

2.2 ATAJOS DEL TECLADO BÁSICO

EXCEL
A continuación te presentamos la definición de los atajos del teclado
básico. Para ver su función pasa tus cursos sobre estas (color rojo).

Ctrl + 1: Te muestra el cuadro de diálogo formato de celdas.

Ctrl + 2: Aplicas formato de negrita al texto seleccionado.
Ctrl + 3: Aplicas formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl + 4: Subrayas el texto seleccionado.
Ctrl + 5: Aplicas el efecto de tachado al texto.
Ctrl + 6: Ocultas o muestras los objetos de la hoja.
Ctrl + 8: Te muestra los símbolos de esquema en la hoja.
Ctrl + 9: Oculta las filas seleccionadas.
Ctrl + 0: Oculta las columnas seleccionadas.
Ctrl+ E: Seleccionas todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl + R: Cierras el Libro de trabajo.
Ctrl + T: Te muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
Ctrl + Y: Rea ces la última acción deshecha.
Ctrl + U: Nuevo libro de trabajo.
Ctrl + l : Te muestra el cuadro de diálogo ir a.
Ctrl + P: Te muestra el cuadro de diálogo imprimir.
Ctrl + S: Subrayas el texto seleccionado.
Ctrl + D: Copias una fórmula hacia la derecha sobre el rango
seleccionado.
Ctrl + G: Guardas el libro de trabajo.
Ctrl + j: Copias una formula.
Ctrl + K: Aplicas formato de cursiva al texto seleccionado.
Ctrl + L: te muestra el cuadro de Diálogo Reemplazar.
Ctrl + Z: Deshaces la última Acción.
Ctrl + X: Cortas las Celdas seleccionadas.
Ctrl + C: Copias las celdas seleccionadas.
Ctrl + V: Pegas el contenido del Portapapeles.
Ctrl + B: Te presenta el cuadro de diálogo Buscar.
Ctrl + N: Aplicas formato de negrita al texto seleccionado.
2.3 TECLAS DE FUNCIÓN
A continuación te presentamos la definición de las teclas de función.
Para ver su utilización pasa tu cursor sobre estas (color verde).

F1: Muestra la ayuda de Excel.

F2: Permite entrar en Modo de edición la celda activa en Excel, es decir
la celda donde ubiques el cursor.
F3: En caso de existir un nombre definido, te presenta el cuadro de
diálogo Pegar nombre.
F4: Te permite hacer referencias absolutas o mixtas. Al dar clic en
repetidas ocasiones hace que el símbolo $ vaya intercalándose entre la
referencia de la fila y la columna: $A$1, AS1, $A1. También te permite
repetir la última acción, este truco es muy bueno para agilizar el trabajo.
Por ejemplo, cuando rellenas una celda de color gris, para la siguiente o
siguientes celdas solo tienes que seleccionar y hacer clic en F4.
F5: Muestra el cuadro de dialogo ir a.
F6: Permite moverte entre los paneles de un libro dividido.
F7: Te muestra el Cuadro de diálogo Ortografía.
F8: Activa el modo Ampliar selección y te permite aumentar el rango
seleccionado utilizando las teclas de dirección.
F9: Calculas el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros
abiertos.
F10: Activas la barra de menús.
F11: Creas una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado.
F12: Presenta el cuadro de diálogo Guardar como.

UNIDAD 2 TIPOS DE FORMATOS Y

CONFIGURACIÓN DE IMPRESIÓN

1. FORMATO A NÚMEROS Y CELDAS

Bienvenido al Módulo 2, en este reconocerás diferentes formatos que se
pueden aplicar automáticamente tanto a números como a textos; alinear
y ajustar información en celdas; ordenar datos, cambiar tamaño de filas
y columnas, así como configurar una hoja de cálculo a la hora de
imprimir sin importar cuánta información tengas.
Dar formato en términos generales es fijar los parámetros que definirán
el aspecto y la presentación de los datos contenidos en las hojas de
cálculo. Esto es, permite definir características concernientes a la fuente
para mejorar el aspecto del texto y así presentar la información de forma
adecuada y profesional para su análisis o revisión.
1.1 DIFERENTES OPCIONES DE
ALINEACIÓN DEL TEXTO EN LA
HOJA DE CÁLCULO

Se utilizan para mover un dato, ya sea texto o número, dentro de una

celda o rango hacia la derecha, el centro (en el caso de los títulos),
izquierda, o justificar (se encarga de distribuir el texto de forma
homogénea entre los márgenes).

Procedimiento. A continuación te presentamos las diferentes opciones

de alineación del texto en la hoja de cálculo.
1.2 COMBINAR CELDAS
Es una manera de unir celdas que ocupan varias columnas.
Se usa con frecuencia para ingresar un título a una tabla.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para combinar

celdas:
1.- Selecciona las celdas A1, B2, C3 presionando la tecla shift y las flechas
direccionales.

2.- En la cinta inicio, en el grupo de Alineación.

3.- Introduce el titulo que quieras dar a la combinación de celdas.

1.3 COMBINAR TEXTO DE DOS O
MÁS CELDAS A UNA SOLA

Combinar texto de dos o más celdas a una sola. Puedes combinar texto
de dos o más celdas en una sola. Por ejemplo, si tienes una celda en la
hoja de cálculo con el Nombre de una persona y otra celda con su
apellido, puedes combinar el nombre y el apellido juntos en una celda
nueva.
1.- Haz click en la celda en la que deseas combinar el texto y escribe =(
2.- Haz clic en la celda que contiene el primer texto que deseas combinar
y escribe &” “& (un espacio entre comillas).

3.- Haz clic en la siguiente celda con el texto que deseas combinar.

a) Escribe ) y luego presiona enter.

Sugerencia: Para combinar el texto en más de dos celdas, continúa

seleccionando celdas y escribiendo &” “& después de cada celda que
selecciones. Si no deseas agregar un espacio entre el texto combinado,
escribe & en lugar &” “&. Para agregar una coma, escribe &”, “& (una
coma seguida de un espacio, ambos entre comillas).

1.4 AJUSTAR TEXTO EN UNA CELDA

Esta opción se usa cuando necesitas ver un texto “largo” completo en una
celda, pero por cuestiones de espacio no puedes ampliar dicha celda.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para ajustar
texto en una celda:
Ajustar el texto, da clic.
1.- Colócate en la celda donde desees. Ajustar el texto, da clic derecho y
elige Formato de celdas.
2.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo dirigete a la pestaña
alineación y marca la casilla. Ajustar Texto.

3.- Da clic en Aceptar y se abra ajustado el texto de la casilla.

Sugerencia: También puedes hacer el ajuste de texto en la cinta Inicio y
grupo de Alineación y dando clic en ajustar texto.

1.5 ORDENAR DATOS EN UNA HOJA

DE CÁLCULO

El ordenamiento de datos en una hoja de cálculo es una tarea muy

sencilla u útil, ya que normalmente cuando ingresas los mismos no lo
haces en orden alfabético, pero excel lo hace por ti de forma muy simple
te permite organizar la columna que desees, ya sea en orden ascendente
(A,Z), o en forma descendente (Z-A), la información.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para ordenar
en una hoja de cálculo:
1.- Selecciona la celda Código y dirígete a la cinta de inicio al grupo
Modificar, elige Ordenar y Filtrar; da clic en orden personalizado.

2.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en ordenar por, elige Apellido

y da clic en Aceptar.

3.- La columna de Apellido estará en orden alfabético.

