Manua
l
de
Excel
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Contenido
INTRODUCCION DE EXCEL 3
CONCEPTOS BASICOS DE ELEMENTOS DE EXCEL 4
FUNCIONES DE EXCEL 5
TIPO DE GRAFICO 6
MAPAS 3D 7
MEJORAS DE TABLA DINAMICA 8
SEGMENTACION DE SELECCIÓN MULTIPLE 9
Publicar y compartir el análisis con Power BI 10
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Formato a las formas rápidas 10
TAREAS BASICAS 11
Introducir datos 12
OPERACIONES DE ARCHIVO 13
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INTRODUCCION DE EXCEL
Excel es un programa integrado que combina en un sólo paquete una hoja
de cálculo (que también sirve para diseñar bases de datos), gráficos y
macros.
La hoja de cálculo tiene una capacidad para 65.536 filas por 256 columnas.
Cada celda admite hasta 32.000 caracteres.
Una celda es la intersección de una fila y una columna. En las celdas se
pueden introducir modelos numéricos y utilizarlos todas las veces que sea
necesario para efectuar cálculos numéricos y de análisis.
La potencia de una hoja de cálculo viene determinada por las fórmulas que
se introduzcan en sus celdas. Las fórmulas realizan cálculos automáticos
basándose en la información de las celdas de la hoja de cálculo.
Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la
cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo,
para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el
resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes
encima. Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una
calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número
en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos;
mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,
simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo
todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados,
imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final
descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con
Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recalculo
automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo,
si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo
hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el
importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal
como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los
más complejos cálculos financieros.
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CONCEPTOS BASICOS DE
ELEMENTOS DE EXCEL
1. Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con
números. Cada hoja de cálculo de Excel 2010 tiene 1.048.576 filas.
2. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la
intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de
la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1.
3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4. Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican
con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2010 tiene 16.384
columnas.
5. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda
seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un
asistente para insertar funciones.
6. Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se
encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.
Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero
toma la forma de una cruz negra fina y pequeña.
7. Barra de acceso rápido: Aquí encontrarás acceso a funciones como
Guardar, Deshacer y Rehacer, sin importar la pestaña en que te
encuentres trabajando. Puedes modificar los comandos de esta barra
dependiendo de tus necesidades.
8. Cinta de opciones: Estarán todos los comandos necesarios para
trabajar en Excel. La cinta está compuesta por varias pestañas en
donde están agrupados los comandos. Por ejemplo, en la pestaña
Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar función y Autosuma.
9. Cuadro ¿qué desea hacer?: Este cuadro es una barra de búsqueda
donde podrás buscar las herramientas o comandos que desees usar.
10.Cuenta Microsoft: Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta
Microsoft o acceder a la información de tu perfil.
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11.Tipo de vista: Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal,
Diseño de página y Vista previa de salto de página. Solamente debes
hacer clic en la opción que desees elegir.
12. Zoom: Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a
derecha o izquierda para acercar o alejar la hoja de cálculo en que
estés trabajando.
FUNCIONES DE EXCEL
Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función. Haga
clic en una categoría para explorar sus funciones. O bien, presione Ctrl+F
para buscar una función escribiendo las primeras letras o una palabra
descriptiva. Para obtener información detallada sobre una función, haga
clic en su nombre en la primera columna.
FUNCIONES POPULARES
Función de Suma: Use esta función para agregar los valores de las
celdas.
Función SI: Use esta función para devolver un valor si una
condición es verdadera y otro valor si es falsa. Aquí puede ver un
vídeo acerca del uso de la función SI.
Función Buscar: Use esta función cuando necesite buscar en una
sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en
una segunda fila o columna.
Función Consulta: Use esta función cuando necesite encontrar
elementos en una tabla o en un rango por filas. Por ejemplo, busque
los apellidos de un empleado a partir de su número de empleado, o
su número de teléfono a partir de sus apellidos (como en un listín
telefónico).
