Administración de recursos humanos.

El capital humano de las empresas

Keith Davis, Ph.D., Sexta edición

Análisis y diseño de puestos

Información sobre análisis de puestos: perspectiva general
La información sobre los puestos y los requisitos para llenarlos se obtienen a
través de un proceso denominado análisis de puestos, en el cual los analistas de
puestos recaban la información sobre diferentes trabajos de manera sistemática,
la evalúan y organizan.

La información sobre los puestos se obtiene a través de un proceso denominado

análisis de puestos, en el cual la información sobre diferentes trabajos se obtiene
de manera sistemática, se evalúa y se organiza.

Un documento que ayuda al análisis de puestos es el organigrama con el cual

opera la institución. Éste permite conocer de manera gráfica la ubicación de cada
puesto, su interrelación y las líneas jerárquicas y de comunicación.

Principales actividades gerenciales vinculadas con la información sobre

análisis de puestos

1. Compensar de manera equitativa a los empleados.

2. Ubicar al personal en puestos adecuados.
3. Determinar niveles realistas de desempeño.
4. Crear planes para capacitación y desarrollo.
5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales.
6. Planificar las necesidades de capacitación de recursos humanos.
7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
8. Evaluar la manera en que los cambios del entorno afectan el desempeño
del personal.
9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el proceso.
10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recursos humanos de la
empresa.

Obtención de información para el análisis de puestos

Identificación del puesto

Antes de obtener la información, los analistas necesitan conocer cuáles son los
distintos puestos que existen en la organización. En las compañías de grandes
dimensiones, el analista tal vez utilice listas derivadas de los registros de la
nómina, de organigramas y de discusiones con los trabajadores y sus
supervisores.

Desarrollo del cuestionario de análisis de puestos

Los analistas generalmente desarrollan una serie de cuestionarios que les

permiten obtener información congruente y homogénea en todos los casos. Es
importante utilizar siempre idénticos cuestionarios para puestos similares.

 Nivel e identificación: El cuestionario da inicio con una identificación clara

del puesto y cómo encaja dentro de un departamento y una división de la
organización. A medida que transcurre el tiempo, la estructura básica de la
organización tiende a variar, por lo cual un puesto podría pasar de un
departamento a otro o incluso a una división distinta.
 Deberes y responsabilidades: El formulario debe establecer el propósito u
objetivo del puesto, una descripción de las acciones que la persona efectúa
para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se llevan a
cabo. Los aspectos de responsabilidad adquieren mayor importancia
cuando el formulario se aplica a puestos ejecutivos. En ocasiones es
conveniente definir las áreas de responsabilidad, incluyendo si la persona
es responsable por la toma de decisiones, si le corresponde el control del
flujo general del trabajo, si está a cargo de la organización general y de la
planeación a futuro, y otras funciones gerenciales.
 Características individuales y del trabajo: Además de la información
necesaria sobre el puesto en sí, los analistas deben obtener datos sobre
aspectos relevantes de la persona, como formación académica,
experiencia, habilidades y aptitudes especiales. La información sobre el
entorno en que se lleva cabo el trabajo ayuda también a comprender el
puesto.
 Niveles de desempeño; El cuestionario debe incluir información sobre los
niveles de desempeño que se emplean para evaluar si el empleado está
logrando satisfactoriamente sus objetivos. Cuando los objetivos o niveles de
desempeño no se han determinado bien o de manera clara, el analista de
puestos puede solicitar sus comentarios al supervisor o a expertos como los
ingenieros industriales, para fijar niveles de desempeños adecuados y
razonables.

Obtención de datos

Existen diversas maneras de obtener la información que deberá contener el

formulario de análisis de puestos. El analista debe examinar las ventajas y
desventajas de cada una de ellas y sus distintos grados de precisión, para
seleccionar la que más convengan a su situación especial.

