REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”
CARRERA: INGENIERÍA INDUSTRIAL
ASIGNATURA: ELECTIVA VI
Gestionar las Comunicaciones del Proyecto:
Planificar, Gestionar y Controlar
Elaborado por:
Juan Manuel Moran
C.I.: 23.768.501
Otro elemento clave para el éxito de cualquier proyecto, es la comunicación.
Si bien sabemos, esto incluye los procesos para gestionar la generación,
recolección, almacenamiento y disposición de cualquier información sobre el
proyecto. No concluye con la finalización del proyecto, al contrario, se prolonga en
virtud de las lecciones aprendidas.
PLANIFICACION
La comunicación es vital para el proyecto, claro está. Tenemos que invertir
una gran cantidad de tiempo comunicándonos con el equipo, el patrocinador, el
cliente y los demás actores. Planificar, significa que el director del proyecto tiene
que determinar un plan para gestionar las comunicaciones, con un enfoque
adecuado para cubrir las necesidades y requisitos de información entre todos los
actores interesados.
No obstante, este plan es un plan subsidiario del plan de dirección del
proyecto y describe la forma en que se planificaran, la estructuraran, como lo
monitorearan y controlaran las comunicaciones. Finalmente, los resultados se
plasman en el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.
El Director de Proyecto utilizará los FAEs y APOs de la
organización más el registro de actores interesados más el plan de dirección del
Proyecto. Algunos términos relacionados con las comunicaciones en el Proyecto
son:
- Codificación (traducción de pensamientos o ideas hecha por el emisor)
- Mensaje (la salida de la codificación)
- Retroalimentación (feedback)
- Medio (método utilizado para transmitir el mensaje)
- Ruido (todo lo que interfiere con la transmisión
- Comprensión del mensaje emitido
- Decodificación
- Emisor (emisión efectiva)
- Receptor (escucha activa)
- Uso adecuado de los cuatro tipos de comunicación: formal escrito, formal
hablado, informal escrito e informal hablado.
GESTIONAR
De acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones el Director del
Proyecto debe conseguir que se cree, distribuya, almacene y recupere la
información del Proyecto, que debe estar a disposición de los interesados en el
Proyecto la información relevante y oportuna. El objetivo de gestionar las
comunicaciones está dedicado a crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y
realizar el archivo final de la información del Proyecto.
La utilidad de gestionar las comunicaciones es que ejecuta un intercambio
de información entre los interesados del Proyecto a través de un eficaz y eficiente
flujo de comunicaciones. Las salidas de gestionar las comunicaciones incluyen
implementar el plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto y el protocolo
sobre cómo responder a solicitudes inesperadas de información La correcta
gestión de las Comunicaciones del Proyecto ofrece la oportunidad de que
interaccionen entre si y mejoren su coordinación y sinergia todos los actores,
mejorando la realización de los trabajos del Proyecto.
CONTROLAR
La utilidad del proceso de gestionar las comunicaciones es comprobar, en
todo momento, que existe un flujo óptimo de información entre todos los
implicados en el Proyecto. En caso contrario se procederá a implementar los
cambios oportunos.
Las repercusiones de las comunicaciones son tan importantes que su
gestión adecuada debe evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar
que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada y en el momento
adecuado. Esto es fundamental para dirigir el Proyecto hacia el éxito. Con un mal
sistema de comunicación el fracaso del Proyecto está garantizado.