Función Coincidir: Use esta función para buscar un elemento en un
rango de celdas y después devolver la posición relativa de dicho
elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los
valores 5, 7 y 38, la fórmula =COINCIDIR (7;A1:A3;0) devuelve el
número 2, porque 7 es el segundo elemento del rango.
Función Elegir: Use esta función para seleccionar uno de los 254
valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por
ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR
devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como
argumento núm_índice.
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Funcion Fecha: Use esta función para devolver el número de serie
secuencial que representa una fecha determinada. Esta función es
muy útil en situaciones en las que el año, el mes y el día se
proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo,
es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato
que Excel no reconoce, como AAAAMMDD.
Función Días: Use esta función para devolver el número de días
entre dos fechas
TIPO DE GRAFICO
Las visualizaciones son análisis de datos de críticos a efectivos, así como
historias atractivas. En Excel 2016, se agregado seis nuevos gráficos (con
las mismas opciones de formato enriquecido a las que está acostumbrado)
para ayudarle a crear algunas de las visualizaciones de datos de
información financiera o jerárquica o para revelar propiedades estadísticas
en los datos. Haga clic en Insertar gráfico de jerarquía en la pestaña Insertar
para usar el gráfico de rectángulos o de proyección solar, haga clic en
Insertar gráfico de cascada o de cotizaciones para el gráfico de cascada, o
haga clic en Insertar gráfico estadístico para usar el gráfico de histograma,
el diagrama de Pareto, o el gráfico de cajas y bigotes.
O bien, haga clic en Gráficos recomendados > Todos los gráficos para ver
todos los nuevos gráficos.
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MAPAS 3D
Nuestra herramienta de visualización geoespacial en 3D, Power Map, ha
cambiado de nombre y ahora está disponible para todos los clientes de
Excel 2016 y está integrada en Excel. Este conjunto innovador de
funciones para contar historias ha cambiado de nombre a Mapas 3D y
puede encontrarse junto con otras herramientas de visualización haciendo
clic en Mapa 3D en la pestaña Insertar.
Con Mapas 3D, puede trazar datos geográficos y temporales en un globo
terráqueo 3D o un mapa personalizado, mostrarlo a lo largo del tiempo y
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crear recorridos visuales que puede compartir con otras personas. Querrá
usar las Mapas 3D para:
Asignar datos: Trazar más de un millón de filas de datos visualmente en
Microsoft Bing mapas en formato 3D desde una tabla Excel o modelo de
datos en Excel.
Descubrir información: Obtenga nuevos conocimientos al ver los datos en
el espacio geográfico y ver que los datos marcados por tiempo cambian con
el tiempo.
Compartir historias :Capture capturas de pantalla y cree recorridos en vídeo
guiados y cinematográficos que pueda compartir ampliamente y que
acometen a audiencias como nunca antes. También puede exportar
recorridos a vídeo y compartirlos de esa manera.
Encontrará el botón Mapa 3D: en el grupo Tours, en la pestaña Insertar de
la cinta de opciones Excel, junto al grupo Gráficos.
MEJORAS DE TABLA DINAMICA
Excel es conocido por sus experiencias de análisis flexibles y potentes, a
través del entorno de creación de tablas dinámicas familiar. Con Excel
2010 y Excel 2013, esta experiencia se mejoró significativamente gracias a
la introducción de Power Pívot y el modelo de datos, trayendo la capacidad
de diseñar fácilmente modelos sofisticados a través de los datos, ampliarlos
con las medidas y los KPI y después calcular sobre millones de filas con
alta velocidad. A continuación, se indican algunas de las mejoras que
hemos realizado en Excel 2016, para que pueda centrarse menos en
administrar los datos y más en descubrir la información que importa.
Detección automática de relaciones descubre y crea relaciones entre
las tablas usadas para el modelo de datos del libro, de modo que
usted no lo tenga que hacer. Excel 2016 sabe cuándo el análisis
requiere dos o más tablas vinculadas y se lo notifica. Con un solo
clic, realiza el trabajo para generar las relaciones, de modo que pueda
aprovecharlas inmediatamente.