1.6 IDENTIFICAR CÓMO LA HOJA DE
CÁLCULO VALIDA CARACTERES
NUMÉRICOS Y ALFABÉTICOS

El ordenamiento de datos en una hoja de cálculo es una tarea muy

sencilla y útil, ya que normalmente cuando ingresas los mismos no lo
haces en orden alfabético; pero Excel lo hace por ti de forma muy simple.
Te permite organizar la columna que desees, ya sea en orden ascendente
(A.Z), o en forma descendente (Z-A), la información.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para identificar
cómo la hoja de Cálculo valida caracteres numéricos y alfabéticos:
1.- Selecciona la celda que requiere ser validada.

2.- En la cinta de opciones Datos, en el grupo de herramientas de datos

elige Validación de datos.
3.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en permitir puedes elegir
diferentes criterios, en este caso elige número entero: además. Tendrás
que elegir el mínimo y el máximo de datos. Para finalizar da clic en
aceptar.

4.- Comprueba la validación ingresando un valor diferente al

seleccionado, Excel mostrara un mensaje de valor no Valido.
1.7 CAMBIAR EL ANCHO DE LAS
COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS

En Excel puedes cambiar el ancho de una columna o la altura de las filas

de manera que puedas mejorar la visibilidad y apariencia de los datos.
El ancho predeterminado de una columna es de 10.71 que significa un
espacio para 10 caracteres.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para cambiar

el ancho de las columnas y el alto de las filas:

1.- Haz doble clic sobre el límite derecho de la columna para ajustar
automáticamente el ancho de la columna de manera que se ajuste al
texto que contiene.
a) Otra manera d hacerlo es en la cinta de inicio, en el grupo de Celdas,
Elige formato y da clic en autoajustar ancho de columna Columna.

1.8 INSERTAR O ELIMINAR FILAS O

COLUMNAS

Las filas o columnas se insertan para agregar algunos datos que te hacen
falta en una tabla o lista.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para insertar
una columna:
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para insertar
una fila:
2. DAR FORMATO Y ESTABLECER
UN ÁREA DE IMPRESIÓN
ESPECIFICA

Si imprimes una selección especifica de una hoja de cálculo con

frecuencia, puedes definir un área de impresión que incluya solo esa
selección. Un área de impresión es uno o más rangos de celdas que se
designan para imprimir toda la hoja de cálculo. Cuando imprimas la hoja
de cálculo después de haber definido un área de impresión, solo se
imprimirá esta área.
Puedes agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea
necesario y puedes borrar el área de impresión según sea necesario y
puedes borrar el área de impresión para imprimir la hoja de cálculo
completa.
Una hoja de cálculo puede tener varias áreas de impresión, cada una de
las cuales se imprimirá en una página separada.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para establecer
un área de impresión específica:
1.- Selecciona las celdas que desees definir como el área de impresión.
2.- En la cinta diseño de página, en el grupo Configurar página elige Área
de impresión y Da clic en establecer área de impresión.

3.- Quedará establecida el área de impresión que seleccionaste.

2.1 IMPRIMIR ENCABEZADOS DE
FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA
IMPRESA

De forma predeterminada, Excel no imprime los encabezados de

columna (A,B, C, etc.) o de fila (1,2,3, etc) que se ven en la pantalla. Pero
si lo requieres, puedes hacerlo de la siguiente manera.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para imprimir
encabezados de fila y columna en cada página impresa:
1.- En la cinta Diseño de página, dirígete al grupo opciones de la hoja y
marca la casilla Imprimir.
a) En la vista de la impresión puedes observar los encabezados de fila y
columna.

2.2 CONFIGURAR LOS MÁRGENES

DE LAS PÁGINAS ANTES DE
IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO
Antes de imprimir una hoja de cálculo de Excel que contenga una gran
cantidad de datos o varios gráficos, puedes ajustarla para obtener
resultados de aspecto profesional.
Se puede cambiar el diseño y el formato de los datos. También puedes
usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la
orientación de la página, agregar o cambiar encabezados y pies de
página, establecer los márgenes para la impresión, mostrar u ocultar las
líneas de cuadricula y encabezados de las filas y columnas y especificar
las opciones de ajuste de escala.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para configurar
los márgenes de las páginas antes de imprimir una hoja de cálculo:

1.- En la cinta diseño de página en el Grupo configurar página, haz clic

en márgenes y elige Márgenes personalizados.
2.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde puedes realizar el
ajuste de los márgenes de la hoja de cálculo, así como otros cambios
relacionados con los encabezados Y pies de página, la orientación de la
hoja etc.
2.3 CREAR E IMPRIMIR ETIQUETAS
POSTALES PARA UNA LISTA DE
DIRECCIONES EN EXCEL

Si deseas realizar un envío masivo de correo a una lista de direcciones

guardada en una hoja de cálculo de Excel, puedes usar una combinación
de correspondencia de Microsoft office Word. El proceso de
combinación de correspondencia crea una hoja de etiquetas postales que
puedes imprimir, en la que cada etiqueta de la hoja contiene una
dirección de la lista.
Para crear e imprimir las etiquetas postales, primero debes preparar los
datos de la hoja de cálculo en Excel y utilizar después Word para
configurar, organizar, revisar e imprimir las etiquetas postales. Si deseas
utilizar etiquetas de dirección para realizar envíos masivos de correo a
tu lista de direcciones, puedes usar la combinación de correspondencia
para crear una hoja de etiquetas de dirección. Cada una de las etiquetas
contendrá una dirección de la lista.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear e
imprimir etiquetas postales para una lista de direcciones en Excel:
1.- Una vez que tengas tu lista en Archivo Excel con todos los datos
necesarios, guardar tu documento Abre Microsoft Word y ve a la a la
cinta Correspondencia y elige Etiquetas.

2.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en la opción de Número de

producto selecciona A3 (vertical) y da clic en Aceptar.

3.- Elije la opción Seleccionar Destinatarios y elige usar lista existente.

4.- Ahora en el grupo Escribir e insertar Campos, elige insertar campo
combinado.

5.- En el grupo Finalizar elige Finalizar y combina, puedes elegir Editar

Documentos Individuales para visualizar las etiquetas en el Documento.

2.4 IMPRIMIR LAS FILAS CON LOS

ENCABEZADOS DE COLUMNA EN LA
PARTE SUPERIOR DE TODAS LAS
PÁGINAS

Si una hoja de cálculo abarca más de una página, puedes imprimir

encabezados o etiquetas de filas y columnas (también llamados título de
impresión) en cada página para asegurarte de que los datos estén
denominados correctamente. Por ejemplo, puedes repetir la primera fila
de encabezados de columna en todas las Páginas cuando tengas hojas de
cálculo grandes y complejas.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para imprimir
las filas con los encabezados de columna en la parte superior de todas las
páginas.
1. Abre el archivo que desees imprimir con los encabezados, en este caso
los encabezados están en el rango A1:L1.

2.- En la cinta Diseño de Página dirígete al grupo Configurar Página y

Elige Imprimir títulos.

3.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, en la pestaña hoja en repetir

filas en extremo superior escribe el rango de los encabezados (A1: L1)
haz clic en aceptar.
4.- En la cinta Archivo en la vista previa de impresión puedes comprobar
que en todas las hojas se imprimirán las filas con los encabezados de
columna en la parte superior de todas las páginas.