 Entrevistas: Su contacto directo con el entrevistado le permite explorar con

facilidad puntos que no estarían claros de otra manera. Este proceso
 permite lograr un alto nivel de precisión, pero es de elevado costo y
requiere considerable tiempo para llevarlo a cabo.
 Grupos de expertos: Aunque también costoso y de lenta ejecución, el
método de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos para
analizar un puesto permite llegar a resultados de alta confiabilidad. Por lo
general, el grupo se integra mediante trabajadores con experiencia en el
puesto y los supervisores inmediatos.
 Cuestionarios por medios electrónicos: Un método más rápido y menos
costoso consiste en distribuir por correo electrónico un cuestionario con
preguntas que permitan obtener un análisis adecuado de un puesto
determinado o de varios. La precisión que permite este método, sin
embargo, es inferior, debido a que algunas preguntas no se comprenden
bien, a que algunas respuestas tienden a ser incompletas, y a que algunos
cuestionarios, en especial en las organizaciones grandes, sencillamente no
se regresarán a tiempo a la persona que los generó.
 Bitácora de empleados: Otra opción consiste en dar instrucciones a cada
empleado para llevar un diario o bitácora de sus actividades diarias. En
ocasiones éste puede ser el único método para obtener información sobre
determinados puestos. El estudio y verificación de estas bitácoras, sin
embargo, puede ser lento y costoso.
 Observación: La observación directa es lenta, costosa y cuando se aplica
en gran escala resulta menos precisa y confiable que las otras técnicas de
obtención de datos. Es posible que los resultados sean de baja precisión
porque el observador puede dejar de notar actividades que no se llevan a
cabo de manera regular o periódica, pero que son igualmente importantes.
Pese a estos factores, la observación directa es el método idóneo cuando la
labor es manual y repetitiva, y en los casos en que los analistas cuestionan
la información que han recibido de otras fuentes, la observación directa
puede ser el mejor método.

Aplicaciones de la información sobre análisis de puestos

Descripción de puestos

Una descripción de puestos consiste en una declaración por escrito en la que se

explican las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un
puesto determinado.

Los siguientes son los elementos básicos en una descripción de puestos:

 Código: especialmente en el caso de organizaciones grandes, un código
puede indicar al observador el departamento al que pertenece el trabajador,
si está sindicalizado o no y el número de personas que desempeñan la
misma labor.
 Fecha: dato esencial para determinar cuándo se actualizó la descripción por
última vez.
  Identificación de la persona que describió el puesto: información de especial
utilidad para que el departamento de recursos humanos verifique la calidad
del desempeño del trabajador y pueda proporcionar realimentación a sus
analistas.

 Resumen del puesto y sus responsabilidades: Después de la sección de

identificación del puesto, la siguiente parte de la descripción es un sumario
que describa el puesto de trabajo. En ella se especifica qué es el puesto,
cómo se lleva a cabo, por qué y para qué. Dado que la efectividad en la
toma de decisiones del área de administración de capital humano depende
de una buena comprensión del puesto, es conveniente que cada una de las
principales responsabilidades se describa en términos de acciones
específicas.
 Condiciones de trabajo: Esta parte describe las circunstancias y las
condiciones en que se realiza el cargo.
 Aprobaciones: El grado de precisión y confiabilidad de una descripción de
puesto constituye un elemento de vital importancia, por lo cual es frecuente
que el documento final lleve la aprobación de las personas que han
participado en su elaboración: el supervisor y los gerentes de línea deben
compartir la responsabilidad de verificar que el trabajo de obtención de
datos informativos sobre el puesto se ha llevado a cabo de manera
adecuada.

Especificaciones del puesto

La especificación de puesto hace hincapié en las demandas que la labor implica

para la persona que la lleva a cabo; constituye un inventario de las características
humanas que debe poseer el individuo que va a desempeñar la labor. Entre estos
requisitos se cuentan los importantes factores de educación formal, la experiencia,
la capacitación y la habilidad de enfrentar determinadas demandas de carácter
físico o mental.
En la práctica, las compañías no suelen preparar dos documentos independientes,
sino que tienden a combinar la descripción de las labores que se llevan a cabo con
las especificaciones que debe poseer el ejecutante.

Niveles de desempeño en el puesto

Los niveles de desempeño en el puesto, se establecen con dos objetivos: 1) se

constituyen en objetivos de desempeño, a los cuales aspiran los trabajadores y de
cuyo logro puede derivar una legítima satisfacción. 2) En segundo lugar, los
niveles de desempeño constituyen un parámetro que permite medir el grado en
que se están logrando las metas para las cuales se estableció la labor. Son
indispensables para los gerentes y los especialistas de administración de capital
humano, porque permiten evaluar y medir el desempeño general y controlarlo.