Manual usuario
SIPOST V.2
Dar doble clic en el icono de SIPOST V2, para acceder al
aplicativo de imposición de envíos.
Escribir usuario y contraseña
respectivamente.
Dar clic en el botón señalado.
Seleccionamos cliente corporativo – orden de servicio.
En la parte inferior aparecen unos botones, dar clic en Nueva orden, si
este botón no se encuentra activo, es necesario en la parte superior
derecha de la pantalla escoger el numero del contrato para que el botón
Nueva orden se active.
.
Seleccionar el servicio que va a
utilizar para la imposición, para el
ejemplo Correo Certificado
Nacional.
Después de seleccionar el servicio aparece otra ventana, en la cual
se pueden ingresar los envíos de dos formas:
1. Digitar los envíos directamente en el aplicativo
• 2. Importar una base de datos que se encuentre en Excel o en Archivo
plano.
Estructura de Base de Datos en Excel para
exportar a SIPOST v2
Si la entidad no maneja un aplicativo de correspondencia, se realiza
una base de datos predeterminada. Ingresar los datos de los envíos
en una Hoja de Excel nueva.
Nombre Destinatario: En
esta columna se escriben los
datos de cada uno de los
destinatarios de los envíos
que se van a imponer. Ciudad: En esta columna se escriben
los datos de la Ciudad – Departamento.
Dirección: En esta columna se escriben
los datos de la dirección destino de
manera resumida es decir con las siglas
CL-CR para que al momento de asignar
el código postal el sistema no demore.
Peso: Se debe escribir un numero
que no supere los 2000 gramos,
ejemplo asignar a todos los envíos
20, si se desconoce el peso real.
Si la entidad requiere campos
adicionales para especificar datos
importantes se pueden agregar hasta
dos columnas adicionales y
nombrarlas como CONTENIDO y
OBSEVACIONES.
En estas columnas normalmente las
entidades colocan el radicado interno,
folio, etc.
Al darle clic al botón Importar, aparece el cuadro
“Cargue de Archivo” buscar en la lupa, la ubicación del
archivo de excel que se realizo y guardado con
anterioridad.
Buscas el archivo y luego das clic en abrir.
Realizar el cargue del archivo, dando clic en el botón azul que se
activa.
Al cargar el archivo se selecciona la hoja
donde se encuentra la base de datos.
A continuación se carga la información que relacionamos en el
archivo de Excel la hoja certificado.
PASO 1
En la parte inferior dar clic en validar (PASO 1)
Si la Base de datos no tiene errores, el aplicativo muestra el siguiente
mensaje:
Si genera algún error, aparece un
mensaje con la cantidad de filas de
errores
Haces la respectiva corrección del error que aparece y
continua nuevamente dando clic en validar
Dar clic en asignar código postal (PASO 2)
PASO 2
PASO 2
El sistema validará las direcciones y asignara el código
postal automáticamente.
Dar clic en Transmitir. (PASO 3)
PASO 3
Aparece un mensaje: No ha
ingresado un numero de
precinto, desea continuar?,
dar clic en Si
El sistema empezara a cargar
los datos.
Luego aparecerá un mensaje: Por
favor seleccione la fecha de
transmisión de la orden de
servicio, el sistema por defecto
toma la opción.
Ahora dar clic en aceptar.
El sistema muestra un mensaje: Esta
seguro que desea continuar, dar clic
en SI.
El Luego muestra el numero de
Orden de servicio que se creo, dar
clic en Aceptar .
Seleccionar la fila de Orden de
servicio que se va a imprimir y dar
clic al botón Imprimir Orden
El sistema arroja un mensaje:
Desea mostrar la lista de envíos?,
dar clic en Si
Aparece la Orden de servicio en PDF, en donde se registran datos
generales de la imposición realizada.
En la parte superior, escogen la opción de impresión, y sacan dos
copias de estas hojas
REPORTES
A continuación se explica la forma de buscar información de trazabilidad
sobre alguno de los envíos, o de la imposición completa.
Dar clic en Reportes.
Luego en reporte de trazabilidad
Si lo que se requiere es obtener
información de un numero de guía, dar
clic en Trazabilidad
Aparece una ventana en la cual se
puede digitar el numero de la guía
Después de ingresarlo
le das clic en View
Report
Automáticamente se genera el reporte requerido.
Cuando se requiere buscar una imposición de envíos
completa, buscar por la opción Trazabilidad por Orden
de Servicio Ext
Aparece una ventana en la cual se
digita el numero de Orden de
Servicio.
Automáticamente se genera el reporte requerido
Se puede exportar esta información a Excel u otro
formato deseado. Dar clic en el icono de guardar
Buscar la ubicación en la cual se guardara el archivo, y das
clic en guardar.
El sistema informara que la exportación se realizo con éxito.