2.5 APLICAR FORMATO A NÚMEROS

COMO PORCENTAJE
Si aplicas formato de porcentaje a números existentes en un libro, Excel
multiplica dichos números por 100 para convertirlos a porcentajes. Por
ejemplo, si una celda contiene el número 10, Excel multiplica dicho
número por 100 lo que significa que se verá 1000,00% después de
aplicar el formato de porcentaje.
Es posible que esto no sea lo que esperabas. Para mostrar porcentajes de
forma exacta, antes de aplicar el formato de porcentaje a un número,
asegúrate de que este se ha calculado como porcentaje y que se muestra
con formato decimal. Los porcentajes se calculan usando la ecuación
cantidad/total= porcentaje. Por ejemplo, si una celda contiene la
fórmula =10/100, el resultado de dicho cálculo es 0,1. Si después aplicas
formato de porcentaje a 0.1, el número se mostrará correctamente como
10%.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para aplicar
formato a números como porcentaje:
1.- Selecciona la casilla del primer número y calcula el porcentaje para
que se muestre en formato decimal, escribe =25/100 y presiona enter.
2.- En la cinta Inicio haz clic en el selector de cuadro de diálogo junto a
Número.

3.- En el Cuadro de diálogo Formato de Celdas, en la lista categoría haz

clic en Porcentaje: en el cuadro posiciones decimales escribe el número
de posiciones decimales que desees mostrar. Por ejemplo, si deseas ver
10% en vz de 10.00. Escribe 0 y da clic en Aceptar.
4.- Se mostrará el primer número como porcentaje. Puedes hacer el
mismo procedimiento para los otros números.

Atención: Para aplicar rápidamente el porcentaje de formato a las celdas

seleccionadas. Haz clic en Estilo porcentual % en el grupo número de la
ficha Inicio o Presiona CTRL + Mayúsc + %.

2.6 INMOVILIZAR PANELES PARA

BLOQUEAR LA PRIMERA FILA O
COLUMNA
Este procedimiento se usa cuando tienes mucha información y no se
puede ver en una sola pantalla, al desplazarte hacia la derecha se dejan
visualizar las primeras columnas, y al desplazarte hacia abajo se dejan
ver las primeras filas, que normalmente son los títulos o rótulos de las
columnas, para evitar esto puedes inmovilizar tanto la primera fila como
la columna.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para

inmovilizar paneles para bloquear la primera fila o columna:

1.- En la cinta vista, en el grupo ventana elige inmovilizar.

2.- Haz clic en inmovilizar fila superior o primera columna.

2.7 AGREGAR UNA MARCA DE AGUA

Excel no admite la creación de marcas de agua de texto. Las marcas de

agua de Excel tampoco admiten procesos como pegar un bloque de texto
desde Microsoft Word como marca de agua. Puedes crear el texto que
dese para la marca de agua en un gráfico personalizado en un formato
de archivo de imagen estándar como. PNG, .JPG o .BMP, e importarlo
en el encabezado de la hoja de cálculo de Excel, después puedes usar esta
imagen como marca de agua tantas veces como desees.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para agregar

una marca de agua.

1.- Una vez que tengas la imagen con el texto que desees usar como
marca de agua, en la cinta Insertar dirígete al grupo Texto y elige.

2.- El encabezado aparece directamente encima de la fila 1 de la hoja de

cálculo, en tres secciones.

3.- En la cinta Diseño dirígete al grupo Elementos del encabezado y pie

de página y haz clic en imágenes y selecciona la que usaras como marca
de agua.

4.- En encabezado se mostrará de la siguiente manera, indíca que

contiene una imagen.
5.- Presiona la tecla del tabulador o haz clic en cualquier parte fuera del
encabezado. La marca de agua del logotipo de la empresa aparece en la
hoja de cálculo que se muestra actualmente. Cuando se crean datos en
una página nueva en la misma hoja de cálculo, la marca de agua aparece
en la Página nueva:

2.8 CREAR LISTA DESPLEGABLE

Este procedimiento es muy usado cuando compartes un archivo con
varias personas, o varios usuarios introducen información dentro de una
base de datos, esta opción reduce el margen de error porque ya no hay
opción para escribir, únicamente para elegir una opción de una lista, a
través de una pestaña. También hace más fácil y rápido el ingreso de
datos.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear lista

desplegable:
1.- Escribe las entradas que deseas aparezcan en la lista desplegable. Las
entradas deben estar en una fila o columna única sin celdas en blanco.
2.- Selecciona todas las entradas, haz clic con el botón secundario y, a
continuación, haz clic en definir nombre.

3.- En el cuadro nombre, escribe un nombre para las entradas, en este

caso será Departamento, a continuación, haz clic en Aceptar. Asegúrate
de que el nombre no tenga los espacios. Este nombre no se muestra en
la lista, pero debes asignarle un nombre para vincularlo a la lista
desplegable.
4.- Haz clic en la celda de la hoja de cálculo donde desees crear la lista
desplegable. Ahora dirígete a la cinta datos y en el grupo. Herramientas
de datos elige Validación de datos.

5.- Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en la pestaña configuración

en permitir elige lista y en origen escribe un signo de igual (=) seguido
del nombre que asignaste a las entradas (departamentos), asegúrate de
marcar la casilla celda con la lista desplegable.
6.- Da clic en Aceptar y podrás usar la lista desplegable.

2.9 CREAR SALTOS DE PÁGINA

La vista previa de salto de página te ayuda a visualizar la posición exacta
donde se inicia una nueva página y también te ayuda a corregir la
ubicación del salto de manera que no tengas cortes inesperadas al
momento de imprimir.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear
saltos de página.

1.- En la cinta vista dirigirte al grupo vistas de libro y elige ver salt. Pág.

a) Se mostrará la vista previa del salto de página.

UNIDAD 3 USO DE
FÓRMULAS Y FORMATO
CONDICIONAL

1. USAR UNA FÓRMULA PARA

APLICAR FORMATO CONDICIONAL
Bienvenido al módulo 3. Como servidor público de la SADER es
importante que desarrolles habilidades para el análisis de la
información, clasifiques datos a través de filtros, apliques fórmulas y
funciones para obtener resultados inmediatos, así como el uso de
referencia rápida para la solución de problemas, y ejemplos de fórmulas
de matriz que se reflejarán en la presentación de tus resultados.
El formato condicional resalta rápidamente información importante en
una hoja de cálculo ya que a veces las reglas de formato integrados no
son demasiado amplias. La adición de tu propia fórmula a una regla de
formato te ayuda a agilizar acciones que las reglas integradas no pueden
realizar.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para aplicar
formato condicional Primera regla:
1.- Abre el archivo en el que desees usar una fórmula para aplicar el
formato condicional. En este caso, puedes ver la información que deseas
usando formato condicional, controlada por dos reglas en las que cada
una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la columna A,
aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica
formato a celdas tan pronto como se introduce “y” indicando que se ha
enviado la tarjeta de cumpleaños.
Primera Regla: aplica formato a futuros cumpleaños.
a) Selecciona las celdas A2 a la A7.
La fórmula usa la función HOY para ver las fechas de la columna A son
posteriores a hoy(en el futuro). De ser así. Se aplica formato a las celdas
2.- Haz clic en la cinta de opciones Inicio y dirígete al grupo de Estilos,
da clic en Formato Condicional y elige nueva regla. Se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo.
a) Da clic en la regla “Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato”
b) En dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera,
escribe la formula =A2>HOY()

3.- Haz clic en formato de celdas y se abrirá el siguiente cuadro de

dialogo, en la opción color selecciona rojo; mientras que en la opción
estilo de fuente selecciona Negrita. Al terminar haz clic en Aceptar hasta
que se cierren los cuadros de diálogo. El formato se aplica a la columna
A.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para aplicar

formato condicional Segunda regla:
Segunda regla: aplica formato a celdas tan pronto como se introduce “y”
indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.
1.- Se repite los pasos 2 a 4 anteriores y
a) Selecciona las celdas de la c” a la C7 escribe la fórmula =C=”y. La
fórmula prueba ver si las celdas de la columna c contiene “y” (las comillas
alrededor de y indican a Excel que es texto). De ser así se aplica formato
a las celdas.