Crear, modificar y eliminar medidas personalizadas ahora puede
hacerse directamente desde la lista de campos de la tabla dinámica,
lo que le ahorra mucho tiempo cuando tiene que agregar cálculos
adicionales para el análisis.
Agrupación de tiempo automática le ayuda a usar los campos
relacionados con el tiempo (año, trimestre, mes) en la tabla dinámica
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de manera más potente, al detectarlos de forma automática y
agruparlos en su nombre. Una vez agrupados, basta con arrastrar el
grupo a la tabla dinámica con una sola acción y empezar
inmediatamente el análisis entre los distintos niveles de tiempo con
funciones exploradas en profundidad. 11 Botones para explorar en
profundidad de la tabla dinámica le permiten acercar y alejar entre
agrupaciones de tiempo y otras estructuras jerárquicas dentro de sus
datos.
La lista de campos Buscar en la tabla dinámica le ayuda a obtener
acceso a los campos que son importantes para usted entre todo el
conjunto de datos.
El cambio de nombre inteligente le ofrece la capacidad de cambiar el
nombre de las tablas y columnas en el modelo de datos del libro. Con
cada cambio, Excel 2016 actualiza automáticamente cualquier tabla
y cálculo relacionado en el libro, incluyendo todas las hojas de
cálculo y las fórmulas de DAX.
SEGMENTACION DE SELECCIÓN
MULTIPLE
Ahora puede seleccionar varios elementos en una segmentación de Excel
con un dispositivo táctil. Supone un cambio respecto a versiones anteriores
de Excel, en las que, utilizando sistemas de entrada táctil, solo se podía
seleccionar un elemento en una segmentación al mismo tiempo. Puede
entrar en el modo de Segmentación de selección múltiple con el nuevo
botón situado en la etiqueta de Segmentación.
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Publicar y compartir el análisis con
Power BI
Un informe no está completo sin poderlo compartir con las personas
adecuadas. Una vez que haya finalizado de preparar el análisis de datos,
puede compartirlo con su grupo de trabajo o clientes a través de Power BI
con un solo botón. Una vez publicado en Power BI, use sus modelos de
datos para construir de forma rápida informes y paneles interactivos. Con el
soporte técnico de Excel Online integrado en el servicio de Power BI,
también puede mostrar sus hojas de cálculo de Excel con formato
completo.
Formato a las formas rápidas
Esta característica aumenta el número de estilos de forma
predeterminados al introducir nuevos estilos
"preestablecidos" en Excel.
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TAREAS BASICAS
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con
significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy
bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier
tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la
cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o
fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y
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columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en
tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para
empezar.
Crear un nuevo libro Los documentos de Excel se denominan libros. Cada
libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede
agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para
separar los datos.
1. Haga clic en Archivo y después en Nuevo.
2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar
el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y
en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al
hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la
celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información
cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la
celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula
posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos
dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no
nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la
barra de fórmulas para encontrar el error. En ocasiones, es posible que nos
interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar
INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor
y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar
ALT+INTRO.
OPERACIONES DE ARCHIVO
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo,
guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la
hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas
operaciones se encuentran en el menú Archivo.
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Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo
y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo,
en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar, Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se
guarda una copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un
archivo, sobrescribiéndolo. Para almacenar el archivo asignándole un
nombre: Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el
recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón
Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el
documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres
crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin
cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos: Selecciona
la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de
archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por último
haz clic sobre el botón Guardar.
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Modificar el tamaño y distribución de
un gráfico
También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparece una especie de marco en
el gráfico, este marco consta de 8 conjuntos de 3 puntos cada uno
Los controles que se encuentran al medio de cada una de las esquinas
establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para
modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles de las
esquinas podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que
hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más
grande o pequeño.
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