2.- En formato de celdas en la opción color selecciona blanco y en el

cuadro estilo de fuente selecciona Negrita.

3.- En ese mismo cuadro de diálogo dirígete a la pestaña relleno y

selecciona verde.
4.- El formato se aplica a la columna C donde cada vez que se escribe y
el formato condicional se aplica a las celdas. En la columna A puedes
observar que en rojo están marcadas los cumpleaños futuros.

1.2 COPIAR Y PEGAR EL FORMATO

CONDICIONAL A OTRAS CELDAS
Si has utilizado un formato condicional y deseas aplicarlo a datos nuevos
o a otros datos en la hoja de cálculo, puedes usar Copiar formato para
copiar el formato condicional a estos.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para copiar y
pegar el formato condicional a otra celdas:

1.- Haz clic en la celda con el formato condicional que quieres copiar.
2.- Haz clic en la cinta de opciones inicio y selecciona Copiar Formato.
El puntero ahora cambia a un pincel.

3.- Para copiar el formato condicional arrastrar el pincel por las celdas a
los rangos de celdas a los que quieres aplicar formato.

4.- Para dejar de utilizar el pincel presiona la tecla.

1.3. AGREGAR, CAMBIAR, BUSCAR Y

ELIMINAR FORMATO CONDICIONAL
Se usa para editar (modificar), una regla ya configurada, eliminar una ya
existente o ver cuántas reglas hay en un archivo. Del mismo modo que
insertaste la regla con fórmula para el ejercicio anterior, si requieres
modificarla o eliminarla lleva a cabo el procedimiento siguiente.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para agregar,

cambiar, buscar y eliminar formato condicional:
1.- Selecciona una celda donde hayas aplicado un formato condicional;
después en la cinta de opciones haz clic en inicio y dirígete al grupo
Estilos, haz clic en formato condicional y elige administrar reglas.
2.- Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás agregar, editar o
eliminar una regla de formato condicional.

1.4 CREAR FÓRMULAS

CONDICIONALES PARA BUSCAR
DATOS O APLICAR FORMATO
El formato condicional resalta rápidamente información importante en
una hoja de cálculo. Sin embargo, a veces las reglas de formato que
vienen integradas en Excel, no son demasiado amplias. La adición de tu
propia fórmula a una regla de formato condicional te ayudará a agilizar
acciones que las reglas integradas no pueden realizar.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear

fórmulas condicionales, buscar datos o aplicar formato:

1.- Abre el archivo donde desees crear una fórmula condicional para
aplicar formato a una celda que cumpla una condición. En este caso, los
vendedores que hayan tenido ventas superiores a los 50,000 se
resaltarán con la fórmula. Para ello selecciona el rango de celda A2:A10.
2.- Haz clic en Inicio y dirígete al grupo de estilos para elegir Formato
condicional y agregar una Nueva regla.

3.- En el cuadro de diálogo elige la opción utilice una fórmula que

determine las celdas para aplicar Formato y escribe la siguiente Formula
=si(b2>500000,verdadero, falso) A partir de la celda B2 es que se valida
que los valores sean mayores a 50,000.
4.- Haz clic en formato y elige un relleno para las celdas que cumplan la
condición.

5.- Haz clic en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo de esta forma
se aplicará el formato en las celdas de los vendedores que superaron las
ventas de 50,000.
1.5 USAR EL FILTRO AUTOMÁTICO
PARA IDENTIFICAR CIERTOS DATOS

Los filtros automáticos son una herramienta muy usada en Excel ya que
te permiten clasificar información de forma rápida sobre la tabla o la
lista donde lo necesites. Puedes filtrar una o más columnas de datos. Con
el filtrado, no solo podrás controlar lo que deseas ver, sino que además
controlar qué deseas excluir. Puedes aplicar un filtro en base a opciones
elegidas en una lista o crear filtros específicos para centrarte.
1.- Abre el archivo y ubícate en la columna que deseas aplicar el filtro
automático.
2.- Da clic en la cinta de opción datos y en el grupo ordenar y filtrar da
clic en el botón de filtros.

3.- Se activarán en los títulos una pestaña en la cual podrás aplicar los
filtros que requieras.

4.- Haz clic en uno de los títulos para aplicar filtros con los diferentes
criterios con los que dispones como orden alfabético, color, por texto, a
la posibilidad de únicamente visualizar los términos que necesites.
1.6 RELLENAR DATOS
AUTOMÁTICAMENTE EN CELDAS DE
DIFERENTES HOJAS DE CÁLCULO

En lugar de escribir datos manualmente en una hoja de cálculo puedes

usar la característica Autorellenar para rellenar celdas con datos que
siguen un patrón o que se basan en datos de otra celda.

1.- Selecciona las celdas y arrastra el controlador de relleno.

2.- Para usar el controlador de relleno selecciona las celdas que deseas
usar como base rellenar las celdas adicionales y arrastra el controlador
de relleno en sentido vertical u horizontal para rellenar las celdas que
deseas. Automáticamente Excel rellena el patrón en este caso los meses
y años en secuencia.

1.7 ANALIZAR TENDENCIAS EN

DATOS CON MINIGRÁFICOS

Minigráficos te permite crear representaciones visuales de datos con un

solo clic. Es más fácil de entender los datos y ayuda al encargado de
finanzas en tu institución a analizar tendencias de inmediato.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para analizar
tendencias en datos con minigráficas:
1.- Abre el archivo en el que deseas insertar un minigráfico. Y selecciona
la celda donde necesitas incluir el primer minigráfico.

2.- Haz clic en la cinta de opciones Insertar, dirígete al grupo de

Minigráficos y elige la opción Columna, se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo donde deberás especificar el rango de datos, en este caso es
B2:D2 que son los datos de enero, febrero y marzo del primer vendedor.

3.-. Da clic en Aceptar y se mostrará el primer minigráfico, puedes

realizar el mismo procedimiento para los datos de los demás vendedores.
2. TRABAJO CON FÓRMULAS
2.1 CREAR FÓRMULAS SIMPLES

Puedes crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o

dividir los valores de la hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre
comienza con un signo igual (=), seguido de constantes que son valores
numéricos y operadores de cálculo, como el signo más (+), el signo
menos (-), el asterisco (*) o la barra diagonal (/). Por ejemplo, si
introduces la fórmula =5+2*3, Excel multiplica los dos últimos números
y suma el primer número al resultado. Siguiendo el orden estándar de
las operaciones matemáticas, la multiplicación se realiza antes que la
suma.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear

fórmulas simples:
Importante: Puedes introducir en una fórmula tantas constantes y
tantos operadores como necesites, hasta un máximo de 8,192 caracteres.
Para obtener el resultado presionar Enter. Puedes realizar el mismo
procedimiento para los demás operadores de cálculo.

1.- En una hoja de cálculo, haz clic en la celda en la que desees introducir
la fórmula. En este caso será una suma (+) en la celda C2.

2.-Escribe el signo (=), seguido de las constantes y los operadores que

desees utilizar en el cálculo.

2.2 OCULTAR Y PROTEGER

FÓRMULAS
Excel te ofrece la posibilidad de ocultar a la vista las fórmulas, lo cual se
puede hacer de una forma sencilla; en ocasiones algunas personas crean
complicadas fórmulas para desarrollar diferentes tareas de Excel y para
no compartirlas la solución es ocultarlas. Al ocultar una fórmula, el
funcionamiento de esta no se afecta, simplemente no se muestra al
usuario.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para ocultar y

proteger fórmulas:

1.- Selecciona las celdas donde desees ocultar las fórmulas.

2.- Da clic derecho sobre las celdas seleccionadas y elige formato de

celdas; se abrirá el siguiente cuadro de diálogo. Dirígete a la pestaña
proteger y marca la opción oculta; da clic en Aceptar.

Debes proteger la hoja en la que se encuentran las celdas con las

Fórmulas que se quieren ocultar.
3.- Para proteger la hoja: de la respectiva hoja y marca proteger hoja.
a) También puedes hacerlo en la cinta de opciones. Revisar en el grupo
de cambios.
Importante. Cuando hayas terminado la opción proteger hoja cambiará
desproteger hoja.

4.- Deberás escribir una contraseña para proteger y desproteger la hoja,

las fórmulas ya no serán visibles.
2.3 SUMAR O RESTAR TIEMPO

En ocasiones no es tan fácil sumar dos horas para obtener un total, o

restar una hora a otra para obtener el tiempo total invertido en un
proyecto. Afortunadamente Excel te permite sumar o restar tiempo con
facilidad, usando fórmulas sencillas.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para sumar o

restar tiempo:
1.- Colócate en el archivo en el cual desees hacer la suma de las horas. En
este caso si requieres saber el número de horas y minutos que tardarán
en realizar dos tareas, calculando que la primera tarea durará 6 horas 45
minutos y la segunda 9 horas 30 minutos.
2.- En la celda B4 escribe =B2+B3 que son las horas de cada tarea.

3.- Presiona enter y se mostrara el resultado de la fórmula.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para sumar

más de 24 horas. Sumar más de 24 horas eso ha sido bastante sencillo
pero hay un paso adicional, si tus horas suman más de 24 tienes que
aplicar un formato especial al resultado de la fórmula.
1.- Para mostrar la hora como más de 24 horas, haz clic n la celda donde
deseas el resultado de la fórmula.

2.- A continuación en la pestaña Inicio dirígete al grupo de Celdas y haz

clic en formato y elige formato de celdas. Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo.
a) En la pestaña de número da clic en la categoría personalizado y elige
el tipo hh:mm.
3. Escribe en la celda B4 la Fórmula =B2+B3.

4.- Presiona Enter para mostrar el resultado.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para restar

tiempo:
1.- Abre el archivo en el cual requieres hacer la resta del tiempo. Al
momento de escribir la hora deberás agregar una “a” para AM o “p” para
PM y presiona enter en tanto en las celdas de inicio como en las de fin.
2.- En la celda en donde requieres el resultado escribe la fórmula =C2 B2
que corresponde a las celdas de fin y de inicio.

3.- Presiona enter y se mostrará el resultado de la resta. (para eliminar

el AM sigue el procedimiento de sumar más de 24 horas).

2.4 DEFINIR Y USAR NOMBRES EN

FÓRMULAS
Definir nombres a un rango facilita su uso, a la hora de referirse a las
celdas que se tienen que tomar en cuenta para obtener un resultado
dentro de una fórmula. Esto evita tener que seleccionar celdas ya que
solo debes escribir el nombre con el que se bautizó un rango.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para definir y

usar nombres en fórmulas:
1.- Abre el archivo y selecciona las celdas a las que quieras dar un
nombre. En este caso el rango A2:A7 se le dará el nombre de Cantidad y
al rango B2:B7 se le nombrará Precio.

2.- En la cinta de opciones Fórmulas dirígete al grupo de Nombres

definidas ahí encontrarás la opción Asignar Nombre o si lo prefieres
basta con escribirlo en el área de cuadro de nombres que es el que se
muestra en la siguiente imagen.

3.-En la celda C2 escribe un signo de igual (=) en seguida el primer

nombre asignado, Cantidad; agrega un asterisco (*) y a continuación el
asegurado Nombre asignado. Precio.

4.- Presiona enter y se mostrará el resultado de la fórmula en la celda

seleccionada.

2.5 CÓMO EVITAR LA RUPTURA DE

LA FÓRMULA
Si Excel no puede resolver una fórmula que intentas crear, es posible que
veas un mensaje de error similar a este:
Desafortunadamente esto quiere decir que Excel no comprende lo que
intentas hacer y te recomienda que salgas de la pantalla y vuelvas a
empezar. Haz clic en Aceptar o presionar Esc para cerrar el mensaje
error.

Volverás a la celda con la fórmula errónea, que estará en modo de

edición, y Excel resaltará la parte que contenga el problema. Si quieres
volver a empezar, vuelve a presionar Esc o haz clic en el botón Cancelar
de la barra de fórmulas, lo que hará que salgas del modo de edición.
Para evitar la ruptura de las fórmulas en cuenta las siguientes
recomendaciones:
• Inicia todas la funciones con el signo igual (=)
• Revisa que coincida todos los paréntesis de apertura y de cierre.
• Escribe todos los argumentos que requieras.
• Utiliza los números sin formato.
• Corrobora que el tipo de datos de celda es el adecuado.
• Utiliza comillas (“fórmula”) antes y después del texto de las fórmulas.
• Evita la división de valores numéricos por cero.
2.6 BUSCAR VALORES CON:
BUSCARV, ÍNDICE O COINCIDIR

BUSCARV: Se utiliza para hacer búsqueda vertical, es decir para traer

datos de otras tablas u hojas siempre y cuando la información que deseas
traer se encuentre escrita horizontalmente. La estructura de esta
fórmula es: =BUSCARV (valor_buscado, matriz de búsqueda, número
de columnas, precisión).
En la función se indica lo siguiente:
=BUSCARV(valor que desea buscar, rango en el que quiere buscar el
valor, el número de columna en el rango que quiere buscar el valor, el
número de columna en el rango que contiene el valor devuelto,
Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como 0/falso
o 1/verdadero).

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para

BUSCARV; INIDCE o COINCIDIR:
1.- Abre el archivo en el que requieras buscar valores, y escribe en la celda
B10= BuscarV (en este caso el valor buscado es Hermosilla mientras que
el valor devuelto será Alberto.

2.- Da clic en insertar función en la barra de fórmulas.

3.- Se abrirá un cuadro de diálogo llamado argumentos de función donde

deberás introducir los datos correspondientes.
El valor buscado es Hermosilla por lo tanto el rango de la Matriz
comienza en la columna B y termina en E. En este caso la columna 1 es
B, la columna 2 es C y así sucesivamente. El número de columna que
contiene el valor devuelto es la 2. En ordenado escribe FALSO para una
coincidencia exacta.
4.- Da clic en Aceptar, y se mostrará el valor devuelto Alberto, en la barra
de fórmulas puedes ver la fórmula completa.

2.7 TARJETA DE REFERENCIA

RÁPIDA: SUGERENCIAS PARA LA
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE
BUSCAR
Si usas la función BUSCARV para consultar valores en una lista o tabla,
es posible que acabe con errores #N / A, especialmente al buscar
coincidencias exactas. Aunque estos errores son molestos, se producen
por una razón: o el valor que buscas no existe o si existe, pero Excel no
lo percibe como una coincidencia debido a una discrepancia de formato
o a cualquier otra causa.

A continuación te presentamos un ejemplo de buscar coincidencias

exactas:
Veamos una fórmula de BUSCARV en acción. Imagínate que tienes un
libro que contiene datos sobre tu sitio Web. El libro incluye una hoja de
cálculo con el nombre de Vistas de Página Con un conjunto de
identificadores de página que identifican de forma única cada página y
las visitas que recibe) otra con el nombre Páginas (con los identificadores
de página y los nombres de las páginas que corresponden a cada
identificador). El objetivo es encontrar y visualizar los nombres de
páginas que coinciden con los identificadores de página.
2.8 DETECTAR ERRORES EN LAS
FÓRMULAS CON LA
COMPROBACIÓN DE ERRORES

En la cinta de opciones de Fórmulas, Excel cuenta con el grupo de

opciones Auditoria de fórmulas, que te permite hacer comprobación de
errores.
Excel te permite detectar errores en las fórmulas de una hoja de cálculo,
en la cinta fórmulas en el grupo de Auditoría de fórmulas tenemos las
siguientes opciones para visualizar, comprobar y rastrear la existencia
de errores en la hoja de cálculo.
2.9 SUMAR VALORES BASADOS EN
VARIABLES CONDICIONALES
Cuando necesitas sumar valores que cumplan más de una condición,
debes aplicar la función SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;
rango_criterios1; criterios 1; [rango_criterios2; criterios2];…).

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para sumar

valores basados en variables condicionales:
1.-Abre el archivo el que quieras sumar valores, escribe en la celda F6
=SUMAR.SI.CONJUNTO(…)
2.- Da clic en insertar función fx en la barra de fórmulas. Se abrirá un
cuadro de diálogo llamado Argumentos de función, donde deberás
introducir los datos correspondientes.
El rango que se va a sumar es la columna C de las cantidades, por lo que
es C2:C14, el rango de criterios 1 es la columna A de las frutas y el criterio
especificado es “manzanas “. El rango de criterios 2 es la columna B del
coor y el criterio 2 es “rojas”. De Esta manera podrás obtener la cantidad
total de manzanas rojas.

3.- Da clic en Aceptar y se mostrará el resultado; en la barra de fórmula

puedes ver la formula completa.
Puedes hacer el mismo procedimiento para obtener el total de Manzanas
verdes, amarillas y de las demás frutas utilizando diferentes criterios.

2.10 USAR COLUMNAS

CALCULADAS EN UNA TABLA DE
EXCEL
Cuando se escribe una fórmula en la columna de una tabla, Excel crea
una columna calculada. Esta columna usa una fórmula única que se
extiende automáticamente a filas adicionales. Es decir, solo escribe la
fórmula una vez y Excel rellena inmediatamente hacia abajo para crear
la fórmula calculada, no es necesario usar el rellenar o copiar comando.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para usar

columnas calculadas en una tabla de Excel:
1.- Abre la tabla donde deseas crear una columna calculada. De ser
necesario insertar una columna nueva donde se hará el cálculo.
2.- Escribe un signo de igual (0) en la celda F2 especifica Una operación
matemática, en este caso será =SUMA (da clic en la celda D2, se
mostrará la referencia de la columna; después escribe una coma (,) y da
clic en la celda E2 para agregar la referencia de la columna.

3.- Presiona Enter y automáticamente se mostrará el resultado en todas

las celdas de la columna.
2.11 CREAR O MODIFICAR UNA
REFERENCIA DE CELDA
Una referencia de celda se refiere a una ceda o a un rango de celdas en
una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Excel
pueda encontrar los valores o datos que desea calcular.
Puedes usar una referencia de celda en una o varias fórmulas para hacer
referencia a tres aspectos:
• Datos de una celda en la hoja de cálculo.
• Datos que se encuentran en distintas áreas de la hoja de cálculo
• Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de cálculo en el mismo
libro.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear o

modificar una referencia de celda:
1.- Abre el archivo en el que quieras crear una referencia de celda y haz
clic en la celda en la que desees escribir la fórmula.
2.- En la barra de fórmulas escribe (=) signo de igual y selecciona la celda
de la que quieres crear la referencia También puedes crear una
referencia a una o varias celdas:
a) Selecciona una celda o un rango de celdas de la misma hoja de cálculo.
b) Puedes arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la
selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.

3.- Para crear una referencia a un nombre definido, toma en cuenta los
siguientes puntos:
a) Escribe el nombre
b) Presiona F3, selecciona el nombre en el cuadro pegar nombre y haz
clic en Aceptar.
En este caso es referencia de una sola celda, al presionar de una sola
celda, al presionar Enter se habrá creado la referencia en la celda
correspondiente. Puedes realizare el mismo procedimiento para el mes
2.
4.- Para crear una referencia a un nombre definido, toma en cuenta los
siguientes puntos:
a) Escribe el nombre.
b) Presiona, selecciona el nombre y haz clic en aceptar. En este caso es
referencia en la celda correspondiente. Puedes realizar el mismo
procedimiento para el Mes 2.

2.12 USAR REFERENCIAS

ESTRUCTURADAS EN FÓRMULAS
DE TABLA
En Excel siempre se utilizan las referencias a celdas o rangos para
efectuar cálculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a
través de un estilo conocido como referencia estructurada.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para usar
referencias estructuradas en fórmulas de tabla:
1.- Abre el archivo en el que tengas tus datos:
a) Da clic en la celda A1 y presiona Ctr + T para convertir los datos en
una tabla. Se abrirá el cuadro de diálogo “crear tabla”.
b) Da clic en Aceptar.
2.- Da clic en la celda E2 y escribe un signo igual (=).
a) Haz clic en la celda C” y aparecerá la referencia de esa columna en la
fórmula.

3.- Escribe un asterisco (*) enseguida del corchete y da clic en las celdas
D2. Se mostrará la referencia de la columna.

4.- Presiona enter y se mostrará el resultado de la fórmula en las celdas

de la tabla.
2.13 DIRECTRICES Y EJEMPLOS DE
FÓRMULAS DE MATRIZ
Las fórmulas de matriz en Excel son las que te permitirán realizar
cálculos sobre varios elementos que pertenecen a un matriz.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear

directrices y ejemplos de fórmulas de Matriz:
1.- Abre el archivo en el que desees crear una fórmula de matriz de varias
celdas.

2.- Para obtener el número de ventas totales, da clic en la celda E2 y

escribe un signo de igual (=); selecciona el primer rango de celdas que se
van a incluir en la fórmula. En este caso es C2:12; ahora escribe un
asterisco(*), enseguida escribe el segundo rango que es D2:D11.

3.- Para finalizar presiona la combinación de teclas CTRL+

Shift+ENTER para que se muestre el resultado de las ventas totales en
la tabla.

3. FUNCIONES MÁS COMUNES

3.1 FUNCIONES DE EXCEL (POR
ORDEN ALFABÉTICO)
Hay una variedad de funciones en Excel que son útiles para llevar a cabo
cálculos especiales. Estas te ayudan a tomar decisiones, aplicar acciones
y ejecutar operaciones que devuelven valores automáticamente.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para visualizar

funciones de Excel (por orden alfabético):
1.- Para conocer todas las funciones de Excel por orden alfabético, da clic
en la cinta de opciones de formula y en el grupo de Biblioteca de
funciones elige insertar función.

2.- Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo para visualizarlos por orden

alfabético.
a) En el área para seleccionar una categoría elige la opción todo y podrás
ver todas las funciones de Excel de la A hasta la Z.
3.2 FUNCIONES DE EXCEL (POR
CATEGORÍA)
Hay una variedad de funciones en Excel que son útiles para llevar a cabo
cálculos especiales. Estas te ayudan a tomar decisiones, aplicar acciones
y ejecutar operaciones que devuelven valores automáticamente.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para visualizar

funciones de Excel (por categoría).

1.- Para conocer todas las funciones de Excel por categoría , da clic en la
cinta de opciones de formula y en el grupo de Biblioteca de funciones
elige insertar función.

2.- Se abrirá el siguiente cuadro de dialogo para visualizarlos por

categoría.
a) En el área para seleccionar elige una categoría.
UNIDAD 4 PROTECCIÓN DE HOJAS
DE CÁLCULO Y CREACIÓN DE
MACROS

1. PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE
LAS HOJAS DE CÁLCULO

Bienvenido al módulo 4 en este último Módulo aprenderás el proceso

para proteger un libro una hoja o un rango de celdas con la finalidad de
bloquear contenidos que no pueden ser modificados por las personas
que operan los archivos. Conocerás cómo automatizar procesos usando
la grabadora de macros.
Excel te ofrece la capacidad para proteger tu trabajo ya se apara evitar
que alguien abra un libro sin una contraseña, conceder acceso de solo
lectura a un libro o incluso proteger una hoja de cálculo para no eliminar
accidentalmente las fórmulas.

Una vez habilitada la protección de la hoja, puedes proteger otros

elementos como celdas, rangos, fórmulas y controles. En este módulo se
explican las formas en que puedes utilizar las principales opciones para
proteger y distribuir los archivos de Excel.
1.1 PROTEGER UN LIBRO CON
CONTRASEÑA
Excel te permite impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo
ocultas. Agregar, mover, eliminar, ocultar o cambiar el nombre de las
hojas, es decir, puedes proteger la estructura de un libro de Excel con
una contraseña.
1.- Da clic en la pestaña revisar y dirígete al área de cambios.
2.- Elige la opción de proteger libro.
3.- Se abrirá un cuadro de diálogo llamado proteger estructuras y
ventanas.
4.- Escribe una contraseña y haz clic en aceptar.
5.- Repite la contraseña para conformar la protección.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para presentar
un libro con contraseña.
1.- Da clic en la pestaña Revisar y dirígete al grupo de cambios.

A) Elige la opción de Proteger Libro.

2.- Se abrirá un cuadro de diálogo llamado proteger estructuras y

ventanas.
a) Escribe una contraseña y haz clic en Aceptar
b) Repite la contraseña para confirmar
c) La protección.

1.2 POR QUÉ APARECE EL MENSAJE

“FÓRMULA DESPROTEGIDA”
La protección de celdas que contienen fórmulas impide que éstos se
modifiquen y evita errores en el futuro. Sin embargo bloquear la celda es
un paso previo, y debes realizar otras operaciones para proteger el libro,
como establecer una contraseña
Puedes dejar la celda sin bloquear si prefieres o dejarlo desprotegido. En
este caso, el mensaje de error seguirá apareciendo a menos que
deshabilites esta regla de comprobación de errores.

Procedimiento. A continuación te presentamos como visualizar el

mensaje de error en una fórmula.
Alguna vez te has preguntado, por que te aparece un mensaje “formula
desprotegida”.
Existen dos formas de saber que existe un error en tu fórmula:
1.- Aparece un triángulo verde junto con un signo e la esquina superior
izquierda de la celda que contiene una fórmula.

a) Da clic sobre el signo situado junto a la celda, para conocer la

descripción del error.

b) Para esta caso el error detectado es de nombre en la Fórmula. Se

escribe SMA en lugar de Suma.
Importante: El error #¿NOMBRE? Indica que hay que corregir algo en
la sintaxis, por lo que si ve este error en la fórmula, debe resolverlo. No
use ninguna función de control de errores, como SI ERROR, para
enmascarar el error.
Atención
Para evitar errores ortográficos en los nombres de fórmula, usa el
asistente para fórmulas de Excel. Cuando escribes un nombre de formula
en una celda o en la barra de fórmulas, aparece una lista de fórmulas
coincidentes con las palabras que escribes y se muestra en una lista
desplegable. Una vez que escribes el nombre de la fórmula y el paréntesis
de apertura, el asistente para fórmulas muestra la sintaxis como
activación de texto.

También puedes hacer la comprobación de errores en la ficha fórmulas.

a) Dirígete al grupo de auditoria de fórmulas y selecciona la opción
Comprobación de errores.

b) En el cuadro de diálogo Comprobación de errores podrás ver el tipo

de error y las opciones para solucionarlo.
Atención
En un libro de Excel de forma predeterminada, todas las celdas están
bloqueadas, para protegerlas de cambio accidentales o autorizados.

1.3 PROTEGER CON CONTRASEÑA

ELEMENTOS DE LA HOJA DE
CÁLCULO
Si deseas evitar que accidentalmente o deliberadamente, otros usuarios
cambien, muevan o eliminen datos de tu hoja de cálculo puedes bloquear
las celdas y luego proteger la hoja con una contraseña. Con la protección
de la hoja de cálculo. Puedes hacer que solo determinadas zonas de la
hoja puedan editarse y que los usuarios no pueden modificar los datos
de tus fórmulas.

Los elementos que puedes bloquear son los siguientes:

Formulas: si no deseas que otros usuarios vean tus fórmulas.
Puedes ocultarlas para que no se vean en las celdas o la Barra de
fórmulas.
Rangos: Puedes permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos
dentro de una hoja protegida.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para proteger
con contraseña elementos de la hoja de cálculo:
1.- Selecciona toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón,
seleccionar todo de la esquina superior izquierda.

2.- Haz clic con el botón derecho de tu mouse en a hoja de cálculo y

selecciona Formato de celdas.

3.- Haz clic en la pestaña proteger desactiva la casilla con el nombre

bloqueada, y después haz clic en aceptar.
4.- Selecciona el rango de celdas con las fórmulas que deseas bloquear.
a) Presiona ctrl para seleccionar rangos no adyacentes.

5.- Haz clic con el botón derecho de tu mousse en las celdas

seleccionadas y elige formato de celdas.
6.- Haz clic en la pestaña proteger activa las casillas bloqueada y oculta,
después, haz clic en Aceptar.

7.- En la pestaña Revisar; haz clic en proteger hoja.

8.- Comprueba que la casilla proteger hoja y contenido de celdas

bloqueadas están seleccionadas.
1.4 QUITAR CONTRASEÑA
Las contraseñas de un libro las puedes cambiar o quitar cualquier
persona que conozca la contraseña actual.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para quitar
contraseña:
En una hoja de cálculo abierta:
a) Haz clic en Archivo, después Información y proteger libro.
1.4.1 PROCEDIMIENTO PARA QUITAR
LA CONTRASEÑA DE UN LIBRO
Proteger un libro no es lo mismo que proteger una hoja de cálculo o un
archivo de Excel con una contraseña.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para quitar la
contraseña de un libro:
1.- Da clic en la ficha Revisar y ve al grupo de Cambios.

2.- Elige Proteger libro y se abrirá un cuadro de diálogo llamado

Desproteger libro.
3.- Escribe la contraseña y da clic en Aceptar.

Importante
Si has perdido la contraseña, no podrás editar fórmulas protegidas. Por
lo que deberás guardar la contraseña en una ubicación segura.

1.4.2 PROCEDIMIENTO PARA QUITAR

CONTRASEÑAS DE UNA HOJA DE
CÁLCULO
Al quitar la protección de la hoja de cálculo puedes hacer que todas las
partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios puedan modificar
los datos de cualquier otra región de la hoja.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para quitar
contraseñas de una hoja de cálculo:
1.- Da clic en la ficha revisar y el grupo de cambios.

2.- Elige desproteger hoja y se abrirá un cuadro de diálogo, escribe la

contraseña y da clic en aceptar.

Importante:
También puedes desprotegerla hoja de cálculo en:
a) Archivo información > proteger> desproteger.
1.5 BLOQUEAR CELDAS PARA
PROTEGER CONTENIDO,
ESCRITURA Y VISUALIZACIÓN DE
FÓRMULAS

Cuando se protege una hoja de cálculo, todas las celdas están bloqueadas
de forma predeterminada, lo que significa que no se pueden modificar.
Para que se puedan modificar algunas celdas mientras otras están
bloqueadas, puedes desbloquear todas las celdas y, después bloquear
únicamente celdas o rangos específicos antes de proteger la hoja de
cálculo. Puedes permitir también que determinados usuarios
modifiquen rangos específicos en una hoja de cálculo protegida.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para bloquear

celdas, proteger contenido, escritura y visualización de fórmulas:
1.- Si la hoja de calculo está protegida, haz lo siguiente:
a) En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, Haz clic en Desproteger
Hoja.

b)Cuando la hoja de cálculo está protegida, el comando proteger hoja

cambia a desproteger hoja.

a) Escribe la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

2.- Selecciona toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón

seleccionar todo.

3.- En la ficha Inicio en el grupo Fuente, haz clic en el indicador de

cuadro de diálogo formato de celda. También presionar
CTRL+MAYUSC*F o CTRL*1. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato
de celdas.
4.- En la pestaña protección, desactiva el cuadro bloqueado y después
haz clic en Aceptar.
a) Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando
protejas la hoja. Ahora puedes elegir las celdas que deseas bloquear
específicamente.

5.- En la hoja de cálculo Selecciona solo las celdas que deseas bloquear.
6.- Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas de nuevo
(Ctrl+Mayús+F).

7.- Esta vez, en la pestaña proteger, activa el cuadro bloqueada y después

haz clic en aceptar.
8.-En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en proteger hoja.

a) En la lista permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo. Selecciona

los elementos que deseas que los usuarios puedan cambia.

9.- En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escribe una

contraseña para la hoja, haz clic en Aceptar y después vuelve a escribir
la contraseña para confirmarla.
a) La contraseña es opcional, si no proporcionas una contraseña,
cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos
protegidos.
b) Asegúrate de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque
si lo pierdes, no tendrás acceso a los elementos protegidos de la hoja de
cálculo.

Evita que se muestre una fórmula en la barra de fórmulas.

a) Selecciona el rango de celdas cuyas fórmulas desee ocultar. También
puedes seleccionar rangos no adyacentes o toda la hoja.

b) En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en

formato celdas.
c) En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la ficha proteger ,
selecciona la casilla de verificación oculta. Haz clic en aceptar.

d) En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios. Haz clic en proteger hoja.

e) Comprueba que la casilla d verificación Proteger hoja y contenido de

celdas bloqueadas está seleccionada y, a continuación haz clic en
Aceptar.

Importante
Este procedimiento también evita que las celdas que contienen la
fórmula se puedan modificar.
2. AUTOMATIZACIÓN,
COMPLEMENTOS Y MACROS

2.1 AGREGAR O QUITAR

COMPLEMENTOS
Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de
Microsoft Excel. De forma predeterminada. Los complementos no están
inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario
instalar y activarlos.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para activar un
complemento de Excel.
1.- Haz clic en la pestaña Archivo. Selecciona opciones y a continuación,
haz clic en la categoría complementos.
2.- En el cuadro Administrar, Haz clic en complementos de Excel y, a
continuación, en ir Aparecerá el cuadro de diálogo complementos.

3.- En el cuadro Administrar, haz clic en complementos de Excel y, a

continuación, en ir aparecerá el cuadro de diálogo complementos.

4.- Para desactivar un complemento realiza los pasos 1 al 2, y esta vez

quita la marca de la casilla de verificación del complemento que desea
desactivar.
Importante
Si no puedes encontrar el complemento que deseas activar en el cuadro
complementos disponibles es posible que debas instalarlo.

2.2 CREAR O ELIMINAR UNA MACRO

Una macro es una acción o conjunto de acciones que se pueden ejecutar

todas las veces que desees. Cuando se crea una macro se graban los clics
del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro
puedes modificarla para realizar cambios menores en su
funcionamiento.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para crear o
elimnar una macro.
Lo primero que debes hacer es activar la ficha Desarrollador de Excel
donde se encuentran las Macros. Para archivar esta ficha, sigue estos
pasos:
1.- En la ficha de archivo elige opciones a) elige Personalizar de la cinta
de opciones.

2.- Por último, en la pantalla lateral derecha activa la casilla de

Programador.

3.- Para comenzar a grabar una macro, sigue los pasos que se describen
a continuación:
a) Haz clic en la cinta de opciones Programador y dirígete al grupo de
código y elige grabar macro.

b) Seguido de esto tendrás que poner un nombre a tu macro, es

importante saber que los nombres de las macros no aceptan espacios.

4.- Nota: Si deseas ejecutar la macro con el teclado tendrás que escribir
la letra que al acompañarla con la tecla Ctrl, permita la ejecución del
proceso.
c) Por último da clic en Aceptar; en este momento ya comenzará a
grabar, por lo que es importante solo hacer los procesos que quieras que
se graben, una vez que termines deberás detener la Macro con la opción
Grabación, que se encuentra en el grupo de código.
5.- Eliminar una macro.
a) Haz clic en la pestaña programador.
b) Y dirígete al grupo de código.
c) Elige Macros y se abrirá un cuadro de diálogo. Selecciona la macro y
haz clic en eliminar.

2.3 EJECUTAR UNA MACRO

Existen varias formas de ejecutar una macro. Siempre puedes Ejecutar
una macro por medio del comando del menú dependiendo de cómo este
asignada la ejecución de la macro es posible que también puedas
ejecutarla presionando una combinación de teclas de método abreviado
con CTRL o haciendo clic en un botón de la barra de herramientas o en
el área de un objeto gráfico o control. Asimismo puedes ejecutar una
macro automáticamente al abrir un libro.

Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para ejecutar

una macro.
Existen tres formas de hacerlo:
1.- La primera es con la tecla que asignaste para dicho efecto al momento
de crearlo.
2.- La segunda es haciendo un botón desde la ficha programador en el
grupo Controles, eligiendo la opción Botón de Comando.
3.- La tercera es dibujando una forma, la que más te agrade; en la cinta
de opciones insertar en el grupo de ilustraciones elige formas, inserta
una y después da clic sobre la forma y encontrarás la opción asignar
macros.

2.4 CARGAR HERRAMIENTAS DE

ANÁLISIS
Las herramientas para análisis de un programa de Complemento de
Excel que está disponible cuando se instala Microsoft Office o Excel.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para cargar
herramientas de análisis:
Sin embargo, para usar las herramientas para análisis en Excel, debes
cargarlas en primer lugar, el proceso para cargarlos es el siguiente:

1.- Haz clic en Archivo y elige Opciones.

2.- Haz clic en Complementos, podrás visualizar un listado de todos los
complementos que ofrece Excel, elige Herramientas para análisis y
seguido de esto da clic en ir.

3.- En cuadro de diálogo Complementos disponibles activa la casilla de

verificación de las herramientas para análisis que necesites, a
continuación haz clic en Aceptar.
2.5 USAR HERRAMIENTAS DE
ANÁLISIS PARA DATOS COMPLEJOS

Si tienes que desarrollar análisis estadísticos o técnicos complejos,

puedes ahorrar pasos y tiempo si utilizas las herramientas para análisis.
Deberás proporcionar los datos y parámetros para cada análisis y la
herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas
correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en
una tabla de resultados. Algunas herramientas generan gráficos además
de tablas de resultados.
Procedimiento. A continuación te presentamos los pasos para usar
herramientas de análisis para datos complejos:
1.- Haz clic en la cinta de Opciones datos y dirígete al grupo de análisis
para visualizar las diferentes opciones que puedes utilizar.

Importante
Si la opción de análisis de datos no esta disponible ve a la pestaña archivo
y da clic en opciones; elige la opción de complementos de Excel y da Clic
en ir.
1.- Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberás marcar la opción de
herramientas para análisis.
2.- Da clic en aceptar y se habrá agregado a la pestaña de datos.